B-Bruxelles: Contratti quadro multipli a cascata per la prestazione di servizi connessi all'organizzazione di conferenze ed eventi 2011/S

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1 1/7 Avviso nel sito web TED: B-Bruxelles: Contratti quadro multipli a cascata per la prestazione di servizi connessi all'organizzazione di conferenze ed eventi 2011/S BANDO DI GARA Servizi SEZIONE I: AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE I.1) DENOMINAZIONE, INDIRIZZI E PUNTI DI CONTATTO Commissione europea, direzione generale dell Interpretazione CHAR 1/65 Contatto: Organizzazione delle conferenze (SCIC S6) All'attenzione J.M. Bastos 1049 Bruxelles BELGIO Telefono Posta elettronica: scic-call-conflots@ec.europa.eu Fax Indirizzo(i) internet Amministrazione aggiudicatrice Ulteriori informazioni sono disponibili presso: I punti di contatto sopra indicati Il capitolato d'oneri e la documentazione complementare (inclusi i documenti per il dialogo competitivo e per il sistema dinamico di acquisizione) sono disponibili presso: I punti di contatto sopra indicati Le offerte o le domande di partecipazione vanno inviate a: I punti di contatto sopra indicati I.2) TIPO DI AMMINISTRAZIONE AGGIUDICATRICE E PRINCIPALI SETTORI DI ATTIVITÀ Istituzione/agenzia europea o organizzazione internazionale L'amministrazione aggiudicatrice acquista per conto di altre amministrazioni aggiudicatrici SEZIONE II: OGGETTO DELL'APPALTO II.1) DESCRIZIONE II.1.1) II.1.2) II.1.3) II.1.4) Denominazione conferita all'appalto dall'amministrazione aggiudicatrice Contratti quadro multipli a cascata per la prestazione di servizi connessi all'organizzazione di conferenze ed eventi. Tipo di appalto e luogo di esecuzione, luogo di consegna o di prestazione dei servizi Servizi Categoria di servizi: N. 27 Luogo principale di esecuzione: Bruxelles. L'avviso riguarda l'istituzione di un accordo quadro Informazioni relative all'accordo quadro Accordo quadro con diversi operatori numero massimo di partecipanti all'accordo quadro previsto 3 1/7

2 2/7 II.1.5) II.1.6) II.1.7) II.1.8) II.1.9) II.2) II.2.1) II.2.2) Durata dell'accordo quadro: periodo in anni: 1 Valore totale stimato degli acquisti per l'intera durata dell'accordo quadro valore stimato, valore tra e EUR Breve descrizione dell'appalto o degli acquisti Questo bando di gara è stato suddiviso in 3 lotti separati, ciascuno dei quali riguarda un ampio ma definito ambito di servizi: lotto 1: kit dei partecipanti e articoli promozionali: kit dei partecipanti (borse delle conferenze, cartelline portadocumenti, penne, blocchetti per appunti ecc.); articoli promozionali (portachiavi badge, chiavette USB, magliette e magliette polo ecc.). Lotto 2: servizi di stampa: stampa di programmi delle conferenze, inviti, elenco dei partecipanti, cartellini, relazioni della conferenza, volantini; strumenti di sostegno alla comunicazione: striscioni, segnali, poster, supporti visivi. Lotto 3: assistenti di conferenza: assistenti di conferenza i cui incarichi abituali comprendono l'allestimento dei kit dei partecipanti, la gestione del banco di registrazione, la fornitura di informazioni ai partecipanti, l'assistenza nelle sale riunioni, l'organizzazione e la supervisione del guardaroba ecc. Dato che la Commissione non dispone di risorse interne per effettuare tutti i servizi sopra menzionati, la SCIC indice questo bando di gara specifico per concludere «contratti quadro multipli a cascata». I servizi prestati secondo quanto previsto dal presente bando potranno essere forniti a qualsiasi direzione generale della Commissione, nonché agli organismi e alle agenzie istituite ai sensi dei trattati dell'ue o sulla loro base. nostante alcuni eventi potrebbero essere organizzati all'estero, si prevede che i servizi richiesti siano prestati principalmente a Bruxelles. CPV (Vocabolario comune per gli appalti) L'appalto rientra nel campo di applicazione dell'accordo sugli appalti pubblici (AAP) Divisione in lotti le offerte vanno presentate per uno o più lotti Ammissibilità di varianti QUANTITATIVO O ENTITÀ DELL'APPALTO Quantitativo o entità totale Lotto 1 Valore compreso tra: EUR e EUR all'anno. Lotto 2 Valore compreso tra: EUR e EUR all'anno. Lotto 3 Valore compreso tra: EUR e EUR all'anno. Valore tra e EUR Opzioni 2/7

3 3/7 II.3) descrizione delle opzioni: i contratti saranno conclusi per un periodo iniziale di 1 anno a partire dalla data di firma. I contratti saranno rinnovati per iscritto fino a un massimo di 3 volte alle medesime condizioni, a meno che non venga inviata una notifica scritta da parte di una delle parti contraenti, conformemente alle condizioni stabilite nel modello di contratto quadro. calendario provvisorio per il ricorso a tali opzioni: in mesi: 12 (dall'aggiudicazione dell'appalto) Numero di rinnovi possibile 3 nel caso di appalti rinnovabili di forniture o servizi, calendario di massima degli appalti successivi: in mesi: 12 (dall'aggiudicazione dell'appalto) DURATA DELL'APPALTO O TERMINE DI ESECUZIONE INFORMAZIONI SUI LOTTI Lotto n. 1 TITOLO Kit dei partecipanti e articoli promozionali 1) BREVE DESCRIZIONE La SCIS ospita un'unità dedicata all'organizzazione di conferenze ed eventi per tutti i servizi della Commissione. L'unità organizza dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti. In aggiunta a questi eventi, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare gli articoli descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. Agli eventi è regolarmente offerto ai partecipanti un kit da conferenza, che comprende una borsa della conferenza, una cartellina portadocumenti, una penna e un blocchetto per appunti. rmalmente sono anche distribuiti articoli promozionali quali portachiavi badge, con o senza porta cartellini in plastica, penne USB, magliette e magliette polo. Oltre a questo, gli offerenti devono assicurare che il logo dell'ue o altri loghi in diversi colori o un indirizzo Internet in un unico colore possa essere stampato su tutti gli articoli proposti. 2) CPV (Vocabolario comune per gli appalti) 3) QUANTITATIVO O ENTITÀ Dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti e, in aggiunta a questi eventi organizzati dalla SCIC, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare gli articoli descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. Valore tra e EUR 4) INDICAZIONE DI UNA DURATA DIVERSA DELL'APPALTO O DI UNA DATA DIVERSA DI INIZIO/ CONCLUSIONE 5) ULTERIORI INFORMAZIONI SUI LOTTI Lotto n. 2 TITOLO Servizi di stampa 1) BREVE DESCRIZIONE La SCIS ospita un'unità dedicata all'organizzazione di conferenze ed eventi per tutti i servizi della Commissione. L'unità organizza dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti. 3/7

4 4/7 In aggiunta a questi eventi, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare gli articoli descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC per i servizi di stampa rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. I principali servizi richiesti sono: lavori di stampa: programmi delle conferenze, inviti, elenco dei partecipanti, cartellini, relazioni della conferenza, volantini ecc.; strumenti di sostegno alla comunicazione: striscioni, segnali, poster, supporti visivi; identità visive. 2) CPV (Vocabolario comune per gli appalti) 3) QUANTITATIVO O ENTITÀ Dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti. In aggiunta a questi eventi organizzati dalla SCIC, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare gli articoli descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC per i servizi di stampa rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. Valore tra e EUR 4) INDICAZIONE DI UNA DURATA DIVERSA DELL'APPALTO O DI UNA DATA DIVERSA DI INIZIO/ CONCLUSIONE 5) ULTERIORI INFORMAZIONI SUI LOTTI Lotto n. 3 TITOLO Assistenti di conferenza 1) BREVE DESCRIZIONE La SCIS ospita un'unità dedicata all'organizzazione di conferenze ed eventi per tutti i servizi della Commissione. L'unità organizza dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti. In aggiunta a questi eventi, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare i servizi descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. Nella preparazione degli eventi e durante la loro esecuzione, ci sono molti incarichi per i quali si richiedono assistenti di conferenza. I loro principali incarichi sono i seguenti: allestimento dei kit dei partecipanti e disposizione dei cartellini in ordine alfabetico; preparazione del banco di registrazione; gestione del banco di registrazione; gestione «in loco» delle registrazioni; fornitura di informazioni ai partecipanti; assistenza generale nelle sale riunioni; assistenza agli oratori con presentazioni informatiche nelle sale riunioni; fotocopiatura e distribuzione di documenti agli interpreti; gestione delle placche con i nomi degli oratori durante la varie sessioni; assistenza ai giornalisti nella «sala stampa»; distribuzione e raccolta di ricevitori e cuffie a raggi infrarossi; assistenza durante i pranzi e le cene ufficiali; assistenza alle personalità di rilievo; 4/7

5 5/7 supervisione della sala degli oratori, della sala per le personalità di rilievo e del tavolo di presidenza nelle sale conferenze; organizzazione e supervisione del guardaroba; assistenza per gli autobus diretti alle cene, aeroporti ecc.; accettazione presso aeroporti, alberghi. Quando il lavoro supera le 6 ore, agli assistenti di conferenza è concessa 1 ora di pausa, che include una pausa pranzo di 30 minuti. L'ente appaltante si riserva il diritto di richiedere la sostituzione di un assistente se necessario. Il contraente si impegna a inviare il sostituto entro 3 ore dalla richiesta. 2) CPV (Vocabolario comune per gli appalti) 3) QUANTITATIVO O ENTITÀ Dai 40 ai 50 eventi all'anno a cui prendono parte migliaia di partecipanti. In aggiunta a questi eventi organizzati dalla SCIC, altri servizi della Commissione, organismi e agenzie potranno utilizzare i servizi descritti qui di seguito. Le loro necessità e quelle della SCIC rappresentano un mercato dal valore stimato fra EUR e EUR all'anno. Valore tra e EUR 4) INDICAZIONE DI UNA DURATA DIVERSA DELL'APPALTO O DI UNA DATA DIVERSA DI INIZIO/ CONCLUSIONE 5) ULTERIORI INFORMAZIONI SUI LOTTI SEZIONE III: INFORMAZIONI DI CARATTERE GIURIDICO, ECONOMICO, FINANZIARIO E TECNICO III.1) CONDIZIONI RELATIVE ALL'APPALTO III.1.1) III.1.2) III.1.3) III.1.4) III.2) III.2.1) III.2.2) III.2.3) Cauzioni e garanzie richieste n applicabile. Principali modalità di finanziamento e di pagamento e/o riferimenti alle disposizioni applicabili in materia Articolo I.5 del modello di contratto quadro. Forma giuridica che dovrà assumere il raggruppamento di operatori economici aggiudicatario dell'appalto Sezione II.4 del capitolato d'oneri. Altre condizioni particolari cui è soggetta la realizzazione dell'appalto CONDIZIONI DI PARTECIPAZIONE Situazione personale degli operatori, inclusi i requisiti relativi all'iscrizione nell'albo professionale o nel registro commerciale Informazioni e formalità necessarie per valutare la conformità ai requisiti: sezioni III.2.1 e IV.1.3 del capitolato d'oneri. Capacità economica e finanziaria Informazioni e formalità necessarie per valutare la conformità ai requisiti: sezione IV.2.1 del capitolato d'oneri. Capacità tecnica Informazioni e formalità necessarie per valutare la conformità ai requisiti: 5/7

6 6/7 III.2.4) III.3) III.3.1) III.3.2) sezione IV.2.2 del capitolato d'oneri. Appalti riservati CONDIZIONI RELATIVE ALL'APPALTO DI SERVIZI La prestazione del servizio è riservata ad una particolare professione? Le persone giuridiche devono indicare il nome e le qualifiche professionali delle persone incaricate della prestazione del servizio SEZIONE IV: PROCEDURA IV.1) TIPO DI PROCEDURA IV.1.1) IV.1.2) IV.1.3) IV.2) IV.2.1) IV.2.2) IV.3) IV.3.1) IV.3.2) IV.3.3) IV.3.4) IV.3.5) IV.3.6) IV.3.7) IV.3.8) Tipo di procedura Aperta Limiti al numero di operatori che saranno invitati a presentare un offerta Riduzione del numero di operatori durante il negoziato o il dialogo CRITERI DI AGGIUDICAZIONE Criteri di aggiudicazione Offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri indicati nel capitolato d'oneri, nell invito a presentare offerte o a negoziare oppure nelle specifiche Ricorso ad un'asta elettronica INFORMAZIONI DI CARATTERE AMMINISTRATIVO Numero di riferimento attribuito al dossier dall amministrazione aggiudicatrice SCIC/S6/2011/FWC/01. Pubblicazioni precedenti relative allo stesso appalto Condizioni per ottenere il capitolato d'oneri e la documentazione complementare Termine per il ricevimento delle richieste di documenti o per l'accesso ai documenti :00 Documenti a pagamento Termine per il ricevimento delle offerte o delle domande di partecipazione :00 Data di spedizione ai candidati prescelti degli inviti a presentare offerte o a partecipare Lingue utilizzabili per la presentazione delle offerte/domande di partecipazione spagnolo. danese. tedesco. greco. inglese. francese. italiano. neerlandese. portoghese. finlandese. svedese. ceco. estone. ungherese. lituano. lettone. maltese. polacco. slovacco. sloveno. irlandese. bulgaro. rumeno. Periodo minimo durante il quale l'offerente è vincolato alla propria offerta periodo in mesi: 6 (dal termine ultimo per il ricevimento delle offerte) Modalità di apertura delle offerte Data: :30 Luogo rue de la Loi 170, 1049 Bruxelles. 6/7

7 7/7 Persone ammesse ad assistere all'apertura delle offerte Gli offerenti che desiderano essere presenti all'apertura dovranno registrarsi con almeno 2 giorni d'anticipo, inviando un all'indirizzo scic-call-conflots@ec.europa.eu Potrà assistere all'apertura delle offerte 1 rappresentante per ogni offerente. Il presidente del comitato di apertura annuncerà i nomi degli offerenti e la decisione relativa all'ammissibilità di ciascun offerta. I prezzi indicati nelle offerte pervenute non saranno comunicati. SEZIONE VI: ALTRE INFORMAZIONI VI.1) TRATTASI DI UN APPALTO PERIODICO VI.2) VI.3) VI.4) VI.4.1) VI.4.2) VI.4.3) VI.5) APPALTO CONNESSO AD UN PROGETTO E/O PROGRAMMA FINANZIATO DAI FONDI COMUNITARI INFORMAZIONI COMPLEMENTARI Tutti i documenti per la partecipazione al bando di gara possono essere scaricati direttamente dal sito web della DG Interpretazione di cui al punto I.1) del presente avviso di gara. PROCEDURE DI RICORSO Organismo responsabile delle procedure di ricorso Tribunale dell'unione europea rue du Fort Niedergrünewald 2925 Lussemburgo LUSSEMBURGO Posta elettronica: generalcourt.registry@curia.europa.eu Telefono Presentazione di ricorso Servizio presso il quale sono disponibili informazioni sulla presentazione di ricorso DATA DI SPEDIZIONE DEL PRESENTE AVVISO: /7