PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni. Redazione (referente di processo) Responsabile Sistema Qualità (RSG)

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1 PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014 Redazione (referente di processo) Approvazione Andrea Marchesi Responsabile Sistema Qualità (RSG) Silvio Braini Rappresentante della Direzione (RDD) Ed./Rev. Data Modifiche Autore 1/0 24/01/2014 Prima emissione Andrea Marchesi 2/0 22/07/2014 Seconda emissione Andrea Marchesi Pag. 1 /4

2 1. Scopo PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni Questa procedura definisce il processo ed i criteri per assicurare: Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014 a) l identificazione dello stato di aggiornamento; b) la responsabilità sulla correttezza del contenuto; c) la disponibilità presso i centri di utilizzo nella versione aggiornata della documentazione del sistema qualità di origine interna ed esterna; d) la rintracciabilità e la disponibilità delle registrazioni della qualità richieste in relazione alle esigenze di elaborazione dei dati o di legge; e) la responsabilità nella corretta gestione e protezione dei dati conservati su supporto informatico. 2. Applicabilità La presente procedura si applica alla gestione della seguente documentazione: a) Documenti di origine interna Manuale della qualità Procedure Operative Moduli e Registrazioni b) Documenti di origine esterna Leggi nazionali, Regolamenti, Direttive Comunitarie Norme del Sistema Qualità Normative specifiche di settore c) Dati contenuti nel sistema informatico dell Istituto Siti internet (con accesso anche esterno) Siti intranet (con accesso interno) d) Registrazioni della qualità 3. Riferimenti ISO9001 par e 4.2.4; 4. Definizioni Informazioni: dati significativi dopo la loro elaborazione; Documento: Mezzo di supporto delle informazioni Procedura Operativa: descrizione di un processo o un attività; una procedura può non essere necessariamente documentata salvo i casi previsti dalle norme di riferimento; Registrazione: documento che riporta i risultati ottenuti, o fornisce evidenza delle attività svolte, in modo strutturato ed evidente. 5. Responsabilità Il Responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità assicura la corretta applicazione della procedura nella gestione dei documenti di sistema e quelli previsti per il controllo dei processi. 6. Attività 6.1. Lingua I documenti sono normalmente emessi in lingua Italiana, in casi o richieste specifiche possono essere emessi in lingua Inglese. Pag. 2 /4

3 6.2. Formato PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni Ed.2 Rev.0 del 22/07/2014 I documenti sono redatti su modelli standard definiti nell ambito del Sistema di Gestione per la Qualità Identificazione dei documenti Ogni documento interno deve contenere le seguenti informazioni in ogni sua pagina: a) Logo dell Istituto b) codice del documento; c) tipo e titolo del documento; d) titolo della sezione di riferimento e) indice di revisione e data; f) indice di edizione (solo per il Manuale Qualità e Procedure Operative); g) numerazione di pagina e totale pagine della sezione Approvazione dei documenti I documenti interni sono approvati prima della loro emissione per assicurare la loro adeguatezza. Il Manuale è approvato dal DS, le Procedure Operative sono approvate dal Rappresentante della Direzione. Le Procedure Operative indicano la responsabilità dell approvazione di altri documenti necessari all operatività del Sistema e dell Istituto Distribuzione interna dei documenti Avviene attraverso supporti cartacei oppure sistemi informatici, la copia cartacea firmata in originale viene mantenuta in un archivio nella Segreteria dell Istituto Distribuzione esterna dei documenti Il rilascio e/o la distribuzione estena di documenti interni dell istituto può avvenire esclusivamente a seguito dell autorizzazione del DS Distribuzione controllata dei documenti I documenti di origine esterna necessari per la pianificazione o il funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità devono essere identificati (protocollo in ingresso) e la loro distribuzione controllata Documenti obsoleti I documenti obsoleti sono ritirati dal Sistema documentale per la Qualità e smaltiti in base alla normativa vigente; nel caso in cui ci fosse la necessità di conservarli essi dovranno essere adeguatamente identificati su ogni pagina come Obsoleti Tenuta sotto controllo delle registrazioni Le registrazioni necessarie al Sistema di Gestione per la Qualità sono identificate nel Manuale e nelle Procedure Operative. Salvo diversamente specificato o previsto dalle disposizioni di Legge, il tempo di conservazione è stabilito in anni 5 (cinque), le copie cartacee sono mantenute in originale nella Segreteria dell Istituto. Possono essere utilizzati supporti informatici per garantire una rapida rintracciabilità, in questo caso le registrazioni sono mantenute nel Sistema Informatico dell Istituto protette da un sistema di backup dei dati adeguato. La responsabilità di archiviazione è dei referenti dei processi / sottoprocessi descritti nel Manuale Qualità. Nel caso vengano indicati requisiti cogenti esterni, la tenuta delle registrazioni dovrà essere conforme agli stessi. Pag. 3 /4

4 PROCEDURA 4.1 Gestione della documentazione e delle registrazioni Ed.2 Rev.0 del 22/07/ Sistema informatico elettronico 7.1. Disposizioni di carattere generale E compito del referente interno per il Sistema Informatico (RSII) assicurare l integrità dei dati informatici mediante: 7.2. Attuazione degli accessi ai dati Il RSII è abilitato ad accedere alle schede dei profili dei vari utenti dei server e ad assegnare a ogni utente le modalità di accesso ai vari documenti. Per la tutela della privacy e per motivi di sicurezza informatica, è responsabilità di ogni utente modificare periodicamente la propria password di accesso al sistema informatico Salvataggio periodico dei dati E responsabilità del RSII eseguire il salvataggio periodico dei dati conservati presso i server aziendali secondo le modalità evidenziate nella tabella seguente: File Server Frequenza Tipo Conservazione Tutti Giornaliera Incrementale 1 mese Settimanale Completo 3 mesi 7.4. Gestione dei siti internet aziendali Siti WEB Gestione infrastruttura Gestione contenuti Responsabilità Esterni Interna da parte di RSII Effettuata dalla funzione Interni Interna da parte di RSII competente RSII Pag. 4 /4

5 Erogazione del Servizio PO E d. 1 R ev. 0 d el 22/ 0 7 /1 4 R e d. R S G App. DS Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento/i in input o output Responsabile Documento di riferimento RICEVIMENTO DOMANDE SEGRETERIA VERIFICA DOMANDE DS DEFINIZIONE GRADUATORIE ALBO DOCENTI DIREZIONE ASSEGNAZIONE DOCENTI PROGRAMMA TEMPORALE DEI CORSI DS/RPiD DIREZIONE PIANIFICAZIONE EROGAZIONE DELLE ATTIVITA' FORMATIVE RIPARTIZIONE ORARIA DEI MODULI VERBALE RIUNIONE DI COORDINAMENTO INIZIALE DS MOD AUTONOMIA RIUNIONE DI COORDINAMENTO INIZIALI PER AREA DISCIPLINARE RPiD DOCENTI PROVA DI VERIFICA Erogazione del servizio ( ) DOCUMENTI DIDATTICI MOD RPgD EROGAZIONE DELLE ATTIVITA' FORMATIVE VERIFICHE INTERMEDIE DOCENTI RIUNIONE DI COORDINAMENTO INTERMEDIE PER AREA DISCIPLINARE SODDISFAZIONE UTENTI TEST DI FINE MODULO RPiD RIUNIONE DI COORDINAMENTO INTERMEDIA MOD TEST DI FINE MODULO MOD RPgD AUTONOMIA PREDISPOSIZIONE ESAMI SI FINALI COMPILAZIONE PORTFOLIO ALLIEVO RPiD PORTFOLIO ALLIEVO MOD ESAMI FINALI RIPETIZIONE ANNO ESITO EMISSIONE DIPLOMA

6 Progettazione del Servizio PO E d. 1 R ev. 0 d el 22/ 07 /1 4 R e d. R S G App. DS Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento/i in input o output Responsabile Documento di riferimento INIZIO AUTONOMIA ANALISI NORMATIVA NAZIONALE ANALISI STCW ANALISI DIRETTIVE UE DS/RDD RICHIESTA DI SVILUPPO RELAZIONE CD MOD _01 FUNZIONE STRUMENTALE RAPPORTI CON L'ESTERNO CONTATTI CON AZIENDE CONTATTI CON ENTI CONTATTI CON ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA RPrD Progettazione del servizio (07) Analisi dei fabbisogni formativi (territoriali, nazionali, internazionali ) (07_01) AUTONOMIA ANALISI RELAZIONE ELABORAZIONE PROPOSTA DI PROGETTO FORMATIVO PROPOSTA PROGETTO FORMATIVO DS RPrD PROPOSTA DI MOD _02 DIREZIONE ESAME DELLA PROPOSTA DI PROGETTO FORMATIVO DS SCHEDA ANALISI DI FATTIBILITA' CONSIGLIO DI ISTITUTO DEFINIZIONE AZIONI CORRETTIVE ANALISI DI FATTIBILITA ' DSGA RPrD MOD _03 SEGRETERIA VALIDAZIONE INTERNA CI DIREZIONE RIESAME DEL PROGETTO SPECIFICA DI DS/RDD MOD _04 AUTONOMIA SPECIFICA DI SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO RPrD PUBBLICAZIONE DOCUMENTO AUTONOMIA RACCOLTA PROPOSTE DI CAMBIAMENTO /MIGLIORA MENTO PROPOSTE DI CAMBIAMENTO /AGGIORNA MENTO/MIGLIORAMENTO RPrD SUGGERIMENTI DI MODIFICA ALLA SPECIFICA DI MOD _

7 Sviluppo del Servizio PO E d. 1 R ev. 0 d el 22/ 0 7 /1 4 R e d. R S G App. DS Processo Sottoprocesso Struttura dedicata Flusso Documento/i in input o output Responsabile Documento di riferimento SPECIFICHE DS/RDD MOD _04 COLLEGIO DOCENTI VALUTAZIONE SPECIFICA DEL APPROVATO SPECIFICA DI PROGETTO FORMATIVO CD RPgD VERBALE DI NON ACCETTAZIONE APPROVAZIO NE NO FINE VERBALE DI NON ACCETTAZIONE MOD SI Progettazione del servizio (07.03) Sviluppo Piano Formativo ( ) DIREZIONE DEFINIZIONE LIVELLI DI COMPETENZE IN USCITA DEFINIZIONE COMPETENZE DS/RDD LIVELLI DI COMPETENZE IN USCITA MOD DIPARTIMENTI COORDINATORI PIANIFICAZIONE DELLA PROGETTAZIONE ORARIO RPiD RPrD PROGRAMMAZIONE DIDATTICA CRITERI DI VALUTAZIONE REDAZIONE PROGETTO FORMATIVO CTS MOD MODULI FORMATIVI DIREZIONE VALIDAZIONE PRE-EROGAZIONE VERBALE DI VALIDAZIONE DS/RDD RPD APPROVATO MOD SI AUTONOMIA PUBBLICAZIONE NEL POF PIANO OFFERTA FORMATIVA FINE

8 PROCEDURA 8.2 Audit interni e valutazione di conformità Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014 Redazione (referente di processo) Approvazione Andrea Marchesi Responsabile Sistema Qualità Silvio Braini Rappresentante della Direzione Ed./Rev. Data Modifiche Autore 1/0 24/01/2014 Prima emissione Andrea Marchesi 2/0 22/07/2014 Seconda emissione Andrea Marchesi Pag. 1 /4

9 PROCEDURA 8.2 Audit interni e valutazione di conformità Ed 2 Rev.0 del 22/07/ Scopo Questa procedura definisce il processo ed i criteri per: a) pianificare, condurre e registrare gli audit sul Sistema di Gestione per la Qualità; b) selezionare degli auditor. 2. Applicabilità La procedura è applicabile ad audit (verifica ispettiva)di prima e seconda parte di Sistema e di processo. 3. Riferimenti ISO9001 par ; MQ - sez. 8 Definizioni Audit: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze dell'audit e valutare con obiettività, per determinare la misura in cui siano soddisfatti i criteri di audit. 4. Responsabilità Il responsabile del Sistema di Gestione per la Qualità ha la responsabilità di attuare il programma di audit attraverso il supporto del gruppo di auditor qualificati. La seguente tabella riassume la sequenza delle attività legate all audit e i ruoli coinvolti nell esecuzione delle stesse: Attività Ruoli coinvolti Pianificazione degli audit Responsabile Sistema Qualità Esecuzione di audit Audit team Rapporto di audit Audit team leader Revisione dei risultati degli audit Referenti dei processi verificati, Responsabile Sistema Qualità 5. Attività 5.1. Scopo dell audit e pianificazione Gli audit hanno lo scopo di valutare: a) la conformità del Sistema di Gestione per la Qualità dell I.S.I.S Nautico di Trieste con riferimento agli standard applicabili di riferimento, le leggi ed i regolamenti applicabili e all organizzazione; b) la sua effettiva implementazione e mantenimento nel tempo; c) la sua adeguatezza e la capacità di raggiungere gli obiettivi pianificati. Pag. 2 /4

10 PROCEDURA 8.2 Audit interni e valutazione di conformità Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014 I piano degli audit è mantenuto aggiornato nel tempo e contiene le seguenti informazioni: a) processo, attività oppure funzione che deve essere verificata; b) persone e ruoli che saranno coinvolti durante l audit; c) tipologia dell audit; d) standard di riferimento (ISO9001, STCW, D.M. 30/11/2007); e) auditor oppure audit team; f) data/periodo pianificato; g) data effettiva di esecuzione dell audit; h) identificativo numerico progressivo/anno del rapporto di audit; i) risultato sintetico dell audit. La frequenza degli audit è determinata dall importanza e dalla criticità dei processi o aree dell organizzazione. Quando sono rilevate non conformità a seguito di audit interni oppure esterni, la frequenza degli audit deve essere aumentata Esecuzione dell audit Gli auditor preparano la verifica ispettiva sulla base della raccolta di informazioni appropriate relative il processo e le aree dell organizzazione che saranno valutate, tipicamente è considerata la documentazione del Sistema di Gestione ed i risultati degli audit precedenti. L'indagine viene effettuata attraverso interviste con il personale, l'esame di documenti, osservazioni di attività nelle aree coinvolte. Gli auditor non devono effettuare audit sui processi/attività dove sono direttamente coinvolti Rapporto di audit Il responsabile del gruppo di audit al termine dell attività redige un rapporto basato sulle evidenze oggettive raccolte che contiene le seguenti informazioni: a) data e luogo dell audit; b) processo/attività verificate; c) standard di riferimento; e) identificazione del team di audit; f) referente del processo verificato; g) obiettivi dell audit; h) commenti sui risultati; i) criteri adottati; j) documenti di riferimento; k) argomenti trattati; l) documenti ed evidenze esaminate; m) descrizione e classificazione dei problem; n) stato dei problemi identificati nel precedente audit (obbligatorio per non conformità) Ogni problema evidenziato deve essere supportato da evidenze documentali raccolte durante la verifica ispettiva. Pag. 3 /4

11 PROCEDURA 8.2 Audit interni e valutazione di conformità Ed 2 Rev.0 del 22/07/ Classificazione dei problemi rilevati L audit è condotto con i seguenti criteri di classificazione: Classificazione del problema Descrizione del problema Non conformità (NC) problema rilevato su di un aspetto non conforme agli standard di riferimento che può compromettere l efficacia del Sistema Qualità. Osservazione (OSS) rappresenta un anomalia sporadica o minore che non ha effetto sull applicazione dei Sistema Qualità. Opportunità di miglioramento (OI) rappresenta una potenziale non conformità oppure un aspetto conforme ai requisiti di riferimento che dovrebbe essere meglio gestito Riesame dei risultati dell audit Il referente del processo o dell area verificata deve definire le azioni da intraprendere (piano d azione correttiva) per le non conformità oppure le osservazioni rilevate. Le decisioni prese devono essere comunicate al Responsabile del Sistema Qualità attraverso un piano dettagliato secondo quanto descritto nella procedura PO 8.5 Non confromità, reclami, azioni correttive e preventive Requisiti di competenza degli auditor L organizzazione deve avere un team di auditor qualificati per verificare il Sistema di Gestione per la Qualità ed i requisiti nella norma di riferimento e le norme di settore applicabili. L auditor deve avere conoscenza generale in merito a: a) metodi di conduzione delle verifiche ispettive (audit) di prima e possibilmente di seconda parte; b) pratica e terminologia relativa il settore specifico (es.: istruzione, formazione, addestramento). L auditor deve avere competenza e conoscenza specifica in merito a: a) principi dei sistemi di gestione per la qualità, la loro applicazione e terminologia; b) requisiti degli standard di qualità; c) strumenti per la qualità, metodi e la loro applicazione Registrazioni a) Piano di audit b) Rapporti di audit Pag. 4 /4

12 PROCEDURA 8.5 Gestione delle azioni correttive e preventive Ed 2 Rev.0 del 22/07/2014 Redazione (referente di processo) Approvazione Andrea Marchesi Responsabile Sistema Qualità Silvio Braini Rappresentante della Direzione Ed./Rev. Data Modifiche Autore 1/0 24/01/2014 Prima emissione Andrea Marchesi 2/0 22/07/2014 Seconda emissione Andrea Marchesi Pag. 1 /3

13 PROCEDURA 8.5 Gestione delle azioni correttive e preventive Ed 2 Rev.0 del 22/07/ Scopo Questa procedura definisce il processo ed i criteri di gestione per: a) eliminare le cause di non conformità e limitare il loro impatto a breve termine; b) prevenirne la ripetizione; c) eliminare le cause di non conformità potenziali, al fine di evitare che si verifichino. 2. Applicabilità La procedura è applicabile nei seguenti casi: a) deviazioni del Sistema di Gestione rispetto le normative applicabili, gli standard di riferimento o/e le procedure operative ( deviazioni generalmente identificate durante gli audit interni o esterni); b) deviazioni rispetto gli obiettivi dal Sistema di Gestione dell Istituto (generalmente identificate dal monitoraggio dei processi definiti nel Manuale Qualità); c) deviazioni rispetto requisiti legali, ambientali o relative la sicurezza. 3. Riferimenti ISO9001 par , MQ - sez Responsabilità La responsabilità della pianificazione del trattamento delle non conformità, delle opportunità di miglioramento e la successiva esecuzione delle azioni necessarie è assegnata ai referenti dei processi evidenziati nel Manuale di Gestione Qualità. Le azioni correttive/preventive da intraprendere sono valutate ed approvate dal DS. Il RSG ha la responsabilità di supervisione del processo di pianificazione ed esecuzione. 5. Attività La seguente tavola descrive l elenco delle attività per la gestione delle non conformità e delle opportunità di miglioramento: Attività Non conformità Opportunità di miglioramento Trattamento della non conformità X Analisi delle cause X X Azione correttiva X Azione preventiva X Verifica di efficacia X X Registrazione delle non conformità X X Le azioni intraprese devono essere commisurate alla gravità e l importanza dei problemi, al loro impatto sull efficienza del SGQ e la soddisfazione degli utenti. Pag. 2 /3

14 PROCEDURA 8.5 Gestione delle azioni correttive e preventive Ed 2 Rev.0 del 22/07/ Trattamento della non conformità Le azioni devono essere pianificate ed implementate per: a) rimuovere l effetto della nonconformità; b) mitigarne l impatto Analisi delle cause Le non conformità e le opportunità di miglioramento sono riesaminate per: a) determinare le cause e/o le motivazioni; b) definire azioni correttive/preventive correttamente identificate Azioni Preventive/Correttive Quando necessario, le opportune azioni devono essere pianificate ed attuate al fine di eliminare le cause di non conformità effettive e potenziali e di migliorare l'efficacia del sistema. Le azioni selezionate per l'attuazione deve essere adeguata all'importanza della non conformità e commisurata con il conseguente impatto, ma possono includere: formazione e sensibilizzazione del personale; cambiamenti nella organizzazione, processi, procedure e infrastrutture; altre azioni specifiche nei confronti di parti esterne interessate valutato di volta in volta; le azioni correttive sono estese ai processi e prodotti simili, di rimuovere la potenziale causa di non conformità Tracciabilità delle Non conformità Ogni non conformità / opportunità di miglioramento è tracciata attraverso i seguenti dati (registrazioni): progressivo/ anno; tipologia del problema (Non Conformità oppure Opportunità di Miglioramento); data di rilevo del problema; registrazione di riferimento; standard di riferimento; area/processo che ha originato il problema; descrizione del problema; causa del problema; azione di contenimento (trattamento) del problema; azione correttiva / preventiva implementata; responsabile dell implementazione; data limite dell implementazione dell azione correttiva / preventiva; stato del problema; data chiusura; evidenza della verifica di efficacia. Documenti di Riferimento MOD 8.5_1 Tracciabilità delle Non Conformità Pag. 3 /3

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