Convalida di sistemi per la farmacovigilanza: : l esperienzal Zambon

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1 Convalida di sistemi per la farmacovigilanza: : l esperienzal Zambon Anna Piccolboni - Gianluigi Moroni ZAMBON GROUP S.p.A. Giorgio Civaroli CTP System The strength of innovation ZAMBON GROUP S.p.A. Fondata nel 1906, oggi Zambon Group S.p.A. è un gruppo multinazionale che si occupa principalmente di due settori: FARMACEUTICO E CHIMICA FINE Opera su segmenti di business particolari, principalmente respiratorio, uro-ginecologico, analgesia. Rafforza alleanze strategiche con partners selezionati. 2 1

2 ZAMBON nel MONDO India 3 Impianti Zambon Prodotti finiti Prodotti finiti Prodotti finiti Chimica fine Prodotti finiti Chimica fine 4 2

3 Zambon Organization HEADQUARTERS: INTELLECTUAL PROPERTY PROJECT MANAGEMENT STRATEGIC PLANNING BUSINESS DEVELOPMENT R&D Taverne Bresso Vicenza R&D: DRUG DISCOVERY PRECLINICAL SERVICES CLINICAL RESEARCH REGULATORY AFFAIRS MEDICAL AFFAIRS (DSU) STRATEGIC PLANNING & BUS. DEV.: LICENSING ETHICAL MARKETING OTC MARKETING COMPETITIVE INTELLIGENCE MARKET RESEARCH PHARMACEUTICAL TECHNOLOGY MANUFACTURING QUALITY ASSURANCE 5 Drug Safety Unit (DSU) DSU localizzata a BRESSO (MI): DSU Manager DSU Officer Responsabili locali: Francia Spagna Portogallo Svizzera Germania Belgio Olanda Brasile 6 3

4 Qual è lo stato dell arte nella gestione della FARMACOVIGILANZA Nell Autorità Regolatoria e nell industria farmaceutica 7 Eudravigilance 1999: Avvio Joint Implementation Group (standard ICH) EMEA, paesi membri, EFPIA 2001 Dicembre: Lancio di EudraVigilance, data processing network and management system Sistema di gestione FV a livello europeo Garanzia di comunicazione tempestiva sui farmaci sospetti Assistenza e vigilanza della salute dei cittadini Collegamento via gateway o web trader a database presso EMEA a Londra 8 4

5 Il contesto attuale EMEA, European Medicine Agency, si attiva per implementare un sistema per lo scambio elettronico di Individual Case Safety Reports (ICSRs) of authorised medicinal products E ora possibile utilizzare la trasmissione elettronica tra EMEA, alcune Autorità regolatorie europee e le Aziende Farmaceutiche (obbligatorio da Novembre 2005) Da Maggio 2004 è possibile gestire l invio elettronico dei SUSARs (EudraVigilance CT module). 9 Adeguamento Rete Nazionale di Farmacovigilanza Uniformità di standard con EMEA Test di verifica trasmissioni Completamento fase di test Avvio fase pilota in ambiente di produzione Completata fase pilota sarà possibile trasferire automaticamente i dati (ICSRs) a Eudravigilance 10 5

6 Situazione futura a sistema operante Invio CIOMS avverrà direttamente tramite connessione Web sul sito di Eudravigilance AIFA potrà accedere alle ICSRs inviate dalle industrie farmaceutiche Non sarà più necessario inviare CIOMS tramite Rete Nazionale di Farmacovigilanza 11 Obiettivi EMEA Raccolta strutturata delle segnalazioni di eventi avversi Impostazione e ricezione di una Classificazione normata degli eventi avversi Tempestività Segnalazioni (Expedited ADR) Repository AE in Compliance (21CFR Part 11) Reporting regolato (normato) nei tempi e formati Novembre

7 Obiettivi Zambon Data base elettronico (validato) utilizzato dalla Drug Safety Unit di Zambon per tracciare gli eventi avversi Invio direttamente a EMEA senza uso di intermediari Uno strumento per inviare gli ICSRs e SUSARs alle autorità in conformità alla documentazione di riferimento Creazione di processi (aziendali) per la gestione flussi legati alla segnalazione eventi avversi Quale soluzione? 13 Cosa si richiede a un data base convalidato Corretta gestione delle autorizzazioni di accesso (sistema e SOP) Controlli automatici sulla qualità e congruenza dei dati Generazione automatica di audit trail sulle entità sensibili Affidabilità nel tempo del dato (ER) Convalida funzionale e corretta applicazione del change control Possibilità di supportare correttamente attività di audit e ispezioni attraverso il sistema 14 7

8 Flusso di processo 15 Problematiche da valutare 1. Particolarità del tipo di applicazione 2. Criticità del dato gestito dal sistema 3. Integrazione nel contesto Zambon 16 8

9 Tipo di applicazione Non esistevano soluzioni commerciali implementate e funzionanti adatte a tutte le esigenze del processo Zambon Elevato costo in termini economici e di risorse nello sviluppo di una soluzione basata su componenti già presenti in infrastruttura ed eventualmente su Tools commerciali Soluzione web-based/tecnologia XML 17 Dato gestito Eventi avversi da classificare secondo standard internazionali soggetti ad aggiornamenti frequenti (dizionario MedDRA ) Electronic Record: necessità di compliance con le normative per una corretta gestione 21 CFR P11 & PIC/S PI 011 Problematiche di privacy 18 9

10 Integrazione nel contesto Zambon Integrazione con sistemi EDMS in fase di implementazione nell ambito R&D Integrazione con infrastruttura IT (Sicurezza Integrata con Active Directory) 19 La soluzione selezionata Selezionato dal mercato un prodotto esistente, da un fornitore che ha collaborato alla realizzazione del database EMEA Prodotto sottoposto ad una verifica preliminare per identificare criticità Accordi con il fornitore per perfezionare la soluzione e adattarla alle esigenze Zambon 20 10

11 Convalida del sistema Software standard, sottoposto a personalizzazioni legate principalmente all infrastruttura IT Categoria GAMP 4 21 Approccio alla convalida In accordo alle GAMP4 l approccio viene definito a partire dal ciclo a V: Validation Validation Plan Report User Requirements Specification Risk Performance Qualification Protocol PQ Execution Assess ment Operational Qualification Protocol OQ Execution Specification Installation Qualification Protocol IQ Execution Build or deploy 22 11

12 Costituzione di un team di convalida User (responsabile DSU) per conoscenza delle norme ed esperienza nella farmacovigilanza IT per il supporto nella scelta tecnologica QA per adeguamento alle norme della Computer System Validation La consulenza a supporto della convalida nel suo insieme 23 QA nella convalida del sistema Audit al fornitore Verifica e approvazione di tutti i documenti di convalida Contributo nelle SOP e nel training agli utenti Stesura SOP sulla CSV in collaborazione con IT Piano di audit al sistema e alla nuova farmacovigilanza 24 12

13 User Requirements Specification Definizione in dettaglio dei requisiti per il sistema Analisi/Revisione dei requisiti con il team di progetto e con il fornitore Documento di URS allegato al contratto di acquisto 25 Specification Scarsa esperienza del fornitore nel supporto al cliente relativamente alla convalida di sistemi computerizzati in ambito farmaceutico Supporto dato dal Team di progetto comprendente consulenti di convalida Revisione specifiche da parte del team 26 13

14 Risk Assessment Risk Assessment mirato a: Evidenziare le criticità a livello di operatività del sistema Analizzare i dati gestiti dal sistema per identificare gli Electronic Records Permettere scelte volte ad adeguare la tipologia quali-quantitativa dei test 27 Le Problematiche principali Evoluzione di MedDRA ancora troppo rapida La validazione automatica dei dati in ingresso al sistema Codifica secondo una versione obsoleta del dizionario Codifica errata Dati mancanti o errati 28 14

15 Gestione delle segnalazioni errate Input Manuale Input Automatico Investigazioni / correzioni Possibili OK OK Investigazioni / correzioni NON Possibili OK? Si interpreta la segnalazione Ma come si ottempera all obbligo di registrare la segnalazione ricevuta? 29 Gestione delle registrazioni Area Registrazioni Originarie a cui è collegata registrazione convalidata dal sistema Collegamento alle registrazioni cartacee Sono inevitabili decisioni importanti a livello di processo di gestione da parte degli utenti Con ripercussioni sull efficienza Si prevede un miglioramento con la stabilizzazione dello standard MedDRA 30 15

16 Audit Trail Quali sono le Entità Sensibili da sottoporre a tracciatura? Registrazione EA Safety Report Due Funzionalità fornite: Automatica (il vero Audit Trail) a partire da momento in cui registraz. EA e SR sono considerati conclusi attraverso una azione di firma Manuale (registrazione Stato Avanzamento Lavori) A richiesta dell utente per sua utilità, solo prima della firma 31 Attività di testing In aggiunta alle delle fasi IQ & OQ classiche è prevista una fase importante di verifica della trasmissione dati Simulazione delle attività di Acknowledge in ricezione grazie all esperienza specifica dello sviluppatore a seguito della sua partecipazione al progetto EudraVigilance 32 16

17 Data loading No data loading automatico Previsto Piano di caricamento del pregresso a partire dal cartaceo da parte del personale della DSU Dal 2000 ad oggi 33 GRAZIE! The strength of innovation 17

18 Allegati The strength of innovation Eventi avversi: un po di storia Già nelle Good Clinical Practices ICH vi è l obbligo di segnalare gli eventi avversi: The sponsor should expedite the reporting to all concerned investigator(s)/institutions(s), to the IRB(s)/IEC(s), where required, and to the regulatory authority(ies) of all adverse drug reactions (ADRs) that are both serious and unexpected Such expedited reports should comply with the applicable regulatory requirement(s) and with the note for guidance on Clinical Safety Data Management: Definitions and Standards for Expedited Reporting. (ICH E2A ottobre 1994) 36 18

19 Requisiti legali Council Regulation EEC 2309/03 Direttiva 2001/83/EC sostituita da: Regulation EC No 726/2004 Direttiva 2001/20/EC (DLGS 211/2003) Decreto legislativo 8 aprile 2003, n Documentazione di riferimento ICH E2A Clinical Safety Data Management: definitions and standards for expedited reporting Ottobre 1994 ICH M1 Medical Dictionary for Regulatory Activities (Med DRA) EMEA Note for guidance regulatory Electronic Transmission of ICSR and SUSARs 38 19

20 Documentazione di riferimento ICH E2B Data Elements For Transmission Of Individual Case Safety Reports Novembre 2000 ICH M2 Electronic transmission of individual case safety reports message specification Novembre 2000 EMEA Joint Pharmacovigilance Plan for testing and implementation of the ICH E2B, M1, M2 Aprile