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1 Buon pomeriggio. Grazie per questo invito. E un piacere doppio essere qui a questa tavola rotonda ed in questa splendida città. Tra le cose che vorrei portare alla vostra attenzione, vorrei innanzitutto ribadire ancora una volta che il Governo britannico considera con estrema serietà l area degli acquisti pubblici. Io mi occupo professionalmente di acquisti pubblici per la mia amministrazione, è il mio mestiere, che svolgo dal 1991 per l Inland Revenue ma da oltre 15 anni in ambito governativo. E quello che faccio; è quello che facciamo con grande serietà in Gran Bretagna e sono quindi grato per questo invito che mi consente di illustrare la mia esperienza: l Italia sta facendo la stessa cosa ed anche l Olanda così come molti altri Stati membri dell Unione Europea. Come ho già detto, io sono responsabile dell area acquisti per l Inland Revenue, l equivalente del Ministero delle Finanze in Italia, ma vorrei ricordare che l amministrazione del Regno Unito conta qualcosa come 180 unità tra dipartimenti e agenzie, cifra peraltro variabile, che può aumentare o diminuire di anno in anno. L Inland Revenue è uno dei Dipartimento di maggiori dimensioni e con una grande capacità di spesa, ma la sua importanza deriva anche dal semplice fatto che l Inland Revenue ha il compito istituzionale di reperire, attraverso la tassazione, le risorse che poi vengono utilizzate per finanziare la spesa pubblica e per gli acquisti pubblici. Il nostro Dipartimento raccoglie dalla tassazione una cifra vicina ai 274 miliardi di euro all anno, risorse che poi redistribuisce e reimmette nel sistema attraverso esenzioni fiscali e crediti fiscali. Quella avviata con aprile di quest anno è una operazione del tutto nuova, anche se il Governo britannico ha avviato nel corso degli ultimi 15 anni, diverse iniziative di rilievo per quanto riguarda il procurement nel settore pubblico. Si tratta di un lascito molto importante, un lavoro di cui abbiamo cercato di salvaguardare i risultati e che ha costituito una valida base per l implementazione dell Office of Government Commerce (OGC) e per al definizione di buone politiche nell area degli acquisti pubblici. Il mio Dipartimento spende 1,7 miliardi di euro all anno di cui io, come Head of Procurement (Responsabile Ufficio Acquisti) sono personalmente responsabile. Ho una struttura di 150 buyers specificamente formati e competenti nell ambito degli acquisti del settore pubblico che operano in maniera professionale. A causa delle dimensioni, circa 65mila dipendenti dislocati in 600 diversi uffici sul territorio, il Dipartimento riveste un peso considerevole, da questo punto di vista, nell ambito della pubblica amministrazione centrale. Ci siamo dedicati, pertanto, a strutturare in maniera professionale la funzione degli acquisti, istituendo, ad esempio, una struttura per la formazione del personale dell area acquisti che opera dal 1991: una politica che ogni anno ci consente di ottenere, attraverso la razionalizzazione delle forniture e degli acquisti, dei risparmi di gestione dell ordine del 5%. Tuttavia, perseguire questa strategia di miglioramento continuo diviene di anno in anno più difficile: negli ultimi cinque anni ci siamo dedicati soprattutto all impiego delle nuove tecnologie e dei sistemi di e-commerce per ottenere dei guadagni di efficienza. Come è stato già accennato, infatti, il prezzo di acquisto di un bene non è che una parte del costo totale della fornitura: si può allora operare sui livelli di efficienza delle strutture e delle procedure per ottenere una sensibile riduzione dei costi di processo. Alla luce della mia esperienza, ritengo che l e-commerce sia uno strumento strategico per supportare le buone pratiche di procurement, ed è uno strumento che noi utilizziamo e che ci aiutato ad incrementare i risparmi di efficienza del sistema di gestione degli acquisti. Tanto per citare alcune cifre: il costo medio per una transazione condotta con metodiche tradizionali è dell ordine di 70 sterline equivalente 120 euro. Abbiamo

2 riscontrato numerosi esempi in cui, ad esempio, una fornitura del costo di 10 sterline comporta la spesa di altre 70 sterline come costo di processo. L uso di strumenti di e- commerce, non solo rende i processi più efficienti e rapidi, ma ci consente di individuare la migliore offerta sul mercato, con conseguente riduzione dei costi di processo a 10 sterline 17 euro -, e l obiettivo per il prossimo anno, attraverso una serie di meccanismi che illustrerò oltre, è di ridurre i costi a circa 1 euro. In cinque anni riusciremo a ridurre i costi di processo per singola fornitura da 120 euro a 1 euro. E dall impiego, quindi delle nuove tecnologie che io ritengo possano in futuro derivare i risparmi di efficienza. Quella che vedete è una slide molto impegnativa. Come si vede, la somma spesa ogni anno dall amministrazione finanziaria - l 1,7 miliardi di euro di cui sono responsabile riguarda la più svariata tipologia di beni, tutto quello che consente ad una grande amministrazione di operare. Alcune delle aree più significative di spesa, ad esempio, riguardano le nuove tecnologie e i servizi connessi all Information Technology. L Inland revenue, infatti, dà completamente in outsourcing i propri servizi di IT e le operazioni connesse alla gestione dei dati attraverso contratti di durata decennale, attualmente affidato alla EDS. Si tratta di un area di spesa valutabile intorno a 530 milioni di euro all anno, ed abbiamo un contratto analogo con Andersen Consulting per 60 milioni di euro all anno per altri servizi di IT. La funzione di procurement ha quindi un ruolo chiave non solo rispetto alla gestione degli acquisti in genere, ma anche rispetto alla gestione dell insieme dei servizi informativi e di IT dell intero Dipartimento. Un altra delle aree significative di spesa riguarda gli acquisti di cancelleria, posta, stampati, consulenza, formazione e rimborsi spese per le missioni del personale. Egualmente, anche in questa area abbiamo grandi numeri di spesa e per questo prestiamo grande attenzione alle attività di acquisto. Uno dei nostri progetti più recenti riguarda l acquisizione di nuovi capitali attraverso la vendita del patrimonio immobiliare dell Inland Revenue, operazione che ci ha consentito di smobilizzare capitali per oltre 220 milioni di sterline nel primo anno, 376 milioni di euro, e che è stata gestita mediante un unico meccanismo contrattuale per l intero patrimonio immobiliare messo sul mercato. Il mio compito è quello di assicurare dei clienti per i servizi di acquisto dell organizzazione: se ci non ci sono clienti, non c è alcuna funzione di procurement. Noi spendiamo, come ho detto, 1,7 miliardi di euro all anno: il grosso di questa cifra deriva da contratti quadro stipulati e gestiti a livello centrale. Il mio compito non è soltanto quello di finanziare e gestire questi contratti ma, ed è quello che maggiormente interessa, di dare valore aggiunto e non costi aggiuntivi al sistema, e sicuramente l e-commerce ci aiuta a perseguire questo obiettivo. Una delle prime azioni intraprese nell operazione di razionalizzazione del sistema di gestione degli acquisti, è stata l eliminazione del magazzino, e questo ci riporta all argomento già citato della gestione delle informazioni: sapere esattamente quanto si spende, per cosa e con chi, e qual è il costo totale del servizio. Un esempio di cui credo siate tutti consapevoli: tipicamente il costo medio per la gestione del magazzino costa ogni anno una somma pari al 28% del valore dei beni. Questo significa che se teniamo qualcosa in magazzino per quattro anni, come spesso abbiamo fatto, alla fine costerà meno comprare il bene ex novo. La gestione delle informazioni è quindi un punto chiave per immettere valore aggiunto ai processi e non costi aggiuntivi.

3 Certamente noi diamo un enfasi maggiore ai rapporti a lungo termine e alle partenership con i fornitori europei e di tutto il mondo: un contratto non dura tre anni ma, tipicamente, ha una durata di cinque, dieci o quindici anni e, in alcuni casi, anche venti anni. Questo perché si tratta di contratti di valore molto elevato che richiedono un tempo più lungo per il recupero dell investimento, sia dalla parte del committente che del fornitore. Questo ci porta esattamente al che cosa, a quale valore aggiunto l OGC può apportare all azione di governo. Si tratta di dare un valore al denaro speso, il che significa servizi di qualità, qualità che viene riconosciuta dalla comunità di utenti, a costi ottimali. Alcuni degli obiettivi per l immediato futuro: il miglioramento della gestione delle informazioni di spesa; la riduzione del numero di fornitori ma qualitativamente selezionati; un miglioramento delle attività di transazione on line; un ulteriore riduzione dei costi di processo; un maggior potere contrattuale con i fornitori che ci consenta, laddove si tratta di fornitori comuni a più Dipartimenti, di trattare in maniera strategica e non individualmente come singola unità amministrativa. Tuttavia, la condizione preliminare per una gestione professionale delle attività di approvvigionamento è di avere un buon capitale umano, delle persone competenti e specificamente formate e motivate. Circa sei o sette mesi fa, prima dell istituzione dell OGC, Brian Rigby mi ha chiesto di svolgere un rapporto preliminare in rappresentanza degli interessi della comunità professionale di chi opera nel procurement pubblico su che cosa ci si aspettava dall OGC e quale tipo di attività dovesse svolgere. Ho svolto un indagine tra i miei colleghi in altri Dipartimenti e, cosa più importante, ho chiesto anche ai nostri fornitori quali fossero le esigenze per un miglioramento dei servizi di procurement della pubblica amministrazione. La prima richiesta nella lista era per una semplificazione delle procedure e dei processi: se è più facile trattare con l amministrazione anche i costi per i fornitori si riducono e questo significa una riduzione dei prezzi praticati e quindi dei costi per l amministrazione. Ecco, quindi, che una delle prime aree di intervento è stata quella della semplificazione degli adempimenti burocratici richiesti ai fornitori. Un aspetto sul quale ritorno sempre con piacere è la necessità di sapere con esattezza quanto si spende e con chi viene speso il denaro pubblico, ecco perché occorre migliorare i rapporti con i fornitori. Se possono derivare ulteriori vantaggi dall aggregazione delle richieste di fornitura di uno stesso bene per unità amministrative diverse, allora può essere conveniente stipulare un unico contratto. Ma occorre che ci siano le condizioni per poterlo fare. I diversi comparti della pubblica amministrazione, in passato, erano come dei silos come ha detto Brian Rigby prima -, operavano in splendido isolamento e non erano inclini a collaborare tra di loro. Il risultato di questo modo di agire è che non si potevano operare dei risparmi. L OGC consente invece di usufruire dei vantaggi di aggregazione delle richieste di fornitura, con le amministrazioni come clienti, e noi sicuramente saremo lieti di intraprendere questa strada perché ci consente di erogare servizi migliori a fronte del denaro speso. Bisogna prestare maggiore attenzione ai nostri fornitori, soprattutto a quei fornitori che operano con più amministrazioni. Occorre, inoltre, investire di più nell e-commerce perché comporta una maggiore efficienza. Occorre ancora comunicare con gli utilizzatori meglio e in maniera strategica. Occorre assicurare che il procurement, e l e-commerce in quanto strumento per un moderno sistema di procurement, sia una priorità dell agenda politica del governo e quindi fare in modo che i responsabili di governo siano consapevoli dell importanza e dei vantaggi del procurement affinché possano investire nel miglioramento di queste attività. Dobbiamo ancora essere tutti consapevoli che i progetti sono importanti ma anche che tutte le attività di procurement intorno al progetto e che

4 consentono di realizzare il progetto sono egualmente importanti e devono essere gestite da una generazione di nuovi e competenti manager di progetto. Infine, ma questa è la cosa più importante, dobbiamo investire nelle risorse umane affinché la sfida del miglioramento delle attività di procurement sia una sfida importante nell agenda individuale di ciascuno. Le iniziative dell Inland Revenue che supportano l attività dell OGC e noi siamo pronti ad avviare qualunque azione sia utile al pieno successo dell OGC sono incentrate sull ecommerce e su una carta acquisti, attualmente con Visa. Come ho già detto, l e-commerce è uno strumento vitale per una gestione moderna delle attività di procurement perché ci consente di fare il nostro lavoro in maniera più efficiente. All Inland Revenue siamo abbastanza fortunati ad avere la possibilità di investire in sistemi di e-business, cosa che stiamo facendo dal 1993 e che ora ci ha portato ad avere un sistema completamente integrato di acquisti, accessibile on line ad una comunità di oltre 400 utenti su tutto il territorio. Il sistema fornisce ai nostri utenti servizi di procurement elettronici che consentono di abolire completamente la gestione cartacea: l intera procedura di acquisto, dalla attivazione alla verifica alla gestione degli attivi viene effettuata, per l intero Dipartimento comprese le unità dislocate sul territorio, su supporto elettronico. La gestione elettronica delle attività e l abolizione totale del cartaceo è il principale obiettivo politico che ci siamo posti. Attualmente, il 58% circa sul volume totale delle fatture viene effettuato elettronicamente in tutti i passaggi. Il nostro target è di aumentare questa cifra al 70% per la fine dell anno e ci siamo vicini. Uno strumento importante di questa politica è l adozione della carta acquisti per la pubblica amministrazione che, come ho detto, è attualmente nel circuito Visa, che supporta in maniera sostanziale tutta una serie di iniziative di miglioramento dei processi di approvvigionamento. E un meccanismo che ci consente, infatti, di evadere i pagamenti in tempi rapidissimi, persino più rapidi dei nostri standard. Il termine medio per il pagamento delle forniture è di 14 giorni, potremmo farlo in 7 giorni con metodiche standard: la carta di credito per il settore pubblico ci consente di farlo in 4 giorni. In questo modo, noi supportiamo pienamente l impegno del governo a sostegno e promozione delle PMI. Infatti, sebbene le direttive della comunità prescrivano che nelle attività di procurement del settore pubblico le PMI debbano avere le medesime possibilità di accesso, di fatti, in passato era molto difficile che queste potessero competere per le forniture pubbliche a causa della lentezza dei pagamenti. La carta acquisti della pubblica amministrazione, dunque, è un perno vitale del sistema di procurement professionalmente organizzato. Un accenno agli aspetti del valore degli acquisti. L 80% della spesa pubblica per acquisti di beni e servizi è assorbita da beni a basso valore ed elevato volume di spesa: l 85% degli acquisti di questo genere è ora effettuata elettronicamente. Proprio in quest area, in passato si registravano i maggiori sprechi di denaro pubblico. Attraverso l e-commerce abbiamo ottenuto invece risparmi notevoli sui costi di processo per gli acquisti di minore importanza strategica. Ecco perché è necessario che il procurement sia organizzato in modo professionale, proprio per evitare sprechi e rendere più efficiente l azione di governo nel suo complesso grazie a servizi migliori a costi ottimali. Come ho accennato prima, il governo britannico ha avviato nel corso degli ultimi 15 anni diverse iniziative nell area del procurement di cui ancora possiamo apprezzare i risultati e

5 che ancora consentono di ottenere ampi risparmi di efficienza. Tuttavia, l istituzione dell OGC, dal nostro punto di vista, ma è lo stesso in Olanda come in Italia, rappresenta veramente un nuovo inizio per il procurement che porterà ad ulteriori risparmi di gestione ed efficienza del sistema e noi ci impegniamo attivamente a sostenerlo. Infine, e concludo, per chi fosse interessato ad approfondire i metodi operativi del sistema di procurement dell Inland Revenue è possibile consultare il nostro sito Internet. Noi, infatti, abbiamo investito risorse e professionalità nel produrre documentazione, guide e manuali che mettiamo a disposizione di chiunque e che possono di grande utilità a prescindere dallo specifico settore di operatività o dal tipo di acquisti che si intende fare. Grazie a tutti voi.

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