Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva. N 2 LUGLIO 2006 CESAB Carrelli Elevatori

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1 La dematerializzazione dei documenti indica - nel linguaggio sempre un po difficile della Pubblica Amministrazione - il passaggio della carta ai supporti digitali ed è uno dei perni principali su cui deve ruotare la trasformazione del settore pubblico verso un moderno egovernment. E infatti al centro del nuovo Codice dell Amministrazione Digitale, entrato in vigore l 1/1/2006, che >> completa il quadro normativo messo a punto nell ultimo decennio per l uso delle IN QUESTO NUMERO >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva AVANTI VELOCE N 2 LUGLIO 2006 CESAB Carrelli Elevatori Dalla gestione documentale Dematerializzare, anche il Pil ci guadagna tecnologie nella PA e nel suo rapporto con imprese e cittadini. Il Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione (istituito dal ministro per l innovazione e le tecnologie Lucio Stanca nel novembre 2004 e presieduto dal Prof. Pierluigi Ridolfi del CNIPA - Centro Nazionale per l Informatica nella PA) ha presentato a fine marzo un Libro Bianco che analizza i benefici concreti del passaggio alla digitalizzazione. Il costo complessivo sostenuto dal Sistema Italia per la gestione manuale dei documenti amministrativi nella PA e nelle aziende è stimato tra 2 e 4 punti percentuali del prodotto interno lordo: pari quindi a numerose decine di miliardi di euro. Nel 2004 ad esempio le sole amministrazioni centrali (esclusa la Giustizia) hanno prodotto 110 milioni di documenti, una montagna di carta che ha impegnato per il suo protocollo e smistamento interno oltre persone in uffici: il costo stimato dell intera gestione dei documenti protocollati, comprensiva anche di copie e archiviazione, è superiore ai 3 miliardi di euro. Ai quali si segue a pag. 8 Anche gli archivi sostitutivi fanno il tagliando. Con il servizio ManLex Pagina 2 Come ti automatizzo il ciclo attivo. Un impiego originale del codice a barre Pagina 3 Vantaggi economici della gestione elettronica dei documenti. La misura del ROI in azienda Pagina 8 Eliminati ogni anno cinque metri cubi di carta solo per le fatture clienti e i relativi documenti contabili ora conservati su Dvd. Processi lavorativi più snelli, efficienti e controllati per il ciclo attivo e passivo e per le attività post-vendita. In funzione la conservazione sostitutiva delle fatture clienti A fine agli archivi sostitutivi fiscali 2004, dopo l introduzione delle nuove norme di legge per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, la fatturazione elettronica e l emissione dei documenti IVA, la direzione amministrativa di Cesab decise di adottare le nuove procedure che consentono di eliminare gli archivi cartacei. Si rivolse perciò a Top Consult, già presente in azienda con un sistema di gestione elettronica dei documenti del ciclo attivo e delle attività post-vendita, per approfondire la fattibilità concreta del progetto. 1 segue a pag. 4-5

2 2 Il nuovo quadro normativo rende oggi possibile la conservazione dei documenti su supporto informatico anziché cartaceo con lo stesso valore ai fini civilistici e fiscali. Ma pone una serie di obblighi precisi, sia tecnici che organizzativi e applicativi, per la creazione degli archivi ottici sostitutivi, per il loro mantenimento nel tempo e per l esibizione in caso di richiesta delle autorità. Composto da un insieme di attività a supporto del Responsabile aziendale dell archivio ottico sostitutivo, il servizio ManLex di Top Consult è stato progettato per mantenere a norma la procedura realizzata per tutto il periodo obbligatorio di conservazione dei documenti (fissato ad esempio in dieci anni per le fatture e i libri contabili). Esclusivo sul mercato, il servizio viene sottoscritto con un canone annuo e prevede innanzitutto la ricertificazione annuale da parte di un legale del Manuale del Responsabile aziendale della Conservazione Ottica Sostitutiva (che descrive le procedure organizzative e gli strumenti adottati) a seguito di modifiche o aggiunte di documenti. C è poi una visita annuale on-site di audit e controllo degli archivi sostitutivi realizzati e di verifica dei comportamenti, condotta per una giornata da specialisti Top Consult. Il servizio comprende inoltre la possibilità di sottoporre quesiti online al legale sui temi che riguardano la normativa e l applicazione pratica in azienda; l accesso ad una banca dati di domande e risposte sulle problematiche analizzate e risolte con i clienti che hanno già realizzato la conservazione ottica sostitutiva; la gestione delle scadenze dei certificati di firma digitale rilasciati. ManLex è parte integrante dell offerta Top Consult per la conservazione ottica sostitutiva dei documenti a norma di legge, costituita da soluzioni pacchettizzate, semplici e collaudate, che rendono concretamente e rapidamente possibile l adozione delle nuove e complesse procedure previste dal legislatore. Software, consulenza e servizi esclusivi Le diverse soluzioni Top Consult - Lex, ArchiLex e TM Lex sono state studiate rispettivamente per chi è Con il servizio ManLex Anche gli archivi sostitutivi fanno il tagliando già cliente Top Consult, per chi usa già in azienda la gestione elettronica dei documenti con altri sistemi e per chi non ha mai affrontato nè gestione documentale nè conservazione sostitutiva e vuole iniziare a farlo. Le soluzioni software sono corredate da metodologie organizzative e servizi di consulenza e assistenza, che affiancano il Responsabile della conservazione ottica sostitutiva dell azienda in tutti gli adempimenti previsti dalla legge e garantiscono, anche in caso di accertamento, che l archivio sostitutivo è stato realizzato nel pieno rispetto della normativa vigente. Il servizio ConLex di consulenza legale e applicativa è strutturato ad esempio su tre componenti: un corso tenuto presso il cliente da un legale specializzato sugli aspetti normativi della legge e sugli obblighi del Responsabile Conservazione Sostitutiva; l assistenza applicativa, la formazione degli utenti e la preparazione del Manuale della Conservazione; la certificazione di conformità del Manuale alle norme di legge e alle regole tecniche da parte del consulente legale. Pioniere della conservazione sostitutiva (l archivio sostitutivo dell anagrafe realizzato per il Comune di Pesaro è del 99), Top Consult è oggi leader riconosciuto in questo settore: oltre 80 clienti sono già operativi con le sue soluzioni sulle più diverse tipologie di documenti. La conservazione ottica sostitutiva consente alle imprese grandi vantaggi: eliminazione degli archivi cartacei e recupero di costi e spazi; qualche decina di Cd o Dvd sostituiscono milioni e milioni di pagine di carta. Ma poiché la conservazione sostitutiva dei documenti non è altro che il naturale completamento della loro archiviazione e gestione elettronica per lo svolgimento dei processi lavorativi, i vantaggi più rilevanti sono ottenuti proprio su questo piano. Usando il software Top Media NED, semplice, orientato al Web e integrato con i sistemi gestionali dell azienda, si eliminano errori e lentezze manuali, costi e tempi di ricerca e di gestione, aumentando l efficienza delle persone e la rapidità dei flussi di lavoro. Gedy: sonni tranquilli, ci pensa Top Consult Media azienda da 50 anni leader in Italia e all estero nel settore accessori per bagno, Gedy ha adottato la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali dal gennaio Basata su una soluzione Top Consult, riguarda fatture e bolle del ciclo attivo e passivo e tutte le scritture contabili. Abbiamo sottoscritto il servizio ManLex per un periodo di 5 anni dice Massimo Favini, Direttore Operazioni e Servizi di Gedy, responsabile tra l altro dei sistemi informativi e delle attività amministrative. Ci permette di dormire sonni tranquilli per quanto riguarda il mantenimento a norma degli archivi sostitutivi creati. Tutte le verifiche previste dalla legge sulla conservazione sostitutiva, sono delegate a Top Consult, che viene annualmente a controllare archivi e procedure. Possiamo ampliare senza preoccupazioni numero e tipo di documenti archiviati in modo sostitutivo, tanto ogni anno il Manuale delle procedure ci viene ricertificato a cura di un legale. E se abbiamo dei dubbi possiamo consultare il database dei casi risolti o sottoporre quesiti legali online. In Gedy il software Top Consult è usato anche per la gestione elettronica dei documenti aziendali e dei flussi approvativi, che interessa il 60 per cento dei dipendenti e oltre documenti di 150 tipi diversi.

3 Soluzioni Top Consult per l ufficio amministrativo Come ti automatizzo il ciclo attivo Il software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, sfruttando i suoi moduli componibili e integrandosi con i sistemi gestionali e gli applicativi aziendali, è in grado di automatizzare qualsiasi processo di gestione documenti. La soluzione globale Top Consult per l ufficio amministrativo interviene in particolare sul ciclo attivo, su quello passivo e sui libri contabili, sia per gestirne elettronicamente i flussi sia per conservarne i documenti in archivi sostitutivi a norma di legge. Esaminiamo brevemente in questo numero la soluzione per il ciclo attivo, cruciale per ogni impresa con attività commerciale dato che tratta l insieme dei documenti legati alla vendita e ai rapporti con il cliente. Mediante i moduli Spool ed SDK tutti i documenti attivi (dall ordine fino alla fattura e alla corrispondenza scambiata) sono archiviati in modo automatico, con frequenza prestabilita e senza alcun intervento degli impiegati. Con i moduli User, Station e Messaging il personale degli uffici interessati può quindi consultarli in ogni momento per il proprio lavoro, avviare e gestire i solleciti di pagamento via telefono o , chiarire contestazioni. Il responsabile contabilità può controllare con User Web il dettaglio delle fasi operative, lo stato di lavorazione, i carichi di lavoro o i ritardi nei pagamenti, intervenendo in modo mirato. I documenti archiviati in Top Media NED possono essere inviati a lotti mediante posta elettronica e in modalità automatica; è previsto anche l invio massivo di fatture firmate digitalmente dagli utenti. Con il modulo Lex tutti i documenti in gestione vengono infine conservati in modalità sostitutiva a norma di legge, eliminando i vecchi archivi cartacei. Ma ci sono anche altre possibilità di gestione automatizzata e il risultato finale è la trasformazione dei processi lavorativi, che diventano snelli e veloci, integrati e controllati, senza errori e attività ripetitive. L esigenza di un cliente e l uso originale del codice a barre Una soluzione innovativa per la gestione del ciclo attivo, che utilizza in modo originale i nuovi moduli Capture Barcode e SDK di Top Media NED, è quella messa a punto da Coop Cartai Modenese. La società aveva l esigenza di gestire in particolare i documenti di trasporto o DDT (cioè bolle e fatture di accompagnamento) rendendo visibili tutte le loro versioni nelle diverse fasi di vita, dall emissione fino al ritorno firmato o timbrato dal cliente. Ecco allora che il sistema gestionale AS/400 emette automaticamente i DDT stampandovi sopra un codice a barre che contiene una serie di informazioni (numero progressivo piuttosto che codice cliente, data o tipologia di fattura, ecc.) che serviranno come chiavi di archiviazione automatica al ritorno del documento firmato. Questo viene digitalizzato via scanner creando un immagine in formato PDF; il modulo Barcode entra in funzione, riconosce il codice stampato e archivia il DDT nel sistema pinzandolo elettronicamente al preesistente documento padre (quello emesso e precedentemente archiviato con il modulo SDK che estrae automaticamente le chiavi dal documento in formato PDF). Viene così data soluzione all esigenza del cliente gestendo tutte le versioni del DDT, comprese ad esempio quelle eventualmente emesse erroneamente che rimangono comunque archiviate e rintracciabili. Al termine del ciclo di lavoro, la funzione di arricchimento del modulo QManager aggiunge ai documenti archiviati durante la giornata in Top Media NED altri indici estrapolati dall AS/400 per rendere più agevoli le ricerche dell utente finale all interno dell archivio documentale. La sincronizzazione delle operazioni che comportano la conclusione del ciclo di lavoro è realizzata dal QManager, modulo deputato ad avviare e pianificare i lavori del sistema. Un apposito registro tiene traccia di tutte le operazioni eseguite e permette di controllare che tutte le operazioni siano concluse correttamente. Coop Cartai Modenese ha quindi automatizzato il ciclo attivo, prima eseguito manualmente nei vari passaggi, rendendolo più rapido, tracciabile e flessibile, riducendo a zero gli errori. Vantaggi che si sommano a quelli della gestione elettronica del ciclo passivo (pure automatizzato mediante Barcode) e della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Nuove funzionalità: nate per risolvere problemi degli utenti Ma la soluzione adottata da questo cliente esemplifica anche la filosofia che guida lo sviluppo dei prodotti Top Consult: questi nascono e crescono con le funzionalità che danno concreta risposta applicativa alle esigenze più sentite dagli utenti. Il modulo Capture Barcode di Top Media NED è nato ad esempio proprio per fornire a dei clienti, come Coop Cartai o Bennet, lo strumento di cui avevano bisogno per risolvere specifici problemi applicativi emersi, rispettivamente per il ciclo attivo e passivo. E stato quindi sviluppato e testato in stretto contatto con questi clienti ed oggi, incorporato nell offerta Top Media NED, è diventato patrimonio comune a disposizione di tutte le aziende. 3

4 4 segue da pag. 1 Ci furono le riunioni preliminari con gli specialisti Top Consult e il suo consulente legale specializzato in queste problematiche, coinvolgendo anche il fiscalista e un Stefania Martelli CESAB sindaco della società in modo da valutare e condividere aziendalmente il quadro normativo e le procedure di conservazione ottica sostitutiva. Abbiamo subito riscontrato e apprezzato l approccio più professionale e completo di Top Consult rispetto agli altri fornitori afferma Stefania Martelli, Direttore Amministrativo di Cesab Carrelli Elevatori e responsabile aziendale degli archivi sostitutivi. La capacità di illustrarci con un esperto il quadro normativo, i vincoli e gli aspetti legali, l offerta completa di software, consulenza e servizi, l esperienza già collaudata nel settore, ci hanno fornito la garanzia di poter definire e portare a compimento un progetto nuovo e complesso come quello delle procedure di conservazione sostitutiva a norma di legge. Al progetto hanno lavorato, fianco a fianco, sia la direzione amministrativa che quella dei sistemi informativi, in collaborazione con gli specialisti Top Consult. Dall 1/1/2006 la conservazione ottica sostitutiva dei documenti fiscali è operativa in Cesab per tutto il ciclo attivo: fatture clienti (quasi all anno, costituite ciascuna da una o più pagine), registri IVA, libri giornale (compreso quello sezionale relativo ad una consociata francese), inventari, libri cespiti, mastrini contabili, schede del magazzino. È un volume molto consistente di documenti: circa pagine complessive all anno, prodotte in gran parte direttamente dal sistema gestionale AS/400 della società. Rimangono escluse le sole fatture verso i paesi al di fuori dell Unione Europea, che devono essere conservate con i sistemi tradizionali. La procedura di conservazione sostitutiva viene realizzata mediante il software Top Media: il modulo specializzato Lex estrae i documenti archiviati interessati, li firma digitalmente con marcatura temporale e li trasforma in documenti conservati su Dvd a Dalla gestione elettr agli archivi sos norma di legge, secondo le regole tecniche del CNIPA e del Ministero dell Economia e Finanze. Cesab ha inoltre messo a punto, con l aiuto di Top Consult, il Manuale della Conservazione Sostitutiva, che descrive procedure organizzative, strumenti e modalità adottate e viene certificato dal consulente legale. Cesab ha inoltre sottoscritto il servizio ManLex che mantiene a norma negli anni l archivio sostitutivo mediante audit periodici, ricertificazioni legali in caso di modifiche, risposte a quesiti e così via. I vantaggi concreti degli archivi sostitutivi Rilevanti per l azienda i benefici ottenuti con la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Una grande quantità di carta non circolerà più in azienda e a regime potremo eliminare ogni anno centomila pagine, pari a 5 metri cubi di carta solo per il ciclo attivo e relativi libri fiscali sottolinea Cesab in sintesi Cesab Carrelli Elevatori Spa, fondata a Bologna nel 1942, vanta oltre mezzo secolo di esperienza nella produzione e distribuzione dei carrelli elevatori controbilanciati oggi caratterizzati dai controlli elettronici e dal design Pininfarina. Con 350 dipendenti e un fatturato di 140 milioni di euro, fa parte del gruppo svedese BT Industries, a sua volta parte della multinazionale Toyota. A fianco di Cesab opera in Italia anche BT Cesab, società che commercializza i due marchi istituzionali BT e Cesab. CESAB Carre Stefania Martelli. E l equivalente del contenuto di 4 armadi a tutta parete, sostituiti quindi da qualche Dvd: questi vengono facilmente conservati in spazi ridotti e impensabile prima dei duplicati possono essere tenuti nella cassaforte aziendale e nella cassetta di sicurezza in banca. Questo ci consente inoltre di non dover più litigare in azienda per la condivisione degli spazi disponibili, facendo fronte senza problemi al grande aumento dei volumi di documenti circolanti legato alla crescita del fatturato e del numero e delle tipologie di unità prodotte negli ultimi anni. In pratica, poiché fatture e relativi documenti devono essere conservati per legge per dieci anni, solo per il ciclo attivo Cesab potrà eliminare un milione di pagine di documenti cartacei pari ad un volume di 50 metri cubi. Inoltre, i documenti conservati negli archivi sostitutivi si possono ricercare attraverso varie chiavi di ricerca e ripescare con estrema facilità per la loro esibizione alle autorità. Ma, soprattutto, il contenuto dei Dvd rimane disponibile in linea nel sistema documentale e può quindi essere gestito elettronicamente nei vari processi lavorativi aziendali, che diventano più veloci e produttivi. Gli sviluppi: fatture fornitori e cedolini stipendio Il progetto proseguirà con l estensione, già in corso, alle fatture del ciclo passivo e ai relativi documenti a rilevanza fiscale. Sono circa fatture all anno, in gran parte in formato cartaceo da acquisire via scanner: questi nuovi archivi sostitutivi dovrebbero entrare in funzione con il primo gennaio del 2007, facendo sparire altri 2,5 metri cubi di carta e due grandi armadi ogni anno. In programma anche la conservazione sostitutiva dei cedolini stipendio dei dipendenti e degli altri documenti associati alla gestione del personale.

5 lli Elevatori onica dei documenti titutivi fiscali Resi più snelli tre processi lavorativi chiave La conservazione ottica sostitutiva è l atto finale di una gestione elettronica dei documenti aziendali. Ed è proprio questa che fornisce all impresa i maggiori benefici a livello di organizzazione e di processi. In Cesab il software Top Media, integrandosi con il sistema gestionale AS/400 e con le applicazioni aziendali, gestisce il flusso dei principali processi lavorativi della società: il ciclo attivo, quello passivo e le attività post-vendita, renden- Giuliano Capizzi doli più snelli, efficienti e controllati. Ne parliamo con Giuliano Capizzi, Responsabile dei Sistemi Informativi Cesab, a capo di una struttura che fornisce i servizi IT anche a BT Cesab e a una nuova controllata che produce componenti a Ferrara. La prima applicazione di gestione documentale è stata, nel 2001, quella delle attività post-vendita, estesa poi anche a BT Cesab. Per ciascuno degli carrelli prodotti in un anno nasceva un voluminoso dossier cartaceo, da conservare per dieci anni: ne fanno parte documenti di 12 tipi diversi, come la scheda carrello con i suoi componenti, collaudi e dichiarazioni di conformità, controlli di qualità e fotocopie delle targhette con matricola, traduzioni in italiano per le unità spedite all estero, tagliando di consegna, riconfigurazioni, fino alla corrispondenza con il cliente e ai reclami. Ora tutti questi documenti (quasi centomila all anno), acquisiti in modo automatico dal sistema AS/400 o digitalizzati via scanner, non occupano più armadi su armadi ma vengono archiviati, ricercati e gestiti elettronicamente con efficienza e rapidità. Accesso via Web da tutto il mondo Poi, con Top Doc Web, abbiamo dato anche alle consociate estere di vendita, alla casa L infrastruttura IT di Cesab ruota attorno ad un potente AS/400 i5, il cuore gestionale, che dialoga con 14 server satelliti e con i diversi applicativi, dalla gestione documentale alla business intelligence, dall avanzamento della produzione alla logistica a radiofrequenza. madre svedese e agli stabilimenti Toyota in Giappone, la possibilità di accedere via intranet aziendale ai documenti che riguardano le macchine da noi prodotte per loro. Con un bel salto di efficienza e velocità rispetto alla precedente spedizione su richiesta dei documenti. Va anche detto che, all interno del nostro gruppo, l Italia è l unica ad aver realizzato soluzioni di gestione documentale. Per quanto riguarda il ciclo attivo, ordini e conferme, documenti di trasporto e dichiarazioni di conformità dei prodotti, fatture clienti di diverse tipologie, vengono acquisiti automaticamente dal sistema gestionale, archiviati otticamente e resi disponibili alla visualizzazione ed elaborazione da parte degli uffici competenti. Nel flusso del ciclo attivo confluiscono anche i documenti postvendita e gli impiegati possono passare da un applicazione all altra e navigarvi all interno, in base naturalmente ad un preciso piano aziendale di autorizzazioni. Infine, il ciclo passivo: qui i documenti in gran parte cartacei (dagli ordini di acquisto fino al pagamento della fattura al fornitore) sono acquisiti via scanner, memorizzati digitalmente e messi a disposizione degli utenti abilitati. Sono così possibili verifiche immediate delle fatture e della conformità agli ordini, risposte veloci ai solleciti, l attivazione dei pagamenti, il controllo delle operazioni e dei carichi di lavoro. La carta è eliminata, i tempi ottimizzati e tutto il processo è sotto controllo. In particolare, è stato messo a punto con Top Media un sistema di workflow automatizzato per il ciclo di approvazione delle fatture passive, che smista automaticamente ed elettronicamente i documenti da approvare ai manager dei centri di costo competenti. Il risultato: eliminazione di incongruenze e contestazioni e netto miglioramento anche della Governance aziendale. Efficienza, rapidità, risorse valorizzate Le tre applicazioni documentali, sviluppate con progetti congiunti fra l IT e i settori coinvolti e in collaborazione con Sogea Soluzioni Informatiche, sono oggi utilizzate in totale da una settantina di utenti. Quali i benefici maggiori introdotti dalla gestione elettronica dei documenti? Tutti riconoscono, ed è opinione condivisa sia dai manager che dagli utenti, il miglioramento apportato ai processi lavorativi e all efficienza aziendale. Sono stati eliminati errori, fotocopiature e archiviazione manuale, le persone possono dedicarsi ad attività più gratificanti e di valore, le informazioni necessarie al lavoro sono facilmente e direttamente reperibili in pochi secondi. E poi ci sono tutti i vantaggi della conservazione ottica sostitutiva, ma anche la visibilità delle nostre soluzioni innovative all interno del gruppo. Come si svilupperà la gestione elettronica dei documenti in Cesab? Nel 2001 abbiamo scelto Top Media giudicandola la soluzione più stabile fra quelle sul mercato. Intendiamo proseguire su questa strada ed entro l anno migreremo alla versione più avanzata, Top Media NED, che ci permetterà di sfruttare nuove funzionalità. Fra queste, il modulo Barcode per l assegnazione automatica delle chiavi di ricerca nell acquisizione dei documenti e il modulo Connect per MS Office per l integrazione più diretta con gli ambienti di lavoro. La gestione documentale dovrà poi integrarsi anche con nuovi applicativi aziendali previsti nell area della progettazione e della produzione. 5

6 6 Ecole&Co di Casalecchio di Reno (BO) non è una società di formazione né di consulenza alle scuole come il nome potrebbe suggerire. Fornisce invece prodotti e soluzioni a tutte le aziende, privilegiando i programmi gestionali e i prodotti ERP, le applicazioni verticali per la gestione delle librerie, i progetti di integrazione con AS/400 e Oracle, e in partner - ship con Top Consult la gestione documentale con il software Top Media. La controllata 3esse è inoltre attiva nei servizi ad alto valore aggiunto soprattutto in campo networking, dal wireless al Voip. Ecole è un acronimo che deriva dalle iniziali dei suoi fondatori sottolinea Elis Marchi, socio e vicepresidente della società, nonché E iniziale del marchio. Eravamo un gruppo di professionisti con esperienza più che decennale nell IT e nel 91 abbiamo dato vita ad Ecole. Questa impiega oggi 35 specialisti, conta circa 140 clienti ed ha il suo principale punto di forza nel mercato della grande distribuzione. Una buona fetta del fatturato Ecole deriva infatti da aziende di questo tipo, a marchio Coop e non, ed è legato alla specifica competenza ed esperienza maturate in questo campo dalla società e in precedenza dai suoi fondatori. I clienti della società sono concentrati in gran parte in Emilia, attorno all asse Bologna-Modena, ma anche in Liguria e in altre regioni del Nord e del Centro; nel settore librerie ce ne sono anche in Sicilia. Ma veniamo alla gestione documentale. Siamo stati uno dei primi partner di Top Consult e il nostro rapporto compie dieci anni proprio nel 2006 dice A colloquio con il partner Ecole&Co Grande distribuzione, sistema Coop e industrie di filiera Marchi. I clienti comuni sono oggi una decina: nella grande distribuzione le soluzioni documentali installate riguardano soprattutto l automazione del ciclo passivo (qui cruciale per l enorme volume di documenti ricevuti dai fornitori), nei settori produttivi si aggiunge anche il ciclo attivo legato all archiviazione delle fatture clienti. Negli ultimi due anni si è inoltre affermata la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali. Fra i clienti documentali, tutti di grandi dimensioni, il primo acquisito nel 97 è stato il Gruppo Sogegross di Genova, un colosso distributivo con 180 punti vendita nel Centro-Nord. Poi sono venute le grandi imprese a marchio Coop, sia di distribuzione come Coop Adriatica di Bologna, Coop Estense di Modena e Coop Liguria, sia di commercializzazione come il Gruppo Coltiva, azienda vitivinicola modenese (alla quale dallo scorso anno si è affiancato anche il Consorzio CIV, produttore nello stesso settore). Si possono anche citare l industria alimentare Alcisa, regina bolognese della mortadella, e Unigrana, leader del mercato del Parmigiano Reggiano e cuore di una filiera che produce e commercializza in Italia e nel mondo forme all anno. I clienti sono molto soddisfatti dei progetti Top Media, delle applicazioni messe all opera e del supporto di qualità che ricevono; alcuni hanno calcolato e dichiarato un ritorno veramente rapido sugli investimenti effettuati: da sei mesi ad un anno. Nel , in Coop Adriatica, Coop Estense e Coltiva, alla gestione elettronica dei documenti si è aggiunta ed è diventata operativa anche la loro conservazione sostitutiva in ambito fiscale, fornendo ulteriori opportunità di efficienza. Qual è oggi l interesse reale del mercato verso la gestione documentale? Nell attuale periodo di difficoltà, con il mercato fermo in diverse aree come ad esempio nei gestionali classici, l interesse è alto perché le aziende valutano con attenzione soluzioni e proposte in un campo innovativo come la gestione elettronica dei documenti, che è per loro ancora nuovo e può offrire sensibili ritorni. Il mercato è ricettivo e vedo quindi notevoli possibilità di sviluppo. C è in particolare grande interesse, dopo i decreti 2004 del Ministero dell Economia e delle Finanze, verso la conservazione sostitutiva fiscale: il panorama dei fornitori di queste soluzioni si è fatto molto affollato, ma la maggior parte non sono in grado di realizzare concretamente quello che promettono. Invece Top Consult ha le competenze, le soluzioni, l esperienza maturata su moltissimi clienti già operativi, che danno la garanzia di creare e mantenere senza problemi gli archivi sostitutivi. Un suo giudizio sulla ormai decennale collaborazione con Top Consult? Molto positivo, dalle soluzioni ai servizi, dalle competenze professionali all innovazione continua del prodotto (che ha portato alla nuova versione avanzata Top Media NED). A mio avviso il punto di forza maggiore di Top Consult è la grande specializzazione sul tema, il fatto di essere monoprodotto e completamente dedicata alla gestione elettronica dei documenti. E un azienda italiana che ha sviluppato un software italiano semplice e potente: un binomio vincente rispetto ai grandi produttori mondiali di Enterprise Content Management, che non perdono certo tempo e risorse per localizzare le loro soluzioni in modo da conformarle ad esempio alla conservazione sostitutiva, oggi esigenza peculiare del mercato italiano.

7 Notizie in breve Top Media al lavoro in Lital e Meggiorin Prosegue la diffusione del software Top Consult nell industria italiana. Top Media NED ha fatto il suo ingresso in Lital, la società con sede a Pomezia (RM) che fa parte del gruppo americano Northrop Grumman e progetta e produce sistemi ad alta tecnologia nelle aree della navigazione inerziale e dell elettronica per la difesa. Con il software Top Consult Lital gestirà elettronicamente tutti i documenti aziendali, partendo dal settore contabile e realizzerà gli archivi ottici sostitutivi a norma di legge con la soluzione Lex. Il gruppo bresciano Meggiorin spazia dalle telecomunicazioni ai sistemi satellitari. La sua principale divisione, concentrata sul business della telefonia cellulare, è in particolare il primo distributore nazionale del marchio Motorola attraverso un ampia rete di punti vendita e di centri assistenza. Qui una soluzione pacchettizzata TM Lex, semplice e flessibile, consentirà l archiviazione, la ricerca e la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscali. Si espande il business nelle Marche Tre nuovi clienti marchigiani, acquisiti assieme al partner Ankon-Sh, utilizzeranno il software Top Media. Il Gruppo Santarelli Costruzioni di Ascoli, società che opera nell edilizia e nelle infrastrutture collo. Al Comune di Macerata è partito invece con Top Media un progetto sperimentale per la gestione documenti nell Ufficio Tributi e in quello del Personale. Successo di presenze al roadshow sul territorio Grande successo dei seminari organizzati sul territorio da Top Consult per presentare le proprie soluzioni di conservazione sostitutiva a norma di legge e il software avanzato Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti. Al roadshow, che ha toccato finora Milano, Torino, Genova, Bologna, Vicenza, Roma e Firenze, hanno partecipato oltre 250 rappresentanti del mondo delle imprese (provenienti soprattutto dai sistemi informativi e dai settori amministrativi), della pubblica amministrazione e delle società di sviluppo software. Particolare interesse è stato dimostrato per le testimonianze dirette delle aziende che hanno già utilizzato con successo le soluzioni Top Consult. Nuovi partner a Genova e Torino Continua ad allargarsi, assieme alla crescita del business, la rete dei partner Top Consult. Fra i nuovi arrivi, sono entrati a potenziare il team di vendita e assistenza Cap, Unosoft e 3nd. Oltre 100 professionisti, sede centrale a Genova e focalizzazione nel NordOvest e in altre regioni, Cap opera in particolare nel campo dei sistemi gestionali ERP, delle soluzioni di business e per la PMI, dei portali e dei servizi online. Genovese è anche Unosoft, attiva in Liguria e Nord Italia, specializzata Conservazione ottica sostitutiva in primo piano a InfoManagement, edizione milanese. Top Consult ha presentato al convegno alcuni casi concreti, scelti fra le 80 realizzazioni già operative presso enti ed aziende su documenti di ogni tipologia. Le soluzioni, semplici e collaudate, sono pacchettizzate e comprendono servizi di consulenza e assistenza. nelle applicazioni AS/400 e Lotus Notes, nelle tecnologie.net e nello sviluppo di soluzioni verticali. Sede a Collegno (TO) e attiva in Piemonte, 3nd sviluppa fra l altro applicazioni gestionali ERP e AS/400, soluzioni di archiviazione documenti e progetti Voip. 7 in diverse regioni italiane, gestirà con Top Media NED i vari documenti della Divisione Tecnica, dai contratti ai disegni, dagli ordini alla corrispondenza. In ambito pubblico, Megas Multiservizi di Urbino che distribuisce acqua e gas ad utenti in una vasta area provinciale ha scelto Top Media NED per gestire elettronicamente i documenti cliente (come contratti e bollette, lettere e solleciti di pagamento), integrandosi con il sistema di proto- Top Consult è Microsoft Gold Certified Partner Top Consult ha ottenuto il riconoscimento di Microsoft Gold Certified Partner, il livello più alto dal punto di vista della competenza e dell esperienza nelle tecnologie Microsoft. L importante certificazione nasce dai crediti raggiunti per il nuovo software Top Media NED sviluppato su piattaforma.net, le competenze professionali di specialisti e tecnici e le referenze di progetti messi a punto presso i clienti. La qualificazione consente a Top Consult di lavorare in stretta collaborazione con Microsoft a livello tecnico e di business, usufruendo fra l altro di specifiche attività di formazione.

8 8 segue da pag. 1 aggiungono 1,5 miliardi per la PA locale. Anche il settore privato non scherza in fatto di costi. Per la sola gestione delle fatture (in Italia se ne emettono 2,8 miliardi all anno, la metà destinata ad aziende) il costo sfiora i 10 miliardi di euro. Quali risparmi può far realizzare, da subito, la dematerializzazione? Secondo il Libro Bianco, trasferire appena il 10 per cento della carta circolante su supporti digitali genererebbe per il Sistema Italia un risparmio annuo di ben 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno. In particolare, nel settore privato la diffusione della fatturazione elettronica fra le aziende consentirebbe un risparmio annuo di oltre 600 milioni di euro. In campo pubblico, le 30 iniziative di digitalizzazione cofinanziate dal CNIPA presso 16 enti centrali, che saranno a regime alla fine del 2006, porteranno da sole un risparmio di 150 milioni di euro Al di là dei benefici a livello macroeconomico, anche a livello aziendale si possono misurare i vantaggi concreti dell introduzione della gestione elettronica dei documenti. Basandosi su dati statistici rilevati sul campo nelle centinaia di progetti già realizzati, Top Consult è in grado di calcolare in anticipo il ritorno sull investimento effettuato (ROI). Ritorno che si somma ai benefici organizzativi e operativi, alla semplificazione e velocizzazione dei processi di lavoro. In questi le fasi più ripetitive sono quelle Dematerializzare I risparmi nelle imprese all anno: metà attribuibile a anni/uomo riutilizzabili, metà derivante da 75 milioni di pagine cartacee di cui verrà soppressa produzione, spedizione e archiviazione. L attuazione della dematerializzazione è quindi strategica per il Paese e soprattutto per le imprese. Concretamente si tratta di utilizzare tutti gli strumenti di gestione documentale disponibili e previsti dalle normative vigenti: come la gestione elettronica dei flussi documentali, l archiviazione ottica, la conservazione sostitutiva ai fini civilistici e fiscali, la gestione ed il mantenimento degli archivi sostitutivi. L eliminazione della carta significa anzitutto, come si è visto, consistenti risparmi: oltre ai dati CNIPA, altri analisti del settore hanno calcolato che l uso della fatturazione elettronica, dell archiviazione e conservazione sostitutiva si possa tradurre in un risparmio annuo di 14 miliardi di euro a livello Italia. Ritorno sull investimento in azienda: misurabile % Tempo Organico Costo Costo Anni-Uomo Costo Annuo Archiviazione unitario Aziendale (in ) Arch./Ric. Arch./Ric. (in ) e Ricerca Direttori 9% , Quadri 11% , Professional 10% , Impiegati 18% , Segretarie 20% , , gg. lavorati 220 Totale Gestione elettronica dei documenti MISURAZIONE DEI VANTAGGI ECONOMICI IN AZIENDA 50% per Archiviazione = Risparmio 90% = % per Ricerca = Risparmio 86% = Risparmio totale annuo dell archiviazione e ricerca dei documenti, che possono essere quasi totalmente automatizzate mediante il software Top Media NED: i tempi di ricerca (e quindi i costi associati) calano così del 90 per cento e quelli di archiviazione dell 80 per cento. La tabella pubblicata porta un esempio di misurazione dei costi e risparmi aziendali. E riferita ad un progetto di gestione documentale che coinvolge nell utilizzo 3 manager, 5 quadri, 1 professional, 14 impiegati e 2 segretarie, per un organico totale di 25 persone. Tenendo conto della percentuale di tempo lavorativo dedicata alle due fasi in questione (diversa a seconda dei ruoli) e del costo aziendale annuo per queste persone, si ottiene in anni-uomo il costo del tempo che se ne va in archiviazione e ricerca manuali. Presumendo che il tempo dedicato si divida a metà fra le due fasi e applicando a ciascun 50 per cento il risparmio percentuale del 90 e 80, si ottiene un risparmio annuo totale per il settore pari a euro, ritorno che si ripete anno dopo anno. A fronte di questi risparmi va tenuto conto del costo della soluzione, cioè l acquisto iniziale del software il primo anno e il costo di manutenzione negli anni seguenti. In pratica, nel primo triennio si hanno come risultato finale risparmi economici che si aggirano sui euro: è il ROI ottenuto. E a questo, come si è detto, si sommano i benefici di una migliore efficienza e qualità del lavoro, della redistribuzione dei compiti e della liberazione di risorse, della diminuzione degli ingombri fisici della carta archiviata con relativo recupero degli spazi, della riduzione della carta da stampare e fotocopiare e dei prodotti di cancelleria per la raccolta e conservazione dei documenti, anch essi misurabili. Ma non basta: ci sono poi anche i vantaggi e risparmi della conservazione ottica sostitutiva dei documenti civilistici e fiscali a norma di legge. Volete avere un idea precisa della fattibilità nella vostra azienda di un progetto di Gestione Elettronica dei Documenti e del ritorno sull investimento che vi potete aspettare? Chiedete l intervento Top Consult per un analisi >> gratuita: basta telefonare al numero o mandare un a Marketing@topconsult.it. 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