INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI. Gaetano Santucci

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1 INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI Gaetano Santucci 1. Le organizzazioni, le risorse e i processi Ogni impresa o istituzione, pubblica o privata, si struttura e si organizza secondo la propria missione e per perseguire gli obiettivi identificati. La natura degli obiettivi varia a seconda della tipologia di azienda: ad esempio, per un'azienda industriale, l'obiettivo principale è quello di ottenere degli utili, attraverso la progettazione, produzione e vendita di beni; per un'azienda di servizi, l'obiettivo è quello di fornire alle migliori condizioni possibili di qualità e di costo un insieme di servizi (di trasporto, di comunicazione, etc.). Oltre agli obiettivi che caratterizzano un'organizzazione nel corso della sua intera esistenza, possono poi essere definiti obiettivi più specifici e limitati nel tempo: ad esempio, un'azienda può, in una certa fase, perseguire l'aumento del proprio fatturato per raggiungere dimensioni che la rendano competitiva ed economica, oppure può tendere all'incremento dei margini operativi, a parità di fatturato. Gli obiettivi generali, di lungo periodo, e gli obiettivi più specifici, di breve o medio respiro, influiscono notevolmente su come l'organizzazione si struttura. Oltre alle nozioni tradizionali di struttura di una azienda, ovvero di suddivisione dell organizzazione in differenti unità organizzative alle quali sono attribuiti compiti ed obiettivi specifici e che cooperano attraverso legami di tipo gerarchico e funzionale, due concetti sono utili nel descrivere un'organizzazione: le risorse e i processi. Una risorsa è tutto ciò con cui la azienda opera, sia materiale che immateriale, per perseguire i suoi obiettivi. Sono risorse i prodotti o i servizi offerti da un'azienda, i materiali utilizzati, gli immobili, ma sono ris orse anche il denaro e le persone utilizzate per produrre. Oltre alle risorse citate, che sono esempi delle cosiddette risorse interne, ovvero risorse sulle quali l'organizzazione agisce direttamente, si devono anche considerare le risorse esterne, sulle quali l'azienda opera soltanto in maniera indiretta: ad esempio, l'ambiente sociale e gli altri operatori economici. Nella letteratura si trovano un gran numero di classificazioni delle risorse di un'azienda, fra le quali alcune sono mostrate in figura. 1

2 RISORSE AZIENDALI Fonte: Forrester materiali ordini personale denaro beni strumentali informazioni RISORSE AZIENDALI Fonte: Ackoff materiali personale denaro attrezzature servizi RISORSE AZIENDALI esterne (ambientali) ambiente sociale mercato / clienti interne di scambio prodotti di struttura persone finanze infrastrutture Fonte: Ricciardi di gestione norme deleghe piani informazioni Figura 1 - Diverse classificazioni delle risorse Un processo è l insieme delle attività (sequenze di decisioni e azioni) che l organizzazione nel suo complesso svolge per gestire il ciclo di vita di una risorsa o di un gruppo omogeneo di risorse. Infatti, in generale, una risorsa viene pianificata, acquisita e gestita. Per esempio, per la risorsa personale, si possono definire come processi: per la pianificazione: pianificazione dell'organico, pianificazione dell'assegnazione di persone ad attività, pianificazione della formazione e dell'addestramento; per l'acquisizione: selezione, assunzione, formazione iniziale; per la gestione: assegnazione alle attività, valutazione, avanzamenti e rotazioni, adeguamento dei salari, aggiornamento professionale. 2

3 2. I processi e le strutture organizzative Alla definizione di processo più generale e tradizionale sopra riportata, se ne è aggiunta più di recente un altra che meglio rappresenta il funzionamento interno di una azienda. Per processo si intende un insieme di attività tra loro interrelate, finalizzate alla realizzazione di un risultato definito e misurabile (il prodotto/servizio interno o esterno) che contribuisce al raggiungimento della missione dell'organizzazione e che trasferisce valore al fruitore del servizio (il cliente, anche in questo caso, interno o esterno). In questa nuova e più specifica accezione, un processo è pertanto caratterizzato principalmente: da un prodotto (il "risultato definito e misurabile" che, trasferendo valore al cliente, rappresenta il vero obiettivo dell'organizzazione); da un insieme di attività interrelate (il flusso operativo del processo, con le sue attività e le loro relazioni); Per la produzione dei prodotti/servizi (e quindi nello svolgimento delle attività interrelate) sono in genere coinvolte una o più unità organizzative (secondo la suddivisione tipica delle strutture organizzative), attraverso una distribuzione di compiti e responsabilità, spesso codificata in norme o procedure che regolano il processo. E proprio il coinvolgimento di più strutture organizzative l elemento di grande importanza di questa definizione dei processi, in quanto se le singole strutture organizzative operano con le proprie risorse umane, caratterizzate da quantità, distribuzione e caratteristiche professionali, e utilizzano per le proprie attività altre risorse (finanziarie, logistiche, materiali e strumentali, tecnologiche), tutte queste dovranno essere integrate e finalizzate al raggiungimento dell obiettivo del processo. Il processo in questa accezione è quindi elemento di omogeneizzazione dell organizzazione (vedi figura seguente). 3

4 Figura 2 - Processi e strutture organizzative Ad esempio nelle linee aeree il processo di catering coinvolge strutture organizzative tradizionalmente separate, come i servizi di bordo, i servizi a terra e l'approvvigionamento di cibi e bevande. In qualunque compagnia aerea queste funzioni sono svolte da divisioni separate, con responsabilità diverse e - come spesso accade - in conflitto tra di loro. Nel caso delle aziende industriali, il ciclo dell'ordine abbraccia funzioni aziendali ovviamente diverse, come le vendite, la produzione, la logistica, i sistemi informativi. Può collegare anche organizzazioni diverse, per es. subfornitori e "casa madre", oppure l'azienda fornitrice e le aziende clienti. Nella pubblica amministrazione, la procedura per il rilascio delle competenze agli invalidi civili interessa amministrazioni centrali, come i ministeri del tesoro e degli interni, amministrazioni periferiche dello stato, come le prefetture, enti locali come i comuni e anche le aziende sanitarie, oppure che collegano unità periferiche con gli enti centrali della stessa amministrazione. 3. Il sistema informativo e il sistema informatico Un caso molto particolare di risorsa su cui operano tutte le aziende è l'informazione. L'informazione è infatti una risorsa che riguarda tutte le altre risorse. I processi, per poter operare, hanno bisogno di conoscere la risorsa o le risorse su cui agiscono, in altri termini hanno bisogno di informazioni: l'insieme delle informazioni gestite - generate, utilizzate, elaborate - dai processi costituisce il sistema informativo. Per esempio, ciascuno dei processi definiti nel paragrafo precedente per la risorsa personale ha bisogno di informazioni: i processi di acquisizione della risorsa hanno bisogno dei dati sulla disponibilità, sul mercato del lavoro, di personale con specifiche caratteristiche professionali, i processi di acquisizione richiedono la gestione delle 4

5 informazioni relative alle persone contattate, per poterle valutare e definire quindi le necessità formative, i processi di gestione hanno bisogno di informazioni sulle singole persone in organico. Ciò che aggiunge un grado di comp lessità in più al sistema informativo è il fatto che i processi relativi ad una risorsa non hanno bisogno soltanto di informazioni su quella risorsa, ma anche su altre risorse aziendali. Riprendendo ancora l'esempio delle persone, si può evidenziare come i processi di pianificazione e di acquisizione del personale abbiano bisogno di informazioni relative alla pianificazione globale di tutte le risorse dell'azienda, in particolare alla disponibilità delle risorse finanziarie, per poter valutare le politiche di assunzione. I processi di gestione del personale hanno bisogno di informazioni sui prodotti o sui servizi su cui le persone lavorano nell'azienda. In effetti, nell'ambito dei processi aziendali, focalizzando l'attenzione sulle informazioni, è possibile evidenziare i processi di gestione della risorsa informazione che, nel loro complesso, costituiscono il sistema informativo, ed identificare tali processi seguendo lo stesso approccio del ciclo di vita introdotto più in generale per le risorse. Riprendendo l'esempio della risorsa personale e considerando un piccolo insieme di informazioni, quelle relative alle presenze/assenze: nella pianificazione sono definite quali informazioni siano di effettivo interesse (ad esempio: gli orari di ingresso e di uscita del personale, le assenze e la loro motivazione); nell'acquisizione sono definite le procedure di ingresso di tali informazioni nel sistema (ad esempio: gli orari tramite badge e lettore di badge all'ingresso e all'uscita del personale, le assenze tramite comunicazione scritta della segreteria degli assenti); nella gestione sono definite le procedure di elaborazione delle informazioni (ad esempio: il resoconto mensile per il computo dei ritardi e delle ore di straordinario, il computo delle assenze per tipologia e la comunicazione agli uffici competenti). Prima dell'introduzione degli elaboratori elettronici, i flussi ed i processi informativi all'interno delle organizzazioni venivano gestiti con metodi manuali, che prevedevano l'uso di complesse e lunghe procedure di registrazione dei dati su supporti cartacei, di archiviazione di documenti, di ricerca su schedari, etc. L'assenza di una tecnologia avanzata non consentiva di giungere ad una razionalizzazione dei processi informativi; anzi, l'alto tasso di errore dovuto al susseguirsi di fasi di trascrizione manuale costringeva spesso ad introdurre cicli di controllo delle informazioni, con ulteriori perdite di efficienza. L introduzione delle tecnologie informatiche e di comunicazione ha invece permesso di accelerare 5

6 l'esecuzione dei processi informativi, mettendo a disposizione facili e rapide procedure di registrazione, archiviazione, elaborazione, ricerca dei dati. Ciò ha reso possibile pensare ad una razionalizzazione spinta dei processi informativi ed ha condotto da un lato alla realizzazione di tecniche per la gestione automatizzata delle informazioni e dall'altro alla definizione di teorie e di metodologie per il loro utilizzo. Quella parte del sistema informativo in cui informazioni sono raccolte, elaborate, archiviate, scambiate mediante l uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione costituisce il sistema informatico. 4. La classificazione dei processi e delle decisioni aziendali Secondo Anthony (U.P. Anthony, Planning and Control Systems, Harward, Cambridge 1965), la vita di un'azienda dipende: dalla definizione degli obiettivi strategici dell'azienda: quali sono i prodotti o servizi su cui l'azienda punta di più per la propria crescita, quale è il mercato su cui l'azienda vuole affermarsi, etc.; dalla traduzione degli obiettivi strategici nell'organizzazione e nella gestione dell'azienda: come sarà organizzata la produzione dei beni o l'erogazione dei servizi, quali saranno le norme di promozione dei prodotti o servizi, etc.; dall'attuazione degli obiettivi: la produzione dei beni, l'erogazione dei servizi, etc. Direzionali Gestionali Operativi Figura 3 - La piramide di Anthony 6

7 I processi di un'azienda possono essere suddivisi in tre classi, se concorrono all'attuazione di uno dei tre aspetti precedenti (vedi figura): processi direzionali, se concorrono alla definizione degli obiettivi strategici; processi gestionali, se concorrono alla traduzione degli obiettivi in criteri di gestione ed effettuano il controllo del raggiungimento di tali obiettivi; processi operativi, se concorrono all'attuazione degli obiettivi. La suddivisione dei processi in direzionali, gestionali e operativi può essere ulteriormente caratterizzata dal tipo di decisioni che vengono prese all'interno di essi. Secondo Keen e Morton (P.G.W. Keen, M.S. Scott Morton, Decision Support Systems. An Organizational Perspective, Addison-Wesley 1978), le decisioni che vengono prese in un'azienda possono essere suddivise in tre tipi: decisioni strutturate, in cui le regole per decidere sono completamente determinate: basta conoscere tutte le variabili di interesse ed applicare ad esse tali regole per derivare meccanicamente l'esito della decisione; decisioni semi-strutturate, in cui alcune regole per decidere sono determinate, ma l'intervento umano creativo è necessario per stabilire l'esito finale; decisioni non-strutturate, in cui non esistono criteri generali per decidere, ma l'intero processo è affidato all'esperienza ed alla creatività del decisore. Non esiste una corrispondenza rigida fra i tre tipi di decisione ed i tre livelli di processi aziendali introdotti nel paragrafo precedente, in quanto a ciascun livello si possono trovare decisioni con diversi gradi di strutturazione; tuttavia, a livello operativo la stragrande maggioranza delle decisioni è di tipo strutturato. a livello gestionale le decisioni sono prevalentemente semi-strutturate e a livello direzionale tipicamente non strutturate. La figura fornisce un esempio di processo decisionale per ciascun livello (operativo, gestionale, direzionale) e per ciascun tipo di decisione (strutturata, semi e non strutturata). 7

8 LIVELLO DEI PROCESSI Direzionale Presso un azienda manifatturiera, la dislocazione di uno stabilimento: le varie ipotesi sono vagliate sulla base di criteri deterministici, cui può essere assegnato un peso relativo per fonderli in un unica procedura di decisione; gli elementi da prendere in considerazione sono l estensione del terreno disponibile, la vicinanza dei servizi, il costo Gestionale Operativo TIPOLOGIA DELLE DECISIONI Strutturata Semi-strutturata Non-strutturata Presso un università, la decisione di ricorrere al numero chiuso di studenti in alcune facoltà: si possono sottoporre a modelli matematici di previsione i dati relativi alle iscrizioni ed agli esami svolti negli anni precedenti e i dati sulla disponibilità di altri posti presso università vicine, ma la decisione finale dipende da altri fattori quali la situazione politica generale e il mercato del lavoro Presso un ente pubblico, la scelta dell offerta migliore per l esecuzione di lavori di manutenzione, stabilite in modo preciso le opere da eseguire Presso un azienda comunale di trasporto pubblico, l aumento o la diminuzione del numero di autobus in circolazione, a seconda del giorno della settimana, della stagione, di eventi pubblici di particolare rilievo Presso un azienda industriale, la definizione del budget annuale di un settore: dipende da altri indicatori economici quali l aumento del costo del lavoro, dei prezzi, etc., ma richiede anche la sensibilità del responsabile del settore che consideri gli obiettivi che si propone per il futuro Presso un agenzia di una banca, la decisione di incrementare il fido di un cliente: sono utili i dati sull andamento delle attività finanziarie del cliente, ma il giudizio finale è dato anche sulla base della conoscenza personale del cliente Figura 4 - Livello dei processi e tipologia di decisioni 8 Presso un azienda di erogazione di servizi finanziari, la scelta del mercato da privilegiare: dipende dalla tipologia del prodotto (risparmio, credito), dagli altri prodotti sul mercato, dall andamento degli indicatori economici, ma la scelta è principalmente basata sulla sensibilità del decisore sull andamento generale del mercato finanziario Presso un azienda, l assunzione di un dirigente o di un quadro intermedio: dipende dalla percezione che le persone delegate all assunzione possono avere delle caratteristiche delle persone da selezionare e della loro corrispondenza alle caratteristiche del ruolo da ricoprire Presso un agenzia di viaggi, decidere come distribuire all interno dell agenzia i manifesti e gli opuscoli illustrativi dei viaggi offerti: dipende soltanto dalla sensibilità del responsabile dell agenzia nel determinare gli elementi che catturano l attenzione della sua clientela abituale

9 5. L'evoluzione dei sistemi informatici da settoriali a integrati La classificazione dei processi aziendali e la tipizzazione dei processi decisionali sono un'utile guida alla comprensione dell'evoluzione dei sistemi informatici. In primo luogo, la tecnologia informatica appare più adatta a fornire supporto a quei processi maggiormente deterministici, ovvero che possano essere eseguiti in maniera ripetitiva; tale caratteristica è dominante nei processi operativi, presente nei processi gestionali, quasi assente in quelli direzionali. In secondo luogo i processi decisionali di livello gestionale hanno bisogno dei dati provenienti da quelli di tipo operativo, così come i processi direzionali ricevono le informazioni da quelli gestionali. E' naturale perciò che l'automazione dei processi informativi, ovvero lo sviluppo di procedure e applicazioni informatiche abbia interessato prima il livello operativo, in secondo luogo quelli gestionale e direzionale. La prima fase di sviluppo delle applicazioni informatiche ha riguardato l'automazione delle attività di raccolta, archiviazione e reperimento dei dati di natura operativa. La caratteristica principale dei sistemi informatici di questo tipo è la ripetitività e la precisa definizione delle operazioni da compiere; i vantaggi di tale forma di automazione si ritrovano più nella quantità delle operazioni elementari eseguite con efficienza, piuttosto che nella qualità e nel valore delle singole operazioni. L'ottica nella quale questi sistemi vengono sviluppati è prettamente settoriale, ovvero i processi vengono automatizzati all'interno di un settore e di un'attività aziendale, senza tener conto degli altri settori e attività: questo, se trova la sua giustificazione in alcuni limiti imposti dalle tecnologie hardware e software disponibili per lo sviluppo delle applicazioni, è in contraddizione con la reale integrazione dei processi informativi aziendali che, pur riguardando singole risorse, hanno bisogno, in generale, di informazioni anche su altre risorse aziendali. I sistemi informatici settoriali hanno presentato rilevanti vantaggi: il lavoro impiegatizio di produzione e verifica di documenti ne è risultato estremamente alleggerito e necessariamente standardizzato. I costi dei sistemi informatici operativi sono relativamente bassi, sia rispetto al loro procedimento di progettazione e realizzazione che rispetto agli oneri di gestione; inoltre, essendo una trasposizione su elaboratori elettronici delle procedure di lavoro esistenti, non comportano processi profondi di ristrutturazione aziendale né generano problemi di conflittualità interne rispetto all'organizzazione preesistente. La seconda fase di sviluppo dei sistemi informatici è caratterizzata dall'integrazione fra le applicazioni operative e dal coinvolgimento nell'automazione dei processi informativi di livello gestionale e direzionale. Lo sviluppo delle applicazioni per settori viene superato ed il sistema informatica viene concepito in un'ottica di completa integrazione tra le procedure interne ai singoli settori in primo luogo e tra i settori successivamente. I sistemi informatici integrati sono orientati ai dati. Gli archivi non sono ridondanti e la gestione delle informazioni è centralizzata: la non ridondanza dei dati consente inoltre di avere una coerenza di aggiornamento che, in un'ottica settoriale, rischia di essere non rispettata. Se l'integrazione dei dati comporta alcuni vantaggi per l'automazione delle 9

10 attività di tipo operativo, essa è un prerequisito necessario per il supporto alle attività di tipo gestionale e direzionale: infatti i processi di questo livello necessitano di dati intersettoriali. La costituzione di un sistema informatico integrato è molto più complessa di quella di più sis temi settoriali in quanto è necessaria una corretta definizione della struttura del sistema nel suo complesso e quindi delle interrelazioni fra i diversi settori. Inoltre, mentre l'informatizzazione settoriale può consistere in una replica, con nuove tecnologie, delle stesse procedure effettuate manualmente, la realizzazione di un sistema integrato può richiedere la ridefinizione delle procedure organizzative e la redistribuzione dei compiti all'interno dell'azienda. 6. L'informatica come disciplina organizzativa e tecnologica Da quanto detto, si può comprendere come le tecnologie dell informazione applicate alle aziende si trasformino da semplici strumenti per migliorare l efficienza dei processi e quindi ottimizzare la gestione delle risorse in leve gestionali per la trasformazione dell organizzazione. L informatica assume quindi una duplice veste: da un lato continua ad essere una tecnologia con le proprie evoluzioni; dall altro si trasforma in una disciplina organizzativa. Evoluzione del ruolo della informatica nelle organizzazioni Governo Informatica come tecnologia di intermediazione Controllo Gestione Informatica come tecnologia di coordinamento e controllo Governo Controllo Gestione Informatica come tecnologia di produzione Governo Controllo Gestione Anni 70 Mainframe e centri elaborazione dati Anni 80 Anni 90 Informatica individuale Evoluzione delle tecnologie Reti di comunicazione Figura 5 - L'informatica come disciplina organizzativa e tecnologica 10

11 Quanto la prima veste influenzi la seconda o viceversa è difficile da stabilire; sicuramente esiste una profonda interazione fra le due. La figura mostra l evoluzione dei sistemi informativi aziendali secondo le due coordinate e con riferimento al periodo temporale. 7. Le tipologie di dati L'evoluzione dei sistemi informatici assegna un ruolo sempre più rilevante ai dati, come fattore di integrazione fra le varie procedure aziendali. I dati sono un elemento di stabilità rispetto alle procedure aziendali che possono variare assai rapidamente. E perciò interessante giungere ad una classificazione delle diverse tipologie di dati che intervengono in un sistema informatico, anche in relazione al loro utilizzo da parte delle diverse categorie di processi Dati settoriali e dati aziendali Un'azienda è suddivisa in diversi settori; in ciascuno di essi viene generato un insieme di informazioni specifiche del settore e vengono utilizzate, oltre alle precedenti, altre informazioni generate da altri settori. I dati settoriali sono i dati che vengono generati ed utilizzati unicamente all'interno di un settore, i dati aziendali quelli condivisi da più settori Dati personali e dati condivisi Nelle applicazioni informatiche tradizionali, i dati sono generalmente condivisi da più utenti. Gli utenti fanno capo allo stesso settore nel caso di dati settoriali, a settori differenti nel caso di dati aziendali. L'introduzione dell'informatica individuale ha diffuso il concetto di dati personali. in contrapposizione ai dati condivisi. Un dato è personale se la sua definizione nasce da un utente che ne cura per intero tutte le fasi di vita (immissione, modifica, cancellazione, salvataggio) e ne è l'unico responsabile. I dati personali possono essere ottenuti in vario modo: possono essere copie dei dati condivisi, possono essere introdotti direttamente dall'utente, possono provenire da fonti esterne Dati di analisi e dati di sintesi Un dato è derivato o di sintesi, se esiste un procedimento di calcolo che permette di ottenere il suo valore a partire da altri dati, altrimenti è un dato elementare o di analisi. Il concetto di dato di analisi e di sintesi è relativo al sistema informativo cui si riferisce, ma non al sistema informatico: è possibile infatti che nel sistema automatizzato siano stati immessi i dati di sintesi e non i relativi dati più elementari. 11

12 7.4. Dati interni e dati esterni I dati sono spesso considerati come la rappresentazione di fenomeni interni ad un'azienda e strettamente correlati alla sua attività; ma le risorse cui deve far riferimento un'azienda sono anche risorse esterne, per cui è significativo includere, fra i dati di un sistema informativo aziendale, i dati esterni. Un dato può essere classificato come dato interno se la sua esistenza dipende dall'azienda e cessa quindi di esistere con essa; un dato è esterno se, anche se l'azienda può influire sul suo valore, esiste indipendentemente da essa I livelli dei processi e le tipologie di dati Le diverse tipologie di dati sono presenti in modo differente a seconda del livello (operativo, gestionale e direzionale) dei processi informativi: i processi gestionali e direzionali utilizzano sia dati interni che dati esterni, mentre quelli operativi hanno raramente bisogno di accedere a fonti esterne all'azienda; i processi gestionali e direzionali utilizzano molti dati di sintesi e pochi dati analitici, mentre la situazione opposta si verifica per quelli operativi; gli utenti dei processi gestionali e direzionali utilizzano frequentemente dati personali, mentre in genere l'utente di quelli operativi non ne ha bisogno; i processi gestionali e direzionali, infine, utilizzano molti dati aziendali, mentre i dati intersettoriali sono meno utilizzati dai processi operativi. 8. Le tipologie di sistemi informativi I sistemi informativi, a seconda della tipologie di esigenze coperte, della natura delle informazioni trattate, del contesto organizzativo in cui si collocano e delle scelte tecnologiche sottostanti possono essere suddivisi in diverse categorie Sistemi gestionali o transazionali Sono i sistemi più tradizionali che hanno come obiettivo l'informatizzazione delle attività strutturate e ripetitive; riguardano quindi prevalentemente i processi ed i settori operativi e di controllo Sistemi per la automazione d ufficio Sono sistemi di introduzione più recente rispetto ai precedenti, anche se ormai sono considerati sistemi ben consolidati. Si sono diffusi soprattutto a seguito dell'introduzione dei personal computer e dei software per lo svolgimento di quelle attività tipiche di 12

13 qualsiasi ufficio (elaboratori di testi, tabelle, grafici e disegni). Lo sviluppo delle reti - soprattutto di quelle locali - ha favorito una loro trasformazione da sistemi di supporto all'attività individuale (personal computer stand alone) a sistemi per le attività di gruppo, attraverso la condivisione di programmi e dati, oltre che di risorse tecnologiche (stampanti, scanner, etc.) comuni Sistemi di comunicazione Sono sistemi che facilitano lo scambio di comunicazioni informali tra operatori coinvolti nelle stesse attività. Le modalità ad oggi più utilizzate per comunicare è la posta elettronica ed alcune sue evoluzioni quali la gestione di liste Sistemi di gestione dei flussi di lavoro Coordinano le attività di insiemi di persone coinvolte negli stessi processi formalizzando il flusso di lavoro che guida l'esecuzione di altre procedure manuali o informatizzate Sistemi statistici Sono sistemi il cui obiettivo principale è la rilevazione di dati da una o più fonti, la loro organizzazione, analisi e aggregazione statistica per fini conoscitivi e di pianificazione Sistemi di supporto alle decisioni (DSS, MIS, EIS) Sono sistemi realizzati per i livelli alti delle aziende anche se, in alcuni casi, possono fornire supporto a decisioni di tipo gestionale o anche operativo. A volte sono classificati come DSS (Decision Support Systems) se concorrono alla valutazione di ipotesi e alternative per decisioni poco strutturate, MIS (Management Information Systems) se forniscono supporto alla valutazione di decisioni strutturate per il livello di controllo, EIS (Executive Information Systems) se caratterizzati da elevata interattività e notevole flessibilità nella produzione dei dati di sintesi Sistemi in tempo reale La nozione di tempo reale varia con il variare dei fenomeni controllati da un sistema informativo. I sistemi in tempo reale sono quelli tipicamente utilizzati dalle aziende in cui la variabile tempo e i vincoli temporali sono critici. Classici esempi sono i sistemi di controllo industriali, i sistemi di controllo e monitoraggio della produzione, i sistemi militari. 13

14 8.8. Sistemi territoriali Sono i sistemi in cui l aspetto geografico, inteso come il riferimento di informazioni a posizioni sul territorio, è fondamentale. Sono i sistemi di gestione ed elaborazione di informazioni territoriali tramite carte o mappe e sovrapposizione di dati tematici 9. Le fasi del ciclo di vita dei sistemi informativi Lo studio dei sistemi informativi automatizzati ha portato alla formulazione di un gran numero di proposte metodologiche per la loro progettazione e realizzazione. Tutte le proposte prevedono la definizione di differenti fasi e attività, in quanto uno degli obiettivi principali è quello di strutturare i processi di produzione dei nuovi sistemi informatici e di manutenzione e gestione di quelli in esercizio in maniera tale che essi possano essere controllati, migliorati e sorretti mediante adeguate metodologie, tecniche e strumenti. Inizialmente si riteneva che lo sviluppo di un sistema potesse essere condotto mediante una approccio sequenziale, cosiddetto a cascata (waterfall), in cui, una volta stabiliti gli obiettivi ed i requisiti, si procede all'analisi del sistema nella sua interezza, quindi alla progettazione, alla realizzazione, test ed avvio operativo. La complessità crescente dei sistemi da realizzare ha reso impraticabile questo approccio. Infatti le attività di analisi e progettazione di un "grande sistema" si presentano di lunghezza e complessità tali da ritardare oltremodo l'avvio del sistema e da comportare rischi di obsolescenza del sistema prima che lo stesso entri in produzione (nel tempo trascorso dalla prima definizione dei requisiti alla loro formalizzazione finale i requisiti possono cambiare). Lasciando quindi relegato il metodo di sviluppo a cascata ai sistemi di piccole dimensioni, si sono fatti strada i cosiddetti approcci evolutivi, ovvero quegli approcci che fanno uso di prototipi del sistema, in cui la totalità delle specifiche viene prima suddivisa e quindi si provvede all'analisi, progettazione e realizzazione progressiva, rilasciando via via le funzionalità disponibili ed eventualmente rivedendole sulla base di prime risultanze. L'utilizzo di questo tipo di approccio è stato reso possibile dal diffondersi di ambienti e strumenti di analisi, progettazione e produzione del software flessibili, capaci cioè di accogliere, con relativa facilità, modifiche a quanto già sviluppato. Un elenco e una breve definizione delle fasi e/o attività che possono essere considerate nell'arco dell'intero ciclo di vita di un sistema informativo - e, anche, delle sue componenti organizzative - è il seguente. 14

15 9.1. Pianificazione dei sistemi informativi E' la fase che viene svolta con periodicità stabilita (in genere 1-3 anni) in cui si pianificano i progetti e le attività di sviluppo, manutenzione e gestione del sistema informativo, dopo aver analizzato gli obiettivi che ci si propone e tenuto conto dei vincoli organizzativi e di risorse, coerentemente con gli obiettivi e le risorse dell'organizzazione nel suo complesso Assessment e benchmarking L'Assessment è costituito dalle attività di verifica del funzionamento di un sistema informativo (a volte queste attività sono denominate check-up), in termini di rispondenza alle attese dell'organizzazione e di efficienza interna (utilizzo delle risorse disponibili, costi, organizzazione delle attività interne, etc.). Il Benchmarking è il confronto dei risultati ottenuti dall'assessement con i parametri di riferimento dei sistemi informativi di realtà analoghe a quella di riferimento (stesso settore di attività, stessa dimensione, etc.) Reingegnerizzazione dei processi E' la fase in cui, identificati uno o più processi critici per l'organizzazione, si procede ad una loro analisi e ridefinizione, al fine di migliorare i prodotti o i servizi risultato di tali processi. Il ruolo principale dei sistemi informativi nella reingegnerizzazione è quello di garantire la coerenza delle attività che costituiscono il processo e di migliorarne l'efficienza Studio di fattibilità La locuzione "studio di fattibilità" si riferisce chiaramente ad un insieme di attività che portino a decidere se la realizzazione di un sistema è possibile, a quali costi e sotto quali vincoli. Lo Studio di fattibilità ha l'obiettivo più generale di esaminare diverse alternative di realizzazione, definire architetture tecniche e applicative, valutare benefici e costi e produrre, alla conclusione, un piano di sviluppo del sistema Analisi L'obiettivo dell'analisi è l'approfondimento dei requisiti di un sistema per produrre una descrizione che sia formalizzata. ovvero espressa con un linguaggio non ambiguo e capace di rappresentare in modo soddisfacente il sistema analizzato, integrata, ovvero riferita a tutto il sistema esaminato, indipendente dall'ambiente tecnologico, ovvero concentrata sugli aspetti funzionali, senza essere condizionata dalle scelte tecnologiche Progettazione Tradizionalmente si usa dire che l'analisi stabilisce "cosa" il sistema deve fare, mentre la progettazione stabilisce il "come". La progettazione può quindi essere definita come la 15

16 traduzione delle specifiche di analisi in strutture tecniche. ed è quindi dipendente dalle scelte tecnologiche Affidamento delle attività di realizzazione Le grandi organizzazioni tendono a conservare e sviluppare al proprio interno le competenze di più alto livello sui sistemi informativi. Le attività di realizzazione risulta più economico affidarle all'esterno, ferma restando la necessità di un loro costante controllo sia in fase di pianificazione, che di attuazione e di verifica finale. E' perciò importante curare gli aspetti di affidamento delle attività di realizzazione, che presentano sia risvolti tecnici che - soprattutto nelle Pubbliche Amministrazioni - di tipo giuridico e amministrativo Realizzazione Consiste nella realizzazione effettiva dei sistemi, nelle varie componenti. Una prima suddivisione può essere fatta fra la realizzazione delle componenti infrastrutturali, che in genere si traduce nell'acquisizione delle piattaforme hardware, software e di comunicazione, e di quelle applicative, che afferiscono alle esigenze percepite dagli utenti finali dei sistemi. Le componenti applicative possono richiedere l'acquisizione di prodotti software già disponibili ed eventualmente da personalizzare ed integrare, ovvero lo sviluppo di software ad hoc Manutenzione Comprende tutte le attività per garantire l'adeguatezza dei sistemi in esercizio. Il software nel tempo dovrà essere modificato per correggere eventuali errori non riscontrati in fase di realizzazione (manutenzione correttiva), per seguire i cambiamenti delle esigenze degli utenti finali (manutenzione evolutiva), per adeguarsi alle innovazioni delle tecnologie (manutenzione adattativa) Gestione e conduzione Questa fase comprende tutte le attività necessarie a rendere operativo e continuo il funzionamento dei sistemi. Da un lato vanno eseguite tutte quelle attività di back-end necessarie a garantire la continuità, la disponibilità, l'affidabilità, la sicurezza e l'integrità dei sistemi, dall'altra vanno garantiti servizi di front-end atti a consentire un utilizzo più semplice dei sistemi da parte degli utenti Project Management Questa fase è trasversale rispetto alle altre e, in effetti, non è specifica dei sistemi informativi, ma si applica in tutte quei casi in cui sia necessario effettuare la pianificazione operativa ed il controllo delle attività. 16

17 INTRODUZIONE AI SISTEMI INFORMATIVI Gaetano Santucci 1. LE ORGANIZZAZIONI, LE RISORSE E I PROCESSI 2. I PROCESSI E LE STRUTTURE ORGANIZZATIVE 3. IL SISTEMA INFORMATIVO E IL SISTEMA INFORMATICO 4. LA CLASSIFICAZIONE DEI PROCESSI E DELLE DECISIONI AZIENDALI 5. L'EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATICI DA SETTORIALI A INTEGRATI 6. L'INFORMATICA COME DISCIPLINA ORGANIZZATIVA E TECNOLOGICA 7. LE TIPOLOGIE DI DATI 7.1. Dati settoriali e dati aziendali 7.2. Dati personali e dati condivisi 7.3. Dati di analisi e dati di sintesi 7.4. Dati interni e dati esterni 7.5. I livelli dei processi e le tipologie di dati 8. LE TIPOLOGIE DI SISTEMI INFORMATIVI 8.1. Sistemi gestionali o transazionali 8.2. Sistemi per la automazione d ufficio 8.3. Sistemi di comunicazione 8.4. Sistemi di gestione dei flussi di lavoro 8.5. Sistemi statistici 8.6. Sistemi di supporto alle decisioni (DSS, MIS, EIS) 8.7. Sistemi in tempo reale 8.8. Sistemi territoriali 9. LE FASI DEL CICLO DI VITA DEI SISTEMI INFORMATIVI 9.1. Pianificazione dei sistemi informativi 9.2. Assessment e benchmarking 9.3. Reingegnerizzazione dei processi 9.4. Studio di fattibilità 9.5. Analisi 9.6. Progettazione 9.7. Affidamento delle attività di realizzazione 9.8. Realizzazione 9.9. Manutenzione Gestione e conduzione Project Management 17