INDICE Lettori, cards e pc Cenni Preliminari Barra di stato Info Ore contrattuali Speciali Foglio Presenza Chiudi Sessione Forza Uscita Riepilogo

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1 INDICE 1. Lettori, cards e pc Pag Cenni Preliminari Pag Barra di stato Pag Info Ore contrattuali Pag Speciali Pag Foglio Presenza Pag Chiudi Sessione Pag Forza Uscita Pag Riepilogo Pag Statistiche Pag Straordinario Pag Uscita Anticipata Pag Spegni Pag Avanzate Pag Creazione / Modifica dipendenti Pag Impostazioni Pag Accesso attraverso Password Pag Modifica Manuale Pag Impostazioni Avanzate Pag Chiudi la Sessione aperta Pag Arrotondamento dell orario Pag Stampe Pag Server Centralizzato Pag. 26

2 1. LETTORI, CARDS E PC Il lettore delle cards funziona ad avvicinamento delle carte. Una spialuminosa di colore rosso indica la lettura della carta. Il suono emesso dal sistema indica l avvenuta lettura della carta. Le carte sono plastiche e misurano quanto una carta di credito. Non hanno alcun segno ne banda magnetica. All interno di esse vi è un trasponder che identifica la carta. Il computer ha un disegno ergonomico e flessibile, di piccole dimensioni. Possiede un monitor touchscreen per accedere alle funzioni del sistema. 1

3 2. Cenni Preliminari La politica che regola l applicazione è quella di raccogliere i dati necessari alla compilazione delle buste paghe dei dipendenti. Il funzionamento globale consiste nell associare ad ogni dipendente una card a trasponder che userà per segnalare la sua Entrata ed Uscita al lavoro. Tenendo conto che i risultati dell applicazione saranno usati per la compilazione delle buste paghe, il programma non consente che in una giornata di lavoro non sia specificato, attraverso la timbratura della cards o dalla segnalazione di un responsabile, i flussi di lavoro di tutti i dipendenti attivi. La prima schermata del programma ha un Menù principale posto in alto con dieci funzioni, a ognuna di queste funzioni è assegnato un tasto per la selezione. Più in basso, sulla sinistra, troviamo le informazioni sull utente con relativa foto, cognome e nome, l operazione che sta compiendo; se di entrata o uscita e l ora. 2

4 Il programma suddivide il Mese in sessioni. Tali sessioni iniziano alla fine della chiusura della sessione precedente, che dovrà essere indicata con il tasto Una sessione non potrà essere chiusa senza assegnare ai dipendenti assenti il motivo (Riposo / Malattia / Ferie / Permesso / Assenza). Esistono due modalità per gestire le timbrature delle card da parte dei dipendenti: - timbrature autonome - timbrature assistite. Questa impostazione è dinamica e va assegnata ad ogni dipendente secondo i privilegi che si ritengano da parte dell Azienda che gestisce le presenze. Un dipendente che non ha bisogno della timbratura assistita potrà passare la sua card autonomamente e il programma registrerà inizialmente l entrata e successivamente l uscita. Un dipendente che esegue la timbratura assistita striscerà la sua Card, mentre sul monitor del responsabile comparirà un messaggio chiedendo l Autorizzazione o meno alla timbratura (fig. 2). Le operazione di Entrata / Uscita possono essere registrate ben due volte per dipendente, ovvero le fasi di timbratura sono: Primo passaggio: Secondo passaggio: Terzo passaggio: Quarta passaggio: Successivi passaggi: Entrata Uscita Entrata da pausa Uscita Finale Messaggio di Utente già registrato 3

5 Fig. 2 - Richiesta di conferma della timbratura 4

6 3. BARRA DI STATO Nella Barra di Stato ci sono informazioni sulla data attuale, l ora, l avvenuta apertura della porta seriale e l avvenuto collegamento con il lettore di Cards. In fase di lavoro inoltre, verrà visualizzata l ultima operazione realizzata dal programma (Es. ENTRATA DA PAUSA ORE UTENTE MARIO ROSSI ). 4. Info ore contrattuali Può vedersi in basso a sinistra della schermata principale un riquadro di info contrattuale. Ogni talvolta che un dipendente timbrerà la sua card verrà eseguito un controllo interno per determinare eventuali raggiungimenti di straordinario e sarà mostrato a video. Le soglie di avvertenze saranno impostate dall utente nella finestra impostazioni. Fig. 3 - Riquadro delle Info contrattuali sulla schermata principale Fig. 4 - Riquadro delle impostazioni degli avvisi 5

7 5. SPECIALI Cliccando sul Tasto Speciali si avvierà la finestra della fig. 5 e si potrà assegnare ai dipendenti che non saranno presenti nella giornata, il motivo dell assenza: (Riposo / Malattia / Ferie / Permesso / Assenza). Fig. 5 - Finestra Speciali 6

8 6. FOGLIO PRESENZA Fig. 6 - Finestra del Foglio Presenze giornaliero Questa funzione permette di visualizzare e di stampare il foglio presenza della giornata corrente. 7

9 7. CHIUDI SESSIONE Questa funzione salverà la sessione attuale sullo storico delle presenze. Nel caso che ci siano utenti Attivi o utenti Assenti senza una motivazione assegnata (Riposo / Malattia / Ferie / Permesso / Assenza) la funzione non avverrà e un messaggio lampeggerà sulla barra di stato con la dicitura MANCANO UTENTI. 8. FORZA USCITA La seguente procedura forza l uscita di un dipendente per impossibilità legata all assenza della carta identificativa ad esso abbinata. Fig. 6 - Figura di Chiusura Forzata dei dipendenti 8

10 9. RIEPILOGO La seguente funzione permette di visualizzare, a video o stampa, il riepilogo delle presenze con i seguenti criteri: Giornaliero Foglio presenza della giornata richiesta. Mensile Riepilogo mensile delle presenze di tutti i dipendenti. Per ogni dipendente si visualizzeranno due righe; la prima di colore verde riporta il totale delle Ore lavorate nella giornata 9

11 mentre la seconda di colore bianco riporta la quantità di ore notturne, ovvero dalle 00:00 alla fine della prestazione. Per singolo dipendente Storico delle presenze per il singolo dipendente. Una volta impostati i criteri di ricerca i risultati saranno visualizzati nella griglia attraverso il tasto Cerca I dati della griglia possono essere esportati in Excel o stampati. 10

12 9.1. STATISTICHE L Opzione Statistiche, permette all Amministratore di consultare e verificare le informazioni lavorative dei dipendenti selezionando il periodo per anno o per mese. La schermata prevede una legenda che favorisce una più rapida lettura delle informazioni indicate. Inoltre, cliccando su una delle voci in cima ad ogni colonna, i criteri contenuti verranno ordinati in tabella in ordine crescente. 11

13 10. STRAORDINARIO La funzione Straordinario indica, ai responsabili del personale, un elenco di dipendenti in ordine crescente in forza lavoro, ovvero attivi, con la probabilità più alta di essere scelti per realizzare lo straordinario poichè hanno meno ore realizzate nel mese corrente. Saranno evidenziate in colore verde le ore mensili ricalcolate secondo il motivo dell assenza (vedi Speciali cap. 5). Fig. 7 - Funzione di Straordinario 12

14 11. USCITA ANTICIPATA La funzione Uscita Anticipata indica, ai responsabili del personale, un elenco di dipendenti in ordine crescente in forza lavoro, ovvero attivi, con la probabilità più alta di essere scelti per un uscita anticipata dal lavoro, in modo da ridurre lo straordinario. In alto alla lista verrà visualizzato colui che ha realizzato durante il mese corrente, la maggior quantità di ore. In verde saranno ricalcolate le ore mensili secondo la motivazione dell assenza (vedi Speciali cap. 5). Fig. 8 - Funzione di Uscita Anticipata 13

15 12. SPEGNI Il seguente tasto chiude l applicazione 13. AVANZATE Una serie di funzioni avanzate sono reperibili attraverso il tasto corrispondente nella toolbar della finestra principale. Tali funzioni non sono di uso comune e saranno di seguito descritte CREAZIONE E MODIFICA DIPENDENTI (Utenti) Ogni dipendente dovrà essere registrato per permettere all applicazione di controllare le sue giornate di lavoro. Per accedere alla schermata dei dipendenti bisogna cliccare su Avanzate e successivamente Utenti sulla schermata principale. Si potrà creare un Nuovo Utente o modificare uno esistente. In entrambi i casi, i dati richiesti sono: 14

16 Fig Finestra di Controllo Utenti Path immagine: Verrà automaticamente visualizzata una volta scelta una foto da inserire (Doppio clic sull immagine) Cognome: Cognome del dipendente Nome: Nome del dipendente Ore contrattuali mensili: Ore contrattuali mensili del dipendente Ore contrattuali settimanali: Ore contrattuali settimanali del dipendente Mansione: assegnazione dell incarico lavorativo del dipendente ID Card: Numero identificativo della scheda. Tale codice avverrà avvicinando la scheda al Lettore di Cards e premendo il tasto Assegna Scheda comparirà sulla schermata tale messaggio: passare la scheda sul lettore.... Tale messaggio verrà chiuso al passaggio della nuova scheda del dipendente. 15

17 Attivo: Determina lo stato contrattuale del dipendente. Necessita di autorizzazione: Se disabilitato permette ad un dipendente di timbrare le sue entrate ed uscite autonomamente. Se abilitato chiederà al responsabile di autorizzare la timbratura. Nota: Poiché il sistema è stato sviluppato per l utilizzo col Monitor Touchscreen per ogni campo che richiede l inserimento di un dato vi è una tastiera virtuale che compare facendo doppio clic sul campo interessato IMPOSTAZIONI La funzione Impostazioni può essere modificata solo dall amministratore. Cliccando sulla tendina avanzate / impostazioni si aprirà una finestra, e dovremmo identificarci con la nostra Card come Amministratore. Fig Finestra di Autenticazione Dopo aver ottenuto la conferma dal lettore sarà possibile impostare le funzionalità dell applicazione secondo le proprie esigenze 16

18 Finestra di Impostazioni (fig.12) Fig Finestra Impostazioni 17

19 1) Nome Azienda: Specificazione dell azienda che sarà riportata su tutte le stampe. 2) Società proprietaria e Sala bingo: distinguono la propria sala all interno di un Network di sale per l inoltro delle presenze ad un server centralizzato (vedi capitolo 16 pag. 23). 7) Autenticazione: permette l autorizzazione ad un Admin Card concedendo i privilegi necessari per l accesso alle impostazioni, alla creazione e modifica di Utenti e forzare l uscita dei dipendenti. 8) Orario del sistema Windows : poiché il sistema Timebingo blocca ogni modifica effettuata sull orologio del sistema operativo di Windows, questa Opzione consente la modifca dell orologio attraverso la spunta su consenti la modifica. Arrotondamenti Usa le impostazioni di arrotondamento di Entrata: Se attiva, converte l orario reale in cui è stata timbrata la Card, arrotondando tale orario alle specifiche definite dall utente (per difetto, per eccesso o adattandola alla mezz ora). Usa le impostazioni di arrotondamento di Uscita: Se attiva, converte l orario reale in cui è stata timbrata la Card, arrotondando tale orario alle specifiche definite dall utente (per difetto, per eccesso o adattandola alla mezz ora). Visualizza il pulsante per annullare l arrotondamento: Se attivo, visualizza sulla schermata principale dell applicazione un tasto che può essere premuto prima di ogni timbratura, se si vuole evitare l arrotondamento dell ora, pertanto la seguente timbratura riporterà l orario preciso in cui è stata passata la Card (fig. 6). 18

20 Fig Pulsante di Annullamento Arrotondamento Orario. Il pulsante di annullamento del arrotondamento orario è una funzione utile nel caso vi siano, oltre ai dipendenti che debbano rispettare una turnazione prestabilita, dei dipendenti ai quali è consentita la firma digitale senza un orario prestabilito. Una volta pulsato diventerà di colore rosso per indicare che la prossima timbratura avverrà senza l arrotondamento del orario. Appena letta la card tornerà allo stato originale. Lettori Cards Pausa Letture card: Determina la quantità di secondi per i quali il sistema non accetterà ulteriori letture di card, una volta letta una precedente (per evitare il rischio che un dipendente rimanga una quantità eccessiva di tempo con la card sopra il lettore e che il sistema accetti due timbrature - Es. Entrata e posteriormente Uscita). Avvisa il raggiungimento delle ore mensili entro: Determina la soglia entro la quale il pannello di Info ore contratto posto sulla schermata principale avvertirà l utente del raggiungimento delle ore contrattuali mensili.- Es. avendo un dipendente al quale è stato stabilito un contratto mensile di 172 ore, attraverso l impostazione dei dipendenti, se questa soglia viene stabilita in 15 ore, per ogni timbratura del mese oltre le 157 ore lavorate verrà visualizzato un avviso che informerà il responsabile delle ore mancanti per il raggiungimento delle 172 ore contrattuali. Avvisa il raggiungimento delle ore settimanali entro: determina la soglia entro la quale il pannello di Info ore contratto posto sulla schermata principale avvertirà l utente del raggiungimento delle ore contrattuali settimanali..- Es. avendo un dipendente al quale è stato stabilito un contratto settimanale di 40 ore, attraverso l impostazione dei dipendenti, se questa soglia viene stabilita in 10 ore, per ogni timbratura del mese oltre le 30 ore lavorate verrà visualizzato un avviso che informerà il responsabile delle ore mancanti per il raggiungimento delle 40 ore contrattuali. 19

21 Varie Mettendo la spunta sull impostazione, Inoltra le presenze al Server centralizzato, si autorizza la comuncazione tra il computer locale ed il server, per l invio dei dati. (vedi capitolo 16 pag. 23) Causali di assenza: è possibile personalizzare ed aggiungere secondo la propria necessità, la motivazione dell assenza di un dipendente 20

22 Utilitys: permettono la personalizzazione e l installazzione del software ACCESSO ATTRAVERSO PASSWORD Questa funzione si presenta solo in mancanza della Card Admin ed il sistema viene riattivato attraverso una Password. Ciò accade nel momento in cui la Card Admin non è stata passata correttamente, o nel caso in cui vada persa o dimenticata MODIFICA MANUALE Questa funzione permette di modificare i dati dello storico delle presenze a causa di errori o dimenticanze dei dipendenti. Tale funzione è protetta da Password. 21

23 IMPOSTAZIONI AVANZATE Dispatcher: Avvia in manuale l applicazione per l inoltro delle presenze Chiudi la sessione aperta: Questa funzione permette all utente di chiudere una sessione, che per diversi motivi potrebbe non essere stata chiusa correttamente. Ciò può accadere per un tempo prolungato dovuto ad esempio a mancanza di luce, dimenticanza del operatore, ecc. E importante, nel caso non siano state assegnate le assenze della sessione, le entrate, le uscite, ecc; o diventi impossibile chiuderla nella data di ripristino del sistema. Si accede attraverso le Impostazioni e potrà essere abilitata soltanto sè in data diversa dell avvio della sessione. 22

24 CHIUDI LA SESSIONE APERTA Questa funzione permette all utente di chiudere una sessione, che per diversi motivi potrebbe non essere stata chiusa correttamente. Ciò può accadere per un tempo prolungato dovuto ad esempio a mancanza di luce, dimenticanza del operatore, ecc. E importante, nel caso non siano state assegnate le assenze della sessione, le entrate, le uscite, ecc; o diventi impossibile chiuderla nella data di ripristino del sistema. Si accede attraverso le Impostazioni e potrà essere abilitata soltanto sè in data diversa dell avvio della sessione. 23

25 14. ARROTONDAMENTO DELL ORARIO (impostazioni e risultati) Il sistema di controllo delle presenze ha una capacità di arrotondare gli orari di Entrata e di Uscita in modo globale in modo da far rispettare ai dipendenti una turnazione prestabilita. Questa capacità è interamente gestita dall utente attraverso la finestra delle impostazioni, il quale potrà farne uso o meno. Nel caso in cui l arrotondamento di orari venga disabilitato gli orari di entrata e di uscita dei dipendenti saranno esatti, conseguentemente anche la quantità di ore lavorate. Nella seguente tabella si vedono i risultati ottenuti con le diverse impostazioni di Arrotondamento di orario Produrrebbe i seguenti risultati finali, I quali vengono stabilite nel formato standard piu comuni usati dai consulenti del lavoro, ovvero: ORA BASE INTERO / MINUTO BASE 100 Di seguito si riportano degli esempi per una miglior comprensione dei minuti in base 100, 24

26 15. STAMPE L applicazione ha un gestore delle stampe flessibile. Permette di stampare tutte o le pagine richieste, impostare titoli, colori, mandare in stampa l intero riepilogo o solo la selezione, adattare a numero pagine e anche di selezionare una stampante virtuale Acrobat PDF (primo pdf predefinito sul sistema) 25

27 16. SERVER CENTRALIZZATO Ogni terminale TimeBingo è indipendente e puo funzionare indipendentemente per la raccolta, il trattamento, analisi e esportazione delle presenze del personale. In abbinamento al TimeBingo è stato sviluppato anche un applicazione server per la raccolta remota delle presenze già elaborate da uno o piu terminali TimeBingo. Il server gestisce presenze anche di diverse società e di diverse sale bingo appartenenti alla stessa o diverse società. Nella figura 14, si esemplifica il caso di un gruppo economico proprietario di n 4 sale bingo di cui 2 della Superbingo SRL, 1 della Gran Bingo SRL e 1 della Mario Rossi SNC. Ipotizzando che il gruppo abbia sede di direzione generale a Palermo, ogni terminale inoltra le presenze del personale acquisite attraverso un normale collegamento internet al server centralizzato di Palermo. Il server ha le stesse potenzialità gestionali dei clients TimeBingo per il trattamento delle presenze ricevute. Il trattamento delle presenze dal server avviene per società e per sala bingo appartenente alla società, impostazioni che devono essere configurate su ogni terminale TimeBingo. Dal punto di vista operativo ad ogni chiusura di sessione il terminale TimeBingo inoltra automaticamente, se così configurato, le presenze giornaliere al server centralizzato. In caso di mancata connettività (adsl non funzionante, server spento, ecc.) TimeBingo rileverà l avvenuta connettività successiva per l inoltro automatico. E anche possibile indicare ad un terminale TimeBingo di specificare un periodo cronologico per l inoltro al server centralizzato. Il server individuerà se le presenze in ricezione erano già in passato ricevute e processate per richiedere alla direzione generale come trattare le presenze doppiamente ricevute (soprascrittura totale, soprascrittura parziale, soprascrittura a richiesta o di ignorare le presenze). 26

28 Fig

29 Fig Finestra di comunicazione tra sale bingo e Server centralizzato. 28

30 Fig Finestra di richiesta di soprascrittura sul database del server. 29

31 Fig Finestra Riepilogo presenze raccolte. 30

32 T TECN BINGO Manuale informativo Rilevatore Presenze Personale Versione Bingo TECNOBINGO s.r.l. - Via P.ssa Mafalda, Messina tecnobingo@pec.it Fax 090/ Software e documentazione TECNOBINGO SRL - tutti i diritti riservati Progetto Grafico: 3P STUDIO Grafico: Samantha D Arrigo