Realizzato da: Ing. Francesco Cacozza

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1 (ITALIANO) Software Gestionale Professionale Specifico per Ottiche Realizzato da: Ing. Francesco Cacozza

2 Indice Introduzione, requisiti tecnici e primi passi 04 Installazione 06 Menu principale 07 Gestione 09 Dati Societari 10 Anagrafica Clienti 11 Scheda Cliente 13 Anagrafica Fornitori 17 Scheda Fornitore 19 Anagrafica Dipendenti 20 Anagrafica Rappresentanti 22 Rubrica Telefonica 24 Scadenzario 25 Invia 27 Calendario 28 Exit 28 Merce 29 Carico Merce 30 Modifica Merce 31 Scarico Merce 32 Spostamento Merce 33 Ricerca Merce 34 Aggiornamento Listini 35 Sfoglia Listini 36 Magazzino 37 Inserisci Magazzino 38 Modifica Magazzino 39 Cancella Magazzino 40 Inventario 41 Ordinazioni 42 Inserisci Ordinazione 43 Revisione Ordinazione 44 Cancella Ordinazione Pg.

3 Lista Ordinazioni 46 Preventivi 47 Inserisci Preventivo 48 Revisione Preventivo 49 Cancella Preventivo 50 Lista Preventivi 51 Fatture 52 Inserisci Fattura 53 Modifica Fattura 54 Cancella Fattura 55 Lista Fatture 56 Utente 57 Connetti Utente 58 Disconnetti Utente 58 Nuovo Utente 59 Modifica Dati Utente 59 Elenco Utenti 60 Disattiva Utente 60 Riattiva Utente 61 Archivio Operazioni 61 Opzioni 62 Dati Interni 62 Misure 63 Tipo Pagamento 64 Art Iva 65 Dati 66 Database 66 Esporta 67 Importa 67 Info 68 Manuale 68 Informazioni su 69 Inserisci Codice Sblocco 69 Note

4 Introduzione, requisiti tecnici e primi passi IFCS Ottica è un software gestionale specifico, ideato per semplificare il lavoro dei professionisti che lavorano nelle ottiche. Questo prodotto è stato interamente realizzato a stretto contatto con le figure professionali cui è destinato ed è per questo motivo che risulta intuitivo e di facile utilizzo. Nella fase di Analisi e progettazione si è cercato di venire incontro alle esigenze dell utente, al fine di semplificare quelle che sono le più frequenti attività quotidiane nell ambito lavorativo, senza però tralasciare la completezza delle funzionalità. IFCS Ottica è stato concepito sia per l utilizzo da parte di un solo utente che per l impiego di più utenti anche simultaneamente su più postazioni. In fase di programmazione si è voluta dare al software una struttura veloce in grado di gestire le varie funzionalità a disposizione anche a fronte di una mole di dati considerevole. Questo gestionale può essere utilizzato anche se non si dispone di un collegamento ad internet, tuttavia questo impedirà l utilizzo di alcune funzioni quali : l aggiornamento dei listini, la possibilità di inviare e la possibilità di visitare i siti dei fornitori. Tutte le altre funzioni resteranno invariate. IFCS Ottica ha tra i suoi punti di forza quello d essere un software personalizzabile, così da poter venire incontro a tutte le svariate esigenze dei suoi utenti. I requisiti di sistema richiesti da IFCS Ottica sono: Un personal computer con sistema operativo Windows XP o superiore, consigliati 50MB di spazio disponibile su disco fisso, un lettore laser (non obbligatorio ma vivamente raccomandato) ed una stampante installata, sia anche virtuale (la mancata installazione di una stampante impedirà anche la visualizzazione delle anteprime di stampa ma non pregiudicherà in alcun modo le funzionalità). Il Software è dotato di un sistema di controllo continuo sull orologio del PC in uso al fine di prevenire salvataggi indesiderati che possano falzare la consequenzialità delle operazioni. Inoltre è sempre possibile da parte - 4 -

5 dell utente Amministratore controllare gli archivi di tutte le operazioni in ogni momento lo si desidera. Iniziare ad usare IFCS Ottica è estremamente semplice. Per prima cosa bisogna installarle la DEMO del software nel pc su cui si intende lavorare. La DEMO della versione è attualemnte disponibile all indirizzo internet oppure sarà possibile richiederla via all indirizzo di posta elettronica I dettagli sulla procedura di installazione saranno forniti in seguito sempre in questo manuale. Una volta installato il gestionale, al primo avvio, saranno richiesti i dati dell utente amministratore (Si raccomanda di ricordare BENE user e password che si deciderà di inserire). A questo punto si consiglia di inserire i propri Dati Societari, fatto ciò, il software in versione DEMO è pronto per essere utilizzato in modalità completa senza alcuna limitazione funzionale, come sarà meglio descritto nel seguito di questo manuale d uso. La DEMO ha una validità di 60 giorni dall installazione dopo dei quali per continuare ad utilizzare IFCS Ottica sarà necessario acquistare la licenza d uso presso il fornitore. Tale licenza d uso è vitalizia. Il software avviserà l utente alcuni giorni prima che la DEMO spiri, anche una volta che la DEMO si sia bloccata, sarà comunque possibile sbloccarla acquistandone la licenza. Il fornitore di IFCS Ottica offre anche un servizio di assistenza sia telefonica che da PC remoto. Tale servizio può essere acquistato annualmente ed da anche diritto agli aggiornamenti nella versione attualmente in uso in quel periodo

6 Installazione Per installare il software IFCS Ottica basta eseguire con un doppio click il file IFCSOSetup.exe. Si presenteranno quindi le schermate d installazione tra cui quella relativa ai termini della licenza d uso del programma dove bisogna selezionare Accetto i termini di licenza per poter proseguire. Una volta completata l installazione si potrà lanciare il programma cliccando sul file IFCSOttica.exe. Al primo avvio del software si dovranno immettere i dati dell utente amministratore. Il software appena installato risulterà in versione DEMO e sarà necessario inserire il codice di sblocco per rendere la licenza del prodotto effettiva. Tuttavia la versione demo è funzionalmente completa e comporta solo un blocco dopo 60 giorni dall installazione. Il programma può essere sbloccato, sia entro i 60 giorni che successivamente, comunicando al fornitore il numero identificativo del prodotto

7 Menu Principale Il Menu Principale di IFCS Ottica da accesso a tutte le funzioni del software in modo semplice ed intuitivo, grazie alla classificazione delle categorie dei sotto menu. Le categorie presenti sono : Gestione : Da questo menu si ha accesso alle funzioni principali di gestione del lavoro quali le schede anagrafiche, la rubrica telefonica e lo scadenzario, quest ultimo fondamentale per l organizzazione e la pianificazione del lavoro. Merce : Da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli articoli trattati ed i listini. Grazie a queste funzioni si riesce a semplificare e velocizzare le operazioni di carico e scarico merce, e di consultazione dei listini. Magazzino : Da questo menu si ha accesso alle funzioni di gestione del o dei magazzini a disposizione. E possibile creare infinite locazioni a cui associare la giacenza della merce, inoltre è possibile gestire l inventario istantaneo, di un singolo magazzino o di tutto l insieme, in qualunque momento. Ordinazioni : Da questo menu si possono gestire i moduli per le ordinazioni ai fornitori. Questi moduli hanno come unico scopo quello di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro costituzione, non hanno validità fiscale. Preventivi : Da questo menu si possono gestire i moduli per i preventivi ai clienti. Questi moduli, come i precedenti, hanno come unico scopo quello di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro costituzione, non hanno validità fiscale. Fatturazione : Da questo menu si possono gestire i moduli per la fatturazione ai clienti. E di particolare importanza sottolineare che - 7 -

8 questi moduli hanno come unico scopo quello di avere una funzionalità di promemoria e quindi, per loro costituzione modificabile, non hanno assolutamente nessuna validità fiscale, ma servono esclusivamente ad aiutare la gestione delle fatture emesse. Utente : Da questo menu si ha accesso alle funzioni riguardanti gli utenti che utilizzano il software, dalla creazione di un account alla visualizzazione delle operazioni effettuate. Molte di queste funzioni sono riservate agli utenti con privilegi di Amministratore. Opzioni : Da questo menu si ha accesso ad alcune funzioni di supporto atte all inserimento di dati indispensabili per il corretto funzionamento delle altre funzioni, quali l invio di o la selezione delle modalità di pagamento nella fatturazione. Info : Da questo menu è possibile accedere sia a questo manuale che alle informazioni relative al software in uso. Sempre da questo menu è possibile inserire il codice di sblocco ottenibile assieme alla licenza dal fornitore, per sbloccare la DEMO. Tutte queste categorie e le loro singole voci di menu saranno ampliamente trattate nel seguito di questo manuale

9 Gestione Dal menu di Gestione si accede a varie funzionalità raggruppate in quattro blocchi. Il primo blocco è costituito unicamente dalla voce di menu Dati Societari che da accesso alla funzione di inserimento e modifica dei dati della propria attività. Il secondo blocco è costituito dalle voci di menu che danno accesso alle schede anagrafiche di clienti, fornitori, dipendenti e rappresentanti. Il terzo blocco racchiude le funzioni di pianificazione e gestione del lavoro quali la Rubrica Telefonica o lo Scadenzario. Il quarto ed ultimo blocco contiene la funzione di Exit che permette di uscire dal software e periodicamente genera automaticamente una copia dei dati presenti nel database in uso. Tramite queste voci di menu appena descritte si ha accesso ad altre funzionalità ad esse legate quali la Scheda Cliente o la Situazione Pagamenti. Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le voci precedentemente elencate, saranno trattate di seguito in maniera estremamente dettagliata

10 Dati Societari La schermata dei Dati Societari permette di inserire e modificare i dati della propria attività che compariranno nelle varie stampe effettuabili dal software. I dati da inserire sono : la ragione sociale, la via, il numero civico, il C.A.P., la città con annessa provincia tra parentesi tonde e lo stato, della sede legale della società. Inoltre si devono inserire la partita iva, il codice fiscale ed (opzionale) il numero del registro del Ministero della sanità. Oltre a questi dati è possibile inserire un logo della propria attività. Questo logo dovrà essere in formato digitale.bmp, possibilmente in dimensioni 200x100 pixel. Per selezionare il file del logo si deve utilizzare il tasto Sfoglia. Una volta salvato il logo, si creerà automaticamente una cartella nella directory del software contenente il file selezionato e anche quelli che si selezioneranno in avvenire. Per cancellare tutti i campi dei dati bsterà premere il tasto Cancella, tuttavia non sarà possibile salvare i dati in bianco

11 Anagrafica Clienti La schermata Anagrafica Clienti permette di visualizzare l elenco dei clienti secondo diversi criteri di ricerca, quali la ragione sociale, il cognome, il nome ed il codice fiscale. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. L utente Amministratore potrà anche usare i criteri di ricerca inerenti alla Situazione Pagamenti quali acconti, rate attive, rate scadute, ordinazioni e lavorazioni. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi clienti, modificare ed eliminare i dati dei clienti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti

12 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del cliente che si riferirà al cliente selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un cliente sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati necessari quali cognome, nome, data di nascita, sesso e comune di nascita. Per agevolare la ricerca del comune di nascita vi è l apposito modulo Cerca Comune dove si devono digitare le lettere iniziali del comune che poi andrà selezionato nel campo Comune. A questo punto basterà premere sul tasto Calcola Codice Fiscale per visualizzare il codice. Chiudendo questa schermata il codice sarà automaticamente trasferito nell apposito campo dei dati cliente, per rendere il dato permanente bisogna comunque salvare. Una volta visualizzata la lista dei clienti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Cliente sia selezionando la riga del cliente desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Cliente Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del cliente desiderato

13 Scheda Cliente La Scheda Cliente è sicuramente una delle schermate più utili, specifiche e complesse di questo software, che ci consente di avere un quadro completo ed esaustivo del cliente in un'unica chiara facciata. Analizziamo ora nel dettaglio le parti di cui questa schermata si compone ed il loro utilizzo. Nella parte superiore della schermata troviamo i principali dati anagrafici del cliente. Da qui è possibile apportare modifiche ai dati e salvare le stesse, inoltre troviamo il tasto per l invio di e quello per la stampa della scheda del cliente. Sopra la zona anagrafica vi è l indicatore di Privacy ed il tasto relativo per la stampa del consenso. Questo indicatore ci permette di sapere se il cliente ha firmato o meno il consenso per la privacy. La seconda parte riguarda le visite optometriche del cliente. Da qui si può selezionare la data di una visita precedentemente effettuata dal cliente, richiamandone tutte le informazioni, che possono essere modificate e poi salvate nuovamente con il tasto Salva Modifiche. Per inserire una nuova visita dovremo innanzitutto premere il pulsante Nuova, a questo punto spunteremo o meno l indicatore di visita esterna che ci indica se la visita è stata effettuata da noi ed in caso contrario indicheremo chi l ha effettuata

14 Fatto questo si procede a riempire i capi con le informazioni rilevate e se necessario si dispone anche di una nota generica, di massimo 1000 caratteri. Vi è una funzione sul tasto > che permette di copiare i dati dell O.D. nei campi corrispondenti dell O.S., per velocizzare l operazione, qualora sia opportuno. L Asse può essere inserito sia digitando il valore numerico nell apposito riquadro, che cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla figura desiderata. Per eliminare una visita basterà selezionarla e poi confermare l operazione. Questa parte è dotata di una funzione di stampa che ci consentirà di scegliere se stampare la visita selezionata per uso patente o meno, e se stampare il modello compilato o in bianco. Tutte le volte che si inserirà un a nuova visita effettuata internamente, automaticamente sarà inserita nello Scadenzario la visita di controllo allo scadere dei sei mesi successivi. A seguire troviamo la parte relativa agli occhiali del cliente. Questa parte ci permette di prendere visione delle montature di cui il cliente è in possesso, siano esse state acquistate nella nostra attività o altrove, e della storia delle lenti su di esse montate. Per selezionare una montatura basterà selezionarla nell apposito menu a tendina, mentre per inserire una nuova montatura useremo il tasto Nuovo Modello. Al fine di indicare se l acquisto è avvenuto nella nostra attività, spunteremo o meno l indicatore Acquistato qui. Se inseriamo nell apposito riquadro il codice a barre della nostra montatura, precedentemente caricata, i dati compariranno automaticamente negli appositi spazi e sarà anche possibile modificarli ed aggiungere una nota. Una volta salvata la montatura sarà possibile assegnare le lenti DX e

15 SX di cui si terrà memoria della data di montaggio e quella di smontaggio, oltre ad una nota. I dati delle lenti saranno salvati utilizzando il tasto S. Sia le montature che le lenti dispongono di una funzione Dettagli che ci permette di inserire, in una apposita schermata, tutti i dati necessari per la stampa della conformità 93/42 CEE, anche questa stampa sarà ottenibile compilata o bianca. In questa stampa le caratteristiche comuni delle lenti saranno riportate dai dettagli salvati per la lente DX. Sarà sempre possibile selezionare una montatura o le sue lenti ed applicare delle modifiche ai dati inseriti, per rendere permanenti le modifiche si dovrà successivamente usare il tasto Salva Modifiche per le montature ed M per le lenti. NB: Le funzioni salva e modifica delle lenti si applicano dallo stesso tasto che a seconda dell utilizzo muta in S o M. Altra componente di questa schermata è la parte dedicata alle lenti a contatto. In questo riquadro non si tiene memoria storica delle lentine precedentemente usate dal cliente ma solamente i dati attuali e l ultima data d acquisto. Inoltre è possibile indicare la data in cui il cliente avrà bisogno di un nuovo acquisto che verrà automaticamente passata allo Scadenzario. I dati inseriti saranno permanenti utilizzando il tasto Salva Modifiche. L ultima parte di questa schermata è dedicata alla situazione del cliente per quanto concerne i pagamenti, le

16 ordinazioni e le lavorazioni. Dagli indicatori nella zona sinistra si potrà subito sapere se il cliente ha lasciato un acconto, se ha rate da pagare, scadute o meno. Nella zona destra si trovano. Invece, gli indicatori che segnalano se il cliente ha ordinazioni o lavorazioni in atto. Dal tasto Visualizza Dettaglio Generale si accese ad una schermata dettagliata sulla storia del cliente, sempre relativa ai pagamenti. Dal tasto Gestione Ordini e Lavorazioni Si accede alla schermata per gestire questo tipo di scadenze legate al cliente. Da qui è possibile inserire, modificare e cancellare questa tipologia di dati. I dati salvati aggiorneranno in automatico lo Scadenzario. Le Condizioni di Vendita sulle montature si potranno inserire solo dopo aver assegnato al cliente gli occhiali in questione. Nella schermata riguardante gli occhiali apparirà l apposito tasto che darà accesso alla finestra dedicata. La schermata Condizioni di Vendita permette di inserire nuove condizioni quali acconti o rate, con le relative scadenze. Inoltre sarà possibile modificare i dati precedentemente inseriti. Il salvataggio di questo tipo di dati andrà automaticamente ad inserirsi nello Scadenzario

17 Anagrafica Fornitore La schermata Anagrafica Fornitori permette di visualizzare l elenco dei fornitori secondo diversi criteri di ricerca, quali la ragione sociale, il codice cliente, il numero verde ed il codice fiscale. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi clienti, modificare ed eliminare i dati dei clienti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo cliente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti

18 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del fornitore che si riferirà al fornitore selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un fornitore sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei fornitori, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Fornitore sia selezionando la riga del fornitore desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Fornitore Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del fornitore desiderato

19 Scheda Fornitore La Scheda Fornitore permette di avere una visione d insieme sui rapporti con il fornitore, sia visualizzando tutti i dati e recapiti utili, che permettendo di inviare o visitare il sito Web con un semplice click sui tasti Scrivi e Internet. Inoltre si avrà la visuale sulla lista dei rappresentanti, da voi inseriti, associati al fornitore con relativi contatti. Qui sarà anche possibile inserire appunti riguardanti i contatti avuti con il fornitore, quali telefonate o visite. Questi dati saranno consultabili, modificabili ed eliminabili in qualsiasi momento, e permetteranno all utente di ricordare con facilità le date ed i contenuti delle precedenti relazioni intrattenute con quel fornitore

20 Anagrafica Dipendenti La schermata Anagrafica Dipendenti permette di visualizzare l elenco dei propri dipendenti secondo diversi criteri di ricerca, quali il cognome, il nome ed il codice fiscale. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi dipendenti, modificare ed eliminare i dati dei dipendenti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo dipendente permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti

21 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del dipendente che si riferirà al dipendente selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un dipendente sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei dipendenti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Dipendente sia selezionando la riga del dipendente desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Dipendente Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del dipendente desiderato. La Scheda Dipendente non ha funzioni di alcun tipo ma permette di visualizzare la totalità dei dati del dipendente, precedentemente inseriti. NB.: Si tenga ben presente che IFCS Ottica fa una netta distinzione tra la figura dell utente e quella del dipendente. Qualora un si voglia inserire un dipendente e renderlo abilitato ad utilizzare il software, si dovrà inserirlo sia come utente che come dipendente. Il gestionale vedrà questo soggetto some due elementi distinti

22 Anagrafica Rappresentanti La schermata Anagrafica Rappresentanti permette di visualizzare l elenco dei rappresentanti secondo diversi criteri di ricerca, quali la ragione sociale, il cognome, il nome ed il fornitore. Basterà inserire la porzione di testo da ricercare e poi premere il tasto Cerca per visualizzare l elenco desiderato. Sempre da questa schermata si possono utilizzare le funzioni per inserire nuovi rappresentanti, modificare ed eliminare i dati dei rappresentanti precedentemente inseriti. Per utilizzare le suddette funzioni è sufficiente usare gli omonimi tasti. La schermata di inserimento nuovo rappresentanti permette di inserire molteplici dati più una nota di massimo 1000 caratteri. Si invita a prestare molta attenzione nel selezionare il fornitore che si associa al rappresentante. Questa maschera ha inoltre un tasto C per il calcolo del codice fiscale ed un tasto di copia rapida per trascrivere i dati della residenza su quelli del domicilio qualora questi coincidano. In fine sono presenti anche il tasto per cancellare i moduli dei dati e quello per salvare i dati inseriti

23 Analoga la struttura della schermata per la modifica dei dati del rappresentante che si riferirà al rappresentante selezionato al momento del richiamo della funzione. Per eliminare un rappresentante sarà sufficiente selezionarlo e poi una volta richiamata la funzione per l eliminazione, confermare l operazione. Per il calcolo del codice fiscale si accede all apposita schermata dove si dovranno inserire i dati come precedentemente descritto in questo manuale. Una volta visualizzata la lista dei rappresentanti, sarà anche possibile visualizzare la Scheda Rappresentante sia selezionando la riga del rappresentante desiderato con il tasto sinistro del mouse e poi utilizzando l apposito tasto Visualizza la Scheda del Rappresentante Selezionato o, più semplicemente, facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse sulla riga del rappresentante desiderato. La Scheda Rappresentante ha solamente la funzione Scrivi e- mail che consente di scrivere ed inviare comunicazioni al dipendente sulla sua posta elettronica inserita nei dati. Inoltre, questa schermata, permette di visualizzare la totalità dei dati del rappresentante, precedentemente inseriti

24 Rubrica Telefonica La schermata della Rubrica Telefonica risulta di grande utilità per l utente nella fase di rintracciamento di clienti, dipendenti, fornitori e rappresentanti. Questa schermata ha degli indicatori che ci consentono di selezionare le categorie nelle quali va effettuata la ricerca. Impostati questi indicatori basta selezionare il criterio di ricerca ed inserire nell apposito spazio la parola chiave da ricercare. Mentre digitiamo la parola chiave la lista si aggiornerà in automatico e ci mostrerà tutti gli elementi frutto della nostra ricerca. Cliccando con il tasto sinistro del mouse sulla riga dell elemento selezionato, i suoi dati di residenza e domicilio compariranno nella parte alta della scheda, a completezza dell informazione. La lista degli elementi presenta tutti i recapiti telefonici fissi, mobili e di posta elettronica che sono stati immessi al momento dell inserimento dell elemento. NB: Nella lista le colonne Cognome e Nome si riferiscono ai clienti, dipendenti e rappresentanti, mentre nel caso dei fornitori sono da intendere rispettivamente come Numero Verde e Codice Cliente

25 Scadenzario Questa schermata è il fulcro dello svolgimento della pianificazione dell attività lavorativa. Da qui è possibile avere sotto controllo tutte le scadenze e gli impegni da svolgere, sia relativi alla giornata odierna che alle giornate passate ed avvenire. Analizziamo ora la struttura di questa schermata e tutte le funzioni di cui essa è composta. In alto a sinistra troviamo la selezione della data. Selezionando una data si riporterà nella griglia tutta la settimana in cui si trova il giorno corrispondente alla data selezionata. Subito a destra della data troviamo le opzioni di visualizzazione della griglia, che ci permettono di ottenere una griglia da 24h o da 12h, e nel secondo caso è possiamo stabilire l ora d inizio della griglia. Questa opzione permette ai differenti utenti di focalizzare gli orari preferiti in base alla loro personale organizzazione. Più a destra troviamo il segnalatore di scadenze saltate. Che ci avvisa se e quante scadenze precedenti alla giornata odierna sono state tralasciate, inoltre ci permette una selezione tra le date degli appuntamenti saltati, così da facilitarne lo smaltimento. Nella parte destra della schermata troviamo il filtro. Questo strumento si attiva e si disattiva premendo sull apposito tasto Attiva / Disattiva, un indicatore Filtro ci segnala se il filtro è o meno attivo in tempo reale. Possiamo scegliere tra vari criteri di filtraggio a cui andremo ad associare una parola chiave, in questo modo potremo visualizzare nella griglia solamente le scadenze desiderate

26 Nella griglia, le scadenze appariranno nella colonna del giorno e nella riga dell orario stabiliti. Le righe risultano suddivise in tre zone: la prima zona indica il totale delle scadenze associate a quell orario in quella data, la seconda indica quante scadenze sono state già soddisfatte mentre la terza indica quante scadenze rimangono da soddisfare. Selezionando un riquadro della griglia, contenente delle scadenze, compariranno, nella lista in basso a sinistra, alcuni dettagli delle scadenze, associate alla nostra selezione, che ci permetteranno di individuare l argomento della scadenza. Selezionando la riga della lista corrispondente ad una determinata scadenza, tutti i campi alla destra della lista si riempiranno con le informazioni dettagliate della scadenza. Analizziamo ora nel dettaglio i tasti funzionali presenti nella schermata. Il tasto Cancella Tutto serve per svuotare tutti i campi dei dati della scadenza ma non ha alcun effetto permanente se non viene seguito da un salvataggio. Il tasto Nuovo Appuntamento ci consente di immettere i dati negli appositi spazi, oltre a selezionare data di immissione e data ed ora di scadenza. Una volta immessi i dati sarà possibile usare il tasto Salva Appuntamento per memorizzare la scadenza. Per modificare, duplicare o eliminare una scadenza è necessario selezionarla dalla lista sulla sinistra, a questo punto possiamo: o Modificare i dati e poi usate il tasto Modifica Appuntamento, che ci consente anche di spostare data er ora di scadenza. o Duplicar l appuntamento usando il tasto Duplica Appuntamento, cioè lasciare inalterato il vecchio appuntamento ed aggiungerne un altro nuovo. o Eliminare l appuntamento con il tasto Elimina Appuntamento, questa operazione richiede conferma per essere eseguita. o Con il tasto Fatto si segna un appuntamento come soddisfatto

27 Invia Questa schermata Invia permette di inviare comunicazioni sulla posta elettronica di un gran numero di destinatari, tra cui clienti, fornitori, dipendenti e rappresentanti. Tramite gli indicatori in basso a sinistra sarà possibile selezionare le categorie destinatarie della . Nella parte superiore della schermata sono indicati il mittente ed il destinatario con i loro rispettivi indirizzi . I dati del mittente sono modificabili usando il tasto Modifica che ci darà accesso ad una apposita schermata nella quale sarà possibile indicare il proprio indirizzo , il nome come mittente ed il parametro SMTP necessario per inoltrare le mail. Quest ultimo parametro dipende dal proprio gestore di linea. La Posta che andremo a spedire è composta da un oggetto, un grado di priorità, il corpo della che potrà essere di massimo 3000 caratteri ed eventualmente un file allegato. Per selezionare l allegato usare il tasto Allega, mentre per rimuovere un file come allegato usare il tasto Rimuovi allegato

28 Calendario Questa schermata non ha funzionalità attive ma serve esclusivament e per avere una visione completa del calendario in un lasso di tempo di dodici mesi. E possibile scorrere il calendario in qualunque periodo temporale si voglia. Questa semplice schermata può rivelarsi di grande comodità ed utilità nel pianificare gli appuntamenti futuri. NB: Questa schermata non influenza in alcun modo gli appuntamenti dello Scadenzario. Exit Questa funzione non apre nessuna schermata ma serve per chiudere il software. Alla chiusura, se non è già presente, IFCS Ottica crea un database di backup al mese. I file creati saranno eliminati dopo due anni dalla creazione per evitare eccessivi accumuli di spazio nel disco fisso. Sarà comunque possibile archiviare quante copie del database si desidera in ogni momento con l apposita funzione che illustreremo più avanti in questo manuale

29 Merce Dal menu Merce si accede a varie funzionalità raggruppate in due blocchi. Il primo blocco è costituito dalle voci di menu relative alla propria merce quali carico, modifica, scarico, spostamento e ricerca. Il secondo blocco è, invece, costituito dalle voci di menu riguardanti i listini, da qui è possibile aggiornare i listini da internet e poi consultarli. Al fine di fornire una visione più completa possibile, tutte le voci precedentemente elencate e le loro corrispondenti schermate, saranno trattate di seguito in maniera estremamente dettagliata

30 Carico Merce Da questa schermata si carica la merce in magazzino. Per risalire ai dettagli della merce si può inserire il codice a barre, oppure il codice interno, rispettivamente negli appositi spazi. Se la merce è presente nel listini scaricato, inserendo il codice a barre avremo tutto il dettaglio anche al primo carico. Se la merce è già stata caricata altre volte potremo avvalerci, oltre che del codice a barre, anche di un codice interno che assegneremo noi o sarà assegnato in automatico dal sistema al momento del primo carico. Qualora la merce non sia presente né nei listini né nel nostro inventario sarà possibile procedere all immissione manuale di tutti i dati. E Importante indicare il fornitore della merce, la quantità da caricare e la data del carico. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione temporale dell inventario. Per rendere effettiva l operazione usare il tasto Carica Merce. Tramite il tasto Stampa EAN-13 o Stampa UPC si accede alla schermata per stampare i talloncini adesivi della merce. In questa finestra si dovranno selezionare le posizioni del foglio che si

31 intendono stampare. Modifica Merce La schermata Modifica Merce ci permette di individuare la merce, da noi caricata, tramite l immissione del codice a barre o del codice interno. Una volta selezionata la merce desiderata sarà possibile modificarne sia i dati che le note nonché il fornitore. Per rendere effettive le modifiche bisognerà utilizzare il tasto Modifica Merce. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN-13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale. NB: Le modifiche apportate avranno effetto solo sulla merce caricata nella propria attività e non sui dati riportati dai listini

32 Scarica Merce La schermata Scarica Merce ci permette di scaricare la merce precedentemente caricata nel nostro magazzino. Per selezionare la merce desiderata potremo inserire il codice a barre o il codice interno nei rispettivi spazi. Potremo a questo punto decidere quanta merce scaricare (non più di quella in giacenza) e selezionare la data dell operazione. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione temporale dell inventario. Per rendere effettiva l operazione usare il tasto Scarico Merce. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN- 13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale

33 Spostamento Merce In questa schermata è possibile spostare la merce caricata da un magazzino all altro. La finestra ha, in alto a sinistra, le impostazioni per il criterio di ricerca della merce, affianco vi è la selezione del magazzino di partenza ed il tasto Mostra Merce che avvia la ricerca. Il risultato della nostra ricerca sarà visualizzato nella lista sottostante, dove figureranno quantità e descrizione della merce. Per effettuare uno spostamento, della quantità totale o parziale della merce, bisogna selezionare nella lista la merce e poi indicarne il magazzino di destinazione oltre che la quantità da spostare. Ultimo dato da controllare è la data che viene associata all operazione, automaticamente fissata sulla data odierna. La data risulterà fondamentale per ottenere una corretta visione temporale dell inventario. Per rendere effettivo lo spostamento usare il tasto Sposta Merce

34 Ricerca Merce La schermata Ricerca Merce ci permette sia di visualizzare i dati della merce desiderata che di controllarne le giacenze nei nostri magazzini. Per selezionare la merce si può inserire il codice a barre oppure il codice interno del prodotto. La lista codici filtrata racchiude i codici interni filtrati in base al testo che immettiamo nello spazio del codice interno. Una volta selezionata la merce, potremo visionare la lista dei magazzini, ognuno dei quali avrà indicata la quantità in giacenza della merce selezionata. Anche da questa finestra è possibile utilizzare la funzione Stampa EAN- 13 o Stampa UPC per la stampa dei codici a barre della merce, sugli appositi talloncini adesivi, come precedentemente descritto in questo manuale

35 Aggiornamento Listini Dalla voce di menu Aggiornamento Listini si accede ad una schermata da cui, usando il tasto Aggiorna, è possibile aggiornare i listini via internet. Questa operazione richiede un tempo che dipende dalla propria connessione internet e dalla velocità del proprio PC. Ovviamente questa operazione non sarà possibile se non si dispone di un accesso ad Internet. Una volta avviata l operazione si deve attendere la sua conclusione, avvenuta la quale il software ne comunicherà il suo buon esito e la sua durata. Mediamente IFCS Ottica, su un normale PC, impiega da 20s a 40s per completare l aggiornamento di circa di articoli. NB: Questo servizio è legato nel tempo alla disponibilità dei Produttori/Fornitori della merce ed al supporto tecnico del Fornitore del software

36 Sfoglia Listini La schermata Sfoglia Listini ci dà la possibilità di visionare i dettagli della merce, anche se non è mai stata caricata nel nostro inventario. La ricerca è dotata di due criteri di filtraggio cumulabili. Ogni filtro ha dodici criteri selezionabili quali: codice a barre, linea, modello, calibro, ponte, asta, colore, tipologia, codice, prezzo d acquisto, prezzo al pubblico e fornitore. Possiamo decidere di attivare entrambi i filtri o di disattivarli, tramite gli indicatori di primo e secondo criterio di ricerca. Una volta immessa la parola chiave del criterio desiderato, basterà premere il tasto Ricerca per ottenere la lista degli articoli desiderati. La ricerca indicherà quante voci sono state trovate sul numero totale della merce a disposizione nei listini. Se il numero totale dovesse essere 0, allora è necessario aggiornare i listini come precedentemente mostrato in questo manuale. NB: Questa operazione potrebbe richiedere molto tempo a seconda dei criteri di ricerca selezionati

37 Magazzino Dal menu Magazzino si accede a varie funzionalità raggruppate in un unico semplice blocco, di facile intuizione. Queste voci di menu permettono la gestione del o dei magazzini dell attività. E possibile creare e gestire un numero infinito di magazzini. Qualora si utilizzi un solo magazzino fisico, sarà comunque possibile associare al concetto di magazzino una posizione fisica, così da poter meglio organizzare le gestione della merce. IFCS Ottica presenta di base un magazzino denominato Principale, questo magazzino potrà essere, se necessario, modificato o eliminato dall utente. Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro corrispondenti schermate

38 Inserisci Magazzino Dalla voce di menu Inserisci Magazzino si accede ad una schermata da cui è possibile inserire un nuovo magazzino. Il magazzino è da intendersi come locazione fisica dove verrà riposta la merce, quindi sia il deposito che l esposizione saranno riferiti a locazioni chiamate magazzini. Nell inserimento di un magazzino si possono fornire molti dettagli, tra cui recapiti ed ubicazioni, oltre che una nota aggiuntiva. L unico dato obbligatorio, contrassegnato con un *, è il nome che andremo a dare al magazzino. Una volta inseriti i dati voluti basterà usare il tasto Salva Magazzino per renderne effettivo l inserimento

39 Modifica Magazzino La schermata Modifica Magazzino Consente di selezionare un magazzino precedentemente creato e di modificarne tutti i dati. Anche il nome del magazzino potrà essere modificato ma non potrà essere lasciato vuoto. Anche cambiando tutte le informazioni relative ad un magazzino, la merce caricata in questa locazione continuerà ad essere associata al magazzino selezionato. Le modifiche effettuate sia sui dati che sui recapiti e sulla nota, saranno rese effettive solo dopo aver usato il tasto Salva Modifiche

40 Cancella Magazzino La schermata Cancella Magazzino ci permette di selezionare un magazzino, precedentemente inserito, e di eliminarlo, solamente se questa locazione risulti vuota, cioè nessuna merce deve risultare posizionata nel magazzino selezionato. Quando il magazzino viene selezionato saranno visualizzati tutti i suoi dati. Per rendere definitiva l eliminazione del magazzino selezionato si deve usare il tasto Elimina Magazzino. Una volta eliminata la locazione non sarà possibile recuperarla ma sarà possibile inserirne una nuova identica a quella eliminata

41 Inventario La funzione Inventario permette di ottenere l inventario dei singoli magazzini o di tutto il totale della merce per la data desiderata. In questa schermata, inizialmente, si deve selezionare il magazzino di cui si vuole l inventario, oppure si può selezionare la dicitura tutti, che darà l inventario complessivo di tutti i magazzini. Una volta selezionato un magazzino, i suoi dati appariranno negli appositi riquadri, al fine di individuarlo in maniera più precisa. Selezionato il magazzino si dovrà selezionare la data dell inventario che si desidera visualizzare. Nel riquadro di destra sono presenti gli indicatori delle voci che compariranno nella lista merce e nella stampa dell inventario. Si potrà settare questi indicatori a seconda dell esigenza. In fine, premendo il tasto Visualizza Inventario si otterrà la lista della merce desiderata e tramite il tasto Anteprima Inventario si potrà procedere alla stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti

42 Ordinazioni La categoria di menu Ordinazioni contiene delle funzionalità di archiviazione, che non hanno alcun legame automatico con le ordinazioni associabili ad un cliente dalla schermata cliente, e non aggiornano gli appuntamenti dello scadenzario. Queste funzioni non hanno alcuna validità fiscale e servono unicamente per permettere all utente di stampare o conservare dei documenti che facilitano e velocizzano il proprio lavoro. Ricordiamo che il software IFCS Ottica non costituisce una archiviazione di validità fiscale in nessuna sua funzione. Le operazioni di ordinazione, preventivi e fatturazioni di questo software, per loro natura tecnica modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido. Sarà comunque possibile da parte dell utente stampare ed utilizzare questi documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di questo gestionale. Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro corrispondenti schermate

43 Nuova Ordinazione All apertura di questa schermata IFCS Ottica controllerà se sono stati inseriti i Dati Societari, in caso contrario la finestra sarà chiusa. Per inserire una nuova ordinazione si dovrà selezionare il fornitore destinatario dell ordinazione. I dati del fornitore selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche possibile modificare i dati del fornitore selezionato tramite il tasto Modifica dati Fornitore. Per riempire l ordinazione si devono compilare le righe da inserire, selezionando unità di misura, quantità, codice esterno della merce che qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del prezzo unitario. Inserire, inoltre, l iva relativa alla merce e l eventuale sconto. Ora premendo sul tasto Inserisci riga la riga verrà caricata nella lista. Per eliminare una riga della lista cliccarci con il tasto destro del mouse e poi confermare l eliminazione. Prima di poter emettere l ordinazione si deve indicare il tipo di pagamento e poi sarà possibile usare il tasto Emetti Ordinazione. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Ordinazione che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. NB: Il numero dell ordinazione è un numero progressivo automatico

44 Revisione Ordinazione La schermata Revisione Ordinazione ci permette di selezionare una ordinazione emessa e di revisionarla, cioè applicare le opportune modifiche e poi salvare una copia revisionata dell ordinazione. Questa operazione manterrà memoria della vecchia ordinazione e ne salverà una con un numero progressivo di revisione. Per salvare la revisione si deve utilizzare il tasto Revisiona Ordinazione. La selezione dell ordinazione avviene selezionandone data di emissione, numero dell ordinazione e numero della revisione. I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata Nuova Ordinazione. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Ordinazione che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti

45 Cancella Ordinazione La schermata Cancella Ordinazione ci permette di selezionare una ordinazione emessa e di cancellare una delle revisioni o l intera ordinazione. La procedura di selezione dell ordinazione avviene selezionandone data di emissione, numero dell ordinazione e numero della revisione. L eliminazione si applicherà prima usando il tasto Elimina Ordinazione o Revisione e poi scegliendo se compiere l operazione sulla revisione selezionata o sull ordinazione. Sarà comunque possibile visualizzare un anteprima di stampa dell ordinazione selezionata, usando il tasto Anteprima Ordinazione che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti

46 Lista Ordinazioni Questa schermata Lista Ordinazioni presenta nella sua parte inferiore una lista di tutte le ordinazioni e loro revisioni emesse dal software. Per selezionare il documento desiderato è sufficiente cliccare sulla riga della lista con il tasto sinistro del mouse. Avvenuta la selezione i dati del documento compariranno negli appositi spazi. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Ordinazione che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. Questa finestra e di grande utilità per rintracciare o eseguire la stampa di uno o più documenti

47 Preventivi La categoria di menu Preventivi contiene delle funzionalità di archiviazione, che non hanno alcun legame automatico con i preventivi delle lavorazioni associabili ad un cliente dalla schermata cliente, e non aggiornano gli appuntamenti dello scadenzario. Queste funzioni non hanno alcuna validità fiscale e servono unicamente per permettere all utente di stampare o conservare dei documenti che facilitano e velocizzano il proprio lavoro. Ricordiamo che il software IFCS Ottica non costituisce una archiviazione di validità fiscale in nessuna sua funzione. Le operazioni di ordinazione, preventivi e fatturazioni di questo software, per loro natura tecnica modificabile, non possono rappresentare un documento fiscalmente valido. Sarà comunque possibile da parte dell utente stampare ed utilizzare questi documenti in piena validità fiscale, utilizzando gli strumenti di stampa di questo gestionale. Al fine di fornire una visione più completa possibile, esamineremo nel dettaglio tutte le voci presenti in questa categoria di menu e le loro corrispondenti schermate

48 Nuovo Preventivo All apertura di questa schermata IFCS Ottica controllerà se sono stati inseriti i Dati Societari, in caso contrario la finestra sarà chiusa. Per inserire un nuovo preventivo si dovrà selezionare il cliente destinatario del preventivo. I dati del cliente selezionato compariranno negli appositi spazi. Sarà anche possibile modificare i dati del cliente selezionato tramite il tasto Modifica dati Cliente. Per riempire il preventivo si devono compilare le righe da inserire, selezionando unità di misura, quantità, codice esterno della merce che qualora presente determina la riempitura automatica della descrizione e del prezzo unitario. Inserire, inoltre, l iva relativa alla merce e l eventuale sconto. Ora premendo sul tasto Inserisci riga la riga verrà caricata nella lista. Per eliminare una riga della lista cliccarci con il tasto destro del mouse e poi confermare l eliminazione. Prima di poter emettere il preventivo si deve indicare il tipo di pagamento e poi sarà possibile usare il tasto Emetti Preventivo. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Preventivo che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti. NB: Il numero dei preventivi è un numero progressivo automatico

49 Revisiona Preventivo La schermata Revisione Preventivi ci permette di selezionare un preventivo emesso e di revisionarlo, cioè applicare le opportune modifiche e poi salvare una copia revisionata del preventivo. Questa operazione manterrà memoria del vecchio preventivo e ne salverà uno con un numero progressivo di revisione. Per salvare la revisione si deve utilizzare il tasto Revisiona Preventivo. La selezione del preventivo avviene selezionandone data di emissione, numero del preventivo e numero della revisione. I criteri di immissione ed eliminazione righe, selezione fornitore ed altri inserimenti dati sono identici a quelli visti nella schermata Nuovo Preventivo. Per visualizzare un anteprima di stampa usare il tasto Anteprima Preventivo che ci consente anche di effettuare la stampa. Il tasto Opzioni di Stampa permette di settare una stampante per la stampa dei documenti