RESULT 4. Reportistica gestionale finale del progetto, comprensiva dei verbali del Comitato di coordinamento e delle azioni correttive.

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1 SI.FO.R. - SISTEMA FORMATIVO AL VALORE-LAVORO DEL RIUSO TRAINING SYSTEM TO THE VALUE OF REUSE Work package 2 - Coordinamento operativo generale RESULT 4 Reportistica gestionale finale del progetto, comprensiva dei verbali del Comitato di coordinamento e delle azioni correttive. 1

2 PROGRAMMA LIFELONG LEARNING Leonardo da Vinci Trasferimento di Innovazione PROGETTO SI.FO.R. SIstema FOrmativo al valore-lavoro del Riuso Training System to the Value of Reuse Codice progetto: IT1-LEO Periodo di svolgimento 2012 / 2014 Il progetto SIFOR è finanziato con il sostegno della Commissione europea. L autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute Ottobre

3 Work package 2 Coordinamento operativo generale Partner 1 ASSOCIAZIONE ORIUS RESULT 4 Reportistica gestionale finale del progetto, comprensiva dei verbali del Comitato di coordinamento e delle azioni correttive. INDICE Report del processo di coordinamento I Comitati di coordinamento Le iniziative migliorative/correttive ALLEGATI documento Milestones verbali Comitati di coordinamento elenco piattaforme di condivisione su Drop Box Gannt Sifor aggiornato 1

4 Report del processo di coordinamento Il Report finale del processo organizzativo e di coordinamento sviluppato in Wp2 intende restituire in modo aggregato, sintetico, efficace, la struttura e le modalità di gestione del percorso progettuale, sintetizzando in modo didascalico la sequenza di attività ed interventi messi in atto. I contenuti di tali interventi sono tutti riconducibili alla documentazione (verbali, report, results) allegata al report finale ufficiale del progetto. Il Report illustra quindi i risultati, in termini di quantità e dinamica delle attività svolte, resi possibili dall adozione degli strumenti gestionali già illustrati nel Programma esecutivo del progetto redatto ad avvio attività (Result 3). La sequenza e la numerosità delle attività sviluppate è esemplificata nel documento denominato Milestones, sotto forma di schema excell, che ha costituito una sorta di bussola per il coordinamento delle diverse azioni ed interventi messi in campo, avendo sempre a disposizione un quadro complessivo e aggiornato delle realizzazioni e delle tempistiche da rispettare. Nel concreto, l azione di coordinamento complessivo si è quindi configurata come la spina dorsale del progetto e si è avvalsa del supporto delle altre azioni trasversali di: - governance in wp1, al fine di promuovere la declinazione operativa degli indirizzi e delle strategie individuate dal Comitato di Pilotaggio - monitoraggio in wp 9, al fine di individuare gli aspetti di criticità/ miglioramento e porvi tempestiva soluzione - networking in wp 8, al fine di ottimizzare e raccordare i rapporti tra i partner e verso i rispettivi stakeholder; 2

5 L obiettivo del report è dunque quello di consentire al valutatore esterno di acquisire una visione globale del percorso progettuale, di indagare meglio le dinamiche di sviluppo operativo e di valutarne l efficienza/ efficacia rispetto ai risultati. L attività di coordinamento ha beneficato indubbiamente dell aggregazione, ai 5 Comitati di Coordinamento, dei 3 Comitati di Pilotaggio (previsti inizialmente in modo autonomo). Tale iniziativa, regolarmente approvata dall AN, ha messo il partner coordinatore nella condizione di svolgere con più efficacia la propria funzione organizzativa sul campo, permettendo di ottimizzare e raccordare meglio gli indirizzi strategici con il processo organizzativo e realizzativo. Il processo di coordinamento è stato anche oggetto di un costante monitoraggio tramite le verifiche in itinere condotte in wp 9, tramite i report e le restituzioni elaborati dal partner referente di questa attività. Tale iniziativa si è avvalsa di questionari ad hoc sottoposti periodicamente al patenariato nel corso del progetto. Dal punto di vista strategico, il monitoraggio/ valutazione interna del progetto è stata una sorta di sentinella che ci ha aiutato a mantenere una qualità ottimale o comunque accettabile di coordinamento. Infatti l attività di coordinamento e gestione della macchina organizzativa è stata una grande sfida, in presenza di un progetto decisamente complesso e con ambiziosi traguardi da raggiungere. Il comprendere l importanza delle due principali funzioni strategiche perseguite: - la pianificazione in tempo utile delle azioni/attività progettate - e la loro comunicazione/ condivisione con i partner in primis, in modo chiaro e tempestivo non significa però la loro automatica e ottimale applicazione e non è sempre stato semplice rispettare questo approccio. Per questo la funzione di valutazione 3

6 e monitoraggio è stata una fonte preziosa di suggerimenti e stimoli a migliorare costantemente l operato. Accennando ad alcuni dei principali contenuti dei Report di valutazione realizzati in wp9 (Result 21), i risultati sembrano comunque indicare un generale giudizio dei partner di una buona familiarità con il processo di implementazione sia a livello generale che dei singoli WP coordinati dalle proprie organizzazioni, apprezzando anche il supporto fornito dagli altri partner. Anche gli aspetti di comunicazione sono stati ritenuti mediamente efficaci e il livello di confronto e interazione è stato giudicato positivamente, malgrado il livello di complessità del raccordo tra i Wps sia stato abbastanza alto, specialmente nell ultimo anno. È però altrettanto interessante e utile osservare quali azioni migliorative sono state suggerite: - Una migliore organizzazione dei seminari ad avvio progetto - Una maggiore chiarezza e intesa tra i partner ad avvio progetto - Una migliore comunicazione sul progresso dei risultati da parte dei partner italiani agli altri partner europei - Un miglioramento degli aspetti tecnologici legati alle attività di comunicazione e gestione Queste indicazioni sembrano segnalare l esigenza di una maggiore pianificazione delle attività, ed anche la necessità di individuare modalità ancor più efficienti/ tempestive di comunicazione e aggiornamento. Tali valutazioni sono risultate forse le più preziose, soddisfacendo la finalità principale del monitoraggio, ovvero di rilevare in itinere e auspicabilmente risolvere le criticità emergenti, nonché permettere di apprendere dai propri errori e migliorare modi e metodi di lavoro. 4

7 Il Comitato di coordinamento Il Comitato di Coordinamento è stato l organo di gestione principale. Ha operato in sinergia con il Comitato di Pilotaggio dal quale ha raccolto e sviluppato gli indirizzi e le decisioni. Si sono svolti 46 Comitati di cui 25 transazionali e 21 italiani, de visu, videoconferenza e skypecall. Va qui segnalato il fondamentale apporto delle tecnologie di comunicazione e condivisione - videoconferenze, skype, piattaforme cloud nella gestione dei rapporti interprofessionali che in alcune fasi hanno richiesto contatti frequenti che non sarebbero stati gestibili in altre forme. In particolare, come allegato, si è rilevata la grande utilità delle piattaforma cloud come Drop Box, di cui si è fatto ampio uso settorializzando le piattaforme in base alle diverse fasi di lavoro. L attività di confronto, condivisione e coordinamento è stata svolta in primis dai 5 Comitati di coordinamento transazionali svolti presso ogni partner e partecipati per lo più dall intero partenariato: 1. 11/12/2012 Bologna 2. 26/09/2013 Strasburgo 3. 26/03/ Barcellona 4. 21/05/2014 Bologna 5. 10/07/2014 Romania A questi appuntamenti si sono integrati i molteplici confronti a distanza, circa 40 nell arco dei 2 anni, di cui circa 8 plenari in videoconferenza. 5

8 Le attività e decisioni si sono concentrate prioritariamente su: - Definizione e ridefinizione delle tempistiche di realizzazione dei Result e degli eventi ad essi collegati - Organizzazione, supporto e monitoraggio della realizzazione dei risultati attesi - Organizzazione supporto e monitoraggio degli eventi ed iniziative previsti per raggiungere i risultati attesi - Raccordo tra le diverse fasi/wp di progetto ed i diversi risultati previsti per ogni fase - Supporto e monitoraggio agli adempimenti amministrativi, contabili, burocratici previsti dalla normativa e dalle Linee guida Complessivamente, si valuta che il Partenariato abbia risposto positivamente alle necessità del percorso progettuale. Si rilevano tuttavia alcune criticità che hanno determinato il posticipo di diverse attività rispetto al cronogramma originario. In avvio progetto è stato infatti necessario posticipare alcune importanti attività, al fine di condurre accertamenti sulla corretta gestione del progetto, accertamenti valutati dai partner indispensabili per la realizzazione delle azioni e per il raggiungimento dei risultati attesi. Tali accertamenti hanno richiesto di procedere prima da una verifica formale, poi ad una richiesta di modifica ufficiale all Autorità nazionale Leonardo. Sul piano della gestione organizzativa si sono poi registrate lentezze nell'invio al partner coordinatore della documentazione burocratica necessaria a gestire le richieste di modifica all'an, nonché nell'invio della reportistica e della documentazione amministrativa necessaria a controllare e rendicontare le attività, specialmente in relazione ad alcune scadenze. Si sono quindi intensificati 6

9 i confronti a distanza e incrementati gli spazi di condivisione sulle piattaforme Drop box. A fronte di tali criticità, nel corso dell ultimo anno circa di attività si è comunque potuto recuperare efficacemente il tempo necessario al raggiungimento ottimale dei risultati attesi, grazie anche e soprattutto all impegno profuso dai partner per contribuire al successo delle iniziative. Le iniziative migliorative Si evidenziano di seguito le principali iniziative migliorative introdotte nel corso del progetto. WP 1 e 2 aggregazione di 3 Comitati di Pilotaggio in concomitanza con i 5 Comitati di Coordinamento transnazionali in WP 2 WP 4 incremento di una visita studio preparatoria in Belgio; Incremento di una sessione formativa nella fase di tutoraggio al traferimento del dispositivo da parte del partner traferente Envie; WP 6 incremento di attività seminariali a cura del partner Atia Iswa, a supporto degli apprendimenti dei beneficiari e dei risultati della sperimentazione WP 8 incrementati strumenti di diffusione: - una piattaforma YOUTUBE per la diffusione dei Results - un video promozionale del progetto e del contesto belga (su piattaforma youtube, - seminario di diffusione in Italia (Ravenna 22/05/2014) 7

10 - depliant informativi in formato elettronico e cartaceo, realizzato in digitale e cartaceo (totali circa 1000 copie a cura della Regione ER) in inglese e nelle 4 lingue del partenariato; - pagina facebook dedicata al gruppo dei beneficiari Sifor, - una newsletter aggiuntiva In wp 8 si segnala la mancata partecipazione dei media locali a due delle conferenze stampa programmate. ALLEGATI documento Milestones verbali Comitati di coordinamento elenco piattaforme di condivisione su Drop Box 8

11 La realizzazione del progetto SIFOR è stata possibile grazie al contributo di tutti i partner coinvolti: REGIONE EMILIA ROMAGNA Italia: Francesca Bergamini, Franca Bertacca, Barbara Chiarini, Susanna Callegari, Vito Cannariato, Elisabetta Di Pardo, Laura Galli, Cinzia Ioppi, Annarita Marinosci, Manuela Ratta, Rossana Rinaldi, Gioia Salvioli, Serenella Sandri, Patrizia Vaccari, Andrea Zuppiroli. FONDAZIONE TRINIJOVE Spagna: Ignacio Parody, Elisabeth Diaz, Monserrat Herrera. ASSOCIAZIONE ORIUS Italia: Ulisse Belluomini, Daniele Bergamini, Michele Bignardi, Barbara Bovelacci, Nicola Busi, Elisabetta Ceccarelli, Nicola Cirelli, Anna Rita Dall Oglio, Maurizio Farini, Elena Ferrari, Adamo Finetti, Alessandro Gabriele, Gianluca Rizzello, Manuela Raganini, Maria Giulia Resca, Giorgio Rosso, Giacomo Sarti, Daniele Steccanella, Francesco Tonelli, Margherita Zaccarelli, Lorenzo Zanarini. UNIVERSITA MODENA E REGGIO EMILIA Italia: Rita Gamberini, Luca Galloni, Bianca Rimini, Francesco Lolli, Grazia Cattani, Marco Luppi, Stefano Fontana, Lorena Guerra, Luca Canovi. ENVIE STRASBURGO e FEDERAZIONE ENVIE Francia: Didier Ansel, Mohamed Babadris, Marie Helene Bailly, Mina Bouajaj, Patrick Gautheron, Patrick Géhin, Christine Hang, Suzanne Laborde, Pierre-Luc Machefer, Pascal Monard, Lionel Weidmann. RETE RREUSE Belgio: Michal Len, Paolo Ferraresi, Daphne Rieder. FONDAZIONE PESTALOZZI Romania: Daniel Sorescu, Daniela Miahita. ASSOCIAZIONE ATIA-ISWA Italia: Carin Van Der Pijl. e degli Stakeholders: Cooperativa sociale INSIEME Vicenza: Gianluca Saggin (progetto europeo Life+ PRISCA). Cooperativa sociale IL CIGNO VERDE Parma: Roberto Azzali, Hassan Bassi, Fabio Faccini, Giordano Maffini. Impronta Etica (progetto europeo Life+ LOWASTE): Laura Baiesi, Mauro Bigi, Marjorie Breyton. Occhio del Riciclone (progetto europeo Life+ PRISCA): Maya Battisti, Pietro Luppi.

12 Informazioni e contatti: REGIONE EMILIA ROMAGNA Lead partner Tel fax sifor@regione.emilia-romagna.it ASSOCIAZIONE ORIUS Coordinator partner Tel sifor@associazioneorius.eu