Tabella 1.5. Tabella 2.5

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1 5 DATABASE SAPERE COSA E UN DATABASE. Il database è un software capace di gestire ed associare una elevata quantità di dati composti da record. Dal primo modulo, si rammenta che una informazione si dice strutturata, nel momento in cui la notizia, o l informazione da comunicare, ha bisogno di un insieme di dati omogenei, di tipo elementare, per essere completa. Ad esempio il dato strutturato, di nome indirizzo, per essere completo, ha bisogno delle seguenti informazioni elementari: Tabella 1.5 I dati elementari prendono il nome di Campi; l insieme dei campi che definiscono una notizia prende il nome di Record. Nell esempio in questione le quattro informazioni, in via minimale, possono essere sufficienti per definire un indirizzo; ovviamente l informazione può essere più completa aggiungendo altri elementi semplici, come il numero civico, il numero di telefono fisso, l indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono cellulare. Questo è un problema di progettazione della struttura del record, poiché è inutile appesantire il sistema con informazioni che non servono, ma d altra parte le informazioni elementari prescelte debbono concorrere a formare un informazione completa. Quindi si può dire che, sempre in via minimale, le quattro informazioni di cui sopra possono essere sufficienti per definire un record, ossia un informazione completa. Cosa sono le basi di dati. Definito il record si può pensare a costruire la tabella con i dati, così coma mostra la tabella 2.5. La struttura portante di un database è la tabella o lista o elenco di dati. Una base di dati, quindi, è un elenco costituito da un insieme di campi omogenei fra di loro che presi nel loro insieme siano capaci di dare un informazione completa. Tabella 2.5 I dati che l utente inserisce nella tabella, formano la base di dati. I software capaci di elaborare elenchi di dati, fornendo ad esempio informazioni statistiche, si chiamano database. Esempi di basi di dati, nella vita moderna, sono pressoché infiniti poiché la società attuale si evolve proprio basandosi sul trattamento e l elaborazione di informazioni: quante persone si muovono in automobile, l elenco dei soci di una polisportiva, la lista dei frequentatori di una videoteca, elenchi di abbonati a riviste, partite di calcio, e via discorrendo. Ad esempio dall elenco degli abbonati ad un circolo ippico, si possono estrapolare le seguenti informazioni: quanti soci frequentano il circolo una o più volte a settimana, quanti soci si incontrano al bar del circolo e non montano mai a cavallo, quanti soci hanno un cavallo preferito, il numero dei cavalli, la loro età e condizione fisica ecc. 274

2 L elemento di un database, atto alla memorizzazione degli elenchi di dati si chiama tabella; il componente di un database che interroga le tabelle, estrapolando le informazioni richieste formando altre tabelle contenenti solo i campi che soddisfano la domanda si chiama query. Per esempio nel caso del circolo ippico si può avere una tabella contenente le informazioni di base su ogni cavallo come età, peso, razza, eventuali malattie nel tempo, paternità, nome. Potrebbe essere interessante sapere quanti e quali sono i cavalli che hanno meno di tre anni e questa domanda deve essere rivolta alla tabella generale che contiene tutte le informazioni. Questa domanda si chiama query e l insieme dei dati che la soddisfa (il numero dei cavalli che hanno meno di tre anni) si chiama risultato della query. I database hanno altri elementi che concorrono alla gestione dei dati, essi sono: maschere e report. Usando le maschere è possibile: o osservare i dati uno alla volta; o inserire, cancellare o modificare dati. I report invece sono degli elenchi, normalmente disponibili su carta, che possono essere strutturati in modo da agevolare la ricerca di un dato anche se la lista dei dati è lunga e articolati su parecchi campi. Esistono parecchi software gestori di elenchi di dati; nelle pagine seguenti verrà trattato il software denominato ACCESS, incluso nella suite di Office. L ambiente di lavoro di Microsoft Access: aprire e chiudere Access. L ambiente di lavoro di Access si presenta in maniera leggermente diversa da quello di Microsoft Word ed Excel, tuttavia ciò non deve spaventare il lettore poiché nel prosieguo si avrà modo di vedere che è meno ostico di quanto sembri in avvio. Microsof Access si presenta come in Figura 1-5. Anch esso si presenta quindi con una barra del titolo, (Figura 2-5), in cui sono disponibili i pulsanti per: Figura 1-5 chiudere Access; Figura

3 ingrandire o ridurre l area occupata sullo schermo da Microsoft Access; ridurre a icona Microsoft Access ed il database eventualmente aperto. Sulla barra del titolo, alla sinistra è riportato il nome del software attivo ed il nome del database eventualmente aperto e già salvato; più alla sinistra ancora c è il simbolo del software Access. Immediatamente sotto la barra del titolo, normalmente si trova la barra dei comandi o dei menù che dir si voglia e mostrata nel dettaglio in Figura 3-5. Figura 3-5 Per quanto Access sia un software sostanzialmente diverso da Word e da Excel, i progettisti di casa Microsoft si sono sforzati di mantenere una certa omogeneità, anche a sottolineare che i tre prodotti sono perfettamente integrati fra di loro e che le tabelle prodotte con Excel, sono ad esempio importabili su Microsoft Access. Proseguendo la descrizione dell ambiente di lavoro, si trova la barra degli strumenti, il cui dettaglio è mostrato in Figura 4-5. Il Riquadro delle Attività, normalmente sistemato nella zona destra dell ambiente di lavoro di Fig. 1-5, e visibile in dettaglio, nella Figura 5-5, e diviso nella sezioni mostrate nelle Figure 5-5 e 6-5. Figura 4-5 Aprire e chiudere un applicazione di database. Per aprire un database già esistente si può: o fare click su File e scegliere Apri dal menù subordinato; (Figura 7-5); o usufruire del pulsante posto sulla barra degli strumenti; (Figura 8-5); o impiegare il Riquadro delle Attività, in cui si può: servirsi della sezione Apri file e accedere alla finestra di dialogo che consente di scegliere un database esistente nel disco rigido, oppure di fare click sull ultimo file a cui si è lavoro e proposto in questa sezione; valersi della sezione Nuovo da file per accedere alla finestra di dialogo che consente di scegliere un database esistente nel disco rigido e assegnare direttamente un altro nome; Figura 5-5 Figura 6-5 Figura

4 In qualsiasi modo l utente decida di aprire un database esistente, Access porrà a sua disposizione l ambiente di lavoro (Figura 9-5) per cercare il file desiderato, nelle cartelle del disco rigido, oppure di eventuali altre memorie di massa disponibili fra le risorse del computer. Figura 8-5 Figura 9-5 In essa svolgono funzioni importanti: La casella di nome Cerca in: consente all utente di scegliere un percorso in cui cercare il documento da aprire; la scelta del percorso si compie aprendo il menù a discesa, disponibile nella stessa casella. (Figura 10-5) o La casella Nome file: consente all utente di specificare il nome (se conosciuto) del file da aprire. o La casella Tipo file: consente all utente di scegliere la tipologia del file da aprire; la scelta va fatta aprendo il menù a discesa, in cui sono disponibili diverse opzioni; quelle più usate sono modello pagina web. (Figura 11-5) Figura 10-5 Chiudere un applicazione di database è un azione che è eseguibile in uno dei seguenti modi: o fare click su File e scegliere Chiudi; 277

5 o fare click sul pulsante a forma di X posto in alto alla destra sulla barra del titolo dell applicazione attiva (non quella posta sulla barra del titolo del software gestore della base di dati). Aprire nuovi database. Per aprire un nuovo database iniziando un nuovo progetto, si può fare click su File e scegliere, dal menù subordinato l opzione Nuovo, (Figura 12-5) oppure fare click sull apposito pulsante sulla barra degli strumenti (Figura 13-5). Qualunque modo si scelga Access apre, qualora già non lo sia, il Riquadro delle Attività, dove sono disponibili le seguenti opzioni: o Database vuoto: per iniziare da zero, quindi creare un nuovo database in assoluto; o Nuovo da file esistente se intende creare un nuovo database prendendo come base di partenza un file già esistente; o Nuovo da modello se intende usare, come base di partenza, un modello già pronto. Il Riquadro delle Attività è un ambiente di lavoro dinamico, capace di porre a disposizione dell utente diverse sezioni, attinenti al particolare lavoro che si sta svolgendo al momento. La Figura 6-5, nel dettaglio nella zona superiore, mostra i tre ambienti (Nuovo file Appunti Cerca) in cui il Riquadro delle Attività, è suddiviso.. Figura 11-5 Figura 12-5 Figura 13-5 Salvare un applicazione di database. Allorché si avvia l attivazione di un Nuovo database, Microsoft Access aprirà la finestra di dialogo che obbligherà l utente a dare un nome al nuovo database e a scegliere una cartella dove salvarlo. (Figura 14-5). Ciò avviene poiché un database è un software dinamico: vedremo che modificando una tabella, tale variazione potrà riflettersi su altre tabelle e per cui è di vitale importanza che tutti i componenti del database facciano riferimento ad una struttura fisicamente esistente sul disco rigido. La Figura 14-4 è composta da diversi componenti. La casella Salva in permette all utente di scegliere il percorso o cartella dove salvare il proprio lavoro. La Figura 15-5, visualizza il dettaglio della casella Salva in; Microsoft Access, per default, propone la cartella Documenti; l utente, aprendo il menù a discesa, può scegliere il percorso, sul proprio disco rigido, in cui salvare il nuovo database. I database, se salvati regolarmente come prodotti di Access, hanno estensione mdb. La finestra di dialogo di Figura 15-5, a differenza degli ambienti similari degli altri software della suite di Office, ha il pulsante Crea e non Salva, proprio a 278

6 sottolineare che si sta procedendo a implementare un nuovo database, piuttosto che a salvarlo. Figura 14-5 Sempre come default, Access propone il nome db1 (database 1); converrà che l operatore modifichi tale nome, in funzione delle proprie esigenze e delle proprietà del nuovo database, altrimenti sul disco rigido si troverà una sequenza di db, numerati progressivamente. Figura 15-5 L ambiente di lavoro con gli oggetti di Access. Dopo aver implementato il database sul disco rigido, Microsoft Access pone a disposizione dell utente l ambiente di lavoro. Esaminando la Figura 16-5 si può ricavare l impressione di un ambiente di lavoro spartano. Si avrà modo di osservare che Access possiede molte procedure guidate (wizard) in grado di assistere l utente durante le diverse fasi del lavoro. 279

7 Figura 16-5 In Figura 16-5, si osserva che gli strumenti di lavoro del database sono disponibili nell ambiente di lavoro che si trova al centro ed il cui dettaglio è mostrato in Figura Sapere come è organizzato un database. Gli oggetti che Microsoft Access pone a disposizione dell utente, per poter strutturare il database sono elencati nella zona sinistra della finestra di dialogo di Figura Essi sono: Tabelle: la tabella è l oggetto in cui sono inseriti i record; ogni tabella ha una propria struttura, che dipende dal tipo di dati che la tabella dovrà ospitare. Ad esempio se la tabella, dovrà contenere solo dati numerici avrà una certa struttura che sarà diversa dalla struttura della tabella che dovrà contenere dati alfanumerici; le tabelle possono essere create o mediante una procedura guidata, oppure partendo da una struttura vuota, in cui man mano saranno inserite le proprietà dei singoli campi che formano il record. Si è già detto che una tabella è formata da una certa quantità di campi che possono essere dei seguenti tipi: o testo: in tal caso si dovrà specificarne la lunghezza massima; o numerico: in questo caso si dovrà indicarne il formato; o data: che potrà essere di svariati formati come breve, estesa ecc.; o Si/No: può assumere solo i due valori indicati, per l appunto Si o No. o contatore: può essere incrementato automaticamente da Access oppure manualmente dall operatore. Normalmente svolge la funzione di indice della tabella, in modo che ad ogni record corrisponda un unico valore del contatore; in questo modo è possibile rapidamente individuare un qualsiasi record mediante il valore del suo indice. Query: una funzione importante, svolta da qualsiasi database, è quella di dare agli utenti la possibilità di interrogare una tabella, formulando nel modo appropriato dei quesiti. Risultato dell interrogazione sarà un altra tabella che conterrà i record che soddisfano il quesito o i quesiti (possono anche essere formulati più quesiti contemporaneamente) enunciati. Nel più classico degli esempi, in un database per la gestione di una biblioteca, potrebbe sorgere la necessità di sapere quanti libri di informatica sono stati dati in prestito negli ultimi tre mesi. I quesiti sono due: i libri di informatica prestati nel periodo temporale specificato. Anche le query possono essere strutturate mediante una procedura guidata, oppure partendo da una struttura vuota. Maschere: le tabelle sono oggetti che danno una visione d insieme, in forma tabellare, dei record in essa contenuti; volendo invece osservare i record uno alla volta, potendo così analizzare con maggiore dettaglio i singoli campi, è possibile farlo predisponendo delle maschere, che possono anch esse essere strutturate o mediante una creazione guidata, oppure partendo da strutture vuote, in cui man mano andranno inseriti i campi che ne debbono far parte. 280

8 Report: un database, normalmente, è progettato per elaborare grosse quantità di dati; si produce un report con il fine di ottenere rapporti cartacei, strutturati in modo da facilitare la consultazione delle informazioni contenute o in una tabella o in una query (che è poi un altra tabella che contiene dati estrapolati). Sono un ottimo ausilio per l utente che deve compiere questo lavoro, anche considerando che i rapporti cartacei sono più facilmente leggibili. Ognuno di questi quattro oggetti può essere prodotto sia mediante procedure di creazioni guidate che lavorando direttamente sulla struttura dell oggetto. E evidente che, malgrado un livello di difficoltà e di tempo richiesto superiore, la creazione di un oggetto direttamente dalla Struttura consente un maggiore livello di personalizzazione. Un database quindi è costituito da almeno una tabella, a partire dalla quale saranno ricavate le altre strutture che saranno maschere, query e report. Normalmente un database possiede svariate tabelle, diverse maschere (di solito una per ogni tabella), una certa quantità di query (in funzione del numero di interrogazioni che si desidera ottenere), diversi report a seconda delle diverse organizzazioni che si intende dare all insieme dei dati. Esempio di struttura di un database Per esempio un agenzia assicurativa potrebbe organizzare il proprio database nel seguente modo: o o o tabelle: lista clienti assicurazione RCA, tabella che contiene i seguenti campi: cognome, nome, città di residenza, via di residenza, numero civico, C.A.P. del luogo di residenza, numero di automobili possedute, numero di automobili per cui stipula il contratto, età del conducente, se in famiglia vi sono altri conducenti e loro età, tipo di contratto stipulato, tariffa di appartenenza, suddivisione della tariffa in quote annue. Lista clienti assicurazione vita e infortuni, tabella che contiene i seguenti campi: cognome, nome, città di residenza, via di residenza, numero civico, C.A.P. del luogo di residenza, numero di automobili possedute, età, tipo di lavoro svolto e coefficiente di rischio, tipo di contratto stipulato, tariffa di appartenenza, suddivisione della tariffa in quote annue. Lista clienti per contratti di investimenti azionari, tabella che contiene i seguenti campi: cognome, nome, città di residenza, via di residenza, numero civico, C.A.P. del luogo di residenza, età, tipo di investimento, frazionamento del premio in quote annuali, rendita prevista, indice rischio dell investimento. maschere: previste numero 3 maschere, una per ogni tabella: lista clienti assicurazione RCA, lista clienti assicurazione vita e infortuni, lista per investimenti; query: elementi che possono essere ricavati interrogando diverse tabelle o anche altre query presistenti; elaborate sulla tabella della lista clienti assicurazione RCA: quanti clienti sono nella fascia superiore a 10? (coefficiente di rischio alto); quanti clienti sono nelle fasce di rischio inferiori a 2? (coefficiente di rischio basso); interrogare la tabella per ottenere raggruppamenti per età e fascia di rischio di appartenenza; elaborate sulla tabella della lista clienti assicurazione vita e infortuni: quanti sono i clienti il cui contratto è prossimo alla scadenza? quali saranno le quote da versare entro il prossimo anno? quali sono i clienti in difetto con i versamenti? Elaborate sulla tabella per contratti di investimenti azionari: quale è l età media degli investitori? quale è la fascia di reddito di appartenenza degli investitori? quali e quanti sono i contratti in scadenza? 281

9 o report: anch essi possono essere elaborati su diverse tabelle o anche si possono ottenere rapporti basati sulle query. La struttura ipotizzata è minimale nel senso che altre query possono essere create, al fine di ottenere un maggior numero di informazioni. E evidente che un database può essere un qualcosa di semplice ma via via che cresce può assumere dimensioni e strutture complesse e richiedere una buona competenza tecnica per ottenere una gestione efficace. Figura 17-5 Come lavorare nel pannello principale di Access: avviare wizard, elaborare oggetti in modalità struttura, attivare oggetti esistenti. Il pannello principale di Access è quello di Figura La modalità di lavoro prevede che l utente si muova fra gli oggetti, e poi potrà scegliere l operazione da compiere, fra quelle disponibili, nell apposito riquadro, che sono: o creare un oggetto in modalità Struttura: si selezioni Struttura e poi si faccia click su Nuovo, o creare un oggetto avvalendosi della Creazione Guidata (wizard): si selezioni Creazione guidata e poi si faccia click su Nuovo, o attivare un oggetto già esistente: selezionare l oggetto (una tabella ad esempio) e poi decidere come aprirlo: fare click su Struttura per accedere alle proprietà dell oggetto ed eventualmente modificarle; fare click su Apri per accedere all oggetto in modalità operatore per osservarne i dati in esso inseriti. Nel prosieguo si farà riferimento alla creazione di un database, nuovo, e come esempio sarà usato il più classico, quindi un database per la gestione di una biblioteca. La prima azione per l implementazione di un qualsiasi database è la creazione della base di dati e quindi bisogna realizzare una tabella che contenga i dati di origine. Per poter strutturare la tabella bisogna decidere quali dati dovranno farne parte e le proprietà che essi debbono avere. Una possibile soluzione, abbastanza semplice, potrebbe essere costituita da una tabella costruita con campi che hanno le seguenti proprietà specificate nella tabella 3.5, essa avrà quindi numero 6 campi, di cui tre sono di tipo testo, uno di tipo numerico e due tipi data e ora. 282

10 Tabella 3.5 Creare e salvare una tabella in visualizzazione struttura, specificare i campi con i relativi tipi di dati e riconoscere i formati disponibili. Bisogna ora strutturare una tabella, con Microsoft Access, in cui dovranno poi essere inseriti i dati descritti nella tabella 3.5. Nella finestra di dialogo di Figura 17-5, si scelga l oggetto Tabelle, si faccia click su Struttura e poi si scelga Nuovo. Figura 18-5 Microsoft Access, tramite l ambiente di lavoro di Figura 18-5, chiede conferma sulle intenzioni dell utente, che può scegliere: Visualizzazione Foglio dati - Visualizzazione Struttura Creazione guidata Tabella - Importa tabella - Collega tabella. Scegliendo Visualizzazione Struttura, Microsoft Access attiverà l ambiente in cui l operatore ha facoltà di strutturare la tabella. Si scelga Visualizzazione Struttura, il cui ambiente, in una visione d insieme, è mostrato in Figura Esso è suddiviso in diverse aree di lavoro: o Nome campo: area in cui si digita il nome del campo; o Tipo dati: area in cui l operatore deve specificare il tipo di campo, scegliendo fra le opzioni disponibili in un menù a discesa che deve essere aperto di volta in volta; o Descrizione: informazione aggiuntiva, facoltativa, in cui si può digitare una breve o descrizione del dato; Generale: area che diviene attiva dopo aver digitato il nome ed il tipo del campo; l utente la userà per indicare il formato del dato, la sua lunghezza e se è indicizzato o meno. I dati specificati nella tabella 3.5, debbono ora essere inseriti nell ambiente di Figura Si scrive il nome del campo, in questo caso Titolo, nell apposito spazio. Nella zona Tipo dati, per questo campo, aprendo il menù a discesa si sceglie il tipo Testo (Figura 20-5). In basso, è attiva la casella Generale dove l utente può scegliere le Dimensioni del campo; Access propone per default 50 e l utente ha facoltà di accettare la proposta oppure di modificarla. Nelle righe sottostanti, bisogna ripetere la sequenza di lavoro, per tutti e sei i campi previsti, digitando il nome del campo, il tipo, le dimensioni e il formato. Al termine della digitazione, la situazione dovrà essere quella di Figura

11 In Figura 22-5 si è inteso visualizzare il dettaglio dei formati numeri disponibili; essi sono: Byte, Intero, Intero lungo, Precisione singola, Precisione doppia, ID replica, Decimale. Per accedere al dettaglio, si è dovuto posizionare il cursore sull unico campo numerico previsto nella tabella. Figura 19-5 Figura 20-5 Figura

12 Figura 22-5 Anche i campi tipo Data e ora hanno dei formati alfanumerici particolari; il dettaglio di quelli disponibili, è visibile in Figura Figura 23-5 Figura 24-5 Sapere cos è una chiave primaria, individuare il campo idoneo e definirla. Ultimata la fase di strutturazione della tabella, ora si tratta di prendere una decisione importante. Per individuare ogni record, che farà parte della tabella, c è bisogno di un campo univoco, che non si ripeti e a cui Access possa fare riferimento per individuare quello specifico record fra i tanti disponibili. Ad esempio nella struttura tabellare di Figura 21-5, un campo univoco, capace di distinguere un record da tutti gli altri, potrebbe essere il campo Titolo, poiché si presume che non possano esistere due libri con lo stesso titolo. Ad essere pignoli (e bisogna esserlo!) si potrebbe osservare che tale metodo ingenererà della confusione allorché si incontri un libro, con lo stesso titolo, suddiviso però in due o più volumi. Bisogna trovare un altra soluzione. Nella tabella in discussione, non è stato volutamente inserito il numero ISBN, che in base ad una convenzione internazionale, individua univocamente ogni libro. Il numero ISBN potrebbe svolgere egregiamente la funzione di campo di riferimento; una possibile soluzione sarebbe quella di inserire nella tabella di Figura 21-5, il campo ISBN ed indicare ad Access di usarlo come campo di riferimento. Tecnicamente parlando, la funzione di campo di riferimento si chiama Chiave Primaria. Un altra soluzione è quella di delegare a Microsoft Access, la generazione automatica e la gestione di un campo che svolga la funzione di chiave primaria. Nella prima soluzione è l utente che si occupa di gestire la chiave primaria; nella seconda la gestione della chiave primaria è automatica ed affidata a Microsoft Access. Quale delle due soluzioni sia la migliore è un problema secondario; se il database è semplice (come nel caso in esame) allora una semplice chiave primaria gestita da Access è una soluzione indolore, come dire semplice ed efficace nello stesso tempo. Se il database è più complesso ed articolato, allora una chiave gestita dall utente è probabilmente la soluzione migliore, poiché obbliga l operatore ad avere una visione completa del progetto. Inserire o eliminare un campo nella struttura della tabella. Se si decide quindi questo percorso, allora bisogna inserire il campo ISBN e indicare ad Access che esso è il campo di riferimento, con cui individuare univocamente ogni record. 285

13 Figura 25-5 Figura 26-5 Si faccia click sul primo campo, inserito nella struttura, in modo da selezionare l intera riga, così come mostra la Figura Per selezionare l intera riga, bisogna portare il cursore del mouse sul riquadro posto alla sinistra della riga e allorché il cursore del mouse cambia forma, per divenire quella di un triangolo, con vertice orientato verso destra, allora si prema il tasto sinistro del mouse. Mantenendo la selezione attiva, si faccia click sul tasto destro del mouse. Dal menù di scelta rapida si scelga Inserisci righe. Questa operazione è necessaria, per creare una riga vuota, al di sopra dei campi esistenti, per inserire il nuovo campo ISBN. Una volta che si sarà creata la riga vuota, digitare il nome del campo che sarà ISBN e il tipo di dati che sarà testo; per quanto concerne la dimensione del campo si può digitare

14 Qualora sia necessario eliminare un campo dalla struttura della tabella, si può fare click con il tasto sinistro del mouse in una zona qualsiasi della riga o nella zona Nome campo oppure nella zona Tipo dati; in seguito eseguire una fra le seguenti azioni: con il tasto destro del mouse attivare il menù di scelta rapida che sarà identico a quello di Figura 25-5; nell elenco delle opzioni disponibili scegliere Elimina righe; fare click su Modifica e scegliere Elimina righe. Esaminando attentamente il menù di Modifica si osserva che esistono due opzioni per poter eliminare campi dalla struttura della tabella: elimina; elimina righe; La prima, quella di nome elimina è attiva solo nel momento in cui si seleziona l intera riga facendo click sul numero di riga stesso. Per cui, eseguendo preventivamente la selezione di una singola riga, per cancellare quella selezionata, si può usare anche il tasto Canc della tastiera. In ogni caso, prima di procedere alla eliminazione di un campo, visto che è un operazione irreversibile (bisognerebbe digitare di nuovo tutte le caratteristiche del campo) Access chiederà conferma all utente se intende procedere all eliminazione di un campo oppure desidera annullare l operazione. Impostazioni preliminari per definire una Chiave primaria gestita dall utente. Si rendono necessarie altre due modifiche alla struttura della tabella, evidenziate in Figura 26-5: visto che questo campo deve svolgere la funzione di chiave primaria, è necessario che esso sia obbligatoriamente inserito e tale necessità viene specificata ad Access, nell area Proprietà campo, nella riga Richiesto in cui è stato messo un Sì. L altra impostazione, concerne una eventuale Lunghezza zero della stringa corrispondente al campo: sempre nella Proprietà campo, riga Consenti lunghezza zero è stato specificato No. Duplicati non ammessi: questa funzione è indispensabile quando a gestire la chiave primaria è l operatore; impostando Duplicati non ammessi, Access controllerà che ad ogni digitazione non esista un campo, precedentemente digitato, identico a quello che si sta introducendo. Ciò aiuta l operatore a non commettere errori grossolani, come avere due campi indice uguali. Impostazioni preliminari per definire una Chiave primaria gestita da Access: indicizzare un campo e non. Nell eventualità in cui l utente decida di delegare ad Access la funzione di generare e gestire un campo per la creazione di una chiave primaria, la procedura prevede qualche diversità. Figura 27-5 Essa è esattamente identica fino al punto in cui si decide di creare una riga vuota, al di sopra dei campi esistenti. In ragione di ciò si esegua la procedura descritta ed illustrata nella Figura In seguito, si digiti un campo di nome ID BIBLIO, tipo di dati Contatore, e nella zona Proprietà campo impostare le seguenti proprietà: Dimensione campo: Intero lungo - Indicizzato: Si, con Duplicati non ammessi. 287

15 Figura 28-5 Figura 29-5 Predisponendo un campo di tipo Contatore, ad ogni inserimento di un nuovo record nella tabella relativa, Microsoft Access genererà automaticamente un numero intero. Ogni numero individuerà, in maniera specifica, il record relativo. Con questa tecnica di lavoro, l utente delega ad Access la funzione di generare l indice univoco da assegnare ad ogni record. Per quanto concerne le proprietà del campo, che sarà designato come chiave primaria gestita da Access, bisogna indicare: Contatore: questo tipo di campi, si incrementano automaticamente ogni qualvolta verrà digitato un record; Indicizzato: è evidente che bisogna scegliere il Si, poiché questo campo, deve svolgere proprio la funzione di indice della tabella. Impostare una chiave primaria. Sia che la Chiave primaria sia gestita dall utente che da Access, bisogna finalizzare le impostazioni preliminari con l impostazione conclusiva per cui il campo, adeguatamente preparato, divenga Chiave primaria. L operazione può essere eseguita in diversi modi. La prima azione consiste nel posizionare il cursore a fianco del nome del campo designato come chiave primaria, oppure selezionare l intera riga (Figura 27-5). In seguito eseguire una fra le seguenti opzioni: click con il tasto destro del mouse e dal menù di scelta rapida, scegliere l opzione Chiave primaria. (Figura 28-5); click su Modifica e dal relativo menù, scegliere l opzione relativa (Figura 29-5); click sull apposito pulsante, l icona a forma di chiave, visibile sulla barra degli strumenti. Microsoft Access segnalerà all utente il campo individuato come chiave primaria, apponendo un disegnino a forma di chiave, alla sinistra del campo. Chiudere l ambiente di struttura tabella e salvare. Dopo aver completata la struttura della tabella, inserendo i nome dei campi che la formano e specificando le proprietà di ognuno di essi, designata e impostata la chiave primaria si può concludere questa fase chiudendo l ambiente di Struttura tabella e salvando le modifiche effettuate. Il lettore può osservare che a questo punto del lavoro, la tabella ancora non ha un nome; ebbene nell ambiente di Access, il nome alla tabella sarà assegnato solo al momento in cui si procede all operazione di chiusura e quindi di registrazione degli inserimenti effettuati. 288

16 Figura 30-5 Figura 31-5 Figura 32-5 Figura 33-5 Per salvare si può fare click su File e, dal menù subordinato, scegliere Salva con nome. Dopo aver fatto click su Salva con nome (Figura30-5), Access pone a disposizione dell utente, una finestra di dialogo in cui si può scrivere il nome con cui dovrà essere salvata la tabella (Figura 31-5). Access propone il nome Tabella1; è preferibile non accettare il suggerimento, cancellando il nome consigliato e digitandone uno più specifico, in seguito confermare facendo click su OK, oppure premendo Invio. Un altro modo per chiudere e salvare è quello di fare click sulla X di colore nero, su sfondo bianco, dell ambiente di Struttura tabella, visibile in Figura Si faccia attenzione, poiché la X bianca su sfondo rosso, che si trova più in alto, chiude Microsoft Access ed il database attivo. La x nera, di piccole dimensioni, su sfondo bianco, chiude l ambiente di Struttura tabella. Dopo aver fatto click sul pulsante Chiudi finestra di Figura 32-5, Access chiederà all utente, tramite un avviso, se intende procedere al salvataggio della tabella testé completata alla risposta affermativa, l utente dovrà digitare il nome, che dovrà essere assegnato alla tabella, in una finestra di dialogo come quella di Figura Access e le tabelle: la modalita creazione guidata tabella. Con riferimento alla Figura 17-5, si faccia click sull oggetto Tabelle, si selezioni l opzione Crea una tabella mediante una creazione guidata e si faccia click su Nuovo. Microsoft Access chiederà conferma all utente, sulle sue intenzioni, mediante la finestra di dialogo di Figura 34-5, in cui si dovrà scegliere Creazione guidata tabella e confermare facendo click su OK, oppure premendo Invio. Figura 34-5 Nella finestra di dialogo seguente, Access pone a disposizione dell utente, una serie di tabelle di esempio già pronte sia in Ambito professionale che in Ambito privato (Figura 35-5). Per ogni tabella sono disponibili una serie non indifferente di campi. L utente deve scegliere 289

17 l Ambito, poi la tabella ed in seguiti i campi che ne faranno parte. Per scegliere i campi, è sufficiente selezionarli e poi fare click sul pulsante con il segno di maggiore (>). Non è obbligatorio inserire tutti i campi disponibili, pur essendo questa un operazione fattibile, facendo click sul pulsante con il doppio segno di maggiore (>>). Si rammenti che è necessario scegliere un campo che dovrà poi svolgere la funzione di Chiave primario e quindi deve essere in grado di individuare univocamente ogni record, che sarà inserito nella tabella. Figura 35-5 Dopo aver scelto i campi bisognerà fare click su Avanti per continuare nella procedura guidata. In Figura 36-5, è stato scelto l Ambito privato, la tabella Libri e alcuni campi scelti in modo da costruire una tabella simile a quella già implementata nel paragrafo precedente. Una volta ultimata la tabella, Il campo IDlibro sarà la Chiave primaria. Figura 36-5 Il campo Autore, non è presente fra quelli di esempio; è stato ottenuto facendo click su Rinomina campo e modificando il nome ad un altro campo qualsiasi. Facendo click su Avanti, per proseguire il wizard, Access propone il successivo ambiente per la Creazione Guidata Tabella, Figura 37-5, in cui bisognerà digitare il nome della tabella. 290

18 Visto il nome della tabella originaria, Access propone Libri; volendo si può accettare il suggerimento, oppure rigettarlo, cancellando la proposta e digitando un altro nome. Ancora nell ambiente di lavoro di Figura 37-5, l utente deve scegliere se impostare la chiave primaria in modo automatico (opzione selezionata in modo predefinito) oppure se impostare la chiave primaria definita dall utente. Figura 37-5 In questo esempio, lasceremo la chiave primaria impostata in modo automatico. Facendo click su Avanti, Access proporrà la finestra successiva, riprodotta Figura 38-5, in cui l utente deve scegliere se modificare la struttura della tabella oppure aprire la tabella in modalità foglio dati per potervi digitare i dati; confermando l opzione, così come appare in figura, si faccia click su Fine. Lasciando selezionata l opzione per l Immissione di dati direttamente nella tabella, Access la aprirà in modalità Foglio dati, per consentire all utente la digitazione. L ambiente è quello di Figura Digitando alcuni dati, si noti che Access ha correttamente scelto il campo ID libro come chiave primaria, assegnandogli il formato Contatore e che esso si incrementa automaticamente, non appena si inizia a digitare un record. Figura

19 Figura 39-5 Creare una tabella mediante immissione dei dati. La terza modalità, per la generazione di una tabella, la si avvia facendo click sull opzione Crea una tabella mediante l immissione dei dati (Figura 17-5). Figura 40-5 Bisogna selezionare l opzione menzionata e fare click su Nuovo (Figura 40-5). Access, come per le altre volte, chiede conferma all utente mediante la finestra di dialogo Nuova tabella, in cui bisognerà scegliere Visualizzazione Foglio dati e confermare premendo Invio Figura

20 . L ambiente di lavoro a cui si accede è quello di Figura La Figura 42-5 visualizza un parziale dell ambiente di lavoro di Figura Per poter assegnare un nome ai campi, è necessario un doppio click sulle etichette provvisorie Campo1, Campo2, ecc. Ad esempio, in Figura 42-5, al posto dell etichetta Campo1 è stato digitato ID libro. L etichetta Campo2 è stata rinominata come Editore ecc. Le colonne usate in totale sono sei; quelle in eccesso, possono essere selezionate, mediante un click del tasto sinistro del mouse in intestazione della colonna stessa e, mantenendo la selezione attiva, si faccia click con il tasto destro del mouse, e dal menù contestuale si scelga Elimina colonne. (Figura 42-5). Figura 42-5 Volendo definire più completamente la tabella, è preferibile accedere alla sua Struttura. Per fare ciò è sufficiente fare click sul pulsante apposito, di nome Visualizza e disponibile sulla barra degli Strumenti. (Figura 43-5). Figura

21 Prima di consentire il passaggio alla modalità Struttura, Access chiede all utente il nome con cui deve essere salvata la tabella. Siccome, nell ambito del database, già esiste una tabella di nome Libri, a questa seconda tabella si potrebbe dare il nome Biblioteca. (Figura 44-5).Dopo che la tabella è stata salvata, Access verifica l esistenza o meno di una chiave primaria e avvisa l utente che non ne è stata trovata nessuna. (Figura 45-5). Figura 44-5 Figura 45-5 La semplice definizione del campo ID libro non è sufficiente affinché Access lo individui e lo definisca come chiave primaria; nell avviso di Figura 45-5, Access chiede se bisogna definirla adesso. Scegliendo Si, Access creerà un ulteriore campo e lo definirà chiave primaria; siccome è stato preparato il campo che dovrà essere definito come chiave primaria, si scelga il No e si acceda alla struttura della tabella. In struttura sarà possibile definire il campo ID libro come chiave primaria, in uno dei modi già descritti in precedenza. Gestire una tabella. In una delle due tabelle, che formano il database, sono stati digitati alcuni valori, non attinenti a nessuna realtà specifica, ma semplicemente inventati. Tuttavia, essi saranno di aiuto per potervi fare riferimento negli esempi seguenti. La situazione di partenza è quella di Figura Ordinare una tabella in modo numerico o alfabetico sia crescente che decrescente. Volendo si potrebbe desiderare di sistemare i pochi dati in tabella, ponendoli in ordine alfabetico, ad esempio, secondo il campo Editore. Access consente di fare ciò con semplicità e rapidità: o posizionare il cursore in uno qualsiasi dei campi della colonna identificata dall etichetta Editore; o anche senza selezionare fare click sul pulsante AZ, con la freccia verso il basso, se si desidera l ordinamento ascendente, dalla lettera A alla lettera Z; o anche senza selezionare fare click sul pulsante ZA, con la freccia verso il basso, se si desidera l ordinamento discendente, dalla lettera Z alla lettera A. La tabella ordinata per Editore è visibile in Figura

22 Figura 46-5 Figura 47-5 Lo stesso effetto, lo si sarebbe potuto ottenere, agendo sulla barra dei menù, posizionando preventivamente il cursore nella colonna da usare come criterio di ordinamento. Figura 48-5 In Figura 48-5, si può notare che, volendo agire tramite la barra dei menù, si sarebbe dovto fare click su Record, dal menù subordinato scegliere Ordina, e poi l opzione Ordinamento crescente oppure Ordinamento decrescente. E evidente che sia agendo tramite la barra degli strumenti, che tramite la barra dei comandi, il criterio da usare nell ordinamento è la posizione del cursore. Ordinamenti, secondo criteri diversi, possono essere effettuati posizionando il cursore su uno degli altri campi, concernenti etichette identificative di altre colonne. Naturalmente l Ordinamento può essere eseguito scegliendo campi che abbiano altri formati, come quelli numerici oppure per data o anche per indice (campo ID libro nell esempio di Figura 48-5). Usare il comando di Ricerca. Certamente non è difficile individuare un record fra i cinque inseriti nella tabella di esempio. Però in database più consistente, può essere comodo disporre di un comando che permetta di individuare un record fra i tanti della lista. Si supponga di voler individuare il record corrispondente all autore Marchini. Anche in questo caso, la posizione del cursore svolge una funzione importante. Sappiamo che Marchini è un autore, per cui bisogna posizionare il cursore in uno qualsiasi dei campi della colonna identificata dall etichetta Autore. Dopo aver eseguito questa azione, bisogna fare click sul pulsante Trova, disponibile sulla barra degli strumenti, che in analogia a quanto già visto negli altri software di casa Microsoft, è a forma di binocolo. La finestra di dialogo che Access pone a disposizione dell utente corrisponde a 295

23 quella di Figura 49-5 ed in essa bisogna digitare il testo corrispondente al criterio di ricerca, nell esempio Marchini, nella casella di nome Trova. Altre opzioni dell ambiente Trova, sono: Figura 49-5 la casella Cerca in, già impostata sulla colonna Autore, poiché preventivamente è stato posizionato il cursore nella relativa colonna; la casella Confronta, posizionata su Campo intero; altre opzioni, disponibili, aprendo il menù a discesa, sono Parte del campo e Inizio campo. Queste altre opzioni sono da usare nell eventualità in cui non si rammenti l intero nome (in database di 1000 e più record può benissimo accadere) e ad esempio si digiti solo la parte iniziale del testo da individuare; la casella Cerca in, nella parte inferiore della finestra, in cui le opzioni disponibili sono Su Giù Tutto; l opzione Maiuscole/Minuscole, qualora selezionata indica ad Access di tener conto della distinzione Maiuscole e Minuscole. Il comando Trova funziona con le stesse modalità qualora si desideri effettuare la ricerca su un numero o su una data. Si sottolinea l importanza di effettuare le dovute impostazioni qualora: non si rammenti se il campo è completamente minuscolo, oppure Maiuscolo o con la sola iniziale Maiuscola; in questo caso non porre il segno di spunta sulla casella Maiuscole/Minuscole; se non si ricorda l esatta dicitura del campo, digitare nella casella di nome Trova: i caratteri o almeno l iniziale di cui si è sicuri; in questo caso, nel menù a discesa, di nome Confronta scegliere Parte del campo; anche se Access accetta svariati formati della data, è conveniente essere ordinati: sceglierne uno da adoprare in tutto il database; anche se non si ricordi completamente la data, digitare nella casella Trova: la parte di cui si è certi, attivando poi il confronto su Parte del campo. Il comando Sostituisci. Desiderando cambiare l autore Marchini in Marchino, si può usufruire dell ambiente di Sostituisci. Oramai dovrebbe essere un fatto acquisito che l ambiente di Sostituisci è accessibile o direttamente dalla finestra di Trova, oppure dalla barra dei comandi, facendo click su Modifica e scegliendo Sostituisci. (Figura 50-5). L ambiente di lavoro della scheda Sostituisci è simile a quella di Trova; l unica variante è proprio quella di porre a disposizione dell utente una ulteriore casella, in cui digitare il testo che deve rimpiazzare quello esistente. (Figura 51-5). L operatore ha a disposizione tre pulsanti: Sostituisci, Sostituisci tutto e Trova successivo. Con il pulsante Sostituisci, Access propone di volta in volta le occorrenze trovate e chiede all utente se intende procedere con la sostituzione o meno. Con il pulsante Trova successivo l utente può procedere nella ricerca, esaminando di volta in volta se è conveniente procedere nella sostituzione o meno. Se opta per il si, fa click su Sostituisci; se opta per il no, fa click su Trova successivo. L utente sarà avvisato da un apposito messaggio, quando tutto il documento sarà stato controllato. Con il pulsante Sostituisci tutto, Access procede al rimpiazzo immediato di tutte le occorrenze trovate, senza chiedere il parere dell utente. Anche per questo ambiente valgono le stesse considerazioni, concernenti le caselle di nome Cerca in: e Confronta, illustrate nel paragrafo precedente. 296

24 Figura 50-5 Figura 51-5 Le diverse visualizzazioni navigare nella tabella. Può far comodo passare dalla visualizzazione Foglio dati a quella della Struttura della tabella. Oltre che per il pulsante Visualizzazione, disponibile sulla barra degli strumenti già visto in precedenza, si può usare il menù dei comandi, aprendo quello di Visualizza, così come mostrato in Figura Figura 52-5 Figura 53-5 In Figura 53-5, nella zona inferiore sinistra, si possono notare alcuni pulsanti che Access pone a disposizione dell utente, utili per muoversi nell ambito della tabella. Più in dettaglio: facendo click su questo pulsante, Access posiziona il cursore nel campo del record, con cui inizia la lista, corrispondente alla colonna in cui si trova il cursore; ad esempio se il cursore si trova nel campo Titolo, sul volume L intelligenza Artificiale, facendo click su questo pulsante, Access posizionerà il cursore sul campo Titolo del primo record dove c è il volume dal titolo Il morphing. questo pulsante permette di spostarsi indietro di record in record, sullo stesso campo in cui si trova il cursore; ad esempio se il cursore si trova posizionato sul campo Titolo sul 297

25 volume I numeri nella vita, facendo click su questo pulsante, Access posizionerà il cursore sul volume L intelligenza Artificiale. indica il numero corrispondente al record in cui si trova il cursore. Volendo è possibile fare click all interno di questa casella e scrivere il numero corrispondente al record desiderato e poi premere Invio: il cursore si sposterà al record corrispondente al numero digitato. questo pulsante permette di spostarsi avanti di record in record, sullo stesso campo in cui si trova il cursore; ad esempio se il cursore si trova posizionato sul campo Titolo sul volume L intelligenza Artificiale, facendo click su questo pulsante, Access posizionerà il cursore sul volume I numeri nella vita. questo pulsante permette di posizionare, con un colpo solo,il cursore sull ultimo record della lista. Anche in questo caso il movimento è dal campo dove si trova il cursore, al campo corrispondente, dell ultimo record. questo pulsante consente di posizionare il cursore sul primo record vuoto, per iniziarne l inserimento di uno nuovo. Comprendere la finalità di una query. Poter interrogare un database, estrapolando i dati originari, ed ottenere delle informazioni da una tabella, è il compito delle query. Tradotto in italiano query ha il significato di domandarichiesta. Ebbene, tramite l oggetto query, l utente può formulare delle richieste ad una tabella affinché Access possa estrapolare, dalla tabella originaria, una seconda tabella contenente solo i dati richiesti. E evidente che non è possibile formulare query se, nell ambito del database, non esiste almeno una tabella. Una query può essere ottenuta interrogando: una tabella - più tabelle, - una tabella e una query, - una query già esistente - più query già esistenti, in ogni caso potendo prendere campi dall una e dall altra. Anche la query si può costruire sia in Creazione guidata query che in modalità Struttura. Costruire una query in modalita creazione guidata. E la modalità più semplice. Si tratta di un wizard che guida l utente, passo passo, nel costruire la query. Si faccia click sull oggetto Query, poi si selezioni Crea una query mediante una creazione guidata e si faccia click su Nuovo. (Figura 54-5). Figura 54-5 Anche stavolta Access chiederà conferma all utente su quali sono le sue intenzioni e gli consentirà di scegliere l oggetto sorgente da interrogare, che come già detto, possono essere una o più tabelle e/o query. All inizio è consigliabile praticare percorsi facilmente comprensibili e pertanto si sceglierà una sola tabella fra le due disponibili. Dopo aver 298

26 eseguito le azioni elencate nel paragrafo precedente, Access pone a disposizione dell utente l ambiente di lavoro di Figura 55-5, fra le cui opzioni, bisogna scegliere Creazione guidata query semplice e si confermi con un click su OK, oppure premendo Invio. La prima scheda del wizard corrisponde a quella di Figura Le azioni e le impostazioni da compiere sono quelle elencate di seguito. Scelta della tabella o della query sorgente: questa azione va eseguita aprendo il menù a discesa della casella Tabelle/query e scegliendo, fra quelle disponibili, la tabella o query da interrogare. Scegliere i campi da inserire nella query: contrariamente a quello che si potrebbe pensare, non è necessario inserire tutti i campi della tabella originaria nella query che si sta costruendo. La scelta va fatta o campo per campo, selezionando di volta in volta quello da inserire e facendo click sul pulsante > oppure inserendo tutti i campi della tabella origine, facendo click sul pulsante >>. Effettuate le scelte opportune (anche eseguire qualche prova non è una cattiva idea, anzi ) confermare facendo click su Avanti per accedere alla scheda successiva, mostrata in Figura 57-5, in cui bisogna assegnare il nome con cui la query sarà salvata e riconosciuta nell ambito del database. Figura 55-5 Figura 56-5 Access propone Biblioteca query, ma si è preferito togliere la specifica query e scrivere il nome Biblio-var, poiché sarà usata in diversi modi (variabile). Infine bisogna scegliere se Aprire la query per visualizzare le informazioni oppure se Modificare la struttura della query. Scegliendo questa seconda opzione, la query verrebbe aperta in modalità Struttura e, siccome ancora non è stato trattato questo ambiente di lavoro, si può lasciare l opzione su Aprire la query e fare click su Fine, per terminare il wizard. Access aprirà la query, in modalità Foglio dati e per il momento non si vedrà alcuna modifica rispetto alla tabella sorgente, poiché ancora non è stata formulata l interrogazione che estrapolerà i dati dalla tabella sorgente. (Figura 58-5). 299

27 Figura 57-5 Figura 58-5 Costruire una query in modalita struttura. Si faccia riferimento alla Figura 17-5, si faccia click su Query, si scelga Crea una query in visualizzazione Struttura e si faccia click su Nuovo. (Figura 59-5). Figura

28 Figura 60-5 Ancora una volta Access chiederà conferma all utente sulle sue intenzioni, che dovranno essere confermate scegliendo l opzione Visualizzazione Struttura. (Figura 60-5). Nella scheda seguente Access chiede all utente la tabella o tabelle o query da usare come origine dei dati. (Figura 61-5). Nella scheda Tabelle Access visualizza le tabelle disponibili nel database, nella scheda Query saranno elencate le query utilizzabili e nella scheda Entrambe, si avrà un unico elenco composto sia da Tabelle che da Query. Bisogna selezionare la tabella o query di interesse e fare click sul pulsante Aggiungi; per aggiungere più tabelle o query è sufficiente effettuare l azione di selezione e click su Aggiungi, più volte. Figura 61-5 Figura 62-5 Per le nostre finalità, andrà benissimo selezionare e aggiungere solo la tabella Biblioteca. Dopo aver aggiunto la tabella si potrà fare click su Chiudi. Il successivo ambiente di lavoro è mostrato in Figura Per poter completare la definizione della query, bisogna inserire i 301

29 campi, che formano la tabella, negli appositi spazi. Anche in questo caso la flessibilità è massima, poiché non è obbligatorio, se non necessario, inserire tutti i campi nella query. I campi appaiono elencati nella tabella, posta in alto alla sinistra dell ambiente di lavoro. Per poter inserire i campi negli appositi spazi, bisogna fare click su ciascuno di essi e trascinarli dentro la casella Campo, con il tasto sinistro del mouse. Figura 63-5 E anche possibile procedere mediante un doppio click del tasto sinistro del mouse, sul nome del campo da inserire. Rispettare un ordine nella disposizione dei campi nella struttura della query e passare alla visualizzazione foglio dati. L ordine con cui bisogna eseguire l inserimento non è casuale, poiché nell eventualità in cui si preveda di effettuare ordinamenti con più criteri, i campi che si trovano alla sinistra avranno la priorità su quelli alla propria destra. Normalmente si rispetta la sequenza con cui sono disposti i campi nella tabella di origine, ma si tenga presente che ciò non è un vincolo obbligatorio e potrebbe essere necessario procedere in diverso modo. I campi disposti negli appositi spazi, sono visibili in Figura Nuovamente siamo giunti ad un punto in cui la fase di costruzione della query è conclusa; la tabella che ne risulterà sarà identica alla tabella sorgente poiché anche in questo caso, non è stata formulata una query e per cui ancora non sono stati estrapolati i dati che formeranno la tabelle risultante. Per passare dalla modalità Struttura alla modalità Foglio dati è sempre possibile farlo mediante il pulsante Visualizza, ampiamente usato in precedenza. In questa situazione, passando alla modalità foglio dati, si avrà una situazione identica a quella della Figura Sempre mediante il pulsante Visualizza, si può passare dalla modalità Foglio dati a Struttura. Il dettaglio dell ambiente di struttura della query: ordinamento e mostrare o non mostrare i campi. Sia che la query sia stata costruita in modalità Creazione Guidata, che agendo sulla struttura, la domanda che fungerà da filtro per cui taluni record saranno visualizzati e altri non lo saranno, dovrà essere digitata nell ambiente di Struttura della query. Figura

30 La Figura 64-5, mostra un dettaglio dell ambiente di lavoro di Figura Nella riga corrispondente a Campo, è riportato il nome del campo. Nella riga corrispondente a Tabella, è riportato il nome della tabella origine. Nella riga Ordinamento, si può scegliere se eseguire un ordinamento e, nell eventualità, se esso deve essere di tipo crescente o decrescente. Nella casella Mostra, quando il segno è presente, Access mostrerà il campo relativo togliendo il segno di spunta, il campo non sarà mostrato. Nella riga Criteri bisognerà digitare i criteri, o il criterio, secondo cui il campo deve essere filtrato. Nella riga Oppure, che non è obbligatorio riempire, ma solo se necessario, bisogna digitare una regola alternativa a quella digitata in corrispondenza della riga Criteri. Eseguire query agendo su campi di testo. E ora di passare a qualche esempio pratico. Figura 65-5 Per poter meglio esemplificare, alla tabella è stato aggiunto qualche altro record; la situazione è quella di Figura L esigenza è quella di voler filtrare i dati in tabella, mostrando solo i record corrispondenti all editore Bianchini (numero 2 occorrenze). Nell ambiente di Struttura in corrispondenza del campo Autore, nella riga Criteri bisognerà digitare il testo cercato. La Figura 66-5, è esemplificativa al riguardo, mentre il risultato dell interrogazione è visibile in Figura Per passare dall ambiente di Struttura a quello Foglio dati, si può sempre far ricorso al pulsante Visualizza. Figura 66-5 Figura 67-5 Dall osservazione della Figura 67-5, si nota il comportamento di Access, che ha interrogato la tabella e mostrato solo i record corrispondenti alle informazioni desiderate. Eseguire query tramite i caratteri jolly. Una interrogazione lievemente più complessa, è quella seguente, in cui l esigenza è quella di visualizzare solo i record che hanno l autore il cui nome inizia con il carattere R. Abbiamo imparato che le interrogazioni si formulano nell ambiente di Struttura e pertanto è in tale 303

31 contesto che ci si accinge a lavorare. Sono praticabili due soluzioni, entrambe degne di nota e funzionanti: o Digitare il carattere R seguito da asterisco, quindi R* o Digitare LIKE R* Chiave di volta della query è il simbolo asterisco; in altre parole l interrogazione potrebbe essere così tradotta: visualizzare tutti i record il cui campo Autore inizia per R ed è seguito da qualsiasi carattere. Per eseguire questa nuova query, bisogna eliminare la regola introdotta nel precedente esempio, nella riga Criteri. La Figura 68-5, è un esempio di quanto detto. Ovviamente le regole enunciate sono valide anche per gli altri campi inseriti nella query e possono essere proficuamente utilizzate in tutti i database. Un altro operatore logico, con uso e significato diverso dall asterisco è il punto interrogativo. Mentre l asterisco sta ad indicare qualsiasi sequenza di caratteri, posta prima o dopo il testo, il punto interrogativo sta a specificare che in quella posizione esiste un carattere, ma che non si rammenta quale esso sia. Così ad esempio, se nella tabella precedente, l esigenza fosse quella di cercare gli autori con la lunghezza dell identificativo di sei caratteri, basterebbe digitare, sempre nella riga criteri: Like??????.I punti interrogativi sono sei ed indicano ad Access che deve visualizzare solo ed unicamente gli identificativi dell autore con sei caratteri. Figura 68-5 La query è mostrata nella Figura 69-5 ed il risultato in Figura Si rammenta al lettore, che opportunamente esegue questi semplici esempi pratici, di rimuovere la regola precedente prima di digitarne una nuova. Per esemplificare il comportamento di Access, si sta agendo sempre sulla medesima query; in realtà, ogni query dovrebbe essere salvata con un proprio nome e si dovrebbe, ad ogni esempio, agire su una nuova query. Figura 69-5 Eseguire query tramite operatori logici. Per arricchire la quantità degli esempi praticabili, la tabella originaria è stata nuovamente modificata, inserendo dei numeri di telefono e di fax. Figura

32 La situazione è quella di Figura 71-5; i dati inseriti saranno usati, nel prossimo esempio, per illustrare come Access riconosce ed interpreta correttamente anche alcuni operatori logici. Gli operatori logici che Access è in grado di interpretare correttamente, sono tre: AND: sono specificate due o più condizioni e verranno visualizzati solo i record che soddisfano tutte le regole digitate; OR: sono specificate due o più condizioni e verranno visualizzati solo i record che soddisfano almeno una fra le regole digitate; NOT: operatore di negazione logica: usato per indicare le condizioni per cui non bisogna visualizzare alcuni record. Per facilitare il compito dell operatore, i criteri legati dall operatore logico OR si digitano su due righe diverse; i criteri legati dall operatore logico AND si digitano sulla stessa riga. Figura 71-5 L esigenza sia quella di filtrare i record, mostrando solo quelli il cui numero di telefono, oppure il numero di fax, inizi con il prefisso 06. Le condizioni sono due ed è sufficiente che sia soddisfatta solo una fra le due regole: o il numero di telefono o il numero di fax, debbono iniziare con il prefisso 06. La query è mostrata in Figura Figura 72-5 Il risultato della query è quello di Figura Il criterio OR risulta evidente dall osservazione della Figura 73-5, in cui l autore Marchino ha due prefissi diversi, ma era sufficiente il rispetto di una delle due condizioni e non di entrambe. Nell esempio seguente si verificherà la condizione AND. L esigenza sarà quella di visualizzare i record, in cui i campi telefono e fax, debbono essere entrambi 06. Nell ambiente di Struttura, sarà sufficiente digitare le due regole sulla stessa riga, che sarà quella dei Criteri. La Figura 74-5 mostra le due regole e la Figura 75-5, visualizza il risultato dell interrogazione. In Figura 75-5 si osservi che stavolta il record dell autore Marchino non è stato visualizzato, poiché solo uno dei due prefissi rispettava le condizioni imposte. Per poter ancora completare il testo, con ulteriori documenti, la tabella originaria è stata nuovamente modificata, inserendo un immaginario numero di copie ed eliminando i campi Telefono e fax. (Figura 76-5). Figura

33 Figura 74-5 Figura 75-5 Figura 76-5 Eseguire query tramite operatori matematici. Access, ovviamente, è in grado anche di interpretare ed usare perfettamente una serie di operatori matematici, che consentono di eseguire interrogazioni anche su dati di tipo prettamente numerico, come potrebbero ad esempio essere, i numeri di copie depositate. La tabella n. 4.5 elenca gli operatori matematici. Ad esempio, si imposti una query per visualizzare solo i record in cui il campo Numero di Copie, sia maggiore oppure uguale a 9. tabella n. 4.5 Sempre dall ambiente di Struttura, si rimuova la regola o le regole precedenti, ed in corrispondenza del campo Numero Copie, sempre sulla riga Criteri, si digiti >=9. Ovviamente il campo Numero di Copie è stato inserito nella tabella originaria, ed è stato specificato come formato Numerico; in seguito è stata eseguita ex novo la query. La sintassi dell espressione è mostrata in Figura Il risultato della query è quello di Figura 78-5 Figura

34 Figura 78-5 Eseguire query sulle date. Access consente di impostare delle query, anche interagendo con le date, essendo in grado di stabilire relazioni di maggioranza o uguaglianza fra due date. Come al solito un esempio servirà a chiarire le idee. Nella tabella sono disponibili alcuni campi con il formato di data. Si vuole che Access visualizzi proprio i volumi dati in prestito dopo il mese di settembre. La sintassi della dichiarazione da inserire, nell ambiente di Struttura, è la seguente: ># # il segno di maggiore che precede l espressione, è rivolto verso Criteri, ad indicare che il soggetto dell azione è il Criterio che deve essere maggiore della data che segue. Access individua la data, poiché è racchiusa fra i simboli di cancelletto e pertanto si rammenti tale regola: ogni data deve essere compresa fra questi simboli. La Figura 79-5, mostra la formula della query impostata e la Figura 80-5, visualizza il risultato. Figura 79-5 Figura 80-5 A questo punto al lettore diviene evidente che Access consente di porre in relazione due estremi di date. Si supponga di voler mostrare solo i record dei libri riconsegnati nel mese di ottobre. La tabella di partenza è quella di Figura Figura 81-5 Come è evidente, dall osservazione della Figura 81-5, le occorrenze saranno due. La sintassi dell espressione da digitare, sempre nella riga Criteri ed in corrispondenza del campo Data di consegna, è la seguente: >#30/09/2004# AND <#01/11/2004# Stavolta le date sono due ed i segni di maggiore e minore, sono sempre rivolti verso Criteri che è sempre il soggetto dell azione. Le due date sono legate dall operatore logico AND, che implica il soddisfacimento di entrambe le condizioni date. La Figura 82-5, mostra la sintassi della query e la Figura 83-5, visualizza il risultato. 307

35 Figura 82-5 Figura 83-5 Access possiede un altra sintassi che è forse più semplice e consente di impostare gli estremi, entro cui debbono essere estratti i record, precisando esattamente quelli dati. Nell esempio precedente, le date utilizzate, per estrarre i record del mese di ottobre, sono state il 30 settembre ed il primo novembre. Utilizzando l operatore between (fra) si possono usare esattamente gli estremi dati, in questo caso quelli del mese di ottobre, che sono il 01/10 ed il 31/10. La sintassi è la seguente: between #01/10/04# AND #31/10/04# Figura 84-5 La query, da digitare nell ambiente di Struttura, è quella di Figura Il risultato della query di Figura 84-5 è lo stesso che si ha in Figura Eseguire query su campi non visualizzati. Microsoft Access consente anche di impostare una query, su un campo che poi potrebbe anche non essere mostrato. Ad esempio, con riferimento alla tabella origine di Figura 81-5, si potrebbe decidere di voler visualizzare solo gli editori e gli autori dei volumi riconsegnati nel mese di ottobre. Lasciando quindi inalterata la query precedentemente digitata, si può modificare l ambiente di Struttura, come mostra la Figura Si osservi in Figura 85-5, la presenza della query che filtra i record secondo le esigenze specificare ed inoltre la presenza del segno di spunta solo sui campi Autore ed Editore che saranno i soli ad essere visualizzati. La query è attiva, filtra i record, ma il campo Data di consegna, con tutti i dati che contiene non è visualizzato. Il riscontro è visibile nella Figura Figura

36 Figura 86-5 Naturalmente è possibile apportare alcune modifiche all ambiente di Struttura. Modificare l ambiente di Struttura delle query:inserire o eliminare colonne. Potrebbe essere necessario, ad esempio, inserire delle colonne, oppure eliminarle. Per inserire colonne bisogna selezionare la colonna prima della quale deve avvenire l inserimento; ad esempio con riferimento alla Figura 85-5, volendo inserire una colonna prima di Numero Copie, bisognerà selezionare proprio questa; la selezione avviene posizionando il cursore in testata di colonna e allorché cambia forma, per assumere quella di una freccia verticale, si può fare click con il tasto sinistro del mouse. (Figura 87-5). La Figura 87-5 visualizza la forma assunta del mouse, prima di fare click. Figura 87-5 Con la selezione attiva, si può fare click su Inserisci e, dal menù subordinato, scegliere Colonne. (Figura 88-5). Ancora una volta si rammenta che inserire, almeno nei software, è un opzione che significa mettere prima. Dopo aver fatto click su Inserisci/Colonne, la nuova colonna vuota sarà inserita prima di quella selezionata. (Figura 89-5). Per eliminare colonne dall ambiente di Struttura, è necessario selezionare quella oppure quelle da selezionare, come già visto in precedenza (Figura 87-5) e poi fare click su Modifica e dal menù subordinato, scegliere Elimina o anche premere il tasto CANC sulla tastiera. Figura 88-5 Figura 89-5 Desidero sottolineare che Access, nell ambiente di Struttura Query, consente la selezione contemporanea di più colonne, solo se esse sono adiacenti, mediante trascinamento con il tasto sinistro del mouse. 309

37 Ordinare dall ambiente di struttura della query. Usando opportunamente l ambiente di Struttura è possibile ordinare alfabeticamente i campi, anche secondo criteri multipli. Per eseguire un ordinamento semplice, ad esempio solo tramite il criterio Autore, bisogna fare click sulla riga Ordinamento, in corrispondenza del campo da ordinare, aprire il menù a discesa e scegliere Ordinamento crescente o decrescente. (Figura 90-5). Nell impostare criteri di ordinamento multipli, quindi con l Ordinamento attivato su più campi, Access considererà come prevalenti i campi che si trovano più a sinistra. Figura 90-5 Figura 91-5 Con riferimento alla Figura 89-5, il campo Autore, a parità di contenuto, prevarrà sul campo Editore che a sua volta, sarà prevalente sul campo Titolo e così via. E per questo motivo che non è casuale la disposizione dei campi nell ambiente di Struttura. Con questa considerazione si vuole porre in evidenza la propensione di Access a svolgere egregiamente il suo lavoro di gestore di dati, consentendo all utilizzatore di implementare funzioni di presentazione e di ordinamento dei dati, anche semplicemente predisponendo i campi di una tabella o di una query o di una maschera. Filtro in base a selezione e Rimuovi Filtro. Per poter velocemente selezionare dei dati è possibile usufruire del Filtro in base a selezione. E un pulsante sulla barra degli strumenti di Access, con cui è possibile visualizzare unicamente i dati corrispondenti ad una selezione preventivamente eseguita. Si abbia una tabella origine come quella di Figura Volendo visualizzare solo i record di un particolare Autore, è sufficiente posizionare il cursore nel campo il cui contenuto corrisponde al testo da individuare, ad esempio l Autore Rasini (rif. Figura 91-5) e fare click sul pulsante Filtro in base a selezione. (Figura 92-5). Per poter rimuovere il filtro è sufficiente fare click sul pulsante Rimuovi filtro, (Figura 93-5). Figura

38 Figura 93-5 Figura 94-5 Filtro in base a maschera e Rimuovi Filtro.. Questo secondo tipo di filtro consente all utente di scegliere il criterio, con cui dovranno essere visualizzati i record, da un elenco a discesa in cui Access comprende tutte le occorrenze di quel campo. Si abbia una situazione di partenza come quella di Figura Facendo click sul pulsante Filtro in base a maschera, (Figura 94-5) Access pone a disposizione dell utente una griglia vuota in cui dovranno essere scelte le occorrenze da cercare nell ambito della tabella. La situazione che si verifica, dopo aver fatto click sul pulsante Filtro in base a maschera è quella di Figura Figura 95-5 Figura 96-5 Posizionando il cursore nel campo Autore, Access pone a disposizione dell utente, un pulsante su cui bisogna fare click e scegliere, nell elenco proposto, l occorrenza che Access deve individuare. La Figura 96-5, visualizza l elenco aperto e la relativa scelta effettuata. La scelta è caduta sull autore di nome Bianchini. Dopo averlo selezionato, quindi dopo aver scelto il criterio, bisogna applicare il filtro facendo click sul pulsante Applica filtro (Figura 97-5). Figura 97-5 Figura

39 Dopo aver fatto click sul pulsante in discussione, finalmente si vedrà il risultato dell applicazione del filtro in base a maschera. (Figura 98-5). Il risultato dell applicazione d questo filtro è che Access ha visualizzato solo ed unicamente i record corrispondenti al criterio prescelto. Per rimuovere il filtro bisogna fare click sul pulsante Rimuovi filtro, che è poi quello selezionato in Figura Comprendere l utilità di realizzare Maschere. Per prendere visione di un elenco di dati, o anche per interagire con esso, è possibile farlo secondo diverse maniere. Nelle pagine precedenti si è avuto modo di presentare al lettore la modalità tabella, vista come foglio dati in cui l operatore può inserire nuovi dati, modificare quelli esistenti, o anche cancellarli o ancora ordinarli secondo determinati criteri. Figura 99-5 Si pensi ora ad una struttura tabellare, non elementare come quella vista in precedenza, ma composta ad esempio, da più di 500 record e ciò è un evento che si verifica spesso. Scorrere una lista composta da più di 500 righe (ogni riga un record) non è comodo. Questo è il motivo per cui, i progettisti di Microsoft Access, pongono l utente in condizione di strutturare facilmente apposite maschere in cui: o si può leggere un record alla volta, o o sia semplice spostarsi da un dato ad un altro, sia possibile: cancellare un record, modificare un record, inserirne di nuovi. Le maschere possono essere realizzate basandosi su oggetti (tabelle e/o query) già esistenti. Da ciò ne consegue che la prima azione da fare, allorché si inizia un progetto con Access, è quella di costruire la tabella o le tabelle iniziali. Una volta che si dispone dell elenco di dati, a partire da esso si potranno derivare gli altri oggetti (query e/o maschere). Realizzare Maschere in creazione guidata. Con riferimento alla Figura 59-5, in corrispondenza degli Oggetti disponibili, si faccia click quindi su Maschera. Anche questi oggetti, come già visto per gli altri, si possono realizzare in Creazione Guidata oppure in Struttura. Ritenendo opportuno iniziare un nuovo percorso, da ciò che è più semplice, si scelga Crea una maschera mediante una creazione guidata e si faccia click poi su Nuovo. (Figura 99-5). Come già visto nelle altre Creazioni guidate, Access chiederà all utente conferma delle sue intenzioni, mediante la finestra di dialogo di Figura Fra le opzioni disponibili, nella in Figura 100-5, si scelga Creazione guidata Maschera ed, azione importantissima, da non dimenticare assolutamente, bisogna aprire il menù a discesa disponibile nella zona inferiore sinistra dell aambiente di lavoro e scegliere la tabella o la query da cui dovrà derivare la maschera che si sta realizzando. (Figura 100-5). Scelta la tabella o la query di origine si può confermare con un click su OK, oppure premendo Invio. 312

40 Figura Figura Nella finestra di dialogo successiva l utente deve decidere quali campi, presenti nella tabella di origine, dovranno essere inclusi nella maschera in corso di realizzazione. Per includere un campo, è sufficiente selezionarlo e fare click sul pulsante con un segno di maggiore (>) e poi procedere con gli altri campi allo stesso modo. Per includere invece tutti i campi, si può fare click sul pulsante con due segni di maggiore (>>). 313

41 Figura Per eliminare un campo, dalla lista di quelli già inclusi, è sufficiente selezionarlo e fare click sul pulsante con il simbolo di minore (<), considerando sempre come punto di vista quello dei Campi disponibili. Per rimuovere tutti i campi dalla lista dei Campi selezionati è sufficiente un click sul simbolo con due segni di minore (<<) ancora considerando il punto di vista dei Campi disponibili. (Figura 101-5). Per il nostro esempio, si inseriscano pure tutti i campi e quindi si faccia poi click su Avanti. Nella finestra di dialogo di Figura l utente può scegliere il layout da applicare alla maschera. Si scelga A colonne. Continuando la procedura di autocomposizione, con un click sul pulsante Avanti, Access permette di impostare lo stile da applicare alla maschera. (Figura 103-5). Figura Con un click su Avanti, si giunge ad una scheda di lavoro in cui l operatore ha facoltà di digitare un nome, sostituendo quello proposto da Access. In Figura 104-5, è stato digitato il nome elenco libri. Per default Access propone come selezionata l opzione Aprire la maschera per visualizzare o inserire informazioni. Si lasci pure attiva questa opzione e, siccome è giunta al termine la procedura per creare una maschera, si faccia click su Fine. 314

42 Figura Navigare nella maschera usando gli opportuni pulsanti. La maschera generata mediante la Creazione guidata è visibili in Figura La maschera è composta dall elenco dei nomi dei campi ed in loro corrispondenza il relativo contenuto. Figura Nella parte inferiore della Maschera, è disponibile una pulsantiera, i cui pulsanti si utilizzano come di seguito specificato: facendo click su questo pulsante, Access visualizza il primo record; questo pulsante permette di spostarsi indietro di record in record; indica il numero corrispondente al record visualizzato. Volendo è possibile fare click all interno di questa casella e scrivere il numero corrispondente al record desiderato e poi premere Invio; questo pulsante permette di spostarsi avanti di record in record; questo pulsante permette di visualizzare l ultimo record della lista; questo pulsante consente di posizionare il cursore sul primo record vuoto, per iniziarne l inserimento di uno nuovo. Modificare un campo, cancellare, inserire un record nella maschera, modificare la visualizzazione della maschera, muoversi fra i campi. 315

43 Per modificare un campo di un qualsiasi record è sufficiente fare click al suo interno, cancellare il contenuto preesistente e digitare quello nuovo. Per cancellare un intero record bisogna fare click sul pulsante di Figura che è poi quello visualizzato mentre si compie l azione. Per inserire un nuovo record bisogna dapprima fare click sul pulsante, della barra di navigazione della maschera, in cui ci si posiziona sul primo record vuoto e successivamente digitare i valori nei campi. Ricordarsi che fra i campi della maschera ci si può spostare tramite il mouse, il tasto TAB, i tasti direzionali sulla tastiera. Per passare dalla Visualizzazione Maschera a quella di Struttura, si può fare click sul pulsante di Figura Per essere più dettagliati, questo ultimo pulsante, ha un menù a discesa, mostrato in Figura 108-5, che offre un più ampio ventaglio di opzioni. Aprendo il menù a discesa si può scegliere la modalità con cui sarà visualizzata la maschera. Le stesse opzioni sono disponibili aprendo il menù di Visualizza (Figura 109-5). Figura106-5 Figura Figura Figura Creare una maschera in modalita struttura. Con riferimento alla situazione della Figura 99-5, stavolta si selezioni Creazione di una maschera in modalità Struttura e poi si faccia click su Nuovo. Access proporrà la stessa finestra di dialogo di Figura 100-5, dove bisogna selezionare l opzione Visualizzazione struttura ed è necessario scegliere la tabella o query che deve svolgere la funzione di origine dei dati; si rammenta che quest ultima azione deve essere eseguita aprendo il menù a discesa, così come fatto in precedenza, per la creazione guidata maschera. Figura Confermate le scelte opportune con un click su OK, si accede all ambiente Figura che è l ambiente della maschera, in modalità Struttura. A partire dalla sinistra, e procedendo verso la destra, si incontrano: o la casella degli strumenti: utile per inserire etichette e/o immagini; o il vero e proprio ambiente della maschera, in figura ancora vuoto; o la tabella con l elenco dei campi che la compongono. Per inserire i campi nella maschera, bisogna trascinarli con il tasto sinistro del mouse, e posizionarli nel Corpo della maschera, così come mostra la Figura in cui è possibile osservare l ambiente che man mano viene completato trascinando i campi della tabella origine dei dati. Si osservi, sempre in Figura 111-5, che alla sinistra appaiono le etichette identificative dei campi e alla destra apparirà il loro contenuto. Una volta trascinati tutti i campi, passando alla modalità Visualizzazione maschera, si avrà il risultato del lavoro, visibile in Figura

44 Visualizzare l intestazione e il piè di pagina della maschera e della pagina. Riprendendo in considerazione l ambiente di Figura 110-5, è possibile completare l ambiente di Struttura della maschera, scegliendo se visualizzare: o l intestazione e il piè di pagina della maschera; o l intestazione e il piè di pagina della pagina. Figura Figura Per visualizzare l intestazione e il piè di pagina della pagina, sempre dall ambiente di Struttura della maschera, bisogna fare click sul pulsante Visualizza e, dal menù subordinato, scegliere l opzione relativa, (Figura 113-5). Per visualizzare l intestazione e il piè di pagina della maschera, bisogna eseguire un azione simile, facendo click su Visualizza e, dal menù subordinato, scegliere l opzione relativa. (Figura 114-5). Dopo aver visualizzato l intestazione e il piè di pagina della pagina, la struttura della maschera si modifica per divenire come quella di Figura 115-5, in cui l utente ha a disposizione degli spazi suppletivi, sopra e sotto il corpo della maschera, per potervi inserire immagini o titoli o caselle di comando o altro ancora. 317

45 Figura Figura Figura Figura L ambiente di Struttura diviene quello di Figura 116-5, allorché l utente decide di visualizzare anche l intestazione ed il piè di pagina della maschera. Visualizzare su carta e su schermo gli oggetti inseriti in intestazione e piè di pagina e di maschera. E opportuno precisare che gli oggetti (immagini, testi e altro) inseriti in intestazione o piè di pagina della maschera, saranno usufruibili dall utente solo in due diversi contesti di lavoro: 318

46 1. nella parte superiore e inferiore di una maschera in visualizzazione Maschera, quindi sullo schermo; 2. all'inizio e alla fine di una maschera stampata, quindi su carta. Figura Figura Figura Gli oggetti inseriti nella intestazione e piè di pagina di pagina sono visualizzati nella parte superiore e inferiore di ogni pagina stampata. Inserire il titolo della maschera in Intestazione maschera. Ora si inserirà il titolo della maschera, e si vuole che esso compaia in tutte le pagine, nella modalità di lavoro Visualizzazione dati maschera. Per ottenere ciò si faccia click sul simbolo Etichetta disponibile nella Casella degli strumenti di lavoro. (Figura 117-5). Dopo aver attivato il pulsante anzidetto, bisognerà spostarsi nella struttura della maschera e trascinare il mouse, nell area di Intestazione maschera, fino a disegnare una casella di testo di dimensioni idonee a contenere il testo desiderato. In Figura 118-5, è stata disegnata una casella di testo, all interno è stato digitato il titolo BIBLIOTECA SOCI e sono state impostate le dimensioni del testo a 14 punti. Il titolo sarà visibile nella maschera, in modalità Visualizzazione dati, in tutte le pagine. (Figura 119-5). Inserire un immagine in Piè di pagina di maschera e visualizzare le modifiche. Per inserire un immagine, nell area di Piè di pagina maschera, bisogna fare click sul pulsante apposito, disponibile nella Casella degli strumenti di lavoro. (Figura 120-5). In seguito ci si dovrà spostare con il mouse, nell area di Piè di pagina maschera e disegnare il riquadro che dovrà contenere l immagine; Access attiverà la finestra di dialogo che consente all utente di cercare un immagine nel disco rigido. (Figura 121-5). Figura Figura In Figura nell area di Piè di pagina maschera, nella parte sinistra della figura stessa, è visibile il riquadro che dovrà ospitare l immagine che si sta scegliendo. Effettuata la scelta dell immagine, fra quelle disponibili, non resta altro che fare click su OK, confermando la scelta. 319

47 La Figura 123-5, visualizza la maschera nella modalità Visualizzazione dati, con il titolo e l immagine inserita. Per passare dalla modalità Foglio dati di Maschera a quella di Struttura di Maschera, si usa il pulsante di Figura Nell ambito delle Maschere, le modalità sono denominate Visualizzazione Struttura e Visualizzazione Maschera. La Figura 122-5, è una cattura video realizzata in modo da mostrare il menù a discesa aperto. Figura Nella realtà, è sufficiente fare click direttamente sul pulsante, anche senza aprire il menù a discesa, per passare dalla modalità di Struttura della Maschera a quella di Visualizzazione Maschera o Foglio dati di Maschera che dir si voglia. Figura Visualizzare le proprietà della maschera e il righello, modificare il colore di sfondo. La struttura della maschera possiede delle Proprietà; per visualizzare quali esse siano, bisogna fare click con il tasto destro del mouse, nell ambiente di Struttura in una zona vuota del corpo della maschera. Le opzioni che l utente ha a disposizione sono quelle di Figura 124-5, e di seguito specificate. Figura Figura

48 Colore riempimento/sfondo: permette di modificare il colore dello sfondo del Corpo della maschera; Righello: visualizza o meno il righello; Griglia: visualizza o meno la griglia; Casella degli strumenti: visualizza o meno la Casella degli strumenti di Figura 120-5; Proprietà: consente di visualizzare e impostare le proprietà della maschera. L ambiente di lavoro a cui si accede, scegliendo questa opzione, è mostrato in Figura Si osservi, nella cattura video di Figura 125-5, la possibilità di cambiare il colore di sfondo o del Corpo della maschera, oppure degli altri oggetti presenti nella Struttura della maschera. La scelta dell oggetto su cui intervenire può essere fatta in due modi: o aprendo il menù a discesa nella finestra di dialogo di Figura 125-5, oppure facendo click con il tasto destro del mouse direttamente sull oggetto di cui si intende modificare uno o più parametri. Chiudere una maschera e Salvare le modifiche. Stabiliti sia i parametri tecnici a cui deve corrispondere e soddisfare la maschera, sia quelli inerenti la formattazione, si deve procedere a registrare su disco rigido le modifiche effettuate. Questa operazione può essere conclusa facendo click sul pulsante Chiudi finestra, posto in alto a destra della finestra di dialogo della maschera, visibile in Figura (la X di colore bianco su sfondo rosso, quando la finestra della maschera non occupa tutto lo schermo la x di colore nero su sfondo grigio, più piccola di dimensioni se l ambiente della maschera è a schermo intero. (Figura 126-5). Figura Figura Figura Figura Dopo aver fatto click sul pulsante Chiudi Finestra, Access chiederà all utente se intende procedere al salvataggio delle modifiche apportate alla struttura della maschera, tramite la finestra di dialogo di Figura Confermando l esecuzione della procedura di salvataggio, 321

49 Access porrà a disposizione dell utente la finestra di dialogo di Figura 128-5, in cui si dovrà cancellare il nome proposto da Access, che per default è Maschera1 e digitare il nome da assegnare alla maschera. La maschera si può salvare anche facendo click su File, e dal menù subordinato, scegliendo Salva con nome. (Figura 129-5). Anche in questa modalità Access proporrà all utente la stessa finestra di dialogo di Figura 128-5, con le identiche modalità di lavoro. Comprendere l utilità di un Report. Dalle pagine precedenti, il lettore avrà senz altro compreso che Access, partendo da una base iniziale di dati, estrapola altri dati, esegue conteggi e raccoglie ulteriori serie di dati in base alle richieste manifestate dall utente (le query). Figura Se poi esiste la possibilità di disporre i dati in ordine alfabetico e di classificarli secondo criteri diversi, di volta in volta impostabili, è senz altro meglio. Ad esempio, al responsabile delle vendite di un grande magazzino farà senz altro comodo un elenco cartaceo che riassuma in forma comprensibile e organica una serie di dati, con l elenco strutturato in modo che le informazioni inerenti un particolare dato (o record) siano rapidamente e facilmente reperibili e quindi a disposizione dell operatore controlli, verifiche o altro. Un report soddisfa proprio queste esigenze. Prendendo come riferimento la Figura 130-5, si faccia click su Report nella lista degli oggetti di Access. Figura Creazione guidata di un report. Anche in questo caso, rispettando la stile di Access, è possibile produrre Report sia in Creazione guidata che direttamente componendo la Struttura. 322

50 Figura Anche stavolta si inizierà la descrizione della produzione di un report iniziando dalla Creazione guidata che è senz altro il modo più rapido. Figura Per poter efficacemente descrivere ed esemplificare la creazione di un report, sarà usato un database, di pura invenzione, contenente una tabella con ottantadue record e riferito a delle persone iscritte a diverse tipologie di corsi. La situazione del database è quella di Figura La tabella usata per la creazione guidata di un report è quella di Figura Dopo aver fatto click su Report, si selezioni Crea un report mediante una creazione guidata e si faccia click su Nuovo. Access proporrà all utente la stessa finestra di dialogo, vista in altre occasioni e per comodità nuovamente riprodotta nella Figura Non si dimentichi di scegliere la tabella o la query che dovrà svolgere la funzione di origine dei dati da includere nel report. In questo caso, siccome il database di esempio, contiene solo la tabella di nome corsisti la scelta è obbligata. Desidero sottolineare che, come le maschere, anche i report possono usare, come sorgente di dati, una query. Si confermi la scelta con un click su OK. A questo punto inizia il wizard che guiderà l utente nella procedura per la creazione di un report. La scheda successiva è quella di Figura 133-5, in cui l utente deve scegliere i campi da includere nel report. In maniera analoga a quanto già visto per le maschere, anche nei report è possibile includere tutti i campi (fare click sul pulsante con il simbolo >>) oppure qualcuno di essi (selezionare il campo e fare click sul pulsante con il simbolo >). Nell esempio in questione sono stati inclusi tutti i campi e si è fatto click su Avanti, confermando così le scelte effettuate. 323

51 Figura Figura Capire l utilità e inserire livelli di gruppo nella creazione guidata di un Report. La scheda di lavoro seguente (Figura 134-5) propone all utente se aggiungere o meno livelli di gruppo. Ovviamente non è obbligatorio aggiungerne, e quindi si potrebbe non effettuare nessuna scelta e semplicemente proseguire con un ulteriore click su Avanti, però se si desidera una personalizzazione dell elenco che si sta creando è opportuno aggiungere un livello di gruppo. Aggiungere un livello di gruppo significa raggruppare i record in funzione di una caratteristica presente nella tabella o query di origine dei dati. Nell esempio in questione si può ottenere un raggruppamento dei dati in funzione del corso frequentato, per cui tutti i corsisti che frequentano il corso su Office faranno parte dello stesso gruppo, gli altri iscritti al corso su Internet faranno parte di un altro raggruppamento e via a seguire. Chi dovrà consultare l elenco potrà risparmiare tempo e stress se la lista è organizzata in maniera intelligente; nell esempio in questione i record sono solo 82, ma non è improbabile che una lista sia composta da migliaia di record. Il poter aggiungere livelli di gruppo consente, ripeto, di non produrre report che siano una rifacimento della tabella originaria, ma piuttosto 324

52 una riorganizzazione della lista dei record tale da velocizzarne notevolmente la consultazione. E evidente che si possono produrre un numero indefinito di report ciascuno con diversi raggruppamenti dei dati. Nell esempio in questione sarebbe consigliabile creare due report: uno organizzato con il livello di gruppo per corso e l altro per raggruppare i corsisti che hanno pagato o meno. In funzione della necessità, se di tipo didattica oppure amministrativa, si consulterà un report oppure l altro. Nell esempio in questione sarà inserito un raggruppamento per corso. Si selezioni quindi la dicitura corso nella parte sinistra dell ambiente di lavoro e si faccia click sul pulsante con il simbolo > (Figura 135-5). In Figura 135-5, dopo aver eseguito le azioni menzionate nel precedente paragrafo, il campo corso è stato eliminato dalla parte sinistra della finestra di dialogo ed è stato posizionato come livello di gruppo nella parte destra. Figura Porre in ordine crescente o decrescente i campi del Report durante la creazione guidata. Facendo click su Avanti, si accede alla successiva finestra di dialogo, dove Access propone all utente se ordinare alfabeticamente o meno i record. L ordinamento, crescente o decrescente che sia, consente un notevole risparmio di tempo e stress nella consultazione di un elenco, poiché anche con uno o più raggruppamenti, l elenco potrebbe essere formato da centinaia di record e per cui anche questa è un importante opzione di lavoro da non trascurare assolutamente. E possibile eseguire l ordinamento dei record in base ad un massimo di quattro livelli (il quarto sarà preso in considerazione solo se i i primi tre sono uguali). L ordinamento può essere attuato su campi di tipo: o numerico; o testuale; o indice; o Si/No; o data/ora. Nell esempio in corso, sarà eseguito l ordinamento crescente in base al campo data iscrizione. Per ottenere ciò bisogna aprire il menù a discesa presente nella prima casella, quella numerata con il numero 1 e scegliere, nell elenco disponibile, il campo su cui effettuare l ordinamento. (Figura 137-5). 325

53 Figura Per scegliere invece se l ordinamento deve essere crescente o decrescente, è sufficiente fare click sul pulsante posto alla destra delle caselle numerate. Per default Access pone il pulsante su Crescente (A..Z), per modificare l impostazione tipica è sufficiente fare click su di esso. Quindi nulla impedisce di effettuare ordinamenti multipli, ognuno con il suo tipo, crescente o decrescente che sia. Scegliere il Layout, l Orientamento, lo Stile e il Titolo del Report nella creazione guidata. Ultimate le impostazioni nella scheda di lavoro di Figura 137-5, si può procedere nell autocomposizione del report, facendo click su Avanti, e accedendo alla finestra di dialogo successiva, mostrata in Figura In essa sono disponibili le opzioni relative alla formattazione del documento potendo scegliere nel tipo di layout che esso dovrà avere ed al suo orientamento, se Verticale oppure Orizzontale. Figura

54 Figura Figura Quando i campi da inserire, e di conseguenza le colonne da creare, non sono pochi è conveniente l orientamento Orizzontale. Nell esempio in corso, i campi sono solo quattro e pertanto l orientamento Verticale andrà benissimo. Per quanto concerne il layout, siccome si è predisposto un raggruppamento è conveniente usare quello con rientri, in modo che i campi raggruppati saranno disposti con un certo margine rispetto al campo corsi, che è il raggruppamento. Opzione da non trascurare è quella per cui la larghezza dei campi sarà regolata in modo da includerli tutti in una pagina. E vero che nel report in corso di creazione non ci sono esigenze particolari, in questo senso, però può capitare di lavorare con altri database in cui questa sia una opzione importante, di tenere nella debita considerazione. Proseguiamo ancora nella procedura di autocomposizione, facendo ancora click su Avanti. La prossima scheda è quella di Figura ed in essa si sceglie lo Stile del documento. Fra quelli disponibili, è stato scelto lo stile Generico. (Figura 139-5). Anche se il pulsante Fine è oramai attivo, e ciò vuol dire che Access dispone di tutte le informazioni per creare il database, si prosegua ancora, facendo click su Avanti. 327

55 Figura L ultima scheda di questa serie (il pulsante Avanti non è più disponibile) è quella di Figura L utente deve digitare, nell apposita casella, il titolo del report e se visualizzare un anteprima del report oppure modificarne la struttura. Si lasci pure selezionata, quella che per default è l impostazione tipica di Access e si faccia click su Fine. Il report è quello di Figura Si noti il raggruppamento per corsi. Probabilmente, anzi sicuramente, sarebbe stato preferibile ordinare alfabeticamente i campi, oltre che per data, anche per corsista e secondo il campo pagato e si sarebbe ottenuto un report ancora più funzionale. Creazione di un Report in modalita struttura: decidere o modificare la collocazione di campi di dati. Riprendendo dalla situazione della Figura 130-5, si faccia click su Crea un report in Visualizzazione Struttura e poi su Nuovo. Ancora una volta Access proporrà la finestra di dialogo per cui l utente è chiamato a confermare l intenzione di creare un nuovo report in modalità Struttura e a scegliere la tabella di origine dei dati. (Figura 142-5). Confermando le scelte effettuate, con un click su OK, si accede a quello che è l ambiente di lavoro, riprodotto nella Figura 143-5, composto da: o l intestazione di pagina del report, o il corpo del report, o il piè di pagina del report, o la tabella con l elenco dei campi che la compongono, o la casella degli strumenti. Per comporre il report è necessario, agganciare e trascinare i campi della tabella, posizionandoli in modo opportuno nel corpo della maschera. In Figura è possibile osservare un campo, iin modalità Struttura del report, selezionato. Per collocare o modificare la posizione del record è possibile agganciare la maniglia di trascinamento del campo e trascinarlo, sistemandolo nel punto desiderato. Volendo, se necessario, è possibile ampliare lo spazio a disposizione nel Corpo del report sia in senso orizzontale che verticale, potendo così disporre di più spazio per sistemare i campi. Nell eseguire questa operazione, bisogna tenere conto che quello che si sta realizzando è un rapporto cartaceo su cui saranno visualizzati tutti i record e quindi è concettualmente diverso 328

56 dalla maschera, in cui era visualizzato un record alla volta. La Figura mostra la situazione creatasi dopo aver trascinato e sistemato i campi nel Corpo del record. Qualora la sistemazione dei campi non sia confacente essi possono essere riposizionati agendo alla stessa maniera. Figura Figura Figura

57 Inserire, modificare un titolo nell intestazione, piè di pagina di un Report. Sarà opportuno inserire un titolo, così come mostra la Figura Per inserirlo: o si è fatto click sul pulsante Etichetta della casella degli strumenti; o si è disegnata una casella di testo nell area di Intestazione pagina; o si è digitato il titolo desiderato; o è stata selezionata la casella di testo; è stata modificata la dimensione del carattere portandolo a 16 punti. Figura Ritenendolo necessario, con le stesse modalità si può inserire o modificare del testo nell area Piè di pagina. Si rammenta che per modificare un titolo esistente, è sufficiente selezionarlo in modalità editor (con il mouse che vi lampeggia dentro) e scrivere al suo interno, cancellando l eventuale testo preesistente o aggiungendone altro a maggiore specifica. Ordinare e raggruppare i campi del Report in modalita Struttura. Dopo aver sistemato e formattato nella maniera desiderata l ambiente di lavoro, si può procedere con il soddisfare le esigenze più tecniche come gli ordinamenti e gli eventuali raggruppamenti. Il pulsante per ottenere ciò, in modalità Struttura, è quello selezionato in Figura Facendovi click, Access pone a disposizione dell utente la finestra di dialogo di Figura L utente deve aprire il menù a discesa posto sotto la colonna Campo o espressione e scegliere il campo fra quelli disponibili. (Figura 148-5). Figura Figura

58 Figura Figura In Figura sono state effettuate le seguenti impostazioni, alfine di ottenere sia un raggruppamento per corso, che un ordinamento decrescente per campo pagato: o si è aperto il menù a discesa sotto la colonna Campo o espressione; o è stato scelto il campo di nome corso; o nella sezione Proprietà gruppo: è stato scelto Si, per quanto concerne la visualizzazione dell Intestazione di gruppo; è stato scelto No, per quanto concerne la visualizzazione del Piè di pagina di gruppo; è stato scelto Ogni valore per quanto concerne il parametro di raggruppamento; è stato scelto 1 come intervallo di raggruppamento; è stata scelta l opzione Nessuno per una eventuale Stampa sezione unita. o Si è tornati sopra, nella sezione Campo o espressione e, nella seconda riga, aprendo il menù a discesa, è stato selezionato il campo di nome pagato e, nella riga a fianco, sezione Ordinamento, per questo campo è stato scelto l ordinamento Crescente. Tutto l ambiente di lavoro di Struttura di report è visibile in Figura In particolare si osservi la Intestazione corso introdotta da Access in seguito alle modifiche introdotte nelle righe precedenti. Proprio nel nuovo spazio denominato Intestazione corso, bisognerà trasportare il campo di nome corso, trascinandolo dall elenco dei campi in tabella in questo spazio, affinché possa espletare la funzione di campo di raggruppamento. Naturalmente sarà necessario eliminare lo stesso campo dal corpo del report. 331

59 Formattare il Report in modalità Struttura. Ora bisogna provvedere alle impostazioni di formattazione del report facendo click sul pulsante mostrato in Figura La finestra di dialogo a cui esso introduce è mostrata in Figura e consente all utente di scegliere il tipo di formattazione fra quelle disponibili. Figura Figura Come nella creazione guidata report è stata scelta la formattazione di nome Generico. Figura La Figura 152-5, visualizza un dettaglio del report ottenuto. In figura si osservi: o Il raggruppamento per corso, anch esso in ordine alfabetico: inizia il corso di nome Audio/Video e prosegue con il corso di nome Database. Ogni raggruppamento 332

60 o o contiene i corsisti iscritti a quello specifico corso. Ovviamente possono esserci corsisti iscritti a più di un corso. L ordinamento, di tipo decrescente, imposto sul campo di nome pagato: consente all operatore di avere in elenco dapprima i corsisti che hanno versato la propria quota ed in coda gli altri. Non è stato praticato l ordinamento per data di iscrizione; per non complicare la vita al lettore si è preferito non menzionare, in precedenza, anche questa ulteriore opzione di lavoro. Modificare le impostazioni è semplicissimo, è sufficiente fare click sul pulsante raffigurato in Figura e aggiungere questo campo nella finestra di dialogo di Figura 148-5, oltre ai due già esistenti. Salvare, dare un titolo, chiudere il Report. Dopo aver prodotto un report bisogna provvedere a salvarlo. Ultimate quindi tutte le impostazioni e aver visionato il prodotto finale e deciso che soddisfa le esigenze dell utente, si può fare click su File/Chiudi oppure fare click sulla pulsante di Chiudi finestra (il pulsante con il simbolo di x, in alto a sinistra). Qualsiasi delle due azioni si compia, Access chiede all utente se desidera salvare il report, mediante la finestra di dialogo di Figura Confermando, con un click su Si, Access pone a disposizione dell utente una ulteriore finestra in cui si dovrà digitare il nome del report (Figura 154-5) confermando con un click su OK. Per salvare il report si sarebbe anche potuto fare click su File e scegliere Salva con nome, attivando una finestra di dialogo simile a quella di figura Figura Figura Impostazioni per la stampa di un report. E evidente che un report, dopo essere stato prodotto deve essere stampato. Anche per ottenere questa azione esiste più di un modo. Attualmente la situazione del database di esempi, negli oggetti report è quella di Figura Vi sono dunque tre report. Desiderando ottenere la stampa di uno di essi, sarà opportuno, come prima operazione, procedere alle impostazioni circa le dimensioni della pagina e l orientamento del documento su carta. Particolarità di Access è che, per eseguire delle impostazioni di pagina su un report, non è vincolante che esso sia aperto e attivo; potrebbe anche esserlo e sarebbe ininfluente, ma è sufficiente selezionare il report su cui agire, già nella finestra di dialogo di Figura Come report su cui intervenire è stato selezionato ELENCO CORSISTI. Figura Figura Una volta selezionato, oppure aperto il report su cui agire, bisogna fare click su File e, dal menù subordinato, scegliere Imposta pagina (Figura 156-5). 333

61 Impostare l Orientamento di stampa, i margini del report, le dimensioni della carta su cui stampare. La finestra di dialogo che Access porrà a disposizione dell utente, per effettuare le debite impostazioni, è riprodotta in Figura ed è composta da tre schede. La prima, di nome Margini, consente di scegliere: i margini Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro; La scheda Pagina, in Figura 158-5, permette di scegliere: l Orientamento del documento su carta, che può essere Verticale oppure Orizzontale; le dimensioni del Foglio su cui stampare che normalmente è impostato su A4; il tipo di alimentazione della carta; se stampare sulla periferica predefinita oppure su un altra particolare. L ultima scheda del terzetto, di nome Colonne, (Figura 159-5) permette di scegliere: il numero di colonne; la spaziatura fra le righe; le dimensioni delle colonne sia nel senso della larghezza che dell altezza. Figura Figura Figura Visualizzare l Anteprima di stampa di un Report. Dopo aver impostato a dovere tutti i parametri del documento, si può visualizzare come sarà la stampa prima di eseguirla. Per fare ciò è sufficiente avviare l Anteprima di Stampa, sia 334

62 facendo click sull apposito pulsante sulla barra degli strumenti (Figura 160-5), sia facendo click su File e dal menù relativo, scegliere Anteprima di Stampa. (Figura 161-5). Figura Figura Figura L ambiente di Anteprima di Stampa è visibile in Figura e sulla sua barra degli strumenti sono disponibil: o l icona della stampante, per procedere alla stampa del report, cos come appare nell ambiente di Anteprima o il pulsante di nome Imposta per accedere alla finestra di dialogo in cui si possono scegliere e impostare: 335

63 o l Orientamento con cui verrà stampato il documento (Orizzontale o Verticale); o i Margini del documento; le Dimensioni del foglio su cui sarà eseguita la stampa. Avviare alla stampa un Report senza aprirlo e senza avviare l Anteprima di stampa. Per stampare il report, senza che esso sia attivo, è sufficiente selezionarlo e fare click sul relativo pulsante sulla barra degli strumenti di Access(l icona con il disegno della stampante), oppure fare click direttamente sul report con il tasto destro del mouse e dal relativo menù di scelta rapida, scegliere l opzione Stampa (Figura 163-5) o ancora fare click su File e dal menù subordinato, scegliere Stampa (si osservi la Figura in proposito). Figura La guida di Access. In caso di dubbio o di difficoltà nell uso di qualche opzione di Access, è possibile ricorrere alla guida in linea. Il menù della guida in linea è quello subordinato al punto interrogativo e visibile in Figura Il menù di Figura 164-5, consente l accesso anche ad altre impostazioni inerenti la guida di Microsoft Excel. L ambiente della guida è quello di Figura La guida è organizzata su tre schede principali, di nome Sommario, Ricerca libera, Indice. L ambiente di Sommario è organizzato per Volumi; per cercare un particolare argomento bisogna individuare il giusto Volume e aprirlo, facendo click sull icona stessa oppure sul simbolo + (più), ad essa adiacente. Ogni Volume contiene una certa quantità di capitoli contenente ognuno un certo numero di paragrafi. L unità minima di informazione sono proprio i paragrafi. E sufficiente un doppio click sul paragrafo desiderato, affinché il suo contenuto sia visualizzato nella zona destra dell ambiente della Guida di Access. Figura

64 Figura Facendo click su Ricerca libera l ambiente della guida diventa quello di Figura L utente ha a disposizione una casella in cui digitare l argomento oggetto di ricerca. Ad esempio, in Figura 165-5, è stato digitato il criterio stampa e, dopo aver fatto click sul pulsante Cerca, Access visualizzerà, nello spazio apposito, i titoli degli argomenti che hanno una correlazione con il criterio di ricerca digitato. Spulciando l elenco degli argomenti di sinistra, bisogna fare click su quello che ha il titolo più attinente al criterio digitato. L argomento inerente il suggerimento cercato sarà disponibile nella zona destra dell ambiente della guida. Nell esempio di Figura 165-5, l argomento selezionato propone ulteriori cinque titoli correlati. I cinque titoli proposti nella zona di destra, sono in realtà collegamenti ipertestuali, per cui è sufficiente un click sul titolo cercato per visualizzare il suggerimento. In Figura è stato fatto click sul titolo Stampare una maschera e Access ha proposto ulteriori tre sottotitoli. Facendo ancora click su uno dei tre titoli si accede finalmente al suggerimento cercato. Figura Attivando la ricerca tramite la scheda Indice, l utente ha a disposizione una casella in cui digitare la parola chiave, inerente l argomento da cercare ed un elenco case-sensitive, che si modifica man mano che si compone la parola nell apposita casella. Ad esempio, si digiti il termine controllo. (Figura 167-5). 337

65 Figura Microsoft Access propone il termine cercato nell elenco sottostante e all utente non resta altro che fare click su Cerca. Gli argomenti trovati saranno elencati nell apposito spazio. L utente può scegliere uno fra gli argomenti proposti in modo che i suggerimenti relativi saranno visualizzati nella zona destra dell ambiente di lavoro. I suggerimenti potranno essere nella forma testo, oppure collegamenti ipertestuali che consentono l accesso ad altre parti della guida. (Figura 167-5). A risaltare l importanza che Microsoft attribuisce alla guida, altre opzioni di lavoro sono state implementate nel software. Facendo click sul punto interrogativo, si accede al menù contenente ulteriori funzioni della guida. (Figura 168-5). Una delle funzioni è l Assistente di Office, fumetto che rende l uso della guida più intuitivo, giacché all utente viene messa a disposizione una casella in cui scrivere il quesito. In esso è stato digitato il termine stampanti. (Figura 169-5). Il risultato della ricerca è costituita da una elenco di collegamenti ipertestuali, inerenti il quesito richiesto. Facendo click sul collegamento ritenuto più corrispondente alle proprie esigenze, si accederà al suggerimento che sarà visualizzato nell ambiente di lavoro della guida, nella zona di destra della stessa. (Figura 170-5). Figura Figura Fra le opzioni del menù di Guida in linea, c è anche: o Nascondi l Assistente di Office : Excel visualizza questa opzione, allorché il fumetto è disponibile. Se l animazione è disabilitata, allora questo pulsante sarà in posizione Mostra l Assistente di Office. (Figura 168-5). o guida rapida: Excel pone a disposizione dell utente un punto di domanda che può essere trascinato nell ambiente di lavoro quando l utente fa click sull elemento di cui desidera una guida rapida, allora Excel visualizza una breve descrizione della funzione svolta dall elemento. 338

66 Agire sugli oggetti di Access: aprire, cancellare, rinominare, salvare, copiare Tabelle, Query, Report, Maschere. Con riferimento alla finestra di dialogo di Figura 170-5, si ha un database composto da due tabelle, qualche query e maschere e report. Figura Figura Microsoft Access consente di effettuare delle azioni sugli oggetti che compongono il database, agendo mediante il tasto destro del mouse. Ad esempio, facendo click con il tasto destro del mouse sulla tabella libri, l utente avrà a disposizione le opzioni di Figura Provando a fare click, con il tasto destro del mouse, sia su una tabella, che una maschera o su una query o su un report, si avrà sempre un menù come quello di Figura Per essere precisi, solo nel menù contestuale di un report, si riscontra l opzione Anteprima di stampa diversamente posizionata, ma ciò non influisce sulle considerazioni che seguono. Figura Le opzioni disponibili nel menù di scelta rapida, consentono di effettuare le seguenti azioni. Alcune di esse sono di uso corrente e quindi meritano una certa attenzione. Apri: attiva la tabella nella modalità foglio dati; Visualizzazione Struttura: apre l oggetto in modalità Struttura; Stampa: avvia alla stampante l oggetto selezionato; 339

67 Anteprima di stampa: attiva la modalità Anteprima di stampa, ponendo l utente nella condizione di osservare come sarà la stampa su carta, direttamente sul monitor; l operatore può decidere se proseguire con la stampa dell oggetto oppure modificare le impostazioni di formattazione; Salva con nome: registra su una memoria di massa la tabella selezionata; Elimina: cancella l oggetto selezionato; corrisponde al pulsante a forma di X nera, visibile in Figura 173-5; Rinomina: consente di modificare il nome della tabella selezionata. Figura Figura Stampare tabelle. Anche la stampa di oggetti come tabelle presenta alcune peculiarità: essa può essere avviata: dal pulsante della barra degli strumenti; facendo click sull oggetto con il tasto destro del mouse, nel menù di scelta rapida l opzione Stampa (Figura 171-5); attivare l oggetto, facendo click su File e scegliendo Stampa dal menù subordinato. (Figura 172-5). L ambiente di lavoro a cui si accede è quella di Figura 174-5; non è molto diversa dalle altre finestre di stampa già viste in occasione degli altri programmi della suite di Office. Le opzioni disponibili consentono di: procedere alla stampa di tutto il documento; stampare una o più pagine in particolare; stampare una selezione di record ponendo il segno di spunta sulla relativa opzione (Figura 174-5). Ovviamente bisogna preventivamente selezionare i record da stampare, scegliendoli nella tabella aperta. Sapere le motivazioni per cui conviene creare Relazioni fra tabelle diverse. Un database normale tratta i dati e le tabelle nei modi visti nelle precedenti pagine, senza stabilire legami o vincoli fra record contenuti in tabelle diverse. La capacità elaborativa di un Data Base può essere incrementata sensibilmente nel momento in cui l operatore stabilisce alcune regole che legano record contenuti in diverse tabelle e ciò al fine di analizzare e individuare più velocemente le informazioni contenute in tabelle distinte. Dalla considerazione precedente è evidente che un database non può nascere senza un buon progetto preventivo, e che la fase di ottimizzazione deve necessariamente essere ad un 340

68 livello più basso. Dopo aver costruito le diverse tabelle, che includono le diverse tipologie di dati che formeranno l ossatura del database, si può pensare di stabilire le relazioni che legheranno i record delle diverse tabelle. Le relazioni hanno lo scopo di: A. costruire record logici formati dall aggregazione di diversi campi anche disposti su tabelle diverse; B. evitare la digitazione di dati già esistenti in altre tabelle; C. non incrementare inutilmente lo spazio occupato su disco rigido dal database. Conoscere l utilità e i vantaggi nell implementare relazioni e distinguere quelle uno a uno, uno a molti, molti a molti. In Microsoft Access si possono individuare relazioni del tipo semplice e altre, più complesse, con regole più strutturate. In prima battuta ci si occuperà di descrivere delle relazioni di tipo semplice. La prima domanda è: qual è il vantaggio per l utente di stabilire una relazione di tipo semplice? La risposta viene data tramite il seguente esempio, da seguire con attenzione, poiché la sua comprensione è vincolante per il prosieguo. Si supponga di avere una tabella, come quella nr 5.5, chiamata tblforn, con i dati anagrafici dei fornitori di un azienda. ID Nome Fornitore Città Fornitore Fornitore 01 Cesare Bologna 02 Ugo Roma 03 Ezio Milano Tabella 5.5 E ragionevole pensare che ad ogni fornitore corrispondano un certo numero di ordini. A questo punto l utente deve strutturare un altra tabella, in cui ad ogni fornitore, corrispondano i relativi ordini. Bisogna quindi registrare i dati contenuti nella tabella tblforn in un altra tabella in cui ad ogni fornitore debbono risultare associati i relativi ordini. E anche ragionevole pensare che ad ogni fornitore corrisponda una certa quantità di ordini. Per ottenere questo obiettivo ci sono due modi: 1. duplicare i dati relativi dei fornitori, nella seconda tabella. Gli inconvenienti legati a questo metodo sono: a. se i dati sono parecchi, si aumentano i tempi di digitazione. E vero che si potrebbe usare il copia ed incolla ma ciò aumenterebbe la possibilità di errore; b. si spreca spazio su disco e si aumentano le dimensioni del database, che cresce di complessità senza giustificato motivo, giacché esiste una semplice alternativa, presentata nelle righe seguenti. 2. Il secondo metodo consiste nel porre in essere una relazione tra la tabella fornitori e quella degli ordini. La seconda tabella può essere strutturata come segue: ID Ordine Tipo Ordine ID Fornitore Ord1 Scanner piano A4 02 Ord2 Stampante Ink Jet 02 Ord3 Monitor LCD 01 Ord4 Modem ADSL 02 Tabella 6.5 Nella tabella 6.5 è stato creato un campo, che normalmente è denominato chiave esterna, che riporta il valore ID Fornitore della tabella 5.5. Stabilendo una relazione, anche di tipo semplice, e con le modalità più avanti discusse, si può evitare la digitazione degli stessi dati in distinte tabelle. Nella tabella 5.5 la funzione Chiave primaria è svolta dal campo ID Fornitore, mentre nella tabella 6.5 la stessa funzione è svolta dal campo ID Ordine. La relazione può essere stabilita fra il campo ID Fornitore della tabella 5.5 e lo stesso campo 341

69 (che non è chiave primaria attenzione!) nella tabella 6.5. Osservando i valori nelle tabelle si nota che: o Il fornitore Cesare può vantare 1 ordine. o Il fornitore Ugo può vantare 3 ordini. o Il fornitore Ezio non ha ordini di cui vantarsi. Questa precisazione è d obbligo per rendere evidente al lettore che ad ogni fornitore possono corrispondere zero, uno o più ordini e quindi la relazione è del tipo 1 a molti (1 fornitore può avere molti ordini). Questo tipo di relazione è la più comune e si verifica nella maggior parte dei casi. In Access esistono altri tipi di relazioni: A. 1 a 1: eventualità che si verifica quando esiste una corrispondenza univoca fra due record di diverse tabelle. Può essere usata in funzione di due diverse esigenze: laddove necessario, questa tecnica consente di superare il limite delle 255 colonne che Access può supportare, nell ambito di una tabella; si suddividono i record in due distinte tabelle e si stabilisce una relazione 1 a 1 fra i campi che appartengono allo stesso record e si trovano frazionati in due diverse tabelle; è una tecnica utilizzata per separare dei dati per ragioni di protezione di informazioni sensibili. Ad esempio la tabella che contiene i dati amministrativi (nome, cognome, telefono, indirizzo, codice fiscale ecc.) dei pazienti di un ospedale è correlata alle informazioni contenute in una seconda tabella contenente, ad esempio, la patologia di ogni paziente. (sperando sempre tanta salute per tutti e che ogni paziente abbia una sola patologia anzi nessuna). La seconda tabella, quella che contiene le patologie, può essere protetta e accessibile ad un ristretto numero di persone, malgrado esista una relazione del tipo 1 a 1 che leghi ogni paziente con la propria patologia. B. Molti a molti: è una relazione che si verifica quando si riscontra la corrispondenza per cui molti record possono corrispondere con altri molti record. Un esempio lo si può riprendere dall ambiente del commercio, con la corrispondenza prodotti - clienti. Si rifletta sull abitudine di tanti centri commerciali che usano fideilizzare i propri clienti emettendo tessere di diverso tipo con le quali promettono sconti e altri benefits di varia natura: nel database del centro commerciali si avrà quindi una lista di clienti e una lista dei prodotti venduti. La corrispondenza 1 a molti è biunivoca nel senso che ad ogni cliente corrispondono molti prodotti e ad ogni prodotto corrispondono molti clienti. Si potrebbero legare le due liste cercando di associare ad ogni cliente i propri prodotti preferiti stabilendo quindi una correlazione fra le due tabelle. Per stabilire una relazione di questo tipo c è bisogno di una terza tabella che faccia da elemento di congiunzione o da intermediario fra le due. Nella tabella di congiunzione bisogna inserire i campi chiave primaria della altre due tabelle. Figura Conoscere le regole preliminari per creare Relazioni, implicazioni nel modificare la dimensione o il tipo di campi relazionati. Esistono delle regole preliminari da rispettare, affinché Access possa stabilire delle relazioni. Due tabelle, per essere poste in relazione, devono avere i campi da collegare con le stesse proprietà, in dettaglio: a. identica dimensione 342

70 b. medesimo tipo di dati. Ad esempio si possono relazionare due campi con dati di tipo "Testo" e dimensione "30 caratteri", o dati di tipo "Numerico" e dimensione "Byte". Due campi che abbiano difforme o il tipo o la dimensione o entrambe le caratteristiche non possono essere relazionati. Fa eccezione il campo di tipo Contatore, che Access valuta come se fosse di tipo "Numerico" con dimensione "Intero lungo". E evidente che un campo di tipo Contatore può essere relazionato o con altri campi, anch essi di tipo Contatore, oppure con campi di tipo Numerico e con dimensione Intero lungo. Il nome attribuito ai due campi da relazionare è ininfluente.. E evidente invece che se si modifica la dimensione e/o il tipo di dati di uno dei due campi, è necessario apportare lo stesso cambiamento anche all altro campo dell altra tabella da relazionare. Creare relazioni con Access. Dopo tutta questa teoria, è ora di passare ad un esempio pratico, affinché il lettore possa meglio comprendere i concetti esposti e sia in grado di attuare realmente un database relazionale. Il database usato come esempio, è quello di Figura 175-5, in cui si hanno tre tabelle.le tabelle su cui sarà creata una relazione, sono quella di nome tipo di corsi (Figura 176-5) e corsisti rid (Figura 177-5). Figura Figura Figura Figura La tabella di Figura contiene solo due campi ed elenca i corsi di informatica gestiti da un ipotetico istituto. Il campo ID corso è la chiave primaria che individua i 7 corsi. La tabella di Figura 177-5, elenca i corsisti (20 record) che frequentano i diversi corsi. Pur essendo ammissibile per ogni corsista, frequentare più di un corso, per il momento si hanno tutti corsisti diversi. Ogni corsista è individuato da un campo chiave primaria denominato ID. La medesima tabella di Figura contiene un campo di nome ID corso identico a quello dell altra tabella, quella di Figura 176-5, che però non è chiave primaria ma ha lo stesso nome e lo stesso formato e la stessa dimensione (si ricordi che però il nome non è vincolante). 343

71 Figura Per applicare le relazioni è indispensabile che le tabelle siano chiuse. Si provveda a ciò e si ritorni quindi alla situazione di Figura Per aprire l ambiente di lavoro delle relazioni, bisogna fare click sul pulsante di Figura In Figura è riprodotta l intera barra degli strumenti e ciò per consentire al lettore una più agevole individuazione del pulsante in questione.dopo aver fatto click sul pulsante in questione, Access chiede all utente di indicare quali tabelle debbono essere unite da una relazione. (Figura 180-5). Figura Figura Nella finestra di dialogo di Figura bisogna scegliere le tabelle, o le query se necessario, da aggiungere nell ambiente di relazioni. Fare click sulla tabella di nome corsisti rid e poi sul pulsante Aggiungi in seguito sulla tabella di nome tipo di corsi e poi ancora sul pulsante Aggiungi. Inserite tutte le tabelle si può chiudere la finestra di dialogo di Figura 180-5, con un click sul pulsante Chiudi. Ora l ambiente di lavoro è quello di Figura Così come anticipato, la relazione deve essere stabilita fra il campo ID corso della tabella tipo di corsi ed il campo omonimo ID corso della tabella corsisti rid. Per indicare ad Access 344

72 l implementazione della relazione agganciare con il tasto sinistro del mouse il campo ID corso della tabella tipo di corsi e trascinarlo, tenendo premuto il tasto sinistro, sopra il campo ID corso della tabella corsisti rid nel momento in cui i due campi si sovrappongono lasciare il tasto sinistro del mouse. Access aprirà la finestra di dialogo di Figura 182-5, in cui chiede utente potrà eventualmente eseguire altre impostazioni. Figura Per il momento ci si limiti a fare click sul pulsante Crea e si vedrà che Access legherà i due campi da una relazione il cui simbolo grafico è una unione fra la due tabelle. (Figura 183-5). Anche se non è esplicitato nella finestra delle relazioni di Figura 183-5, Access ha correttamente individuato la relazione appartenere alla categoria dell uno a molti e lo si può notare, questo particolare non trascurabile, osservando con più attenzione la Figura 182-5, dove nella zona inferiore sinistra dell ambiente Modifica relazioni, è esplicitato proprio il tipo di relazione individuata. Modificare o Eliminare Relazioni. Una volta stabilita la relazione, come in Figura 183-5, essa può essere modificata o eliminata in diversi modi: o tasto destro sul simbolo grafico di relazione (il segmento che unisce le due tabelle); Access pone a disposizione dell utente un menù di scelta rapida (Figura 184-5) in cui si può scegliere fra le opzioni Modifica relazione oppure Elimina. Scegliendo Modifica relazione Access aprirà la finestra di dialogo denominata Modifica relazioni (Figura 182-5). Scegliendo Elimina, Access dopo aver ricevuto conferma se effettivamente si intende cancellare la relazione, provvederà a rimuoverla. Figura Figura o con un doppio click veloce sul simbolo grafico di relazione, Access aprirà direttamente la finestra di dialogo di Modifica relazioni e l utente può scegliere, in tale ambiente, l azione da effettuare, che possono solo riguardare la modifica della relazione o l aggiunta di nuove. I pulsanti della barra degli strumenti che consentono di interagire con le relazioni sono quelli di Figura Dalla sinistra verso destra, essi espletano le seguenti funzioni: o visualizza la finestra di dialogo di Figura per includere ulteriori tabelle e o query nel layout delle relazioni; 345

73 o o o mostra le relazioni dirette; mostra tutte le relazioni; cancella il layout corrente. Significato e applicazione dell integrita referenziale: controllo automatico della validità di un codice introdotto dall operatore. Essendo Access un database relazionale consente l implementazioni di vincoli più completi, fra distinte tabelle. Nella finestra di dialogo di Figura c è un opzione, volutamente trascurata nel precedente paragrafo, al fine di poterne discutere in forma più dettagliata. In Figura 182-5, in basso a sinistra, c è un opzione in cui è sufficiente apporre il segno di spunta applicando un integrità referenziale alla relazione. In questo modo si indica ad Access che un campo espleta la funzione di origine (anche detto campo padre) e l altro è un campo derivato (anche detto campo figlio). Nell esempio precedente, ed in proposito si osservino le figure e e lo schema 1-5, si aveva una tabella in cui sono elencati i tipi di corsi tenuti in un ipotetico istituto e nell altra i corsi frequentati dai corsisti. Applicando un integrità referenziale si può delegare ad Access il compito di verificare se l operatore, nel momento in cui digita il numero di riferimento a cui si è iscritto un corsista, digita un valore congruo oppure meno, dove per congruo si intende un valore esistente nella tabella di origine. Schematizzando ulteriormente, per poter semplificare si può scrivere che: il campo origine è quello di nome ID corso della tabella tipo di corsi il campo derivato è ID corso della tabella corsisti rid. Essendo i campi ID corso della tabella tipo di corsi numerati da 1 a 7, è evidente che se l operatore digita nell altra tabella, un numero esterno a tale range si verifica un errore. Applicando l integrità referenziale, Access verifica se il valore digitato dall operatore, nel momento in cui un corsista si iscrive ad un corso, esiste nella tabella di origine segnalando una condizione di errore nel momento in cui si cerca di introdurre un valore che nel campo origine non esiste. Applicare regole ad una relazione in modo che i campi coinvolti non possano essere cancellati, aggiornare campi a catena. Applicando l integrità referenziale si possono ottenere altri vantaggi; in particolare Access: Impedisce la cancellazione di un campo origine se in un altra tabella esiste un campo derivato: nell esempio in questione non posso eliminare un corso nella tabella tipo di corsi se nell altra tabella esiste anche un solo corsista che frequenta quel corso. (Non ponendo il segno di spunta sull opzione Elimina record correlati a catena) (Figura 172-5). 346

74 Schema 1-5 o Le modifiche effettuate sui campi orgine si ripercuotono sui campi derivati: nell esempio in questione, modificando il codice corso nella tabella tipo di corsi automaticamente saranno aggiornati i codici corrispondenti allo stesso corso nella tabella corsisti rid. (ponendo il segno di spunta sull opzione Aggiorna campi correlati a catena) (Figura 172-5). Per verificare praticamente le asserzioni di cui sopra, si presenterà un esempio reale, partendo dalla situazione della figura e ponendo il segno di spunta nell opzione Applica integrità referenziale e Aggiorna campi correlati a catena. (Figura 186-5). Figura Figura Confermando le scelte con un click su OK, Access evidenzierà l applicazione di una relazione con il vincolo dell integrità referenziale mediante la simbologia grafica di Figura 187-5, dove indica la relazione 1 a molti con i simboli grafici da 1 a infinito. 347

75 Figura Figura A questo punto si chiuda la scheda relazioni, facendo click sul pulsante Chiudi finestra e rispondendo affermativamente alla richiesta di Access di salvare le modifiche apportate al layout relazioni. In seguito si è aperta la tabella corsisti rid, in modalità foglio dati (click sull oggetto Tabelle selezione della tabella menzionata click su Apri). Figura In seguito si è agito sull ultimo record, modificando il campo ID corso impostandolo a 9, valore che non esiste nella tabella tipo di corsi dove gli indici numerici, di tipo chiave primaria, vanno da un minimo di 1 ad un massimo di 7. Nel momento in cui si è cercato di salvare la tabella, con la modifica effettuata, Access ha emesso un messaggio di errore, in cui si dichiara impossibilitato ad aggiungere o modificare il record, poiché nella tabella tipo di corsi è necessario un campo correlato (testuale dal messaggio di Access Figura 188-5). 348

76 La Figura 189-5, visualizza la tabella tipo di corsi che, ricordiamolo, è quella dove c è il campo padre. Osservandola attentamente si nota che alla sinistra del campo ID corso Access ha aggiunto un simbolo di + (più). Facendo click su quel simbolo, Access visualizzerà i record figli relativi. Ad esempio, con un click sul simbolo + (più) posto in corrispondenza del codice 3, Access visualizzerà tutti i corsisti che frequentano il corso Database. (Figura 190-5).Dall osservazione della Figura 190-5, si evince che le corsiste Cinzia ed Elisabetta frequentano il corso di Database e che le corsiste Cristina, Sabrina, Laura frequentano il corso Video. Il record è visualizzato al completo e quindi Access mostra anche gli altri campi (Data iscrizione corso - situazione economica). ELEMENTI DI ACCESS CONCERNENTI L USO DI OGGETTI. Nelle pagine seguenti sono descritte alcune problematiche di Access che, per una corretta comprensione, richiedono una conoscenza più generale del programma. Non che siano difficili, ma si deve essere in grado di sapersi districare e muovere fra tabelle, query, maschere e report con una certa dimestichezza, ciò è indispensabile anche per la maggiore completezza delle considerazioni effettuate. Mostrare o Nascondere le Barre degli Strumenti. Le Barre degli Strumenti sono un ottimo ausilio al lavoro, tuttavia è possibile non appesantire inutilmente l ambiente visualizzando tutte quelle esistenti. D altra parte Access può mostrare quelle di cui si ha bisogno, in maniera semplice e funzionale. Come si evince dall osservazione della Figura 191-5, Access non possiede molte barre come Word oppure Excel. Oltre a quella di nome Database, che è quella correntemente visualizzata, sono disponibili per la visualizzazione: Il Riquadro attività; La barra di nome Web. Figura Naturalmente, per nascondere una barra degli strumenti, è sufficiente deselezionarla nell elenco di Figura

77 Selezionare record in una tabella. In una tabella di Access, sono possibili delle azioni come la selezione di più record, l aggiunta di record e altro. Innanzitutto si desidera far notare che nel momento in cui si inserisce il cursore in un campo qualsiasi di un record della tabella, Access visualizza un indicatore alla sinistra della tabella stessa (Figura 192-5). Figura La selezione di più record della tabella può essere eseguita in più modi: o selezionare un solo record: fare click sul pulsante posto alla sinistra del record; o selezionare più record: fare click sul primo del range da selezionare e trascinare il mouse fino a racchiudere tutti i record desiderati; o oppure: fare click sul pulsante alla sinistra del primo record nella lista; premere e tenere premuto il tasto Maiusc (Shift); fare click sul pulsante alla sinistra dell ultimo record dell elenco. o Oppure: Aprendo il menù di Modifica è disponibile l opzione Seleziona record e quando necessario è utilizzabile invece la voce Seleziona tutti i record (Figura 203-5). Figura In Figura è stata eseguita una selezione, con il tasto Maiusc, comprendete i records numero 8,7,6,5,4. L indicatore di selezione (il triangolo alla sinistra) è rimasto sul record 350

78 numero 8 poiché la selezione è stata eseguita ponendo dapprima facendo click sul pulsante alla sinistra del record nr 8, poi tenendo premuto il tasto Maiusc e facendo click sul pulsante alla sinistra del record numero 4. Access non consente la selezione di records non contigui con il tasto Ctrl. Inserire record in una tabella. Nella gestione di una tabella, Access non consente l inserimento di un nuovo record fra altri presenti. L inserimento di un nuovo record è obbligato e va fatto in coda alla tabella, per cui è necessario fare click sull apposito pulsante, disponibile sulla pulsantiera in basso a sinistra, che consente l aggiunta di una nuovo record (Figura 194-5). L obbligatorietà di tale scelta risulta evidente nel momento in cui si considera che: o o la tabella usata come esempio possiede una chiave primaria gestita da Access, e non dall utente, con tutte le impostazioni del caso (tipo dati: contatore, indicizzato, duplicati non ammessi); è evidente che il nuovo record dovrà avere una chiave primaria di valore successivo a quelle esistenti e non può essere quindi inserita. Per aggiungere un nuovo record è possibile anche fare click su Inserisci e scegliere l opzione Nuovo Record (Figura 195-5). Figura Figura Dopo aver comunicato ad Access che si intende inserire un nuovo record, in uno qualsiasi dei modi illustrati, esso posizionerà automaticamente l indicatore di selezione sulla prima riga vuota in cui è possibile la digitazione e l utente potrà iniziare direttamente a scrivere i dati in suo possesso. In Figura si può osservare la fase di inserimento del nome di una nuova corsista (Access ha visualizzato il simbolo di matita alla sinistra del record nr 83). Figura Bisogna rammentare che: o nella tabella usata come esempio la chiave primaria è gestita automaticamente da Access e pertanto non c è bisogno di digitarla, anzi Access non consente all utente di effettuare operazioni all interno di tale cella; o essendo la chiave primaria gestita da Access il suo valore si incrementerà automaticamente non appena l operatore inizia la digitazione. 351

79 Modificare, Eliminare dati in un record, Impedire la cancellazione accidentale di un campo. Modificare un campo fra quelli esistenti è un operazione semplicissima: è sufficiente fare click, con il tasto sinistro del mouse, direttamente nella cella da modificare e cancellare il testo preesistente oppure aggiungere a completamento (un doppio cognome per esempio). In questa eventualità si afferma che si lavora nella cella in modalità editor. Figura Ad esempio in Figura si è fatto click all interno della cella (è visibile il cursore) e si sta per modificare la data di iscrizione di una corsista. Anche la semplice eliminazione di un campo dalla tabella è un operazione di semplice esecuzione; bisogna semplicemente fare click nel campo e cancellare il valore o il testo presente. Piuttosto bisogna considerare se essa è un azione prevista dal progettista del database che nella struttura della tabella potrebbe aver impostato la necessità che quel campo abbia comunque un valore. Per esempio, in Figura 197-5, è stato cancellato il nome di una corsista, poi la tabella è stata salvata, chiusa ed in seguito aperta di nuovo; quindi Access ha tecnicamente accettato la cancellazione del campo. L operazione non sarebbe stata possibile se nella struttura della tabella, sezione Generale fossero state impostate le proprietà del campo come in Figura 198-5, in cui alla voce Richiesto è presente un Si e alla voce Consenti lunghezza zero è presente un No. Quando sono presenti queste due proprietà il campo deve essere obbligatoriamente digitato e non può essere cancellato dalla tabella. Figura

80 Figura Eliminare record in una tabella. Il record è un dato nella sua interezza e non è possibile eliminare un campo pensando di avere cancellato un record. Per cancellare un record dall elenco è quindi necessario selezionarlo, sempre facendo click sul pulsante alla sinistra del record, e in seguito eseguire una fra le seguenti azioni: o o o fare click con il tasto destro del mouse, ponendo attenzione a non annullare la selezione eseguita, e dal relativo menù contestuale scegliere l opzione Elimina record (Figura 199-5); fare click sul pulsante di Figura e mostrato anche nel dettaglio di Figura 201-5; fare click su Modifica e dal relativo menù scegliere l opzione Elimina record (Figura 203-5). Ovviamente il numero di records che si può eliminare è più di uno e ciò dipende dalla selezione preventivamente eseguita e che può riguardare uno o più record. Figura Figura Figura L eliminazione di uno o più record è un azione irreversibile. Il comando Annulla. Anche il programma Microsoft Access, come gli altri della suite Office, possiede il comando Annulla che permette di procedere all annullamento di una azione precedentemente eseguite e ritenuta dall operatore non soddisfacente. Esso è accessibile sia dalla barra degli strumenti, (Figura 202-5) in cui è disponibile come pulsante, sia dal menù di Modifica, in cui è disponibile come comando (Figura 203-5). 353

81 Figura Figura Modificare gli attributi di un campo quali dimensioni, formato numerico, formato data. Quando si progetta un database una parte importante di tutto l insieme sono gli attributi che il progettista decide di assegnare ai campi che compongono il record. Come visto tale assegnazione si esegue nella Struttura della tabella, sezione Generale. E evidente che ogni ad ogni formato di campo, sono assegnabili diversi attributi. E quindi importante imparare quali sono i tipi di dati e ii relativi formati che Access consente di usare. La tabella Tabella 7-5 è un valido ausilio per associare correttamente il tipo di dato e il relativo formato. La Figura visualizza la scheda Generale, nell ambiente di Struttura della tabella in cui si esegue l associazione in questione. Si osservi, che essendo selezionato un campo tipo Contatore, Access propone le impostazioni relative che sono quelle tipiche di un campo chiave primaria gestita da Access: o dimensione campo: intero lungo; o nuovi valori: incremento; o indicizzato: si con duplicati non ammessi..in Figura 205-5, dove è selezionato un campo tipo Testo, Access proporrà nella scheda Generale delle opzioni diverse, mettendo in condizione l operatore di eseguire ogni volta le corrette associazioni e impostazioni che sono: o o o dimensione campo: 255 (il massimo possibile, anche se tecnicamente non necessario); richiesto: si (tecnicamente giusto: non si vede come sia possibile inserire un record senza nome del corsista e si tenga conto che il progettista impostare correttamente tutte le attribuzioni per evitare qualsiasi errore da parte dell operatore); consenti lunghezza zero: no (questa impostazione completa la precedente, poiché non deve essere possibile cancellare un campo nome e salvare la tabella). 354

82 Al campo data e ora sono attribuibili alcuni formati predefiniti, elencati nella tabella 7-5,. e scelti facendo click sulla casella Tipo dati, naturalmente a fianco del Tipo Data/ora ; in tale contesto la scheda Generale si predispone nella relativa modalità e l utente, facendo click su Formato, può aprire il menù a discesa e scegliere il formato (Figura 206-5). Figura Figura Figura La Figura mostra la predisposizione della scheda Generale allorché si debbono impostare le proprietà per un campo di tipo Numerico. In particolare si possono osservare i i disparati formati disponibili in funzione del diverso uso che si farà del contenuto del campo. La dimensione del campo è stata lasciata a Intero lungo. 355

83 Figura Tipo di dati Testo Memo Numerico Data/Ora Valuta Contatore Sì/No Può essere usato per E usato per Impostazione predefinita, ogni qual volta si introduce un nuovo campo. Testo o combinazioni di testo e numeri, compresi numeri che non richiedono calcoli, come numeri di telefono. Usato per testo lungo (più di Testo) o combinazioni di testo e numeri che richiedono più di 225 caratteri. E usato per dati numerici che saranno usati in calcoli matematici, nel contesto del database Da usare per formati di data e ora per gli anni da 100 a Con i formati: Data generica, Data estesa, Data breve, Data in cifre, Ora estesa, Ora breve 12 h, Ora breve 24h Usato per dati numerici, coinvolti in calcoli matematici che abbiano da 1 a quattro cifre dopo la virgola. E un numero sequenziale univoco, che sarà aumentato di 1 allorché un nuovo record è inserito nella tabella. L operatore non ha possibilità di intervento sul campo Contatore. Esiste la possibilità di farlo incrementare di un numero casuale. Sono i campi che possono assumere solo i valori Sì e No. Il Sì corrisponde a True e il No, corrisponde a False. Tabella 7-5 Formato Fino a 255 caratteri oppure la lunghezza impostata dalla proprietà FieldSize, scegliendo il valore minore fra i due. Fino a caratteri. 1, 2, 4 o 8 byte o 16 byte in casi particolari. 8 byte. 8 byte. 4 byte. 1 bit. 356

84 Sapere quali conseguenze si ottengono modificando gli attributi di dimensione dei campi di una tabella Nel precedente paragrafo si è visto come associare correttamente formato e attributi ai tipi di dati più comuni. E evidente che qualsiasi impostazione si può modificare, purché l azione sia guidata da un certo raziocinio e logica. Naturalmente tutte le modifiche dovranno essere eseguite nell ambiente di Struttura della tabella. Si abbia, per esempio, la struttura di tabella di Figura Figura La struttura contiene il campo pagato che è tipo testo. Volendo visionare il contenuto della tabella, per verificare il contenuto del campo in questione, si osserva che esso contiene una serie di S oppure di N (Figura 209-5). Volendo si potrebbe mutare il Tipo di dato del campo di nome pagato, modificandolo in un campo Si/No e verificare cosa accade. Figura La modifica deve essere eseguita con la modalità di Figura 210-5, in cui è stato posizionato il cursore del mouse nella cella in cui si definisce il campo pagato come Testo, e si è aperto il menù a discesa e si sta per scegliere il tipo Si/No. Allorché si esegue la modifica e si salva la tabella, Access verifica se il contenuto del campo è congruente con i valori contenuti nel campo modificato. Dalla Figura si è visto che i valori sono una serie di S e di N. Al momento di finalizzare la modifica Access si accorge che il contenuto del campo non è congruente con la nuova impostazione, emette un messaggio di errore e avvisa l utente, che se intende procedere con l azione impostata, si dovranno eliminare tutti i valori contenuti nel campo pagato (Figura 211-5). 357

85 Figura Figura Quindi prima di procedere alla modifica dei formati di testo, di un qualsiasi campo, è opportuno preventivamente verificare se le nuove impostazioni sono adeguate ai valori, sia numerici che testuali, contenuti nei campi. Inoltre, nel paragrafo relativo all implementazione delle relazioni si è già visto che esistono delle regole preliminari da rispettare, affinché Access possa stabilire e mantenere delle relazioni. Due tabelle, per essere poste in relazione, devono avere i campi da collegare con le stesse proprietà, in dettaglio debbono avere identica dimensione e il medesimo tipo di dati. Ad esempio si possono relazionare due campi con dati di tipo "Testo" e dimensione "30 caratteri", o dati di tipo "Numerico" e dimensione "Byte". Due campi che abbiano difforme o il tipo o la dimensione o entrambe le caratteristiche non possono essere relazionati. E 358

86 evidente quindi che, modificando uno dei due campi relazionati, il vincolo di relazione potrebbe essere annullato. Concludendo questo paragrafo si può ben dire che un ottimo lavoro di progettazione preventiva del database, eviterà tanti problemi dopo in fase di realizzazione pratica. Creare e conoscere le regole di validazione per numeri, testo, data/ora, valuta. Lavorando nell ambiente di Struttura della tabella si è già visto come impedire la cancellazione, voluta o accidentale, di un campo e come fare attenzione a impostare e a eventualmente modificare gli attributi e i formati dei campi. Un ulteriore impostazione può essere di valido aiuto nella progettazionedi un database. Osservando attentamente l ambiente di Struttura della tabella, sezione Generale si può notare che è disponibile l opzione di lavoro Valido se, chiaramente visibile nella Figura Nello spazio apposito si possono dunque digitare delle espressioni, ovviamente in un formato tipico di Access, per cui l operatore, che introduce i valori in tabella può essere costretto al rispetto di vincoli, che possono essere concernenti sia valori numerici che testuali o di data/ora e di valuta. La tabella 8-5 mostra alcuni esempi di espressioni valide. Espressione <> 0 > 10 Like "C???????" >= #01/05/05# And <#31/05/05# Funzione svolta Per formati tipo numero che, nell esempio debbono avere un valore diverso da zero. Rivolta a formati tipo numero che, nell esempio, debbono avere un valore maggiore di 10. Rivolta a formati tipo testo che, nell esempio, deve essere una parola di 8 caratteri e iniziare con la lettera C Rivolta a formati tipo data che, nell espressione di esempio deve essere compresa fra il primo maggio e il 31 maggio dell anno tabella 8-5 Figura Segue, come sempre, un esempio. Si abbia la tabella di Figura e si concentri l attenzione sul campo di nome costo. Nella sezione Generale, a tale campo sono stati assegnati i seguenti formati e attributi: 359

87 o dimensione campo: precisione doppia; o formato: valuta; o posizioni decimali: automatiche; Inoltre siccome i corsi hanno un costo oscillante fra 800 e 1200, è stata impostata una regola di validazione, per cui l operatore è obbligato a digitare valori compresi nel range specificato. A maggiore specifica, in corrispondenza dell opzione Messaggio errore, è stato anche digitato un testo che Access emetterà allorché si incorra in una condizione di errore. Figura La Figura mostra proprio il messaggio di errore allorché si è cercato di introdurre un valore di costo pari a Cambiare l'ampiezza delle colonne di una tabella. Pur essendo Access un database il suo menù di Formato è ricco di impostazioni e ciò si evince dall osservazione della Figura In particolare, in questo paragrafo, si intende illustrare le modalità con cui si può modificare la larghezza delle colonne di una tabella, impostazione rilevante poiché può accadere che un contenuto non sia ben visualizzato e ciò può essere un problema. Figura Figura Facendo click su Formato e scegliendo Larghezza colonne si accede alla finestra di dialogo di Figura 214-5, in cui l utente può digitare un valore più consono alle proprie esigenze. Si noti la presenza del pulsante Adatta che consente di disporre la larghezza sulla base del contenuto più ampio presente in tabella. Alternativamente è possibile posizionare il mouse in corrispondenza del confine fra due colonne e quando assume la forma a quattro punte, allora schiacciare il tasto sinistro del 360

88 mouse e, tenendolo premuto, spostare il bordo verso destra fino a quando la larghezza è confacente alle esigenze dell operatore. Per restringere la larghezza della colonna bisogna eseguire l azione opposta agganciando e spostando il bordo della colonna verso destra, oppure digitando un valore di ampiezza minore, nella casella di Figura Spostare una colonna all'interno di una tabella. Si osservi la tabella di Figura Essa è composta da numero cinque campi, nell ordine da sinistra verso destra: ID, corsista, data iscrizione, corso, pagato. Figura La successione è determinata dall ordine con cui i campi sono stati digitati nell ambiente di Struttura. La Figura visualizza la Struttura della stessa tabella di Figura Figura Dall osservazione con cui si succedono i cinque campi nell ambiente di struttura della tabella, si può notare che la loro successione, dall alto verso il basso, è esattamente la stessa che si ha in modalità foglio dati, da sinistra verso destra. L operatore potrebbe avere facoltà di modificare la sequenza con cui le colonne di dati si succedono. Per esempio, nell ambiente di Figura 215-5, potrebbe essere utili invertire la posizione fra la colonna contenente i campi data Iscrizione e la colonna contenente i campi 361

89 corso. Si potrebbe intervenire in modalità Struttura e modificare la collocazione dei due campi, ma in realtà esiste una tecnica che consente di ottenere rapidamente questo risultato, mediante la tecnica del trascinamento. Si apra la tabella in modalità Foglio dati e si esegua la seguente sequenza di azioni: o selezionare la colonne di nome data iscrizione ; o facendo click sull etichetta data iscrizione e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, si agganci la colonna e la si trascini nella posizione desiderata; la Figura mostra proprio questa azione mentre è in esecuzione e il bordo nero, alla destra della colonna corso, è proprio la nuova collocazione della colonna data iscrizione ; o quando la situazione sarà come quella di Figura 217-5, con un bordo che indica la nuova collocazione della colonna, allora si può lasciare il tasto sinistro del mouse e osservare se l azione è andata a buon fine. Figura La nuova tabella è quella di Figura La cattura video di Figura è relativa alla tabella di Figura e permette di controllare se la modifica ha avuto ripercussioni nella Struttura della tabella Figura

90 Figura Come si può ben notare, la Struttura è rimasta immutata. Access l ha mantenuta identica alle impostazioni originarie e ciò accade perché la struttura della tabella sarà usata per costruire query e maschere e report. Quindi Access permette di soddisfare le esigenze d uso o di visualizzazione relative al foglio dati, ma non modifica la struttura della tabella. Presentare campi specifici in un Report raggruppati per Somma, Minimo, Massimo, Media, Conteggio, con punti di interruzione adeguati. Nelle pagine precedenti si avrà avuto modo di apprezzare l utilità degli strumenti di Access. Oggetti come Query e Maschere e Report trovano il loro fondamento sulla tabella o tabelle di cui il database è composto. Avvalendosi di particolari funzioni è possibile porre dei vincoli su come l operatore può digitare i dati, filtrarli, impedire la cancellazione accidentale, ottenere nuove tabelle con dati ricavati da altre tabelle ecc. Nelle righe seguenti si intende illustrare la modalità con cui si possono ottenere ulteriori informazioni, durante la procedura di costruzione di un Report in modalità Struttura. Si abbia, come situazione di inizio, quella di Figura 220-5, in cui è mostrata la tabella che sarà usata come base per produrre un Report in modalità Struttura. Figura Il Report, costruito in modalità Struttura, è mostrato in Figura Si osservi la collocazione dei campi, posti in verticale: nella riga superiore sono state collocate le etichette identificative dei campi e subito sotto le caselle con il contenuto del campo. In Figura si è voluto selezionare un campo, affinché il lettore potesse osservare le maniglie di trascinamento dello stesso. Inoltre, in Intestazione pagina del Report è stato aggiunto un titolo usufruendo della Casella degli strumenti, usando il pulsante di nome Etichetta che è quello con la doppia a, la prima maiuscola e la seconda minuscola. In seguito al titolo sono 363

91 state date delle formattazioni di carattere ponendolo a 20 punti come dimensione, di tipo grassetto e di colore blu (sono stati usati i tre pulsanti disponibili sulla barra degli strumenti, chiaramente visibili in Figura 221-5). La situazione del Report in modalità Visualizzazione dati è mostrata in Figura Figura Figura Attraverso una funzione di Access, si intende ottenere in fondo a ogni pagina, il numero di pagina. Qualora non lo fosse, la prima azione è di visualizzare fare click su Visualizza una 364

92 prima volta facendo click sull opzione Int./piè di pagina pagina e un altra volta su Intestazione/Piè di pagina report. (Figura 223-5). Figura Figura Figura

93 In seguito visualizzare la casella degli strumenti, sempre facendo click su Visualizza e scegliendo Casella degli strumenti, ancora Figura Osservando la Figura si individui lo strumento Casella di testo, fare click sul simbolo evidenziato e, nella zona Piè di pagina pagina tracciare una casella di testo così come mostra la Figura La casella di testo è divisa in due parti: quella di sinistra è la zona testo e quella di destra dovrà accogliere l espressione che fra poco si dovrà comporre. Quindi all interno della zona deputata al testo si scriva un intestazione qualsiasi, come ad esempio Scuola alfa beta ; in seguito si selezioni la parte destra della casella di testo mediante un click del tasto sinistro del mouse (Figura 226-5). Figura Figura Con la selezione attiva bisogna fare click sul pulsante di nome Proprietà, mostrato nel dettaglio di Figura 227-5, al fine di visualizzare la relativa finestra di dialogo, visualizzata in Figura Figura L ambiente di lavoro di Figura 228-5, assolve alla funzione di mostrare le proprietà dell oggetto selezionato, in questo caso della casella di testo, preventivamente attivata. Qualora la finestra di dialogo si attivi su un altra scheda (ve ne sono cinque) si faccia click su Dati per accedere all Origine controllo. Facendo click sulla riga posta alla destra dell etichetta Origine controllo si rende attivo un pulsante, quello con tre puntini in fila, visibile in Figura Facendo click su questo pulsante si attiverà l ambiente denominato Generatore di espressioni e mostrato nella Figura Desidero segnalare che durante l esecuzione delle azioni qui descritte è di fondamentale importanza, per una buona riuscita, mantenere attiva la selezione della casella di testo. Nel generatore di espressioni si faccia doppio click sulla cartelle Espressioni comuni, situata nel riquadro più a sinistra. Nel riquadro centrale si otterrà l elenco delle informazioni che Access pone a disposizione dell utente, utilizzabili nei diversi contesti di Access. (Figura 230-5). Seppure con modalità lievemente diverse queste espressioni possono essere utilizzate anche nelle maschere basate sia su tabelle che su query. 366

94 Figura Figura Fra le espressioni disponibili si scelga, mediante un click del mouse Pagina N di M, che passerà così nel riquadro più a destra a evidenziare la scelta compiuta. Per poterla rendere attiva bisogna porla nel riquadro superiore, area in cui è possibile comporre delle espressioni più complesse e articolate; questa azione può essere eseguita in due modi: o doppio click sull espressione del riquadro più alla destra; oppure: o click sul pulsante Incolla. In qualsiasi modo si otterrà la situazione di Figura Con un click su OK si chiude il generatore delle espressioni e si torna all ambiente Struttura del Report. 367

95 Figura L espressione scelta verrà ora mostrata sulla riga posta alla destra di Origine controllo. (Figura 232-5). Per traslare la formula alla casella di testo deve essere premuto il tasto Invio., ottenendo la situazione di Figura Figura Figura Con l esecuzione di tutti questi passaggi il contenuto della casella di testo è passato dal contenere la dicitura Non associato all accogliere la formula prescelta tramite il generatore di espressioni. Non resta altro da fare che salvare il Report (click veloce sull icona del 368

96 dischetto se non si desidera modificare nulla) e passare alla modalità visualizzazione dati, per verificare l effetto dell azione. Figura La cattura video della Figura è stata eseguita nella zona inferiore del report al fine di mostrare la corrispondenza fra il risultato dell espressione e il contenuto della barra di navigazione report, situata in basso a sinistra. E evidente che mentre la barra di navigazione offre aiuto all operatore durante la modalità di visualizzazione sullo schermo, il risultato dell espressione potrà essere stampato e quindi si potranno porre nel giusto ordine i fogli con maggiore facilità. Completamente ininfluente, ai fini dell espressione, la zona sinistra della casella di testo in cui è stato digitato un titolo qualsiasi che potrebbe essere utile ai fini dell identificazione del proprietario o del contesto da cui origina il documento una volta stampato. Visto che la tabella in uso presenta dei dati numerici, come il costo di ogni corso in funzione degli iscritti, potrebbe essere interessante disporre sul Report cartaceo le somme parziali, degli incassi previsti per tipologia di corso. Per condurre l esempio sarà ancora una volta usato il Report corsisti e corsi. Si continuerà a lavorare in modalità Struttura e si inizierà dalla stessa situazione prospettata in Figura La prima azione da eseguire concerne un raggruppamento del record usufruendo dell apposito pulsante di Figura e già visto in precedenza. Facendo click sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento, si attiverà la finestra di dialogo relativa (Figura 236-5). Figura Figura

97 Le impostazioni eseguite concernono un raggruppamento per costo corso con le seguenti impostazioni: o Intestazioni (gruppo): Si; o Piè di pagina (gruppo): Si (visualizzare il ); o Raggruppa secondo: Ogni valore (in tabella ve ne sono molti uguali); Il criterio dell ordinamento è Crescente. Eseguite queste impostazioni l ambiente di lavoro si modificherà per divenire come quello di Figura Figura Come ben si può osservare sono stati aggiunte delle aree di lavoro specifiche in funzione del raggruppamento eseguito ( Piè di pagina costo corso e Intestazione costo corso ). Così come fatto in occasione del paragrafo seguente, bisogna eseguire le seguenti azioni: o inserire una casella di testo nell area Piè di pagina costo corso ; o digitare nella parte sinistra, della casella di testo, la dicitura: Incasso previsto per tipologia di corso: o selezionare la casella di testo e mantenere la selezione attiva (Figura 238-5); o fare click sul pulsante che visualizza la finestra di dialogo delle proprietà; o aprire la scheda dati e fare click in corrispondenza di Origine controllo ; o fare click sul pulsante che attiva il generatore delle espressioni. Figura Nel generatore di espressioni eseguire le seguenti azioni: o bisogna aprire la cartella di nome Funzioni predefinite, che si trova nel riquadro di sinistra; con un doppio click si può facilmente eseguire questa azione; 370

98 o nel riquadro centrale fare click sull opzione Tutto ; o scorrere l elenco delle funzioni disponibile nel riquadro di destra, cercare la Somma e selezionarla (un click del mouse); o fare click sul pulsante Incolla. Al termine di questa serie di azioni la situazione deve essere come quella di Figura Si osservi, nella Figura 239-5, che Access ha incollato la funzione individuata e al suo interno ha posto l etichetta (<<espr>>) che bisogna sostituire con il nome del campo di cui bisogna effettuare la somma. Figura Selezionare, con un click del mouse, l espressione così come effettuato nel dettaglio di Figura Figura Per scegliere il campo di cui bisogna effettuare la somma, bisogna agire nel Generatore di espressioni, aprendo la cartella di nome Tabelle (Figura 241-5), scegliendo la tabella che contiene il campo su cui agire, in questo caso costo del corso contenuto nella tabella corsista (Figura 242-5). Scelto il campo si può di nuovo fare click su Incolla per ottenere la situazione di Figura

99 Figura Figura Figura Confermare con un click su OK, per tornare al pannello delle Proprietà e traslare la formula nella casella di testo, premendo Invio. 372

100 Figura La Figura mostra il dettaglio di come dovrà apparire la casella di testo allorché la formula sarà ivi traslata. Salvare la struttura del Report con le modifiche effettuate e visualizzare il risultato ottenuto che è quello di Figura 245-5, in cui si osserva quanto segue: o raggruppando per costo del corso, si è ottenuto anche il raggruppamento per tipo di corso e ciò era ovvio, poiché ogni tipo di corso presenta un unico costo; o il totale, per quanto concerne il corso su Internet, è avvenuto a pagina 3 del Report; o gli altri totali saranno disponibili nelle pagine successive del Report ad intervalli du due o tre, in funzione del numero di iscritti a ciascun corso. Figura Si abbia la tabella di Figura Per brevità è composta solo da 8 record e si intende produrre un Report che indichi il valore minore fra le cifre elencate. Il Report prodotto è quello di Figura 247-5, sempre in modalità Struttura. In tale contesto: o si visualizzi il Piè di pagina del report ; o si visualizzi la casella degli Strumenti; o si inserisca una casella di testo nell area Piè di pagina del report ; o nella parte sinistra si digiti stipendio minimo ; o si selezioni e si mantenga attiva la casella di testo; o si attivi il pannello delle proprietà; o si apra la scheda dati; o si attivi il Generatore delle espressioni; A questo punto si può agire come in precedenza: o aprire la cartella di nome Funzioni predefinite, che si trova nel riquadro di sinistra; o nel riquadro centrale fare click sull opzione Tutto ; o scorrere l elenco delle funzioni disponibile nel riquadro di destra e cercare Min e selezionare (un click del mouse); o fare click sul pulsante Incolla 373

101 o selezionare la dicitura: (<<espr>>). Per scegliere il campo di cui bisogna cercare il minimo, aprire la cartella di nome Tabelle (Figura 248-5), scegliendo quella che contiene il campo su cui agire, in questo caso stipendio contenuto nella tabella stipendi (Figura 248-5). Scelto il campo si può di nuovo fare click su Incolla per ottenere la situazione di Figura 249-5, con la formula riportata sul pannello delle proprietà. Figura Figura La Figura mostra il momento in cui la formula, ricavata tramite il generatore delle espressioni, viene traslata dal pannello delle proprietà alla casella di testo. Probabilmente vi sarà bisogno di dimensionare opportunamente l ampiezza della casella o forse anche l altezza. In ogni caso, si può salvare il Report con la sua formula e visualizzare il risultato cheè quello di Figura 251-5, con il minimo dello stipendio visualizzato e assegnato a tale Livio, opzione chiaramente visibile nella tabella originaria di Figura E evidente che modificando la tabella di origine il Report in precdenza salvato non sarà modificato e sarà necessario eseguirlo di nuovo, tenendo conto dell aggiornamento dei dati in tabella. E però possibile impostare delle procedure, affinché ad una modifica dei dati nella tabella di origine, si aggiorni automaticamente il report. 374

102 Figura 249 Figura 250 Osservando attentamente la Figura inerente il Generatore delle espressioni, si può osservare che nell elenco delle funzioni sono disponibili anche: o Conteggio, o Max, o Media. Le altre funzioni di Somma e Min e quelle relative alle Espressioni comuni sono state illustrate in dettaglio nelle righe precedenti. 375

103 Figura Con la funzione Conteggio si possono computare il numero di persone, oggetti o elmenti inclusi in un elenco. La formula ottenibile, con le identiche modalità viste in precedenza, è visibile in Figura e il risultato del Report è invece mostrato in Figura Figura Figura La funzione Max è pressoché identica a quella Min; in ogni caso per amore di precisione è visualizzata in Figura

104 Figura E infine, in Figura 255-5, segue il formato della funzione Media. Figura Nonostante sia un ottima abitudine, quella di adoperare correttamente il Generatore delle espressioni, espressioni semplici come quelle viste nelle pagine precedenti, possono essere anche digitate direttamente a mano, anche semplicemente copiandole da queste pagine. Inoltre si è visto in dettaglio per la funzione Somma, la possibilità di raggruppare per tipo di campo e quindi la possibilità di ottenere informazioni specifiche e dettagliate al termine di un raggruppamento. Naturalmente anche le funzioni Max, Min, Media, Conteggio possono essere tranquillamente utilizzate nei raggruppamenti. Visualizzare in anteprima di stampa una tabella, maschera, stampare tutti i record o pagine specificate usando la visualizzazione maschera. Malgrado nelle pagine precedenti l aspetto concernente la visualizzazione dell Anteprima di stampa sia già stato affrontato, si desidera approfondirlo nelle pagine seguenti. La situazione di partenza sia quella di Figura 256-5, con Access attivo e alcuni oggetti disponibili. Figura Avendo selezionata una tabella, facendo click sul pulsante dell Anteprima di stampa, quello con la lente sul foglio visibile in Figura 256-5, oppure facendo click su File e scegliendo Anteprima di stampa dal menù subordinato, si attiva l ambiente di Anteprima di stampa, visibile in Figura

105 Figura Nell elenco degli oggetti si acceda all ambiente delle maschere e se ne selezioni una (Figura 258-5). Figura Facendo ancora click sul pulsante di Anteprima di stampa oppure facendo click su File e poi scegliendo Anteprima di Stampa, si accede ad un ambiente diverso poiché stavolta si sta per inviare alla stampante una o più maschere di dati. La Figura mostra per l appunto l ambiente in questione. Anche se in Figura la cattura video visualizza poche maschere, esse in realtà sono tutte quelle presenti e stampando senza nessun altra impostazioni, tutte le maschere in archivio verrebbero stampate. Per accedere invece alle finestra di dialogo per la stampa, bisogna fare click su File e poi scegliere Stampa. L ambiente in cui eseguire le impostazioni per la stampa sono mostrate in Figura e l utente può scegliere il numero di pagine da stampare. Per la precisione potrebbe decidere di stampare una sola pagina oppure un range di pagine (da..a). Nel primo caso è sufficiente digitare il numero di pagina desiderato, nel secondo bisogna porre il segno di spunta sull opzione Pagine e poi digitare i due valori estremi del range. Osservando la pulsantiera che consente di muoversi in avanti e indietro si può osservare, in anteprima, quali record di quale pagina saranno stampati. Non è attiva in questa modalità la possibilità di stampare una selezione di record. 378

106 Figura Figura

107 Figura In Figura si è aperta la maschera e sullo sfondo si intravede un record ed è divenuta attiva la funzione di poter stampare un record selezionato. Creare una query su due tabelle usando dei criteri di ricerca assegnati Nella sezione del volume dedicata alla costruzione delle query in modalità Struttura si è genericamente fatto un esempio su come costruire una query basandola su una sola tabella. Non è rara l eventualità di dover costruire query estrapolando dati da più tabelle. Figura Per esempio, in Figura si è ipotizzata una situazione con due tabelle una contenente le informazioni principali relative agli ordini (data di acquisizione ordine, data di consegna, destinatario) e l altra che contiene i dettagli sugli stessi ordini. E evidente che le due tabelle dovranno avere una relazione, con integrità di tipo referenziale per evitare cancellazioni involontarie di informazioni. Desiderando costruire una query che mostri lo sconto (informazione presente nella tabella Dettagli degli ordini) praticato in un certo periodo di tempo (informazione presente nella tabella Ordini ) diviene palese la necessità di costruire una query basata sulle informazioni presenti in entrambe le tabelle. Si faccia click 380

108 sull oggetto Query, nel pannello di sinistra (Figura 263-5), in seguito si faccia click su Crea una query in visualizzazione Struttura (una volta) e poi su Nuovo. Figura Figura Microsoft Access chiede all utente che tipo di query si vuole ottenere, si confermi la selezione Visualizzazione struttura e si faccia click su OK. (Figura 264-5). Figura

109 Microsoft Access pone a disposizione dell utente un ambiente di lavoro che riporta l elenco delle tabelle presenti (scheda Tabelle aperta in Figura 265-5) oppure l elenco delle query presenti nel database (scheda Query in Figura 265-5) per eseguire query di query oppure la scheda Entrambe che contiene un elenco in cui compaiono contemporaneamente le tabelle e le query presenti nel database. Nell esempio in questione si può fare click sulla tabella Dettagli sugli ordini ed in seguito fare click sul pulsante Aggiungi. La situazione dell ambiente di lavoro si evolve per divenire come quello di Figura Figura In merito alla Figura si possono riportare le seguenti osservazioni: o sullo sfondo è visibile l ambiente di struttura della query in corso di costruzione; o la tabella Dettagli sugli ordini è stata aggiunta alla query; o bisogna aggiungere l altra tabella. Si selezioni la tabella di nome Ordini e poi si faccia click su Aggiungi e poi sul pulsante Chiudi. La situazione dell ambiente di lavoro è quella di Figura dove sono visibili entrambe le tabelle con la relazione esistente. Non resta altro da fare che trascinare i campi, di entrambe le tabelle, nella struttura della query e impostare l interrogazione desiderata. La Figura mostra la query con i campi inseriti e una condizione posta sotto il campo DataOrdine e un altra condizione sotto il campo di nome Sconto. In questo modo, risultato della query saranno solo gli ordini che nel periodo di tempo specificato hanno usufruito di un certo sconto. I valori mostrati nella query risultante, saranno provenienti da due distinte tabelle. 382

110 Figura Figura