Sistema di Gestione. delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio)

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1 Sistema di Gestione Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) Modelli di funzionamento istituzionale, organizzativo e gestionale COMUNE DI MILANO

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3 Obiettivo del documento Il presente documento contiene una descrizione sintetica delle potenzialità del progetto Ambrogio meglio specifica nei documenti di dettaglio rilasciati. Con il progetto Ambrogio il Comune di Milano intende migliorare ulteriormente l attività dei servizi che operano direttamente sul territorio, facendo leva su un servizio sempre più efficace nella risposta alle segnalazioni provenienti dal territorio della città. Il progetto illustrato viene denominato TTM Ambrogio ( da Trouble Ticket Management o Gestione delle Segnalazioni ) e consente una gestione precisa ed efficace delle segnalazioni provenienti dal territorio, fino alla loro completa risoluzione a cura dei reparti competenti, secondo le modalità operative qui descritte che sono comuni a tutte le tipologie di segnala-zioni (veicoli abbandonati, buche, segnali danneggiati, tombini rotti, etc.). All interno dello stesso verranno descritti, suddivisi per capitolo, i seguenti punti: Piattaforma Devices per la segnalazione Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 3

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5 Sommario 1 Piattaforma Soggetti coinvolti Obiettivi e benefici Concetti operativi Requisiti necessari Accesso all applicativo Aree di lavoro del programma Stati della segnalazione Selezione delle segnalazioni Schede e campi della segnalazione Lavorazione delle segnalazioni Visualizzazione delle segnalazioni Ricerca delle segnalazioni Riassegnazione delle segnalazioni Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni Dispositivo palmare Accesso all applicativo Nuova segnalazione Segnalazioni da validare Archivio Trasferimento Dati Conclusioni Elenco allegati Assessment Situazione Attuale: Modello AS_IS Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 5

6 4.1.2 Assessment Situazione Attuale: Analisi e Linee Guida Evolutive Comune di Milano Piattaforma CRM Ambrogio Specifiche Funzionali Comune di Milano Piattaforma CRM Ambrogio Gestione Civici Comune di Milano Piattaforma CRM Ambrogio Funzionalità Cartografiche Ambrogio: Disegno del Modello di Servizio Comune di Milano Piattaforma CRM Ambrogio Analisi di Dettaglio CAPITOLO 1 - Piattaforma

7 1 Piattaforma 1.1 Soggetti coinvolti Soggetti autorizzati della Macchina Comunale Allargata addetti alla gestione delle segnalazioni in funzione delle specifiche competenze. Operatori del Team Ambrogio di aiuto 1.2 Obiettivi e benefici L uso corretto del programma consente di raggiungere i seguenti obiettivi migliorativi: Punto di contatto univoco Canale di comunicazione efficace (bidirezionale) Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 7

8 Processo di feedback tempestivo Razionalizzazione delle modalità d ingaggio Base dati per analizzare andamenti e statistiche Tempestività d intervento Progressiva eliminazione dei processi cartacei Centralizzazione delle informazioni 1.3 Concetti operativi Nel normale utilizzo del C.R.M. Ambrogio sono previsti degli automatismi che consentono all operatore di concentrarsi sulla sua attività di risoluzione con il solo compito di informare costantemente il programma sullo stato della segnalazione (Assegnata, Programmata, Chiusa, etc.) e su tutte le informazioni inerenti la sua progressiva lavorazione (esiti dei contatti, date di programmazione interventi, note operative, etc.), in modo che ciascun operatore (a partire dal segnalatore originario) possa riferirsi a informazioni univoche ed aggiornate per seguire l avanzamento dei lavori fino alla completa chiusura della segnalazione. Anche eventuali campi obbligatori saranno segnalati (nel caso non vengano opportunamente compilati), in modo da consentire sempre agli operatori successivi di avere tutte le informazioni necessarie in ogni passaggio della gestione della segnalazione. 8 CAPITOLO 1 - Piattaforma

9 1.4 Requisiti necessari Per utilizzare il C.R.M. di Ambrogio è necessario dotare gli utenti autorizzati di un personal computer con almeno le seguenti caratteristiche minime (o, eventualmente, anche superiori) Requisiti di sistema Personal Computer: fisso o portatile Sistema Operativo: WinXP aggiornato Browser Internet: Explorer versione 7 Impostazione dei PopUp: attivata Connessione di rete internet Requisiti utente L utilizzo del C.R.M. Ambrogio da parte degli utenti richiede esclusivamente una minima praticità operativa con il personal computer in ambiente Windows, con particolare attenzione all utilizzo di applicativi basati sulla piattaforma web. 1.5 Accesso all applicativo Utilizzare il C.R.M. Ambrogio non richiede alcuna installazione e lo si usa direttamente da un browser (Internet Explorer v7) via internet su qualunque PC con i requisiti indicati e connesso alla rete internet. Dopo aver aperto il browser Internet Explorer Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 9

10 l indirizzo a cui collegarsi da digitare nella barra degli indirizzi è: Autenticazione Dopo la connessione via internet all indirizzo di Ambrogio, per utilizzare l applicativo è necessario autenticarsi inserendo i propri dati personali di identificazione della propria utenza (Nome utente e Password): COMUNEDIMILANO\[USERID] (assegnata a ogni operatore autorizzato) [PASSWORD UTENTE] (riservata e personale) 10 CAPITOLO 1 - Piattaforma

11 1.5.2 Schermata principale Se si digita la corretta utenza e password, la connessione al server del C.R.M. di Ambrogio avviene presentando la propria schermata iniziale: Pagina iniziale dell operatore di reparto: Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 11

12 Pagina iniziale del responsabile di reparto: Nella schermata iniziale sono distinguibili quattro aree principali: Utente connesso Pannello di navigazione Finestra di lavoro Barra degli strumenti 12 CAPITOLO 1 - Piattaforma

13 1.5.3 Utente connesso Viene indicato in alto a destra e rappresenta l utenza con la quale ci si è collegati al programma. Da questa utenza dipenderanno ovviamente i permessi per poter visualizzare e modificare solo le segnalazioni e le funzioni di propria competenza (esempio: un operatore di zona 4 vedrà solo le sue segnalazioni personali e quelle della sua zona) Pannello di navigazione Si trova nella parte sinistra dello schermo e permette di scegliere l Area di lavoro e, al suo interno, l attività personale su cui operare (per esempio: Code, Segnalazioni, etc.) Finestra di lavoro Occupa la maggior parte della schermata principale (parte destra) e contiene le segnalazioni (righe) da selezionare su cui operare, ciascuna delle quali rappresenta una singola pratica o Segnalazione da risolvere Barra degli strumenti Si trova nella parte superiore dello schermo e contiene i comandi e i tasti da premere (esempio: per prenderla in carico, per cambiarne lo stato, etc.) dopo aver selezionato la singola segnalazione da lavorare. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 13

14 1.6 Aree di lavoro del programma Nell Area di Lavoro in alto a sinistra, le Attività Principali da cliccare per la gestione delle segnalazioni sono le seguenti: CODE SEGNALAZIONI Attività su Area di Lavoro Code Cliccando (in alto a sinistra) sull Attività personale Code si accede all Area di Lavoro per la gestione delle Code che contiene due Tipologie di code Coda Generale (di area/zona/ente/reparto/gruppo) Code Personali (del singolo utente) 14 CAPITOLO 1 - Piattaforma

15 Selezionando la coda generale ( Rimozioni Zona 4 nell esempio), nella finestra di lavoro (parte destra dello schermo) compariranno tutte le segnalazioni ancora da gestire presenti nella coda di reparto. Le Segnalazioni inserite nel sistema vengono automaticamente assegnate alla coda del reparto competente in base alla tipologia, catalogata nell albero delle segnalazioni ed, eventualmente, alla zona (indirizzo) in cui è stata rilevata e dunque, per ciascun reparto, questa è la coda di arrivo delle segnalazioni di propria competenza da gestire. Selezionando invece una delle due code personali ( Assegnate o In corso nell esempio), nella finestra di lavoro (parte destra dello schermo) compariranno le segnalazioni già prese in carico e Assegnate, oppure In corso di risoluzione. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 15

16 La cartella Assegnate contiene le segnalazioni per cui non è ancora stata (almeno) programmata una risoluzione La cartella In Corso contiene le segnalazioni in via di effettiva risoluzione e quelle eventualmente aperte dall operatore stesso ma non ancora assegnate 16 CAPITOLO 1 - Piattaforma

17 1.6.2 Attività su Area di Lavoro Segnalazioni Cliccando (in alto a sinistra) sull Attività personale Segnalazioni si accede all Area di Lavoro per la ricerca e per la visualizzazione di gruppi/tipologie di segnalazioni con le medesime caratteristiche (esempio: tutte le segnalazioni personali già risolte, tutte le segnalazioni scadute da chiudere, etc.). L operatore può effettuare una Ricerca Rapida tra le segnalazioni inserendo, a scelta, un dato fra il titolo, l indirizzo, il proprietario, il segnalatore o il numero della Segnalazione nel campo di ricerca (sotto Segnalazioni) e cliccando sulla lente d ingrandimento. Per effettuare la ricerca di una parte del dato prescelto della Segnalazione, occorre usare il carattere jolly asterisco ( * ) prima dei caratteri da cercare (es. *paolo). Per visualizzare ancora più rapidamente le segnalazioni secondo la loro tipologia (Segnalazioni personali ancora Aperte, Segnalazioni di Reparto già chiuse, Scadute, etc.) si può scegliere dal menù a tendina sotto Visualizza la tipologia richiesta per ottenere rapidamente la selezione di tutte le segnalazioni della tipologia prescelta. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 17

18 1.7 Stati della segnalazione Gli stati che caratterizzano il corso di lavorazione di una segnalazione sono i seguenti: Aperta; Potenziale Duplicato; Duplicato da Verificare; Duplicato; Da Verificare; Assegnata; Congelata; Programmata; In Lavorazione; Chiusa; 18 CAPITOLO 1 - Piattaforma

19 1.7.1 Ciclo di vita della segnalazione Ogni segnalazione è caratterizzata da un ciclo di vita definito dai vari passaggi di stato nei quali si troverà una segnalazione, fino allo stato finale di chiusura che sancirà la risoluzione del problema. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 19

20 1.7.2 Transizioni di Stato possibili in Ambrogio In ciascuna fase del ciclo di vita della segnalazione, sarà possibile transitare solo negli stati coerenti con l attuale situazione, secondo la seguente tabella. Stato Iniziale Pulsante Transizione Stato Finale Aperta Salva ed Assegna 1 Assegnata Aperta Aperta (inserimento Salva ed Assegna tramite interfaccia (inserimento Salva ed Assegna del tramite C.R.M.) 2 3 Da Verificare Potenziale Duplicato Assegnata interfaccia (inserimento Chiudi Segnalazione del tramite C.R.M.) 4 Chiusa Assegnata interfaccia Programmata del C.R.M.) 5 Programmata Assegnata In Lavorazione 6 In Lavorazione Assegnata Congelata 7 Congelata Assegnata Non Pertinente 8 Da Verificare Programmata Chiudi Segnalazione 9 Chiusa Programmata In Lavorazione 10 In Lavorazione In Lavorazione Chiudi Segnalazione 11 Chiusa Congelata Programmata 12 Programmata Congelata In Lavorazione 13 In Lavorazione Da Verificare Salva ed Assegna 14 Assegnata Da Verificare Chiudi Segnalazione 15 Chiusa Potenziale Conferma 16 Duplicato Duplicato Potenziale Sblocca 17 Assegnata Duplicato Potenziale Demanda 18 Duplicato da Verificare Duplicato Duplicato Sblocca 19 Assegnata Duplicato da Conferma 20 Duplicato verificare Duplicato da verificare Sblocca 21 Assegnata 1.8 Selezione delle segnalazioni Dopo aver cliccato sulla coda (di reparto oppure personale) contenente le segnalazioni, nella finestra di lavoro compaiono le righe che rappresentano tutte le segnalazioni presenti nella relativa cartella. 20 CAPITOLO 1 - Piattaforma

21 1.8.1 Anteprima delle segnalazioni Utilizzando la vista rapida è possibile visualizzare un anteprima dei dati caratteristici di ogni segnalazione con un click (sinistro) del mouse sul triangolino azzurro posto a sinistra di ciascuna segnalazione. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 21

22 1.8.2 Apertura delle segnalazioni Da questa cartella, con un doppio click (sempre col tasto sinistro del mouse) su una delle segnalazioni, si apre in primo piano la finestra con tutte le informazioni di dettaglio. 22 CAPITOLO 1 - Piattaforma

23 1.9 Schede e campi della segnalazione Ciascuna Segnalazione è caratterizzata da una serie di campi e di attributi informativi, alcuni dei quali sono obbligatori mentre altri sono facoltativi, organizzati per schede e raggruppati in macro aree Scheda Generale La scheda Generale è suddivisa nelle seguenti macro aree: Informazioni Generali Localizzazione Geografica Albero Segnalazione Informazioni sull assegnazione Timeline Dettaglio SLA Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 23

24 Campi e attributi area Localizzazione Geografica Questa area raggruppa gli attributi geografici della segnalazione: Indirizzo civico: indirizzo(via e numero civico) del luogo della segnalazione(da anagrafica SIT) Latitudine/Longitudine GPS: coordinate GPS rilevate sul dispositivo mobile (se proveniente da palmare) Latitudine/Longitudine Civico: coordinate del civico da anagrafica SIT 24 CAPITOLO 1 - Piattaforma

25 Visualizzazione della mappa Con un click sul tasto Visualizza Mappa, grazie alle informazioni geografiche fornite dal SIT (Sistema Informativo Territoriale) viene visualizzata una rappresentazione grafica della mappa contenente in evidenza una breve descrizione e il punto oggetto della segnalazione, la cui colorazione (verde, giallo oppure rosso) riflette la severità impostata dall attuatore (bassa, media oppure alta). Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 25

26 Campi e attributi area Albero Segnalazione Questa area raggruppa i campi della segnalazione inerenti la definizione (inserita dal segnalatore) dell Albero delle Segnalazioni che consente di mappare combinazioni tra eventi problematici (esempio: buca, tombino rotto, veicolo abbandonato, etc.), la localizzazione (esempio: marciapiede, parco, etc.) e il settore/azienda competente per la relativa risoluzione (nella cui coda di lavorazione verrà automaticamente inoltrata la segnalazione). Oggetto (esempio: Targa viaria ) Famiglia (esempio: Marciapiede ) Area (esempio: Sede Stradale ) Competenza (esempio: Ufficio toponomastica ) 26 CAPITOLO 1 - Piattaforma

27 Campi e attributi area Informazioni sull assegnazione Questa area raggruppa le informazioni relative ai gestori della segnalazione: Proprietario: operatore che ha attualmente in carico la segnalazione BU Proprietario: reparto di appartenenza dell operatore proprietario della segnalazione Autore: operatore che ha creato la segnalazione BU Autore: reparto di appartenenza dell operatore autore della segnalazione Autore Modifica: operatore che per ultimo ha modificato la segnalazione BU Autore Modifica: reparto di appartenenza dell operatore autore della modifica della segnalazione Data Ultima Modifica: data di ultima modifica della segnalazione Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 27

28 Campi e attributi area Timeline Questa area raggruppa le informazioni relative alle date critiche della segnalazione: Data Apertura: data in cui la segnalazione è stata creata (aggiornata automaticamente da sistema all invio della segnalazione) Data Assegnazione Ente: data in cui la segnalazione è stata assegnata all ente attuatore (aggiornata automaticamente da sistema) Data Assegnazione Team Ambrogio: data in cui la segnalazione è stata assegnata al Team Ambrogio (aggiornata automaticamente da sistema) Data Programmazione: data di programmazione (aggiornata automaticamente da sistema all inserimento della data di prevista chiusura non obbligatoria) Data Inizio Lavori: data di inizio lavori (inserita dall utente non obbligatoria) quando l attività è pianificata ed assegnata al soggetto esecutore Data Prevista Chiusura: data di prevista chiusura (inserita dall utente obbligatoria solo per variazione di stato in Programmata o In lavorazione ) Data Chiusura: data di chiusura (aggiornata automaticamente da sistema) 28 CAPITOLO 1 - Piattaforma

29 Campi e attributi area Dettaglio SLA Questa area raggruppa le informazioni relative alle date attese della segnalazione secondo il criterio di SLA applicato (si tratta di attributi statistici attualmente non utilizzati): Data Assegnazione: data attesa di assegnazione all ente attuatore Data Programmazione: data attesa di programmazione Data Inizio Lavori: data attesa di inizio lavori Data Chiusura: data attesa di chiusura Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 29

30 1.9.2 Scheda Allegati La scheda Allegati contiene gli allegati (in formato elettronico) alla segnalazione come, per esempio, le fotografie che devono essere obbligatoriamente almeno due. Eventuali ulteriori allegati (una facoltativa terza, quarta foto o altre scansioni elettroniche, documenti, etc.) possono essere allegate premendo prima il tasto Sfoglia (per indicare il percorso e nome del file da allegare), e infine il tasto Allega (per allegare fisicamente il file alla segnalazione). 30 CAPITOLO 1 - Piattaforma

31 1.9.3 Scheda Cronologia (Aggregato) Ogni segnalazione conserva uno storico delle variazioni di tutti i dati ad essa associati, comprese le transizioni di stato, con due diversi livelli di dettaglio. La scheda Cronologia (Aggregato) contiene la cronologia in forma aggregata delle modifiche, e dei rispettivi autori, effettuate nel corso del ciclo di vita della segnalazione fin dalla data della sua creazione Scheda Cronologia (Dettaglio) La scheda Cronologia (Dettaglio) contiene la cronologia in forma dettagliata dei cambiamenti nei singoli campi, dei rispettivi autori, dei valori precedenti ed attuali, modificati nel corso del ciclo di vita della segnalazione fin dalla data della sua creazione. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 31

32 1.10 Lavorazione delle segnalazioni Dopo aver aperto e visualizzato (tramite doppio click) una segnalazione contenuta nella coda di reparto (esempio: ufficio toponomastica ), per operare su una segnalazione è necessario assegnarsela prendendola in carico tramite il pulsante Prendi in Carico. 32 CAPITOLO 1 - Piattaforma

33 Dopo la presa in carico, in questo modo la richiesta viene ora spostata nella cartella personale delle segnalazioni Assegnate Modifica della segnalazione Mentre la segnalazione è in stato Assegnata, è possibile modificarla ad esempio aggiungendo dei commenti aggiuntivi tramite la funzione Aggiungi Nota, oppure variandone la Severità. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 33

34 Per salvare le modifiche è necessario premere il tasto Salva (se si vuole poi rimanere nella maschera della segnalazione) oppure cliccare su Salva e chiudi se dopo il salvataggio si desidera contestualmente uscire anche dalla maschera della segnalazione appena modificata. Dopo la modifica, la segnalazione rimane sempre nella propria cartella personale Assegnate Cambiamento di stato della segnalazione Tramite il bottone Gestione Stati, presente nella toolbar della finestra della richiesta, si fa avanzare la lavorazione della richiesta. 34 CAPITOLO 1 - Piattaforma

35 A seconda dello stato in cui si vuol far evolvere la segnalazione, il sistema richiede ulteriori informazioni: Anche se idealmente è teoricamente possibile che una segnalazione attraversi tutte le fasi dei diversi stati in sequenza (per il significato dei vari stati si faccia riferimento alla tabella del capitolo sui passaggi di stato) si tenga però presente che non tutte le segnalazioni devono passare obbligatoriamente attraverso tutti i vari stati, bensì possono anche saltare direttamente allo stato che meglio rappresenta la situazione reale di risoluzione della singola segnalazione. ESEMPIO 1 Per una specifica segnalazione l operatore è in grado di indicare una data di chiusura prevista avendo le informazioni sulla pianificazione di quando sarà eseguita l attività => si passa allo stato Programmata indicando le relative date di inizio e fine attività. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 35

36 ESEMPIO 2 Per un altra segnalazione l'operatore C.R.M. ha assegnato (con varie comunicazioni, fax, etc.) la lavorazione da effettuare a un soggetto concretamente attuatore, alla ditta che deve eseguire i lavori, al reparto interno competente, etc. => si passa direttamente allo stato In Lavorazione Modifica della Programmazione Una volta impostato uno stato (esempio: Programmata), sempre dal menù di gestione degli stati è possibile modificare la programmazione dalla Gestione Stati scegliendo Modifica Programmazione e ridefinendo le nuove date che andranno a sovrascrivere le precedenti e rimarranno comunque tracciate (e successivamente consultabili) dentro la cronologia. 36 CAPITOLO 1 - Piattaforma

37 Chiusura della Segnalazione Sempre utilizzando il bottone Gestione Stati, alla completa risoluzione del problema che ha originato la segnalazione, è possibile chiuderla selezionando la voce Chiudi Segnalazione. Nella maschera successiva di conferma, andranno quindi indicati, obbligatoriamente, il Tipo di Risoluzione ed il motivo, con eventualmente anche una descrizione di dettaglio. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 37

38 1.11 Visualizzazione delle segnalazioni Le segnalazioni chiuse si possono vedere tramite le apposite visualizzazioni predefinite (già pronte da scegliere nell elenco a tendina Visualizza), nell elenco delle segnalazioni o anche tramite la Ricerca Avanzata. Nell area di lavoro, selezionando la voce Segnalazioni vengono visualizzate di default le segnalazioni attive personali (assegnate all utente), ed è sempre possibile cambiare la visualizzazione dal menù a tendina Visualizza. 38 CAPITOLO 1 - Piattaforma

39 Le segnalazioni, di default, sono ordinate per Data di apertura, a partire dalla più recente. Tuttavia è possibile cambiare parametro di ordinamento e direzione (ascendente/discendente) cliccando sul nome della colonna. (Titolo, Numero Segnalazione, Priorità, Data Apertura, etc.) Ricerca delle segnalazioni Nell area di ricerca è possibile effettuare una ricerca tra le segnalazioni inserendo, a scelta, un dato fra: titolo della segnalazione indirizzo proprietario segnalatore numero della segnalazione Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 39

40 eventualmente preceduto dall asterisco se ci si ricorda solo una parte dell informazione (esempio; *visconti troverà Alex Visconti, Visconti di Modrone, Viscontini, Matilde Visconti, etc.) N.B.: invece senza asterisco viene effettuata una ricerca esatta di quanto inserito che deve quindi essere esattamente corrispondente a quanto cercato (esempio: visconti viene considerato diverso da viscontini che dunque NON verrà trovato). Gli utenti esperti di operatori booleani AND e OR, potranno anche effettuare delle ricerche personalizzate complesse (e particolarmente potenti) con il pulsante Ricerca Avanzata, oltre a salvare le ricerche personali per utilizzi futuri come quelle già impostate e pronte all uso nella tendina Visualizza Riassegnazione delle segnalazioni Se un manager o un operatore abilitato dovesse avere la necessità di passare una segnalazione ad un altro Operatore del proprio reparto (per ferie o assenze dell attuatore che le ha in gestione) può farlo tramite il bottone o voce di menù Assegna. Il click sul bottone Assegna fa comparire la finestra di Conferma Assegnazione in cui bisogna selezionare Assegna a un altro utente (o a un altra coda) e confermare poi premendo il tasto con la lente di Ingrandimento. 40 CAPITOLO 1 - Piattaforma

41 Una volta selezionato l utente, va infine confermato con il tasto Ok la riassegnazione della segnalazione all utente (o alla coda di reparto) prescelta. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 41

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43 2 Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni La dotazione di dispositivi Palmari ad agenti della polizia locale e ai geometri, consente di inviare in tempo reale le segnalazioni ai corretti soggetti che sono in grado di lavorarla. Gli agenti, durante la normale attività di presidio del territorio sono in grado di rilevare le problematiche della sede stradale oltre, naturalmente, a documentare e trasmettere, con tanto di fotografie, casi di abusi e /o violazioni. Tutto senza più dover redigere dispendiose relazioni su carta. Il Modulo Client per dispositivi Palmari è denominato ereporting, viene fornito su card di memoria SD, e consente la raccolta del fenomeno relative ad anomalie del territorio quali cornicioni pericolanti, cartelli stradali divelti, tombini rotti, oppure altri tipi di dati, di cui il vigile viene a conoscenza durante il turno di lavoro, in piena mobilità. ereporting consente: rilevazione fotografica dell anomalia e/o del guasto; apertura segnalazione attraverso apposite interfacce guidate; Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 43

44 associazione dato GPS alla segnalazione; Localizzazione automatica dell indirizzo attraverso geocodifica inversa del dato GPS monitoraggio automatico delle attività sullo stato avanzamento ticket; ricezione segnalazioni da CRM Ambrogio da verificare e validare I dati possono essere memorizzati sul palmare o trasferiti automaticamente attraverso una connessione disponibile (GSM, GPRS, Wi-Fi, ) direttamente al CRM Ambrogio. In questo modo si realizzano risparmi enormi in termini di tempo rispetto all'attuale metodo utilizzato dagli agenti che prevede il ricorso a un sistema cartaceo per la raccolta dei dati prima di trasferirli ad altri dipendenti per l'inserimento nei database. 2.1 Dispositivo palmare Sistema Operativo: Windows Mobile 6.0 Fotocamera 2.0 MP Connessione GPRS/EDGE/WiFi GPS Slot SD Card 44 CAPITOLO 2 - Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni

45 2.2 Accesso all applicativo Il pulsante ereporting consente l avvio del modulo applicativo. è necessario attendere il completamento delle operazioni di caricamento dati. Le maschere di caricamento visualizzano lo stato di avanzamento delle operazioni. 2.3 Nuova segnalazione La creazione di una nuova segnalazione avviene attraverso la selezione di una serie di menu tendina in cascata, in modo da ottimizzare la fase di compilazione e ridurre la possibilità di errore umano. Pertanto, le modifiche ad un certo livello menu influiscono sui dati ai livelli successivi. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 45

46 2.3.1 Aggiunta delle foto e delle informazioni La maschera per la registrazione di una segnalazione guasto o rilevazione anomalia sul territorio è composta da una serie di pulsanti specificati nella tabella riepilogativa sottostante. Indicatore Stato GPS Segnala la connessione satellitare GPS, quindi la possibilità di recuperare in automatico la propria posizione. Pulsante Localizza Indirizzo Se disponibile la connessione GPS (icona verde), cliccando su questo pulsante viene restituito automaticamente via e numero. Pulsante Scatta una Foto Abilita la fotocamera. E necessario inserire almeno due foto, una volta caricata correttamente la foto, verrà cambiato lo stato del pulsante a E presente una foto. Campo Descrizione della segnalazione. Compilando questa casella di testo è possibile fornire ulteriori dettagli sulla segnalazione che si sta effettuando. Pulsante Salva segnalazione Cliccando su questo pulsante viene avviata l operazione di salvataggio dei dati inseriti. NB. Il salvataggio dei dati avviene sulla base dati locale del dispositivo mobile; per rendere disponibili tali informazioni sul CRM occorre effettuare il Trasferimento Dati. 46 CAPITOLO 2 - Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni

47 2.3.2 Fotocamera Cliccando sul pulsante SCATTA! si attiva la fotocamera. Nel caso l immagine risultasse di scarsa qualità (o comunque non soddisfacente) cliccare sul pulsante SCATTA! e scattarne una nuova Stradario E possibile filtrare le vie scrivendo parte del nome nell apposita casella di testo e poi cliccare sul tasto CERCA. La via selezionata è evidenziata in grigio. Per confermare la scelta cliccare due volte sul nome della via oppure cliccare una volta sul tasto CONFERMA. Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 47

48 2.4 Segnalazioni da validare L icona indica la presenza di Segnalazioni da Validare, cioè Segnalazioni che in fase di inserimento nel CRM Ambrogio non hanno superato i controlli di validità, e vengono sottoposte nuovamente all agente per ulteriore integrazione o controllo, oppure, nuove segnalazioni create direttamente nel CRM, che non sono ancora state assegnate ad alcun a- gente e che vengono trasmesse ai terminali mobili per essere verificate. Cliccando sull icona indicata si accede alla lista delle segnalazioni da validare. Cliccando sul tasto si accede alla modifica della segnalazione selezionata. 48 CAPITOLO 2 - Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni

49 2.5 Archivio Cliccando sul tasto ARCHIVIO si accede alla lista delle segnalazioni effettuate dal dispositivo mobile. NB. Indipendentemente dall utente che ha registrato la segnalazione, in questa sezione, sono disponibili per la consultazione tutte le segnalazioni registrate dallo stesso dispositivo. In presenza di copertura GPS (icona verde) è possibile filtrare tutte le segnalazioni che si trovano ad una certa distanza dal punto nel quale ci troviamo. Tale distanza è selezionabile da un menu a tendina oppure attraverso immissione manuale. E possibile filtrare le segnalazioni scrivendo parte del nome nell apposita casella di testo e cliccare sul tasto CERCA. I colori sono: ROSSO: Segnalazione Aperta. VERDE: Segnalazione Chiusa. Quando una segnalazione viene attivata con il click, il colore di sfondo diventa Blu Cliccando su segnalazione. (oppure doppio click sulla segnalazione) si accede al dettaglio della Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 49

50 Se ci troviamo in una zona coperta dal segnale GPS (icona verde) possiamo filtrare tutte le segnalazioni che si trovano ad una certa distanza dal punto nel quale ci troviamo. Tale distanza è selezionabile da un menù a tendina oppure si può inserire manualmente Dettaglio segnalazione Viene visualizzato il dettaglio della segnalazione con le eventuali modifiche apportate dal sintetizzatore e lo stato attuale. 50 CAPITOLO 2 - Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni

51 2.6 Trasferimento Dati Immagine A Immagine B Una volta terminata e compilata tutta la segnalazione, assicurarsi che la stessa venga salvata, se l operazione è andata a buon fine si visualizzerà la finestra di conferma (Immagine A). Cliccando sull icona si accede alla pagina per il trasferimento dati dalla quale sarà possibile inviare le segnalazioni e, contemporaneamente, scaricare gli aggiornamenti sui dati presenti nel dispositivo come lo stradario, gli agenti, etc (Immagine B) Progetto GIT - Sistema di Gestione delle Segnalazioni (Progetto Ambrogio) 51

52 Nella maschera di trasferimento un indicatore LED posto in alto a destra segnalerà la presenza di copertura GPRS/EDGE per il trasferimento dati. Quando il colore dell icona è VERDE è possibile procedere con l operazione di sincronizzazione dati. Nella maschera una serie di messaggi di testo forniranno dettagli sullo stato di avanzamento del processo di trasferimento, in particolare: Aggiornamento dei dati in corso... Download degli aggiornamenti in corso... Invio dei dati in corso... Un messaggio finale di aggiornamento completato segnalerà che tutte le operazioni sono terminate con successo. Cliccando sul pulsante INDIETRO si avvierà la procedura di ottimizzazione dati, ed al termine l applicazione tornerà sulla schermata principale di inizio compilazione nuova segnalazione. 52 CAPITOLO 2 - Devices - PDA per la gestione delle segnalazioni

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