Progetto SIEP e-procurement

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1 Progetto SIEP e-procurement Aspetti di Gestione, Controllo e Comunicazione Ente committente: Provincia di Salerno Attuatore: XCOM wide communication Relatori: Ing. Pietro Carratù - PMP Responsabile di Progetto per il soggetto attuatore Dott. Massimo Pignotti Project manager per la Provincia di Salerno

2 Il Committente: Provincia di Salerno La seconda provincia campana per popolazione: circa 1 milione di abitanti La prima per provincia campana per estensione Composta da 158 comuni, 10 Comunità Montane Circa 109 comuni su 158 (69%) con popolazione inferiore a abitanti

3 Provincia di Salerno: Il Gap da colmare L alta percentuale di piccoli comuni (<5.000 ab.) comporta la necessità di mettere a fattor comune delle risorse; per essi infatti accade che: Quasi nessuno ha un CED Pochi hanno un proprio dominio In alcuni di essi non arriva l ADSL Alcuni non hanno caselle di posta elettronica

4 Le azioni Favorire le azioni di Informatizzazione degli Enti locali, attraverso: La garanzia di connettività diffusa ad alta velocità La fornitura di kit di firma digitale e posta certificata, che consentano la gestione in rete delle funzioni istituzionali La disponibilità di servizi in ASP,, che riducano i costi di esercizio ed aumentino l affidabilità di essi per i piccoli comuni

5 Alcune iniziative della Prov.. di Salerno Alcune azioni a favore dell informatizzazione: Progetto SIEP,, per la gestione telematica delle gare d appalto Progetto UMASys,, per la gestione telematica della distribuzione dei carburanti agricoli

6 Obiettivi della Prov.. di Salerno I prossimi obiettivi da raggiungere: Una piattaforma telematica per la gestione della verifica delle competenze (skill assessment) ) per i Centri per l Impiego Un sistema telematico per la gestione aggregata dell offerta turistica Un sistema telematico per la gestione delle emergenze ambientali

7 Il progetto SIEP È stato concepito nel 2003 come piattaforma regionale per la gestione di gare d appalto per via telematica, conforme al D.P.R. 101/2002 e D.P.R. 445/2000 È stato finanziato nell'ambito delle azioni promosse dalla Regione Campania per l'attuazione della Società dell'informazione - misura 6.2 del P.O.R. Campania 2000/2006 È stato scelto il progetto presentato dalla XCOM Wide Communication (Soggetto Attuatore) Il progetto è attivo al link siep.provincia..provincia.salerno.it

8 Il soggetto Attuatore: : XCOM XCOM Wide Communication è un azienda attiva da 10 anni nel settore dell Information Technology,, certificata ISO 9000; ha le seguenti Linee di Business: Applicazioni per la PA: : e-procuremente procurement,, Protocollo Informatico Servizi di consulenza alle PMI per la Ricerca Scientifica,, per mezzo del Centro di Ricerca XCOMLAB, riconosciuto dal MIUR e dalla Regione Campania Formazione a distanza: : circa 900 corsi in modalità e-e learning,, certificati dalla Regione Campania

9 Gli obiettivi di SIEP Creare una piattaforma regionale per la Gestione delle Gare d appalto,, che consenta: Automazione dei processi d'acquisto Razionalizzazione della spesa Aumento della qualità del servizio Sicurezza delle transazioni Semplicità d uso

10 Le fasi del Progetto Fase I Analisi dei fabbrisogni della Provincia e del Piano di estensione Regionale Attività: Interviste ai responsabili di settore e coinvolgimento degli Enti Locali Fase II Messa in opera della piattaforma di e-procurement Attività: Personalizzazione della piattaforma di e-procuremente Fase III Formazione ed estensione alle altre province campane Attività: Corsi in aula ed a distanza per gli attori del sistema

11 I Fase: Il coinvolgimento La prima fase del progetto ha avuto come attività: la comprensione dello status quo attraverso il questionario ai Dirigenti della Provincia la divulgazione degli obiettivi relativi al progetto, attraverso un workshop

12 I risultati della prima fase Circa il 60% degli Enti locali provinciali ha manifestato l interesse al coinvolgimento (78 Enti) I questionari sottoposti ai dirigenti della Provincia hanno evidenziato la carenza di informatizzazione nei processi d acquisto Le tipologie di gara espletate la distribuzione statistica per tipo e importo La percezione dell impatto dell innovazione sull organizzazione, in termini di costi, tempi, sicurezza, trasparenza

13 II Fase: la piattaforma La seconda fase del Progetto è consistita nella effettiva realizzazione delle attività: Di personalizzazione della piattaforma di e-procurement Di fornitura e messa in opera del Centro Servizi Di fornitura e messa in opera della piattaforma di e-learning Di fornitura e messa in opera del Portale di Accesso Di fornitura dei kit di firma digitale e posta certificata ai Dirigenti, agli Enti ed ai Fornitori aderenti

14 L infrastruttura del CS

15 III Fase: l estensione La terza fase del Progetto è consistita nella realizzazione delle attività: Di formazione tradizionale per gli operatori della piattaforma, dell Ente Provincia e degli altri enti aderenti Di estensione alle altre Province campane, attraverso la messa in opera di una postazione Client in VPN per ogni altra Provincia

16 L adozione della piattaforma Al termine del progetto, sono state condotte le attività necessarie all adozione operativa della piattaforma, in Provincia e presso gli Enti aderenti, quali: Regolamento attuativo della Provincia in materia di gare on line Richiesta di inserimento nella Bacheca del Riuso della Regione Campania, al fine di consentire agli Enti aderenti di ottenere il finanziamento necessario all adozione in ASP della piattaforma

17 I risultati conseguiti Attualmente la Provincia di Salerno effettua tutte le tipologie di gara attraverso SIEP Circa 65 Enti hanno aderito al Progetto SIEP attraverso la Bacheca del Riuso; tra essi menzioniamo: La Provincia di Napoli Il comune di Avellino La maggior parte dei comuni adotterà la soluzione in ASP, essendo piccoli comuni, non in possesso di un CED proprio

18 Le caratteristiche della piattaforma La piattaforma di e-procurement e rilasciata, denominata XDEAL,, permette le seguenti tipologie di gara: Pubblico Incanto Trattativa Privata Licitazione Privata Procedura in Economia Affidamento diretto Inoltre permette: L interfacciamento al Protocollo Informatico Interfacciamento al Portale via Web Services L uso di Posta Certificata

19 Pubblico Incanto: Interfaccia Barra degli Strumenti Scheda Casella di testo

20 Flusso per il Pubblico Incanto Pubblico Incanto a Busta Chiusa Responsabile Ente Dirigente Portale Cartelle condivise Fornitore Fase Opzionale Fase Obbligatoria Bando Bando Bando Bando Bando Bando Quesiti e Risposte Quesito Risposta Risposta condivisa Quesito Risposta riservata Offerta Offerta Offerta Esito di Gara Procedura Aggiudicazione Esito di Gara Determina Determina Determina Fase

21 La gestione del Progetto SIEP Ai fini della gestione del progetto, le fasi sono state suddivise in 24 macro-attività attività Le attività sono state descritte dal punto di vista della Mandataria della RTI verso l Ente appaltante, quindi, ed esempio: Il Portale e l applicativo di e-learning e sono stati definiti come una fornitura a costo fisso, pur essendo in effetti dei sotto-progetti di sviluppo SW

22 Il Piano Esecutivo M: Materiale (rend( rend.. a unità fisse); ; L: Lavoro (rend( rend.. a giornate) A01: : Consegna HW - M A02: : Consegna SW di base - M A03: Inst.. e Conf.. SW di base - L A04: : Portale - M A05: Project Management - L A06: Affiancamento al prog. - L A07: : Licenza e-proce Proc. - M A08: Cons.. e analisi organizz. - L A09: Impl.. e Personalizzazione - L A10: Formazione - L A11: Appl.. E-Learning E - M A12: Appl. Call Center - M A13: Cons.. Legale - M A14: : Marketing e Comun. - M A15: Install.. e conf.. HW - L A16: Formaz.. Tecnica HW - L A17: : HW per Sicurezza Per.- M A18: Inst.. e Conf.. Sicurezza P.- L A19: : Linee fisiche - M A20: : Creazione VPN - M A21: Piano di Sicurezza - L A22: : Modulo Sicurezza Logica - M A23: Config.. Sicurezza Logica - L A24: : Kit di Firma - M

23 Gli strumenti di Project Management Il progetto è stato gestito seguendo la metodologie di Project Management PMBOK del PMI (PMBOK 2000 Edition) In via sperimentale, gli strumenti utilizzati per il controllo del progetto sono stati: Microsoft Project 2003 Microsoft SharePoint Portal Server Domain Controller per la gestione utenti

24 Metodologia PMBOK e PMI È stata introdotta dal PMI (Project Management Institute), ente no-profit statunitense Si avvale dello standard PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ) quale linea guida e glossario Versione utilizzata: PMBOK Guide Edition Versione ora in uso: PMBOK Guide - Third Edition Il PMI attesta la conoscenza della metodologia attraverso un esame di certificazione che, se superato, da il titolo di PMP (Project Management Professional)

25 Metodologia PMBOK 2000 Ed- Struttura La metodologia PMBOK 2000 struttura la conoscenza e le attività di progetto come segue: 5 Macroprocessi: Initiating,, Planning, Executing, Controlling, Closing 9 Aree di Conoscenza: Integration,, Scope, Time, Cost, Quality, Human Resource, Communications, Risk, Procurement 39 Processi,, ognuno appartenente ad una sola area ed a un solo macroprocesso

26 Metodologia PMBOK - Macroprocessi Initiating Planning Controlling Executing Closing Fonte: PMBOK 2000 Edition

27 4. Project Integration Management Progetto SIEP e-procurement PMBOK 2000 Ed. Aree di Conoscenza 7. Project Cost Management 10. Communications Planning 4.1 Project Plan Development 4.2 Project Plan Execution 4.3 Overall Change Control 7.1 Resource Planning 7.2 Cost Estimating 7.3 Cost Budgeting 7.4 Cost Control 10.1 Communications Planning 10.2 Information Distribution 10.3 Performance Reporting 10.4 Administrative Closure 5. Project Scope Management 5.1 Initiation 5.2 Scope Planning 5.3 Scope Definition 5.4 Scope Verification 5.5 Scope Change Control 8. Project Quality Management 8.1 Quality Planning 8.2 Quality Assurance 8.3 Quality Control 11. Project Risk Management 11.1 Risk Planning 11.2 Risk Identification 11.3 Qualitative Risk Analysis 11.4 Quantitative Risk Analysis 11.5 Risk Response Development 11.6 Risk Response Control 6. Project Time Management 6.1 Activity Definition 6.2 Activity Sequencing 6.3 Activity Duration Estimating 6.4 Schedule Development 6.5 Schedule Control 9. Human Resources Management 9.1 Organizational Planning 9.2 Staff Acquisition 9.3 Team Development 12. Project Procurement Management 12.1 Procurement Planning 12.2 Solicitation Planning 12.3 Solicitation 12.4 Source Selection 12.5 Contract Administration 12.6 Contract Closeout

28 Uso di MS Project 2003 Microsoft Project 2003 è stato utilizzato per: Analisi dei costi per la redazione dell offerta Definizione della WBS Definizione e Gestione delle attività Gestione Risorse Umane e Materiali Stato d avanzamento (EVM) per la rendicontazione Inserimento delle ore lavorate - Timesheet Riprogrammazione della tempistica Gestione avvisi

29 Uso di MS SharePoint Portal Server MS Sharepoint Portal Server è stato utilizzato per: Repository dei documenti di progetto e di supporto Lista dei Bookmark di interesse per il progetto Gestione delle notifiche Gestione dello stato di consegna dei kit di firma Reportistica sugli stati d avanzamento delle consegne dei kit di firma, aggregati per Stato, per Operatore, per Zona geografica

30 Microsoft SharePoint Portal Server Avvisi Link utili Documenti Utenti

31 Uso Avanzato degli strumenti È stato ipotizzato uno scenario più articolato per l uso dei prodotti MS Project e Sharepoint Uso evoluto dello Stato d Avanzamento ai fini della rendicontazione Maggiore integrazione tra Stato Avanzamento Lavori (definito come EVM) e SAL per la rendicontazione amministrativa Gestione delle consegne delle forniture Gestione delle variazioni delle milestone,, nei multiprogetti nel caso di RTI

32 Integrazione con ISO 9000 Per ottimizzare l uso di MS Project e Sharepoint, si vogliono integrare nei processi aziendali mediante: La Gestione della documentazione di qualità ISO 9000 in ambiente SharePoint Per uso di repository di template Per uso di gestione flussi di redazione, approvazione e firma La gestione del tracciamento e controllo delle attività in ottica ISO 9000 con Project Per la verifica delle milestone ed le varianti ai piani di progetto Per la misurazione delle performance

33 Conclusioni Il progetto SIEP ha consentito ai piccoli Enti locali un notevole salto tecnologico e culturale La Provincia di Salerno ha colto l occasione offerta da SIEP per rafforzare la diffusione dell informatizzazione La Provincia di Salerno ha favorito la diffusione della cultura di Project Management nell ambito della PA La XCOM ha raccolto la sfida di utilizzare strumenti avanzati di gestione progetti,, in un progetto di ampia portata e complessità quale SIEP

34 Riferimenti Provincia di Salerno: salerno.it - tel Resp.. di progetto: Massimo Pignotti XCOM: xcom.it - tel : Resp.. di Progetto: Pietro Carratù pietro.carratu - xcom.it Demo online: siep.provincia..provincia.salerno.it Demo al FORUM PA presso lo stand della Provincia di Salerno

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