PORTALE SERVIZI ON LINE SCUOLA COMUNE MANUALE D USO

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1 COMUNE DI LIVORNO 3 Dipartimento Servizi alla città Unità Organizzativa Attività educative Ufficio Ristorazione e Servizi scolastici PORTALE SERVIZI ON LINE SCUOLA COMUNE MANUALE D USO 1 - ACCESSO AL PORTALE CAMBIO PASSWORD ORDINE PASTI RETTIFICA ORDINE RICHIESTA DI MENÙ SOSTITUTIVO PER FESTE/USCITE/INIZIATIVE VARIE GESTIONE ASSENZE IN CASO DI INTERRUZIONE DEL SERVIZIO MENSA GESTIONE ASSENZE IN CASO DI GUASTO DEL PC O DELLA LINEA ADSL NUOVI INGRESSI O RINUNCE AL SERVIZIO MENSA DURANTE L ANNO SCOLASTICO INFORMAZIONI ASSISTENZA

2 1 - ACCESSO AL PORTALE Il portale scuole è raggiungibile digitando l indirizzo oppure collegandosi ad Intranet, nella colonna di sinistra Servizi selezionare Accesso riservato e quindi scorrere la colonna centrale e selezionare Portale scuole Per entrare nel portale dovrà essere inserito l Identificativo e la Password, quindi premere INVIA. Ad esempio: identificativo: nome scuola + MENSA (tutto attaccato e maiuscolo) password : quella prescelta 2

3 I servizi del portale a cui si è autorizzati si trovano nella colonna di sinistra 3

4 2 CAMBIO PASSWORD Con cambio password si procede alla modifica della password. Per l inserimento di una nuova password, si deve scrive nel campo scrivere nuova password e riscrivere nuova password (attenzione alle minuscole e maiuscole). 4

5 3 ORDINE PASTI Per l ordine giornaliero dei pasti è necessario selezionare la funzione a sinistra contrassegnata da Ordine pasti Quindi si apre la seguente maschera. Cliccare su Inserimento situazione per procedere all inserimento degli assenti 5

6 Dal menù a tendina che appare, cliccando sulla freccia laterale, si sceglie la classe, la sezione, o tutte a seconda se si vuole l elenco completo dei fruitori o le singole classi/sezioni. Il giorno viene riempito automaticamente dal programma. Può essere cambiato per inserire o cambiare le presenze di giorni precedenti per casi o esigenze particolari. Dopo avere selezionato la classe/sezione o tutte, automaticamente si apre la seguente finestra con l elenco di tutti i bambini, le insegnanti e le ausiliari assegnati alla classe. Nella colonna Dieta è riportato 1 quando quella persona ha una dieta personalizzata. Ad ogni classe sono associati 2 supplenti o ospiti, sia per le insegnanti che per il personale ausiliario, che in automatico risultano assenti. Nel caso che si voglia richiedere il pasto per un supplente o un ospite occorre togliere il flag assente cliccando sulla casellina relativa. 6

7 Per ogni bambino, insegnante o ausiliare assente cliccare nella casella a sinistra del cognome In caso di richiesta di pasto per supplenti od ospiti togliere il flag presente nella casellina alla sinistra di supplente ospite (supplenti ospiti hanno il flag assente in automatico ) In caso di richiesta di dieta in bianco cliccare la casella della colonna in bianco relativa al bambino/ insegnante richiedente In caso di assenza totale di tutti i bambini (es. per un giorno di sciopero) cliccare su tutti assenti per evitare di selezionarli uno per uno. 7

8 NOTA BENE : 1) Le diete personalizzate sono gestite autonomamente dal programma. 2) L ordine deve essere effettuato improrogabilmente entro le ore 9,30 Quindi cliccare sul pulsante Registra presenze/assenze Si apre la seguente maschera di controllo Cliccare OK se siamo sicuri di aver inserito i dati correttamente, altrimenti premere annulla, controllare nuovamente o modificare quanto già inserito. Cliccando OK si apre la seguente finestra che indica che la registrazione è stata effettuata: Se nel menu a tendina si seleziona una sola sezione o classe ricordarsi di ripetere la procedura per le restanti sezioni/classi Dopo aver inserito le assenze per tutte le classi, si passa all invio dell ordine dei pasti per tutta la scuola. 8

9 Si seleziona Ordine nel menu della colonna a sinistra, si apre la seguente maschera e si clicca sul pulsante Compila ordine Si apre una maschera di riepilogo ordine pasti suddivisa per bambini/insegnanti/ausiliari e per tipologia di pasti e diete. Prima di inviare l ordine controllare attentamente i dati riepilogativi. Per le scuole dell infanzia si deve inserire obbligatoriamente il numero delle colazioni che si richiedono per quel giorno altrimenti il programma non va avanti. Nello spazio note si possono inserire eventuali comunicazioni per il centro di cottura. 9

10 Quindi si preme il pulsante Invia ordine, apparirà la seguente maschera che informa che l ordine è stato inviato con successo: Per visualizzare l ordine appena inviato cliccare su Visualizza e stampa ordine 10

11 4 RETTIFICA ORDINE La rettifica dell ordine può essere fatta entro le ore 9,45/10,00 In caso di rettifica del numero dei pasti ordinati tornare sulla voce Inserisci situazione e selezionare nuovamente dal menu a tendina la classe/sezione o tutti Apparirà il seguente messaggio: Premere OK per inserire gli aggiornamenti. Casualità: Togliere il flag assente al bambino/insegnante/ausiliario entrato in ritardo o considerato assente per errore Mettere il flag al bambino/insegnante/ausiliario considerato presente per errore Aggiungere eventuale dieta in bianco ad un nominativo Al termine premere il pulsante Registra presenze/assenze, si presenta nuovamente il seguente messaggio di controllo e se siamo sicuri delle correzioni effettuare si preme OK. 11

12 A questo punto è necessaro selezionare Rettifica ordine e, una volta aperta la mascherina cliccare sul pulsante Compila ordine. Apparirà la seguente finestra Vanno inserite di nuovo colazioni e note. Quindi si preme nuovamente il pulsante Invia ordine e si ristampa 12

13 Apparirà la seguente scritta: Si clicca OK. 5- RICHIESTA DI MENÙ SOSTITUTIVO PER FESTE/USCITE/INIZIATIVE VARIE Per la gestione del menù sostitutivo vedere apposito manuale 6 GESTIONE ASSENZE IN CASO DI INTERRUZIONE DEL SERVIZIO MENSA In caso di interruzione del servizio mensa l operatore dovrà ugualmente seguire la procedura completa partendo dal punto 3, ma segnando tutti assenti. Nelle note dell ordine dovrà essere segnalata la causa della totale assenza degli utenti. La procedura può essere eseguita anche il giorno successivo alla interruzione del servizio forzando la data di inserimento. Tale richiesta è determinata dall esigenza dell Ufficio Quote contributive di contabilizzare le assenze ai fini della bollettazione. 7 GESTIONE ASSENZE IN CASO DI GUASTO DEL PC O DELLA LINEA ADSL Inviare l ordine attraverso il vecchio sistema (cartaceo). Non appena ripristinato il guasto è necessario procedere, comunque, alla registrazione degli assenti per l aggiornamento della contabilità ai fine della bollettazione. 8 NUOVI INGRESSI O RINUNCE AL SERVIZIO MENSA DURANTE L ANNO SCOLASTICO. Se durante l anno scolastico un bambino cessa il servizio mensa o inizia il servizio mensa deve essere immediatamente avvertito l Ufficio Quote Contributive ( tel ) per avere una corretta gestione sia dell ordine dei pasti sia della bollettazione mensile. 13

14 9 - INFORMAZIONI ASSISTENZA Per informazioni su password contattare: Ufficio Progetti e Applicazioni Informatiche Favilla Alberta tel. 0586/ afavilla@comune.livorno.it Per informazioni su ordine pasti, gestione diete personalizzate, ristori e cestini: Ufficio Ristorazione Servizi Scolastici Miliani Roberto tel. 0586/ rmiliani@comune.livorno.it Per informazioni su domande iscrizione o cessazione servizio mensa: Ufficio Gestione rete scolastica e diritto allo studio Persiani Rossella tel. 0586/ rpersiani@comune.livorno.it Olmi Maria Grazia tel. 0586/ molmi@comune.livorno.it 14