Il colloquio professionale

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1 efacile Come fare... Il colloquio professionale di Daniela Cottone, Barbara Fossi e Gabriele Garbucelli Forma del Tempo srl In preparazione del colloquio: quale lo scopo? Tipologie e fasi del colloquio professionale Prepararsi al colloquio professionale Gestione e conduzione del colloquio Dopo il colloquio Approfondimenti Conclusioni

2 QUESTO EBOOK È UN'ANTEPRIMA GRATUITA Per ordinare la versione integrale utilizzare il link SHOPWKI.it o rivolgersi all agente di zona PROPRIETÀ LETTERARIA RISERVATA 2012 Wolters Kluwer Italia S.r.l Strada I, Palazzo F Milanofiori Assago (MI) ISBN: Il presente file può essere usato esclusivamente per finalità di carattere personale. I diritti di commercializzazione, traduzione, di memorizzazione elettronica, di adattamento e di riproduzione totale o parziale con qualsiasi mezzo sono riservati per tutti i Paesi. La presente pubblicazione è protetta da sistemi di DRM. La manomissione dei DRM è vietata per legge e penalmente sanzionata. L elaborazione dei testi è curata con scrupolosa attenzione, l editore declina tuttavia ogni responsabilità per eventuali errori o inesattezze.

3 Profilo degli autori PROFILO DEGLI AUTORI Daniela Cottone Ha operato per 18 anni in organizzazioni internazionali leader nell hotellerie di lusso ricoprendo diversi ruoli e responsabilità nell ambito della customer care&service, selezione, formazione e sviluppo delle persone e delle prestazioni, project management, total quality management. Dal 2008 è Consulente&Formatrice per lo sviluppo dell organizzazione, dei gruppi e delle persone nelle aree risorse umane e customer relationship management. E Counselor Professionale ed effettua interventi sia rivolti ai gruppi che agli individui in contesti organizzativi. Attualmente è membro del CdA di Forma del Tempo. Barbara Fossi Accredited Certified Coach (ACC) presso International Coach Federation (ICF), collabora con Forma del Tempo dal La sua esperienza come Executive Coach e formatore inizia a Londra e prosegue nel campo delle ONG internazionali - Bosnia, Sri Lanka e Indonesia. Si è appassionata ai progetti umanitari quando il suo percorso di perfezionamento in PNL l'ha messa in contatto con il mondo della cooperazione. Rientrata in Italia, ha tradotto la sua esperienza in attività di coaching nei processi di cambiamento, integrazione e crescita professionale attraverso l'attenzione alla comunicazione e alle relazioni interpersonali nelle aziende. Mantiene il suo impegno in una ONG per progetti internazionali di coaching. Gabriele Garbucelli Psicologo del lavoro. E consulente in Forma del Tempo dove svolge attività di progettazione formativa, attività di ricerca, analisi e consulenza sui processi di innovazione e cambiamento nelle organizzazioni. In questi anni ha sviluppato una conoscenza profonda dei software e delle me- IPSOA Il colloquio professionale 3

4 Profilo degli autori todologie per la Social Network Analysis. E docente formatore sui temi della comunicazione, del team work e dello stress organizzativo. E inoltre curatore del blog Conoscenza, innovazione e capitale sociale. Forma del Tempo Srl Innovative learning center for social capital development Consulenza e Formazione Nasce nel 1996 a Bologna per sviluppare le potenzialità degli individui e delle imprese. Ha come obiettivi la crescita del capitale umano e lo sviluppo del patrimonio relazionale il capitale sociale dei propri clienti. Coniuga tecnologia e apprendimento per potenziare competenze e relazioni organizzative. L innovazione è il tratto distintivo della formazione e della consulenza che propone in ambito change management, gestione risorse umane e sviluppo del capitale sociale organizzativo, mediante la realizzazione di soluzioni ad hoc su problemi specifici che emergono da una attenta analisi e diagnosi dei contesti di lavoro. Forma del Tempo è certificata UNI EN ISO 9001:2008 (Nr ). 4 IPSOA Il colloquio professionale

5 Presentazione PRESENTAZIONE Con il termine colloquio si identifica genericamente la conversazione tra due o poche persone tra loro (diz. Treccani), l aggettivo professionale ne declina le peculiarità all interno del setting aziendale, configurandosi in primo luogo, come l incontro tra persone. Se è vero che sono due soggetti a incontrarsi durante un colloquio è opportuno non dimenticarsi che esiste un terzo partecipante, ovvero la relazione interpersonale. Il processo comunicativo si configura infatti come una triade in cui gli attori condividono la relazione che in quel preciso momento contribuiscono a co-costruire. Nell incontro con l altro è importante che gli attori diano rilevanza alla reciproca considerazione, veicolando contenuti ma anche adottando un approccio comunicativo che riconosca l esistenza dell altro in quanto persona, soddisfare il bisogno di riconoscimento e di stimolare la consapevolezza di sé nel proprio interlocutore. Affrontare il tema del colloquio professionale significa occuparsi dunque della relazione interpersonale. La nostra trattazione seguirà una prospettiva nella quale la relazione capo-collaboratore viene interpretata come momento che acquisisce valore anche in quanto incontro e scambio relazionale, e non unicamente come sessione di trasferimento di informazioni nella quale riproporre una dinamica comando-controllo (capo) o un operatività semplicemente esecutiva (collaboratore). Durante il colloquio capo e collaboratore co-costruiscono attivamente lo spazio relazionale, generando opportunità di crescita reciproca. Questa prospettiva favorisce la realizzazione di un incontro che dia realmente valore alla persona e che stimoli lo sviluppo organizzativo. Il colloquio è la forma più immediata di comunicazione tra le persone ed in azienda è uno strumento basilare per l efficienza e l efficacia di chi ci lavora ed in ultimo dell organizzazione stessa. Eppure viene dato per scontato in molti casi, a meno di non avere una specifica preparazione sull argomento che può venire o dal ruolo che si ricopre (Risorse umane ad esempio) o dall esperienza. Per molti rimane qualcosa di banale nella sua semplicità, utilizzato ed importante, ma alle volte non compreso fino in fondo e non sfruttato in tutte le sue potenzialità. Quanto esposto configura un ipotetico continuum dove all attenzione al contenuto informativo si contrapponga la centratura sulla relazione, polo quest ultimo verso il quale si colloca il nostro testo. Adotteremo infatti una filosofia che ha nell orientamento IPSOA Il colloquio professionale 5

6 Presentazione allo sviluppo del capitale sociale organizzativo le proprie radici. Il capitale sociale è definibile, a livello individuale, come l insieme delle risorse e dei benefici inerenti ai legami sociali di un individuo 1, nelle organizzazioni esso si configura come un vero patrimonio che il sistema aziendale possiede. Curare il suo sviluppo significa adottare una prospettiva che miri all incremento delle connessioni presenti in azienda, favorendo l aumento delle prestazioni agite nonché il benessere esperito al lavoro. Questo introduce un approccio definibile come networking mindset. L attenzione e la cura al capitale sociale infatti possono trovare spazio laddove è riconosciuta la valenza che posseggono le trame relazionali che si tessono nel vivere quotidiano e dunque anche sul posto di lavoro. Ogni connessione possiede in sé un valore intrinseco in quanto veicolo di conoscenza. Come veri esseri viventi anche le organizzazioni costruiscono il loro sapere tramite l esperienza e dalla trasmissione di essa, in grado di definire nuovo know-how. Le organizzazioni sono luoghi in cui il singolo lavoratore si erge a polo ricevente ed emittente di conoscenza all interno della rete relazionale, svolgendo l importante ruolo di favorire la crescita complessiva del sistema in cui è inserito. Si configura una struttura organizzativa in cui all individuo si riconosce l importanza che egli ha in quanto detentore di sapere, allontanandosi dall approccio verticale e gerarchico della struttura aziendale di concezione taylorista in favore di un assetto organizzativo più assottigliato, più orizzontale, in cui lo scambio reciproco sia fortemente stimolato. Senza voler elevare il colloquio a scienza, sarà nostra cura mostrare le diverse tipologie e situazioni, con approfondimenti e comportamenti suggeriti, seguiti alle volte da un menù di sintesi per una più facile consultazione. Il lettore potrà riconoscersi in alcune parti, saltare quelle gestite già bene e riflettere su altre ancora. Sarà allora interessante alternare lettura a pratica in azienda, essendo i concetti di immediato utilizzo. 1 Bourdieu P. (1986). The forms of capital. In J. G. Richardson (Ed.), Handbook of theory and research for the sociology of education: New York: Greenwood. 6 IPSOA Il colloquio professionale

7 Presentazione L intento è dunque quello di proporre una sorta di guida all uso che accompagni il lettore passo passo e lo supporti nella gestione del colloquio. Per tale ragione la struttura del libro si articola attraverso una progressione per fasi che, partendo dagli elementi anticipatori il colloquio, si conclude con gli aspetti legati ai momenti successivi ad esso, coprendo, con un arco ideale, tutti i momenti di questo importante scambio relazionale. Il testo si rivolge a professionisti del modo delle risorse umane, a formatori e naturalmente ad entrambi gli attori del colloquio: capi e collaboratori. IPSOA Il colloquio professionale 7

8 1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1. IN PREPARAZIONE DEL COLLOQUIO: QUALE LO SCOPO? Sembra una banalità, ma quanti si chiariscono con precisione che cosa vogliono ottenere quando chiedono un colloquio? Oppure che cosa a- spettarsi, se ne sono stati invitati? I primi a grandi linee ne hanno un idea (ma quanto precisa?), i secondi è possibile che non si siano fatti troppe domande prima di presentarsi. Si immagini la seguente conversazione tra Rossi e il suo capo: Dovrei parlarle, perché io non ce la faccio a seguire tutto: ho bisogno di risorse e se non mi alleggerisce alla fine scoppio anch io e il progetto si ritrova senza persone. E allora dopo che farete? Quanto Rossi si è chiesto con precisione di che cosa vuole parlare e che cosa vuole ottenere? Quanto realistiche sono le richieste? Ed il capo deciderà di ascoltare Rossi oppure si farà acriticamente guidare dalla situazione che ormai è in stallo da tempo? Sarebbe bene che prima del colloquio entrambi avessero chiaro che cosa sia possibile fare tenendo presente la realtà e non i desideri o i pregiudizi per poter avere un colloquio costruttivo e non arroccato su posizioni opposte. Altre volte, sia perché si è stati presi di sorpresa sia perché non si hanno le idee chiare, la conversazione si allontana dall argomento originario, ritrovandosi così con molti discorsi e nessuna sostanza. Grazie ad una opportuna preparazione al colloquio, dovuta ad una prima analisi dei fatti e delle possibilità, anche in una situazione che sembra senza uscita ci sono comunque margini per una conversazione: se Rossi si è presentato per parlare del progetto, è opportuno sapere perché. È opportuno quindi lavorare con gli elementi che si presentano e non liquidarlo con un semplice non si può fare, l abbiamo già detto, (se frutto della percezione di una parte sola). È possibile che almeno temporaneamente la conversazione degeneri in manifestazioni di rabbia o frustrazione, oppure che si cerchi di estorcere promesse (che si sa già saranno difficili da mantenere); è anche possibile che la conversazione si allontani dall argomento originario per seguire ricusazioni o lamentele e si perda di vista il vero oggetto del discorso. In queste situazioni il colloquio come minimo non è costruttivo. È importante quindi prepararsi. 8 IPSOA Il colloquio professionale

9 In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1. Attraverso questo capitolo, assieme a quello sulla preparazione, si propone una scomposizione in parti del colloquio, perché il lettore possa avere distinti gli elementi di cui è composto e riflettere sui passaggi a lui più nuovi. Attraverso quindi le domande proposte e le riflessioni suggerite si vuole accompagnare il lettore verso il chiarimento dei suoi motivi prima di affrontare un colloquio. 1.1 Analisi della situazione È utile fermarsi a scomporre la situazione che si va ad affrontare: il colloquio ha una parte di relazione ed una parte obiettiva di fatti. La relazione a sua volta dipende da me e da tu/voi. Ci troviamo quindi nella seguente situazione S: S = (io + tu/voi) + fatti Da cui si capisce che se c è una variabile, questa è proprio la relazione (io + tu/voi), mentre i fatti sono esogeni e dati. Allora, perché non prepararsi anche sulla variabile oltre che sulle parti più facilmente identificabili? Proprio perché è una variabile? Bene, dedicandovi attenzione faremo in modo che non si trasformi in una variabile impazzita. Inoltre, vale la pena considerare anche la situazione endogena al colloquio che incide moltissimo, perché le circostanze impostano il clima della nostra relazione. Rossi sarà un po più nervoso andando a chiedere risorse da allocare sul progetto, mentre sarà più rilassato andando ad una riunione di inizio d anno sulle strategie di settore. Il suo capo potrà essere fermo sul numero di risorse da allocare (o non allocare), ma mantenendo la trasparenza e la disponibilità all ascolto. Tutto questo farà parte della nostra analisi. IPSOA Il colloquio professionale 9

10 1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo? Domande utili da porsi per prepararsi ad un colloquio 1) Che cosa voglio ottenere? 2) Quali sono i dati obiettivi? 3) Chi è la controparte con cui mi confronto? 4) Che cosa vuole ottenere la controparte? 1.2 Che cosa voglio ottenere Per rispondere a questa domanda, è necessario farsene altre, perché sapere con chiarezza che cosa si vuole ottenere dal colloquio può non essere immediato. Il risultato che vorrei ottenere Elementi da considerare Che cosa voglio Entro quando Quali indicatori tengo presente per capire che ho ottenuto quello che voglio Quali risorse ho già per andare in quella direzione Quali risorse mi mancano Descrizione Per definire che cosa voglio, è necessario vedere la situazione dalla prospettiva personale e prendere in considerazione le cose su cui si ha il controllo. Farsi un piano temporale Controllare man mano che ci lavoro se rispetto l obiettivo/i tempi Prendere in considerazione i punti di forza (miei) che mi agevolano Prevedere che cosa manca (risorse endogene, ad esempio comportamento o attitudine a qualcosa) e come ottenerle Solo un aggiunta relativa alla prima domanda: se non si può far altro, rimane sempre l ultima carta: agire su se stessi. Non ci si può far nulla? Si può però lavorare verso un accettazione della situazione, per allentare la rabbia, la frustrazione, l ansia, la preoccupazione. 10 IPSOA Il colloquio professionale

11 In preparazione del colloquio: quale lo scopo? 1. Ad esempio: non si ha una buona relazione con un collega. L obiettivo non deve essere Voglio che prendano le mie parti, facendo così smettere il comportamento non tollerabile del mio collega ; quanto Che cosa posso fare io per vivere meglio questa situazione?. 1.3 Quali sono i dati obiettivi Per raccogliere i dati obiettivi con precisione è fondamentale essere oggettivi, proattivi e non mentire a se stessi e agli altri in seguito. Raccogliere le informazioni a disposizione, fare delle proiezioni sulla possibile evoluzione, confrontarsi con colleghi che hanno vissuto la stessa esperienza: va bene. È importante che la tesi sostenuta sia argomentata e fondata su basi verificabili. Sperare che tutto sommato le cose si sistemeranno con il tempo, ricordarsi di quella volta che era molto peggio, cercare una scorciatoia, dare la colpa a qualcuno/qualcosa: non va bene. I fatti vanno affrontati, di chiunque sia la colpa e per qualsiasi motivo si sia verificata quella situazione, senza nascondersi dietro a fattori ormai irrilevanti (ad esempio non era di mia pertinenza ). Mentre è facile prendere in considerazione la proattività e l obiettività, sembra strano che uno dei requisiti sia non mentire a se stessi. Eppure avviene più di quanto ci si possa render conto: per pigrizia, paura, inesperienza, od altro, alle volte ci si avventura in colloqui in cui si affronta quello che non è, rifiutandosi di accettare quello che è. Ad esempio: Dovrò spostare questa risorsa, so che non la prenderà bene ma d altronde non c è altro da fare. Le procedure mi richiedono lo spostamento ed io devo solo comunicarglielo. Bene procediamo: Lorenzini ho da parlarle. Si mente a se stessi quando si pensa che sia solo una comunicazione da manuale: Lorenzini farà il diavolo a quattro o cadrà in depressione o si appellerà ai suoi diritti o inimicherà il gruppo a cui appartiene (e che rimane a lavorare con noi) o altro ancora. Meglio quindi circostanziare l argomento di cui si deve parlare, prevedendo anche possibili scenari a cui si può andare incontro. IPSOA Il colloquio professionale 11

12 1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo? Come detto, un errore tipico che fa rimanere solo superficialmente sul problema avviene quando si incolpano gli altri. È possibile che la situazione sia stata creata dal comportamento di un terzo e che cambiare qualcosa non sia nelle possibilità o nei compiti di competenza. Quindi si comincia con: se solo Roversi non avesse fatto quell errore/il fornitore non fosse stato in ritardo/il cliente ci avesse dato tutte le informazioni in tempo etc. Sfogarsi è lecito, soprattutto se si è dedicato molto tempo ed attenzione ad un progetto; mentre rimanere allacciati al circolo della lamentela fa sembrare polemici e soprattutto non risolve nulla. 1.4 Chi è la controparte con cui ci si confronta Il messaggio va calibrato a seconda della persona con cui si ha il colloquio grazie alla conoscenza pregressa con la stessa o alle informazioni raccolte. È importante sottolineare come la taratura sia un processo in divenire, dove il comportamento dell altro dà la direzione. Non basta prepararsi al colloquio, bisogna tenere ben presente anche la relazione durante lo stesso, altrimenti si rischia di esagerare, creando dei pregiudizi quello che si chiama anche la lettura della mente dell altro, abilità in cui nessuno eccelle. Dunque predisporsi al colloquio con quella persona: raccogliere le idee, informazioni, punti di forza e di debolezza e quindi cercare di immaginarsi che tipo di colloquio si andrà ad affrontare. Non per ingraziarci l altro o evitare confronti chiarificatori, quanto per aggiungere elementi importanti. Ad esempio, se si sa che Varesi è timido, è bene lasciargli il tempo di sentirsi a proprio agio; se è scorbutico, non lasciarsi impressionare dalle risposte e tenere invece il contenuto delle stesse. Di contro, se il collaboratore ha in agenda un colloquio col superiore, è opportuno che abbia chiaro i propri argomenti e tenga in considerazione la personalità del capo, per poter utilizzare il più possibile gli elementi a lui conosciuti. Predisporsi ad avere un colloquio vuol dire creare una melodia che dipende anche dalla controparte: prendere in considerazione le sue reazioni o aspettative aiuta ad avere una comunicazione più diretta al punto dove si vuole arrivare. 12 IPSOA Il colloquio professionale

13 In preparazione del colloquio: quale lo scopo? Che cosa vuole ottenere la controparte Avere quante più informazioni possibili anche sulle aspettative dell altro aiuta. Ad esempio, aiuta a cercare un compromesso se ciò è opportuno oppure a mettere in chiaro aspetti non correttamente tralasciati in passato. Il colloquio sarà allora come un lavoro di sartoria, fatto su misura con la controparte con cui ci si trova a parlare. Il vestito però non sarà indossato solo dall altro: quanto più ci si capisce e si trovano terreni comuni, tanto più si condividono i risultati. Questa analisi non porta via molto tempo, anzi ne fa risparmiare. Si appella sempre alla logica della comunicazione più trasparente e facilitante possibile che non può che portare risultati più positivi. Si ripropone qui l avvertenza come precedentemente scritto di non leggere la mente, quanto di prepararsi ad incontrare l altro. Questo paragrafo esorta a chiarire le posizioni da discutere o riflettere anticipatamente sulle aspettative dell altro, in modo da sostanziare le proprie affermazioni con dati significativi per entrambi. È importante tuttavia non saltare a conclusioni: un conto è il lavoro preparatorio fatto prima del colloquio per rendere migliore la comunicazione, un conto è pensare per l altro e darsi delle risposte che potrebbero essere non corrette. Sintesi Elementi da considerare Chiarirsi che cosa si vuole ottenere Prepararsi su quello che presumibilmente vuole l altro Non leggere la mente Descrizione Individuare l argomento da discutere con l obiettivo che si vuole raggiungere ed attenervisi Prepararsi dei possibili scenari Non saltare a conclusioni E il responsabile di Rossi? Lo avrà ascoltato; non avrà perso di vista l oggetto della discussione; avrà anticipato alcune richieste di Rossi parlandone insieme ed assicurandosi che tutti i punti siano stati toccati; avrà mantenuto la discussione nella situazione presente e plausibilmente futura, senza permettere troppo spazio alle recriminazioni del passato. IPSOA Il colloquio professionale 13

14 1. In preparazione del colloquio: quale lo scopo? Rossi di contro avrà esposto il più chiaramente possibile le sue ragioni e avrà proposto degli scenari realistici? Insieme avranno cercato un buon compromesso. Mentre il capo di Lorenzini si sarà preparato ad un colloquio emotivamente impegnativo; avrà indagato qual è l elemento di maggior danno per Lorenzini per poter discutere il vero problema e spiegare in quest ottica le ragioni della decisione; non avrà lasciato nessuna domanda inevasa per aggiungere eventuali informazioni preziose al confronto; non avrà dato la colpa a qualcosa/qualcuno, mettendo invece l accento sulla nuova situazione. In entrambi i casi non si parla di successo in termini di vittoria sull altro, quanto di attenzione alla relazione con l altro, tenendo sempre ben presente quale sia la realtà e lavorando in quella direzione. 14 IPSOA Il colloquio professionale

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