MINISTERO dei BENI e delle ATTIVITA CULTURALI e del TURISMO. Archivio di Stato di Vicenza

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1 MINISTERO dei BENI e delle ATTIVITA CULTURALI e del TURISMO Archivio di Stato di Vicenza Sezione di Bassano del Grappa Carta della qualità dei servizi direttiva del Ministro 18 ottobre 2007, diramata con circolare n.273 del 9 novembre 2007; aggiornata con circolare n.31 del 19 dicembre

2 I. PRESENTAZIONE CHE COS È LA CARTA DELLA QUALITÀ DEI SERVIZI La Carta della qualità dei servizi risponde all esigenza di fissare principi e regole nel rapporto tra le amministrazioni che erogano servizi e i cittadini che ne usufruiscono. Essa costituisce un vero e proprio patto con gli utenti, uno strumento di comunicazione e di informazione che permette loro di conoscere i servizi offerti, le modalità e gli standard promessi, di verificare che gli impegni assunti siano rispettati, di esprimere le proprie valutazioni anche attraverso forme di reclamo. L adozione della Carta dei servizi negli istituti del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo si inserisce in una serie di iniziative volte a promuovere una più ampia valorizzazione del patrimonio culturale in essi conservato e ad adeguare per quanto possibile, in armonia con le esigenze della tutela e della ricerca, l organizzazione delle attività alle aspettative degli utenti. La Carta sarà aggiornata periodicamente per consolidare i livelli di qualità raggiunti e registrare i cambiamenti positivi intervenuti attraverso la realizzazione di progetti di miglioramento, che possono scaturire anche dal monitoraggio periodico dell opinione degli utenti. I PRINCIPI Nello svolgimento della propria attività istituzionale la Sezione di Bassano del Grappa si ispira ai principi fondamentali contenuti nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 27 gennaio 1994: uguaglianza e imparzialità I servizi sono resi sulla base del principio dell uguaglianza, garantendo un uguale trattamento a tutti i cittadini, senza distinzione di nazionalità, sesso, lingua, religione, opinione politica. Gli strumenti e le attività di informazione, comunicazione, documentazione, assistenza scientifica alla ricerca, educazione e didattica sono comunque improntati a criteri di obiettività, giustizia e imparzialità. continuità L istituto garantisce continuità e regolarità nell erogazione dei servizi. In caso di difficoltà e impedimenti si impegna ad avvisare preventivamente gli utenti e ad adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre al minimo i disagi. partecipazione. L Istituto promuove l informazione sulle attività svolte e, nell operare le scelte di gestione, tiene conto delle esigenze manifestate e dei suggerimenti formulati dagli utenti, in forma singola o associata. efficienza ed efficacia L istituto persegue l obiettivo del continuo miglioramento dell efficienza e dell efficacia del servizio. 2

3 II. DESCRIZIONE DELLA STRUTTURA Natura giuridico-istituzionale e sede La Sezione d Archivio di Stato di Bassano del Grappa è organo periferico del Ministero dei Beni e delle Attività Culturali e del Turismo e, sotto il profilo amministrativo, dipende dall Archivio di Stato di Vicenza. Ha sede in Bassano del Grappa, Via Beata Giovanna 58. Storia della Sezione d Archivio di Stato di Bassano del Grappa Istituita con il decreto Ministero degli Interni del 27 dicembre 1973, a motivo dell esistenza in città di archivi statali rilevanti per interesse storico e per quantità, e posta alle dipendenze dell Archivio di Stato di Vicenza, la Sezione d Archivio di Stato di Bassano del Grappa fu aperta nell anno 1977 al primo piano di Palazzo Vittorelli in Via Da Ponte, ma poco dopo richiusa per inadeguatezza dei locali. La documentazione che da più parti era in essa confluita, soprattutto l archivio notarile, fu allora trasferita a Vicenza, nei depositi della sede principale, con disappunto della città di Bassano, soprattutto delle persone di cultura. Non doveva essere una soluzione definitiva, ma soltanto un temporaneo ricovero, in attesa di rinvenire un idonea struttura per l istituto bassanese. Passarono però diversi anni, prima d arrivare ad una vera ed efficace iniziativa per la ricerca di nuovi locali. Nel 1982, su suggerimento del Comune di Bassano, fu individuato un fabbricato di proprietà del Monastero delle Adoratrici Perpetue del SS. Sacramento, dette comunemente Sacramentine, che ricadeva in centro storico, in Via Beata Giovanna, un area prossima ai parcheggi ed anche ai mezzi pubblici di trasporto, ma posta pure in aderenza alle strutture culturali ed amministrative cittadine. Il Monastero accolse l invito e avviò, in accordo con l Archivio di Stato di Vicenza, un programma di lavori per il recupero e l adattamento funzionale dell immobile. I lavori furono prontamente iniziati con la realizzazione di un deposito archivistico interrato. All impresa particolarmente onerosa del Monastero s accostò l iniziativa dell Amministrazione Archivistica di Stato, con un intervento sui finanziamenti speciali della legge n.449 del 29 ottobre I lavori si conclusero nel dicembre 1989 ed il 28 aprile 1990 la Sezione fu inaugurata. La cerimonia si tenne dapprima in sala Chilesotti del Museo Civico con la relazione della prof.ssa Gina Fasoli, l intervento del Sindaco di Bassano e del direttore generale degli Archivi di Stato. Si spostò poi in Sezione, ove fu inaugurata la prima mostra documentaria dell istituto, un esposizione di disegni, mappe e perizie dedicata a Bassano e le sue mura in epoca veneta. Le operazioni per l apertura della Sezione d Archivio di Stato di Bassano del Grappa furono seguite da Giovanni Marcadella, che nel 1990 assunse la direzione dell istituto. Dal 1 maggio 2015 è direttore Maria Luigia De Gregorio. In Sezione sono stati trasferiti dapprima soltanto i fondi archivistici bassanesi, che eran confluiti nell Archivio di Stato di Vicenza. Ben presto, però, ai primi se ne aggiunsero altri, estendendo l area di pertinenza a tutto il territorio servito dal distretto giudiziario del Tribunale di Bassano, ossia anche al territorio di Marostica e all Altopiano di Asiago. Recentemente a causa della saturazione dei depositi della sede di Vicenza, si sono concentrate in Sezione di Bassano le serie archivistiche delle Denuncie di Successione provenienti dagli estinti uffici del registro di tutto il Vicentino ed anche fondi giudiziari della zona di Schio. Missione e compiti istituzionali La Sezione d Archivio di Stato di Bassano del Grappa conserva la documentazione prodotta dalle amministrazioni periferiche preunitarie e dagli uffici statali della Provincia di Vicenza, per la sola area afferente ai territori di Bassano, di Marostica e dell Altopiano di Asiago. Conserva inoltre archivi di antichi organismi religiosi ed assistenziali, archivi familiari, di istituti privati o di enti pubblici, acquisiti per comodato, donazione, acquisto od a diverso altro titolo. Svolge servizio al pubblico per consentire la fruizione del patrimonio conservato ed assume iniziative per valorizzarlo e promuoverne la conoscenza. 3

4 Servizi resi al pubblico Sala di studio E il locale in cui i documenti archivistici possono essere consultati liberamente per motivi di studio o per motivi giuridico-amministrativi da qualsiasi cittadino italiano o straniero. Sono esclusi dalla consultazione o consultabili con procedura particolare i documenti che rientrano nelle tipologie indicate dal D.Lgs. 30 giugno 2003, n.196 o Codice in materia di protezione dei dati personali. Il personale d istituto presta assistenza alla ricerca in sala di studio ed alla sua programmazione. Biblioteca Gli studiosi hanno la possibilità di consultare i testi della biblioteca interna d istituto. Non è previsto il prestito esterno. A disposizione loro vi è il catalogo. Il catalogo è disponibile anche in internet perchè è collegato al Polo della Regione Veneto del Servizio Bibliografico Nazionale, SBN, Il catalogo è aggiornato al 31 dicembre Servizio di fotoriproduzione Gli utenti possono richiedere a pagamento fotocopie di documenti sciolti e immagini riversate da banche dati esistenti. E possibile richiedere il rilascio di copie dichiarate conformi all originale per motivi giuridico-amministrativi. Ricerche per corrispondenza Per motivi di studio è possibile richiedere con il mezzo della corrispondenza, anche telematica, notizie sulla documentazione conservata. L istituto non svolge servizi di ricerca storica per conto di utenti. Il referente per la compilazione della Carta è Maria Luigia De Gregorio. Accesso III. IMPEGNI E STANDARD DI QUALITA Regolarità continuità La Sezione d Archivio di Stato Bassano del Grappa è aperta in tutti i periodi dell anno. Orario di apertura al pubblico: lunedì, martedì, giovedì, venerdì ore 8,15 14,00 mercoledì ore 8,15 17,15 La Sezione rimane chiusa nei giorni di sabato, nelle festività religiose e civili, compreso il 19 gennaio, festa del Santo Patrono. Eventuali chiusure straordinarie o riduzioni d orario giornaliero vengono comunicate con largo anticipo all utenza. Accoglienza Gli utenti vengono accolti all ingresso in istituto dal personale addetto, che li indirizza alla sala di studio ed agli altri servizi. Sulle pagine web ( sono riportate informazioni sulle modalità di accesso. L istituto mette a disposizione degli utenti materiale informativo a stampe su localizzazione, orari e modalità dell accesso, sulle tipologie dei servizi e dei fondi conservati. E presente segnaletica esterna ed interna, con ingresso facilitato e servizi adeguati ad utenti con ridotta capacità motoria. A disposizione vi è un servizio di guardaroba non controllato, un sufficiente numero di stipetti muniti di chiave, un distributore di bevande calde. Fruizione Ampiezza 4

5 Tutti i documenti conservati in Sezione sono liberamente consultabili. Serie archivistiche o singoli documenti sottratti alla consultazione perché in fase di restauro o di riordinamento sono segnalati in apposito elenco messo a disposizione in sala di studio. Le unità archivistiche non consultabili per il cattivo stato di conservazione sono indicate nei relativi inventari. La sala di studio della Sezione di Bassano ha una capacità ricettiva di nove posti (tre postazioni sono dotate di prese elettriche per PC portatile); altri sei posti sono disponibili in altra sala di consultazione. Non vi sono limiti giornalieri alla richiesta del numero dei pezzi. La distribuzione avviene tutti i giorni ed accompagna l orario di apertura della sala di studio. Tempo di attesa: 15 minuti. E prevista la prenotazione del materiale archivistico soltanto in caso di particolare insufficienza d organico e di ciò vien data informazione all utenza. Efficacia della mediazione Durante tutto l orario di apertura è possibile usufruire dell assistenza del personale di servizio. I fondi archivistici sono dotati di inventari, elenchi o schede descrittive. Gli utenti possono avvalersi anche della voce Archivio di Stato di Vicenza, Sezione di Bassano del Grappa della Guida generale degli Archivi di Stato e della banca dati disponibile su internet: alla voce specifica della sede. La banca dati del SIAS è quella aggiornata e revisionata. Nella sala di studio è presente una postazione per l accesso ai servizi informatizzati di sala e dei siti internet ministeriali. Riproduzione Regolarità e continuità La richiesta, il pagamento ed il ritiro delle copie possono essere effettuati dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle Ampiezza E possibile richiedere a pagamento: fotocopie per i soli documenti sciolti; per le mappe austro-italiane e per le pergamene immagini riversate da banche dati esistenti; per tutte le altre tipologie è autorizzata la riproduzione con mezzi propri. Per le fotocopie il rilascio avviene in giornata; per il riversamento e per le riproduzioni richieste alla sede di Vicenza il rilascio avviene entro 7 giorni. Fedeltà Nel rilascio di copie è assicurata in ogni caso fedeltà all originale e la riconduzione archivistica al medesimo. Su richiesta viene dichiarata la conformità della copia al suo originale. Valorizzazione Promuove le iniziative culturali nei sti internet locali e ministeriali e nel proprio sito web e si avvale della collaborazione di associazioni culturali territoriali per raggiungere un pubblico sempre più vasto. Ricerca documentaria a distanza Ampiezza ed efficacia della mediazione E assicurata un informazione a distanza per ricerche storiche o amministrative. Il tempo di attesa è di 30 giorni. Sono disponibili in rete le banche dati dei fondi archivistici ( alla voce specifica della Sezione). Una presentazione dell istituto è leggibile nel sito dell istituto di Vicenza, nella parte che lo riguarda ( e da esso s accede pure alla descrizione dei fondi nel sistema informativo degli Archivi di Stato. 5

6 IV. TUTELA E PARTECIPAZIONE Reclami, proposte, suggerimenti In caso di mancato rispetto degli impegni contenuti nella Carta dei Servizi, gli utenti possono avanzare reclami utilizzando i moduli disponibili nella sala di studio, da consegnare alla segreteria interna, oppure tramite (as-vi.bdg@beniculturali.it ). L istituto si impegna ad effettuare un monitoraggio continuo dei reclami ed a rispondere entro 30 giorni. Gli utenti possono, inoltre, formulare proposte e suggerimenti per il miglioramento dei servizi al pubblico. Comunicazione, revisione e aggiornamento La Carta dei servizi viene pubblicata nella sala di studio e sul sito internet. E soggetta ad aggiornamento periodico ogni due anni. SEZIONE D ARCHIVIO DI STATO DI BASSANO DEL GRAPPA Via Beata Giovanna, Bassano del Grappa Tel./Fax as-vi.bdg@beniculturali.it Direttore: Responsabile di sede: Maria Luigia De Gregorio Lucia Marta Fiorita Vicenza, luglio

7 MINISTERO dei BENI e delle ATTIVITA CULTURALI e del TURISMO Archivio di Stato di Vicenza Sezione di Bassano del Grappa Via Beata Giovanna, 58 - Bassano del Grappa (VI) Tel./Fax as-vi.bdg@beniculturali.it MODULO DI RECLAMO (SI PREGA DI COMPILARE IN STAMPATELLO) RECLAMO PRESENTATO DA: COGNOME NOME NATO/A A PROV. IL RESIDENTE A PROV. VIA CAP TELEFONO FAX OGGETTO DEL RECLAMO MOTIVO DEL RECLAMO: RICHIESTE DI MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI Si informa, ai sensi dell art. 13 del D.Lgs. 30/06/2003 n 196, che i dati personali verranno trattati e utilizzati esclusivamente al fine di dare risposta al presente reclamo e per fornire informazioni relative a eventi culturali organizzati da questo Istituto. DATA FIRMA Al presente reclamo verrà data risposta entro 30 giorni 7