L INNOVATIVO SOFTWARE ASP PER STRUTTURE ALBERGHIERE

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1 L INNOVATIVO SOFTWARE ASP PER STRUTTURE ALBERGHIERE UN SISTEMA MULTIPIATTAFORMA, AGGIORNABILE, ECONOMICO, MULTILINGUA E ADATTABILE AD OGNI ESIGENZA.

2 L INNOVATIVO SOFTWARE ASP PER STRUTTURE ALBERGHIERE Per: Gestire da un tableau interattivo tutte le operazioni di front-office Pubblicare on-line la propria disponibilità di alloggi Ricevere in tempo reale le prenotazioni via Web Effettuare il controllo di gestione da remoto Differenziare l accesso dei vari operatori Amministrare le attività di più strutture contemporaneamente Arricchire e potenziare il sistema con moduli avanzati Utilizzare il programma secondo i più avanzati standard di sicurezza... finalmente un software all avanguardia semplice da usare grazie ad un interfaccia grafica intuitiva e configurabile in varie lingue.

3 SMART.IT (MANAGEMENT SYSTEM FOR REAL TIME ACCOMODATIONS) È L'INNOVATIVO SOFTWARE PROGETTATO E REALIZZATO DA CP SOFTWARE NORD- EST S.R.L. RIVOLTO AL VASTISSIMO E VARIEGATO MONDO DELLA GESTIONE ALBERGHIERA. Vero e proprio software dell'ultima generazione (realizzato utilizzando le più moderne tecnologie Internet), SMART.it è basato su una solida e collaudata architettura all'avanguardia che, già nelle fasi di test, permetteva al programma di caratterizzarsi ed imporsi come strumento in grado di restituire all'utente prestazioni elevate e finora mai raggiunte in un mondo, quello alberghiero, dove la facilità di impiego e la velocità d'esecuzione e di trasmissione dei dati si impongono come elementi critici e fattori di successo. Per queste ragioni, alle realtà che ne faranno il proprio strumento di lavoro, SMART.it sarà in grado di garantire: 1. Facilità d'uso e di amministrazione per gli operatori 2. Semplicità di accesso per il pubblico 3. Sicurezza 4. Velocità e affidabilità 5. Adattabilità 6. Aggiornabilità 2

4 UN SOFTWARE UNICO NEL SUO GENERE Sei caratteristiche funzionali lo rendono un software ideale e unico nel suo genere. 1 Facilità d'uso e di amministrazione per gli operatori Il modulo gestionale ed amministrativo è infatti anche fruibile direttamente da Internet. I responsabili (front office managers, chief leaders, addetti alle prenotazioni e tutto il personale autorizzato) potranno pertanto amministrare e consultare i settori di loro competenza da qualsiasi postazione connessa alla RETE DELLE RETI. Così come tutta la rapportistica integrata e i controlli giornalieri di gestione saranno possibili dall esterno, per coloro i quali ne avranno autorizzazione, in maniera pienamente delocalizzata. Il tutto grazie ad un'interfaccia grafica User-Friendly intuitiva, che rende SMART.it per l'utente un'applicazione semplice da utilizzare. 2 Semplicità di accesso per il pubblico Per le stesse ragioni di cui sopra SMART.it permetterà al pubblico l accesso direttamente da Internet. Il modulo internet renderà infatti possibile una facile consultazione delle disponibilità dell albergo o della struttura. Verranno eliminate così le lunghe attese ai centralini telefonici per effettuare una prenotazione o un soggiorno in albergo. SMART.it provvederà poi a gestire in automatico tutte queste fasi fornendo in tempo reale le garanzie sulle disponibilità e le prenotazioni delle camere. 3 Sicurezza E la parola d ordine ed il cardine sul quale è stata imperniata tutta la realizzazione di SMART.it Per un'applicazione Mission Critical come SMART.it sono stati adottati tutti i più elevati standard di sicurezza, che permettono quindi a SMART.it in configurazione ASP di utilizzare un sistema di comunicazione sicuro, per garantire l'autenticazione degli interlocutori, l'autorizzazione degli accessi, la Riservatezza e l'integrità dei dati. Essendo SMART.it a tutti gli effetti un applicativo multipiattaforma si potranno sfruttare, per la gestione della sicurezza, anche a livello configurazione utenti, le possibilità offerte dal Sistema Operativo scelto sia esso Windows (in versione Web server IIS) o Linux (con Web server Apache). E' in ogni caso consigliabile, negli scenari Internet, un adeguato sistema firewall. 3

5 4 Velocità e affidabilità Sono altre caratteristiche imprescindibili alle quali SMART.it non poteva non ubbidire. L impianto su cui si basa il programma infatti, favorisce una configurazione client/server nella quale l elaborazione delle informazioni viene demandata interamente al server permettendo un alleggerimento di tutte le postazioni client che potranno sempre lavorare in multitasking con altri applicativi. SMART.it è DataBase indipendente e può pertanto supportare diversi tipi di Database: Firebird, My- SQL, SQL Server ecc. 5 Adattabilità Nessun limite è posto dalle possibilità di impiego di SMART.it. 6 Aggiornabilità Per tutta la durata del suo impiego SMART.it si manterrà sempre giovane. La modularità del programma, infatti, permetterà a SMART.it di adattarsi alle più svariate situazioni ed a qualsiasi tipo di esigenza. Le realtà che sceglieranno SMART.it per la gestione delle proprie attività potranno scegliere, tra vari moduli configurabili separatamente, quelli di esclusivo interesse. La perfetta integrazione tra gli stessi, una volta configurati, sarà sempre in grado di garantire la massima funzionalità dell applicativo. Le stesse modalità di configurazione saranno a loro Sarà sufficiente essere dotati di una linea collegata ad Internet e l applicativo si manterrà costantemente aggiornato in real time alle ultime versioni. volta molteplici: l utente potrà sempre scegliere di tenere la macchina server presso la propria sede (configurazione stand alone)o, in alternativa, dare in outsourcing a ditte specializzate in tecnologia ASP (APPLICATION SERVICE PROVI DER ) la cura degli aspetti tecnico sistemistici legati all hardware. Non più chiamate ai centri assistenza né richieste insoddisfatte ma un sistema costantemente rinnovato e perennemente fruibile allo stato dell arte. 4

6 POSSIBILI CONFIGURAZIONI Vero e proprio punto di forza di SMART.it è la facoltà lasciata all amministrazione della struttura di scegliere, tra varie alternative, il tipo di installazione e la configurazione da dare alla propria rete. Configurazione ASP L'utilizzo dell applicazione in outsourcing via Web rappresenta la vera novità attraverso la quale SMART.it vuole imporsi sul mercato. Tecnicamente tale tipo di fornitura viene chiamata Application Service Provisioning (ASP) che, dal punto di vista dell'azienda, significa in sostanza la possibilità di utilizzare il software via Web senza necessità di installazione sui computer o sui server aziendali. Questo comporta una serie di particolari vantaggi, a partire dal taglio drastico dell'investimento iniziale dato che il software non viene acquistato, ma semplicemente utilizzato con licenza d'uso. Significa inoltre l'eliminazione dei costi di manutenzione e aggiornamento usufruendo in tempo reale degli aggiornamenti, senza la necessità di interventi di assistenza tecnica in azienda. Nella sua forma più ampia, e descritta in questa prima figura, tale tipo di configurazione potrà permettere ad esempio a più strutture collegate e/o associate la condivisione del server, in questo caso ciò che verrà condiviso sarà solo lo spazio dove verrà collocato il database di SMART.it. Ulteriore opportunità lasciata a discrezione delle eventuali strutture associate è la possibilità di condividere le disponibilità di alloggi, al fine di ottimizzare le prenotazioni, ferma restando la non condivisibilità di altri moduli ad es.: i moduli di gestione del personale, di gestione dei clienti e tutti i moduli amministrativi. Questo tipo di configurazione si mostra particolarmente adatto per realtà in cui sia presente un associazione di alberghi a livello locale, nazionale od internazionale per la gestione di un area territoriale e delle relative risorse. In ciò si realizza il concetto di Multiproperty reso possibile da SMART.it e cioè nella possibilità di offrire alle aziende albergatrici la possibilità di mettere in comune le proprie potenzialità con riflesso immediato in termini di soddisfazione dei clienti ospiti e di opportunità di business. 5

7 L installazione in configurazione ASP conserva tutti i relativi vantaggi anche quando riferita ad una singola struttura e rappresentata dalla presente figura In questo caso, tutti i pc client accreditati potranno accedere a SMART.it e a tutti i suoi moduli. Tale configurazione non avverrà in modalità Lan ma bensì in modalità Wan. Il collo di bottiglia rappresentato dalla connessione internet sarà superabile dotandosi almeno di un collegamento ADSL. Installazione tradizionale su server Quanto detto circa la possibilità di condividere server e/o risorse tra più strutture esaminata nel caso di installazione in modalità ASP mantiene la propria validità anche se si sceglie di installare SMART.it secondo la tradizionale configurazione clientserver e in modalità Multistruttura. Nel caso invece il tutto sia rivolto ad una singola realtà scollegata da qualsiasi altra, la rete è interna alla struttura stessa. Non si hanno quindi relazioni con altre strutture, non vengono condivise le risorse in termini di disponibilità né di altro genere. Ciò non esclude comunque la possibilità di installare il modulo Internet per le prenotazioni on line. Installazione tradizionale standalone Nella più semplice delle modalità di installazione, SMART.it verrà installato in una delle postazioni di lavoro presenti nella struttura. Ulteriori postazioni potranno lavorare con il programma semplicemente aprendo il browser Internet Explorer. 6

8 DATABASE INDIPENDENTE SMART.it è stato concepito per essere DataBase indipendente. Questa importante caratteristica permette al software di supportare diversi tipi di Database: - Firebird- MySql - SQL Server - ecc.. MULTIPIATTAFORMA Un'altra importante caratteristica di SMART.it è rappresentata dalla possibilità di installare l'applicativo lato Server indifferentemente sia con sistema operativo Windows che Linux, lasciando libero l'utente di decidere quale soluzione adottare. ASSISTENZA E AGGIORNAMENTI dere un pc e avviare il browser normalmente usato per la navigazione internet. Per l assistenza, nell ipotesi di un eventuale blocco di sistema, tutto quello che l operatore dovrà fare (come da manuale), sarà riavviare la macchina o sostituirla con una di riserva e ricominciare ad usare il programma come nulla fosse accaduto. Il tutto in pochi minuti. Questo si traduce per l utenza in un notevole risparmio economico in termini di: Acquisto di pacchetti software di aggiornamento Il tipo di tecnologia sul quale si fonda l applicazione permette di gestire in maniera rivoluzionaria il tasto dolente mai compiutamente risolto nei gestionali tradizionali e cioè quello relativo all assistenza ed agli aggiornamenti del programma. Per gli aggiornamenti del programma NON serve per SMART.it nessun tipo di installazione. Tutto quello che l operatore deve fare e accen- Acquisto di PC dedicati (SMART non necessita di alcun tipo di macchina dedicata) Reinstallazione di software corrotto Installazione di nuove release del prodotto 7

9 MULTILINGUA Il primo aspetto da apprezzare fin dal primo impatto con SMART.it. Grazie infatti ad un controllo nel menu di login di sistema è possibile cambiare lingua a proprio piacimento: tutti i menu ed i messaggi forniti dal programma saranno nella lingua prescelta dall utente. Per questi motivi, nella medesima struttura è possibile lavorare contemporaneamente con due o più lingue diverse. Questo non modificherà il tipo di dati che verranno presentati all operatore ma solo il modo di visualizzarli. La tabella delle lingue è altamente personalizzabile: se si sceglie di usare una lingua inizialmente non prevista nel programma è possibile creare un proprio profilo. In questo modo, ogni struttura che decida di lavorare in una lingua diversa è libera non solo di farlo, ma anche di configurare le singole voci a proprio piacimento. Schermata che mostra il login operatore ed il cambio di lingua ACCESSI DEGLI OPERATORI Grazie ad una gestione avanzata del motore del database di SMART.it è possibile amministrare gli operatori permettendo di: gestire gli accessi al programma e quindi ai dati della struttura; gestire la singola contabilità di ogni operatore; differenziare le maschere accessibili in base al tipo di account operatore; organizzare i turni di lavoro. Tenendo traccia di tutte le operazioni effettuate, il sistema è in grado di fornire una rapportistica, completa e per operatore, di tutti i movimenti monetari e non che avvengono all interno della struttura.. 8

10 MENÙ OPERATIVO E FUNZIONALITÀ Nella gestione dell hospitality, SMART.it trova il suo punto di forza. Esempio di maschere e sottomaschere sul desktop di un PC client all opera con SMART.it Il Tableau interattivo Grazie all interattività dell intuitivo tableau di SMART.it è possibile gestire efficientemente ed in maniera avanzata tutte le operazioni di front-office. Dal tableau si potranno infatti gestire contestualmente: Prenotazioni Operazioni di check in Operazioni di check out Modifica di anagrafiche clienti Emissione documenti fiscali Dal tableau è altresì possibile visualizzare, dopo avere impostato gli opportuni filtri, la situazione delle camere, intesa in termini di disponibilità e stato di pulizia, e il planning di periodo. 9

11 Completa funzionalità della tastiera Completa funzionalità del mouse Accesso al database locale e remoto (in configurazione ASP) Assegnazione di differenti stampanti per diversi tipi di task Modulo esportazione dati per la contabilità Tabella dei comuni italiani, province, cap e prefissi telefonici integrata nelle anagrafiche Manuale in linea richiamabile da qualsiasi maschera Aiuto in linea sui singoli campi di tutte le maschere Gestione multistruttura FUNZIONALITÀ GENERALI Gestione del fuori servizio delle camere Gestione dello stato di pulizia delle camere Gestione prenotazioni speciali (eventi, manifestazioni, convenctions, ecc...) Gestione avanzata delle prenotazioni di gruppo Gestione delle schedine di notifica per la Pubblica Sicurezza Gestione dati ISTAT Gestione stampe statistiche Gestione automatizzata delle presenze nella struttura Gestione rapida degli addebiti sui clienti, sui gruppi e su singole prenotazioni Gestione della ripartizione di singoli conti su più clienti Gestione della ripartizione di conti multipli su singoli clienti o gruppi Gestione automatismo addebiti periodici Gestione acconti (caparre e cauzioni) Gestione allotment Gestione sospesi Gestione clienti passanti Gestione prima nota cassa di tutti gli operatori Gestione data operativa del sistema Gestione pacchetti Gestione stagionalità pacchetti e listini Gestione listini diversificati per categorie diverse di clienti Gestione delle chiusure contabili Gestione disdette delle prenotazioni e mancati arrivi Gestione archiviazione documenti con possibilità di lettura e ripristino Gestione prenotazioni on line Gestione chiavi elettroniche Gestione pay tv Gestione booking on line FUNZIONALITÀ GESTIONALI Gestione archivio centralino telefonico Gestione tabelle base del database Archiviazione dello storico gestione risorse e contabilità Personalizzazione dell intestazione dei documenti fiscali e dei reports Gestione dei contatori dei documenti fiscali Gestione del backup del sistema con archiviazione e ripristino dati Gestione esportazioni dati FUNZIONALITÀ DI MANUTENZIONE 10

12 MODULI / VERSIONI BASE ADVANCED ENTERPRISE Gestione Prenotazioni x x x Gestione Chek-In x x x Gestione Chek-Out x x x Gestione Anagrafiche clienti x x x Gestione Addebiti x x x Gestione Sospesi x x x Modulo Export dati (ad es. x la contabilità) x x x Inserimento nel Network SMART.it x x x Stampe Pubblica Sicurezza e Istat x x x Statistiche (Arrivi, Clienti in casa, ecc ) x x x Gestione chiusure contabili e stampe x x x Gestione Multistruttura x x x Gestione ASP x x x Gestione Allotments - x x Gestione stato camere - x x Gestione acconti - x x Gestione pacchetti - x x Back Office (***) - x x Modulo Centralino Telefonico (***) - x x Modulo Pay/TV (***) - x x Chiavi Elettroniche (***) - x x Modulo Statistiche Avanzato - x x Gestione Addebiti avanzata - x x Gestione Tableau Avanzata - x x Gestione Operatori - x x Modulo Booking On-Line (***) - - x Modulo Statistiche Avanzato - - x Gestione Multilingua - - x Gestione Eventi e manifestazioni - - x Interfaccia PDA x Prenotazione On-Line (***) Moduli acquistabili separatamente Per ulteriori informazioni e documentazione completa, collegarsi al sito: Tutti i marchi rappresentati o citati appartengono ai relativi proprietari. Tutti i dati e le specifiche presentate nel seguente catalogo possono subire variazioni sulla base di nuove e future esigenze del produttore. Rivenditore autorizzato