AGGIORNAMENTI Ed. Data Descrizione Verifica INDICE

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1 Pag.: 1/7 REDAZIONE A CURA DI Francesca Valvo RSGQ DOCUMENTO APPROVATO DA Gabriella Ianni Direzione SEA Abruzzo Emissione AGGIORNAMENTI Ed. Data Descrizione Verifica Prima Emissione RSGQ INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2 2. RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE 2 3. GENERALITÀ 2 4. DIAGRAMMI DI FLUSSO 3 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ TIPOLOGIE DI GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE MANUALE DI GESTIONE DELLA QUALITÀ/AMBIENTE/SALUTE E SICUREZZA NEI LUOGHI DI LAVORO (MGI) STRUTTURA DELLE PROCEDURE E ISTRUZIONI PROCEDURE DI PROCESSO AZIENDALE (P) ISTRUZIONI OPERATIVE DI PROCESSO (IO) GESTIONE E CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE DI SGI - MOD. 420/ DOCUMENTAZIONE TECNICA INTERNA/ESTERNA GESTIONE E CONTROLLO DELLA DOCUMENTAZIONE TECNICA INTERNA/ESTERNA - MOD. 420/ DOCUMENTAZIONE DI PRODUZIONE E PROGETTAZIONE GESTIONE DOCUMENTAZIONE PER LAVORAZIONI ESTERNE TENUTA SOTTO CONTROLLO DELLE REGISTRAZIONI - MOD.420/ ANALISI E MIGLIORAMENTI 6 6. MODULISTICA, ALLEGATI E LISTA DISTRIBUZIONE 7 L edizione valida dei Documenti e della Modulistica, è controllata e comunicata a tutto il personale attraverso l Elenco Documenti SGQ, affisso in bacheca aziendale.

2 Pag.: 2/7 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Definire sia la struttura grafica applicata a tutta la documentazione adottata in azienda, sia, attraverso il contenuto dei paragrafi, di uniformare le modalità di redazione dei documenti stessi. Sono definite inoltre le modalità di gestione, controllo, distribuzione e conservazione, dei documenti del Sistema di Gestione Aziendale della Qualità/Ambiente, dei documenti di origine Tecnica interni e/o esterni (Leggi ). Questa procedura si applica alla documentazione aziendale che è importante per la qualità del servizio, ed è di riferimento per i responsabili incaricati della relativa redazione, verifica e controllo. 2. RIFERIMENTI, DEFINIZIONI E SIGLE Manuale di Gestione della Qualità NORMA Sistemi di Gestione per la Qualità «requisiti» Procedura PA 500 Responsabilità della Direzione Sigle definite e utilizzate nella Documentazione del Sistema Qualità: SGQ: Sistema di Gestione della Qualità MGQ: Manuale di Gestione della Qualità RSGQ: Responsabile del SGQ, nominato dalla Direzione Generale, che può operare con il supporto di personale interno PA: Procedura di Processo Aziendale IO: Istruzione Operativa di Processo Documentazione tecnica: Documentazione tecnica interna prodotta durante l attività, inclusa quella relativa alla formazione, ai progetti, all attività tecnica e alla fase Commerciale, intesa sia come l insieme di informazioni, disegni e dati riportati sul tradizionale supporto cartaceo, che su qualsiasi altro supporto di tipo informatico (CAD, Files, etc.). Cartella di Servizio / Gara: Raccolta di documenti tecnici necessari a definire il prodotto da realizzare, le fasi di lavorazione (sia Interne che Esterne) e l insieme di attività che permette alle varie funzioni di avviare, seguire e controllare l erogazione di un servizio. Documentazione esterna: Documentazione tecnica o normativa di provenienza dall esterno dell Azienda, fornita o reperibile da Enti terzi (editoria, legislazione, normazione, etc.) o dal Cliente stesso (capitolati, disegni, istruzioni, specifiche, etc.). All occorrenza: S intende che l attività viene svolta quando si presentano le condizioni descritte, non avendo caratteristiche di periodicità. 3. GENERALITÀ Questa procedura, definisce quindi com è impostata la struttura documentale che è utilizzata per tutta la documentazione di SGQ, e ne chiarisce le modalità di compilazione dei contenuti. Per la documentazione di SGQ e quella Tecnica interna/esterna viene poi definito il modo di tenerla sotto controllo in identificazione, conservazione, distribuzione ed aggiornamento.

3 Pag.: 3/7 La gestione della documentazione è un attività che è parte integrante del Macroprocesso Responsabilità della Direzione. La Direzione stessa ne assegna la Proprietà (Responsabilità) al RSGQ. 4. DIAGRAMMI DI FLUSSO Diagramma di Flusso 1: Diagramma di Flusso 2: Documentazione SGI Esigenza di emettere o modificare un documento Documentazione Tecnica interna/esterna Esigenza di emettere e/o aggiornare documenti interni, e/o acquisire documenti esterni. Scrivere o correggere il documento sul file di base; predisporre la modulistica. Scrivere o correggere i documenti interni. Ricercare, ricevere i documenti esterni. Controllo, approvazione e verifica SGI. interno esterno Emissione ed applicazione del documento. Controllo efficacia Compilazione, archiviazione cartacea o elettronica. Timbratura di gestione, inserimento in elenco, archiviazione. Controllo aggiornamenti Revisioni. Emissione finale Agg. elenco e archivio storico 5. DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ Nello schema delle attività, riportato di seguito, sono descritte le attività, le modalità di attuazione, la periodicità, i responsabili e la modulistica applicabile, con riferimento alle fasi del Diagramma di Flusso del paragrafo precedente. 5.1 Tipologie di gestione della Documentazione La documentazione di SGI si considera formata dalle seguenti forme: Manuale Integrato di Gestione della Qualità/Ambiente Procedure di Processo Aziendale Istruzioni Operative di Processo

4 Pag.: 4/7 Moduli, allegati, diagrammi, organigrammi, mansionari, formati vari di Ordini, Bolle, registri, etc., utilizzati per le registrazioni del SGI La documentazione Tecnica interna/esterna si considera formata dalle seguenti forme: UNI ISO o altri standard di riferimento alle attività aziendali Leggi, decreti, direttive, etc., cogenti per il rispetto dell Ambiente, per il processo ed il prodotto/servizio Le registrazioni sono inoltre soggette a controllo d identificazione, raccolta, conservazione, rintracciabilità e alienazione. 5.2 Manuale di Gestione della Qualità (MGQ) Il Manuale ha la stessa struttura editoriale con cui è strutturata la presente procedura, con le diversità relative a: Numerazione, essendo controllato e numerato Struttura delle sezioni, dei paragrafi e dei contenuti mirati al diverso scopo del documento stesso. Il Manuale, infatti, definisce: Il campo di applicazione del SGQ, le esclusioni, e le relative giustificazioni Le procedure documentate per il SGQ e/o i riferimenti alle stesse La descrizione dei processi aziendali e la loro iterazione. 5.3 Struttura delle Procedure e Istruzioni La struttura editoriale delle Procedure e delle Istruzioni, ritenute importanti per la definizione ed il controllo dei macroprocessi e dei processi aziendali, è quella utilizzata per questa stessa Procedura PA 420. La numerazione è correlata ai punti della norma di riferimento ISO 9001:2008. La modulistica è identificata con numero del documento che lo descrive ed edizione, ed è controllata attraverso l Elenco della Documentazione SGI La struttura, i margini, le informazioni di stili, le intestazioni e piè di pagina, etc., sono definiti in forma informatica secondo un programma di videoscrittura, e sono utilizzabili avviando il file di questa Procedura (vedi prima pagina). 5.4 Procedure di Processo Aziendale (P) PA procedure che soddisfano i criteri della norma UNI EN ISO 9001:08 Le Procedure sono documenti che, associati o meno ai punti, identificati dalla Norma di riferimento, consentono di stabilire modalità chiare di gestione dei macroprocessi o processi, a rispetto sia della obbligatorietà richiesta dalla Norma che della esigenza aziendale di determinazione delle attività svolte. Oltre quanto riportato nel paragrafo 5.3, si definiscono in particolare i seguenti campi: [REDAZIONE A CURA]: Responsabile dell attività, contenuti e applicazione del documento sottoscritto. [DOCUMENTO APPROVATO DA] : Responsabile della validità ed accettazione dei contenuti. Responsabile della conformità grafica e dei contenuti rispetto a questa Procedura ed alla Norma di riferimento per il SGQ. [Ed.]: L edizione, se provvisoria, assume una lettera, es.: 1a, 1b, 3a, etc.

5 5.5 Istruzioni Operative di Processo (IO) Pag.: 5/7 Le Istruzioni sono documenti che, associati a Procedure, o con contenuti indipendenti, consentono di determinazione con più accuratezza: attività operative specifiche di processo attività di manutenzione e gestione impianti/attrezzature. Valgono le stesse definizioni riportate al paragrafo 5.3 e Gestione e controllo della documentazione di SGQ - Mod. 420/1 Nel Diagramma di Flusso 1 sono riportate le sequenze delle attività relativo al processo di gestione e controllo della documentazione del SGI. In Ingresso c è l esigenza di emettere o modificare un documento. Scrivere o correggere il documento sul file di base, predisporre la modulistica. Controllo, approvazione, verifica, quindi emissione/distribuzione ed applicazione. Controllo efficacia ed eventualmente correzioni ed emissione successiva. In Uscita si ha, oltre alla distribuzione, l aggiornamento definitivo dell Elenco Documenti SGI e conservazione dell ultima copia superata File nell archivio storico ed ancora l aggiornamento dei files nella della Directory: sul server C:\Qualità. Ogni modifica e/o aggiornamento, è riportata in prima pagina ed evidenziata nel documento con barra laterale, facilitando così la consultazione ed il confronto delle diverse edizioni. tutta la documentazione (procedure Verbali etc) è distribuita in rete con solo accesso in lettura. Le modifiche e/o aggiornamenti sono comunicate con l invio di una per conoscenza a tutte le funzioni Dove non utilizzabile la barra si applicherà un leggero sfondo. Vedi quest esempio 5.7 Documentazione Tecnica interna/esterna La documentazione tecnica interna/esterna sottoposta a controllo è costituita da: Documentazione Commerciale gestita in sede attraverso l'archivio Cliente. Documenti tecnici che hanno diretta influenza sullo sviluppo dei Progetti Letteratura come testi tecnici, documentazione informativa per le attività riviste specializzate, bollettini informativi, che costituiscono la Biblioteca tecnica. Documenti informatici, costituiti dai files elaborati dal personale relativi allo sviluppo del prodotto, ed i programmi applicativi presenti in sede per lo sviluppo della documentazione (strumenti di Videoscrittura, fogli elettronici, programmi gestionali autocad,etc ). La documentazione interna/esterna di consultazione per il servizio è costituita da: Documentazione fornita dal Cliente, quale informazioni sulle attività produttive, le caratteristiche del prodotto/servizio o del sistema di gestione (organigramma, mansionari, layout, Normative e leggi, Capitolati specifiche ecc.). 5.8 Gestione e controllo della documentazione tecnica interna/esterna - Mod. 420/2 Nel Diagramma di Flusso 2 sono riportate le sequenze delle attività relative al processo di gestione e controllo dei documenti tecnici interni/esterni. Esigenza di emettere e/o aggiornare documenti interni e/o acquisire documenti esterni. Scrivere o correggere i documenti interni. Ricercare, ricevere i documenti esterni. Conservazione nelle specifiche cartelle. Timbratura dei documenti esterni e aggiornamento dell Elenco Documentazione Tecnica interna/esterna. Si prevede archivio storico solo per l Elenco.

6 Pag.: 6/7 Raccolta dei documenti in raccoglitori o armadietto, divulgazione a tutto il personale interno e ai collaboratori dell Elenco Doc. Tecnica. Distribuzione controllata se necessaria. Controllo degli aggiornamenti a seguito del servizio e/o attraverso pubblicazioni, news internet, etc.. I files vengono aggiornati sul server nella cartella di Sistema che permette un salvataggio in automatico e con certezza di disponibilità. 5.9 Documentazione di Produzione e Progettazione Per documentazione tecnica di Produzione, si intende sia quella relativa alle materie prime, a semilavorati, o a prodotti completi (Capitolati Cliente, cataloghi, specifiche tecniche, disegni, schemi elettrici, elenchi materiali, tabelle dati, calcoli, etc.). La documentazione tecnica é quindi soggetta a controlli di aggiornamento, archiviazione e distribuzione, da parte dell Ufficio Qualità o da personale incaricato Gestione Documentazione per lavorazioni esterne Nel corso del processo di erogazione del servizio può essere necessario emettere dei documenti di pianificazione, in particolare con riferimento agli aspetti ambientali ed agli aspetti di sicurezza sul lavoro, pertanto le operazioni considerate di cantiere verranno precedentemente pianificate come da procedura di riferimento appositamente redatta 5.11 Tenuta sotto controllo delle Registrazioni - Mod.420/3 La documentazione di registrazione della qualità è rappresentata da: Modulistica applicata in Azienda, a corredo delle procedure e delle istruzioni che la richiamano. Documenti che evidenziano l applicazione delle procedure nei formati in funzione della loro origine, quali: Verbali di Riunioni, allegati tecnici, attestati, rapporti su costi, obiettivi, etc. Documenti dei Clienti (offerte, ordini e contratti) e dei Fornitori (ordini, conferme, registrazioni della qualità di prodotto, etc.). Per entrambe le categorie di documenti si applicano le seguenti modalità di gestione: Conservazione: è realizzata in modo che siano tenuti in condizioni ambientali e di ordine tali da non danneggiarli e da permetterne la facile rintracciabilità e accessibilità per aggiornamenti. Disponibilità: sia per uso interno aziendale o esterna, in relazione alla vita del servizio che è definita in prescrizioni contrattuali (clienti) o di legge, essi sono indicati nella Tabella conservazione Documenti di Registrazione. Redazione ed utilizzo anche in forma elettronica purché opportunamente archiviati. Alienazione (opzionale) superati i tempi di conservazione. Lettere e comunicazione da/verso il Cliente; Verbali di Riesame; Verbali di Verifiche Ispettive Interne; Documenti relativi alla Certificazione Analisi e Miglioramenti Non sono previsti indicatori specifici, ma le verifiche di efficienza del sistema di gestione della documentazione, avvengono attraverso i riscontri di Non Conformità emersi nel corso dell erogazione del servizio e/o delle Verifiche Ispettive Interne, ed elaborate nel corso dei Riesami della Direzione.

7 Pag.: 7/7 6. MODULISTICA, ALLEGATI E LISTA DISTRIBUZIONE Mod. 420/1 - Elenco Documenti SGQ Mod. 420/2 - Elenco Documentazione Tecnica Interna/Esterna Mod. 420/3 - Tabella tempi di Conservazione delle Registrazioni Di seguito un esempio del Timbro di Gestione della documentazione esterna, citato nel par.5.8: Azienda S.r.l. GESTIONE DOCUMENTAZIONE Data validità e/o Edizione:... Firma Direzione:... LISTA DI DISTRIBUZIONE (1) n copia (2) Funzione Nominativo Firma per ricevuta (aggiungi P per sola presa visione) Ritiro copia superata (Ok) A/C Resp. SGQ C Resp. Distribuzione: Data di distribuzione: Note [1]: Compilare e firmare solo la pagina presente nella copia Originale gestita dal Resp. SGI. [2]: Inserire il numero solo per il Manuale; inserire A per Archivio, oppure C per copia personale.

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