Manuale Utente Webbiobank

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1 Manuale Utente Webbiobank 1. Autenticazione Scelta Unità Operativa Lista pazienti Sincronizza server Crea nuovo paziente Gestione template anagrafica Cancellazione paziente Apertura cartella Compilazione clinical data form Condivisione dati per studio multicentrico

2 1. Autenticazione L accesso alla piattaforma online Webbiobank è disponibile all indirizzo: Prima dell accesso alla piattaforma installare sul proprio PC il software SilverLight 4 runtime. E possibile effettuare il download del software all indirizzo Per ricevere username e password necessari all autenticazione occorre leggere e compilare il modulo di iscrizione disponibile all indirizzo e accettare i termini del servizio. L autenticazione dell utente avviene con l inserimento di username e password nella homepage (Fig.1). Fig. 1. Accesso al sistema 2

3 2. Scelta Unità Operativa L utente sceglie l Unità Operativa di lavoro nel caso sia associato a più Unità Operative (Fig. 2). Fig. 2. Selezione dell ambiente di lavoro: l Utente è associato a due Unità Operative (uo test 1, uo test 3). Ogni Unità Operativa di lavoro può essere associata ad uno o più Studi Multicentrici (Fig. 3). Lo studio Multicentrico permette a più Unità Operative di lavoro di avere accesso alle stesse tabelle del database (clinical data form) e condividere i propri dati: la condivisione avviene attraverso lo scambio da parte degli Utenti di codici identificativi (ID BAC) dei pazienti che garantiscono il trattamento dei dati in forma anonima (sezione 3.3). Fig. 3. Selezione dell ambiente di lavoro: l Utente ha selezionato uo test 1 a cui è associato uno Studio Multicentrico (Super UO test) che permette all Utente di condividere i dati con Utenti associati ad uo test 2. 3

4 3. Lista pazienti Dopo l autenticazione si accede al modulo per visualizzare la lista delle cartelle EHR (Electronic Health Record) associate ai pazienti dell Unità Operativa di lavoro. Dal menù a barra in alto è possibile accedere alla sezione Documenti che permette di caricare file (con la possibilità di inserire una breve descrizione del contenuto), consultare file inseriti da altri utenti dell Unità Operativa o eliminare file. Dal menù a barre è possibile anche cambiare Unità Operativa o ritornare alla homepage di autenticazione Sincronizza server Il tasto Sincronizza server permette di visualizzare la griglia che contiene l elenco delle cartelle EHR associate ai pazienti inseriti dall utente o da un altro utente dell Unità Operativa. Ad ogni EHR è associata l ID BAC del paziente, la data di inserimento del paziente, l Unità Operativa dell utente che ha inserito il paziente, Gruppi e Protocolli. I riferimenti anagrafici vengono gestiti e visualizzati come descritto nella sezione 3.2 e 3.3. E possibile personalizzare la griglia cambiando l ordine delle colonne; è possibile effettuare dei filtraggi sulle colonne per visualizzare solo i dati di interesse e modificare i dati inseriti deselezionando il tasto Dati bloccati Crea nuovo paziente Prima di creare un nuovo paziente occorre sempre deselezionare il tasto Dati bloccati. Per creare un nuovo paziente cliccare il tasto Nuovo paziente e inserire Cognome, Nome, Data di Nascita, Codice Fiscale (CF) e Sesso e premere il tasto Salva (Fig. 4). I campi obbligatori sono segnalati con (*). Fig. 4. Creazione nuovo paziente attraverso i campi obbligatori. Il sistema assocerà in automatico al nuovo paziente creato un codice univoco identificativo ID BAC (Fig. 5). 4

5 Fig. 5. Creazione ID BAC associata al nuovo paziente Gestione template anagrafica Per il trattamento dei dati in forma anonima occorre effettuare il salvataggio dei riferimenti anagrafici (Cognome, Nome, Data di Nascita e CF) utilizzando uno specifico file con estensione.xml. Per effettuare l operazione occorre prima creare un file.xml. All indirizzo cliccare su template anagrafica e salvare il file.xml in una cartella di salvataggio desiderata. Prima di procedere al salvataggio dei riferimenti anagrafici accertarsi di aver selezionato il tasto Sincronizza server. Se si desidera salvare l anagrafica relativa all intera lista di pazienti occorre selezionare il tasto Salva anagrafica ; se invece si desidera salvare l anagrafica solo di alcuni pazienti selezionare i pazienti di interesse e cliccare il tasto Salva selezionati. Usare la finestra di dialogo per effettuare il percorso di salvataggio precedente e sovrascrivere il file.xml (Fig.6). Fig. 6. Esempio di salvataggio dei riferimenti anagrafici sul file.xml lista anagrafica. Adesso è possibile usare il tasto Nascondi anagrafica per nascondere i dati anagrafici precedentemente salvati sul file.xml, o il tasto Associa anagrafica per accedere al file.xml precedentemente creato e visualizzare nella griglia i riferimenti anagrafici dei pazienti (Fig. 7). 5

6 Fig. 7. L Utente ha nascosto i riferimenti anagrafici cliccando su Nascondi anagrafica ; per tornare a visualizzare i riferimenti anagrafici come in Fig.6 l Utente deve cliccare su Associa anagrafica. Ogni qualvolta si desideri inserire un nuovo paziente nella griglia occorre prima associare l anagrafica alla lista dei pazienti, inserire il nuovo paziente (vedi sezione 3.2) e infine salvare cliccando Salva anagrafica per aggiornare i template dell anagrafica. Si consiglia di utilizzare un solo file.xml per il salvataggio dei riferimenti anagrafici dei propri pazienti pertanto, ogni volta che si effettua il salvataggio, è necessario sovrascrivere il proprio file.xml Cancellazione paziente La cancellazione di un paziente e dell EHR ad esso associato non può essere effettuata dall Utente. L Utente deve inviare una mail a info@webbiobank.com contenente l elenco dei pazienti che l Utente desidera eliminare tramite codice identificativo e il motivo della cancellazione. L amministratore di sistema provvederà alla cancellazione dei pazienti e di tutti i dati contenuti nella cartella EHR ad essi associati. 6

7 4. Apertura cartella Dalla lista dei pazienti cliccando sul tasto Apri Cartella si accede all EHR associata ad uno specifico paziente. L EHR può essere costituita da una o più sezioni ognuna suddivisa in una o più moduli clinical data form organizzati in vari folders (Fig.8). Ogni clincal data form ha una corrispondenza diretta con una tabella del database. Il tasto giallo in alto permette di inserire una nota relativa al paziente. La nota verrà visualizzata ogni volta che un qualsiasi Utente entrerà nell EHR del paziente fino al momento in cui verrà annullata. Fig. 8. Esempio di organizzazione dell EHR: l EHR è costituita da 3 sezioni (Sezione uno, Sezione due, Sezione tre); la Sezione tre è costituita da cinque clinical data form (Scheda_uno, Scheda_due, Scheda_tre, Scheda_quattro, Scheda_cinque) Compilazione clinical data form Cliccare su uno dei folder per accedere al clinica data form (Fig. 9). Esistono due tipi di clinical data form che prevedono una visualizzazione a scheda come la Scheda_tre in Fig. 9 o una visualizzazione a lista come la Scheda_due in Fig

8 Fig. 9. Esempio di clinical data form Dopo aver compilato i campi del clinical data form è possibile effettuare il salvataggio dei propri dati. Il tasto Salva Appunti permette di salvare i dati in modo provvisorio: è possibile riaprire il clinical data form anche più di una volta e modificare/completare l inserimento dei propri dati. Ogni volta viene generato un nuovo file appunti identificato dalla data e ora in cui l Utente ha effettuato il salvataggio (Fig. 10). 8

9 Fig. 10. Esempio di creazione di Appunti: l Utente ha modificato tre volte la Scheda_tre generando ogni volta un nuovo file Appunti identificato dalla data e ora di inserimento. Quando l Utente effettua il salvataggio definito tutti gli appunti vengono eliminati. Dopo il salvataggio definitivo sarà possibile modificare il clinical data form cliccando sul tasto modifica ed effettuare un nuovo salvataggio creando una seconda versione del clinical data form. Inoltre sarà possibile creare e salvare il file.pdf della scheda compilata. Per eliminare il clinical data form sarà necessario specificare il motivo dell eliminazione e cliccare sul tasto Elimina (Fig.11). Fig. 11. l Utente ha modificato la Scheda_tre creando la versione 2-1 e ha eliminato la versione

10 Il clinal data form con visualizzazione a lista contiene un campo obbligatorio che deve necessariamente essere compilato dall Utente per poter identificare il clinical data form. Nell esempio in figura 12 la Scheda_due rappresenta la visita di un paziente. L Utente può compilare più volte questo clinal data form per inserire i dati relativi a diverse visite di un paziente identificando ogni clinical data form con il campo obbligatorio DATA VISITA. Fig. 12. L Utente ha inserito i dati del paziente relativi alla visite del 09/11/2011 e del 05/11/2012. Se il campo obbligatorio non viene compilato non è possibile effettuare il salvataggio e l Utente riceve un segnale di errore (Fig. 13). Fig. 13. L Utente non ha compilato il campo obbligatorio DATA VISITA. 10

11 5. Condivisione dati per studio multicentrico L Utente può scegliere di accedere allo studio Multicentrico ed avere accesso ai dati di un'altra Unità Operativa di lavoro associata allo Studio. Per avere accesso ai dati di un altra Unità Operativa occorre possedere il file.xml dell Unità operativa di interesse. I file.xml che vengono scambiati tra le varie Unità Operative devono contenere solamente l ID BAC per garantire l anonimato dei pazienti. Occorre quindi creare il file.xml ad hoc da inviare all Utente di un altra Unità Operativa. Come descritto nella sezione 3.3, occorre sincronizzare il server, nascondere l anagrafica, selezionare la lista dei pazienti che vogliamo condividere e, con il tasto salva selezionati, salvare il nuovo file.xml. L Utente ricevente, dopo aver effettuato l autenticazione alla propria Unità Operativa, dovrà selezionare lo Studio Multicentrico di appartenenza; dopo essersi sincronizzato al server, cliccando il tasto associa anagrafica dovrà caricare il file.xml ricevuto. Il sistema indicherà all Utente la presenza di nuovi pazienti (Fig. 14). Fig.14. L Utente dell uo test 2 carica il file.xml ricevuto dall Utente della uo test 1. L Utente accetta di prendere in carico il paziente che in automatico verrà aggiunto alla propria griglia con l ID BAC precedentemente creato. L Utente non potrà visualizzare l anagrafica del paziente ma vedrà la data in cui il paziente è stato creato e il nome dell Unità Operativa che lo ha creato (Fig. 15). Fig.15. L Utente dell uo test 2 vede nella propria griglia il paziente IDBAC 131 creato in data 02/11/2012 da un Utente della UO test 1. 11

12 Cliccando su Apri cartella L Utente potrà visualizzare i clinical data form compilati dall Unità Operativa che ha generato il paziente e, se presenti, anche le note. Inoltre sarà possibile aggiungere nuovi dati relativi a quel paziente cliccando sulla propria Unità Operativa e aprendo i clinical data from desiderati. Fig.16. L Utente dell uo test 2 visualizza i dati inseriti dalla UO test 1 relativi al paziente