Linee guida delle procedure descritte nel presente manuale

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1 Linee guida delle procedure descritte nel presente manuale 1. Registrazione utenti Per essere abilitati all invio delle comunicazioni è necessario che il datore di lavoro (soggetto obbligato) o suo delegato (soggetto abilitato) si registri sul portale SINTESI (alla pagina internet ) compilando on-line gli appositi form presenti sul portale. Viene richiesta l indicazione della sede legale, della sede operativa (intesa nell accezione di sede di lavoro) e l indicazione del referente a cui associare le credenziali d accesso. Il referente è una persona fisica e può essere il legale rappresentante oppure un operatore incaricato dallo stesso. Il nome del proprietario delle credenziali (l utente) compare nell anteprima dei moduli di comunicazione una volta trasmessi telematicamente. Il soggetto accreditato e responsabile della sua struttura organizzativa può autorizzare propri collaboratori ad accedere al sistema, con credenziali identificative di questi ultimi, ad operare. L operatore provinciale una volta verificata e validata la richiesta di registrazione invia tramite posta elettronica le credenziali di accesso al sistema all interessato. 2. Profili utenti Al termine della registrazione l operatore provinciale assegna un ruolo all utente esterno. I ruoli principali che possono essere assegnati sono sei: Azienda operatore. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono le stesse funzionalità del master ad eccezione della possibilità di abilitare e disabilitare gli utenti. Trattasi di azienda o altro datore di lavoro. Azienda master. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono l operatività e la visibilità di tutte le sedi della società indicata in sede di registrazione. Il datore di lavoro master normalmente può creare nuovi utenti per la propria azienda e assegnare nuovi ruoli [datore lavoro] ad altri operatori della società. Trattasi di azienda o altro datore di lavoro. Delegato master. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono l operatività e la visibilità per tutte le sedi operative dello studio indicato in sede di registrazione. Permette inoltre di gestire tutte le aziende che hanno prodotto delega (e in base alle funzionalità delegate, potrà effettuare invio di comunicazioni e modifiche societarie). Il delegato master normalmente può creare nuovi utenti per il proprio studio e può assegnare nuovi ruoli [delegato] ad altri operatori. Trattasi di delegato autorizzato. Delegato operatore Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono le stesse funzionalità del master ad eccezione della possibilità di abilitare e disabilitare gli utenti. Agenzia master. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono l operatività e la visibilità di tutte le sedi dell agenzia per il lavoro indicata in sede di registrazione. L agenzia master normalmente può creare nuovi utenti per la propria agenzia e può assegnare nuovi ruoli [agenzia] ad altri operatori della società. Trattasi di agenzia per il lavoro. Agenzia operatore. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono l operatività e la visibilità esclusivamente del modulo Cob. Le profilazioni assegnate a questo ruolo normalmente permettono le stesse funzionalità del master ad eccezione della possibilità di abilitare e disabilitare gli utenti. Trattasi di agenzia per il lavoro.

2 3. Come si accede al servizio Per poter accedere al servizio è sufficiente essere in possesso di un collegamento Internet. Alla pagina internet è presente la funzionalità di [LOGIN] che consente l autenticazione dell utente nel sistema e quindi l accesso ai moduli applicativi del sistema SINTESI. L utente con la registrazione in modalità on-line, ha ricevuto all indirizzo specificato le credenziali d accesso al sistema. Dalla pagina di [LOGIN] inserendo USERNAME e PASSWORD l utente potrà quindi accedere agli applicativi attribuiti. Il sistema a breve sarà accessibile anche in modalità di accesso tramite smart card con Carta regionale dei servizi. Per poter accedere con questa modalità è necessario che l utente sia in possesso di lettore di smart card e kit del cittadino installato (distribuito dalla Regione). L autenticazione deve essere preceduta una prima volta dall inserimento di UserId e password di accesso al portale. Successivamente è sufficiente l inserimento del pin. L utente che dimentica la password o viene disabilitato, dopo alcuni tentativi con password errate, potrà richiedere dal portale stesso il rinvio della stessa e la riattivazione dell utenza, inserendo la propria USER, direttamente in qualsiasi momento via mail. 4. Le funzionalità dell applicativo L utente registrato può inviare on-line le comunicazioni obbligatorie ed il prospetto informativo, ed altre richieste, di cui alla Legge 68/99 e può altresì effettuare operazioni di modifica/adeguamento delle anagrafiche delle società associate alla propria utenza direttamente in quanto profilato come soggetto obbligato o soggetto abilitato. L applicativo permette quindi le seguenti operazioni, alcune delle quali verranno descritte in seguito nel dettaglio della presente istruzione: Modifica anagrafica aziendale; Gestione delle comunicazioni obbligatorie per rapporti di lavoro ordinari (creazione, modifica, annullamento, rettifica, invio); Gestione delle comunicazioni obbligatorie per rapporti di lavoro dello spettacolo (creazione, modifica, duplicazione, invio); (creazione, modifica, annullamento, rettifica, invio); Gestione delle comunicazioni obbligatorie per rapporti di lavoro somministrati (creazione, modifica, annullamento, rettifica, invio); Gestione del prospetto informativo, e richieste, di cui alla legge 68/99 (creazione, modifica, annullamento, rettifica, invio); Gestione delle comunicazioni di delega/revoca a delegato autorizzato (soggetto abilitato); (creazione, modifica, annullamento, rettifica, invio); Gestione delle comunicazioni di rettifica e di annullamento Gestione delle comunicazioni di Vardatori e Modifica societaria 5. Modifica anagrafica aziendale L utente accreditato può direttamente effettuare le modifiche alle anagrafiche delle sedi operative e della sede legale. Possono essere modificati tutti i dati sia in caso di dati preesistenti discordanti che a seguito di invio di comunicazione di modifica della ragione sociale (funzionalità descritta di seguito). 6. Comunicazioni di modifiche societarie Per le modifiche riguardante la variazione della ragione sociale della società è prevista la funzionalità di comunicazione di modifica societaria. Con l invio di questo modulo le pratiche già registrate in archivio sotto la precedente ragione sociale sono in automatico attribuite alla nuova ragione sociale Comunicazione Vardatori per appalto, fusione, cessione, acquisizione ramo azienda Per adempiere allo spostamento dei lavoratori da un azienda ad un'altra al fine di comunicare un appalto, fusione, cessione, acquisizione ramo azienda è messa a disposizione il modulo Vardatori.

3 8. Funzionalità di rettifica ed annulla di una comunicazione già inviata Il servizio informatico consente l annullamento e la rettifica della comunicazione inviata, nei casi consentiti dalle norme vigenti. Una comunicazione una volta inviata può essere modificata. Il sistema prevede la possibilità di effettuare ulteriore comunicazione di rettifica qualora alcuni dati della comunicazione originaria siano errati o da modificare. Questa comunicazione sarà legata all originaria comunicazione in precedenza inviata. La comunicazione precedente assume lo stato di [RETTIFICATA]. Al termine della procedura di rettifica, la nuova comunicazione sostituisce la comunicazione rettificata, mantenendone la data di invio. Il sistema permette di annullare la comunicazione originaria, creando una nuova comunicazione, la comunicazione precedente assume lo stato di [ANNULLATA]. Si evidenzia che una comunicazione annullata non può essere oggetto di rettifica. 9. Invio effettivo delle comunicazioni. In ogni modulo viene richiesto il codice fiscale e la tipologia del soggetto abilitato ( delegato ) all invio al posto del soggetto obbligato. Viene ammesso il contestuale invio delle comunicazioni di cui sopra inviate in modalità semplice (con il solo ausilio di username e password) o con utilizzo della firma digitale, La scelta è lasciata all utente. In entrambi i casi a seguito di invio effettivo di comunicazioni valide e complete, viene rilasciata ricevuta attestante la data e l ora di invio che costituiscono data certa di trasmissione e viene attribuito il codice di comunicazione. I moduli trasmessi con le modalità telematica soddisfano i requisiti della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. 10. Comunicazioni di delega/revoca a delegato autorizzato come soggetto abilitato ad operare per conto di datori di lavoro. La comunicazione di delega permette tecnicamente al soggetto abilitato (es: compreso tra quelli di cui alla Legge 12 del 1979 ed altri) di operare per conto del soggetto obbligato (datore di lavoro), attraverso l attribuzione di alcune funzionalità specifiche. Le funzionalità che possono essere delegate sono: modifiche societarie; comunicazione Vardatori ; comunicazioni di assunzione, cessazione, proroga e trasformazione; prospetto informativo di cui alla Legge 68/99; richieste L.68/99. La procedura prevede che una volta inviata la comunicazione di delega, il soggetto abilitato (e i suoi operatori incaricati) è in grado di gestire (autenticandosi con proprie credenziali) le funzionalità delegate. Lo stesso sistema prevede la comunicazione di revoca di una delega già inviata, di conseguenza vengono disabilitate le funzionalità sopra descritte attribuite in precedenza. 11. Stato delle pratiche. Lo stato della comunicazione consente di identificare la modalità con cui è acquisita dal sistema informativo: L indicazione BOZZA indica una pratica preparata ma non ancora inviata al sistema informativo per cui si ricorda di effettuare l invio ufficiale per ottenere la ricevuta di invio. L indicazione UFFICIO si riferisce a comunicazione inserita in passato dai servizi competenti partendo da pratica originale cartacea inviata per raccomandata, fax o agli sportelli dei CPI i quali conservano l originale della comunicazione. L indicazione INVIATA CON INTESA, INVIATA, FIRMATA indicano che la comunicazione è stata inserita on line dal datore di lavoro o da suo delegato. Non esiste copia cartacea. Le indicazione RETTIFICATA, ANNULLATA si riferiscono a pratica aggiornata da comunicazione più recente.

4 12. Comunicazione di assunzione d urgenza La comunicazione di assunzione sintetica detta di urgenza di cui alla legge 27 dicembre 2006, n.296 Legge Finanziaria è da inviare direttamente ai servizi competenti per territorio della provincia di Brescia attraverso la modalità di compilazione on line dove è possibile compilare un format (con indicazione dei dati anagrafici del datore di lavoro, del lavoratore e della data di assunzione). Dopo la compilazione e l invio on line del format viene rilasciata ricevuta di invio con data invio e codice comunicazione (non deve essere inviata copia cartacea ai servizi competenti) Successivamente e nei termini previsti dalla legge di cui sopra inviare on line attraverso il modulo COB del portale SINTESI comunicazione di assunzione completa e definitiva (ricordarsi comunque nella compilazione di quest ultima di indicare i riferimenti alla precedente comunicazione sintetica d urgenza in modo da permettere l associazione delle due pratiche). 13. Importazione di file e tracciati record da applicativi personali al portale SINTESI. L applicativo gestionale COB consente di importare tracciati record, generati dai propri gestionali, rispondenti a standard previsti dalla normativa. 14. Sistema di interoperabilità di trasferimento dei dati a livello regionale e nazionale. Il portale SINTESI ha nel suo standard tecnologico la possibilità di inviare le informazioni da esso processate allo snodo regionale di interoperabilità che a sua volta consente l inoltro delle stesse informazioni a livello nazionale.

5 Allegato 1 all istruzione 7547 Manuale utilizzo COB. Note all invio e registrazione di alcune specifiche comunicazioni obbligatorie. 1) Modifiche societarie La comunicazione deve essere effettuata on line utilizzando la voce Comunicazioni modifiche societarie indicando la nuova denominazione della ragione sociale. 2) Indicazione della sede legale, sede operativa e luogo di lavoro nelle comunicazioni Nelle comunicazioni è da indicare la sede legale e si inseriscono i dati di localizzazione della sede legale del datore di lavoro, o dell Agenzia di Somministrazione. La sede operativa è intesa come accettazione del luogo di lavoro, nello specifico: si inseriscono i dati di localizzazione del luogo ove si svolge la prestazione di lavoro. In caso di lavoro a domicilio si riferiscono alla sede di lavoro in cui viene tenuto il registro aziendale dei lavoratori a domicilio. In caso di telelavoro si riferiscono alla sede di lavoro cui il lavoratore è assegnato. Per la comunicazione di instaurazione o proroga del rapporto di lavoro si riferiscono alla sede di lavoro assegnata all atto dell assunzione. In caso di comunicazione di trasferimento si riferiscono alla sede di lavoro cui il lavoratore viene trasferito. Per la comunicazione di distacco si riferiscono alla sede di lavoro del distaccante. Per la comunicazione di cessazione si riferiscono alla sede di lavoro cui il lavoratore è assegnato al momento della cessazione. Il campo comune sede identifica il servizio competente. Questi campi devono essere compilati anche se uguali a quelli della sede legale. Per le Agenzie di Somministrazione la propria sede operativa è intesa come localizzazione della sede operativa dell agenzia. 3) Comunicazioni a seguito di trasferimento d azienda per fusione \ cessione e cessione ramo d azienda. Inviare on line comunicazione di modifica societaria col modulo Vardatori. L onere incombe solo da parte dell acquirente. E necessario inviare una sola comunicazione di Vardatori inserendo il dato del precedente datore di lavoro; il motivo di variazione; l abbinamento alle diversi sedi di lavoro dei lavoratori interessati. 4) Trasferimento del lavoratore Per trasferimento del lavoratore si intende il trasferimento da una sede di lavoro ad un altra sede di lavoro facenti capo allo stesso datore di lavoro. Inviare on line comunicazione di Trasformazione con l indicazione del TRASFERIMENTO DEL LAVORATORE quale codice di trasformazione. L onere di inviare la comunicazione incombe solo alla sede di lavoro cui il lavoratore viene trasferito. Tale prassi si adotta ad esempio anche per il personale delle Istituzioni Scolastiche. 5) Distacco lavoratore Inviare on line comunicazione di Trasformazione. L onere di invio della comunicazione incombe solo da parte del datore di lavoro distaccante, nella comunicazione sarà inoltre indicato il dato del datore di lavoro distaccatario. 6) Mobilità (D.Lgs 165/2001) dei lavoratori fra Enti. In caso di passaggio di lavoratore fra Enti, l Ente che acquisisce un lavoratore per mobilità ai sensi del D.Lgs 165/2001 è obbligata a comunicare l avvenuta assunzione mentre l Ente che perde il lavoratore è obbligata a comunicare la cessazione del rapporto di lavoro.

6 7) Variazione del tutor aziendale nei rapporti di apprendistato In caso di variazione del nominativo del tutor aziendale, e\o dei soli dati relativi formativi dell apprendistato presenti al riquadro Informazioni aggiuntive occorre inviare on line una comunicazione di Rettifica della precedente dove sarà effettuata la variazione dei predetti dati. 8) Comunicazioni di variazioni di livello, qualifica, CCNL. Non sussiste l obbligo del datore di lavoro di inviare comunicazione di variazione per i lavoratori che si trovano a cambiare la residenza o il domicilio, il livello di inquadramento, la qualifica professionale, il contratto collettivo di categoria (CCNL). 9) Comunicazioni delle Agenzie per il lavoro per lavoratori alle dirette dipendenze. Per le comunicazioni che riguardano lavoratori alle dirette dipendenze di un agenzia per il lavoro la stessa è obbligata a darne comunicazione utilizzando le modalità previste per le comunicazioni obbligatorie dei datori di lavoro attraverso l invio dei moduli di assunzione, cessazione, proroga e trasformazione. 10) Chiarimenti in merito alla compilazione delle comunicazioni dei contratti di somministrazione predisposti dalle Agenzie per il lavoro. Si precisa quanto segue in merito alla compilazione del modulo di inserimento dati predisposto nell applicativo COB di SINTESI per la comunicazioni di somministrazione: a) al riquadro Contratto vengono indicati i dati identificativi del rapporto di somministrazione tra l agenzia e il lavoratore nel dettaglio proposto compilare tutti i campi ricorrenti. b) al riquadro Impresa utilizzatrice vengono indicati i dati identificativi dell utilizzatore ed i dati identificativi della missione a cui il lavoratore è adibito. Il modulo consente la gestione delle comunicazioni inerenti: Inizio del rapporto di lavoro non contestuale alla missione (compilazione del solo riquadro Contratto ) Inizio contestuale del rapporto di lavoro e della missione (compilazione di entrambi i riquadri Contratto e Impresa utilizzatrice ) Proroga della missione Trasformazione del rapporto di lavoro in costanza di missione Trasferimento del lavoratore in missione Cessazione anticipata della missione Cessazione contestuale del rapporto di lavoro e della missione Cessazione del rapporto di lavoro in assenza di missione Nel caso in cui venga instaurato un rapporto di lavoro di somministrazione, in assenza di missione, verrà comunicata la sola instaurazione del rapporto di lavoro. Nel caso in cui intervengano più tipologie di trasformazione del rapporto di lavoro le stesse devono essere comunicate con l invio di un modulo per ogni tipologia di trasformazione. La cessazione del rapporto di lavoro in assenza di missione viene comunicata se il rapporto è a tempo indeterminato o, se a termine, qualora la data di cessazione sia antecedente a quella precedentemente comunicata.

7 11) Comunicazioni relative a lavoratori assunti in sostituzione di personale assente per maternità o malattia. Si precisa che per i lavoratori assunti per sostituire un dipendente assente per maternità o malattia, o altra causa che dia diritto alla conservazione del posto di lavoro, è obbligatorio indicare la data fine anche se presunta già nel comunicare l assunzione. 12) Chiarimenti pratici per alcune tipologie contrattuali: Co.co.co., tirocinio, lsu. In caso di rapporto di Co.co.pro, tirocinio, lsu alcuni campi presenti nei modelli on line di SINTESI sono obbligatori, si precisa quanto segue: per il Co.co.pro, tirocinio, lsu indicare nei campi: numero matricola e livello il valore 0 (zero). Nel campo Contratto di categoria (CCNL): per il Co.co.pro la voce specifica aggiunta in tabella CD - Contratti diversi o nessun contratto oppure ND - Nessun contratto ; per tirocinio e lavoro socialmente utile la voce: ND - Nessun contratto ; 13) Chiarimenti inerenti la compilazione della comunicazione in caso di proroga, trasformazione, variazione o cessazione. Si precisa che nel caso di comunicazione di trasformazione, cessazione o proroga è obbligatorio indicare nei moduli di comunicazione nel riquadro Contratto la tipologia contrattuale posseduta al momento della comunicazione stessa (esempio se nell assunzione era indicato Apprendistato nella trasformazione eseguita per passaggio a tempo indeterminato occorre indicare quest ultima e cioè a tempo indeterminato ). In caso di contratto cui è stata indicata la data di fine in fase di assunzione occorre nel riquadro Rapporto di lavoro in seguito a proroga aggiornare la data fine. 14) Comunicazione di mancata instaurazione del rapporto Nel caso a seguito di un assunzione il rapporto non si instauri perché il lavoratore non si presenta o rifiuta l assunzione occorre inviare entro i termini di legge una comunicazione di ANNULLAMENTO con l indicazione del motivo: Mancata instaurazione del rapporto di lavoro. 15) Comunicazione di rapporto di lavoro domestico Per la comunicazioni inerenti i rapporti di lavoro con contratto di lavoro domestico è consentito l invio informatico per i datori di lavoro domestico, che potranno effettuare le comunicazioni anche con modalità diverse, purché atte a documentare la data certa di trasmissione. 16) Prospetto informativo Legge 68/99, dichiarazione sulla situazione annuale del personale in servizio. in relazione alla scadenza annuale per l'invio del prospetto informativo si ricorda che il periodo di presentazione rimane invariato (dal 01/01 al 31/01 di ogni anno, con dati riferiti al 31/12 dell anno precedente); per le aziende di nuova costituzione e per quelle che diventano soggette all obbligo del prospetto informativo in corso d anno, l invio deve essere effettuato entro 60 giorni dall insorgenza, come previsto dall art. 9 l. 68/99;

8 in caso di variazione della base di computo in corso d anno, tale da modificare la quota d obbligo complessiva, la stessa deve essere comunicata attraverso l invio di un nuovo prospetto informativo, entro 60 giorni come previsto dall art. 9 l. 68/99.

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