Protocollo informatico, obbligo ed opportunità per i Comuni

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Ida Grande
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1 Protocollo informatico, obbligo ed opportunità per i Comuni Webinar 21 dicembre 2015 Daniele Tumietto 1

2 Il sistema della documentazione nelle PA Il sistema della documentazione è da sempre componente fondamentale del sistema informativo per la sua insostituibile funzione di: - supporto al processo decisionale (favorisce cioè decisioni informate e consapevoli); - certezza del diritto; - conservazione della memoria (valore del patrimonio di informazioni di cui è depositario; Il sistema della documentazione può assumere una funzione strategica, allineandosi al crescente bisogno utilizzo delle informazioni efficace, cioè basato su procedure innovative e strumenti tecnologicamente avanzati, in coerenza con le esigenze funzionali delle singole organizzazioni;

3 La funzione archivistica nelle PA Progressivo degrado nella gestione dei documenti e nella tenuta degli archivi in ambito PA, dovuto a: - gli archivisti hanno limitato il loro ruolo a una funzione di controllo esterno sugli archivi di deposito (e storici) tralasciando quelli; - la responsabilità della gestione dei documenti e degli archivi è stata affidata a personale non adeguato (competenza) al ruolo; - l innovazione tecnologica ha dato l illusione di soluzioni da importare dall esterno semplici, anche con outsourcing; - Assenza di sperimentazione e realizzazione di strumenti aggiornati per la gestione documentale (law driven), che spesso non ha funzionato; - insufficienza di una normativa corretta nei principi, ma datata negli strumenti operativi (RD 35/1900). Oggi in UE vige principio neutralità tecnologica;

4 La rivoluzione della L. 241/90 L inizio del processo di trasformazione della gestione dei sistemi documentali delle PA, coincide con l entrata in vigore della legge 241/90 (poi modificata) che ha introdotto: - nuove norme in materia di procedimento amministrativo, consentendo agli interessati di esercitare forme di controllo in termini di responsabilità e durata; - il diritto di accesso ai documenti da parte di chi vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti; - Prima legge sull informatica nella PA, impensabile basarla senza l introduzione dei mezzi informatici; - Essa è presupposto per l organizzazione dell archivio corrente; - rivoluzionaria definizione di documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle PA, o comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa

5 DPCM 31/10/00 Regole tecniche protocollo informatico ex DPR 428/98 In questo decreto, meritano particolare attenzione: - l art. 3 co.1 lett.d) che prevede l eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico; - l art. 5 che prevede l adozione del Manuale di gestione nel quale deve essere descritto il sistema di gestione e di conservazione dei documenti, nonché tutte le necessarie istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (cioè un manuale della qualità del sistema documentale);

6 ... norma UNI ISO Gestione dei documenti di archivio La norma fornisce una guida per la gestione dei documenti archivistici delle organizzazioni, pubbliche o private, per clienti interni o esterni. Tutti gli elementi descritti nella norma, sono raccomandati al fine di assicurare la produzione, l acquisizione e la gestione di documenti adeguati (tranne gli archivi storici).

7 Finalità del nuovo quadro normativo Per supportare, tramite il potenziamento del sistema informativo documentale, i sempre maggiori bisogni di comunicazione all interno delle PA, e favorire il miglioramento dei servizi, la trasparenza dell azione amministrativa e il contenimento dei costi; - è indispensabile che le PA superino i ritardi accumulati sia nel campo dell innovazione tecnologica che in quello specifico dell organizzazione degli archivi; - il nuovo quadro normativo, pur con le sue pecche, rappresenta un indubbio passo in avanti (obbligatorio) sulla gestione dell archivio corrente. - e un archivio ordinato e organizzato è sinonimo di trasparenza, efficacia ed efficienza; - necessaria interconnessione dell archivistica con la scienza dell amministrazione e la sociologia dell organizzazione; - il concetto di archiviazione come sinonimo non soltanto di organizzazione dei documenti, ma anche di gestione dei flussi di lavoro e di workflow management.

8 Considerazioni Gestione documentale e trasparenza non si garantiscono insieme semplicemente offrendo agli utenti di vedere i documenti in formato digitale, o di recuperare informazioni attraverso portali, ma anche garantendo che il sistema documentale nel suo complesso sia affidabile, che il documento digitale sia autentico, cioè integro e di provenienza certa nonché che possa essere conservato tale per molti anni; il processo di innovazione del sistema non deve indurre in tentazione nel cercare di raggiungere gli obiettivi indicati dal quadro normativo, attraverso la semplice scannerizzazione dei documenti, senza effettuare gli indispensabili passaggi di analisi e di ridefinizione organizzativa necessaria (situazione FEPA); va chiarito il ruolo del sistema documentale in una PA e il rapporto che ci deve essere tra questo e il sistema informativo nel suo complesso; deve essere evitato il rischio che può derivare agli archivi qualora l impiego delle nuove tecnologie costringa il sistema informativo dell ente produttore ad adattarsi al nuovo sistema informatico (leggibilità).

9 Considerazioni - introdurre innovazione nel sistema documentario, attraverso l utilizzazione delle tecnologie informatiche e della comunicazione, significa intervenire nell organizzazione di un settore tutt altro che residuale o marginale che è trasversale a tutta l azione ed alle strutture della PA; - vanno definito compiti, responsabilità, strutture, strumenti, regole e, naturalmente, formazione specifica del personale; - è necessario che le competenze tecniche ed umanistiche lavorino insieme ( archivista spieghi all informatico e viceversa). - un archivio non si basa sui singoli documenti ma sul collegamento tra essi e sulle loro interrelazioni. Non interessa l informazione di un singolo atto o l informazione in quanto tale come insieme di dati, ma è necessario recuperare l iter di un procedimento e contestualizzare l informazione al periodo in cui venne prodotta (serve il fascicolo e non il singolo documento).

10 Considerazioni - il DPCM 2013 contiene l'obbligo di individuare all interno della propria organizzazione di una figura professionale appositamente dedicata a supervisionare questo passaggio: il responsabile della gestione documentale, cioè chi deve: 1. predisporre lo schema relativo al manuale di gestione; 2. determinare le tempistiche, le modalità e le misure tecnicoorganizzative finalizzate alla progressiva eliminazione dei differenti protocolli ad oggi utilizzati che confluiranno nel nuovo modello di protocollo informatico; 3. predisporre un piano di sicurezza informatica, di concerto con il Responsabile della conservazione e/o dei sistemi informativi. Esso rappresenta un'innovazione importante per la PA, perché è una forte spinta alla digitalizzazione della stessa, attraverso un utilizzo sempre più diffuso di documenti informatici. Il cambiamento porta con sé crescita, libertà ma anche squilibri. Per riconoscere il primo e governare questi ultimi servono una politica e una rappresentanza che accettino la sfida.

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