DOCUMATIC LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI

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Lucio Martelli
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DOCUMATIC LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI DOCUMATIC gestisce il protocollo generale e i protocolli dipartimentali per tutti i documenti archiviati.

Un documento può essere protocollato sia livello generale sia contemporaneamente da uno o più dipartimenti, ognuno dotato di un proprio numero di protocollo

1 DOCUMATIC LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI DOCUMATIC gestisce il protocollo generale e i protocolli dipartimentali per tutti i documenti archiviati. E inoltre in grado di gestire il protocollo anche per i fascicoli. Un documento può essere protocollato sia livello generale sia contemporaneamente da uno o più dipartimenti, ognuno dotato di un proprio numero di protocollo indipendente. La protocollazione dei documenti L autocomposizione per l acquisizione dei documenti guida l operatore durante tutte le fasi di acquisizione, protocollazione ed archiviazione. L operatore avvia l autocomposizione per l acquisizione del documento SoftWorks2000 Pag. 1

L operatore seleziona la destinazione del documento (in entrata, in uscita, )(1). L operatore inserisce i dati identificativi del documento (2).

Il destinatario finale può essere un dipartimento, un gruppo di utenti o un singolo utente.

Per la segnatura di protocollo è possibile utilizzare una comune stampante di etichette o una timbratrice elettronica (attualmente sono supportate KPR PRINTAPEN

2 L operatore seleziona la destinazione del documento (in entrata, in uscita, )(1). L operatore inserisce i dati identificativi del documento (2). Da notare il campo Destinatario interno che operatore utilizza per l assegnazione del documento al destinatario finale. Il destinatario finale può essere un dipartimento, un gruppo di utenti o un singolo utente. L operatore avvia il processo di protocollazione e segnatura di protocollo. Per la segnatura di protocollo è possibile utilizzare una comune stampante di etichette o una timbratrice elettronica (attualmente sono supportate KPR PRINTAPEN 5000 e REINER JETSTAMP 791 ). 1 La struttura delle destinazioni documento mostrata in figura è solamente un esempio. E possibile creare qualsiasi struttura si desideri. 2 Al gruppo dei campi standard mostrati nella figura possono essere aggiunti in qualsiasi momento altri campi di qualsiasi tipo (alfanumerici, numerici, data, logici, memo) SoftWorks2000 Pag. 2

Segnatura di protocollo (Esempio) (Esempio) E anche possibile creare uno o più documenti non collegati ad un immagine specifica, impegnando una serie di

Questa situazione avviene quando un documento da protocollare non è immediatamente disponibile per la scansione.

E possibile acquisire i documenti dallo scanner (sono supportati tutti gli scanner dotati di driver TWAIN), caricare documenti già esistenti in formato

3 Segnatura di protocollo (Esempio) (Esempio) E anche possibile creare uno o più documenti non collegati ad un immagine specifica, impegnando una serie di numeri di protocollo. In seguito l operatore potrà decidere se eseguire la scansione del documento. Questa situazione avviene quando un documento da protocollare non è immediatamente disponibile per la scansione. L operatore decide il modo con il quale acquisire i documenti. E possibile acquisire i documenti dallo scanner (sono supportati tutti gli scanner dotati di driver TWAIN), caricare documenti già esistenti in formato immagine o elettronico da una qualsiasi cartella locale o di rete oppure rinunciare all acquisizione dell immagine perché, per esempio al momento il documento cartaceo non è disponibile, mantenendo i dati precedentemente inseriti. Quest ultima modalità è utilizzabile anche per la prenotazione di uno o più numeri di protocollo SoftWorks2000 Pag. 3

Al termine dell operazione di scansione l operatore salva il documento acquisito e può proseguire con l acquisizione e la protocollazione di un nuovo documento.

4 Al termine dell operazione di scansione l operatore salva il documento acquisito e può proseguire con l acquisizione e la protocollazione di un nuovo documento. I documenti sono immediatamente usufruibili dagli utenti della rete intranet ed Internet. Operazioni opzionali Durante la fase di acquisizione il documento può essere inserito in uno o più fascicoli e/o firmato digitalmente. La finestra per la selezione del fascicolo Il menu Firma digitale 2013 SoftWorks2000 Pag. 4

La finestra per la firma digitale del documento Impostazioni per la sicurezza La possibilità di protocollare i documenti non è prerogativa di tutti di utenti DOCUMATIC.

5 La finestra per la firma digitale del documento Impostazioni per la sicurezza La possibilità di protocollare i documenti non è prerogativa di tutti di utenti DOCUMATIC. Possono esserci utenti autorizzati a protocollare e utenti autorizzati solamente a consultare i documenti ad essi inviati. Nella sezione gestione utenti di DOCUMATIC è possibile creare e gestire: I profili utente con i relativi privilegi di operatività ed accessibilità Gli utenti. Ad un profilo utente possono essere associati tutti gli utenti che si desiderano. I dipartimenti di cui è composta la propria organizzazione L organigramma ovvero il grafico che descrive sinteticamente le funzioni e i rapporti gerarchici esistenti nell ambito della struttura organizzativa La rubrica utilizzabile per l invio della posta elettronica direttamente da DOCUMATIC. La rubrica può essere importata da fonti dati esterne. E inoltre possibile: Inserire i dati identificativi della propria organizzazione utilizzabili, per esempio, per l intestazione delle stampe prodotte da DOCUMATIC Definire le proprietà e i numeri di partenza per il protocollo generale, i protocolli dipartimentali e il protocollo fascicoli Controllare in qualsiasi momento quali utenti sono connessi all archivio corrente 2013 SoftWorks2000 Pag. 5

6 Sezione Profili utente Sezione Utenti 2013 SoftWorks2000 Pag. 6

7 Sezione Organigramma Sezione Rubrica 2013 SoftWorks2000 Pag. 7

8 Proprietà Profilo utente Operatività Proprietà Profilo utente Accessibilità 2013 SoftWorks2000 Pag. 8

9 Proprietà Utente Proprietà Contatto 2013 SoftWorks2000 Pag. 9

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