Modulo 2: Ciclo di vita di un progetto: Avvio;Progettazione; Esecuzione; Verifica; Chiusura

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1 Argment: Prject Management REVEAL Crs PM1 Livell 1 Base Le basi del PM Mdul 1: Che csa è il Prject management: elementi chiave Il Prject Management cme apprcci DU 1.1 Che csa è il PM: elementi chiave Definizine: che csa è un prgett e csa è il Prject Management in pratica Prgetti vs. Prgrammi I tre elementi chiave che definiscn un prgett DU 1.2: L apprcci al Prject Management Perché la pratica del Prject Management è csì rilevante per quell che facciam? I tre fattri di success per un prgett Il rul del Prject Manager Mdul 2: Cicl di vita di un prgett: Avvi;Prgettazine; Esecuzine; Verifica; Chiusura D.U. 2.1: Cicl di vita del prgett: un intrduzine Le cinque fasi del cicl di vita di un Prgett

2 Mdul 3: Il cicl di vita di un prgett in dettagli D.U. 3.1: L avvi di un prgett Avvi del prgett Identificazine degli prtatri di interesse (stakehlders) Dichiarazine del lavr D.U. 3.2: Prgettazine: La prgettazine La struttura di un pian di prgett Gli elementi di base di un Prgett: risultati, tempi, risrse Intrduzine del diagramma di Gantt D.U. 3.3: Implementazine: La realizzazine del prgett I Kick-Off Meeting (riunini, incntri iniziali) La cmunicazine La squadra Il reperiment delle risrse D.U. 3.4: Mnitraggi e Cntrll: Mnitraggi e cntrll Le milestnes (Tappe fndamentali) D.U. 3.5: Chiusura del prgett La necessità di una fase di chiusura La chiusura del prgett

3 Mdul 1: DU 1.1 Che csa è il PM: principali elementi Sezine: Che csa è un prgett e che csa è il Prject Management in pratica Un prgett è qualsiasi tip di attività cn un inizi ed una fine chiaramente definiti; tale attività ( insieme di attività) è indirizzata a prdurre risultati ben definiti utilizzand un insieme di risrse predefinite. Le mlte definizini di un prgett attualmente dispnibili cnvergn tutte cn quella cntenuta nell ISO 9001: Un prcess unic, che cnsiste di un insieme di attività crdinate e cntrllate, cn una data di inizi ed una di fine, pste in essere per realizzare un biettiv cnfrme a specifiche necessità, che include limiti di temp, di csti e di risrse. Prendend la suddetta definizine di prgett cme quella universalmente accettata, si può definire il Prject Management cme la disciplina per la prgettazine, l rganizzazine, il reperiment di risrse, la gestine, la guida, cntrll delle risrse e delle attività per realizzare specifici biettivi e risultati. Sezine : Prgetti vs. Prgrammi Un prgett è un impresa tempranea cn un inizi ed una fine definita (di slit cn dei limiti di temp, e spess cn limitate risrse finanziare e/ cn risultati attesi e prdtti) pst in essere per realizzare imprtanti risultati ed biettivi, tipicamente per prtare un cambi benefic d un valre aggiunt. La natura tempranea dei prgetti è in cntrast cn le attività crrenti cntinuative di un rganizzazine, che sn funzini ripetitive, permanenti semipermanenti per prdurre prdtti servizi. In pratica, la gestine di questi due sistemi è spess piuttst differente, a cme tale richiede l svilupp di abilità tecniche e strategie di gestine distinte. Sezine : I tre elementi chiave che definiscn un prgett I prgetti hann una dimensine a tre livelli basata sui tre indicativi elementi chiave di TEMPO: inizi e fine di un prgett. Ad esempi un prgett inizia il1 febbrai e si cnclude il 15 giugn.

4 RISULTATI: che devn essere realizzati prdtti alla fine del prgett in un mment specific durante l implementazine del prgett cn elementi qualitativi e quantitativi chiaramente definiti. Ad esempi, la prduzine di 100 cpie di un rapprt di ricerca. RISORSE: che sarann utilizzare durante la realizzazine del prgett e che sn chiaramente definite sia qualitativamente che quantitativamente (quand pssibile e rilevante). Ad esempi, risrse finanziarie (quantità di una specifica valuta), risrse umane (vlntari e prfessinisti), knw-hw, etc. I tre elementi chiave descritti spra generalmente sn descritti nel csiddett "Prject Management Triangle" (anche cnscit cme "Triangl di ferr"): gni lat del triangl rappresenta il lat, il limite, entr il quale ni periam per raggiungere un specific risultat e biettiv. Questi tre elementi di definizine del Prject Management sn csì intrecciati che le mdifiche di un element cinvlgn gli altri due: un lat del triangl nn può essere cambiat senza mdificare anche gli altri. DU 1.2: L apprcci al Prject Management Sezine: Perché la pratica del Prject Management è csì rilevante per quell che facciam? L esperienza ha dimstrat che il Prject Management è un strument effettiv per cntrllare e mnitrare le squadre, le risrse, i bilanci ed i cmpiti csì da realizzare un prdtt di qualità specific in md prattiv. Nnstante l unicità di gni prgett, anche a secnda della dimensine e della prtate dell stess nnché dell specific settre di applicazine, il Prject Management è una pratica intersettriale che permette di massimizzare le risrse cn il cmpit finale di realizzare biettivi dichiarati entr il perid di temp e il limite di risrse previst. Il crrett utilizz delle tecniche di Prject Management ha diversi risultati benefici, cme: Aument del numer di prgetti prdtti

5 Aumenta la qualità dei risultati e dei prdtti Stabilisce delle crrette aspettative sul prgett Previene l sframent dei csti, almen identifica quand quest può accadere Cnsegna alle scadenze cncrdate Riduce la spstament degli biettivi ed i rischi Miglira significativamente la cmunicazine tra stakehlders ed il grupp del prgett Incrementa l esperienza Ed infine reduce il numer dei prgetti che falliscn. Sezine: I tre fattri di success per un prgett Csi cme i tre lati del triangl del Prject Management (anche cnsciut cme il Triangl di ferr) cmpsti da temp, risultati e risrse, i tre fndamentali fattri per un prgett di success sn: I tempi di cnsegna: cmpletare il prgett entr le scadenze previste rientrare nel budget: utilizzare sl le risrse previste risultati di alta qualità: prdurre i risultati previsti anche in base ai livelli qualitativi e quantitativi. La crretta esecuzine di un prgett è diretta cnseguenza di un apprpriata prgettazine (vedi DU 2.1.). Sezine: Il rul del Prject Manager Il prject manager è la persna respnsabile per il raggiungiment degli biettivi stabiliti ed è sstanzialmente il sl respnsabile per il mnitraggi cmplessiv delle attività di prgett. Cme tale, un element cruciale per il prject manager è quell di definire chiaramente quali sn i risultati attesi e l biettiv cmplessiv del prgett, che permette di determinare cn precisine i csiddetti requisiti di prgett ciè le fasi e le azini richieste per realizzare biettivi e risultati. Fndamentalmente, il prject manager è la persna respnsabile di assicurare che le attività sian svlte ed I risultati raggiunti entr i termini i limiti - previsti dal triangl del prject management. La definizine prject manager è spess nn assciata ad alcun titl ufficiale all intern di un rganizzazine. Specialmente nel Terz Settre, spess i vlntari sn prject manager de fact. Indipendentemente dalle definizini interne e/ dai titli ufficiali, il prject manager è clui che è respnsabile per l implementazine ed il cmpletament del prgett. Un imprtante anntazine è che la respnsabilità richiede anche autrità : talvlta le persne pssn essere

6 incaricate di cmpiti di prject management senza essere adeguatamente preparate. Un altra imprtante caratteristica del Prject Manager riguarda la Leadership e la capacità di gestire il grupp di prgett. Mdul 2: Cicl di vita del prgett: Avvi; Prgettazine; implementazine; Cntrll; Chiusura. D.U. 2.1: Cicl di vita del prgett: un intrduzine Sezine: Le cinque fasi del cicl di vita del Prgett Cme descritt precedentemente, un prgett ha una chiara data di inizi e di fine. Per quest, il prgett in se stess ha una vita autnma. Nel gerg del prject management, il termine prject lifecycle si riferisce alle varie fasi, stadi cicli lung i quali qualsiasi prgett è pianificat, cntrllat e mnitrat dall inizi alla fine. Grazie alla ricchezza di ricerche accademiche e pratiche perative, cinque fasi sn state universalmente ricnsciute cme gli elementi chiave del cicl di vita del prgett, indipendentemente dalla prtata, dall scp dal settre di un qualsiasi prgett. 1. Avvi 2. Prgettazine 3. Implementazine 4. Mnitraggi 5. Chiusura Avvi: definisce la natura e l scp del prgett: identifica il cntest, le necessità di un prgett, il cnsens delle parti interessate, gli biettivi cmplessivi del prgett. Prduce una Dichiarazine di lavr, un breve dcument che descrive i principali biettivi e le linee guida del prgett. Prgettazine: prgramma in dettagli le azini richieste per realizzare biettivi e la prtata, cn un giust equilibri di temp, qualità dei risultati e delle risrse. Prduce un pian di prgett cn dettagli di tempi, risrse e risultati. Implementazine: esegue il lavr cme definite nel pian di prgett per raggiungere i requisiti del prgett. Prduce i risultati del prgett, impiegand le risrse nei tempi definiti. Mnitraggi / Cntrll: in parallel cn l implementazine, misura reglarmente e mnitra i prgressi del prgett e gli scstamenti dal pian di prgett. Chiusura: alla fine della fase di implementazine, frmalizza l adesine di prdtt, servizi dei risultati e chiude le perazini.

7 Mdule 3: Il cicl di vita di un prgett in dettagli D.U. 3.1: Avvi del prgett Sezine: Avvi del prgett L avvi del prgett è la prima fase del cicl di vita di un prgett e si riferisce ad una delle principali questini: decidere sul da farsi. Ciè quali prgetti meritan di essere sviluppati dalla tua rganizzazine, selezinand tra le diverse esigenze ed idee quelle cn il più alt grad di rilevanza. Le idee prgettuali dvrebber inltre essere valutate alla luce della lr generale praticabilità, di tempi realistici, risrse adeguate, rischi accettabili e qualsiasi altra variabile a secnda dei casi specifici. Una vlta selezinata l idea, il pass iniziale dvrebbe essere quell di definire le caratteristiche cmplessive del prgett: Esigenze specifiche dell rganizzazine Prtata del prgett Analisi degli stakehlders Analisi in termini di csti and benefici, inclus un budget cmplessiv Requisiti tecnici generali Questi elementi sn descritti in un dcument specific, chiamat Dichiarazine del lavr (vedi ltre) Sezine: Identificazine dei prtatri di interesse (stakehlders) Un stakehlder è una persna cn un interesse cmpetenza in qualcsa, sprattutt un business (Oxfrd Dictinary). Nel prject management, gli stakehlders sn tutti quelli che hann un interesse nel prgett e nei sui risultati. Per esempi: la vstra rganizzazine ed I sui membri; gli utenti di un vstr servizi e le lr famiglie; la autrità lcali cn cui si viene a cntatt, gli spnsr di prgett, etc. Gli stakehlders chiave sn quelli cn il più rilevante rul nel prgett: il prject manager, il prject team, il cnsigli di amministrazine dell rganizzazine, i finanziatri.

8 Gli stakehlders dvrebber essere cnsultati durante l avvi del prgett per capire le lr esigenze ed I lr limiti, e durante la fase di prject planning; essi dvrebber anche essere tenuti infrmati durante l implementazine del prgett ed i lr giudizi ( feedback) presi in cnsiderazine. Sezine: La Dichiarazine di lavr L Statement f Wrk (SOW) dichiarazine di lavr è un dcument frmale che definisce le principali caratteristiche del prgett: prtata, biettivi, principali limiti, csti e stime pianificate. Nei piccl prgetti il SOW può essere un dcument di una due pagine. Il SOW è rilevante cme la prima descrizine scritta del prgett, che deve essere discussa ed apprvata dai principali stakehlders. Ess è la base del Prject Plan pian di prgett. G / n-g!! Piché il SOW ha bisgn di essere apprvat dai principali stakehlders, alcune idee prgettuali pssn anche essere cncluse a quest stadi, ad esempi perché la lr rilevanza per l rganizzazine nn è chiaramente ricnsciuta, d i csti ed i rischi sn trpp alti. Un idea prgettuale può inltre essere accantnata, e l rganizzazine può decidere di lavrare sull idea/prpsta in una fase successiva in attesa della dispnibilità di risrse altre circstanze. D.U. 3.2: Prgettazine: Sezine: Prgettazine La prgettazine è la secnda fase del cicl di vita di un prgett; in questa fase le principali caratteristiche di un prgett, analizzate in generale ed apprvat durante la fase di avvi (descritta brevemente nel SOW), sn definite in maggir dettagli. L scp di questa fase è di pianificare attentamente tutti gli elementi del prgett ed abbzzare un Prject plan, il dcument che servirà cme linea guida per il Prject Manager ed il prject team, csi cme per gli altri stakehlders. Il pian di prgett è imprtante perché permette all rganizzazine di megli dirigere gli sfrzi e spendere le risrse dispnibili prducend i risultati desiderati e pertant raggiungere gli biettivi prpsti. Anche se la stesura di un Prject Plan può richiedere una cnsiderevle quantità di temp e risrse (ad esempi cinvlgend i tui cmpagni di squadra), avere un slid Prject Plan è la chiave per il success della prgettazine e l implementazine di qualsiasi prgett.

9 Sezine: La struttura di un pian di prgett Il Prject Plan è un dcument che descrive in dettagli il cntenut del prgett che vule essere realizzat dall rganizzazine. Anche se nn ci sn frmulari schemi standard per strutturare un pian di prgett, i seguenti elementi sn tipici: Obiettivi del prgett: perché la nstra rganizzazine si sta impegnand in quest prgett; Risultati di prgett: che csa ni vgliam prdurre durante il prgett per realizzare biettivi stabiliti; Pian di lavr: Cme è strutturat il lavr, in termini di cntenut, fasi, durata. Il lavr è divis in cmpiti, single azini crrelate. Quest rende il prgett più semplice da implementare e cntrllare: Prject team: chi è cinvlt nell implementazine del prgett e quali capacità sn richieste; Respnsabilità: il rul delle persne ( di altre rganizzazini) cinvlte; Timing: un prgramma di lavr; Analisi dei rischi: un analisi di che csa ptrebbe andare strt durante l implementazine; Risrse e Budget: una descrizine di risrse necessarie (risrse umane, attrezzatura, etc) e dettagli finanziari; Sezine: Gli elementi di base di un Prgett: risultati, tempi, risrse Cme evidenziat precedentemente, le tre fndamentali dimensini di qualsiasi prgett sn il temp, i risultati e le risrse. Questi elementi sn inevitabilmente fissati nel pian di prgett: Temp: un prgett dvrebbe sempre avere un inizi ed una fine definiti. Assicuratevi che il vstr Prject Plan stabilisca una data esatta per l inizi e la fine del prgett. Risultati: I risultati sn i prdtti del prgett che vi vlete cstruire, prdurre e generare durante il prgett. I risultati pssn essere tangibili (per esempi libri, fndi racclti, etc) intangibili (ad esempi la cnsapevlezza sllevata su un cert argment, la frmazine, etc). Il Prject Plan dvrebbe definire i risultati sia in termini quantitativi (ad esempi almen 100 persne frmate) sia qualitativi (ad esempi almen 100 genitri di alunni della scula primaria frmati);

10 Risrse: il Prject Plan deve chiaramente definire la quantità di risrse (risrse umane, attrezzatura, denar) necessaria per prdurre i risultati entr i limiti di temp stabiliti. Sezine: Intrduzine al diagramma di Gantt Il diagramma di Gantt è un degli strumenti più utilizzati per il Prject Management. Ess mstra le attività nel quale il lavr è divis, il lr inizi, la durata e la fine. Un esempi di diagramma di Gantt: Research.2 Mdelling cntent.3 e learning platfrm.4 Test and validatin.5 Quality assurance.6 Disseminatin.7 Explitatin.8 Prject Management jan feb mar apr mayjun jul aug sep ct nv dec jan feb mar apr mayjun jul aug sep ct nv dec

11 D.U. 3.3: Implementazine Sezine: La realizzazine del prgett La fase di Esecuzine si riferisce alla effettiva implementazine del prgett. Quest avviene quand il lavr effettiv viene svlt e le attività sn realizzate: in questa fase il Prject Manager e l inter team passan dalla prgettazine all esecuzine. Sezine: I Kick-Off Meeting (Riunini, incntri iniziali) La miglire strategia per assicurare il success di un prgett è rganizzare dei validi kick-ff meeting per il prgett: il kick-ff meeting è l inizi frmale del prgett e richiede la partecipazine di tutte le persne cinvlte nella sua attuazine. Al kick-ff meeting, I principali strumenti e mezzi di Prject Management vengn definite; inltre viene effettuat un cmplet inventari (elenc) degli biettivi, dei tempi e delle risrse per assicurarsi che tutti i principali elementi del prgett sn dispnibili. Il Prject Manager è respnsabile per l rganizzazine e la gestine del kick-ff meeting: il Prject Manager facilita il dirett cinvlgiment di tutti i cmpnenti del grupp ed assicura il lr impegn per il prgett. Cme per tutte le riunini di prgett, prima del kick-ff meeting, il Prject Manager farà circlare l agenda del prgett cn l rdine crnlgic bbligatri degli argmenti, l rari e gli argmenti, csi cme delle respnsabilità dei partecipanti (ciè chi fa che csa durante il kick ff meeting). All stess temp il Prject Manager si assicurerà l accurata registrazine degli interventi dell incntr in un verbale che verrà pi distribuit a tutti i partecipanti per tenere traccia di ciò che è stat discuss durante il meeting e quali passi successivi sn stati cncrdati. Questi ultimi sn di slit registrati in una Actin List cn una incerta ma realistica tempistica e respnsabilità. Al kick-ff meeting, il Prject Manager inltre definisce gli elementi chiave della cmunicazine durante l attuazine del prgett. Sezine: La cmunicazine La cmunicazine è un element fndamentale ed essenziale per l attuazine del prgett. Di slit, la cmunicazine ha due dimensini: interna ed esterna. Internamente, la cmunicazine persegue l scp di mantenere tutte le persne cinvlte nell attuazine del prgett sull stess livell di cnscenza e ad aggirnarli su tutte le questini rilevanti che riguardan il prgett, cme i pssibili stacli, rischi ma anche i driver (elementi guida) e le pprtunità per aumentare le attività ed i risultati. La cmunicazine interna è di slit cntrllata dai Prject Manager stessi, ed è spess sstenuta cn scambi di d utilizzand strumenti specificatamente definiti, cme l spazi di back ffice di un sit web dell us di intranet nel cas di grandi rganizzazini. Più cmunemente, i

12 gruppi di sn un mezz efficace per garantire la cmunicazine interna, anche se i membri del team ed i Prject Manager in primis dvrebber fare un us apprpriat dei sistemi interni di psta elettrnica per nn spraffare i partecipanti al prgett. La cmunicazine esterna è più fcalizzata nel sstenere la disseminazine e la visibilità del prgett. La cmunicazine esterna può essere delegata ad un specific membr del team, (ciè un respnsabile delle cmunicazini, un specialista di pubbliche relazini, ecc). A prescindere da chi si ccupa di cmunicazine esterna, vari strumenti sn cmunemente utilizzati per massimizzare la visibilità del prgett: siti internet pagine web dedicate, cmunicati stampa che sn pi diffusi attravers risrse multimediali gratuite, mezzi di cmunicazine tradizinali nuvi. Un imprtante element di cmunicazine esterna per qualsiasi tip di prgett è l us dei lghi csì da dare immediata visibilità ad una specifica attività. Il lg (sia del prgett che delle rganizzazini) dvrebbe essere usat su qualsiasi mezz strument di divulgazine e visibilità esterna csì da assicurare cerenza agli sfrzi di cmunicazine. Cmunicazine interna Mailing list (attenzine all us!) Back-ffice di un sit/intranet Cmunicazine infrmale Cmunicazine esterna Prgett del Lg da utilizzare in qualsiasi cmunicazine esterna Pagina web/ sit dedicat al prgett Cmunicati stampa, newsletter, reprt Disseminazine, eventi, pubblicazini, etc Sezine: La squadra Il reale success di qualsiasi prgett è dat dalla squadra che sta dietr di ess. La miglire idea cn alle spalle abbndanti risrse finanziarie nn prduce necessariamente alcun impatt se nn eseguita crrettamente da un team impegnat e tecnicamente preparat. La squadra di un prgett è usualmente definita durante l stadi di prgettazine, durante il quale vengn preliminarmente indicate le qualità e la quantità di risrse umane necessarie per l implementazine delle attività. Il Prject Manager definirà la qualità ed il tip di risrse umane sulla base di cnsiderazini tecniche cn l utilizz di una matrice delle cmpetenze, che è una semplice griglia che permettere di identificare il tip di risrsa necessaria per svlgere un cmpit specific, cme illustrat nell esempi sttstante:

13 Cmpit Cmpetenze richieste Esperienza/frmazine Diffusine e visibilità esterna Abilità cmunicative Nuvi mezzi di cmunicazine Cmpetenze infrmatiche 3 anni di PR Una vlta identificat il tip di risrsa umana richiesta per l biettiv dichiarat e le attività prpste, il Prject Manager cn l aiut di altri PM e clleghi avrà bisgn di cntrllare la dispnibilità di quelle risrse/membri del persnale, i lr bisgni frmativi/riqualificazine prfessinale, il cinvlgiment perativ e finanziari per una diretta partecipazine nel prgett, le lr mtivazini ed i livelli di impegn,etc. Una vlta identificat e selezinat un specific cmpit di un prgett, il Prject Manager dvrà mantenere altamente mtivati i membri del team csì da garantire un lr efficace cntribut ed impegn al prgett. In quest cas, il Prject Manager dvrà affrntare il difficile cmpit di creare un spirit di squadra basat sulla fiducia. Una efficace cmunicazine e trasparenza sn i fattri chiave che generalmente cnducn ad un sentiment di reciprca fiducia all intern di un team. Il Prject Manager dvrà mantenere alta la mtivazine e prevenire eventuali cnflitti all intern del team. Sezine: ll reperiment delle risrse Oltre ad identificare, impegnare e mtivare i membri del team, il Prject Manager ha bisgn anche di reperire le risrse individuate in fase di prgettazine. Anche se le risrse finanziarie sn un element fndamentale per qualsiasi prgett, altri tipi di risrse entran in gic nella pianificazine ed esecuzine di un prgett. Risrse lgistiche ed altre risrse fisiche sn spess utilizzate nella realizzazine di un prgett, (ad esempi strutture per spitare eventi, la frmazine e gli eventi di caching, etc) nnché di altre risrse cme il knw-hw (ad esempi una metdlgia, un sftware, etc). Durante l identificazine delle risrse necessarie per la realizzazine di un prgett, si pssn cmmettere errri cmuni quali ad esempi nn tenere in cnt appien del tip di risrse necessarie per un prgett nel su insieme: un tipic errre è nn cnsiderare i csti indiretti (verhead csts) csì cme le spese varie (un tipic esempi, nelle assciazini spess nn si tiene cnt delle spese accessrie per ttenere le autrizzazini amministrative per un event pubblic). Nella fase di prgettazine il Prject Manager ha bisgn di individuare cn attenzine gni element delle attività di prgett ed identificare la risrsa più adatta (umana, fisica, finanziaria, lgistica, etc) utile per la realizzazine di una specifica attività ed il raggiungiment di un specific risultat. Nella fase di realizzazine (ad esempi prima e durante un incntr iniziale) il Prject Manager dvrà reperire ed assicurare le risrse necessarie.

14 D.U. 3.4: Mnitraggi and cntrll Sezine: Mnitraggi e Cntrll Durante la realizzazine del prgett, l avanzament del prgett deve essere mnitrat per tenere stt cntrll tutti i cmpnenti dell stess (a partire dai tre elementi chiave temp, risultati, risrse-); quest permette al Prject Manager ed al team di individuare tempestivamente eventuali prblemi nella realizzazine del prgett ed individuare attuare delle misure crrettive. Le attività di mnitraggi e cntrll prevedn le seguenti attività: - Attività di valutazine delle attività di prgett durante la lr esecuzine: a che punt siam? Cnfrnt cn quant stabilit dal pian di prgett: dve dvremm essere? Identificazine delle variazini dal pian: siam in ritard/stiam spendend trpp/ stiam prducend risultati inadeguati? Definizine di misure crrettive per affrntare i prblemi ed immettere nuvamente il prgett sul giust binari. Per mnitrare il prgett pssn essere utilizzati una serie di strumenti cme ad esempi: - Incntri reglari tra il Prject Manager ed i principali membri del team Reprts interni (brevi dcumenti scritti) Cntrllare il calendari delle attività svlte e cnfrntarl rispett al diagramma di Gannt del prgett. Tenuta della dcumentazine relative al denar spes rispett al budget pianificat Sezine: Le milestnes (Tappe fndamentali) Una milestne ( pietra miliare) è un event significativ del prgett; le milestnes spess cincidn cn il cnseguiment di un dei principali risultati cn la fine di un attività. Esse sn identificare durante la fase di prgettazine e sn illustrate nella descrizine delle attività del Prject Plan ( pian di prgett). Esse rappresentan le fasi principali del prgett, ma anche un imprtante strument di mnitraggi, ciò che viene anche chiamat g/n g : la lr presenza permette di misurare l avanzament del prgett, apprvare quant è stat realizzat fin a quel mment e decidere se il prgett può prcedere ulterirmente secnd quant previst dal pian se sn necessarie misure crrettive.

15 D.U. 3.5: La cnclusine del prgett Sezine: La necessità di una fase di chiusura Quand un prgett può dirsi cnclus? In linea di principi, quand tutti gli elementi chiave sn stati realizzati secnd il Prject Plan. I risultati sn stati prdtti (nella qualità e quantità) nei tempi stabiliti e utilizzand le risrse individuate nel bilanci del prgett. Una fase di chiusura frmale è necessaria per: Gli stakehlders ( prtatri di interesse): essi devn sapere che il prgett è stat cmpletat (cn success); I risultati devn essere cnsegnati. il Prject manager ed il team: essi devn sapere che nn sn più impegnati nel prgett e che i lr sfrzi hann avut success. L impieg delle risrse: alcune risrse durevli (le attrezzature per esempi) pssn essere impiegate in altri prgetti. Sezine: Cncludere il prgett I prgetti pssn cncludersi in mlti mdi, cn un divers grad di frmalità, a secnda delle lr dimensini e prtata. In prgetti più piccli la chiusura frmale di un prgett può essere realizzata cn una più delle seguenti mdalità: Una (breve) relazine finale attestante quant è stat realizzat Un incntr cn l inter team del prgett Una presentazine dei principali risultati ai principali stakehlders (i finanziatri, il cnsigli di amministrazine, l rganizzazine di rete) Una presentazine dei principali risultati per gli utenti finali. Di slit la fase di chiusura include la valutazine del lavr svlt, nnché del cntribut dei membri del team. Un imprtante element di questa valutazine è l identificazine delle lezini apprese ( lessns learned ), l analisi di ciò che è andat bene e di ciò che è andat strt: quest esercizi è particlarmente rilevante per i prgetti futuri, per raffrzare le capacità e miglirare le cmpetenze. Altri ulteriri elementi della fase di chiusura sn la cmunicazine e l event finale: specialmente quand un prgett è di success, è imprtante che i membri del grupp avvertan che i lr sfrzi sn stati ricnsciuti e valrizzati.

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