Transcript

1 ECDL Modulo 4 Foglio elettronico (SpreadSheet) Microsoft Excel 2007 Syllabus 5.0 Roberto Albiero

2

3 MODULO 4 FOGLIO ELETTRONICO Questo modulo permetterà al discente di comprendere il concetto di foglio elettronico e di entrare in possesso della necessaria competenza nell utilizzo del programma di foglio elettronico per produrre dei risultati accurati, quindi, essere in grado di: Lavorare con i fogli elettronici e salvarli in diversi formati. Scegliere le funzionalità disponibili per migliorare la produttività, quali la Guida in linea. Inserire dati nelle celle e applicare modalità appropriate per creare elenchi. Selezionare, riordinare e copiare, spostare ed eliminare i dati. Modificare righe e colonne in un foglio elettronico. Copiare, spostare, eliminare e cambiare nome ai fogli di calcolo in modo appropriato. Creare formule matematiche e logiche utilizzando funzioni standard del programma. Applicare modalità appropriate per la creazione delle formule ed essere in grado di riconoscere i codici di errore nelle formule. Formattare numeri e contenuto testuale in un foglio di calcolo. Scegliere, creare e formattare grafici per trasmettere informazioni in modo significativo. Modificare le impostazioni di pagina di un foglio di calcolo e controllare e correggere errori nel contenuto prima della stampa finale. Prima di procedere con le spiegazioni si ricorda che, nella versione 2007 della Suite di Microsoft Office, sono state introdotte nuove caratteristiche funzionali che hanno modificato la modalità di colloquio tra utente e software applicativo. Il nuovo tipo d interfaccia prevede l utilizzo di una Barra Multifunzione composta da varie schede, organizzate per attività, a loro volta suddivise in gruppi specifici di sottoattività correlate. Nella barra multifunzione saranno visualizzate le schede degli Strumenti contestuali, diverse, in base al tipo di oggetto che è stato selezionato. La novità più rilevante è data dall introduzione del Pulsante Microsoft Office che sostituisce il menù File delle precedenti versioni. Per una breve spiegazione di queste novità si rimanda alle prime pagine del paragrafo relativo all utilizzo della applicazione della dispensa di Word

4 4.1 Utilizzo dell applicazione Il foglio elettronico, chiamato anche foglio di calcolo o spreadsheet, è un software che permette d inserire dati all interno di celle disposte in una griglia bidimensionale di righe e colonne: Le colonne sono contraddistinte dalle lettere dell'alfabeto e le righe dai numeri. La cella evidenziata nella figura si identifica come D5, quella adiacente alla sua sinistra viene identificata come C5 mentre, quella alla sua destra E5, e così via. Le celle della riga successiva avranno, partendo dalla prima colonna a sinistra, coordinate A6, B6, C6, D6, E6 ecc.. In ciascuna cella possono essere inseriti dati numerici o testuali, oppure possono essere immesse formule che possono usare, come parametri, il contenuto di altre celle Lavorare con il foglio elettronico Il foglio di elettronico permette di manipolare in modo rapido i valori numerici (ma non solo), così da ottenere dei risultati che, grazie agli operatori di calcolo, alle formule ed agli strumenti grafici di cui è corredato, ci permette di ottenere dei risultati immediati sull evoluzione di una determinata attività (qualsiasi essa sia). La possibilità di intervenire sui dati, cambiando dinamicamente i soggetti del calcolo, permette, assieme a quanto già detto, di poter decidere eventuali interventi correttivi o, comunque valutare una specifica tendenza. Questo è possibile grazie ad alcune caratteristiche di Excel quali: l immissione di semplici formule nei fogli di lavoro ed impostare l aggiornamento automatico dei risultati; la creazione di elenchi per ordinare e filtrare i dati, oltre a sommare valori, condividendoli con altri utenti; 2

5 l utilizzo di formule e funzioni per realizzare infinite applicazioni, dalle più semplici (controllo di un testo o conteggio dei giorni ad una determinata scadenza), a quelle più complicate (analisi statistiche); la creazione di grafici per la sintesi dei dati in modo da rappresentare un confronto, o una tendenza, a colpo d occhio; la creazioni di rapporti di tabella pivot per un'analisi interattiva dei dati, e dove è possibile modificarne le visualizzazioni, mostrare livelli diversi di dettaglio o riorganizzare il layout del grafico trascinando i campi e visualizzando o nascondendo gli elementi nei campi Aprire, chiudere un programma di foglio elettronico. L apertura di un programma di gestione di fogli elettronici può essere eseguita cliccando, con il tasto sinistro del mouse, sul pulsante presente nella barra delle applicazioni. Si apre il menù d avvio dove si seleziona, con il mouse, la voce che provoca la visualizzazione dell elenco dei programmi installati nel computer. S individua il programma d interesse, nel nostro caso, e lo attiviamo cliccandoci sopra: Sul video si aprirà il desktop di excel dove è presente una nuova cartella 1 di lavoro, a cui è assegnato il nome provvisorio di Cartel1, contenente i tre fogli di calcolo (impostazione standard). 1 In Windows il termine Cartella (o directory) indica un entità del file system (che è un meccanismo di organizzazione e registrazione dei file sul supporto hardware di archiviazione) che può contenere uno o più file ma anche altre directory. In excel la Cartella di lavoro rappresenta il contenitore in cui sono memorizzati i fogli di calcolo, in altre parole identifica un file composto da record costituiti dai fogli di calcolo. 3

6 La chiusura del programma excel può essere compiuta dal comando contenuto nell elenco dei comandi che si apre cliccando sul Aprire, chiudere delle cartelle di lavoro. pulsante Microsoft Office. Più semplicemente si clicca sull icona di chiusura dell applicazione,, presente a destra nella barra del titolo. Per aprire una cartella excel cliccare sul pulsante Microsoft Office, quindi scegliere o, se è stata già aperta di recente, si clicca sul nome che compare a destra, nella lista dei documenti recenti. Nel primo caso, si visualizza la finestra in cui, nell'elenco si clicca sui raccoglitori standard, o le unità, oppure sul percorso di rete, ovvero si identifica il percorso per accedere al contenitore della cartella excel che si desidera aprire; dall'elenco visualizzato, cliccare sul nome della cartella per evidenziarla, quindi cliccare su. 4

7 Questa procedura viene ripetuta per ogni cartella excel si voglia aprire. Per chiudere una cartella excel, fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi scegliere menù dei comandi visualizzato. N.B. Cliccando sulla freccia accanto al pulsante apri, viene visualizzato un elenco con differenti tipi di apertura della cartella excel in base all uso che se ne vuole fare. dal Più sbrigativamente si può cliccare sull icona rappresentante una X, in alto a destra della finestra di excel. Se il documento ha subito modifiche, o si tratta di un nuovo documento, viene visualizza la finestra a lato: Se il documento è stato appena creato, successivamente alla conferma del salvataggio, tramite la finestra il nuovo documento. viene chiesto d inserire il nome e la posizione dove salvare 5

8 Creare una nuova cartella di lavoro excel basata sul modello predefinito. 1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi scegliere Nuovo. Si visualizza la finestra di colloquio Nuovo documento in cui è evidenziato il modello Vuoto e recente ; esso crea una nuova cartella di lavoro standard contenente tre fogli di calcolo vuoti. 2. In Modelli fare clic su Modelli installati o su Modelli. 3. Eseguire una delle operazioni seguenti: Per utilizzare un modello installato, in Modelli installati fare clic sul modello desiderato e quindi su Crea. 6

9 Per utilizzare un modello personale, nella scheda Modelli fare doppio clic sul modello desiderato Salvare una cartella di lavoro excel all interno di un unità disco. Se il file viene salvato per la prima volta, verrà richiesto di assegnare un nome al file e, tramite la finestra di colloquio Salva con nome, è possibile definire la posizione in cui salvarlo (in una cartella dell'unità disco rigido, in un percorso di rete, in un disco, in un CD, sul desktop o in un altro percorso di archiviazione), identificando il percorso di destinazione nella casella Salva in. Successivamente il processo di salvataggio è in ogni caso identico, indipendentemente dal percorso scelto. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi scegliere Salva. Oppure: Salvataggio rapido da tastiera + Salvataggio dalla barra di accesso rapido Salvare una cartella di lavoro excel con un altro nome all interno di un unità disco. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi scegliere Salva con nome. Nell'elenco Salva in selezionare la cartella o l'unità in cui salvare il file. Suggerimento: per salvare la copia in una cartella diversa, selezionare un'altra unità nell'elenco Salva in oppure una cartella diversa nell'elenco delle cartelle. Per salvare la copia in una nuova cartella, fare clic su Crea nuova cartella Nella casella Nome file immettere un nuovo nome per il file, quindi cliccare su Salva. 7

10 Salvare una cartella di lavoro excel in un altro formato quale: modello, file di testo, formato specifico del tipo di software, numero di versione. Fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi: Cliccare sulla freccia a destra del comando Salva con nome. Si visualizza un elenco di possibili formati con cui salvare il file; cliccando su una di queste scelte, si passa alla finestra di colloquio Salva con nome dove, nella casella Tipo file:, è già impostato il formato. Cliccare sul comando Salva con nome. 8

11 Si visualizza la finestra di colloquio Salva con nome dove: Nella casella Nome file immettere l eventuale nuovo nome per il file. Nell'elenco Tipo file selezionare il formato di file in cui si desidera salvare il file. Se si desidera salvare il file nella versione precedente, selezionare il formato Cartella di lavoro di Excel (*.xls). Fare clic sul pulsante Salva. Scelta rapida da tastiera: Per aprire la finestra di dialogo Salva con nome, premere Spostarsi tra cartelle di lavoro excel aperte. Quando si sta visualizzando un foglio di lavoro nella modalità estesa (a tutto schermo), per passare ad un altro foglio di lavoro aperto si clicca direttamente sulla specifica icona presente nella barra delle applicazioni. Il documento aperto su cui si è posizionati è evidenziato, nella barra della applicazioni, da un colore più accentuato Migliorare la produttività L efficacia di un programma è direttamente proporzionale alla sua rispondenza alle nostre esigenze, al grado di conoscenza delle sue possibilità ed alla facoltà di personalizzarlo. La disponibilità di determinate funzioni, possono aiutarci a migliorare la qualità del lavoro eseguito e, conseguentemente, la nostra produttività. 9

12 Impostare le opzioni di base del programma: nome dell utente, cartelle predefinite per aprire o salvare fogli elettronici. Le impostazioni standard del software di gestione del foglio di calcolo, Excel, sono impostate per soddisfare le esigenze della maggior parte degli utenti ma, per particolari necessità, è possibile apportare loro delle modifiche. Per impostare delle regole personali è necessario cliccare sul pulsante Microsoft Office, quindi sul comando per selezionare l argomento da personalizzare. Se, infatti, si vuole modificare il nome dell utente predefinito della copia di Microsoft Office in uso, si clicca sul pulsante e, nella casella Nome utente: presente nella sezione Personalizzazione della copia di Microsoft Office in uso, si digita il nuovo nominativo: 10

13 La cartella Documenti, generalmente inserita nella directory principale dell'unità C, è la cartella di lavoro predefinita per tutti i documenti e per altri file creati nelle applicazioni di Microsoft Office. È tuttavia possibile scegliere una cartella di lavoro predefinita diversa, dopo aver cliccato sul pulsante Microsoft Office e quindi su Opzioni di Excel, selezionando il pulsante e digitando il nome della nuova cartella ed il suo percorso, nella casella Percorso predefinito: della sezione Salvataggio cartelle di lavoro : Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma. Ogni applicazione di Microsoft Office 2007 dispone di una finestra specifica della Guida, organizzata in modo diverso dalle precedenti versioni. La guida può essere aperta, da tastiera, tramite il tasto o cliccando sull icona, presente a destra dei nomi delle schede, nella barra multifunzione: Secondo necessità, la guida può essere mantenuta in primo piano (sempre presente in sovrapposizione alla finestra di word) cliccando il pulsante Mantieni in primo piano ( o ) sulla barra degli strumenti della finestra della Guida. L aspetto indica impostata la funzionalità primo piano. 11

14 Le modalità di esplorazione della Guida sono simili a quelle utilizzate per esplorare Internet con Windows Internet Explorer. Quando si installa un'applicazione di Office, sul computer sono installati anche i file della Guida. Se nell'angolo in basso a destra della finestra della Guida viene visualizzato il messaggio dal sito Office Online., il contenuto della Guida oggetto di ricerca e consultazione proviene Se nell'angolo in basso a destra viene visualizzato il messaggio, il contenuto della Guida oggetto di ricerca e consultazione proviene dai file memorizzati nel computer. Il menù, visibile cliccando sul messaggio nell'angolo inferiore destro della finestra della Guida di Excel, indica se è visualizzata la Guida in linea o non in linea. La modalità impostata viene conservata dopo la chiusura della finestra della Guida. Alla successiva apertura della Guida, lo stato di connessione sarà uguale all'ultimo impostato. Nel caso fosse stata impostata la ricerca solo all interno del computer, può succedere che l informazione non venga trovata. Cliccando sulla freccia del comando, viene visualizzato l'elenco in cui selezionare la voce relativa all argomento di cui si vuole aiuto), in una delle sezioni: 12

15 Nel menù verrà visualizzata l'opzione. Dopo aver ottenuto il supporto richiesto si chiude la finestra della Guida. Alla successiva riapertura della Guida, nel menù verrà visualizzata l'opzione. Se è attiva una connessione a Internet, è possibile passare alla modalità in linea per esplorare o cercare argomenti della Guida, modelli, contenuti didattici e altro contenuto in linea aggiornato Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom. Per visualizzare in maggiore dettaglio un documento è possibile applicare una percentuale d ingrandimento o, al contrario, di riduzione se si vuole visualizzare una sezione maggiore della pagina. d ingrandimento o di riduzione. A destra, nella barra di stato, si clicca sul cursore di scorrimento dello zoom trascinandolo verso destra per ingrandire, o verso sinistra per diminuire. Il numero a sinistra del cursore esprime la percentuale Nel gruppo Zoom della scheda Visualizza è presente Il comando Zoom che, aprendo la finestra di dialogo, consente di specificare il livello di zoom del documento. È inoltre possibile salvare una determinata impostazione di zoom con un documento o un modello. Il comando 100% visualizza il foglio di calcolo al 100% delle dimensioni normali. Modifica le dimensioni di visualizzazione delle dimensioni del foglio di lavoro, in modo che l intervallo di celle selezionato occupi l intera finestra Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione. Nella versione 2007 di Microsoft Office, le specifiche barre degli strumenti sono visualizzate, come schede, solo nel momento in cui viene selezionato un oggetto a cui fanno riferimento. Per ottenere più spazio disponibile sullo schermo è possibile ridurre la barra multifunzione a icona. 13

16 Sia per ridurre ad icona che per ripristinare la barra multifunzione, è necessario cliccare sull icona Personalizza barra di accesso rapido e selezionare (o deselezionare), la voce di riferimento dall elenco visualizzato. 14

17 4.2 Celle Come accennato all inizio, il termine cella indica una casella, visualizzata come uno spazio rettangolare, risultante dalla intersezione tra una riga e una colonna in un foglio di calcolo. Sia le righe che le colonne, sono contrassegnate univocamente, di conseguenza anche la singola cella è identificata, in modo esclusivo, dalle coordinate che contraddistinguono l intersezione di quella specifica colonna con quella specifica riga. Ogni cella può contenere del testo, un valore numerico o una formula. Un area composta da più celle adiacenti, sia in orizzontale che in verticale, costituisce una tabella Inserire, selezionare Comprendere che una cella di un foglio di calcolo dovrebbe contenere un solo dato (ad esempio, il nome dovrebbe essere in una cella, mentre il cognome dovrebbe essere nella cella adiacente). È buona norma che una cella contenga un solo dato omogeneo: una formula, una data, un valore numerico, un singolo dato alfabetico. Questo significa che, nel realizzare una tabella, è necessario definire tutti i campi (celle), che determineranno un valore composito come, ad esempio, un indirizzo: una cella che conterrà il dato via, viale, piazza, ecc., una cella che conterrà il nome dell ubicazione, una cella per il numero civico, una per la città, ecc., ovvero vanno inserite le descrizioni dei campi realizzando una riga di titoli che specifichi il tipo d informazione inserita nelle celle costituenti una determinata colonna. In questo modo è più semplice eseguire delle ricerche, selezioni o ordinamenti utilizzando più chiavi, in base alla necessità. Ovviamente, per evitare risultati falsati o disattesi, è opportuno che un elenco non contenga al suo interno né righe o colonne vuote, né celle prive di dati, soprattutto se si tratta di campi utilizzati come chiavi Inserire nuove celle. Si seleziona un intervallo di celle in cui inserire nuove celle vuote 15

18 Si seleziona la voce Celle dal menù Inserisci (1) o dal menù di scelta rapida che si apre cliccando, sulla selezione, con il tasto destro del mouse. Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci celle in cui, in base alla scelta effettuata si otterranno i seguenti risultati: Sposta celle a destra Riga intera Sposta celle in basso (default) Colonna intera Inserire un numero, una data o del testo in una cella. Per inserire un dato è necessario selezionare la cella in cui si desidera immetterlo quindi, dopo aver digitato i dati, si preme il tasto INVIO o il tasto TAB. La cella selezionata è detta cella attiva e viene evidenziata da un bordo spesso con un quadratino nell angola basso a destra. Con TAB ci si sposta nella cella successiva (a destra), di quella appena scritta mentre, con INVIO ci si posiziona nella cella sottostante. 16

19 Se il tasto INVIO viene premuto dopo un certo numero di celle, di una stessa riga, in cui abbiamo appena inserito dei dati, il cursore si sposta nella cella sottostante (riga successiva) la prima cella riempita: Per inserire delle date è necessario utilizzare una barra o uno spazio per separarne le parti (ad esempio 05/09/2002 o 5 settembre 2002). Per immettere la data corrente, premere CTRL + ; Per inserire delle Ore è necessario utilizzare i due punti per separare le parti di un'ora (ad esempio 9:00). Per immettere l'ora corrente, premere CTRL + MAIUSC + : Selezionare una cella, un insieme di celle adiacenti, un insieme di celle non adiacenti, un intero foglio di lavoro. Per selezionare una singola cella: Cliccare sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione. Per selezionare un intervallo di celle: Cliccare sulla prima cella dell'intervallo, mantenendo cliccato il tasto del mouse, trascinare la selezione fino all'ultima cella. Per selezionare un intervallo di celle esteso: Ciccare sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto il tasto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella è possibile scorrere il foglio. Per selezionare tutte le celle di un foglio di lavoro: Fare clic sul pulsante Seleziona tutto: Pulsante seleziona tutto + + Per Selezionare celle non adiacenti o intervalli di celle: Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi selezionare le altre celle o gli altri intervalli tenendo premuto CTRL. + NOTA: Per annullare una selezione di celle cliccare su una cella qualsiasi del foglio di lavoro. 17

20 4.2.2 Modificare, ordinare Modificare il contenuto di una cella, sostituire i dati esistenti. Per aggiungere dati all interno di una cella vuota, o sostituire quelli già presenti, è necessario selezionare la cella da modificare ciccandoci sopra, una volta, con il mouse. Nella barra delle formule viene visualizzato il contenuto; posizionandoci il cursore è possibile inserire un nuovo valore, se la cella è vuota, oppure modificare il dato contenuto. Cliccando due volte sulla cella, se l opzione Consenti modifica diretta nelle celle (in Impostazioni avanzate delle Opzioni di Excel), è attivata, il cursore viene visualizzato, all interno della cella stessa, in modo intermittente permettendo l inserimento diretto del nuovo dato o la modifica di quello esistente Usare i comandi Annulla e Ripristina. Annullare l'ultima o le ultime azioni eseguite rapido. Scelta rapida da tastiera: premere Per annullare un'azione fare clic su Annulla sulla barra di accesso Per annullare più azioni contemporaneamente, fare clic sulla freccia accanto ad Annulla, selezionare le azioni dell'elenco che si desidera annullare e fare clic sull'elenco. Tutte le azioni selezionate verranno annullate. Per annullare un'immissione in una cella, o nella barra della formula, premere ESC. Alcune azioni, ad esempio la selezione di un comando disponibile dal pulsante Microsoft Office o il salvataggio di un file, non possono essere annullate. Se non è possibile annullare un'azione, il comando Annulla cambia in Impossibile annullare. Le macro in Excel possono cancellare tutte le voci dell'elenco del comando di annullamento. Ripristinare le azioni annullate Per ripristinare un'azione annullata, fare clic su Ripristina barra di accesso rapido. + sulla Scelta rapida da tastiera: premere + 18

21 Ripetere l'ultima azione In Excel il comando Ripeti non è disponibile sulla barra di accesso rapido per impostazione predefinita. Per ripetere l'ultima azione eseguita, è necessario prima aggiungere il comando Ripeti alla barra di accesso rapido. 1) Per aggiungere il comando Ripeti alla barra di accesso rapido, eseguire le operazioni seguenti: A) Fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi su Opzioni di Excel. B) Fare clic su Personalizzazione. C) In Scegli comandi da selezionare Comandi più utilizzati. D) Nell'elenco dei comandi selezionare Ripeti e quindi fare clic su Aggiungi. E) Fare clic su OK. 2) Per ripetere l'ultima azione eseguita, fare clic su Ripeti sulla barra di accesso rapido. Scelta rapida da tastiera: premere + Non è possibile ripetere alcune azioni, ad esempio l'utilizzo di una funzione in una cella. Se l'ultima azione eseguita non può essere ripetuta, il comando Ripeti cambia in Impossibile ripetere. 19

22 Usare il comando di ricerca per trovare dati specifici in un foglio di lavoro. ricerca. Cliccando sul tasto occorrenza: È possibile trovare e selezionare testo, formattazione o un tipo di informazioni della cartella di lavoro. Cliccando sull icona Trova e seleziona, presente nel gruppo Modifica della scheda Home, si apre la finestra Trova e sostituisci dove, nella casella Trova:, si digita il testo da ricercare. Cliccando sul pulsante Opzioni>> sono visualizzate le variabili di In: Cerca: Cerca in:, viene evidenziata la cella contenente la prima Cliccando su, viene evidenziata la cella contenente la prima occorrenza e, nella parte inferiore della finestra Trova e sostituisci viene visualizzato l elenco di tutte le celle contenenti il dato ricercato: Per annullare una ricerca in corso, premere il tasto. 20

23 Usare il comando di sostituzione per trovare dati specifici in un foglio di lavoro. È possibile sostituire automaticamente del testo, ad esempio "mela" con "arancia". Si procede come per il comando Trova, precedentemente spiegato. Cliccando sull icona Trova e seleziona, presente nel gruppo Modifica della scheda Home, si apre la finestra Trova e sostituisci dove selezioniamo la scheda Sostituisci. In alternativa si clicca sulla freccia, in basso a destra, nell icona e, dal menù di scelta si seleziona ; in questo modo, la finestra di colloquio Trova e sostituisci, si apre già sulla scheda Sostituisci dove, nella casella Trova:, si digita il testo da trovare mentre, nella casella Sostituisci con:, si digita il testo che lo sostituirà. Cliccando sul pulsante Opzioni>> sono visualizzate le variabili di ricerca. Il funzionamento dei pulsanti e è stato già spiegato. Con viene effettuata la sostituzione della prima occorrenza del dato; con sono effettuate, contemporaneamente, tutte le sostituzioni e, alla fine viene visualizzata una finestra con la comunicazione del numero di sostituzioni effettuate. Per le informazioni della Guida su un'opzione, fare clic su, quindi sull'opzione. È possibile utilizzare i caratteri jolly asterisco (*) e punto interrogativo (?) per cercare una stringa di caratteri. Ad esempio si digita f*e per trovare le occorrenze di tutti i dati che iniziano per f e finiscono per e indipendentemente dalla lunghezza (fe, festa, ferriere, ecc.); il punto interrogativo stabilisce un solo carattere per cui digitando t?a si trovano tutte le parole che contengono t ed a separati da un terzo valore. Per ricercare un carattere definito come carattere jolly, digitare una barra rovesciata (\) prima del carattere desiderato. Ad esempio, per ricercare un punto interrogativo, digitare \? 21

24 Ordinare un insieme di celle applicando un solo criterio in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente. È possibile ordinare i dati in base al testo (dalla A alla Z o dalla Z alla A), ai numeri (dal più piccolo al più grande o dal più grande al più piccolo) o alle informazioni di data e ora (dal più vecchio al più recente o vice versa) presenti in una o più colonne. È anche possibile ordinare in base a un elenco di colonne (ad esempio Grande, Medio e Piccolo) o in base al formato (colore della cella, colore dei caratteri o set di icone). La maggior parte degli ordinamenti viene eseguito in base alle colonne, ma è anche possibile ordinare per righe. Per l'ordinamento crescente, vengono utilizzate le seguenti modalità: Numeri: Ordinamento alfanumerico: Valori logici: Valori di errore: Celle vuote: Per effettuare l ordinamento: I numeri vengono ordinati a partire dal più piccolo numero negativo al più grande numero positivo. Quando si ordina un testo alfanumerico, questo viene disposto da sinistra verso destra e carattere per carattere. Una cella contenente il testo A100 ad esempio verrà posta dopo una cella contenente la voce A1, ma prima di una cella contenente la voce A11. Il testo e le combinazioni di testo e numeri vengono ordinati nel modo seguente: (spazio)! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Gli apostrofi (') e i trattini ( ) vengono ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza tra due stringhe di testo è determinata dalla presenza del trattino, il testo che lo include viene ordinato per ultimo. Il valore logico FALSO viene posto prima del valore logico VERO. Tutti i valori di errore hanno la stessa priorità di ordinamento. Le celle vuote vengono sempre poste alla fine. 1) Si seleziona l intervallo di celle da riordinare, o una cella all interno di una tabella nel caso si volesse effettuare l ordinamento dell intera tabella. 2) Si procede tramite il comando Ordina e filtra presente nel gruppo Modifica della scheda Home o tramite i comandi della sezione Ordina del gruppo Ordina e filtra della scheda Dati 22

25 In entrambi i gruppi sono presenti identici comandi, accessibili direttamente, come nel caso del gruppo Ordina e filtra, oppure tramite un passaggio intermedio, necessario a visualizzare un menù di scelta, come nel gruppo Modifica. Di seguito vediamo i tre comandi relativi all ordinamento dei dati, presenti nei due distinti gruppi. o : ordina la selezione in modo che i valori più piccoli siano all inizio della colonna (modalità crescente). o : ordina la selezione in modo che i valori più piccoli siano alla fine della colonna (modalità decrescente). o : visualizza la finestra di dialogo Ordina, che consente di eseguire l ordinamento in base ai contenuti di più colonne o righe, considerare le maiuscole e le minuscole e altre opzioni. Il tasto Aggiungi livello serve a creare dei sottolivelli di ordinamento; ad esempio: si riordina la tabella per il campo/colonna COGNOME, in ordine ascendente e, quindi, in ordine decrescente per quanto riguarda il campo NOME. 23

26 Se si ottengono risultati imprevisti durante l'ordinamento dei dati, eseguire una delle operazioni seguenti: Verificare se i valori prodotti da una formula sono cambiati. Se i dati ordinati contengono una o più formule, i valori restituiti di tali formule possono cambiare quando il foglio di lavoro viene ricalcolato. In tal caso, riapplicare o ripetere l'ordinamento per ottenere risultati aggiornati. Scoprire righe e colonne nascoste prima di effettuare l'ordinamento. Durante l'ordinamento delle colonne o delle righe, le colonne o le righe nascoste non vengono spostate. Prima di ordinare i dati, è necessario scoprire le colonne e le righe nascoste. Verificare le impostazioni internazionali. Gli ordinamenti variano in base alle impostazioni internazionali. Verificare che sia selezionata l'impostazione internazionale appropriata in Impostazioni internazionali o Opzioni internazionali e della lingua nel Pannello di controllo. Immettere le intestazioni di colonna in una sola riga. Se è necessario disporre le etichette su più righe, utilizzare la funzione testo a capo all'interno delle celle (scheda Allineamento della finestra Formato celle). Attivare o disattivare la riga dell'intestazione. Per rendere più comprensibile il significato dei dati si consiglia di prevedere una riga d'intestazione quando si ordina una colonna. Per impostazione predefinita, il valore nell'intestazione non è incluso nell'operazione di ordinamento. Se, occasionalmente, è necessario attivare o disattivare l'intestazione per far sì che il valore nell'intestazione venga incluso o meno nell'operazione di ordinamento, eseguire una delle operazioni seguenti: Per escludere la prima riga di dati dall'ordinamento in quanto si tratta di un'intestazione della colonna, nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic su Ordina e filtra, scegliere Ordinamento personalizzato e quindi selezionare. Per includere la prima riga di dati nell'ordinamento in quanto non si tratta di un'intestazione della colonna, nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic su Ordina e filtra, su Ordinamento personalizzato e quindi deselezionare Copiare, spostare, cancellare Copiare o spostare il contenuto di una cella o di un insieme di celle all interno di un foglio di lavoro, tra fogli di lavoro diversi e tra fogli elettronici aperti. Selezionare la cella o l intervallo di celle. Selezionare il comando appropriato tra quelli presenti nel gruppo Appunti della scheda Home: Taglia la selezione dal foglio e la inserisce negli Appunti. Copia la selezione dal foglio e la inserisce negli Appunti. 24

27 Cliccare sulla cella (o sulla prima in alto a sinistra dell area in cui inserire i dati), all interno dello stesso foglio di lavoro, di fogli di lavoro diversi o di un foglio di lavoro contenuto in un altra cartella excel, quindi si clicca sul comando incolla per inserire la copia o trasferire la selezione. Per spostarsi, ed effettuare la copia o il trasferimento, su un altro foglio di lavoro, si clicca sulla sua etichetta: Per passare ad un altra cartella di lavoro, si clicca sulla sua icona presente nella barra delle applicazioni: N.B. il processo di copia o di spostamento include, oltre i dati, anche i formati, le formule /e relativi risultati), le note ed eventuali celle nascoste. All interno dello stesso foglio la copia del contenuto di una o più celle all interno di celle contigue orizzontali o verticali può essere effettuata con il trascinamento, eseguibile quando il cursore assume una forma di croce nell angolo in basso a destra della cella: Quando il cursore, all interno di una selezione di celle, assume l aspetto di una quadruplice freccia è possibile, tramite trascinamento, spostare il contenuto della selezione in un altra posizione del foglio di lavoro: I Comandi Taglia, Copia ed Incolla sono eseguibili anche selezionandoli dal menù di scelta rapida che viene visualizzato cliccando, sulla selezione, con il tasto destro del mouse. Tramite tastiera si utilizzano le sottostanti combinazioni di tasti: + + Taglia = Copia = Incolla = + 25

28 Usare lo strumento di riempimento automatico per copiare o incrementare dati. Talvolta può essere necessario creare degli elenchi che ci permettano di numerare una serie di dati o per intestare righe e colonne di una tabella. Per realizzare queste liste senza dover digitare i dati incrementati cella per cella, si utilizza il quadratino di riempimento 2 che viene attivato selezionando la casella di controllo Attiva quadratino di riempimento e trascinamento celle in Opzioni di modifica nella sezione Impostazioni avanzate delle Opzioni di Excel. Per evitare di sostituire i dati esistenti quando si trascina il quadratino di riempimento, verificare che la casella di controllo Avvisa prima di sovrascrivere le celle sia selezionata. Dopo aver trascinato il quadratino di riempimento, verrà visualizzato il pulsante Opzioni riempimento automatico selezione. che consente di scegliere la modalità di riempimento della Vediamo un esempio di come creare un elenco per la numerazione dei dati presenti nella colonna B della figura a lato. Nella cella A1 digitiamo 1, quindi la trasciniamo fino ad A4. Accanto al cursore a forma di croce (indicante la funzione di copia in atto) appare, in basso a destra, un quadratino con il dato che verrà copiato nell ultima cella della selezione. Rilasciando il pulsante del mouse si vedrà il numero 1 riportato in tutte le celle della selezione; in basso a destra, viene visualizzato il quadratino di riempimento. 2 Quadratino nero nell'angolo inferiore destro della selezione. Quando si posiziona il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento, il puntatore assume la forma di una croce nera. 26

29 Cliccando sul quadratino di riempimento viene visualizzato un menù di scelta con la voce Copia celle selezionata in automatico. Si spunta la funzione Ricopia serie per permettere l incremento automatico della numerazione che è stata appena inserita. Eseguita la scelta, il contenuto delle celle copiate cambia in modo da creare una numerazione crescente. Analogamente si può agire a livello di riga ed utilizzare serie già definite quali, i giorni della settimana, i mesi dell anno, le date. A seconda degli elenchi utilizzati (mesi, date, giorni) il menù di scelta del quadratino di riempimento conterrà possibilità diverse. Con i giorni della settimana Con le date 27

30 Nel caso fosse disattivato il quadratino di riempimento, si possono completare gli elenchi utilizzando il comando Riempimento presente nel gruppo Modifica della scheda Home. Se si desidera aumentare gli incrementi utilizzati nella sequenza e specificare la fine della sequenza, nelle caselle Valore di incremento e Valore limite digitare i valori che si desidera utilizzare. Partendo dalla cella contenente la prima data, selezionare l'intervallo di celle che si desidera completare con l'elenco sequenziale di date Cancellare il contenuto di una cella. Nel gruppo Modifica della scheda Home fare clic su Riempimento e quindi su Serie. In Unità di data nella finestra di dialogo Serie fare clic sull'unità che si desidera utilizzare. Per cancellare (senza rimuovere i formati o i commenti) il contenuto di una o più caselle (sia contigue che non), dopo o aver eseguito la selezione si può cliccare il tasto Canc o il tasto Backspace della tastiera, altrimenti si clicca il pulsante Cancella presente nel gruppo Modifiche della scheda Home selezionando la funzione che si vuole applicare.: Per cancellare contenuto, formati e commenti presenti nelle celle selezionate, fare clic su Cancella tutto. Per cancellare solo i formati applicati alle celle selezionate, fare clic su Cancella formati. Per cancellare solo il contenuto delle celle selezionate, lasciando invariati formati e commenti, fare clic su Cancella contenuto. Per cancellare gli eventuali commenti associati alle celle selezionate, fare clic su Cancella commenti. 28

31 4.3 Gestione di fogli di lavoro Righe e colonne Selezionare una riga od una colonna, un insieme di righe o colonne adiacenti, un insieme di righe o colonne non adiacenti. Per selezionare una intera riga o colonna: selezionare l'intestazione della riga o della colonna: COLONNA RIGA Per selezionare righe o colonne adiacenti: trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto MAIUSC. Per selezionare righe o colonne non adiacenti: Selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL. Per annullare una selezione di celle cliccare su una cella qualsiasi del foglio di lavoro Inserire, eliminare righe e colonne. Per inserire righe: riga singola: Cliccare sulla riga, o una cella nella riga, immediatamente al di sotto della posizione in cui si desidera aggiungere la nuova riga. Per inserire, ad esempio, una nuova riga al di sopra della riga 3, fare clic su una cella della riga 3. più righe: Selezionare un numero di righe, esattamente corrispondente al numero di righe da inserire, immediatamente al di sotto della posizione in cui si desidera aggiungere le nuove righe. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Inserisci, quindi su Inserisci righe foglio. È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulle righe selezionate e quindi scegliere Inserisci dal menù di scelta rapida. 29

32 Per inserire colonne: singola colonna: Cliccare sulla colonna, o una cella nella colonna, immediatamente a destra della posizione in cui si desidera aggiungere la nuova colonna. Per inserire, ad esempio, una nuova colonna a sinistra della colonna B, fare clic su una cella della colonna B. più colonne: Selezionare un numero di colonne, esattamente corrispondente al numero di colonne da inserire, immediatamente a destra della posizione in cui si desidera aggiungere le nuove colonne. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Inserisci, quindi su Inserisci colonne foglio. È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulle colonne selezionate e quindi scegliere Inserisci dal menù di scelta rapida. Eliminare righe o colonne. Selezionare le righe o le colonne da eliminare, quindi: Nel gruppo Celle della scheda Home effettuare una delle seguenti operazioni: Per eliminare le righe selezionate, fare clic sulla freccia accanto a Elimina e quindi scegliere Elimina righe foglio. Per eliminare le colonne selezionate, fare clic sulla freccia accanto a Elimina e quindi scegliere Elimina colonne foglio. È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse su una selezione di celle, righe o colonne, scegliere Elimina dal menù di scelta rapida e quindi fare clic sull'opzione desiderata. Se si stanno eliminando righe o colonne, le altre righe o colonne verranno automaticamente spostate in alto o a sinistra. ELIMINA RIGA ELIMINA COLONNA 30

33 Modificare la larghezza delle colonne, l altezza delle righe portandole ad un valore specificato, alla larghezza e all altezza ottimali. La larghezza di una colonna in un foglio di lavoro può essere impostata su un valore compreso tra zero e 255 (numero di caratteri visualizzabili in una cella formattata con il carattere standard). Se la larghezza di una colonna è pari a 0 (zero), la colonna è nascosta. L'altezza della riga può essere impostata su un valore compreso tra zero e 409 punti (1 punto equivale a circa 0,035 cm). L'altezza predefinita della riga è pari a 12,75 punti, ovvero a circa 0,4 cm. Se l'altezza di una riga è pari a 0 (zero), la riga è nascosta. Impostare una riga su un'altezza specifica Selezionare la riga o le righe che si desidera modificare. Modificare l'altezza della riga per adattarla al contenuto Selezionare la riga o le righe che si desidera modificare. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic su Formato quindi, nella sezione Dimensioni celle, cliccare su Altezza riga. Si visualizza la finestra Altezza riga, dove si digita il valore desiderato. Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic su Formato quindi, nella sezione Dimensioni celle, cliccare su Adatta altezza righe. Per adattare rapidamente tutte le righe sul foglio di lavoro, cliccare sul pulsante Seleziona tutto. Modificare l'altezza delle righe utilizzando il mouse Pulsante SELEZIONA TUTTO Eseguire una delle operazioni seguenti: Per modificare l'altezza di una riga, trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza desiderata. Trascinare per ridimensionare 31

34 Per modificare l'altezza di più righe, selezionare le righe che si desidera modificare e quindi trascinare il bordo al di sotto di una delle intestazioni di riga selezionate. Pulsante SELEZIONA TUTTO Impostare una colonna su una larghezza specifica Selezionare la colonna o le colonne che si desidera modificare. Per modificare l'altezza di tutte le righe sul foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e quindi trascinare il bordo al di sotto di qualsiasi intestazione di riga. Nel gruppo Celle della scheda Home cliccare su Formato quindi, nella sezione Dimensioni celle, cliccare su Larghezza colonna. Si visualizza la finestra Larghezza colonne, dove si digita il valore desiderato. Modificare la larghezza della colonna per adattarla automaticamente al contenuto Selezionare la colonna o le colonne che si desidera modificare. foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto. Nel gruppo Celle della scheda Home cliccare su Formato quindi, in Dimensioni celle fare clic su Adatta larghezza colonne. Per adattare rapidamente tutte le colonne del Modificare la larghezza predefinita per tutte le colonne in un foglio di lavoro o in una cartella di lavoro Per modificare la larghezza della colonna predefinita per un foglio di lavoro, cliccare sulla relativa scheda del foglio. Per modificare la larghezza della colonna predefinita per tutta la cartella di lavoro, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di un foglio, quindi scegliere Seleziona tutti i fogli dal menù di scelta rapida. Pulsante SELEZIONA TUTTO 32

35 Nel gruppo Celle della scheda Home fare clic su Formato. Modificare la larghezza delle colonne utilizzando il mouse ECDLIn Dimensioni celle fare clic su Larghezza predefinita. Si visualizza la finestra Larghezza standard dove digitare una nuova misura Eseguire una delle operazioni seguenti: Per modificare la larghezza di una colonna, trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza desiderata. Trascinare per ridimensionare Per modificare la larghezza di più colonne, selezionare le colonne da modificare e quindi trascinare un bordo a destra dell'intestazione di una colonna selezionata. Per modificare la larghezza delle colonne per adattarle al contenuto, selezionare la colonna o le colonne che si desidera modificare e quindi fare doppio clic sul bordo a destra dell'intestazione della colonna. Pulsante SELEZIONA TUTTO Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto Bloccare, sbloccare titoli di righe e/o colonne. Un foglio di lavoro excel, in genere, contiene dati in forma tabellare e che sono identificati dalle descrizioni poste nella prima riga: 33

36 e, a seconda del tipo di tabella, anche da quelle poste nella prima colonna: Lo schermo utilizzato è la finestra attraverso la quale è possibile osservare i valori presenti nelle celle; detta finestra è limitata dalle dimensioni del monitor e dalla risoluzione adottata. Spesso, comunque, le tabelle sono molto grandi quindi, per poter visionare tutti i dati, si rende necessario scorrere le colonne in senso orizzontale e le righe in senso verticale tramite le apposite barre di scorrimento. Per evitare di confondere la tipologia, e/o i riferimenti dei dati che si vogliono visionare, è necessario bloccare righe o colonne specifiche, che restano visibili mentre si scorre il foglio di lavoro, procedendo come di seguito riportato. Per bloccare le intestazioni che compaiono sulla prima riga, ed ottenere uno scorrimento verticale bloccando la riga dei titoli, si seleziona la prima cella della riga successiva a quella che desidera bloccare (ad esempio la cella A2). Per bloccare le intestazioni della prima colonna si seleziona, cliccandoci sopra, la prima cella della colonna a destra di quella che s intende bloccare (ad esempio la cella B1). Per bloccare contemporaneamente le intestazioni delle righe e delle colonne, ci si posiziona sulla cella al di sotto e a destra del punto in cui si desidera il blocco (ad esempio per visualizzare le intestazioni della prima riga e della prima colonna, si clicca sulla cella B2). 34

37 Nel gruppo Finestra, della scheda Visualizza, cliccare su Blocca riquadri e quindi selezionare l'opzione desiderata. Quando si bloccano i riquadri, l'opzione Blocca riquadri cambia in Sblocca riquadri, per consentire di sbloccare righe o colonne bloccate Fogli di lavoro Per sbloccare si segue lo stesso procedimento scegliendo Sblocca riquadri dal gruppo Finestra. Se con i termini foglio elettronico, foglio di calcolo o spreadsheet, s intende un software che permette l'immissione di dati in una griglia bidimensionale di celle (tabella), con il termine foglio di lavoro s intende, effettivamente, il foglio (virtuale) su cui inserire i nostri dati e compiere i nostri calcoli. La cartella di lavoro Excel contiene, quando viene creata, tre fogli di lavoro che possono essere aumentati, spostati, rinominati, ovvero gestiti a seconda delle necessità Spostarsi tra diversi fogli di lavoro. È sufficiente cliccare sull etichetta del foglio su cui si vuole passare (il foglio attivo è quello la cui etichetta è evidenziata rispetto alle altre) Inserire un nuovo foglio di lavoro, eliminare un foglio di lavoro. Per impostazione predefinita, nelle cartelle di lavoro di Microsoft Office Excel sono disponibili tre fogli di lavoro, ma è possibile inserire altri fogli di lavoro in base alle necessità. Il nome, o titolo, di un foglio di lavoro viene visualizzato sulla relativa scheda nella parte inferiore dello schermo. Per impostazione predefinita, tale nome è Foglio1, Foglio2 e così via ma è possibile assegnare un nome più adeguato a tutti i fogli di lavoro. 35

38 Per inserire un nuovo foglio di lavoro è possibile cliccare sulla scheda Inserisci foglio di lavoro nella parte inferiore dello schermo in modo da inserire rapidamente un nuovo foglio di lavoro alla fine di quelli esistenti: oppure, per inserire un nuovo foglio di lavoro prima di un foglio di lavoro esistente, selezionare quest'ultimo, quindi cliccare su Inserisci nel gruppo Celle della scheda Home e, dal menù di scelta, selezionare la voce Inserisci foglio. È inoltre possibile cliccare con il pulsante destro del mouse sull etichetta di un foglio di lavoro esistente e scegliere Inserisci. Nella scheda Generale fare clic su Foglio di lavoro e quindi su OK. Per eliminare uno o più fogli di lavoro è necessario, per primo, selezionarli: Selezionare un singolo foglio cliccando direttamente sull etichetta del foglio Selezionare fogli adiacenti cliccando sull etichetta del primo foglio e su quella dell ultimo foglio da eliminare, tenendo premuto, contemporaneamente il tasto MAIUSC. Selezionare fogli non adiacenti cliccando sull etichetta di ognuno tenendo premuto, contemporaneamente, il tasto CTRL. Selezionare tutti i fogli di una cartella di lavoro cliccando con il pulsante destro del mouse sull etichetta di un foglio, quindi scegliere Seleziona tutti i fogli dal menù di scelta rapida. 36

39 È inoltre possibile cliccare con il pulsante destro del mouse sull etichetta del foglio di lavoro da eliminare, o del gruppo di fogli di lavoro selezionati, e quindi scegliere Elimina. Dopo aver effettuato la selezione, cliccare sulla freccia accanto a Elimina, nel gruppo Celle della scheda Home, quindi selezionare Elimina foglio Copiare, spostare, un foglio di lavoro all interno di un foglio elettronico. È possibile spostare o copiare una cartella di lavoro in un'altra posizione all'interno di una cartella di lavoro o in un'altra cartella di lavoro. È tuttavia necessario prestare attenzione quando si sposta o si copia un foglio di lavoro, in quanto i calcoli o i grafici basati sul foglio di lavoro potrebbero risultare non corretti. Analogamente, se un foglio di lavoro spostato o copiato viene inserito tra fogli a cui fa riferimento un riferimento 3D 3 a una formula, i dati del foglio di lavoro potrebbero essere inclusi nel calcolo. Per spostare o copiare fogli da una cartella di lavoro ad un altra, entrambe devono essere aperte. Selezionare i fogli desiderati che si desidera copiare o spostare nella cartella di lavoro che li contiene. Selezionare un singolo foglio cliccando direttamente sull etichetta del foglio Selezionare fogli adiacenti cliccando sull etichetta del primo foglio e su quella dell ultimo foglio da spostare o copiare, tenendo premuto, contemporaneamente il tasto MAIUSC. Selezionare fogli non adiacenti cliccando sull etichetta di ognuno tenendo premuto, contemporaneamente, il tasto CTRL. Selezionare tutti i fogli di una cartella di lavoro cliccando con il pulsante destro del mouse sull etichetta di un foglio, quindi scegliere Seleziona tutti i fogli dal menù di scelta rapida. Dopo aver effettuato la selezione, cliccare sulla freccia accanto a Formato, nel gruppo Celle della scheda Home, quindi selezionare Sposta o copia foglio... nella sezione Organizza fogli. 3 Riferimento a un intervallo che si estende su due o più fogli di lavoro di una cartella di lavoro. 37