Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Novembre Anno V - nr. 51 Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra è l applicativo software Softeam per l Organizzazione dell Attività Commerciale e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni relative alle relazioni commerciali esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Nuovo modulo Lyra Calendar Momenti Continua la promo Lyra a TASSO ZERO Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 1 di 8

2 Nuovo modulo Lyra Calendar Dallo scorso mese di ottobre è cominciato il rilascio del nuovo modulo "Lyra Calendar", che permette la gestione e la condivisione di un calendario tra tutti gli utenti Lyra. "Lyra Calendar" è pienamente integrato con le funzioni CRM di Lyra, in particolare con le "Attività". Appuntamenti, riunioni, scadenze, impegni di ogni tipo, possono essere generati indifferentemente come "attività" di Lyra o direttamente dal Calendario, poiché è assicurata la sincronizzazione delle due funzioni. Registrare le attività svolte o da svolgere, organizzare una riunione dei commerciali, visualizzare gli impegni in sede e fuori sede dei tecnici, pianificare un attività che richieda la presenza di più collaboratori Con Lyra Calendar tutte queste operazioni possono essere gestite rapidamente e in maniera condivisa, attraverso un unica potente interfaccia grafica. Sono previste viste giornaliere sul calendario, oppure settimanali, mensili, timeline... con la possibilità di scegliere gli utenti o il gruppo di utenti e le tipologie di attività che si desidera rappresentare, differenziandole cromaticamente, in modo che siano immediatamente e più facilmente distinguibili. È possibile, con un solo click del mouse, visualizzare un calendario filtrato per gruppo di utenti (ad esempio soltanto i commerciali, oppure solo i tecnici, o un gruppo di lavoro misto ), è possibile scegliere di rappresentare tutte le attività, o solo alcune, oppure quelle che prevedono un assenza dalla sede (appuntamenti, fiere, interventi di manutenzione ). Tutta la parte di sincronizzazione tra le Attività di Lyra e il Calendario è completamente automatizzata e non richiede quindi operazioni manuali. Il rilascio del nuovo modulo consolida le funzionalità CRM di Lyra, sempre più orientato a supportare l intera attività dell ufficio commerciale e di tutte le funzioni aziendali che con l ufficio commerciale interagiscono quotidianamente, con l obiettivo di una condivisione delle informazioni sempre più efficace ed efficiente. Il rilascio di Lyra Calendar è ovviamente gratuito per tutti i Clienti con regolare Contratto di Manutenzione in essere. Per qualunque chiarimento sulle funzioni del nuovo modulo Lyra Calendar, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo come sempre a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 2 di 8

3 Momenti Quando abbiamo ricevuto quella con quel titolo sibillino, Momenti, e con un po di allegati, abbiamo dapprima pensato al solito spam che quotidianamente invade le nostre caselle di posta. Ma non era possibile: era stata automaticamente inoltrata nella casella Posta clienti e quindi doveva provenire da un indirizzo di posta elettronico di un nostro cliente Doppio click sulla mail, leggiamo il testo: Vi sono momenti che definire storici, significa sminuirne l importanza. Questo è uno di quelli!!!. Allora è solo uno scherzo?! Invece no, non era nemmeno quello, ma solo un modo simpatico con cui un nostro cliente, la Fava di Cento (FE), azienda leader in Italia nella produzione di macchine e impianti per pastifici, voleva condividere con noi un momento di successo aziendale: la prima offerta commerciale prodotta con il nostro Lyra! Lo startup aziendale di Lyra rappresenta sempre una fase piuttosto critica e impegnativa: si tratta di raccogliere tutta una serie informazioni sparse in azienda, a volte gelosamente custodite poi bisogna consolidarle e uniformarle, trovando dei momenti di sintesi non sempre facili da condividere qualche volta bisogna anche fare i conti con qualche abitudine difficile da perdere, magari con qualche piccola resistenza interna Nel caso Fava, l atteggiamento del personale aziendale è stato invece improntato da subito alla massima disponibilità, si è creato un ottimo rapporto di collaborazione con Michele Lafranconi, il tecnico Softeam assegnato alla loro installazione, e la partnership che si è andata consolidando ha permesso di raggiungere tutti gli obiettivi di organizzazione commerciale, che ci si era dati fin dall inizio. Ci è voluto un po più di tempo del solito, ma solo perché si è preferito affrontare e risolvere da subito tutte le problematiche connesse al processo di offertazione, anche quelle più complesse e che di solito vengono rimandate ad una fase successiva In particolare in Fava si è compresa l importanza di un coinvolgimento di tutte le funzioni aziendali nel processo commerciale: il documento di offerta è solo l ultimo anello di una catena di valori che l azienda Fava ha saputo realizzare per proporsi al mercato in maniera più organizzata e professionale. Come sempre, nel momento in cui un cliente arriva a generare la prima offerta commerciale prodotta con Lyra, la soddisfazione è grande e reciproca. Nel caso Fava, anche per i rapporti interpersonali particolarmente buoni che si sono andati a creare, il cliente ha voluto condividere con noi in maniera insolita questa soddisfazione: con quella mail così particolare e con alcune immagini che ritraggono il gruppo di lavoro con i primi output documentali delle nuove offerte commerciali. Ringraziamo calorosamente tutte le persone che hanno contribuito al successo del progetto Lyra in Fava: a partire dalla Direzione Aziendale, nella persona del Dott. Luigi Fava, a tutti i collaboratori delle varie aree coinvolte: dal commerciale all EDP, dall area tecnica all ingegneria d offerta Non potendo citare tutti e senza voler trascurare nessuno dei collaboratori Fava, un particolare ringraziamento a Mauro Balboni, Francesco Ghisellini, Andrea Melloni, Alberto Montafia, Pilar Ortega, Noelle Ryan, Sergio Stupazzoni e Anna Zandanel. info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 3 di 8

4 Continua la promo Lyra a TASSO ZERO L intero progetto Lyra (hardware, software e servizi) ora è finanziabile a tasso ZERO! Continua fino al prossimo 31 dicembre, la promozione finanziaria relativa all acquisto di licensing Lyra, e di tutti i prodotti hardware e software correlati, nonché dei relativi servizi sistemistici, con un finanziamento in dodici mesi a Tasso ZERO dell intero importo (IVA compresa). Grazie alla recente convenzione siglata con SILF (società finanziaria del gruppo UBI Banca), Softeam è in grado di offrire un'ampia gamma di opzioni di finanziamento per prodotti hardware, prodotti software e servizi ad essi associati, sia come acquisti indipendenti che nell'ambito di una soluzione completa. Nell ambito di un acquisto di Licenza d Uso di Lyra (versione 10 utenti o superiore), oltre alla licenza stessa, risultano quindi finanziabili: i servizi sistemistici correlati alla cessione della Licenza d uso (prestazioni di analisti/programmatori a monte ore, manutenzione, teleassistenza, education, personalizzazioni ); i prodotti hardware, di qualsiasi marca e tipologia correlati all installazione (server, workstation, periferiche stampanti ); i prodotti software, di qualsiasi marca e tipologia correlati all installazione (Sistema Operativo e relative licenze client, licenze di database, prodotti Office ); eventuali servizi complementari all installazione (cablaggio, soluzioni di security, prodotti e servizi di terze parti); In pratica risulta finanziabile l intero progetto Lyra, comprensivo di ogni componente (IVA compresa). L'offerta (non cumulabile con altre offerte o sconti in corso) è naturalmente subordinata all accettazione da parte della società finanziaria erogante, che si riserva la facoltà di verificare che sussistano i requisiti di eleggibilità all'offerta in essere. La straordinarietà delle condizioni, la rapidità delle procedure, le pratiche burocratiche ridotte al minimo, sono tutti elementi qualificanti della proposta Softeam-SILF non esitate a informarvi meglio, contattando direttamente la Direzione Commerciale Softeam. La presente NON costituisce in alcun modo offerta commerciale o finanziaria, che dovrà eventualmente essere formalizzata da Softeam e subordinata ad approvazione della società finanziaria info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 4 di 8

5 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Lyra è ottimizzato per la gestione della posta elettronica (inviata e ricevuta) con MS Outlook 2000 o superiore. È comunque supportato qualsiasi client di posta MAPI compliant (Outlook Express, Lotus Notes, Mozilla Thunderbird ) per quanto riguarda l invio mail in testo semplice, oppure, tramite Lyra SMTP (configurabile con il proprio server SMTP), per l invio di mail in formato HTML. Per la posta in entrata, oltre appunto alla piena integrazione con MS Outlook 2000 o superiore, è anche disponibile un integrazione con Lotus Notes (previa verifica tecnica). Vediamo, utilizzando come riferimento MS Outlook 2003, in che modo Lyra permette di gestire le mail in uscita e quelle in entrata. Posta in uscita: Lyra permette di preparare una mail a partire da diversi punti dell applicativo: Scheda del Cliente, Scheda del Referente, Documento di Offerta, operazione di Mass Mailing, Attività La preparazione di una mail prevede di norma la gestione di tutta una serie di campi di uso ormai comune: Destinatario, Destinatari in copia o in copia nascosta, Oggetto, Testo, Allegati,ecc. È possibile preparare firme predefinite, predisporre formattazioni del testo, modelli di mail di uso frequente Tutte queste informazioni servono sostanzialmente ad alimentare MS Outlook per l invio vero e proprio della mail: è infatti sempre il programma di posta elettronica che provvede concretamente alla spedizione, e la nostra mail, una volta inviata da Lyra, passerà prima nella casella di posta in uscita e successivamente in quella di posta inviata di MS Outlook. La differenza sostanziale è determinata dal check Registra attività (vedi immagine a destra), che fa in modo che la mail, oltre che nella casella posta inviata del mittente, venga per default archiviata anche nel database di Lyra e possa conseguentemente essere disponibile, come qualsiasi altra attività, per tutti gli utenti abilitati a condividere tale informazione. Posta in entrata: attraverso un apposito plugin viene posizionato un bottone aggiuntivo Lyra nella barra degli strumenti di MS Outlook (vedi immagine a destra). All arrivo di una mail in una delle Cartelle di Posta di MS Outlook, il destinatario della mail potrà valutare l opportunità di importare quella specifica mail in Lyra, semplicemente cliccando con il mouse sull apposito bottone. Lyra apre una form di interfaccia in cui sono già precompilati una serie di campi (Mittente e Destinatario, Oggetto, Data e Ora, Priorità, Allegati ). Se l indirizzo del mittente è già presente nell anagrafica di Lyra, il plugin provvede automaticamente ad associare la mail al Cliente/Referente, e ad archiviarla nel database di Lyra, immediatamente disponibile, come qualsiasi altra attività, per tutti gli utenti abilitati a condividere tale informazione Le due semplici operazioni, di importazione e conferma, sono necessariamente manuali e non automatiche: la prima per evitare di importare in Lyra qualsiasi messaggio di posta elettronica, che potrebbe anche essere spam, o semplicemente, materiale di cui, per qualsiasi motivo, potrebbe non essere necessaria/opportuna l archiviazione. Allo stesso modo per la fase di Registrazione è richiesta una conferma dell operatore per verificare la correttezza dei dati proposti ed anche, eventualmente, per completare l informazione: la mail potrebbe essere associata ad una specifica offerta, oppure ad uno specifico progetto commerciale, entrambi comodamente selezionabili dall operatore da appositi menu a tendina. info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 5 di 8

6 Gran parte delle relazioni con i Clienti passano attraverso la posta elettronica. Le funzionalità sopra descritte permettono a Lyra di tracciare all interno della Scheda Cliente tutta la corrispondenza correlata all attività commerciale, condivisa all interno dell organizzazione aziendale: un ulteriore elemento di organizzazione dei dati, tale per cui l informazione commerciale diventa patrimonio aziendale, non più di pertinenza di un singolo utente, ma fruibile da tutti gli utenti dell applicativo, secondo i privilegi associati al proprio profilo. Per qualunque chiarimento sulla funzione sopra illustrata e per ogni altra informazione tecnica vi invitiamo come sempre a rivolgervi al Servizio Tecnico Softeam. Inviate le vostre domande a Lyra News. Tips & Tricks info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 6 di 8

7 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare una specifica convenzione con ANIMA, la Federazione delle Associazioni Nazionali dell Industria Meccanica varia ed Affine (richiesta info riservate agli Associati): Sono inoltre attive dieci distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria, rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (richiesta info riservate agli Associati): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 7 di 8

8 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Giugno Luglio/Agosto Di che CRM parliamo? Lyra: il documento di startup Promo: Epson laser a colori sottocosto Tips & Tricks (consigli per l uso). Relazione attività - progetto Mashups e Plugins. Cosa sono? Nuova convenzione con ACIMAC Da Doc a Pdf il passo è breve con Word 2007 Tips & Tricks (consigli per l uso). Modelli di mail Settembre SPECIALE: Lyra Offline rel. 2.0 Ottobre Ritornano i finanziamenti a TASSO 0! Chi è (conosciamo i Clienti Lyra): Fameccanica Data San Giovanni Teatino, CH Adobe Reader 8 Tips & Tricks (consigli per l uso). Ordinamento colonne referenti La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News novembre Pag. 8 di 8