UBS PVBR e-list. Per avere sempre sotto controllo le vostre fatture.

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1 ab UBS PVBR e-list. Per avere sempre sotto controllo le vostre fatture.

2 Indice Breve descrizione 3 Informazioni generali 1. Basi di UBS PVBR e-list 3 Informazioni dettagliate sull utilizzo del software 2. Pulsanti 5 3. Registrazione delle nuove polizze di versamento PVBR UBS e PVBR Quick UBS 6 4. Emissione di una fattura 8 5. Allestimento di una lettera di accompagnamento 9 6. Ricerca di fatture e attivazione dei filtri 9 7. Sollecito di una fattura Elaborazione di pagamenti in entrata Allestimento di una copia di sicurezza Aiuto 12 2

3 Breve descrizione Informazioni generali Un assistente vi aiuta a registrare il numero di riferimento delle vostre polizze di versamento nel software. Non appena inviata una polizza di versamento a un debitore, registrate i dettagli del pagamento per la rispettiva voce in UBS PVBR e-list. Grazie a UBS e-banking potete scaricare i dati PVBR pervenutivi quando lo desiderate. Durante questa operazione le voci di bilancio aperte vengono pareggiate automaticamente. UBS PVBR e-list vi supporta anche nell allestimento e nell elaborazione dei solleciti. Se tenete già una contabilità debitori e vi servono solo i numeri di riferimento dei pagamenti in entrata, potete risparmiarvi la procedura di registrazione. In questo caso basta infatti scaricare i dati desiderati che successivamente potranno essere stampati, visualizzati sullo schermo o salvati nel formato desiderato. 1. Basi di UBS PVBR e-list 1.1 Per chi è adatto: pubblico target del software UBS PVBR e-list Il software UBS PVBR e-list è adatto a tutti gli utenti che utilizzano PVBR UBS e PVBR Quick UBS. Il programma gestisce la riscossione di crediti in franchi svizzeri in Svizzera mediante polizza di versamento bancario con numero di riferimento (PVBR) sostituendo l elenco di debitori su carta. 1.2 Come funziona UBS PVBR e-list Innanzitutto generate nel software le vostre polizze di versamento PVBR UBS o PVBR Quick UBS stampate. Un assistente vi aiuta a compilare i moduli PVBR e nell'elenco dei debitori crea automaticamente le registrazioni corrispondenti ai vostri moduli. Dopodiché allestite in UBS PVBR e-list le vostre fatture e inviatele ai vostri debitori unitamente alle polizze di versamento. Ora dovete soltanto attendere i pagamenti e quindi riprendere il relativo numero di riferimento tramite UBS e-banking quando lo desiderate. Infine pareggiate le voci di bilancio aperte (create mediante l allestimento delle fatture in UBS PVBR e-list) elaborando o scaricando automaticamente i numeri di riferimento. Avete naturalmente anche la possibilità di creare delle voci di bilancio aperte in altri sistemi di contabilità debitori e scaricarvi i numeri di riferimento. Tali numeri sono standardizzati e possono pertanto essere utilizzati in svariati modi a seconda del software utilizzato. 1.3 Come ottenere il programma UBS PVBR e-list è un software gratuito che potete scaricare dal sito Internet di UBS SA: Switzerland AG: 3

4 1.4 Le funzioni principali Allestimento dell elenco dei debitori Emissione di fatture Sollecito di fatture Elaborazione di pagamenti in entrata Funzioni supplementari Cancellazione di fatture Allestimento di lettere di accompagnamento 1.5 Requisiti tecnici minimi Sistemi operativi Windows 2000 Windows XP Windows Vista Hardware Pentium II o superiore 32MB di memoria di lavoro 20 MB di hard-disk libero per l installazione Accesso a Internet (collegamento analogico oppure ISDN) 1.6 Istruzioni di installazione 1. Caricate sul vostro computer il software UBS PVBR e-list dal sito Internet di UBS e-banking alla rubrica Strumenti & software. 2. Prima di procedere all'installazione, assicuratevi che tutti i programmi siano chiusi. 3. Avviate l installazione con un doppio clic sul file ubslist32.exe. 4. Leggete l accordo di licenza e cliccate su Sì per accettarlo. 5. Per installare i file UBS PVBR e-list in un altra cartella selezionate Sfoglia, e scegliete una cartella. 6. Cliccate su Avanti per avviare l installazione. Una volta conclusa questa operazione il sistema visualizza un messaggio che conferma l avvenuta installazione di UBS PVBR e-list. 1.7 Personalizzazione La prima volta che avviate il software UBS PVBR e-list vi verranno richieste, in qualità di emittente delle fatture, diverse informazioni, come il nome e l indirizzo che figureranno automaticamente come indirizzo del mittente nelle lettere di accompagnamento. Questi dati possono essere modificati in qualsiasi momento sotto Opzioni Impostazioni. 1.8 Impostazioni del programma Nel menu Opzioni selezionate il comando Impostazioni per la configurazione generale. Il mio indirizzo In questa scheda potete modificare i vostri dati di emittente della fattura definiti la prima volta che avete avviato il software. Visualizzazione In qualità di emittente della fattura potete scegliere per quanto tempo visualizzare nell'elenco dei debitori le fatture registrate. Per default sono previsti 15 giorni; il valore eventualmente immesso deve comunque essere superiore a «0». Internet Qui potete configurare UBS PVBR e-list per il collegamento a Internet. Altro (indicizzazione della banca dati all avvio del programma) Se questa opzione è attiva, ad ogni avvio, UBS PVBR e-list ricrea i file indice. In questo modo si garantisce che l utente non lavori mai con file indice corrotti. Nota bene: per poter consultare i pagamenti pervenutivi con UBS PVBR e-list è necessario effettuare una particolare impostazione in UBS e-banking. A tale proposito selezionate nella navigazione di UBS e-banking in alto il menu Impostazioni e in seguito a sinistra la voce Pagamenti. Cliccando su PVBR trovate il sottomenu Configurazione iniziale PVBR. Qui potete selezionare il conto di accredito desiderato. Il pareggio con i vostri dati PVBR è possibile solo con gli addebiti creati con questo programma. Le fatture allestite in precedenza dovranno essere pareggiate manualmente. 4

5 Informazioni dettagliate sull utilizzo del software 2. Pulsanti Questa opzione consente di generare nuovi numeri di fattura per l'elenco dei debitori quando ricevete nuove polizze di versamento. Con questo pulsante potete allestire nuovi crediti da fatturare. Selezionate una polizza di versamento ancora inutilizzata e cliccate sul pulsante Emissione di una fattura. Se desiderate annullare un credito oggetto di una fattura, avete la possibilità di selezionarlo e cancellarlo. Così facendo eliminate anche la voce di bilancio aperta e il numero di riferimento corrispondente, generato originariamente sulla polizza di versamento utilizzata per la fattura in questione. Il software prevede la possibilità di inserire vari filtri che si estendono anche alle fatture già pagate. Esempio: visualizza tutte le fatture emesse dal xx al xx. Se una fattura non è stata pagata per tempo, se ne può sollecitare il pagamento mediante l allestimento di una nuova fattura per lo stesso credito, che va a sostituire quella iniziale con il numero di riferimento corrispondente. Entrambe le fatture sono riportate nell elenco dei debitori, anche se la fattura originale non viene più visualizzata. Non è quindi rilevante con quale polizza di versamento (numero di riferimento) il cliente salda il suo debito (vedi capitolo 7, passo 5). Con questa funzione viene avviato il meccanismo automatico per la contabilizzazione dei pagamenti in entrata. Il file allestito online viene ripreso automaticamente mediante la funzione di trasferimento dati e pareggiato con le voci di bilancio aperte. La contabilizzazione viene eseguita anche in caso di differenze d'importo, che figurano tuttavia nella visualizzazione dello stato. Schermata iniziale con i singoli pulsanti 5

6 3. Registrazione delle nuove polizze di versamento PVBR UBS e PVBR Quick UBS Fase 1 Generazione di fatture Per creare nuove polizze di versamento con il corrispondente numero di riferimento nell elenco dei debitori, selezionate il comando Generare fatture nel menu Fatture oppure cliccate sul pulsante nella finestra di dialogo principale. Il sistema avvia un assistente che vi condurrà passo dopo passo attraverso l elaborazione. Per proseguire cliccate sul pulsante Avanti, per tornare alla fase precedente su Indietro. Fase 2 Numero di riferimento Inserite il numero di riferimento di 27 cifre della PRIMA polizza di versamento (quella con il numero di fattura più basso). Il numero di riferimento include una cifra di controllo che garantisce l immissione corretta dei dati. 6

7 Fase 3 Numero di moduli PVBR Immettete il numero di fatture che desiderate creare (= numero di moduli PVBR). Fase 4 Intervallo dei numeri di fattura In questa fase stabilite l intervallo dei numeri di fattura. Se le vostre polizze di versamento presentano dei numeri di fattura in ordine crescente dovete immettere l intervallo corrispondente. L'assistente utilizzerà queste informazioni per calcolare automaticamente i numeri di fattura e di riferimento di tutti i giustificativi. Se le vostre polizze di versamento recano tutte lo stesso numero di fattura, selezionate l opzione Numero di fattura unico prefissato. Fase 5 Generazione di fatture Avete immesso tutti i dati necessari per l'elaborazione. Con questa fase otterrete un riepilogo dei numeri di fattura generati dall'assistente. Vogliate assicurarvi che i numeri di fattura visualizzati corrispondano ai numeri di riferimento delle vostre polizze di versamento. Le registrazioni create presentano lo stato «Inutilizzata». Con un clic sul pulsante Terminare avviate il processo di generazione e chiudete l'assistente. 7

8 4. Emissione di una fattura Per emettere una fattura per un nuovo credito, selezionate un numero di riferimento dall'elenco dei debitori recante lo stato «Inutilizzata» e poi la voce Emetti fattura dal menu Fatture oppure cliccate sul pulsante corrispondente nella finestra principale. Il sistema apre una finestra di dialogo nella quale potete compilare i campi con informazioni sul debitore in questione. 4 Campi di immissione 5 1 Oggetto Immettete una breve descrizione della prestazione fatturata. 2 Debitore (indirizzo) Immettete l'indirizzo del destinatario della fattura (debitore). 3 Dati della fattura Completate questi dati con l'importo e la data di emissione della fattura. 4 Pagamento in entrata Immettendo l'importo e la data di entrata del pagamento è possibile contabilizzare manualmente una fattura emessa. In genere, questi dati sono inseriti automaticamente dall' assistente pagamenti in entrata. Pulsanti 5 Lettera d accompagnamento Cliccate su questo pulsante per allestire e stampare una lettera di accompagnamento per la vostra fattura. Fatture sostituite Cliccate su questo pulsante per visualizzare l'elenco dei numeri di fattura sostituiti dalla presente fattura (sollecito). Questo pulsante è visualizzato soltanto se la fattura attuale è un sollecito. 8

9 5. Allestimento di una lettera di accompagnamento Avete la possibilità di allestire una lettera standard da inviare insieme alle vostre fatture. A questo scopo cliccate sul pulsante Lettera d accompagnamento e, dopo aver immesso i dati necessari, su Stampa. 6. Ricerca di fatture e attivazione dei filtri Per semplificazione, gli stati sono rappresentati in simboli. Inutilizzata: fattura non ancora utilizzata Aperta: fattura non ancora pagata Importo la fattura è stata pagata, ma non parziale: con l'importo corretto (ammanco) Pagata: fattura pagata Sovrapagato: l importo della fattura è inferiore all importo in entrata Sollecito: per la fattura è stato allestito un sollecito Per creare dei filtri o per cercare le vostre fatture selezionate il comando Filtra/ cerca fatture nel menu Fatture o cliccate sul pulsante corrispondente nella finestra principale. Il sistema apre una finestra di dialogo nella quale, per attivare un filtro esistente, dovete cliccare su uno dei seguenti pulsanti: Solo fatture in sospeso, Solo fatture pagate o Tutte le fatture. Cliccate sul pulsante Criteri individuali per definire altri criteri di filtro. 9

10 7. Sollecito di una fattura Se una fattura è stata emessa, all'occorrenza si può sollecitare il pagamento mediante l allestimento di una nuova fattura (di sollecito). La fattura originale in tal caso non viene più visualizzata nella lista dei debitori. L'emissione di un sollecito è supportato da un assistente. Fase 1 Sollecito di una fattura Per sollecitare il pagamento di una fattura emessa, selezionate con il mouse la fattura desiderata e poi il comando Sollecita fattura dal menu Fatture oppure cliccate sul pulsante corrispondente nella finestra principale. Per proseguire cliccate sul pulsante Avanti, per tornare alla fase precedente su Indietro Fase 2 Definizione dei dettagli della fattura Confermate o correggete i dettagli della fattura. L'indirizzo del destinatario della fattura è ripreso dalla fattura originale. L'importo e la data di emissione possono essere modificati. Fase 3 Definizione della polizza di versamento Definite il giustificativo PVBR (numero di fattura), che deve essere utilizzato come sollecito. Fase 4 Allestimento di una lettera di accompagnamento Cliccate sul pulsante Stampare lettera se desiderate redigere una lettera di accompagnamento per il sollecito. Nella maschera visualizzata successivamente avete la possibilità di inserire il testo desiderato. Fase 5 Conclusione dell elaborazione del sollecito Avete immesso tutti i dati necessari per l'elaborazione. Cliccando sul pulsante Terminare salvate il sollecito, avviate la cancellazione della fattura originale e chiudete l'assistente (vedi capitolo 2, sollecita fattura). 10

11 8. Elaborazione di pagamenti in entrata Fase 1 Elaborazione di pagamenti in entrata Per elaborare pagamenti in entrata, selezionate il comando Elabora pagamenti in entrata dal menu Fatture oppure cliccate sul pulsante nella finestra principale. Il sistema avvia un assistente che vi condurrà passo dopo passo attraverso l'elaborazione. Per proseguire cliccate sul pulsante Avanti, per tornare alla fase precedente su Indietro. Fase 2 Lettura e contabilizzazione dei dati dei pagamenti in entrata In questa fase definite se riprendere e contabilizzare i dati relativi ai pagamenti in entrata tramite la funzione di trasferimento dati di UBS e-banking e quindi online oppure caricandoli da un file. Fase 3 Inserimento di un conto o selezione del file PVBR A seconda dell opzione che avete scelto nella fase 2 vi viene richiesto: di immettere il conto dal quale i pagamenti in entrata devono essere richiamati tramite UBS e-banking. In alternativa è possibile selezionare il conto (e il n. di clearing) dall'elenco dei conti con un clic sul pulsante Seleziona. L'elenco dei conti è in tal caso richiamato dal calcolatore di UBS e-banking; di selezionare il file PVBR da caricare con la funzione Sfoglia. Fase 4 Controllo del protocollo di elaborazione In questa fase definite se desiderate che venga stampato o semplicemente visualizzato sullo schermo il protocollo di elaborazione con le informazioni su tutti i pagamenti in entrata e il loro stato di elaborazione. Fase 5 Avvio dell elaborazione dei pagamenti in entrata Avete immesso tutti i dati necessari per l'elaborazione. Con un clic sul pulsante Terminare avviate l'elaborazione e chiudete l'assistente. 11

12 9. Allestimento di una copia di sicurezza Per generare una copia di sicurezza della banca dati di UBS PVBR e-list, selezionate il comando Copia di sicurezza nel menu File. Il sistema apre una finestra di dialogo nella quale potete definire la cartella in cui devono essere copiati i file della banca dati oppure riprendere la cartella indicata per default. Avviate la generazione della copia di sicurezza cliccando sul pulsante Salva. Tramite le opzioni avete la possibilità di definire se UBS PVBR e-list deve generare una copia di sicurezza automaticamente all'uscita dal programma. Per ripristinare una copia di sicurezza della banca dati di UBS PVBR e-list, selezionate il comando Ripristina copia di sicurezza nel menu File. Il sistema apre una finestra di dialogo nella quale potete definire la cartella dalla quale devono essere ripristinati i file della banca dati oppure riprendere la cartella indicata per default. Avviate il ripristino della copia di sicurezza cliccando sul pulsante OK. 10. Aiuto Aiuto in generale Per chiarimenti specifici sui singoli elementi delle maschere, cliccate sul punto interrogativo nella barra del titolo. Le pagine di aiuto online descrivono la procedura da seguire per le diverse funzioni e potete scegliere l argomento che vi interessa dall indice. Aiuto per le singole finestre di dialogo Questi testi di aiuto descrivono le singole finestre di dialogo e gli elementi delle maschere. Sono accessibili direttamente dalla finestra di dialogo aperta mediante il tasto funzione F1. 12

13 ab UBS SA Switzerland AG Casella postale CH-8098 Zurigo UBS Il simbolo delle chiavi e UBS sono fra i marchi protetti di UBS. Tutti i diritti riservati. Giugno 2007.