L automazione dell Ufficio Ispettorato

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1 L automazione dell Ufficio Ispettorato Gruppo Banca Popolare di Vicenza Case History Paolo Poto Forum ABI Lab 2011 SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILI

2 Una classificazione convincente dei processi Output Indefinito PROCESSI DECISIONALI PROCESSI HR PROCESSI ACQUISTI PROCESSI DI SVILUPPO BUSINESS PROCESSI DI MARKETING OPERATIVO Grado di standardizzazione: Bassa variabilità PROCESSI AFC CICLO PASSIVO PROCESSI AFC CICLO ATTIVO PROCESSI PLM PROCESSI CRM PROCESSI COMMESSA PROCESSI COMPLIANCE Grado di Standardizzazione: Alta Variabilità Output Definito

3 Come si spiegano i fenomeni organizzativi? organizzazione come sistema aperto che deve La essere letteratura sensibile organizzativa ai cambiamenti presenta derivanti diverse prospettive di interpretazione: dall esterno e modificare la sua struttura oltre a intervenire sulle persone per conseguire un miglior livello di adattamento all ambiente Sistema predeterminato sono gli individui ed i gruppi, attraverso interazioni sociali e scambi di interpretazioni, a plasmare l organizzazione, generare significato condiviso, produrre linguaggi e visioni comuni che permettono di conoscere l ambiente circostante e di padroneggiarlo (Weick, 1995) Soggetto emergente One Best Fit: esiste un unica soluzione ottimale per un dato ambiente Ogni azienda è una realtà unica (immagine proprietà di DreamWorks Animation SKG)

4 L Ufficio Ispettorato Attività di revisione interna: verificare che tutte le attività siano svolte secondo le disposizioni aziendali e le normative in vigore migliorare l efficacia e l efficienza dell organizzazione quando necessario, attività di indagine nei confronti dei dipendenti, per l accertamento dei fatti e delle responsabilità che possono arrecare, o hanno arrecato, danno economico o cattiva reputazione

5 Il progetto Visite Ispettive, tre aspetti chiave: Documenti: organizzare l archiviazione (circa documenti per anno) Workflow: orchestrare, coinvolgere gli attori al momento giusto e fornendo il contesto di riferimento (da 800 a 1700 pratiche per anno) Storico: rendere le informazioni disponibili per le successive consultazioni, informazioni di audit

6 I ruoli aziendali coinvolti U.O SEGRETERIA E ANALISI A DISTANZA Individua gli utenti abilitati alle seguenti operazioni: inizio attività di ispezione (in proprio) richiesta dei tabulati per l ispezione spedizione dei verbali ai soggetti coinvolti (CheckList) memorizzazione dei dati relativi ai visti (CheckList o dati di Profilo ) ISPETTORI O INCARICATI ALL INTERVENTO Gli utenti che svolgono l azione di ispezione sull ente individuato. RESPONSABILE UO Utenti che svolgono la funzione di Responsabile di Unità Organizzativa e che approvano in prima istanza il verbale redatto (tra questi anche il Responsabile della Direzione Audit). RESPONSABILE DIREZIONE Soggetti che possono ricoprire il ruolo di Responsabile di Direzione (o vice)

7 I documenti Durante l esecuzione del processo viene raccolta, generata, approvata e archiviata tutta la documentazione necessaria Tipo Documento TABULATI VERBALE COMPLETO ALLEGATI VERBALE ISPETTORE ESTRATTO DEL VERBALE Descrizione report forniti da Segreteria a supporto dell'attività ispettiva. costituito dal verbale ispettivo completo vistato dal D.G., corredato dalle risposte della Filiale/Zona/Area/Ente oggetto dell'intervento (firmato dal Collegio Sindacale) Documento Generico allegato nella fase di elaborazione dell ispezione. Costituito dal verbale ispettivo completo redatto dall'ispettore paragrafi specifici del verbale distribuiti alle competenti direzioni centrali

8 Il processo in dettaglio: step 1/3 L attività di ispezione inizia con la raccolta della documentazione necessaria

9 Il processo in dettaglio: step 2/3 Conduzione dell Ispezione

10 Il processo in dettaglio: step 3/3 Risultanze e Verbale

11 Nasce la Pratica

12 Caricamento singolo e «massivo» dei documenti

13 Invio controllato dei documenti

14 Scelta degli Ispettori

15 Le checklist

16 Le note della pratica

17 La valutazione finale

18 Conclusioni EFFICIENZA TOTALITA DELLE RISORSE AZIENDALI COSTI DIRETTI L ambito di maggiore rilevanza della dematerializzazione TEMPI E QUALITA DI PROCESSO EFFICACIA RISCHIO COMPLIANCE DI PROCESSO Sebbene in letteratura molta enfasi venga data all efficienza come finalità primaria dei progetti di digitalizzazione, le esperienze aziendali suggeriscono l esistenza di motivazioni molto più articolate. Spesso il recupero di efficienza non è la finalità prevalente. Gianluca Meloni Area Amministrazione, Controllo, Finanza Aziendale e Immobiliare

19 grazie Paolo Poto KEY ACCOUNT MANAGER paolo.poto [at] docflow.it TEL: DocFlow Italia Spa Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q Rozzano MI Tel Fax

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