GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA

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1 GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA

2 Introduzione a bcommunities 1.1 PRINCIPI BASE CRM Integrata Dashboard Un Project Management Senza Precedenti Comunicazioni Integrate Per cominciare 10 Il Mio Profilo 2.1 Profilo Personale Profilo dell'organizzazione 16 Concetti e Definizioni 3.1 INVITATE CONTATTI ESTERNI NEL VOSTRO NETWORK Nuovo Utente di bcommunities Utente di bcommunity già esistente Aggiungere un impiegato (solo per gli Account Premium) Accesso ai Contatti Valutazione dei Partner 29 Project Management 4.1 Creare un Progetto Creare dei Task Assegnazione dei Task Controllare i dettagli dei progetti 48

3 Controllare i dettagli dei task 51 Comunicazioni 5.1 Iniziare delle Conversazioni Scrivere gli Aggiornamenti 60 Impostazioni Generali 6.1 Le mie preferenze I Miei Utenti Account di bcommunity Production & Communications 72 Concepts and Definitions 7.1 Progetti Task Controllo dei Documenti Struttura delle Comunicazioni 89

4 Introduzione a bcommunities GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 4

5 PRINCIPI BASE bcommunities è il primo strumento on line che consente alle organizzazioni e ai professionisti di interconnettere in maniera straordinaria le loro operazioni con clienti, fornitori e collaboratori, all'interno di una piattaforma condivisa. Non c è bisogno di obbligare (o supplicare) i propri partner affinché si registrino nella VOSTRA sezione specifica. REQUISITI Per quanto riguarda questa versione on line, bcommunities può essere utilizzata su tutti i computer che hanno installata l'ultima versione di Adobe Flash Player. Potete controllate se la vostra è aggiornata, visitando questa pagina. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 5

6 CRM Integrata Attraverso la schermata della Directory, potete seguire i vostri contatti, aggiungere nuovi partner vedere gli ultimi task che avete in comune con loro e valutarli, internamente, come clienti o fornitori. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 6

7 Dashboard La dashboard della Homepage vi permetterà di seguire gli aggiornamenti dei vostri clienti, fornitori e colleghi. Selezionate le icone giuste per cominciare la giornata sapendo cosa c è da fare oggi? Qualche aggiornamento riguardo alla mie opportunità? GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 7

8 Un Project Management Senza Precedenti Un Project Management Senza Precedenti Avrete tutto il vostro ecosistema integrato e lavorerete con un flusso di lavoro automatizzato. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 8

9 Comunicazioni Integrate Potrete comunicare con i partner esterni e con i colleghi interni in un ambiente circoscritto attraverso la schermata delle Comunicazioni. Niente più spam! È simile agli strumenti di collaborazione che usavi da casa con i tuoi amici on line. In bcommunities, le conversazioni sono considerate come strumento per scambiare le comunciazioni sui progetti e, pertanto, il sistema le memorizzerà in modo tale che i membri del team possano farvi riferimento in seguito. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 9

10 Per cominciare I paragrafi seguenti vi introdurranno alle varie attività che si possono svolgere all interno dell applicazione di bcommunities. Questa guida non ha lo scopo di darvi una descrizione completa di tutte le possibilità, ma vi aiuterà a dar vita alla vostra bcommunity. Il Mio Profilo per modificare le informazioni visualizzate del vostro profilo personale e di quello dell organizzazione Partner il centro del vostro network di collaborazione Project Management per lavorare con progetti e task Comunicazioni per utilizzare le caratteristiche di comunicazione integrata di bcommunity Impostazioni generali per modificare le preferenze Se avete bisogno di cambiare lingua, andate direttamente in questa sezione! Concetti e definizioni questa sezione mostra una serie di concetti collegati. Potreste cominciare a esaminarla e tornare quando ne avrete bisogno. Domande? Feedback? In quanto Beta tester avrete molti vantaggi dopo il lancio della piattaforma sul grand mercato. Apprezziamo molto il vostro aiuto e i vostri feedback. Dall applicazione stessa, potete accedere a help.communities, la nostra sezione di Base di Conoscenza e Supporto alla Community, dove è possibile visitare dei forum che vi aiuteranno nell utilizzo della piattaforma e delle sue funzioni e nella collaborazione con gli altri utenti. Potete anche Fare una Domanda se siete in difficoltà. Se non trovate la risposta nei forum o negli articoli, vi preghiamo di contattare i rappresentanti del nostro servizio clienti, usando l opzione Invia Richiesta. Il nostro obiettivo principale è quello di aiutarvi a sfruttare al massimo e con successo il potenziale di bcommunities. È possibile accedere a questa sezione tramite: GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 10

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12 Il Mio Profilo GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 12

13 Profilo Personale Per creare un profilo personale, eseguite l'accesso a bcommunity e cliccate su Il Mio Profilo nella barra dei manù. Qui troverete delle opzioni per la configurazione del vostro profilo personale e di quello dell'organizzazione. Selezionate l opzione Profilo Personale e inserite le informazioni desiderate. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 13

14 Per esempio, è possibile cliccare su Cambia Immagine e inserire l'immagine del profilo. Vi consigliamo di inserire una foto quadrata, che non superi i 250k per una migliore visualizzazione. C è spazio sufficiente per inserire molteplici informazioni. Ricordate che l indirizzo inserito qui, è il vostro login e può essere modificato solo tramite le Impostazioni del menù Le Mie Preferenze. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 14

15 Dopo aver inserito le informazioni desiderate, cliccate su Applica Modifiche: La pagina del profilo personale fornisce anche un modo per condividere, all interno di un network di collaborazione simile a Twitter, dei messaggi riguardanti le comunicazioni sui progetti. (Leggere il paragrafo "Scrivere gli aggiornamenti" presente in questa Guida Rapida). GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 15

16 Profilo dell'organizzazione Se avete un ruolo amministrativo, potete creare e modificare il vostro profilo dell'organizzazione, accendendo a bcommunities e cliccando su Il Mio Profilo nella barra dei menù. La configurazione del Profilo dell Organizzaione è simile a quella de Il Mio Profilo. È possibile inserire un immagine. Es: il logo di un azienda e cambiare vari tipi di informazione. Vi consigliamo di inserire un'immagine quadrata, che non superi i 250k per una migliore visualizzazione. Se siete dei freelance, vi consigliamo di scegliere l'opzione del profilo dell Organizzazione. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 16

17 Dopo aver inserito le informazioni, cliccate su Applica Modifiche. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 17

18 Concetti e Definizioni GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 18

19 INVITATE CONTATTI ESTERNI NEL VOSTRO NETWORK Questo è un passo molto importante per dar vita alla vostra bcommunity. Per invitare dei contatti esterni, cliccate su NUOVO in fondo alla pagina o aggiungete un nuovo contatto direttamente dalla Directory. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 19

20 Se cliccate su NUOVO, scegliete l'opzione Contatto. Comparirà una finestra di dialogo in cui è possibile controllare se il contatto fa già parte della piattaforma di bcommunities. Inserite l indirizzo del contatto e cliccate su Cerca. Se l utente non fa parte di bcommunities, consultate il paragrafo 3.2 Nuovo Utente di bcommunities. Se l utente fa già parte di bcommunities, consultate il paragrafo 3.3 Utente di bcommunities già esistente. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 20

21 Nuovo Utente di bcommunities Se invitate qualcuno che non è già un utente della piattaforma di bcommunities, apparirà la scritta Utente non trovato. Scegliete la natura del rapporto. Ricordate che bcommunities non è uno strumento di sollecitazione e, pertanto, dovreste invitare solo le persone con cui siete in contatto. Vi incoraggiamo a inserire quante più informazioni possibili avete sul vostro contatto nella parte sinistra della schermata. Questo aiuterà il contatto quando accederà per la prima volta. Lui/lei potrà decidere di rendere pubbliche o meno tali informazioni dopo l accesso. È possibile cliccare nella parte destra e inserire un saluto personalizzato prima del messaggio di invito al Beta test. Cliccate su Invia. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 21

22 Il contatto riceverà il vostro invito al suo indirizzo . Potrà rispondere al vostro messaggio come a una normale e voi riceverete un messaggio nella sezione Comunicazioni. Una volta accettato l invito (che implica l accettazione del nostro Contratto Beta), riceverà il benvenuto nella piattaforma e sarà automaticamente connesso alla vostra bcommunity come partner esterno. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 22

23 Utente di bcommunity già esistente Se un utente ha già un account sulla piattaforma di bcommunities, la finestra ve lo indicherà. Scegliete la natura del rapporto con il contatto. Ricordate che bcommunities non è uno strumento di sollecitazione e, pertanto, dovreste invitare solo le persone con cui siete in contatto. Quando invitate un utente già esistente sulla piattaforma, i suoi dati sono già presenti e non potrete modificarli. Assicuratevi che sia la persona che volete invitare e inoltrate. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 23

24 Il contatto riceverà il vostro invito......e sarà collegato alla vostra directory una volta accettato l'invito. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 24

25 Aggiungere un impiegato (solo per gli Account Premium) Solo gli account a pagamento possono aggiungere altri impiegati alla loro organizzazione. Gli utenti della Light Edition non possiedono questa opzione ma possono aggiornare il loro account facilmente. Durante il nostro programma Beta e nei 14 giorni di prova gli account potranno aggiungere quanti impiegati vogliono per testare la piattaforma. Per aggiungere gli impiegati, eseguite l'accesso e cliccate su Directory. Poi cliccate su Nuovo. Scegliete l opzione Impiegato GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 25

26 Inserite le informazioni desiderate e cliccate su Aggiungi impiegato. Per visualizzare i dati dell Impiegato, eseguite l'accesso e cliccate su Directory. Cliccate sulla compagnia a cui l impiegato è associato per visualizzare una lista degli impiegati. Apparirà un elenco di tutti gli impiegati. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 26

27 Cliccate sulla barra individuale per avere maggiori informazioni. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 27

28 Accesso ai Contatti Per vedere la documentazione dei partner, accedete all account e cliccate su Directory. Potete cercare il contatto tramite il suo nome o quello della compagnia. Potete anche svolgere la ricerca dalla schermata della lista dei contatti. Nella lista potrete visualizzare i dati del vostro nuovo contatto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 28

29 Valutazione dei Partner Nella gestione delle impostazioni, un altra funzione che potreste utilizzare a volte è quella della valutazione dei partner con cui lavorate. Questo permette di creare un metodo interno di conoscenza dei singoli partner, così come dei clienti e dei fornitori, basato sull'esperienza diretta di lavoro con loro. Per esempio, potete stabilire una procedura all interno dell azienda che preveda, al termine del progetto, una valutazione da parte dei membri interni, dei partner con cui hanno lavorato. Questo serve a creare una conoscenza interna, utile per le decisioni future. Per valutare un partner, andate nella Directory, trovate il partner e cliccate sopra. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 29

30 La finestra che si aprirà, mostrerà sulla destra una serie di valutazioni che dipendono dalle persone che le hanno fatte. Ricordate che i partner esterni non avranno mai accesso a queste informazioni. Solo gli impiegati che hanno stabilito un contatto diretto con questi partner esterni, potranno visualizzare queste informazioni. Per dare valutazioni, spostate il cursore sulla stella desiderata e cliccate. Gli ultimi dieci voti di ogni impiegato, riguardanti tutte le categorie, faranno media con i voti di altra gente della vostra organizzazione che ha accesso al profilo di quel contatto esterno. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 30

31 La piccola icona rossa in alto a destra indica i commenti interni ricevuti da questo partner e permette di visualizzare gli ultimi commenti o di aggiungerne uno proprio. Potete anche visualizzare gli ultimi commenti sui fornitori e i clienti nella vostra dashboard. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 31

32 Per abilitare questa opzione, andate nelle Impostazioni di Le Mie Preferenze. Lì è presente un pannello di controllo che permette di abilitare o disabilitare i pannelli visualizzati nella dashboard. Cliccate sulla casella di spunta per abilitare o disabilitare la visualizzazione dei commenti interni. Al termine, cliccate su Applica Modifiche. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 32

33 Project Management GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 33

34 Creare un Progetto La definizione di progetto dipende molto dal tipo di lavoro di un'organizzazione e dalla struttura delle relazioni degli stakeholder che partecipano al progetto. Una definizione comunemente accettata è quella per cui un progetto è lo sforzo di ottenere un obiettivo esplicito in un tempo specifico. Ha un inizio e una fine precisi e un lasso di tempo per il completamento. Include un unica serie di task e attività coordinate che hanno anch essi un punto di inizio e uno di conclusione. I progetti di bcommunities possono offrire un ambiente di gestione temporaneo alla maggior parte delle aziende, a prescindere dal tipo di obiettivi economici prefissati. Per creare un nuovo progetto, eseguite l accesso e cliccate su Progetti: Potete cliccare su +Nuovo Progetto o andare al menù in fondo, cliccare su NUOVO e poi su PROGETTO. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 34

35 Sarà possibile inserire vari tipi di informazioni. Per maggiori informazioni, consultate il paragrafo relativo ai progetti nella sezione della Terminologia. Per selezione le date del progetto, cliccate sulla piccola icona del calendario. Cliccate sul giorno che desiderate scegliere. È anche possibile cambiare il mese utilizzando le frecce. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 35

36 Potete creare un progetto da gestire voi stessi o da far gestire a uno dei vostri clienti (in questo caso la vostra organizzazione avrà il ruolo del fornitore o della risorsa). Se scelgliete un altra organizzazione come Project Owner, vi verrà richiesto di scegliere un Project manager dalla lista dei contatti che avete di quella organizzazione. Potete anche selezionare un repository già esistente dal menù a tendina. Per crearne uno nuovo, cliccate sulla casella Crea uno nuovo. Inserite, poi, un nome nella casella vuota sulla sinistra È anche possibile inserire una descrizione o caricare il documento di inizio progetto. Al termine, cliccate su Crea Progetto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 36

37 Creare dei Task Dopo la creazione di un progetto, viene visualizzata in automatico la finestra del Nuovo Task. È importante sapere che ogni progetto deve avere almeno un task. Significa che se cliccate sulla X, nell angolo in alto a destra della finestra, per cancellare il task, verrà cancellato anche il progetto. Un altro modo per creare un nuovo task è quello di selezionare un progetto, scegliere la fase desiderata e il livello nel quale si vuole creare il task, e inserire un nome nella casella vuota così come mostra il diagramma. Infine, è anche possibile cliccare sull icona + in verde. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 37

38 Creaiamo il task, allora! Cliccate sul casella vuota in alto per inserire il nome del task. Una delle caratteristiche speciali di questa piattaforma consiste nel fornire un modo per richiedere task rivolti a settori specifici, oltre a quelli generici. Ci sarà un numero sempre maggiore di task disponibili. Il tipo di task scelto determina le schermate che appariranno in seguito. Cliccate sul menù a tendina per scegliere un tipo di task, poi cliccate su Opportunità o Confermato. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 38

39 In seguito potete usufruire di una procedura guidata. Le opzioni per ogni fase sono relative al tipo di task scelto. (Es: generico, traduzione, ecc). GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 39

40 Dopo aver inserito i dettagli del task (data di inizio, data di completamento, istruzioni), è possibile indicare se ci sono file sorgente. In questo caso, potete caricarli o comunicare che saranno disponibili non appena la risorsa di un task precedente li inserirà come suoi deliverable, al completamento del suo task. Per caricare file sorgenti, cliccate su Aggiungi File. Il file comparirà nel pannello a sinistra. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 40

41 Nella parte destra sarà possibile visualizzare il materiale di consultazione che è già disponibile nel repository del progetto selezionato. Potete decidere se rendere tali file disponibili alle risorse o se cancellarli e inserirne altri nuovi. Cliccae su Aggiungi materiale di consultazione per inserire nuovi file. In questa fase potete anche scegliere per il task specifico l'opzione di automazione del flusso di lavoro. (Leggere il paragrafo Automazione del Flusso di Lavoro del Progetto). GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 41

42 Al termine, a seconda del tipo di task creato, scegliete tra Assegnare a se stessi o Assegnare ad altri. Altri task richiedono uno o due passaggi aggiuntivi prima di poter selezionare una risorsa. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 42

43 Assegnazione dei Task Se il task viene assegnato a se stessi, verrà automaticamente visualizzato come parte del progetto a cui è collegato. Cliccando su Assegnare ad Altri, verrete indirizzati alla Fase 2. Qui sono presenti due colonne. La colonna di sinistra contiene un elenco delle persone che potete scegliere come risorse per questo task. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 43

44 Selezionate la persona desiderata. Poi cliccate sulla freccia per spostare la persona nella colonna selezionata. Potete anche fare un doppio click direttamente sulla persona. La persona selezionata apparirà sulla destra. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 44

45 È possibile cliccare su Utenti Interni per restringere il campo ai membri della propria azienda. Se il task selezionato è un Opportunità, potrà essere inviarlo a Molteplici Fornitori. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 45

46 Nella fase della procedura guidata relativa alla scelta della Risorsa, è possibile cliccare su Nuovo Partner per invitare qualcuno che non fa ancora parte del vostro network. Dopo il clic, apparirà la finestra del Nuovo Contatto. Consultate il paragrafo sull Invito dei partner esterni. Questi ultimi riceveranno un invito per partecipare al nostro progetto a prescindere se sono già o no utente di bcommunities. Il menù in fondo alla finestra offre due ozpioni: Salva Task o Salva e Invia a Risorsa(e). If you decide to not send the task yet to the Resource you click Save Task. The task will then appear in the project related with an action button saying Send to Resource. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 46

47 Per non inviare ancora il task alle Risorse, cliccate su Salva Task. Il task poi apparirà nel progetto con un icona di stato che arreca la scritta: Invia a Risorse. Per inviare il task alla risorsa in questa fase, selezionate l'opzione Salva e Invia a Risorsa(e). La persona selezionata riceverà una e potrà visualizzare il task nel suo elenco dei task. Gli verrà richiesto se desidera accettarlo o meno. Se la risorsa accetta il task, lo visualizzerà come In Pausa (se la data di inizio è prevista per il futuro o se il task non è stato ancora confermato) o come Attivo. In quest'ultimo caso può già cominciare a lavorare. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 47

48 Controllare i dettagli dei progetti Per esaminare i dettagli di un progetto, eseguite l accesso e cliccate su Progetti. Cercate il progetto desiderato e cliccate su Dettagli nella parte destra della barra del progetto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 48

49 La finestra con i dettagli del progetto elenca delle informazioni di base. Se siete i Project Owner, il menù delle azioni vi permetterà di mettere il progetto e tutti i suoi task in pausa o di cancellarli. Avrete anche il permesso di pubblicare le date, ecc. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 49

50 Per chiudere la finestra dei dettagli, cliccate sul piccolo triangolo o in qualunque punto della barra laterale. Nella parte bassa della finestra dei dettagli del progetto, cliccate su Task del Progetto per accedere a un elenco dei task relativi al progetto stesso. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 50

51 Controllare i dettagli dei task Per esaminare i dettagli dei task, eseguite l'accesso, cliccate prima su Progetti in alto e poi su qualsiasi punto della barra dei progetti per selezionarne uno e vedere i task del primo livello. Quando esaminate il progetto, localizzate il task desiderato e cliccate su Dettagli. Ci sono molteplici tipi di dettagli da esaminare ed editare all'interno di un task. Saranno visualizzate delle informazioni basiche. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 51

52 Per chiudere la finestra dei dettagli, cliccate sul piccolo triangolo o in qualsiasi punto della barra laterale.. È possibile cliccare in basso, sulla barra delle Comunicazioni sui Task, per cominciare o aggiornare una conversazione relativa a questo task. Verranno mostrati tutti i messaggi creati relativi a questo task. Potete anche cliccare nella sezione del Controllo dei documenti del Task. Verrano elencati i file associati al task. Le caselle in alto permetteranno di accedere a vari tipi di file o di caricarne altri da associare al task. Notate che alcune azioni e opzioni saranno disponibili solo per gli Owner o le Risorse di un task Es: Una compagnia invia un accordo confidenziale o un ordine di acquisto, la risorsa li vede nella sezione dei Documenti Legali e decide se accettarne o rifiutarne i termini. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 52

53 Per svolgere delle azioni aggiuntive, cliccate sulla casella di spunta vicina al file desiderato e poi sul menù Azioni. Per caricare un file, cliccate su Aggiungi File. Per accedere a un file, cliccate sul nome del file. Nella sezione dei deliverable, la risorsa può scegliere di rendere i file invisibili agli altri finché non è sicura che il task sia pronto per essere consegnato. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 53

54 Comunicazioni GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 54

55 Iniziare delle Conversazioni Ci sono varie categorie di conversazioni. In bcommunities, le conversazioni sono considerate come strumento per scambiare le comunciazioni sui progetti e, pertanto, il sistema le memorizzerà in modo tale che i membri del team possano farvi riferimento in seguito. Si possono anche iniziare delle conversazioni ad-hoc su qualsiasi argomento e senza che siano collegate a un task specifico. Ci sono, poi, le comunicazioni sull amministrazione di bcommunities che vi terranno aggiornati sui periodi in cui la piattaforma non sarà accessibile e su altre informazioni importanti. Esistono vari modi per cominciare una conversazione. Per iniziarne una che non sia collegata a un task, eseguite l accesso a bcommunities, cliccate su Nuovo e selezionate l opzione della Conversazione. Potete anche cominciare una conversazione ad hoc dalla schermata delle Comunicazioni GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 55

56 ...o cliccando sull icona della busta presente nella barra della directory di un contatto specifico. In questo caso la conversazione verrà indirizzata automaticamente a questo contatto Per cominciare una discussione su un task specifico, accedete dal pannello sulla destra alla sezione Comunicazioni del task specifico. In questo modo la conversazione verrà considerata come parte del task. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 56

57 In bcommunities le conversazoni funzionano come le . Scegliete un oggetto e un destinatario, inserite un messaggio e cliccate su Invia. Nel campo "A" è possibile digitare le prime lettere del nome di una persona. Cliccate, poi, sul nome presente nella finestra di suggerimento. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 57

58 Notate che non vi sarà consentito inserire solo l indirizzo della persona che volete contattare. Potete comunicare solo con i contatti già presenti nella vostra directory. Al termine, cliccate su Invia. Il destinatario riceverà una e anche una copia del messaggio nella casella di posta di bcommunities (Schermata delle Comunicazioni). GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 58

59 Per controllare o partecipare alle conversazioni, gli utenti devono eseguire l'accesso e cliccare su Comunicazioni nella barra dei menù. Tutte le conversazioni saranno elencate lì. Per default, le conversazioni vengono elencate in base alla conversazione con l'attività più recente. Dopo aver selezionato la conversazione e averla visualizzata nella parte destra dello schermo, potete cliccare nel campo sottostante per scrivere una risposta. Al termine, cliccate su Invia. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 59

60 Scrivere gli Aggiornamenti Gli aggiornamenti sono lo strumento di microblogging all interno di bcommunities. Tutti i vostri contatti interni ed esterni visualizzeranno i vostri aggiornamenti. Nella nostra roadmap potrete scegliere se rendere visibili gli aggiornamenti a tutti i vostri contatti o solo a quelli della vostra azienda. Ci sono due modi per scrivere un aggiornamento. Eseguite l accesso e cliccate su Il Mio Profilo. Poi cliccate nello spazio bianco sopra l'icona Aggiorna status e scrivete un messaggio. È presente un indicazione con il numero di caratteri digitati fin dall inizio. Al termine, cliccate su Aggiorna Status. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 60

61 Potete anche scrivere un aggiornamento dalla finestra a tendina in alto a destra. Per vedere l aggiornamento di uno status, andate nella Directory. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 61

62 L'aggiornamento apparirà lì. Nota: è anche possibile cliccare su Non seguire più gli aggiornamenti se non si desidera più visualizzarli. Per vedere la cronologia degli aggiornamenti di questo contatto, visualizzate il suo profilo e cliccate sull icona del libro aperto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 62

63 Apparirà l'elenco di tutti gli aggiornamenti fatti da questa persona. Al termine, cliccate sulla x nell angolo in alto a destra della finestra della Cronologia degli Aggiornamenti. Una volta aggiunto il pannello di controllo degli aggornamenti nella homepage, sarà possibile visualizzarli lì. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 63

64 Impostazioni Generali GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 64

65 Le mie preferenze Per modificare le preferenze e le impostazioni generali, cliccate su Impostazioni nella barra dei menù. Le impostazioni si dividono in quattro sezioni principali: Le Mie Preferenze Account di bcommunity I Miei Utenti Produzione e Comunicazioni Le Mie Preferenze sono in genere le preferenze personali. È possibile cambiare la password, scegliere uno sfondo diverso, cambiare l indirizzo che si usa per l accesso o la lingua. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 65

66 La sezione Le Mie Preferenze contiene anche un pannello di controllo che permette di decidere quali pannelli debbano essere visualizzati nella dashboard. Cliccate sulla casella di spunta per abilitare o disabilitare un opzione. Al termine, cliccate su Applica Modifiche. Nota: è possibile visualizzare un massimo di sei pannelli di controllo nella dashboard della homepage. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 66

67 Dovete ricordare che durante le modifiche delle impostazioni, potreste aver bisogno di muovere la barra di scorrimento esterna, sulla destra, per visualizzare le altre impostazioni. C è un pannello che vi permette di scegliere dall elenco sempre crescente di lingue dell interfaccia. Questa scelta determina anche la visualizzazione delle date e dell'orario nell applicazione. Cliccate per modificare. Per rendere le modifiche definitive, cliccate su Applica modifiche. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 67

68 I Miei Utenti La sezione I Miei Utenti vi permette di cambiare facilmente i ruoli, la persona alla quale l'impiegato fa riferimento, di disattivare l'account di un utente e di scegliere i tipi di task che ogni utente può creare. Questo vi consente di decidere il numero di persone che possono interagire con la piattaforma. Per esempio, per cambiare un ruolo, bisogna trovare l utente e cliccare su Edita. Poi selezionare il tipo di ruolo che si desidera assegnare a quella persona e al termine, cliccare su Accetta. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 68

69 Cambiare i Tipi di Task Nella sezione I Miei Utenti è anche possibile modificare i tipi di task con cui una persona può interagire. Tutti gli utenti che hanno un ruolo dal Project Manager Jr in su possono creare dei task generici. Potete anche permettere loro di creare altri tipi di task, come richieste di traduzione e copy-editing. Questa sezione della nostra roadmap sarà in continua espansione. Per esempio, uno dei task che aggiungeremo vi permetterà di ordinare delle stampe in ogni copisteria del mondo. Per cambiare il tipo di task per un utente, cliccate su Vedi ed Edita: Poi cliccate sulle caselle di spunta dei tipi di task da abilitare e infine su Accetta. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 69

70 Account di bcommunity GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 70

71 Solo il proprietario dell Account può accedere all account di bcommunity. Leggete con attenzione le note perché questo avrà delle conseguenza per la vostra bcommunity e per i vostri utenti. Cambiare il proprietario dell account: Questo consente di passare il controllo della bcommunity a qualcun altro della vostra azienda. Ecco uno scenario possibile. Paul viene invitato nella bcommunities e cominciato a esaminare alcune delle possibilità con un piccolo gruppo di persone del suo ufficio. Si accorgono che la piattaforma aiutare utile l intero reparto a gestire la catena di distribuzione in un modo più efficace. Al termine dei 14 giorni di prova, Paul passa il suo account a Marta, il capo reparto. Da questo momento, lei è responsabile della gestione dell account e del pagamento del conto! Cancellare il Vostro Account Professionale: Steve è un freelance che ha appena ottenuto un grosso lavoro. Decide di aggiungere un paio di suoi amici frelance come impiegati visto che dovranno lavorare a stretto contatto nei prossimi tre mesi. Dovranno anche creare dei task per i designer e quinde decide di acquistare la versione Professionale per questo periodo di tempo. Una volta terminato il progetto, Steve ha l opzione di disattivare i suoi amici come impiegati e di ritornare alla sua Light Edition di bcommunities fin quando non otterrà un altro progetto. Trasferire bcommunity: Mentre Paul (il ragazzo del primo esempio) stava testando bcommunities, lo stava facendo anche un altro del suo reparto. Quando Marta ha annunciato che il reparto avrebbe ufficialmente cominciato ad usare bcommunities, quest ultimo non voleva che i suoi progetti e contatti (così come il suo account) andassero perduti o venissero cancellati. Quindi ha trasferito il suo account nella bcommunity già creata. Nota: Queste funzioni potranno non essere sempre disponibili durante il Beta. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 71

72 Production & Communications L ultima sezione del Menù delle Impostazioni è dedicata alla configurazione della Produzione e della Comunicazioni. Per configurare le impostazioni di Produzione e Comunicazione, eseguite l'accesso, cliccate su Impostazioni e selezionate Produzioni e Comunicazioni. Tempi di inizio e di consegna predefiniti Potete inserire un tempo predefinito per l inizio e la consegna dei task creati. Se generalmente volete ricevere tutti i deliverable prima della fine di una giornata lavorativa, potete selezionare come tempo di consegna predefinito le 16:00. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 72

73 Numero Iniziale da assegnare a Progetti e Task Inserite il numero con cui volete che inizino progetti e task. Questo vi sarà utile nel caso in cui abbiate già assegnato un numero ai vostri progetti e non volete cominciare da zero con bcommunities. Potete cambiare questa opzione quando desiderate ma ricordate che un suo utilizzo errato potrebbe comportare la presenza di due progetti o task con lo stesso ID. Automazione del progetto Potete leggere l effetto che ognuna di queste impostazioni genera sui progetti e sui task, avvicinando ad esse il cursore. Apparirà un tooltip con una spiegazione dettagliata. Vi consigliamo di consultare il nostro capitolo sui Progetti per maggiori informazioni. Impostazioni richiesta di invito Selezionate le persone dalle quali volete ricevere gli inviti e controllate il livello di impegno dei nuovi contatti nella piattaforma. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 73

74 Notifiche alla Predefinita Questo pannello vi darà la possibilità di controllare se ricevere in automatico delle per tutti i tipi di conversazioni e messaggi elencati. Una volta abilitata la funzione delle notifiche di Produzione, potrete anche scegliere se seguire o no delle conversazioni specifiche all interno di quella categoria. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 74

75 Concepts and Definitions GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 75

76 Progetti La definizione di progetto dipende molto dal tipo di lavoro di un'organizzazione e dalla struttura delle relazioni dei vari stakeholder che partecipano ai progetti. Una definizione comunemente accettata è quella per cui un progetto è lo sforzo di ottenere un obiettivo esplicito in un tempo specifico. Ha un inizio e una fine precisi e un lasso di tempo per il completamento. Include un unica serie di task e attività coordinate che hanno anch essi un punto di inizio e uno di conclusione. I progetti di bcommunities possono offrire un ambiente di gestione temporaneo alla maggior parte delle aziende, a prescindere dal tipo di obiettivi economici prefissati. Creazione di un Nuovo Progetto Nome del progetto: questo è il nome che servirà come termine ombrello per tutti i tipi di task volti al raggiungimento degli obiettivi del progetto. Data di inizio: data di inzio fissata per i primi task. Il campo può essere riempito solo dai task owner. Data di completamento: data fissata per la consegna finale degli ultimi task del progetto. Project owner: è l'organizzazione e l utente che dà l'autorizzazione finale al progetto. Nota: anche se l attuale Project owner è l organizzazione che ha richiesto originariamente il progetto, per i fornitori intermedi, il loro cliente sarà l owner dei progetti e task a loro affidati. La piattaforma consente a un organizzazione di creare un progetto per i propri clienti a loro nome. Uno scenario tipico potrebbe essere quello in cui un cliente non vuole usufruire direttamente della piattaforma e/o si aspetta che i suoi intermediari gestiscano il progetto e i dettagli dei task per lui. In questo caso, l intermediario seleziona un Project Owner diverso dalla sua organizzazione e gli verrà richiesto di scegliere una persona all interno dell organizzazione del cliente che sarà responsabile della supervisione del progetto. Nota: anche se l attuale Project owner è l organizzazione che ha richiesto originariamente il progetto, per i fornitori intermedi, il loro cliente sarà l owner dei progetti e task a loro affidati. Responsabile: si riferisce alla persona che gestisce il progetto all interno dell organizzazione, con i poteri GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 76

77 direttivi più alti. Potrà aggiungere altre persone dell organizzazione come Project Manager che avranno diritti amministrativi e saranno aggiornati su tutti i nuovi task creati da quel momento in poi. Appare nella schermata solo se il Project Owner è un organizzazione diversa da quella degli utenti. Se si crea un progetto per la propria organizzazione, si diventa il Responsabile in automatico. Repository deposito di file legali e di consultazione o di linee guida da applicare a un progetto specifico e collegate a un dipartimento, a un ramo d attività, a un oggetto, ecc. Appartengono a un organizzazione e possono essere da essa creati per fornire tutto il materiale di consultazione suggerito alle risorse interne ed esterne e riguardante tutti i task associati al progetto. I Project Manager possono aggiungere o togliere file dal repository per ogni task. I file aggiunti per un task specifico, potranno essere disponibili per task futuri. Quando le risorse li visualizzeranno tra i loro task, potranno aggiungerli o toglierli per le loro stesse risorse ma il repository del cliente non sarà coinvolto in queste modifiche. Creare un nuovo repository: i Project Manager e gli amministratori possono generare il numero di repository di cui hanno bisogno. Questo attualmente è possibile solo quando si crea un nuovo progetto. Descrizione del Progetto o Charter: un manager può scegliere di usare la casella di testo per descrivere gli obiettivi del progetto e le istruzioni generali che dovrebbero essere seguite per tutta la durata del progetto e dei relativi task. Tale descrizione sarà visibile a tuti gli utenti nella sezione relativa ai Dettagli del progetto. Sarà anche disponibile come elemento informativo nell' che i contatti ricevono quando il progetto viene creato o quando viene loro assegnato il primo task associato a tale progetto. È possibile inserire qui anche il Documento Iniziale del Progetto. Sarà presente (suggerito) come materiale di consultazione in tutti i task associati a questo progetto, sia per gli utenti interni, sia per tutta la serie di fornitori. I project manager possono scegliere se condividerlo o meno per i task assegnati a intermediari esterni. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 77

78 Status del Progetto Attivo: indica che il progetto è in svolgimento in questo momento. In pausa: indica che la data di inizio del progetto è prevista per il futuro o che il project owner ha temporanemante smesso di lavorarci. Tutti i task Attivi verranno messi automaticamente In pausa. Cancellato: indica che un progetto è stato definitivamente cancellato. Saranno cancellati anche tutti i task aperti Chiuso: indica che un progetto è terminato e che non saranno aggiunti altri task. Automazione del Flusso di Lavoro del Progetto bcommunities facilita l organizzazione dei task e degli stakeholder all interno di un progetto, per ottenere il risultato desiderato, utilizzando un metodo che minimizzi le fasi manuali e massimizzi l'affidabilità e l'efficacia delle prestazioni. Automatizza l assegnazione dei task mentre fornisce delle possibilità di monitoraggio agli stakeholder durante tutto il ciclo vitale del progetto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 78

79 Molti di questi progetti possono essere predefiniti fin dall inizio o dopo ogni task, a seconda delle istruzioni. Completamento automatico del progetto Una volta abilitata questa funzione nelle Impostazioni del Menù di Produzione, i progetti saranno automaticamente visualizzati come Chiusi quando tutti i loro task saranno completati o cancellati. Notifiche correnti Uno degli enormi vantaggi del lavoro svolto all'interno di una piattaforma è il livello di controllo offerto, oltre i confini della vostra compagnia. Le notifiche correnti permettono ai fornitori (anche lungo una catena di distribuzione che arriva a fornitori sconosciuti) di ricevere notifiche ogni qual volta un task o un progetto vengono cancellati o messi in pausa. Questa funzione riduce costi indesiderati causati dal ritardo nelle comunicazioni, in un modo mai visto prima. Consegna Automatica del Task Quando due task sono dipendenti l uno dall altro, una volta che la risorsa del task principale lo dichiara completo, la risorsa del task subordinato riceve una che la informa di cominciare a lavorare al suo task e le fornisce tutti i deliverable relativi al task principale, se presenti, come materiale di base sul quale operare. Questa funzione può essere impostata come predefinita nelle Impostazioni del menù Produzione e messa in pratica dalle impostazioni del task. Se attivata: i task subordinati diventeranno attivi e le risorse riceveranno la notifica senza il bisogno di attivarli manualmente. Se disattivata: i task subordinati non diventeranno attivi e le risorse non riceveranno la notifica fin quando non saranno attivati manualmente. Questo dà la possibilità di riesaminare prima le deliverable di questo compito. Ri-pianificazione automatica del task Questa funzione può essere impostata come predefinita nelle Impostazioni del menù Produzione e messa in pratica dalle impostazioni del task. Se attivata: i task subordinati avranno i tempi di inizio e di completamento cambiati in automatico, nel caso in cui il task principale venga posticipato o ultimato prima. Questo è utile quando la natura del task e la sua risorsa abbiano un tempo di esecuzione flessibile. I vantaggi ai fini dell efficienza cumulativa apportati da questa opzione, possono ridurre in maniera significativa la perdita di tempo e di energia per quei progetti complessi che vedono vari protagonisti coinvolti. Se disattivata: i task subordinati non avranno i tempi di inizio e di completamento cambiati in automatico quando il task principale viene posticipato o ultimato prima. Questo è utile per avere un controllo serrato sui compiti e GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 79

80 sulle risorse. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 80

81 Task Un task è un attività che contribuisce al completamento di un progetto. Un progetto non può considerarsi completato se non sono ultimati tutti i task. Stakeholder di un Task Si definisce così ogni utente di bcommunities che ha il diritto di visualizzare, modificare o interagire con gli altri utenti che hanno gli stessi diritti su un task. Un task è amministrato dal Project Owner e assegnato a una risorsa. La risorsa potrebbe essere il Project Owner stesso (auto-assegnazione), una persona all interno della sua organizzazione o un intermediario al di fuori dell organizzazione. Owner: l organizzazione e, per esteso, i project manager che hanno poteri amministrativi sul task. Possono editare, cancellare, mettere in pausa, riassegnare, modificare la data di inizio e di completamento, ecc. Il task owner può essere o no il suo creatore, dal momento in cui anche una risorsa può creare e affidarsi un task da completare per un Project owner esterno alla sua organizzazione. Risorsa: l organizzazione e, per esteso, i suoi project manager o tutte le persone all interno dell organizzazione che hanno la responsabilità di fornire un risultato concreto (un deliverable) al task owner. Amministratori: utenti all interno dell organizzazione dell owner o della risorsa che, per definizione, non partecipano direttamente allo svolgimento di un task e non ricevono notifiche via , ma che hanno il diritto di visualizzare e monitorare tutti i task che gli altri stanno gestendo all'interno della loro organizzazione. Non vengono visualizzati nei dei dettagli di un task ma possono gestirlo se necessario. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 81

82 Opzioni per l Assegnazione di un Task In bcommunities, così come nel mondo reale, comunicare l esistenza di una necessità specifica, non significa obbligatoriamente che le attività ad essa correlate diventino una richiesta formale di lavoro per una determinata risorsa. Può significare semplicemente che si attendono dei preventivi o che il project manager stia controllando se può contare su un gruppo particolare di risorse quando si presenterà quella necessità specifica. Dall altro lato, poter dichiarare con esattezza le aspettative e la quantità di lavoro, è cruciale, sia per i team interni, sia per i fornitori. La funzionalità basica di bcommunities aiuta a rispondere a questa domanda: Allora, ti aspetti che io (noi eseguiamo e consegnamo questo task o è ancora da approvare?. Opportunità: un Opportunità è un compito offerto a una risorsa ma che non è stato ancora assegnato. Il Project owner potrebbe ancora non sapere se quel task debba essere completato o non aver deciso se affidarlo alla risorsa in questione. Qui c è un task in arrivo, Voglio che tu gli dia un occhiata. Confermato: un task confermato è un task assegnato, o che sta per diventare assegnato, a una persona specifica. La risorsa saprà che è di sua responsabilità non appena diventerà attivo. È un'assegnazione, svolgi il task non appena sarà attivo". GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 82

83 Gerarchia dei Task I task collegati sono definiti da una priorità. bcommunities consente una gestione di task complessi che può essere adattata alla cultura e al project management di ogni azienda che si basi sulla creazione di progetti. I task possono rientrare nelle seguenti categorie a seconda della loro posizione rispetto ad altri task: Indipendenti: questi task vengono visualizzati nel primo livello della schermata dei Progetti (Visualizzazione solo di Dipendenze) visto che non sono collegati a nessun task precedente o successivo. Subordinati: task visualizzati in tutti i livelli di un progetto che hanno altri task ad essi collegati, sia precedenti che successsivi. Questi task fanno parte del flusso di lavoro se consideriamo il punto di vista di un dato utente. Precedente: task che precede un altro in un dato flusso di lavoro. Questo task deve essere completato per far inizare quello successivo. Se il suo deliverable contiene dei file, questi potrebbero diventare i file sorgente del task successivo. Successivo: task che segue un altro in un dato flusso di lavoro. Se la risorsa del task precedente lo completa prima o dopo rispetto alle date stabilite, l affidatario e la risorsa di questo task riceveranno una notifica della modifica della data se è stata abilitata la funzione di Ripianificazione Automatica Subtask: un insieme di due o più task creati con lo scopo di dividere tra diverse risorse il flusso di lavoro di qualsiasi task. Una fase è una serie di attività raggruppate con un ordine logico. Consiste in una serie di task collegati e in un milestone che segnali il completamento di ogni fase del progetto. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 83

84 Task Generici e Specializzati Come per altri strumenti di project management, è possibile utilizzare bcommunities per gestire qualsiasi collaborazione relativa ai task. Ma una delle caratteristiche uniche di questa piattaforma consiste nel fornire anche un modo di richiedere dei task specifici per un determinato settore. Per esempio, è possibile compilare un modulo di richiesta di un task generico, se si desidera la traduzione di un documento dall inglese verso 10 lingue diverse, ma la comunicazione tra gli utenti diventa molto più efficiente se il modulo è stato progettato per richiedere il tipo di informazioni rilevanti in quel settore specifico. Generico: da utilizzare per tutti i tipi di task I task generici permettono l inserimento di file sorgente, di materiale di consultazione ed hanno tutte le caratteristiche degli altri tipi di task. Traduzione: facilita la comunicazione di richieste e aspettative sui task tra i professionisti e le agenzie, così come tra le risorse interne a cui viene richiesto di convertire i file in una lingua diversa. I tipi specifici di traduzione sono: - Selezionate una lingua di partenza e una di destinazione e il settore a cui la traduzione è rivolta. - Scegliete il tipo di settore a cui i file da tradurre appartengono. Questo serve a fornire tutti gli elementi alle risorse esterne affinché verifichino che i bisogni del task owner corrispondano alle loro competenze attuali. Task futuri includeranno voci, copyediting, interpretazione e copywriting. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 84

85 Task Flag Milestone Le sfumature nelle varie definizioni del termine Milestone, all interno dei documenti del Project Management, possono essere numerose. In generale, un milestone non è qualcosa che si è già svolto, bensì qualcosa da ottenere. bcommunities offre la possibilità di utilizzare la flag per un task preciso, in un modo che possa essere adatto agli ambienti e alle metodologie dei vari Project Management. Per esempio, qui sono elencate una serie di definizioni e il loro utilizzo attraverso i task di bcommunities: - Un punto in itinere che rappresenta un evento intermedio chiave o importante nello svolgimento di un progetto. - Un task può essere contrassegnato dalla flag del milestone per la sua importanza. Quest ultima viene anche sottolineata dalle osservazioni poste nel progetto e nei deliverable richiesti. - Un punto ben definibile di un progetto o una serie di attività che denotano comunemente l'esigenza di un report o del completamento di una componente chiave del progetto stesso. - Un task indicato come milestone in questo ambito potrebbe essere un reporting task e il deliverable corrispondente sarà caratterizzato da un titolo, da un affidatario e da una risorsa. - Un importante evento del progetto posto alla fine di una delle fasi principali del progetto stesso. - Una compagnia che usa una serie di task per dividere le fasi, mette sempre la flag del milestone agli ultimi task. Urgenza Indica che il task deve essere completato più velocemente rispetto al tempo prefissato dal task owner e dalla risorsa. Verifica di Accettazione della Risorsa Indica che il task è stato accettato dalla risorsa. Se la risorsa dovesse rifiutare il task, verrebbe generato automaticamente un commento, che si aggiungerebbe a quelli che la risorsa ha già fatto all'interno delle conversazioni riguardanti il task e la sua foto verrebbe eliminata dalla schermata del task stesso. Anche lo status del task verrà visualizzato come Rifiutato. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 85

86 Status del Task Pre-configurato: indica un task che l'utente ha cominciato a creare ma che ha lasciato incompleto o di cui non ha salvato correttamente le impostazioni e le preferenze. Configurato: indica un task che è stato correttamente configurato, o che è in fase di configurazione, e che una risorsa è stata scelta ma non ancora contattata. Non è stata inviata nessuna e la risorsa non può visualizzarlo nel suo spazio di bcommunities. L unica eccezione si verifica nel caso in cui la risorsa abbia diritti amministrativi sul task e possa visualizzarlo come chiunque altro all'interno dell'organizzazione richiedente che abbia tali diritti. Inviato: indica che un task è stato configurato correttamente, che una risorsa è stata scelta e che ora deve decidere se accettare o rifiutare il task. Rifiutato: indica un task inviato a una risorsa ma rifiutato da quest'ultima. Il task deve essere riassegnato. In pausa: indica un task che è stato accettato da una risorsa ma che ora è in pausa perché: a) il tempo di inizio è ancora collocato nel futuro o b) il task owner l'ha messo temporaneamente in pausa. Attivo: indica che una risorsa ha accettato un task o che ne ha creato uno per sé, sul quale sta actualmente lavorando. Cancellato: indica un task cancellato dall'owner. Consegna parziale: indica un task completato solo parzialmente. Applicabile solo ai task di cui si attendono i deliverable. La risorsa ha inserito dei file e ha comunicato all'owner che alcuni file sono stati consegnati ma che altri devono ancora essere inviati affinché il task si possa considerare completo. Completato: indica un task per cui tutto il lavoro atteso, è stato completato. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 86

87 Controllo dei Documenti I documenti e il loro controllo sono uno degli aspetti più importanti di bcommunities. L applicazione permette una visualizzazione sistematica di tutti i file inerenti a un progetto affinché possano essere recuperati in futuro dagli stakeholder. Ogni task ha quattro diverse cartelle. In seguito troverete una descrizione delle cartelle, del modo in cui i file vengono salvati lì e delle azioni possibili ai fini dell'interazione e dell'operabilità tra utenti. File Sorgente Ulcuni task richiedono un deliverable che contenga l analisi di un certo numero di file di base o della loro alterazione (es: traduzione, editing del testo, revisione, ecc). I file sorgente possono essere caricati direttamente dal Pannello di controllo dei Task sulla destra, quando il task viene creato o possono essere segnalati come file sorgente quando il deliverable del task precedente è completo. Durante la creazione di un task, all utente vengono fornite le seguenti opzioni: Nessun file sorgente: l utente non potrà aggiungere nessun file sorgente perché il tipo di task non prevede file ad esso associati. Aggiungi file sorgente: in questa circostanza il project manager ha gíà il file o i file e può inserirli affinché la risorsa possa utilizzarli per lavorare. Files from predecessor task: The deliverable requires resource to analyze or transform a source file but the project manager does not have that source material available yet since it is the deliverable of a predecessor task. Rather than downloading said deliverables from the previous task and uploading to the present task when available, the project manager can automate that process selecting this feature. File di un task precedente: il deliverable richiede che una risorsa analizzi o trasformi un file sorgente, ma il project manager non ha materiale sorgente disponibile visto che si tratta del deliverable di un task precedente. Piuttosto che scaricare questi deliverable dal task precedente e inserirli in quello nuovo, quando sonodisponibili, il project manager può automatizzare questo processo selezionando questa opzione. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 87

88 Materiale di consultazione Offerto per dare ulteriori istruzioni o riferimenti ai fini di una corretta comprensione e sviluppo del task in lavorazione. Può essere inserito in ogni fase della creazione del task. I file di questa categoria possono anche essere prodotti in automatico dal Repository dei Documenti. Deliverable È dove vengono caricati i file finali di un task. I file vengono visualizzati in automatico da tutti gli stakeholder del task ma l utente che li inserisce può rendereli invisibili agli altri, se non sono ancora pronti per essere inviati. Documenti Legali Questa sezione permette lo scambio dei documenti e la conferma di accordi attraverso i documenti legali inseriti da un partner. Un esempio potrebbe essere l assegnazione di un task con il solo scopo di condivisione e la firma di un accordo di non divulgazione prima che altri task vengano creati all interno del progetto. Ogni documento che richieda la firma di un altro utente di bcommunities può essere inserito in questa sezione. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 88

89 Struttura delle Comunicazioni Tutte le conversazioni prevedono il coinvolgimento dell'utente su tre livelli: Conversazione: questo è l asse centrale di tutte le comunicazioni. È composta da un intestazione che mostra il primo messaggio. Commenti: vengono creati quando un utente che ha diritti di accesso a tutte le conversazioni, scrive un messaggio di risposta all'interno di una conversazione principale. Risposte: vengono create quando l utente risponde a un commento in particolare. Categoria Conversazioni di Produzione Questi tipi di conversazione vengono generati dai task sia in automatico (es: è stato creato un nuovo compito), sia manualmente tramite il pannello di controllo di un task specifico. Ogni conversazione è composta da Commenti. Questi commenti possono essere generati automaticamente dal sistema (es: il task è stato messo in pausa) o da un participante specifico. Non si possono scrivere dalla schermata delle comunicazioni perché devono essere collegati a un task e a un progetto specifici. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 89

90 Categorie - Conversazioni Ad-Hoc Un utente può anche iniziare una conversazione in qualsiasi momento con chiunque voglia. Si possono iniziare le conversazioni dal menù delle Comunicazioni o cliccando su NUOVO in fondo alla pagina. Funzionalità - Partecipanti Tutte le conversazioni che includono un task, coinvolgono automaticamente tutti gli utenti che hanno diritti di lavoro o di monitoraggio su quel task. I loro nomi, pertanto, potranno essere visualizzati nel documento iniziale. bcommunities consente a tutti di invitare chiunque nella propria directory in qualsiasi conversazione e in qualsiasi momento. Questo facilita la massima flessibilità. I nuovi partecipanti vedono il documento iniziale e tutti i messaggi disponibili dopo che sono stati aggiunti. Questo vale sia per le conversazioni di Produzione sia per quelle Ad-Hoc. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 90

91 Funzionalità Ricevere le Notifiche Per gli aggiornamenti su nuove conversazioni o sui commenti a una conversazione alla quale un utente sta partecipando o che sta monitorando, può essere inviata una all'indirizzo principale del cliente (es: Outlook, Thunderbird, Gmail, ecc). Nella casella nella parte alta della schermata appariranno delle notifiche che indicano l'arrivo di un nuovo messaggio con un breve riassunto del contenuto. Funzionalità Seguire le Conversazioni Ogni volta che un utente ha diritti di gestione o di monitoraggio su una Conversazione, la visualizzerà nella sua schermata delle Comunicazioni. Questo non significa che riceverà una notifica per ogni aggiornamento. Un utente può decidere se ricevere le notifiche per ogni messaggio in arrivo o solo per alcuni tipi di messaggi, tramite le Impostazioni del menù Produzione e Comunicazioni. È possibile affinare la scelta, decidendo se Seguire o meno particolari conversazioni, tramite la Schermata delle Comunicazioni o direttamente dal Task. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 91

92 Funzionalità - Rispondere alla di un cliente bcommunities consente agli utenti di rispondere a un messaggio senza dover accedere all applicazione. È possibile cliccare su Rispondi da Outlook o da Gmail come si fa normalmente. Il messaggio verrà collocato nella giusta conversazione e nella giusta posizione, come se si stesse partecipando a una conversazione dopo l accesso. Microblogging - Aggiornamenti Un aggiornamento è un messaggio corto, di 140 caratteri al massimo, che un utente pubblica per tutta la bcommunity. Questo messaggio verrà poi visualizzato in una casella della Hompage dove è possibile controllare tutti gli aggiornamenti delle persone presenti nella propria directory. Questo vale sia per gli utenti interni che esterni alla propria organizzazione. È possibile visualizzare gli aggiornamenti anche nella barra della Directory. Ogni utente può visualizzare gli ultimi aggiornamenti di un contatto nella pagina delle informazioni di quest ultimo o tramite la cronologia degli aggiornamenti visitando la pagina del suo Profilo Pubblico. Gli aggiornamenti non generano e possono essere abilitati o disabilitati per ciascun contatto attraverso la Directory. GUIDA RAPIDA & TERMINOLOGIA - 92