PROGETTO DESIGN COMPETITION CONDIVISIONE

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1 PROGETTO DESIGN COMPETITION CONDIVISIONE LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE AVVERTENZE L attività di rendicontazione ha lo scopo di garantire la corretta esecuzione finanziaria degli interventi ammessi nell ambito del PROGETTO DESIGN COMPETITION CONDIVISIONE, nel rispetto della normativa nazionale e comunitaria di riferimento. Le informazioni contenute nella seguente guida sono state concepite come uno strumento di supporto alle attività di rendicontazione al fine di agevolare le imprese nella presentazione della richiesta del contributo entro il 13 ottobre 2017 per le spese sostenute per la realizzazione del prototipo. Una volta ricevuti tutti i documenti attestanti la rendicontazione delle spese, verrà effettuato il controllo di eleggibilità e ammissibilità delle spese sostenute. In sede di valutazione dell ammissibilità delle spese effettuate dai beneficiari si terrà conto delle indicazioni di seguito fornite, senza però escludere analisi condotte caso per caso, per la risoluzione di specifiche problematiche. Qualsiasi informazione riguardante il contenuto delle linee guida può essere inviata all indirizzo: bandoicc@lom.camcom.it

2 INDICE 1. Condizioni di ammissibilità delle spese p Periodo di eleggibilità p Entità del rimborso p Regole generali di ammissibilità p Tipologie di spesa ammissibili p Documenti giustificativi p Documenti giustificativi di spesa p Documenti giustificativi di pagamento p Compilazione della domanda p Richiesta del contributo p. 5 Allegati: 1. Domanda di erogazione per le spese sostenute (FAC SIMILE) 2. Allegato 1 Rapporto Finale 3. Allegato 2 Tabella budget consuntivo 2

3 1. CONDIZIONI DI AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE 1.1. Periodo di eleggibilità Il periodo di eleggibilità delle spese è compreso tra la data della Determinazione del Direttore di Unioncamere Lombardia che approva gli esiti della fase di abbinamento (matching) tra impresa ed idea progettuale e la presentazione della domanda di contributo (entro il 13 ottobre). Sono ammissibili anche le scorte di magazzino ed i beni strumentali in ammortamento secondo le regole previste al successivo punto Entità del rimborso Alle imprese partecipanti verrà riconosciuto un rimborso a fondo perduto fino ad un massimo di euro ,00 (al lordo della ritenuta d acconto del 4% in ottemperanza a quanto previsto per la concessione di contributi ex art. 28 del DPR 600/73), a copertura delle spese sostenute per la realizzazione del prototipo che dovranno essere adeguatamente rendicontate. L importo del rimborso riconosciuto alle imprese non potrà superare euro ,00 anche nel caso in cui le spese sostenute dall azienda siano superiori a tale importo. Il rimborso delle spese sarà erogato in un unica soluzione al termine della realizzazione del prototipo e dell avvenuta verifica della rendicontazione delle spese. Per accedere al rimborso, le imprese dovranno rendicontare fornendo i documenti giustificativi di spesa - l intero costo relativo alla realizzazione del prototipo, inviando inoltre i moduli allegati debitamente compilati. Le spese ammissibili non possono in nessun caso includere l I.V.A. anche qualora essa non possa essere recuperata, rimborsata o compensata dal soggetto beneficiario Regole generali di ammissibilità I requisiti di ammissibilità sono i seguenti: la spesa non deve essere finanziata da altri programmi nazionali e/o comunitari e comunque con altre risorse pubbliche; la spesa deve essere chiaramente funzionale alla realizzazione del prototipo; la spesa deve avere un importo ragionevole (fair value) e rispettare il principio di sana gestione finanziaria, razionale allocazione delle risorse ed economicità della gestione; la spesa deve essere sostenuta e quietanzata solo dall impresa beneficiaria ed esclusivamente tramite bonifici bancari/postali, ri.ba. ed assegno bancario aziendale idonei a consentire la piena tracciabilità delle operazioni (per maggiori dettagli si veda al punto 3.2); la spesa deve rientrare in una delle voci riportate di seguito (si veda punto n. 2 Tipologie di spesa ammissibili); la spesa deve essere effettivamente sostenuta nel periodo di eleggibilità; la spesa deve essere sostenuta nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità e dei regolamenti di contabilità del beneficiario finale; la spesa deve essere rendicontata compilando i documenti di cui al punto 4. Qualora il prototipo non fosse realizzato o fosse realizzato fuori tempo massimo (oltre il 1 settembre 2017), Unioncamere Lombardia non erogherà il rimborso di quanto previsto e non riconoscerà in alcun modo le spese fino a quel momento sostenute. 3

4 2. TIPOLOGIE DI SPESA AMMISSIBILI Sono considerate ammissibili le seguenti tipologie di spesa: Spese sostenute per l acquisizione di beni materiali come ad esempio l acquisto della componentistica, materie prime, materiali per il packaging e materiale informativo funzionale alla spiegazione del prototipo, forniture ed attrezzature varie o l ammortamento di beni già presenti in azienda, nella misura e per il periodo in cui sono utilizzati per la realizzazione del prototipo, nel limite delle quote di ammortamento fiscali ordinarie. In particolare, il costo dell ammortamento deve essere calcolato conformemente alle pertinenti norme contabili e deve essere supportato dal piano di ammortamento. Restano ammissibili anche le scorte di magazzino direttamente funzionali alla realizzazione del prototipo. Documenti giustificativi: I documenti giustificativi relativi al rimborso di tali spese sono: - Fatture o ricevute attestanti l acquisto del bene; - Piano di ammortamento (in caso di beni già presenti in azienda). (si veda punto n. 3 Documenti giustificativi) Spese sostenute per l acquisto di beni immateriali, quali servizi di consulenza, tutoraggio e servizi equivalenti utilizzati esclusivamente per la realizzazione del prototipo, studio grafico del packaging, realizzazioni di applicazioni web legate al funzionamento del prototipo, piano per la commercializzazione. Tali spese devono essere sostenute esclusivamente per l espletamento dell attività di prototipazione e per il primo avvio alla commercializzazione. Le spese di acquisto di beni immateriali non possono essere superiori a euro 4.000,00 in totale. Non sono ammissibili spese di pubblicità. Le spese di grafica, app e piano di commercializzazione sono ammissibili solo se il nome utilizzato per il progetto è quello proposto dal Designer nella domanda di partecipazione al Bando. Documenti giustificativi: I documenti giustificativi relativi al rimborso di tali spese sono: - Lettera d incarico e/o contratto per servizi di consulenza e/o servizi equivalenti; - Fatture o ricevute; - Fattura o nota di debito o parcella del consulente/società; (si veda punto n. 3 Documenti giustificativi) Spese generali Tra le spese generali sono comprese le spese amministrative, le spese di personale, le spese gestionali e le spese di trasporto. Tali spese saranno riconosciute a forfait nella misura massima del 25% della somma delle spese sostenute per l acquisizione di beni materiali e immateriali. Documenti giustificativi: Per tale importo non sono richiesti documenti giustificativi. 3. DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI Per ogni voce di spesa si richiedono in allegato i seguenti documenti: 4

5 3.1. Documenti giustificativi di spesa Si tratta di documenti che consentono di provare l effettivo sostenimento della spesa, come: fatture o ricevute; documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. Sugli originali delle fatture o ricevute è necessario apporre data e timbro e scrivere Spesa sostenuta con contributi di Regione Lombardia Rif. Bando Design Competition Condivisione siglato dal legale rappresentante. Si precisa che la documentazione ai fini della rendicontazione delle spese dovrà essere scannerizzata in formato pdf 1 e trasmessa insieme alla richiesta di contributo secondo le modalità indicate al punto Documenti giustificativi di pagamento Sono ammissibili i seguenti documenti di pagamento: Mandati di pagamento quietanzati dall istituto bancario cassiere e/o tesoriere; Bonifico Bancario: ordine di bonifico bancario controfirmato dal cassiere e riportante il timbro pagato della banca; nel caso di bonifico on-line dovrà essere presentato l estratto conto bancario attestante l effettivo e definitivo esborso finanziario (censurato nelle parti non di interesse); Assegno bancario: copia dell assegno dal quale si evinca l importo e il beneficiario; estratto conto bancario attestante l effettivo e definitivo esborso finanziario (censurato nelle parti non di interesse); Carta di credito aziendale e/o del legale rappresentante: estratto conto della carta di credito (censurato nelle parti non di interesse); estratto conto bancario attestante l effettivo e definitivo esborso finanziario (censurato nelle parti non di interesse); Altro documento contabile comprovante l inequivocabile avvenuto pagamento. N.B.: Non sono ammessi pagamenti effettuati in contanti. Le fatture o i mandati di pagamento devono essere debitamente quietanzati, cioè supportati da documentazione prodotta dall istituto bancario cassiere e/o tesoriere attestante univocamente il trasferimento finanziario della partita in oggetto. 4. Compilazione della domanda 4.1. Richiesta di contributo Ciascun beneficiario deve compilare la domanda di erogazione del contributo accedendo esclusivamente alla piattaforma con le credenziali utilizzate per la presentazione della domanda. Alla domanda di erogazione del contributo dovranno obbligatoriamente essere allegati: 1 Per velocizzare la procedura di liquidazione si chiede di allegare i documenti nell ordine di comparsa nell allegato 2 tabella budget consuntivo e di scansionarli in un unico file (della dimensione massima di 2MB) oppure in massimo 3 files (resta valido il limite di 2 MB per ciascun file). 5

6 - il Rapporto finale. Tale documento dovrà essere firmato autografamente dal giovane designer - la Tabella budget consuntivo - la scansione dei documenti giustificativi e di pagamento delle spese per cui si chiede il rimborso raggruppati in massimo 3 file pdf (ciascuno della dimensione massima di 2 MB) nell ordine in cui compaiono nella Tabella budget consuntivo - la carta d identità del giovane designer. La domanda generata automaticamente dal sistema dovrà essere firmata digitalmente dal legale rappresentante una sola volta al termine della procedura. Una volta effettuato il controllo dei documenti elencati al punto precedente, Regione Lombardia, per il tramite di Unioncamere Lombardia, riconoscerà un contributo massimo di euro ,00, che verrà erogato all impresa al netto di una ritenuta d acconto del 4%, in ottemperanza a quanto previsto per la concessione di contributi dall art. 28 del DPR 600/73. Il contributo non potrà in ogni caso essere erogato fino a quando non saranno trasmesse tutte le fatture quietanzate. 6