Il modello delle 3P per il debriefing nella formazione esperienziale

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1 Il modello delle 3P per il debriefing nella formazione esperienziale di Walter Allievi Come molti di voi probabilmente già sapranno, una delle chiavi di un intervento formativo di successo, svolto attraverso una attività di formazione esperienziale, è il debriefing. Per chi di voi invece è a digiuno dell argomento, vale la pena di spendere due parole su questo concetto. Il nome debriefing è di matrice militare e, come viene efficaciemente spiegato in Wikipedia nella pagina dedicata all argomento ( veniva usato per ricevere informazioni da un pilota o da un soldato dopo una missione [ ]. Un altro scopo del debriefing militare era di valutare l individuo prima di reinserirlo nei suoi ranghi originari dopo la missione. Figura 1 3P Model Nell Experiential Learning ( sempre citando liberamente Wikipedia, il debriefing è un processo semi-strutturato attraverso il quale il facilitatore, al termine di una certa attività, effettua una serie di domande progressive, con un adeguata sequenza che lasci i partecipanti riflettere su quanto accaduto, dando importanti spunti di riflessione con lo scopo di proiettare l esperienza nel futuro, collegando quanto fatto con le azioni da compiere in futuro. (traduzione e adattamento miei). Voglio portare l attenzione sul termine Facilitatore che viene usato non per caso al posto di Formatore. Il Formatore Esperienziale infatti, nel debriefing, si trasforma in Facilitatore e la sua arma sono le domande con le quali scatena la riflessione e la accompagna, se necessario e più o meno palesemente a seconda degli obiettivi formativi, verso un determinato risultato. Il Formatore, se le cose vanno nel verso giusto, quasi scompare, è il gruppo il totale protagonista. In certi approcci, forse meno aziendali e più legati all educazione sociale, è il gruppo il totale responsabile di ciò che apprende. Quando si 1

2 parla di gruppi aziendali le cose differiscono un minimo, a mio parere, essendo sia noi Formatori vincolati, generalmente, da obiettivi specifici richiesti dalla Committenza. Ma qui il discorso si fa lungo e credo non sia la sede per affrontarlo, in ogni caso se volete approfondire il concetto di Facilitatore vi consiglio di leggere ( e quello precedente sull argomento) nel blog dell amico Luigi Mengato. Torniamo al debriefing e in particolare al modello che voglio presentarvi. Il modello in questione si chiama 3P dalle iniziali dei suoi tre concetti chiave: 1. Prodotto 2. Processo 3. Procedura Questi tre elementi rappresentano, se presi individualmente, tre possibili focus su cui un individuo può concentrarsi durante un attività di gruppo. Questi i significati che, nel modello, vengono assegnati ai tre elementi: Prodotto Questa etichetta può essere fuorviante, soprattutto se usata con team che si occupano di produzione di qualcosa! Per prodotto si intende particolare l obiettivo dell attività, qualunque essa sia. Le persone con questo focus saranno particolarmente attente al raggiungimento dell obbiettivo, anche a discapito dei rapporti fra i componenti del team o del rispetto delle procedure definite. All estremo, l importante è ottenere quanto stabilito, il resto non conta. Come diceva Gunny Improvvisare, adattarsi, raggiungere lo scopo! Processo Per processo si intende l attenzione dell individuo ai processi di interazione umana all interno del gruppo. Cioè quanto le persone si ascoltano, in che modo comunicano, se si supportano l un l altro. All estremo la persona con un focus totale su questo elemento sarà solamente preoccupata del clima e del fatto che le persone stiano bene insieme, se poi l azienda chiude o la squadra viene retrocessa, amen. L importante è volersi bene Procedura Per procedura, termine che generalmente viene usato aziendalmente come sinonimo di processo, in questo modello si intende il modo in cui l obiettivo viene raggiunto. Quella che generalmente è una classica procedura aziendale. Per ottenere D, dobbiamo fare prima A, B, C in questa sequenza e con queste modalità, usando un certo tipo di strumenti. All eccesso una persona esclusivamente attenta a questo elemento creerà degli intoppi burocratici immensi e pur di rispettare le regole e le procedure interne farebbe impazzire il suo migliore amico. Un po come il mitico Furio impersonato da un grande Carlo Verdone in Bianco, Rosso e Verdone: Come usare il modello Come avete visto nel primo disegno, ho posizionato le tre parole chiave agli estremi di un triangolo. Ora immaginate di aver svolto un attività esperienziale, come ad esempio una 2

3 cosiddetta Small Technique (a proposito, tutto il mondo chiama queste attività appunto activities noi italiani le chiamiamo con un nome inglese improprio, ma si sa che siamo dei fenomeni da questo punto di vista ), di essere in fase di debriefing e volete far ragionare le persone sul modo in cui, individualmente, si sono comportati nei confronti del gruppo. In questo momento questo modello può venirvi in aiuto. Non dovete fare altro che disegnare un grosso triangolo a terra, sufficiente per contenere in piedi tutte le persone. Non è necessario che sia un vero e proprio disegno a terra, basta che siano chiari i tre estremi (ad esempio tre borse, o tre sedie). Poi introducete i tre elementi chiave: prodotto, procedura e processo e assegnate ad ogni vertice del triangolo uno dei tre elementi (come nella figura 1). Fatto questo, e reso ben chiaro al gruppo cosa si intende per le 3P e a che vertice è assegnata ogni P, date la seguente indicazione ai membri del gruppo Pensate all attività appena conclusa e al vostro ruolo all interno del gruppo, a come vi siete comportati e a cosa avete prestato più attenzione (fra i tre elementi). Ora ognuno di voi si posizioni all interno del triangolo in modo che la sua posizione nello spazio rifletta il suo comportamento. Se una persona, ad esempio, è stata particolarmente attiva e attenta nel raggiugimento dell obiettivo, si posizioni vicino all angolo Prodotto. Se una persona pensa di essere stata attenta sia al raggiungimento dell obiettivo che alla procedura stabilita dal gruppo per raggiungerlo, si posizioni a metà lungo il lato che collega il vertice prodotto a quello procedura. Potete posizionarvi anche nel centro del triangolo, se pensate di aver dato egual peso ai tre elementi. Lasciate poi il tempo alle persone di posizionarsi nel triangolo, dando ulteriori chiarimenti se necessario. Potreste arrivare ad esempio ad una distribuzione delle persone di questo tipo (dove ogni puntino blu rappresenta una persona nello spazio): Figura 2 Distribuzione sbilanciata su un lato Una volta che le persone si sono posizionate ponete la seguente domanda, lasciando la libertà di rispondere a chi vuole, se il gruppo è molto numeroso, o a tutti (uno alla volta) se il gruppo è limitato e, in ogni caso, il tempo lo permette: Cosa vi fa dire di essere stati più attenti ad un elemento piuttosto che ad un altro? Più in particolare, quale vostro comportamento specifico vi fa dire di essere stati attendi, ad esempio, al processo (di interazione umana)? 3

4 È importante in questa fase far capire che non si sta parlando di impressioni personali ma far ragionare le persone sui propri comportamenti specifici. Su ciò che hanno fatto nel concreto insomma, non sulle buone intenzioni. Risposte del tipo perché sto attento agli altri non sono sufficienti, vanno circostanziate. Una risposta pertinente è ho permesso a Tizio di esprimere la sua opinione invitandolo a parlare, mentre Caio e Sempronio non gli prestavano attenzione parlandogli sopra nel momento X dell attività. Questo è un comportamento specifico. È possibile che in questa fase, dopo le prime risposte, qualcuno si sposti di posizione nel triangolo. Ciò è normale anche perché generalmente la domanda sul comportamento specifico spiazza. Sembra strano, ma non siamo abituati a pensare al nostro comportamento, il più delle volte ci piace pensare ad un idea, alquanto astratta, sul come ci siamo comportati oppure, più semplicemente, non ci abbiamo fatto caso. Già, ripensate a come vi siete comportati ieri sera (non a quello che avete mangiato), cercate di farlo con un occhio oggettivo, magari guardandovi dall esterno (in terza persona o disassociati, come si dice nella PNL). Magari vi vedrete fare o vi accorgerete di aver fatto qualcosa a cui non avevate proprio pensato. La forza di questo modello, a mio parere, è che ci costringe a pensare ai nostri comportamenti inseriti in uno specifico ambito e prestando attenzione non al tutto in generale, ma a tre parametri di valutazione precisi. Prodotto, processo e procedura, appunto. Il Facilitatore in questo caso dovrà semplicemente far si che le persone raccontino le proprie esperienze giustificando la loro posizione nel triangolo, molte considerazioni verranno fatte in autonomia dagli stessi partecipanti. Sarà poi interessante notare come sarà la distribuzione del gruppo all interno del triangolo. Premesso che non vi è una distribuzione giusta e una sbagliata in assoluto (lo stesso gruppo può assumere distribuzioni differenti a seconda del momento, del suo stadio di sviluppo, dell attività o della semplice stanchezza) vi possono essere comunque distribuzioni più o meno equilibrate. La figura 2, ad esempio, presenta una distribuzione maggiormente spostata sui lati Prodotto e Procedura. In un gruppo come questo le persone saranno particolarmente attente a raggiungere l obiettivo e alla creazione e rispetto di procedure standard di lavoro a discapito, probabilmente, delle relazioni umane. Potrebbe essere ad esempio un gruppo di tecnici particolarmente preparati con una forte motivazione, che ottengono nel breve periodo ottime performance ma che pero nel lungo rischiano di traballare come gruppo, mancando figure che si occupino dell ecologia dello stesso. Una distribuzione come quella riportata in figura 3 invece è sicuramente più equilibrata, con un gruppo eterogeneo (per lo meno nella situazione analizzata) che presenta al suo interno differenti atteggiamenti e caratteristiche generalmente più funzionali nel lungo periodo per la buona salute del gruppo. 4

5 Figura 3 distribuzione equilibrata Conclusioni Un vantaggio significativo di questo modello è quello di permettere di ancorare nello spazio fisico (concetto prettamente di PNL) i comportamenti delle persone e di rendere evidente non solo a parole ma anche visivamente e cinestesicamente quanto dichiarato dai singoli individui. In più tutti i componenti del gruppo hanno modo di riflettere apertamente sulla composizione dello stesso e sui comportamenti che lo caratterizzano. Questo modello, da solo, non permette un debriefing esaustivo e va integrato di volta in volta, a seconda degli obiettivi che abbiamo, con altre domande e con altri modelli. In ogni caso è una modalità estremamente valida per effettuare un analisi piuttosto efficace di quanto fatto durante una qualunque attività. Note sull autore Walter Allievi, ha 3 identità: formatore esperienziale, consulente organizzativo e business coach. Ha lavorato per molti anni nel ruolo di project manager e coordinatore di team di lavoro in importanti realtà dell IT e della GDO. Laureato in economia e commercio all Università Bocconi di Milano, ha conseguito un Master in Formazione Esperienziale presso la società ComunicazionEsperienza ed è NLP Trainer riconosciuto dalla Society of NLP di Richard Bandler. Per quasi vent anni ha praticato vela a livello agonistico arrivando a vincere un Campionato Italiano Juniores nella classe 420, è stato per molti anni istruttore della Federazione Italiana Vela. Pratica arti marziali dal 1990, tuttora si allena e, di tanto in tanto, insegna. info@walterallievi.it 5