Processo Club Excellence Pro Guida per il facilitatore

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1 CLUB EXCELLENCE PRO Processo Club Excellence Pro Guida per il facilitatore PROCESS

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3 Guida per il facilitatore del CEP Pro Indice Panoramica sul programma e istruzioni per il facilitatore Fase 1 - Perché siamo qui? Diapositive di Powerpoint e note corrispondenti Fase 2 - Cosa rende un club eccellente? Diapositive in Powerpoint e note corrispondenti Fase 3: Come determiniamo le nostre esigenze? Diapositive in Powerpoint e note corrispondenti Fase 4: Che cosa possiamo fare in futuro? Diapositive in Powerpoint e note corrispondenti Risorse del partecipante Queste risorse devono essere completate dai partecipanti prima o durante il workshop del CEP. Attività di gruppo (fasi 1-4) Valutazione delle esigenze della comunità (fase 1) Sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? (fase 2) Guida amministrativa Quali sono le vostre valutazioni? (fase 2) Elenco delle risorse (fase 3) Esempio di piano d'azione (fase 4) Moduli Valutazione del partecipante sul Workshop Modulo di valutazione del facilitatore Processo per Club Excellence Pro

4 Lions Clubs International la ringrazia per aver accettato l'invito a svolgere l'incarico di facilitatore del Workshop per il Processo per Club Excellence Pro. Il CEP è una delle iniziative più valide e più in rapida crescita che abbiamo avviato e il suo successo è da attribuire direttamente a leader Lions come lei. Lei è stato/a scelto/a per questo incarico perché ha dimostrato una grande capacità nel motivare e guidare i Lions nei suoi precedenti incarichi di docente, di moderatore di gruppi e/o per il miglioramento dei processi. In qualità di moderatore le è chiesto di assumere tre diverse responsabilità: Preparazione Implementazione Follow-up La guida è stata realizzata per supportarla nelle diverse fasi. La guida offre una panoramica sul CEP, alcune risorse e una guida alla preparazione e sarà il suo manuale nel corso delle quattro fasi del Workshop del CEP. Inoltre, la guida contiene gli strumenti necessari per aiutarci ad effettuare una valutazione del programma ed avviare la fase post workshop del programma stesso. La invitiamo a trovare il tempo di leggerla attentamente prima dello svolgimento del corso e a contattarci con eventuali domande o commenti. Cordiali saluti. Membership & New Club Development Department cep@lionsclubs.org Processo per Club Excellence Pro

5 PROCESSO PER CLUB EXCELLENCE Panoramica sul programma Il workshop sul Processo per Club Excellence è stato ideato per rendere più completa l'esperienza dei soci e per servire meglio la comunità. Un workshop CEP può essere condotto in uno di questi due formati: CEP Lite o CEP Pro. Il CEP Pro è un workshop guidato da un istruttore, mentre il CEP Lite è un workshop autoguidato in cui un socio del club agisce in qualità di coordinatore. In entrambi i formati, un club partecipante esaminerà le esigenze della propria comunità, analizzerà l'esperienza dei suoi soci, individuerà le risorse del club e di LCI e redigerà piani d'azione per continuare ad evolversi. Le informazioni contenute in questa panoramica si riferiscono sia al formato CEP Pro che a quello CEP Lite. Il Processo per Club Excellence è suddiviso in quattro fasi che possono essere svolte in un'unica sessione o in varie sessioni. Ciascuna sessione del workshop può svolgersi in occasione di riunioni, ritiri o altri incontri. I partecipanti al CEP svolgeranno diverse attività contenute nell'eserciziario del partecipante che può essere scaricato dal sito web LCI o essere ordinato da LCI. Nell'ambito del CEP, i club dovranno effettuare la Valutazione delle esigenze della comunità e il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni?. Il coordinatore o moderatore potrebbe chiedere ai partecipanti di svolgere tali compiti prima, durante o dopo una fase prevista del workshop. Ecco una breve sintesi di quello che i club partecipanti acquisiranno durante un workshop CEP. Fase 1 - Perché siamo qui? (45-60 minuti) Riconoscere ciò che i vostri Lions hanno realizzato Discutere su ciò che il vostro club potrebbe realizzare in futuro Individuare bisogni non soddisfatti nella comunità Programmare lo svolgimento di una Valutazione delle esigenze della comunità. Fase 2 - Cosa rende un club eccellente? (75-90 minuti) Completare il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Individuare le caratteristiche di un club eccellente Individuare cosa ostacoli il raggiungimento dell'eccellenza del club Analizzare in quali modi è possibile migliorare l'efficacia dei club Fase 3 - Come determiniamo le nostre esigenze? (45-60 minuti) Fase 4 - Che cosa possiamo fare in futuro? (45-60 minuti) Esaminare la Valutazione delle esigenze della comunità Esaminare i risultati del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Individuare le risorse di club e di LCI per raggiungere l'eccellenza Stabilire obiettivi per il futuro Creare piani di azione per raggiungere gli obiettivi Processo per Club Excellence Pro

6 Compiti del Facilitatore CEP Pro In qualità di facilitatore CEP Pro, lei avrà tre compiti principali: acquisire familiarità con i materiali, le competenze e le tecniche di moderazione, condurre un workshop interattivo ed efficace, e fornire successivamente informazioni che siano utili per il miglioramento del programma, per l'affiancamento e il monitoraggio del coinvolgimento del club dopo il termine del workshop. Preparazione Esistono vari modi per prepararsi al ruolo di moderatore CEP. È auspicabile che lei abbia completato o pianificato il completamento della formazione per moderatori nel suo multidistretto o distretto. La formazione potrebbe avvenire faccia a faccia in occasione di un evento programmato oppure mediante webinar. Nella maggior parte dei casi la formazione verrà condotta da un coordinatore GLT e potrebbe includere - Una panoramica delle tre responsabilità: o o o Preparazione Attuazione Follow-up Un esame di ciascuna risorsa impiegata nel workshop, tra cui: o Valutazione delle esigenze della comunità (Fase 1), incluso un rapporto sui risultati o Quali sono le vostre valutazioni? (fase 2) o Risorse disponibili di service, comunicazione, crescita associativa, sviluppo dei club e mantenimento dei soci, attività del club e leadership. Un'analisi del concetto di pianificazione delle azioni, comprensiva di una discussione di come un piano d'azione possa fungere da guida perché un club riesca a misurare il proprio successo. Uno sguardo alle attività del processo di valutazione e di follow-up richieste al moderatore Uno studio delle caratteristiche di apprendimento negli adulti per garantire la soddisfazione delle esigenze del pubblico Oltre alla formazione formale, qualsiasi moderatore, nuovo del programma o esperto, può utilizzare una serie di risorse e strumenti per meglio prepararsi al suo ruolo. Le risorse elencate di seguito possono contribuire a garantire il successo del workshop: 1. Guida per il facilitatore CEP Pro Fasi 1 4. Queste sezioni della guida contengono il testo suggerito per ciascuna delle sessioni a corredo della presentazione PowerPoint, che è lo strumento di esposizione del workshop. In questa Guida si trovano tutte le presentazioni e le attività che i partecipanti devono svolgere. Esaminare questo eserciziario prima della sessione del workshop. La familiarità con l'eserciziario consente di supportare i Lion nel corso delle sessioni. 2. Eserciziario per il partecipante al CEP Pro. L'eserciziario è un elemento fondamentale del CEP, in quanto consente a ciascun Lion di partecipare pienamente al CEP Pro. Esaminare questo eserciziario prima della sessione del workshop. La familiarità con l'eserciziario consente di supportare i Lion nel corso delle sessioni. 3. Centro risorse leadership online. Il Centro risorse leadership sul sito web di LCI contiene corsi online, presentazioni e suggerimenti e, in alcuni casi, webinar inerenti a vari argomenti che possono accrescere le competenze di un moderatore. Fra tali argomenti si trovano: motivazione, istruzione, gestione delle riunioni, tecniche oratorie, definizione degli obiettivi e pianificazione delle azioni, risoluzione dei conflitti, affiancamento e come creare e utilizzare PowerPoint in una presentazione. 4. Corsi e seminari. I Lions che si impegnano a lungo termine a formare altri Lions possono trarre beneficio dalla partecipazione al Corso di sviluppo docenti Lions, dove si studiano e mettono in pratica le capacità di progettare e condurre la formazione. Le date e i luoghi in cui si tengono i corsi sono disponibili sul sito web di LCI. Processo per Club Excellence Pro

7 Attuazione In qualità di facilitatore, lei presenterà le informazioni, ma dovrà anche coinvolgere il club nell'esame e nella discussione delle proprie esigenze, e aiutarlo a determinare soluzioni ed obiettivi. Alla fine del workshop, i soci dovrebbero aver redatto piani d'azione indicanti in che modo possono soddisfare le esigenze del club e della comunità. Lei li aiuterà mentre loro trovano i modi per raggiungere l'eccellenza come club. Di seguito è riportata una breve panoramica di alcuni degli argomenti e dei compiti che saranno presenti in ciascuna delle quattro fasi del workshop: Fase Fase 1 (45-60 minuti) Principale argomento trattato Valutazione delle esigenze della comunità Compiti Nella fase 1 lei guiderà i partecipanti attraverso la Valutazione delle esigenze della comunità e identificherà le esigenze. Come facilitatore, lei dovrebbe raccogliere le valutazioni completate ed esaminarne i risultati, in modo da presentarli al club nella Fase 3. Ulteriori informazioni su questo processo di raccolta si possono trovare alla fine della Fase 1 nel manuale del facilitatore. Fase 2 (75-90 minuti) Quali sono le vostre valutazioni? Nella fase 2, guiderà i partecipanti al completamento del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Come facilitatore, lei dovrà raccogliere i sondaggi Quali sono le vostre valutazioni? completati, in modo da presentarli al club nella Fase 3. Ulteriori informazioni su questo processo di raccolta si possono trovare alla fine della fase 2 nel manuale del facilitatore. In qualità di moderatore, potrà dover richiedere ai partecipanti di completare la Valutazione delle esigenze della comunità e il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? prima di iniziare il workshop CEP. È un requisito di particolare importanza se le quattro fasi del processo saranno completate in una sola giornata. Fase 3 (45-60 minuti) Selezione delle risorse Nella fase 3, riesaminerà sia la Valutazione delle esigenze della comunità sia il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? I partecipanti potrebbero individuare aree possibili di miglioramento durante la revisione della Valutazione delle esigenze della comunità e del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? completati. La fase 3 terminerà individuando le risorse da utilizzare allo scopo di conseguire l'eccellenza. Fase 4 (45-60 minuti) Identificazione degli obiettivi e creazione dei piani d'azione Nella fase 4 insegnerete ai partecipanti come formulare obiettivi e piani di azione. Chiederete ai partecipanti di concordare dei piani d'azione e quindi realizzarli come club a conclusione del workshop. Processo per Club Excellence Pro

8 Follow-up Il ruolo di facilitatore non termina con la conclusione della Fase 4. Ai facilitatori sarà chiesto di stilare una valutazione del programma e di fornire e raccogliere una valutazione da ognuno dei partecipanti. Le valutazioni completate dai partecipanti sono a sua disposizione. Se vi sono fasi specifiche che i partecipanti hanno giudicato utili e/o difficili, La preghiamo di comunicarlo a LCI all'indirizzo CEP@lionsclubs.org. La valutazione del programma che lei completerà offrirà osservazioni sul contenuto del workshop, sull'efficacia dei materiali e sull'obiettivo generale del programma. Ci auguriamo che fornirà a LCI un'onesta valutazione del workshop in base alle sue impressioni. Invii il modulo del facilitatore da lei completato a LCI per posta, o fax. Quando gli obiettivi dei partecipanti, i piani d'azione e i moduli di valutazione sono stati completati ed esaminati, invii tali documenti al rappresentante GMT e GLT competente. La valutazione compilata da ogni partecipante assegna un voto sia al contenuto del workshop sia alle sue prestazioni come moderatore. Essa contiene inoltre una sezione in cui si richiede ai soci di commentare sugli strumenti e sulle risorse che sono state loro fornite, nonché sul livello di fiducia riguardo il probabile completamento del programma e il raggiungimento degli obiettivi preposti da parte del proprio club. Attraverso le osservazioni che lei fornisce a LCI noi possiamo determinare se il workshop è organizzato e presentato in modo tale da offrire ai club partecipanti gli strumenti e le indicazioni di cui hanno bisogno per raggiungere l'eccellenza. Inoltre, queste valutazioni saranno di aiuto al rappresentante GMT e GLT che affiancherà e sosterrà il club nella realizzazione dei piani d'azione successivamente al workshop. Ci auguriamo che lei analizzi attentamente gli obiettivi, i piani d'azione e i moduli di valutazione dei partecipanti. Si ricordi, il CEP è un processo. I Club sono spesso entusiasti del nuovo materiale e dei nuovi programmi, ma incontrano difficoltà nel completare il materiale, portare a termine piani di successo o crearne di nuovi ogni anno. Un club che abbia completato il Workshop CEP dovrebbe essere in grado di completare i piani d'azione anno dopo anno, anche molto tempo dopo la conclusione del workshop CEP. Processo per Club Excellence Pro

9 FASE 1 - PERCHÉ SIAMO QUI? Diapositiva 1 - Benvenuto al corso Presentarsi e spiegare perché si è offerto/a volontario/a per sostenere l'impegno a costruire e mantenere club eccellenti. Se alcuni partecipanti non si conoscono, chiedere loro di presentarsi agli altri e di spiegare perché hanno deciso di partecipare. Se opportuno, fare un elenco dei motivi sulla lavagna a fogli mobili. Diapositiva 2 - Panoramica sul programma Spiegare cosa sia il Processo per Club Excellence. Esaminare gli argomenti che verranno trattati nel corso di ognuna delle quattro fasi e spiegare che verrà richiesto di svolgere due lavori. Discutere di quando i lavori devono essere completati e spiegare che i risultati verranno esaminati nella Fase 3. Diapositiva 3 - Perché siamo qui? Oggi siamo qui per iniziare il Processo per Club Excellence. L'obiettivo è di lavorare insieme per scoprire in che modo si possono rafforzare i nostri Lions club. In ogni fase del programma vi lascerò qualche questione su cui riflettere e alcune risorse che potrete utilizzare. Vi fornirò gli strumenti ed alcune indicazioni, ma mi aspetto molto impegno, lavoro e partecipazione da voi. Voi potete scegliere di accettare ciò di cui parleremo, e decidere se usarlo o no. Riceverete molto sostegno durante l'intero processo, ma sostanzialmente dipende tutto da voi. C'è molto lavoro in questa fase e in quelle che seguiranno, ma ho la certezza che otterrete grandi risultati. Processo per Club Excellence Pro - Fase 1

10 Diapositiva 4 - Obiettivi della fase 1 Nella Fase 1 esamineremo perché abbiamo bisogno di questo programma, perché siamo necessari come Lions e come possiamo servire meglio la comunità. Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. Diapositiva 5 - Perché siamo qui? Vi farò vedere una presentazione contenente fotografie di veri Lions al servizio della loro comunità. Spero che le foto vi piacciano, ma pensate anche a che collegamento vi sia con il motivo per cui siamo qui oggi. Diapositive 6-11: Presentazione diapositive FARE CLIC dopo la diapositiva 5 per andare alla diapositiva 6. Le diapositive 6-11 avanzeranno da sole. Questa presentazione terminerà alla diapositiva 11. Premere su INVIA per andare alla diapositiva 12. Diapositiva 12 - Perché siamo qui? Siamo qui come Lions per servire la nostra comunità. Siamo qui come leader per discutere del vostro club, per guardare alla vostra comunità e condividere ciò che avete notato riguardo al vostro club con altri soci. Facciamo tutto questo per servire in modo più efficace. Avete notato? Un calo dei servizi forniti dal vostro club? Un calo della crescita associativa nel vostro club? Bisogni non soddisfatti nella comunità? Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare la casella di testo blu e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. Processo per Club Excellence Pro - Fase 1

11 Diapositiva 13 - Esigenze della comunità Una Valutazione delle esigenze della comunità è uno dei modi migliori per rivitalizzare un club. La valutazione vi consentirà di verificare se le esigenze della comunità vengono soddisfatte, e di celebrare e costruire sui successi del service. Ogni comunità ha bisogni specifici, e non esistono due comunità con le stesse esigenze. Come appartenenti alla comunità, i Lions hanno capacità straordinarie per servire e soddisfare tali esigenze. Diapositiva 14 - Attività di gruppo 5-10 minuti Chiedere ai partecipanti di pensare ai bisogni della loro comunità e di elencarne tre sul loro eserciziario. Chiedere ad alcuni partecipanti di condividere con il gruppo uno dei bisogni della comunità ed elencare tali bisogni su una lavagna a fogli mobili. Diapositiva 15 - Esempio dei bisogni della comunità Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare la casella di testo blu e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. Chiedere ai partecipanti di condividere con il gruppo quali esigenze non vengono al momento soddisfatte nella loro comunità. Chiedere loro quali strumenti possono usare per individuare i bisogni della comunità. Spiegare perché effettuare la Valutazione delle esigenze della comunità può aiutarli a determinare quali siano tali bisogni. Guardare la diapositiva 16 per ulteriori informazioni. Processo per Club Excellence Pro - Fase 1

12 Diapositiva 16 - Valutazione delle esigenze della comunità Il sondaggio valuta il vostro service e le esigenze della comunità. Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. Potete determinare se i vostri progetti di service soddisfino davvero esigenze reali svolgendo una Valutazione delle esigenze della comunità. Una valutazione completa sarà incredibilmente utile al vostro club perché: chiede ai leader della comunità quali siano le esigenze; chiede a chi risponde come pensa che tali esigenze possano essere soddisfatte al meglio; chiede se vi sono lacune o duplicazioni nei servizi necessari; chiede se la comunità è a conoscenza dei servizi offerti; richiede la partecipazione del vostro club nella pianificazione e nell'analisi. Se i partecipanti non hanno ancora svolto una Valutazione delle esigenze della comunità, potrebbe essere opportuno farlo. (Se tutte e 4 le fasi del CEP vengono presentate nello stesso giorno, la Valutazione delle esigenze della comunità deve essere stata effettuata prima dell'inizio del Seminario CEP e i risultati verranno discussi nella Fase 3). Se i partecipanti devono ancora completare la Valutazione delle esigenze della comunità, chiedere loro di farlo e spiegare loro che i risultati verranno discussi nella Fase 3. È possibile esaminare con i partecipanti una copia della Valutazione delle esigenze della comunità, se devono ancora completarla. Dire ai partecipanti che la brochure contiene tutto ciò di cui il club ha bisogno per svolgere la valutazione. Illustrare brevemente gli otto punti della Valutazione delle esigenze della comunità. Mostrare Diapositiva 17 - E se... Parliamo della situazione del vostro club oggi. Chiedetevi: "E se avessimo Lions soddisfatti e altri nuovi soci?" Processo per Club Excellence Pro - Fase 1

13 Diapositiva 18 - E se... (livello di club) Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. Che differenza farebbe per il vostro club avere più soci? Potreste soddisfare degli altri bisogni? Potreste raccogliere più fondi per aiutare le persone in difficoltà? Potreste aiutare più persone? Dedicare minuti alla discussione, quindi chiedere ai partecipanti di rispondere alle domande indicate sulla diapositiva. Diapositiva 19 - E se... Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti e FARE CLIC per andare alla diapositiva successiva. È vero che i Lions sono qui per servire la loro comunità, ma dobbiamo sempre chiederci "Come possiamo servire meglio?" Chiedetevi "Come posso servire meglio?" Sono soddisfatto/a del mio club?" Come sarebbe il vostro club se foste più soddisfatti? Invitereste più facilmente altre persone? Vi sentireste più pronti a partecipare a riunioni e ad un numero maggiore di eventi di service? Diapositiva 20 - Con questo termina la Fase 1 Come Lions, voi fate la differenza. Soddisfate dei bisogni nella comunità e ci auguriamo che vi divertiate servendo e collaborando con gli altri Lions. Sappiamo tutti che le esigenze delle comunità sono considerevoli. Il vostro Lions club dovrebbe essere pronto ad aiutare a soddisfare tali esigenze e ad ottenere successi per il bene della comunità. Da qui si può continuare direttamente alla Fase 2; se, invece, la Fase 2 si svolgerà in un altro momento, potreste fornire delle informazioni sul prossimo workshop. Specificare chiaramente il giorno, l'ora e il luogo dove si svolgerà. Ripetere quando volete che la Valutazione delle esigenze della comunità sia terminata. Si potrebbe offrire un'anteprima della Fase 2. Nella Fase 2 si discuterà delle cinque caratteristiche dei club eccellenti. Processo per Club Excellence Pro - Fase 1

14 FASE 2 - COSA RENDE UN CLUB ECCELLENTE? Diapositiva 1 - Benvenuti alla Fase 2 Benvenuti alla seconda fase del Workshop CEP: "Cosa rende un club eccellente?" Diapositiva 2 - Obiettivi della fase 2 Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti. Nella Fase 2 discuteremo di come il vostro club può raggiungere l'eccellenza. Valuteremo lo stato attuale del club con il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? e parleremo delle caratteristiche che rendono un club eccellente. Discuteremo di cosa ci impedisce di raggiungere l'eccellenza e inizieremo a considerare come possiamo potenziare l'efficacia dei club. Diapositiva 3 - Risultati del sondaggio dei soci Allora, cosa rende un club eccellente e come raggiungiamo l'eccellenza? Ascoltare i soci del vostro club è spesso il primo passo sulla strada dell'eccellenza, perché consente di determinare il grado di soddisfazione dei soci e di stabilire cosa deve essere migliorato. L'ascolto vi guiderà alla fase successiva. I soci potrebbero dirvi che desiderano migliorare i progetti di servizio, le comunicazioni, le pratiche per la crescita associativa, la formazione della leadership, lo sviluppo del club o il funzionamento del club. Se ascoltate, saprete quali problemi dovete affrontare. Leggiamo alcuni esempi di dichiarazioni rese da veri Lions. Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare ogni punto sulla diapositiva PowerPoint. Chiedere a dei volontari di leggere le dichiarazioni. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

15 Diapositiva 4 - Sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Potete usare il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? per determinare il grado di soddisfazione dei vostri soci e ciò che i soci pensano possa essere migliorato nel club. Quanti di voi conoscono il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Chiedere se qualcuno desidera condividere la propria esperienza riguardo a questo strumento. Se dei partecipanti hanno avuto un'esperienza negativa, spiegare che spesso questo dipende dal fatto che i Lions raccolgono dati ma non intraprendono poi azioni correttive sulla base di quanto è stato appreso. Diapositiva 5 - Sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare la casella di testo di colore blu. Il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? vi può aiutare a valutare meglio lo stato del vostro club, individuandone i punti forti e i punti deboli. Ascoltare i soci può offrire al club nuove idee e individuare i settori in cui può migliorare. Se i partecipanti non hanno ancora completato il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? spiegare loro che devono farlo e che i risultati verranno esaminati nella Fase 3. I sondaggi possono essere svolti nel corso di una riunione di club, se necessario. Spiegare che vi è una copia del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? in ogni Eserciziario per Partecipanti al CEP. Consentire ai partecipanti di dare un'occhiata al sondaggio per qualche minuto, in modo da avere un'idea di come è organizzato. Se si lavora con un intero club, piuttosto che con dei rappresentanti di club, potrebbe essere opportuno consigliare il club di scegliere una persona o un comitato per distribuire il sondaggio e raccoglierne ed interpretarne i risultati. La persona che raccoglie i risultati dovrebbe usare la guida Quali sono le vostre valutazioni? Guida amministrativa fornita nell'eserciziario del partecipante. Può anche utilizzare il modulo Quali sono le vostre valutazioni? Riepilogo fornito nell'eserciziario del partecipante. Potreste esaminare la guida amministrativa e il riepilogo con la persona o il comitato designati. Informare i partecipanti che il sondaggio è disponibile anche da LCI e può essere anche scaricato dal sito web LCI per essere riprodotto. Se si desidera spiegare ulteriormente il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? dire ai partecipanti che ognuna delle cinque sezioni del sondaggio stesso ha una serie di domande dirette. Ai partecipanti viene chiesto di valutare il club dando un voto a ciascuna domanda. Oltre alle domande specifiche, vi è uno spazio alla fine in cui i partecipanti possono scrivere le proprie osservazioni. Ciò richiede un po' più di lavoro da parte del facilitatore, ma i commenti sono spesso il feedback migliore. Queste osservazioni personali potrebbero rappresentare gli indicatori migliori dei problemi del club. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

16 Diapositiva 6 - Perché siamo qui? Noi cerchiamo tutti di raggiungere l'eccellenza, come persone, come professionisti e come Lions. La mia esperienza è che tutti i Lions desiderano che il proprio club sia il più forte e sano possibile. Desideriamo tutti avere un impatto attraverso il service. Vogliamo essere conosciuti nella comunità per l'ottimo lavoro che facciamo. In breve, desideriamo far parte di un club "eccellente". Quali caratteristiche ritenete che abbia un club eccellente? una lavagna a fogli mobili. Chiamare i partecipanti a fornire esempi di quali siano le caratteristiche di un club eccellente, ed elencare le risposte su Diapositiva 7 - Caratteristiche eccellenti Per poter raggiungere l'eccellenza, dobbiamo dapprima definirla. Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare ciascuna caratteristica. Queste sono le cinque caratteristiche che LCI ha identificato essere quelle che contribuiscono all'eccellenza di un club. LCI ha osservato che i club che hanno successo in questi settori sono in grado di servire in modo molto efficace. Ora esamineremo tali cinque caratteristiche per definirle e discutere di come si applicano al nostro club. Diapositiva 8 - Orientamento al service Cosa pensate significhi orientamento al service? Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - Tra le risposte dei partecipanti potrebbe esservi l'offerta di service che sia utile alla comunità ed essere consapevoli delle esigenze globali. Questa è la definizione di LCI dell'essere orientati al service. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché è importante essere orientati al service. Le risposte alle domande delle diapositive 8-12 variano. È normale. L'esperienza associativa è spesso più valida quando le persone identificano i loro rapporti o le storie personali sul service e sulle altre caratteristiche dei Lions. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

17 Diapositiva 9 - Buona comunicazione Cosa pensate significhi avere una buona comunicazione? Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - Tra le risposte dei partecipanti potrebbero esservi le seguenti - Una buona comunicazione porta a far conoscere alla comunità i Lions club. Una buona comunicazione significa che tutti i soci sono informati dei progetti e delle riunioni. Una buona comunicazione significa che il club comunica con il distretto e con LCI. Una buona comunicazione significa che i leader ascoltano ciò che pensano la comunità e il club. Queste sono le risposte con le quali LCI definisce la buona comunicazione. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché è importante avere una buona comunicazione. Queste risposte varieranno. Diapositiva 10 - Solido programma di crescita associativa Cosa pensate significhi avere un solido programma di crescita associativa? Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - Tra le risposte dei partecipanti potrebbero esservi le seguenti. Un solido programma di crescita si incentra sul reclutamento di persone energiche, attive e interessate da coinvolgere nel service. Un solido programma di crescita attrae soci che comprendono l'esigenza che vi siano nuovi Lions per aiutare a soddisfare le esigenze della loro comunità. Queste sono le risposte con le quali LCI definisce un solido programma di crescita associativa. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché è importante avere un solido programma di crescita associativa. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

18 Diapositiva 11 - Mantenimento dei soci Perché è importante conservare i soci esistenti? Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - Tra le risposte dei partecipanti potrebbero esservi le seguenti. di crescita associativa. Conservare i soci significa garantire che tutti i soci siano soddisfatti di appartenere al club. I club dovrebbero promuovere la partecipazione, dare il benvenuto ai soci nelle riunioni e offrire opportunità di crescita. Queste sono le risposte con le quali LCI definisce un solido programma Dopo aver ascoltato circa 3 risposte, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché i soci desiderano essere mantenuti nei club. Diapositiva 12 - Attività del club e leadership efficaci Cosa significa avere una leadership efficace? Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - Le risposte dei partecipanti possono suggerire che lo sviluppo della leadership significhi quanto segue - Una leadership efficace significa che ogni Lion che desideri svolgere un ruolo di leadership può farlo. È importante perché lo sviluppo della leadership offre ai Lions l'opportunità di crescere. Queste sono le risposte con le quali LCI definisce un solido programma di sviluppo della leadership. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché è importante lo sviluppo di una leadership efficace. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte sull'importanza di una leadership efficace, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti di parlare del funzionamento efficiente del club. Chiedere ai partecipanti di dare delle risposte, ed elencarle su una lavagna a fogli mobili. Il funzionamento efficiente del club significa che i rapporti e le informazioni sul club vengono inviate entro i termini previsti. L'invio dei rapporti entro la scadenza è importante perché il club può utilizzare le informazioni in essi contenute per cercare di determinare i propri punti di forza e di debolezza. Queste sono le risposte con le quali LCI definisce il funzionamento efficiente di un club. Dopo aver ascoltato circa 3 risposte sul funzionamento efficiente del club, FARE CLIC e chiedere ai partecipanti perché è importante avere un funzionamento efficiente del club. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

19 Diapositiva 13 - Attività di gruppo minuti Un club può incontrare molti ostacoli sulla via che porta all'eccellenza. Aprite l'eserciziario e scrivete quali sono degli ostacoli che rendono difficoltoso giungere all'eccellenza. Quando i partecipanti hanno terminato di scrivere nell'eserciziario, chiedere a dei volontari di condividere quanto scritto con il gruppo. Trascrivere le risposte su una lavagna a fogli mobili per potervi tornare in seguito. Tutti i club si trovano ad affrontare degli ostacoli perché tutti sono formati da soci che la pensano diversamente. Due soci potrebbero avere idee diverse su cosa significhi service. Alcuni soci potrebbero ritenere che sia necessario comunicare di più, mentre altri pensano che vi sia troppa comunicazione. Queste difficoltà possono rappresentare degli ostacoli per l'eccellenza. Un modo per conoscere le difficoltà esistenti nel vostro club, e per superarle, è di ascoltare i soci. Diapositiva 14 - Queste osservazioni potrebbero provenire dal vostro club? (positivo) Chiedetevi "Sento commenti di questo tipo nel mio club? Dico cose di questo tipo sul mio club?" Chiedere a dei volontari di leggere le dichiarazioni. Diapositiva 15 - Oppure queste potrebbero provenire dal vostro club? Chiedetevi "Sento commenti di questo tipo nel mio club? Dico cose di questo tipo sul mio club?" Chiedere a dei volontari di leggere le dichiarazioni. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

20 Diapositiva 16 - Migliorare l'efficacia del club Dagli ostacoli esistenti per raggiungere l'eccellenza e dai commenti tratti dal sondaggio si comprende che i club si trovano di fronte a varie difficoltà. Possiamo affrontare tali difficoltà in modo efficace prestando molta attenzione a ciascun elemento che rende possibile l'efficacia di un club. Diapositiva 17 - Migliorare l'efficacia del club Guardiamo ora a questi cinque elementi in profondità e vediamo come possiamo collegarli alla nostra situazione. A questo punto, si potrebbe decidere di illustrare la differenza tra i cinque elementi atti a migliorare l'efficacia di un club e le cinque caratteristiche dell'eccellenza, utilizzando come esempio i termini "crescita del club" e "conservazione". Le diapositive precedenti si riferiscono alle caratteristiche dell'eccellenza, o alle qualità possedute da un club eccellente. In questa diapositiva, parliamo degli elementi che migliorano l'efficacia, ovvero a ciò che fa un club per essere eccellente. Ad esempio, un club eccellente è caratterizzato dalla conservazione dei soci. I soci restano nel club grazie alle azioni di crescita del club stesso. Diapositiva 18 - Progetti di Service Nella Fase 1 vi ho chiesto di svolgere una Valutazione delle esigenze della comunità. Lo scopo è quello di utilizzare i risultati per individuare le esigenze e, quindi, avviare dei progetti utili alla vostra comunità. Se effettuate una Valutazione delle esigenze della comunità almeno ogni tre anni, esaminate i programmi ogni anno, avviate nuovi progetti di servizio e trovate un equilibrio tra il service e le raccolte di fondi, il club contribuirà a far sì che vengano soddisfatti i bisogni della vostra comunità e dei vostri soci. Discutere il punto menzionato e chiedere di esprimere osservazioni o altre idee ad esso collegate. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

21 Diapositiva 19 - Comunicazione È importante comunicare regolarmente con i soci del club, la vostra comunità, il vostro distretto e Lions Clubs International. Potete informare la comunità sui Lions attraverso comunicazioni esterne, e potete informare i soci del club riguardo ai prossimi progetti di service e alle imminenti riunioni grazie alle comunicazioni interne. Le comunicazioni efficaci sono un elemento fondamentale per raggiungere l'eccellenza. Discutere il punto menzionato e chiedere di esprimere osservazioni o altre idee ad esso collegate. Diapositiva 20 - Crescita associativa Il motivo per cui siamo diventati Lions è per servire la comunità. Avete stabilito che la vostra comunità ha esigenze specifiche; e che a volte ha più esigenze di quelle che il vostro club può affrontare. Probabilmente vi sono in questo momento altre persone nella vostra comunità che desiderano servire come Lion. Potreste aver bisogno di più persone per affrontare tutte le esigenze esistenti. Aumentare il numero dei soci del vostro club vi aiuterà a far fronte a quei bisogni e a raggiungere l'eccellenza. È importante mettere in atto un programma di affiliazione costante, definire gli obiettivi ed eleggere un comitato affiliazione attivo. Discutere il punto menzionato e chiedere di esprimere osservazioni o altre idee ad esso collegate. Diapositiva 21 - Crescita del club/conservazione dei soci Abbiamo stabilito che la crescita del club è importante. Desideriamo tutti che l'appartenenza al club ci dia soddisfazioni. Investiture, orientamento, mentoring e valutazioni rappresentano una parte importante della soddisfazione e della conservazione dei soci. Tutti desideriamo essere coinvolti in progetti di servizio, usare il nostro tempo in modo efficiente nel corso delle riunioni e sentirci adeguatamente informati. Vi sono molte cose che un club può fare per garantire una crescita efficace del club. Ricordate che il modo più semplice per conservare i soci è di farli crescere. Discutere il punto menzionato e chiedere di esprimere osservazioni o altre idee ad esso collegate. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

22 Mostrare Diapositiva 22 - Formazione per la leadership e funzionamento del club La presenza di una leadership forte e capace svolge un ruolo fondamentale per l'eccellenza del club. Il vostro club dovrebbe cercare modi per formare nuovi leader e creare capacità di leadership che potenzino i vostri sforzi. Discutere i punti relativi alla formazione per la leadership e chiedere eventuali altre osservazioni o idee ad essi collegate. Diapositiva 23 - Attività di gruppo minuti Ci concentreremo sui modi per utilizzare le risorse locali e di LCI al fine di raggiungere più efficacemente le caratteristiche dell'eccellenza. Ci divideremo in gruppi, e ogni gruppo lavorerà con una delle caratteristiche. Redigete un elenco di risorse (pubblicazioni, forniture per club, ecc.) che potete usare a sostegno della caratteristica assegnata nel foglio Attività di Gruppo contenuto nell'eserciziario per il partecipante al CEP. partecipanti. Chiedere a ciascun gruppo di condividere i risultati con gli altri Invitare i partecipanti a consultare la sezione Risorse per i partecipanti contenuta nell'eserciziario per il partecipante al CEP. Se i gruppi hanno computer e accesso ad internet, potreste anche invitarli a visitare il sito web LCI, Diapositiva 24 - Con questo termina la Fase 2 Con questo termina la Fase 2. Avete delle domande? Si potrebbe continuare da qui direttamente alla Fase 3. Se proseguite con la Fase 3 in un secondo momento, potreste fornire delle informazioni su tale riunione. Specificare chiaramente il giorno, l'ora e il luogo della riunione. Ribadire che il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? deve essere completato prima del prossimo seminario. Scegliere una data che consenta di avere il tempo necessario per riordinare i risultati per la Fase 3 del CEP. Su richiesta, si potrebbe offrire un'anteprima della Fase 3. Nella Fase 3, discuteremo dei risultati della Valutazione delle esigenze della Comunità, del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? ed esamineremo le risorse che potrebbero essere di particolare interesse per il vostro club. Processo per Club Excellence Pro - Fase 2

23 FASE 3 - COME DETERMINIAMO LE NOSTRE ESIGENZE? Diapositiva 1 - Come determiniamo le nostre esigenze? Benvenuti alla terza fase del Seminario CEP. Diapositiva 2 - Obiettivi della fase 3 Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare i singoli punti. Nella Fase 3, esamineremo i risultati della Valutazione delle esigenze della comunità e del sondaggio Quali sono le tue valutazioni? al fine di determinare quali siano le caratteristiche dell'eccellenza su cui il club deve concentrarsi. Quindi individueremo le risorse che possono rendere più efficace il vostro club. Diapositiva 3 - Revisione delle caratteristiche dell'eccellenza Nella Fase 2 abbiamo discusso delle caratteristiche di un club eccellente. Abbiamo, inoltre, parlato degli elementi dell'efficacia del club o di ciò che un club fa al fine di raggiungere l'eccellenza. Abbiamo sottolineato che i club eccellenti presentano i seguenti elementi: svolgono service utili alla propria comunità; comunicano sia all'interno della comunità che con i soci del club; hanno redatto un piano finalizzato ad invitare nuovi soci; si assicurano che i soci siano soddisfatti così rimangono nel club; e formano gli officer di club. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3

24 Diapositiva 4 - Esaminiamo i risultati del sondaggio Ora esamineremo i risultati della Valutazione delle esigenze della comunità e del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Diapositiva 5 - Analisi della Valutazione delle esigenze della comunità Dovreste aver effettuato la Valutazione delle esigenze della comunità. Suggerimento al Facilitatore - Nell'ambito dell'analisi della Valutazione delle esigenze della comunità, si vuole che, al termine dell'attività, i partecipanti individuino i bisogni che possono soddisfare immediatamente. Se si soddisfano esigenze immediate, i soci del club hanno successo più rapidamente, e la comunità si troverà ad aver affrontato un bisogno non soddisfatto. Si potrebbero usare le domande qui sotto per guidare una discussione aperta su come soddisfare i bisogni in modo efficace. Il nostro obiettivo principale è quello di determinare quali siano i bisogni che possiamo soddisfare efficacemente ed immediatamente, lavorare dapprima su di essi, e, in seguito, affrontarne altri più complessi. Inizieremo ora ponendo domande legate ai risultati della Valutazione delle esigenze della comunità. 1. Quanti questionari sono stati ricevuti dalla comunità? 2. Vi sono progetti Lions che sono stati giudicati di successo? 3. Perché alcuni progetti sono stati giudicati di successo? 4. Quali esigenze non soddisfatte sono state identificate dalla comunità? 5. Come potete soddisfare meglio i bisogni? 6. Sono state menzionate duplicazioni di servizi? 7. Tra questi servizi duplicati, vi sono dei progetti Lions? Richiedere ai partecipanti di rispondere alle domande sopra indicate e scrivere le risposte su una lavagna a fogli mobili. Suggerimento al Facilitatore - FARE CLIC per visualizzare la casella di testo di colore blu. Chiedere ai partecipanti se vi sono esigenze che possono soddisfare immediatamente. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3

25 Diapositiva 6 - Quali sono le vostre valutazioni? Analisi Dovreste aver completato il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? Esaminiamo rapidamente i risultati. Suggerimento al Facilitatore - L'obiettivo al termine di quest'esame è di far considerare ai partecipanti come viene giudicato il club dalla maggioranza dei soci e, inoltre, di avere la possibilità di parlare individualmente delle domande sotto indicate. Quando si parla globalmente dei risultati del sondaggio, si dovrebbe discutere, in linea generale, di cosa il club sa fare bene, dei settori in cui i risultati hanno evidenziato la necessità di miglioramento e di quali azioni volte al miglioramento sono state individuate dai soci. Ad esempio, affermare che "Molti soci hanno detto che..." Porre ai partecipanti le seguenti domande dopo aver discusso rapidamente sui risultati. 1. Quali punti di forza del club ha evidenziato il sondaggio? 2. Quali aree da migliorare ha evidenziato il sondaggio? 3. Quali azioni dovreste intraprendere per migliorare il vostro club? Richiedere ai partecipanti di rispondere alle domande sopra indicate e scrivere le risposte su una lavagna a fogli mobili. Diapositiva 7 - Risorse Dire ai partecipanti che, alla fine del loro eserciziario possono trovare un Elenco delle risorse. Le risorse indicate alle diapositive 8-12 sono illustrate più in dettaglio nell'elenco delle risorse. Tale elenco contiene, inoltre, informazioni su come trovare ogni risorsa online. Potreste aver notato che vi sono molte esigenze o settori che desiderate migliorare. In seguito, esamineremo in profondità le risorse disponibili per cercare di affrontare tali bisogni. Per le diapositive 8-12 Chiedere ai partecipanti se hanno usato delle risorse, e, in caso affermativo, con quali risultati. Chiedere se qualche risorsa tra quelle elencate possa essere utilizzata per risolvere i bisogni identificati. Consultare le note riportate sulla lavagna a fogli mobili e individuare le risorse corrispondenti ai bisogni. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3

26 Diapositiva 8 - Risorse per il service Sulla base del feedback ricevuto tramite la Valutazione delle esigenze della comunità e le osservazioni dei soci, il vostro club potrebbe decidere di considerare altri progetti di servizio diversi o più efficaci. Un Programma di Servizio Adottato è un programma che ha avuto in precedenza un grande successo da qualche parte nel mondo. I programmi sono esaminati ed approvati dal Consiglio d'amministrazione Internazionale. Ciascun programma è organizzato in una delle seguenti grandi categorie di servizi - Servizi alla comunità Relazioni internazionali Prevenzione del diabete Opportunità Lions per i giovani Servizi ambientali Protezione della vista e lavoro con i non vedenti Udito, ortofonia e attività con i non udenti Il vostro club potrebbe scoprire che vi sono diversi vantaggi legati allo svolgimento di uno di questi progetti di servizio. LCI offre ai club il materiale, uno schema/quadro di riferimento di possibili modi di gestire il programma, ed informazioni su chi contattare per eventuali chiarimenti. Il vostro club decide come attuare e valutare il successo del progetto. Suggerisco anche che il club guardi al corso del Centro Didattico Lions Servizio alla comunità o alla pubblicazione Fare in modo che si realizzi: Guida allo sviluppo dei progetti di club, per ulteriori informazioni su come attuare i progetti di servizio. Diapositiva 9 - Risorse per la comunicazione Sulla base dei risultati del sondaggio Quali sono le vostre valutazioni?, il vostro club potrebbe voler diventare più efficace riguardo alle tecniche di comunicazione utilizzate. Comunicazioni esterne Comunicazioni Interne Nell'Elenco delle risorse troverete le risorse suggerite, quali i modelli di comunicati stampa per le relazioni pubbliche, gli annunci di servizio pubblico (PSA) e le pubblicità pronte per la stampa. Potreste anche completare un corso online che copra l'intero processo di promozione del club e di pubbliche relazioni. Il vostro club può rendere più efficienti le proprie comunicazioni creando un sito web dell'e-clubhouse gratuito. L'e-clubhouse è un modello di sito web offerto al vostro club da Lions Clubs International. La creazione del sito web si effettua grazie a modelli facili da usare che vi consentono di creare una home page, di aggiungere gli eventi del vostro club, i progetti, le foto e le informazioni su come contattare il club. La gente sta utilizzando sempre di più internet per trovare informazioni; pertanto, questo è un ottimo modo per rendere disponibili anche alla vostra comunità le informazioni sul vostro club. Utilizzate i social media più efficaci nella vostra zona. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3

27 Diapositiva 10 - Risorse per la crescita associativa Il vostro club potrebbe aver deciso di aver bisogno di altri soci per poter servire la comunità in modo più efficace. Il club dovrebbe nominare un presidente dell'affiliazione per assicurarsi di avere degli obiettivi di crescita raggiungibili durante tutto l'anno Lions. Potreste chiedere ai soci di discutere su chi vorrebbero invitare ed usare la Guida Semplicemente... chiedete! per idee sugli inviti. Potreste invitare studenti o familiari ad entrare nel club tramite il Programma soci studenti o il Programma affiliazione familiare. Oppure potreste consultare la Guida per il reclutamento dei giovani adulti per suggerimenti su come riuscire ad invitare nel club i giovani. Diapositiva 11 - Risorse per lo sviluppo del club È probabile che il vostro club abbia bisogno di svilupparsi in qualche settore. Il sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? è spesso il primo passo verso lo sviluppo del club. I programmi elencati sullo schermo hanno molto in comune: l'idea centrale di ognuno di loro è di fornire ai Lions l'opportunità di potenziare la conoscenza, l'efficacia e l'amicizia. I programmi come l'investitura, l'orientamento, il mentoring ed altri offrono ai Lions diverse modalità di sviluppo. Diapositiva 12 - Risorse per il funzionamento del club e la leadership Grazie al sondaggio Quali sono le vostre valutazioni? potreste scoprire che altri soci desiderano ricoprire incarichi di leadership. Potreste accedere alle informazioni sullo sviluppo della leadership online nel Centro Risorse per la Leadership sul sito web di LCI. Potreste visitare il Centro Didattico Lions per svolgere corsi online sulla gestione delle riunioni, sulla risoluzione dei conflitti e su altri argomenti. MyLCI. Gli officer di club possono partecipare alla formazione per officer di club ed imparare come aggiungere, togliere e trasferire soci utilizzando Se desiderate cambiare posizione di leadership all'interno del vostro club o spostarvi e passare da officer di club a posizioni di leadership a livello distrettuale, potete scoprire come fare per partecipare ai Corsi di leadership per Lions senior, ai Corsi di sviluppo docenti e ai Corsi regionali di leadership. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3

28 Diapositiva 13 - Con questo termina la Fase 3 Con questo termina la Fase 3. Avete delle domande? Si potrebbe continuare direttamente alla Fase 4. Se si prosegue con la Fase 4 in un secondo momento, si potrebbero fornire delle informazioni sulla prossima riunione. Specificare chiaramente il giorno, l'ora e il luogo della riunione. Si potrebbe offrire un'anteprima della Fase 4. Nella fase 4 verranno stabiliti obiettivi e ideati i piani di azione finalizzati al raggiungimento di tali obiettivi. Processo per Club Excellence Pro - Fase 3