Guida di base all uso della posta elettronica Comune di Pisa

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1 GUIDA ALL USO DELLA POSTA ELETTRONICA Sommario GUIDA DI BASE ALL USO DELLA POSTA ELETTRONICA... 1 Sommario ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA INTERFACCIA UTENTE a. CARTELLE DI POSTA... 4 b. I TAG... 4 c. LE RICERCHE... 6 d. CARTELLE E CONDIVISIONI AGENDA IMPEGNI VALIGETTA PREFERENZE a. Generali b. Account c d. Filtri e. Firme f. Fuori ufficio g. Indirizzi affidabili h. Contatti i. Agenda j. Condivisione k. Notifiche l. Importa/Esporta m. Tasti di scelta rapidi Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 1 di 34

2 Per una guida completa fare riferimento alla guida in linea di Zimbra all indirizzo 1. ACCESSO ALLA CASELLA DI POSTA Indirizzo web Schermata di accesso Nome utente: indirizzo di posta elettronca personale Password: la password che è stata modificata dopo il pirmo accesso Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 2 di 34

3 2. INTERFACCIA UTENTE Come si evince dalla seguente immagine, l interfaccia è molto simile a quella di Microsoft Outlook. Questo ila schermata che si presenta all accesso: Nell menù della barra orizzontale superiore sono riportate queste etichette: Dalla sezione si gestisce la casella di posta, invio, ricezione e cancellazione delle . CONTATTI Dalla sezione contatti si visualizzano tutte le informazioni relative ai contatti e alle liste di distribuzione. AGENDA Da questa sezione possiamo pianificare le nostre attività e/o appuntamenti (diario). Una volta inserito un appuntamento in agenda, il giorno nel calendario sarà evidenziato e potremo consultarlo cliccandoci sopra (direttamente nel calendario in basso a sinistra). IMPEGNI Qui possiamo impostare i nostri impegni (ad esempio un lavoro che dobbiamo svolgere) e tenere traccia del loro completamento. Possiamo aggiungere stati di avanzamento fino a raggiungere il totale completamento dello stesso. PREFERENZE Qui possiamo impostare le preferenze per la nostra casella di posta, come ad esempio fare il cambio password, modificare la firma, aggiungere dei filtri o degli indirizzi affidabili e molto altro. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 3 di 34

4 3. a. CARTELLE DI POSTA L utilizzo di questa sezione è similare a quello che si effettua tramite Outlook Cliccando su nuovo messaggio si predispone l invio di un nuovo messaggio. Tutte le funzionalità sono praticamente identiche all attuale Outlook Nell immagine di destra c è anche l esempio di una cartella condivisa staff-rc@comune.isa.it. Questa cartella viene vista da un gruppo di utenti predefiniti. In pratica tutti messaggi aventi come destinatario questo indirizzo di vengono raccolti in questa cartella. Gli utenti che hanno una cartella condivisa non devono cancellarne il contenuto altrimenti gli altri non lo vedrebbero. Chi è abilitato alla eventuale cancellazione di deve essere preventivamente stabilito e deve eliminare solo le non necessarie o di eventuale spamming. b. I TAG I Tag sono fondamentali per classificare le , i contatti, gli impegni e gli appuntamenti e possono essere utilizzati anche per effettuare delle ricerche se si vuole, ad esempio, visualizzare tutti i messaggi identificati con uno stesso Tag. É possibile creare diversi Tag ed applicarne diversi alle stesse ed ai contatti. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 4 di 34

5 Per creare un nuovo Tag, cliccare con il tasto destro sopra il menu Tag e selezionare Nuovo Tag. Inserire il nome del nuovo Tag e selezionare il colore associato. Per assegnare un Tag a una o a un contatto, cliccare con il tasto destro sopra il messaggio o il contatto e selezionare Applica tag a Conversazione (o Applica Tag a Contatto) -> Tag desiderato. Tutti gli oggetti contrassegnati da un Tag sono facilmente visibili perché presentano l icona del Tag stesso sopra di essi, come potete vedere sotto, oltre che al loro interno. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 5 di 34

6 Selezionando dal menu dei Tag, sia dalla scheda sia dalla scheda Contatti, un Tag, si possono visualizzare tutti i messaggi contrassegnati con quest ultimo. NOTA: nel caso delle cartelle condivise, siano esse relative a mail o contatti, quando viene assegnato un tag, questo viene visto in grigio e posizionandovi sopra con il mouse verrà visualizzato il suo nome. c. LE RICERCHE È possibile cercare , contatti, appuntamenti, impegni e file. La ricerca può essere effettuata in base a due tipologie di filtri: FILTRI BASE - ha un allegato; - è contrassegnato; - non è letto. FILTRI AVANZATI - ricevuto da; - inviato a; - data invio; - allegati (documento di testo, HTML, immagine, ); - dimensioni; - stato (letto, non letto, inoltrato da, in copia a, ecc.); - tag; - cartella. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 6 di 34

7 d. CARTELLE E CONDIVISIONI Oltre a lavorare con le ricerche ed i tag per la suddivisione dei messaggi, possiamo utilizzare anche le cartelle. Queste possono essere condivise con altri utenti, come la maggior parte degli oggetti di Zimbra. La procedura per la creazione di una cartella è molto semplice. Cliccate con il tasto destro del mouse e selezionate Nuova cartella dove volete creare la cartella. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 7 di 34

8 Inserite il nome desiderato, selezionate un colore e cliccate Ok. Apparirà dunque la nuova cartella come sottocartella della posta in arrivo. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 8 di 34

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10 Posso creare cartelle anche per suddividere i contatti e la procedura è la stessa. Una funzione interessante offerta da Zimbra, sia per le cartelle che per i contatti, è la condivisione. Questa funzione ci permettere di condividere i contatti e/o una o più cartelle nella nostra posta elettronica con un altro utente presente in Zimbra. Cliccare dunque sopra la cartella ( o contatti) interessata e selezionare Condividi cartella o Condividi cartella contatti. CARTELLA CONTATTI Quando creiamo la nostra condivisione abbiamo la possibilità di scegliere alcune opzioni, come è riportato nell immagine seguente. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 10 di 34

11 NOTA: tale popup verrà visualizzato anche per altre operazioni, come ad esempio lo svuotamento del cestino, la cancellazione di un , l invio di un messaggio, ecc. Il ruolo NESSUNO serve per nascondere una cartella presente all interno di un database di posta condiviso, come ad esempio una cartella personale che non si vuole far visualizzare. Si deve creare dunque una condivisione aggiuntiva per la cartella da nascondere e settare tale ruolo all utente con cui si è condiviso in precedenza il db. La persona con cui vogliamo condividere le informazioni riceverà il messaggio nella sua casella (sempre se abbiamo scelto di inviarlo) con la richiesta di condivisione da noi inoltrata. 4. AGENDA Questa sezione ci permette di creare i nostri appuntamenti, invitare altre persone e condividere la nostra agenda. Per creare un nuovo appuntamento cliccare su Agenda > Nuovo appuntamento. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 11 di 34

12 Inserire le informazioni relative all appuntamento e cliccare su Salva e chiudi. Se invece si vuole inviare la richiesta anche ad un collega, dopo aver inserito il suo nominativo ( ) all interno del campo Partecipanti, si deve cliccare sul tasto Invia. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 12 di 34

13 NOTA: cliccando sul tasto Salva, l appuntamento viene salvato in agenda ma non inviato. Una volta inserito un partecipante, nel pianificatore verrà visualizzata la sua disponibilità. Nel caso in cui l utente inserito sia occupato, verrà evidenziato in rosso il suo nominativo e apparirà un alert. Cliccando su Suggerisci un orario verrà aperto un calendario a destra con eventuali orari e date in cui il contatto da invitare è libero. Esempio di notifica ricevuta dall organizzatore: Qualora decidessimo invece di optare per la proposta di un nuovo orario, si aprirà la scheda dell appuntamento per modificarne la data e l orario, per poi inviarlo nuovamente all organizzatore. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 13 di 34

14 Come per le ed i contatti, è possibile utilizzare la funzione di condivisione. Cliccare con il tasto destro sopra l agenda da condividere e selezionare Condividi Agenda. NOTA: è possibile creare più di un agenda. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 14 di 34

15 Selezionare le opzioni desiderate per la condivisione e al termine cliccare su Ok. L utente inserito nel campo , riceverà un messaggio di notifica relativo alla condivisione, che potrà accettare e rifiutare. Una volta accettata la condivisione potrà visualizzarla tra le sue agende. Ecco come si presenta la visualizzazione del calendario in presenza di un agenda condivisa. BLU = agenda propria. VIOLA = agenda condivisa. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 15 di 34

16 In base ai ruoli precedentemente settati, potremmo vedere, modificare e rimuovere gli appuntamenti anche per la agende condivise. NOTA: è possibile creare un appuntamento direttamente da un , cliccando con il tasto destro del mouse sopra di essa e selezionando Crea appuntamento. 5. IMPEGNI Altra funzione presente all interno di Zimbra sono gli impegni. È possibile utilizzare la propria lista di impegni per creare e monitorare i progressi di un progetto, scrivendo note, allegando file e condividendo l'elenco con altri utenti. Per la creazione di un impegno selezionare la scheda Impegni > Nuovo Impegno. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 16 di 34

17 Inseriamo le informazione relative al nuovo impegno e clicchiamo su Salva. NOTA: è possibile creare più di un elenco impegni. Anche questa funzione può essere condivisa con altri utenti nelle stesse modalità dei contatti e delle . NOTA: gli impegni in Zimbra non vengono integrati con l agenda ma bensì sono due cose che operano separate l una dall altra. 6. VALIGETTA La funzione valigetta consente di salvare i file su cui si sta lavorando in uno spazio presente all interno del proprio database Zimbra e di accedervi ogni volta che si entra nell account, da qualsiasi computer. All interno della Valigetta si possono caricare varie tipologie di file, sia dal proprio pc sia dalla propria casella (quest ultima operazione si effettua con il link Valigetta presente all interno di una ). Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 17 di 34

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19 Per modificare un file presente all interno della Valigetta, cliccare con il tasto destro e selezionare Checkout del file. Come si vede dalle immagini sottostanti, questo permette di bloccare il file e quindi evitare che qualcun altro possa modificarlo. Sarà comunque possibile scaricarlo ma non caricarlo. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 19 di 34

20 Terminate le modifiche, si dovrà effetture il Checkin e caricare il file modificato. Solo a quel punto un altro utente potrà prendere in carico il file e modificarlo. NOTA: l opzione Ignora checkout ignora le modifiche fatte. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 20 di 34

21 In fase di Checkin, si dovrà selezionare il file da caricare e avverrà lo scatto della versione. Sarà dunque possibile visualizzare le vecchie revisioni del file. Sulla parte destra, si potrà visualizzare l anteprima del messaggio ma non sarà consentita la modifica. NOTA: la dimensione di questi documenti andrà a gravare sullo spazio totale della casella di posta.anche questo strumento può essere condiviso con altri utenti. 7. PREFERENZE Di seguito è riportata un immagine rappresentativa di quello che possiamo modificare dalle preferenze del client web mail. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 21 di 34

22 La parte in altro a destra, oltre ad indicare con quale account si è connessi, mostra lo stato attuale della casella di posta in termini di spazio. Cliccando sulla freccia disposta verso il basso, appariranno alcune funzioni come la guida, il cambio password e il tasto per uscire dal client. NOTA: ogni volta che effettuiamo una modifica alle preferenze, ricordiamoci di cliccare sul tasto Salva in alto a sinistra. a. Generali Da Preferenze > Generali possiamo modificare alcuni parametri come: OPZIONI DI ACCESSO - il metodo di accesso, AJAX (per connessioni veloci) o HTML (per connessioni più lente); - il tema del client; - la lingua del client; - la direzione durante la scrittura del testo presente all interno del corpo del nostro messaggio; - il carattere del client; - il fuso orario. RICERCHE - impostazioni di ricerca (includere o meno il contenuto delle cartelle antispam, cestino e condivisi nelle nostre ricerche). Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 22 di 34

23 - lingua. ALTRO - quanti elementi visualizzare durante lo scorrimento dei messaggi; - dimensioni del carattere di stampa; - visualizzare i nomi invece degli indirizzi quando disponibili; - abilitare i bubble (per visualizzare gli indirizzi in fumetti). b. Account Da Preferenze > Account è possibile aggiungere ulteriori account al nostro client di posta elettronica ed impostare quale utilizzare come principale. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 23 di 34

24 NOTA: la configurazione di questi account può essere di tipo POP o IMAP. c. Da Preferenze > possiamo agire su: VISUALIZZAZIONE MESSAGGI - tempi di controllo per la nuova posta in arrivo; - metodo di visualizzazione (HTML o testo); - impostare l anteprima del messaggio; - impostare l apertura del messaggio in una nuova finestra; - impostare se visualizzare o meno, automaticamente, le immagini; - scegliere il posizionamento del riquadro di lettura; - impostazione relative al contrassegno per i messaggi letti; - ecc. RICEZIONE MESSAGGI - riprodurre un suono quando si riceve un messaggio; - evidenziare la scheda quando si riceve un messaggio; - impostare i popup; - conferme di lettura; - impostazioni legate ai messaggi inviati a se stessi; - messaggi duplicati. COMPOSIZIONE MESSAGGI - modalità di composizione del messaggio (HTML o testo); - impostazioni legate al salvataggio delle bozze, alla conforme di lettura, alle risposte e all inoltro. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 24 di 34

25 OPZIONI POSTA SPAM - bloccare messaggi; - permettere messaggi. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 25 di 34

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27 d. Filtri Da Preferenze > Filtri possiamo applicare delle regole ai messaggi di posta in arrivo e in uscita come ad esempio spostare messaggi, eliminarli, inserire un TAG o inoltrarli verso un altro indirizzo. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 27 di 34

28 e. Firme Da Preferenze > Firme si possono impostare più firme, sia formattate in testo normale sia come HTML. Potremo inoltre decidere dove posizionare la firma nel momento in cui andremo a rispondere (tasto rispondi) ad una , o sopra i messaggi inclusi o alla fine. f. Fuori ufficio Da Preferenze > Fuori Ufficio si ha la possibilità di impostare un messaggio automatico, da inviare in risposta ad ogni ricevuta, quando si è fuori ufficio. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 28 di 34

29 g. Indirizzi affidabili Da Preferenze > Indirizzi Affidabili possiamo creare una lista di mittenti considerati attendibili. Le mail ricevute da questi mittenti visualizzeranno automaticamente le immagini allegate. h. Contatti Da Preferenze > Contatti possiamo modificare: IMPOSTAZIONI - aggiungi contatti a Contatti usati per ; - cercare i contatti prima nella rubrica generale (GAL). AUTOCOMPLETAMENTO - per gli indirizzi presenti nella GAL, Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 29 di 34

30 - per gli indirizzi nella rubrica personale; - completare auto completamento alla digitazione della virgola. i. Agenda Da Preferenze > Agenda possono essere impostati svariati parametri, legati alla nostra agenda. GENERALI - tipologia di vista; - con quale giorno inizia la settimana; - se rendere la visibilità degli appuntamenti pubblici o privati; - visualizzare o nascondere il mini calendario; - opzioni generali relative ai promemoria; - ecc. SETTIMANA E ORE DI LAVORO - impostare i giorni e le ore in cui lavoriamo. CREAZIONE APPUNTAMENTI - impostare l uso della finestra rapida per la creazione di un appuntamento; - visualizzare fuso orario dell ora di inizio e di fine dell appuntamento. AUTORIZZAZIONI - permettere o meno a qualcuno di vedere i propri orari liberi/occupati; - permettere o meno a qualcuno di invitarmi inviti a riunioni. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 30 di 34

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33 j. Condivisione Guida di base all uso della posta elettronica Comune di Pisa Da Preferenze > Condivisione possiamo vedere se abbiamo cartelle condivise e le informazioni relative ad esse. Possiamo inoltre ricercare delle cartelle condivise. k. Notifiche Da Preferenze > Notifiche si può impostare un indirizzo per la ricezione delle notifiche. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 33 di 34

34 l. Importa/Esporta Guida di base all uso della posta elettronica Comune di Pisa Da Preferenze > Importa/Esporta si possono importare o esportare Account, Agenda e Contatti. m. Tasti di scelta rapidi Da Preferenze > Tasti di scelta rapidi possiamo vedere i tasti di scelta rapidi ed eventualmente stampare una lista. Servizi Informativi Ufficio E-Government Pagina 34 di 34