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1 Prot. C.R.M n. (6778) manuale facile pdf The easiest way to create a PDF! Facile! PDF è la soluzione Completa per creare PDF professionali con semplicità. Sempre presente nella barra di Windows. Si attiva automaticamente quando viene eseguita una stampa sulla stampante Facile!PDF Printer. Pagina n. 1

2 Manuale Facile!pdf Ver 18/02/09 Sommario 1. Maschera principale di Facile!PDF Come creare un documento PDF Come creare un documento PDF/A Come Accodare diverse Stampe Come svuotare una stampa Terminare l'esecuzione di Facile!PDF Inviare il Pdf tramite mail con un nome specifico Desiderate Eliminare una Pagina prima di salvare il PDF? Non riuscite ad inviare una Mail? Perché anche quando visualizzo un file mi viene proposta la maschera con le opzioni "nome" e "Protezione?" Cosa sono i Files recenti? Come posso interagire con i file recenti? Come si ricerca in "File Recenti"? Come si Azzera una ricerca in "File Recenti?" Ho stampato sulla stampante Facile!PDF printer ma non si apre nulla Integrazione con il vostro software Suggerimenti per l invio al Registro Imprese... 9 Pagina n. 2

3 1. Maschera principale di Facile!PDF Visualizza il pdf con Acrobat o il visualizzatore utilizzato Salva il pdf nella directory specificata Usare il pulsante protezione per proteggere il documento e cambiare nome Chiudere con la X per annullare le stampe Pulsante per accodare le stampe Imposta la creazione nel formato Pdf/A-1 per il registro imprese Stampa il pdf Per eliminare una pagina dal pdf prodotto Impostazioni del software Invia il pdf a Facile! CRM Invia il pdf tramite mail Pagina n. 3

4 2. Come creare un documento PDF Dopo l installazione di Facile! PDF viene creata una stampante nell elenco Stampanti e fax, con il nome Facile! PDF printer e noterete il simbolo sulla barra degli strumenti di windows. (Ciò significa che Facile! Pdf e correttamente installato) Per generare un file in formato pdf è necessario stampare il documento scegliendo la stampante Facile! PDF printer, dopo qualche istante verrà aperto il software con l anteprima di stampa, a questo punto potete utilizzare uno dei pulsanti presenti per salvare il vostro pdf o inviarlo tramite mail (vedi figura precedente). 3. Come creare un documento PDF/A Per impostare la creazione del pdf nel formato PDF/A quando necessario, premere il pulsante per attivare la funzionalità e successivamente salvare il file con il pulsante salva ( ). Noterete che nella barra degli strumenti di Facile! PDF verrà visualizzata la scritta PDF ISO A-1/B (VEDI FIGURA). ATTENZIONE!: al riavvio del programma, dopo lo spegnimento del PC, Facile!PDF viene reimpostato nella modalità standard, sarà quindi necessario riattivare la funzionalità PDF/A se si desidera salvare i file successivi in tale formato. Pulsante per impostare la modalità PDF/A Pagina n. 4

5 4. Come Accodare diverse Stampe E' sufficiente premere il pulsante Accoda le pagine e da quel momento ogni stampa effettuata verrà automaticamente aggiunta al pdf finale. 5. Come svuotare una stampa Chiudendo Facile!PDF con la, automaticamente verranno svuotate le pagine generate si potrà produrre un nuovo documento. 6. Terminare l'esecuzione di Facile!PDF E possibile usare il tasto destro sull'icona di Facile!PDF (presente nella barra applicazioni) e scegliere l opzione chiudi. Sarà possibile creare un pdf solo dopo aver avviato Facile!PDF dal menù "Programmi/GruppoSIS". 7. Inviare il Pdf tramite mail con un nome specifico Spesso gli applicativi gestionali creano delle stampe con dei nomi anomali e quindi bisogna ricorrere a dei meccanismi laboriosi per inviare il pdf con il nome giusto Con Facile! PDF e possibile impostare, nella finestra "Protezione" un nuovo nome diverso da quello estratto dalla stampa. Fare attenzione a non utilizzare caratteri che non possono essere contenuti nel nome dei files (la barra, i due punti, la percentuale, il punto di domanda). Non aggiungere l'estensione "PDF" in quanto verrà aggiunta automaticamente. Nelle impostazioni accessibili dall apposito bottone e possibile selezionare se il nome viene richiesto ogni volta prima di inviare tramite mail. (vedi figura) 8. Desiderate Eliminare una Pagina prima di salvare il PDF? Posizionarsi sulla pagina da eliminare e premere il bottone "Elimina Pagina Corrente", la pagina selezionata verrà eliminata dal pdf prodotto. Pagina n. 5

6 9. Non riuscite ad inviare una Mail? Facile!PDF utilizza il client di posta predefinito. Verificare le Impostare le opzioni Mapi della maschera di configurazione. Se utilizzate Facile!Mail ricordatevi di attivare l'opzione. 10. Perché anche quando visualizzo un file mi viene proposta la maschera con le opzioni "nome" e "Protezione?" Anche la funzione "Apri", che mostra il file generato con il vostro visualizzatore di PDF, prima di procedere applica tutte le opzioni di protezione e le informazioni di intestazione, in modo che si possa vedere esattamente quello che verrà prodotto o inviato. 11. Cosa sono i Files recenti? Facile!PDF durante le operazioni di salvataggio e invio, memorizza automaticamente il PDF, con le sue protezioni nell'archivio dei "Files Recenti". Questo permetterà di archiviare e riprendere i PDF generati, creando un archivio personale di PDF. 12. Come posso interagire con i file recenti? Pulsante per inviare il pdf salvato tramite mail Pagina n. 6

7 Oltre a poter eliminare (anche con selezione multipla) i file che non sono più di tuo interesse, e possibile, con l'utilizzo dei bottoni o del tasto destro, visualizzare un riepilogo del file ed inserire delle annotazioni personali che aiutino nell'organizzazione e ricerca del file prodotto. Attraverso gli appositi bottoni e possibile reinviare il pdf tramite mail 13. Come si ricerca in "File Recenti"? E' sufficiente scrivere parte dell'informazione desiderata e premere invio. L'elenco dei files verrà popolato solo con i files che contengono la parola cercata in almeno una loro proprietà (compresa la data e le note). 14. Come si Azzera una ricerca in "File Recenti?" E' sufficiente ricercare una stringa vuota. Svuota il campo e premere INVIO. 15. Ho stampato sulla stampante Facile!PDF printer ma non si apre nulla. La stampa generata potrebbe essere rimasta in pausa. Apri la stampante Facile!PDF Printer dal pannello di controllo, se esiste un lavoro in sospeso, usare l'opzione "Riprendi Stampa", disponibile con il tasto destro del mouse. Pagina n. 7

8 16. Integrazione con il vostro software Nella versione Business di Facile!PDF è possibile integrarsi con applicazioni esterne. L integrazione può essere effettuata tramite SHELL (Esecuzione di un eseguibile esterno al quale viene inviato il nome del PDF prodotto), oppure tramite chiamata ad una DLL esterna. Configurazione per uso di SHELL: Selezionare nelle impostazioni: ShellExec e specificare il nome dell eseguibile completo del percorso (Es. c:\programmi\myapp\inviapdf.exe). Configurazione per uso di DLL: Selezionare nelle Impostazioni: Dll Library e specificare il nome della DLL (Win32) completo del percorso (Es: c:\programmi\myapp\inviapdf.dll). ATTENZIONE!: La DLL deve esportare la funzione (il nome è Case-Sensitive): FromFacilePDF(filename:Pchar):boolean BOOL FromFacilePDF(PCHAR filename) La funzione di integrazione viene associata al tasto Invia a CRM, per il quale è possibile personalizzare l Hint del bottone nella casella Hint. Pagina n. 8

9 17. Suggerimenti per l invio al Registro Imprese Abbiamo verificato la compatibilità con il controllo di Infocamere per circa il 98% dei files generati da FacilePDF, sia che la stampa provenga da un qualsiasi editor, sia che provenga da una stampa da Acrobat Reader. I casi negativi sono legati in generale ai PDF creati da scanner e multifunzione che, automaticamente introducono effetti di trasparenza nelle immagini che non sono compatibili con il formato PDF/A. Il problema è stato risolto impostando in Acrobat Reader una opzione che risolve il problema. L opzione è da usarsi solo se i files non passano il controllo PDF-A. Negli altri casi è sconsigliata perché trasformerebbe in immagini anche il contenuto testuale del PDF originario. In presenza di un errore in fase di verifica del PDF-A del tipo: Sarà sufficiente impostare in Acrobat Reader l opzione Stampa Come Immagine prima di eseguire la stampa, seguendo le fasi nell immagine che segue dopo aver lanciato la funzione di Stampa del PDF: Pagina n. 9

10 Pagina n. 10 GruppoSIS s.r.l.