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1 6WUDWHJLHGLHVWHUQDOL]]D]LRQH H PLJUD]LRQHGHLVLVWHPLLQIRUPDWLYL TXDOHUXRORSHUO,QIRUPDWLRQ 6\VWHP$XGLW 5HQDWR$OHVVDQGURQL /LYRUQRPDJJLR 1

2 Agenda Esternalizzazione e migrazione SI Ruolo dell IS Audit /HVVRQV OHDUQHG (considerazioni conclusive) di Audit di Progetto Allegati (strumenti operativi spunti) 2

3 Esternalizzazione e migrazione sistemi informativi 3

4 Benefici ricercati Cambiamento organizzativo associato 5RDGPDS 4

5 Benefici ricercati Strategia aziendale Liberare risorse da indirizzare verso attività core Efficacia operativa Diverso supporto ai processi (es: supporto nuovi canali) Nuove funzionalità Proprietà del dato Efficienza operativa Riduzione manualità Evoluzione controlli Efficienza gestionale Superare vincoli derivanti dall obsolescenza (es: rinnovo HW) Tecnologie più economiche Rendere certi i costi IT (nell arco dei 3 5 anni) 5

6 Cambiamento organizzativo cui si associa Nascita di una struttura di gestione delle forniture / scompare la struttura interna che si occupava di IT Nascita di nuove figure professionali Spinta a far maturare l organizzazione I processi I flussi di lavoro Le modalità di relazione 6

7 Roadmap (1 di 3) 1 1 &KL Alta Direzione CdA CdA VWHS Identificazione esigenze di cambiamento Deliberazione di indirizzo strategico Management aziendale CdA Alta Direzione CdA Predisposizione del progetto di esternalizzazione / migrazione (cessione ramo d azienda; predisposizione e stipula contratto; esternalizzazione e migrazione) Prima approvazione del progetto di esternalizzazione / migrazione Procedura di informativa ai sindacati 7

8 Roadmap (2 di 3) &KL Management aziendale Alta direzione CdA CdA Legale rappresentante Project manager VWHS Predisposizione situazione asset in cessione Presentazione progetto alle autorità di vigilanza Approvazione definitiva del progetto Deliberazioni funzionali alla conclusione dei contratti (contratto cessione ramo azienda; contratto outsourcing-approvazione SLA) e conferimento poteri per la conclusione degli stessi Stipula contratti Avvio progetto di esternalizzazione e migrazione 8

9 Roadmap (2 di 3) 1 1 &KL Project Manager VWHS Gestione progetto Project manager Alta Direzione CdA Responsabile del contratto Chiusura del progetto Monitoraggio livelli di servizio 9

10 Ruolo dell IS Audit 1

11 1 &KL VWHS 1 Alta Direzione CdA CdA Identificazione esigenze di cambiamento Deliberazione indirizzo strategico 2ELHWWLYRGL$XGLW Esigenze di cambiamento in linea con gli obiettivi strategici aziendali / di gruppo 6RWWR± RELHWWLYLGLDXGLW Esigenze di cambiamento correttamente e completamente elaborate e manifestate correttamente approvate in linea con il mercato 5LVRUVHGLVSRQLELOL Studi di fattibilità / preanalisi Note informative per il CdA Delibera CdA Piano strategico aziendale / di gruppo %HVWSUDFWLFH Studi di settore 11

12 1 2 3 &KL Management aziendale CdA VWHS Predisposizione del progetto di esternalizzazione / migrazione (cessione ramo d azienda; predisposizione e stipula contratto; esternalizzazione e migrazione) Prima approvazione del progetto di esternalizzazione / migrazione &RQVLGHUD]LRQLSUHOLPLQDUL L azienda sa lavorare per progetti (complessi) NO (Æ PM esterno) SI (Æ PM interno) 12

13 1 2 3 &KL Management aziendale CdA VWHS Predisposizione del progetto di esternalizzazione / migrazione (cessione ramo d azienda; predisposizione e stipula contratto; esternalizzazione e migrazione) Prima approvazione del progetto di esternalizzazione / migrazione 6HOH]LRQH3 2ELHWWLYRGL$XGLW Copertura corretta e completa del ruolo Strumenti operativi $UHHGLDQDOLVL 'ULYHUGLFRPSDUD]LRQH 6RWWR± RELHWWLYLGLDXGLW correttezza e completezza XQGHUVWDQGLQJ del PM identificazione e selezione PM contrattualizzazione servizi PM 5LVRUVHGLVSRQLELOL Lessons learned aziendali / di gruppo Driver di valutazione %HVWSUDFWLFH 13

14 1 2 3 &KL Management aziendale CdA VWHS Predisposizione del progetto di esternalizzazione / migrazione (cessione ramo d azienda; predisposizione e stipula contratto; esternalizzazione e migrazione) Prima approvazione del progetto di esternalizzazione / migrazione $XGLWSURJHWWR Obiettivo di Audit Completezza e correttezza del progetto Correttezza e completezza contenuti contrattualistica 6RWWR± RELHWWLYLGLDXGLW correttezza e completezza progetto piano delle attività piano delle deliverable piano delle milestone Risk identification Strumenti operativi $UHHGLDQDOLVL &RQVLGHUDL]RQL VX FRQWUDWWXDOLVWLFD 5LVRUVHGLVSRQLELOL Lessons learned aziendali / di gruppo / di settore Template %HVWSUDFWLFH 14

15 /HVVRQV OHDUQHG di Audit FRQVLGHUD]LRQLFRQFOXVLYH 15

16 Non ci sono LL in azienda (probabilmente sarà il primo audit del tipo) Æ importare LL L obiettivo dell incarico deve essere chiaro e formalizzato Audit di progetto Audit dei prodotti di progetto Advisoring Interim del Project manager... Vera indipendenza dell Audit se si risponde al CdA; potenziale minore indipendenza se si risponde all Alta Direzione (che è, magari, anche il Responsabile aziendale del Progetto) Adeguato mix di competenze PM Business / IT Migrazione SI Demand management / service management 16

17 Agli Steering Committee / Project Meeting si è invitati Æ non se ne fa parte PLULVHUYRGLYDOXWDUH Il CdA è sempre e correttamente informato? 17

18 /HVVRQV OHDUQHG di progetto FRQVLGHUD]LRQLFRQFOXVLYH VHJXH 18

19 Se la strategia aziendale non è chiara vi è il rischio che quando venga chiarita si evidenzi un progetto non completamente in linea Æ prevedere una ZD\RXW sul progetto Caso approvo il progetto su considerazioni di efficienza gestionale esternalizzo (tendenzialmente perdo in flessibilità e tempestività) e migro chiarifico strategia aziendale possibili vincoli all implementazione della stessa Inefficienze gestionali 19

20 Non devo adottare acriticamente la contrattualistica presentata dall outsourcer (se cedo ramo d azienda) Devo avere garanzia che le risorse cedute siano dedicate allo svolgimento delle attività funzionali all erogazione del servizio ed alla migrazione al nuovo sistema Ideale avere un Project Manager che conosca anche il business/l azienda/il fornitore/il vecchio sistema/il nuovo sistema; in assenza Æ preferibile avere un buon PM (e la continuità su tale figura: che succede se va via il PM?) (se sono il primo cliente per l outsourcer o il primo ad adottare la soluzione) La fase di di change over non può non includere periodo adeguato di parallelo ed un piano di ZD\RXW Se faccio anche BPO meglio avere comunque un solo interlocutore 2

21 Il piano di progetto deve essere il piano di progetto dell azienda e non il piano di progetto dell outsourcer Æ meglio una ripianificazione iniziale subito che entri a far parte della EDVHOLQH Le PLOHVWRQH SONO PLOHVWRQH Il PM dell azienda è il PM dell azienda e non anche dell RXWVRXUFHU Il UHSRUWLQJ se non è chiaro è inutile 21

22 Strumenti operativi - spunti 22

23 Allegato 1 Analisi individuazione PM esterno - strumenti 23

24 $UHHGLDWWHQ]LRQH Project Management gestione del progetto seguimento delle attività predisposizione e rendicontazione SAL Project Risk Management gestione dei rischi del progetto di esternalizzazione, non escluse le implicazioni sui processi di business Change Management Individuazione delle migliori modalità con cui gestire il cambiamento e la fase di a regime 24

25 3XQWLGDLQGDJDUH Profilo fornitore Contestualizzazione dell incarico (comprensione dell ) Obiettivo dell azienda (comprensione dell ) Obiettivo del Progetto Approccio proposto / contenuti dell attività proposta Output Risorse gg / uomo Corrispettivi 25

26 Esempio di rappresentazione di sintesi 6RF; 6RF< 6RF= Profilo fornitore $ Contestualizzazione incarico $ Obiettivo azienda Obiettivo Progetto % Attività proposta (completezza) Output (completezza) % % Risorse (skill, mix) % % $ gg / uomo - totale giorni (massimo) ;;JJ <<JJ ==JJ Corrispettivi ƒ giornata/uomo ƒ totali ;;(XUR ;;(XUR <<(XUR <<(XUR $ ==(XUR ==(XUR 9DOXWD]LRQHFRPSOHVVLYD $ % 26

27 Esempio di rappresentazione di dettaglio: Soc. X 3XQWLGLIRU]D conoscenza della società conoscenza dei possibili RXWVRXUFHU $UHHGLGHEROH]]D progetto prevalentemente centrato sulla gestione del progetto outsourcer prevalente attività di project office non sono dettagliati gli output forniti non sono forniti i CV delle risorse non è fornito il dettaglio delle gg/uomo per risorsa (FRQRPLFV ULVRUVH durata: circa XX mesi (XX mesi + set up iniziale) XX giorni XX Euro risorse: Director Consulente Senior 27

28 Driver di comparazione - competenza $OWD = &RPSHWHQ]D VXOEXVLQHVV HVXJOLDSSOLFDWLYL HGLD < ; %DVVD %DVVD HGLD $OWD &RPSHWHQ]D3H35 28

29 Driver di comparazione completezza output/economics $OWD = &RPSOHWH]]D DWWLYLWj ± RXWSXW HGLD < ; %DVVD %DVVD HGLD $OWD (FRQRPLFV 29

30 Driver di comparazione indipendenza / solidità brand $OWD <,QGLSHQGHQ]D HGLD = ; %DVVD %DVVD HGLD $OWD 6ROLGLWj EUDQG 3

31 Allegato 2 Audit di progetto - strumenti 31

32 Progetto Æ sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici Gruppi di processi di PM Processi di avvio Processi di pianificazione Processi di esecuzione Processi di monitoraggio e controllo Processi di chiusura Fonte: (PMBOK, 3rd edition) 32

33 Ciclo di vita di un progetto input LGHD *UXSSRGL3 fasi iniziale intermedia finale output di PM 3URMHFW &KDUWHU 'HVFUL]LRQH DPELWR 3LDQR %DVHOLQH $YDQ]DPHQWR $FFHWWD]LRQH $SSURYD]LRQH &RQVHJQD Deliverable di progetto 3URGRWWR Fonte: (PMBOK, 3rd edition) 33

34 Piano di progetto approfondimento Identificazione attività granularità RZQHUVKLS condizionamento Piano delle attività percorso critico piano delle GHOLYHUDEOH piano delle PLOHVWRQH FRQWLQJHQF\ ZD\RXW? Piano di gestione dei rischi di progetto Piano di comunicazione Piano di &KDQJH 5HSRUWLQJ 34

35 6WUDWHJLHGLHVWHUQDOL]]D]LRQH H PLJUD]LRQHGHLVLVWHPLLQIRUPDWLYL TXDOHUXRORSHUO,QIRUPDWLRQ 6\VWHP$XGLW 5HQDWR$OHVVDQGURQL /LYRUQRPDJJLR 35

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