FASE 1: ISTRUZIONI PER ESPORTARE GLI ALUNNI DAL SIDI

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1 FASE 1: ISTRUZIONI PER ESPORTARE GLI ALUNNI DAL SIDI 1) Sul desktop del proprio computer, creare una nuova cartella chiamata alunni-nomeistitutosidi-xls, dove, al posto di nomeistituto, si deve scrivere il nome dell'istituto scolastico (ad es., per l'istituto Comprensivo Garibaldi, bisogna scrivere alunni-garibaldi-sidi-xls). 2) All'interno della cartella generale dell'istituto, creare tante sottocartelle quante sono le Scuole presenti nell'istituto stesso, ognuna delle quali sarà da denominare alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-xls (ad es. alunni-primaria-mazzini-sidi-xls, alunniprimaria-cavour-sidi-xls, alunni-media-alighieri-sidi-xls, alunni-liceoclassico-quintoenniosidi-xls) 3) Aprire il portale SIDI ed inserire le proprie credenziali. L'esportazione verrà fatta per scuola (ad es., infanzia, primaria 1, primaria 2, secondaria di primo grado, ecc.) e, quindi, per classe. 4) Selezionare, dalla colonna sinistra, Alunni e poi, sempre sullo stesso menu, cliccare Gestione Alunni

2 5) Scegliere la scuola dall'elenco (infanzia, primaria ecc.) e premere Conferma. Immagine 1 6) In caso di più Scuole di diverso grado, sarà possibile scegliere con quale tipologia di scuola si desidera operare. Selezionare e premere Conferma.

3 7) In caso di più scuole di pari grado (diverse scuole primarie, ad esempio), scegliere quella i cui alunni si desidera esportare. Controllare sempre che l' Anno Scolastico indicato sia quello corretto. Alla fine premere Conferma.

4 8) A volte può essere necessario aprire il menu Anagrafe Nazionale 9) Selezionare poi Gestione Dati Alunno

5 10) Da Stato Alunno selezionare: Frequentante 11) Scegliere Anno di corso e Sezione della classe che si desidera esportare. Eventualmente, se si hanno più sedi, selezionare anche quella. Cliccare su Ricerca, in basso.

6 12) Se compare la scritta per i criteri di ricerca impostati non esistono dati in archivio, vuol dire che alla classe selezionata non sono stati associati alunni. Proseguire con la classe successiva. 13) Alla fine della pagina che comparirà, contenente l'elenco degli alunni di quella classe, cliccare su Stampa elenco in EXCEL (scritta in blu, collocata sopra ai pulsanti Indietro, Visualizza, Inserisci, ecc.)

7 14) Alla domanda: aprire o salvare il file?, cliccare su Salva e salvare l'elenco appena esportato all'interno della cartella creata sul desktop, precisamente nella sottocartella riferita alla scuola in questione ( alunni-nomeistituto-sidi-xls alunni-gradoscuolanomescuola-sidi-xls ) 15) Cambiare il nome del file da elencoalunni al nome della classe che si sta esportando. Il nome da dare alla classe deve essere costituito solo dall'anno di corso e dalla sezione scritta in maiuscolo, attaccati, senza spazi, senza apici o altri caratteri (ad es., 2A e non 2^A).

8 16) Se compare una finestra con su scritto Download file eseguito. Aprire ora?, cliccare su Chiudi. 17) Ricomparirà in primo piano la pagina con l'elenco degli alunni; premere Indietro e ricominciare dal punto 8).

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10 FASE 2: PER OPEN OFFICE: ISTRUZIONI CONVERSIONE DI UN FILE DA XLS A CSV Attenzione! Se non già fatto in precedenza bisogna scaricare ed utilizzare Openoffice Calc, che è l equivalente gratuito di Microsoft Excel. Sul desktop del proprio computer, creare una nuova cartella chiamata alunni-nomeistitutosidi, dove, al posto di nomeistituto, si deve scrivere il nome dell'istituto scolastico (ad es., per l'istituto Comprensivo Garibaldi, bisogna scrivere alunni-garibaldi-sidi). Precedentemente, al momento dell'esportazione degli elenchi degli alunni dal SIDI, è stata creata la cartella alunni-nomeistituto-sidi-xls, contenente classi ed alunni. Come prima, al posto di nomeistituto, si deve scrivere il nome dell'istituto scolastico (ad es., alunnigaribaldi-sidi-xls). All'interno della cartella alunni-nomeistituto-sidi, inserire come sottocartella la cartella di cui al punto 2), alunni-nomeistituto-sidi-xls ; inoltre, creare una seconda sottocartella, da chiamare alunni-nomeistituto-sidi-csv. Come prima, al posto di nomeistituto, si deve scrivere il nome dell'istituto scolastico.

11 All'interno della cartella di cui al punto 3), denominata alunni-nomeistituto-sidi-csv, creare tante sottocartelle quante sono le Scuole che fanno parte dell'istituto scolastico, ognuna delle quali sarà da denominare alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv (ad es. alunni-primaria-mazzini-sidi-csv, alunni-primaria-cavour-sidi-csv, alunni-media-alighierisidi-csv, alunni-liceoclassico-quintoennio-sidi-csv). Chiudere tutte le finestre e, aprendo le relative cartelle e sottocartelle, seguire questo percorso: alunni-nomeistituto-sidi alunni-nomeistituto-sidi-xls alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-xls (ad es., alunni-garibaldi-sidi alunni-garibaldi-sidi-xls alunni-primaria-mazzini-sidi-xls).

12 Fare doppio clic sulla prima classe di quella Scuola (ad es., 1A), per aprire il file.xls relativo. Probabilmente, prima di aprire il documento 1A.xls, verrà visualizzata un'altra finestra chiamata Importazione testo (1A.xls). a) Dove c'è scritto Importa Tipo di carattere, selezionare: UNICODE (UTF-8) b) Dove c'è scritto Importa Lingua, selezionare: Predefinita Italiano (Italia) c) Dove c'è scritto Importa Dalla riga, selezionare: 1 d) Dove c'è scritto Opzioni di sillabazione, selezionare Separato e spuntare solo Tabulazione e Virgola. Quindi premere il tasto OK, in alto a destra. Tutte le altre opzioni non devono essere selezionate.

13 Si aprirà quindi il file denominato 1A.xls. Una volta aperto il file 1A.xls, premere in alto a sinistra File Salva con nome. Selezionare la cartella dove sarà salvato il nuovo file. Per trovare la cartella in questione seguire il percorso: alunni-nomeistituto-sidi alunni-nomeistituto-sidi-csv alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv.

14 Dove c'è scritto Nome file, bisogna scrivere il nome da dare al nuovo file.csv, che sarà lo stesso del file.xls (ad es., se il file aperto è 1A.xls, il nuovo file che stiamo salvando sarà chiamato 1A). Il nome deve essere costituito solo dall'anno di corso e dalla sezione scritta in maiuscolo, attaccati, senza spazi, senza apici o altri caratteri (ad es., 1A e non 1^A). Dove c'è scritto Salva come, bisogna selezionare Testo CSV (.csv) Selezionare la casella Estensione automatica del nome del file e, quindi, la casella Modifica impostazioni filtro. A questo punto è possibile premere il pulsante Salva, in basso a destra.

15 Dopo aver premuto Salva, si aprirà, in sovrimpressione rispetto al file con l'elenco degli alunni, una finestra con la scritta: Questo documento può contenere contenuti o tipi di formattazione che non possono essere salvati ecc.. Cliccare su Mantieni il formato corrente. Si aprirà un'ulteriore finestra intitolata Esportazione file di testo. a) Dove c'è scritto Opzioni di campo Tipo di carattere, selezionare l'ultimo: Unicode (UTF- 8) b) Dove c'è scritto Opzioni di campo Separatore di campo, selezionare la virgola:, c) Dove c'è scritto Opzioni di campo Separatore di testo, selezionare le virgolette: d) Infine spuntare le caselle Virgolette su tutte le celle di testo e Salva contenuto cella come mostrato e premere, in alto a destra, il pulsante OK

16 A questo punto, il file anno di corso più sezione (ad es. 1A) è stato salvato come.csv nella cartella alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-csv. Ora bisogna chiuderlo e aprire un altro file.xls dalla cartella alunni-gradoscuolanomescuola-sidi-xls (per es., 1B.xls) e salvare anche questo nella cartella alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-csv come un file.csv (1B.csv), ricominciando il processo dal punto 5).

17 Una volta terminata la conversione da file.xls in file.csv di tutte le classi della prima cartella alunni-gradoscuola-nomescuola-sidi-xls (ad es., alunni-primaria-mazzini-sidixls), si può fare lo stesso procedimento per le altre Scuole dell'istituto scolastico (ad es., partendo dalla cartella alunni-primaria-cavour-sidi-xls ).

18 FASE 3: ISTRUZIONI IMPORTAZIONE ALUNNI ALL'INTERNO DI NUVOLA 1) Per importare gli alunni all'interno del registro elettronico Nuvola è necessario disporre degli elenchi degli alunni divisi per classe in file.csv. Se non si sa come fare, seguire le Istruzioni conversione da xls in csv. 2) Prima di procedere all'importazione degli elenchi degli alunni, assicurarsi di aver adeguatamente configurato il proprio registro elettronico (sezioni materie indirizzi di studio - piani di studio classi, queste ultime eventualmente divise in sottoclassi). 3) Aprire un browser per andare su Internet Scrivere l'indirizzo che è stato assegnato all'istituto scolastico per accedere al registro elettronico Nuvola (ad es. icgaribaldi.scuolaeservizi.net ) Cliccare su Area Amministrazione Scegliere la Scuola per la quale si desidera importare gli alunni (ad es. Primaria Mazzini ) e l'anno scolastico Inserire nome utente e password Cliccare su Entra. 4) Selezionare il modulo Gestione Gestione Alunni Gestione Alunni Alunni Importazione automatica

19 5) Selezionare la Sede per la quale si vuole operare, la Classe nella quale si desidera inserire l'elenco degli alunni che si sta per importare e la Provenienza dei Dati: a) SIDI P per le Scuole Primarie b) SIDI SP per le Scuole Secondarie di Primo Grado c) SIDI SS per le Scuole Secondarie di Secondo Grado 6) Cliccare su Clicca qui per caricare il file. Si aprirà una finestra che permetterà di scegliere il file con l'elenco degli alunni che si desidera caricare. Seguire questo percorso: aprire la cartella alunni-nomeistituto-sidi alunni-nomeistituto-sidi-csv alunnigradoscuola-nomescuola-sidi-csv (ad es., alunni-garibaldi-sidi alunni-garibaldi-sidicsv alunni-media-alighieri-sidi-csv). A questo punto, fare doppio clic sulla prima classe dell'elenco (per es., 1A.csv). 7) Attendere che il file sia completamente caricato (verrà segnalato come 100% completato).

20 8) Cliccare su Importa. Se l'importazione andrà a buon fine, apparirà un messaggio di conferma. Se ci saranno problemi, comparirà un messaggio per segnalare l'errore. 9) Al termine dell'importazione della prima classe, si consiglia di controllare che il caricamento sia avvenuto in modo corretto: selezionare il modulo Gestione Gestione Alunni Gestione Alunni Alunni Elenco alunni Selezionare la Sede, l'anno di corso e la Classe appena importata (per es., anno di corso: 1, classe: 1A) Una volta aperto l'elenco degli alunni, cliccare una volta sola su un alunno qualsiasi di quella classe Cliccare sulla scheda Anagrafica e frequenza Accertarsi che i diversi campi (nome, indirizzo, codice fiscale, ecc.) siano stati riempiti dalle informazioni corrette e non ci siano state confusioni (per es., codice fiscale al posto dell'indirizzo di residenza).

21 10) Se tutto è esatto, procedere all'importazione di tutte le altre classi, ricominciando dal punto 4). Non è necessario fare il controllo di cui al punto precedente per ogni classe importata.