X-TRAs X-Tecnici, Rapporti, Assistenza

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2 X-TRAs X-Tecnici, Rapporti, Assistenza Gestione Rapporti Assistenza Tecnica ed Assegnazione è un prodotto gestito online per la parte interventi sul campo, con backoffice integrato e gestione delle fatturazioni dei rapporti di assistenza tramite software gestionale OndaiQ/OceanoiQ. Specifiche Basato su gestionali iq Gestione categorie assistenza personalizzabile Gestione impianti/clienti Grafica personalizzabile con colori e logo Utilizzabile su palmari e Tablet/smartphone Sistemi di validazione (firma e PEC) Moduli di stampa personalizzabili con prenumerati Requisiti: Browser web Connessione ad internet Moduli disponibili:. gestione agende. gestione impianti. gestione materiali. storico interventi. moduli di stampa personalizzati. modulo firma e PEC Sistemi supportati: ios, Windows, Linux, Android Browser supportati: Safari, Chrome, Explorer, Firefox Il sistema affronta le problematiche inerenti le Aziende che effettuano la manutenzione di impianti e/o dispositivi, attraverso interventi tecnici, al termine delle quali si deve rilasciare un rapporto di intervento dettagliato al cliente. Permette di gestire lo storico impianti, di disporre della manualistica in consultazione, di definire l'utilizzo di materiali e/o pezzi di ricambio, di imputare le ore e le note di intervento. Inoltre comunica in tempo reale le assegnazioni da/verso il backoffice per segnalare gli interventi eseguiti, le eventuali rettifiche e le urgenze assegnate ai tecnici, analizzando le agende di questi e permettendo il tempestivo reperimento del tecnico più vicino o disponibile. La grafica può essere personalizzata secondo le specifiche necessità del cliente e le funzionalità sono disponibili su qualunque piattaforma portatile (ios, Android, Windows, Linux), anche in coesistenza, basandosi su architettura web, così da poter ottimizzare i costi usando le apparecchiature già in possesso del cliente e dei tecnici/impiantisti autorizzati. La gestione gerarchica degli utenti permette inoltre di definire chi può vedere le agende dei tecnici, o limitare la visibilità alla sola agenda definita, così da impedire sovrapposizione e accesso a dati non autorizzati, nel rispetto delle normative vigenti. Nelle prossime pagine illustreremo in dettaglio le caratteristiche con un esempio di operatività legato al mondo degli impianti termici. 2

3 L'accesso è consentito ai soli tecnici autorizzati attraverso un pinpad presente a video. La funzionalità della parte onsite (operatività dal cliente), è stata realizzata e studiata per ottimizzare le caratteristiche di schermi touchscreen (tablet e palmari), ma è utilizzabile anche su dispositivi dotati di tastiera. La definizione dei tecnici e le password di accesso sono definite dal pannello di controllo di Backoffice, disponibile agli utenti gestionali di amministrazione. Attraverso il pannello si può definire anche il magazzino di default da cui il tecnico preleva il materiale per le assistenze (es: il furgone). Al primo accesso la schermata si posiziona sull'agenda del tecnico in data corrente, con visibili gli interventi da eseguire e gli appuntamenti assegnati. 3

4 Da questa schermata, se autorizzati, i tecnici potranno richiedere di consultare le agende dei colleghi per permettere di gestire eventuali richieste o disposizioni in caso di necessità. Dalla schermata dell'agenda personale si può scegliere di eseguire l'intervento, ovviamente solo se disponibile nella propria agenda perché assegnato dal Backoffice, attivando la funzionalità di consultazione e compilazione dell'appuntamento. 4

5 In questa schermata abbiamo altre due funzioni disponibili: Nuovo intervento: permette di definire manualmente l'esecuzione di un intervento per vari motivi, dalla richiesta spot di un cliente nuovo, alla necessità di aggiungere interventi extra non pianificati su interventi o impianti esistenti. In questo caso verranno richiesti i dati fondamentali, che saranno vagliati preventivamente dal Backoffice prima di entrare nel sistema gestionale. Duplica intervento: permette di eseguire interventi extra sull'impianto già selezionato, riprendendo tutte le informazioni relative allo stesso (cliente/matricole, ecc) Una volta selezionato l'appuntamento si passa all'esecuzione e compilazione dello stesso, attraverso delle schermate che, sulla parte onsite, permettono di eseguire la compilazione del rapporto in formato elettronico. La grafica presentata nelle pagine successive è finalizzata ad una struttura dedicata alla manutenzione di impianti termici, quindi contiene la definizione della caratteristiche degli impianti di questo tipo; il sistema però è completamente personalizzabile sulle necessità del cliente e del suo settore specifico, così come delle caratteristiche degli impianti gestiti (ad esempio: ascensori, estintori, registratori di cassa, server e altri dispositivi). E' dunque puramente esemplificativa la gestione dell'intervento ma, nei termini di operatività, molto simile alle normali operazioni eseguite in ogni caso di gestione di interventi tecnici. 5

6 ESEMPIO APPLICATIVO (Impianti termici) Sezione Unità Tecniche: In questa sezione sono identificate tutte le unità appartenenti all'impianto selezionato, con relative matricole e le operazioni fondamentali (liberamente classificabili) da eseguire sull'impianto; Inoltre per agevolare la compilazione delle verifiche periodiche (es: prova fumi, bollino verde, ecc) sono selezionabili dei <Check> che permettono di definire la validazione della prova eseguita. 6

7 Le matricole su cui si deve lavorare sono già selezionate in BLU, le eventuali matricole aggiunte (da quelle esistenti) o inserite da nuovo, da un controllo visivo del tecnico sull'impianto, compaiono invece con la selezione ROSSA. Sezione Materiali: In questa sezione vengono selezionati i materiali utilizzati nel corso dell'intervento; possono essere prelevati dal magazzino (di default o della sede) o inseriti exnovo come descrizione libera, in questo caso l'articolo viene riportato ai soli fini della gestione della fatturazione; eventualmente il Backoffice deciderà se creare le voci in magazzino. La ricerca avviene attraverso la digitazione parziale del codice o della descrizione. 7

8 In questo modo possono essere liberamente gestiti anche acquisti da parte del tecnico esterni all'azienda che vengono giustificati poi come materiali di manutenzione e consumo. Sezione Intervento Tecnico: Questa è la sezione fondamentale dell'intervento, dove vengono inseriti i tempi e le note dell'intervento, eventuali note di difficoltà da presentare negli interventi successivi e la consultazione dello storico degli interventi eseguiti sull'impianto per verificare eventuali anomalie ricorrenti o note importanti. Una delle operazioni possibile è l'inserimento delle ore dei tecnici in un unico rapportino, così che se l'intervento è stato eseguito da più tecnici contemporaneamente, questi possano inserire le ore in un'unica stampa per il cliente. 8

9 Sezione Stampe Rapporto: La sezione finale presenta la selezione dei moduli su cui stampare (definibili dall'utente) e la possibilità di compilare, per ciascun tipo di rapporto, eventuali valori riferiti alla sola stampa cartacea. Nell'applicazione di Backoffice inoltre per ciascun tipo di modulo possono essere definite le numerazioni dei prestampati, così da poter riportare la numerazione ufficiale anche sui rapportini cartacei consegnati al cliente. 9

10 Al termine della compilazione, una volta compilati anche i campi aggiuntivi per la stampa il cliente può visualizzare un'anteprima di stampa ed apporre la firma (direttamente sul touchscreen del tablet) sul rapporto convalidandone l'esecuzione. Per mantenere la validità legale dell'esecuzione e compilazione un file corrispondente (formato PDF) viene inviato attraverso Posta Elettronica Certificata (PEC) sia all'amministrazione del cliente che all'indirizzo indicato in fase di chiusura. Una copia è sempre inviata anche al personale di Backoffice che in questo modo può conservare gli originali in formato elettronico con archiviazione sul gestionale. 10

11 Gestionale di Backoffice A questa applicazione sono demandate tutte le funzioni di controllo di compilazione degli interventi, così da poter applicare eventuali correzioni o normalizzazioni dei dati prima che questi vengano inseriti nel gestionale. L'applicativo si divide in due schermate principali, attraverso le quali gli operatori possono verificare gli interventi chiusi e assegnare gli interventi ancora pendenti. Sezione Assegnazione Interventi: In questa applicazione si visualizzano tutte le richieste di intervento inserite dal gestionale non ancora assegnate agli operatori; la disponibilità delle agende dei tecnici permette di verificare impegni e posizione degli stessi, così da ottimizzare gli eventuali percorsi e la gestione delle emergenze. L'agenda dei tecnici è integrabile anche con sistemi compatibili con lo standard CalDAV (esempio: agenda di ipad/itunes), così da poter integrare eventuali impegni personali con gli impegni lavorativi (ferie, permessi, malattie, appuntamenti personali, ecc). 11

12 Sezione Validazione Interventi: Questa sezione è quella che permette di normalizzare i dati per l'inserimento nel gestionale di fatturazione (OndaiQ/OceanoiQ); in questo modo l'operatore di Backoffice può: inserire materiali non presenti a magazzino o abbinarli al codice esistente verificare l'esecuzione corretta o eventuali sospesi riaprire o riassegnare interventi incompleti verificare l'inserimento di interventi non previsti o extracontrattuali allineare eventuali nuove unità tecniche rilevate durante la visita all'impianto Solo una volta terminata la normalizzazione l'intervento viene validato e diventa disponibile per l'importazione nel gestionale. L'importazione e la pubblicazione dei nuovi interventi può essere fatta con un'operazione batch o attraverso una richiesta di allineamento manuale (ad esempio per interventi urgenti). 12

13 Sezione Consultazione Documenti: Un'ulteriore agevolazione per i tecnici è quella di poter consultare tramite il palmare, eventuali documenti in formato elettronico (manuali, contratti, ecc) direttamente dal cliente. Le sezioni possono essere: pubblica: consultabile da tutti gli utenti, generalmente per documenti di interesse generale (manuali, listini, schede tecniche, ecc). riservata: dedicata ad ognuno degli utenti, i documenti qui inseriti potranno essere letti solamente dall'utente selezionato. Per utilizzare questa caratteristica è sufficiente che il Backoffice carichi il documento nell'apposita area di scambio con l'utente o nell'area pubblica di consultazione. In alcuni casi, per la realizzazione del progetto, i clienti ci hanno richiesto di interfacciare anche gestionali differenti, per questo motivo l'applicativo di Backoffice lavora su tabelle autonome che possono poi essere normalizzate o adattate per i vari formati di esportazione (purché disponibili driver e apertura della base dati). Per informazioni contattare INGENIA SRL Stefano Pedroni ( ) tel fax mail Le immagini esposte sono indicative e potrebbero differire dalla grafica elaborata per il cliente 13

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