REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI UNICREDIT

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1 REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DI UNICREDIT Edizione luglio 2014

2 PREMESSA Il presente Regolamento del Consiglio di Amministrazione di UniCredit (il Regolamento ) - adottato in conformità alla previsione di cui all articolo 23, comma 2 dello Statuto sociale - disciplina le modalità di funzionamento e le competenze del Consiglio medesimo, nel rispetto delle norme di legge, regolamentari e statutarie, nonché alla luce dei principi e delle regole stabiliti dal Codice di Autodisciplina delle Società Quotate. Il Regolamento è pubblicato sul sito web della Società. 2

3 SOMMARIO 1. COMPOSIZIONE 2. PRINCIPI GENERALI RUOLO RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI 3. FUNZIONAMENTO 4. COMPETENZE 5. MAGGIORANZE COSTITUTIVE E DELIBERATIVE 6. COMITATI DEL CONSIGLIO 3

4 1. COMPOSIZIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Il Consiglio di Amministrazione ( Consiglio ) può essere composto, ai sensi di Statuto, da 9 a 24 membri, la durata del cui mandato è fissata in tre esercizi, salvo più breve durata stabilita all atto della nomina. Tale mandato scade alla data dell assemblea convocata per l approvazione del bilancio relativo all ultimo esercizio della loro carica. Il numero dei membri del Consiglio in carica è pari a 19: il mandato dei medesimi scadrà alla data dell assemblea convocata per approvare il bilancio sociale relativo all ultimo esercizio della loro carica. Ai sensi dell articolo 20 dello Statuto sociale, l elezione degli amministratori avviene mediante l utilizzo del meccanismo del voto di lista; almeno tre degli amministratori eletti devono possedere i requisiti di indipendenza stabiliti per i sindaci dal D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 ed almeno cinque gli ulteriori requisiti di indipendenza indicati dal Codice di Autodisciplina delle Società Quotate. I requisiti di indipendenza richiesti dalla normativa vigente e quelli previsti dal Codice di Autodisciplina possono cumularsi nella stessa persona. 2. PRINCIPI GENERALI RUOLO RESPONSABILITÀ DEGLI AMMINISTRATORI Gli amministratori agiscono e deliberano con cognizione di causa ed in autonomia, perseguendo l obiettivo prioritario della creazione di valore per gli azionisti. Coerentemente con tale obiettivo, gli amministratori, nello svolgimento dell incarico, tengono anche conto delle direttive e politiche definite per il Gruppo UniCredit nonché dei benefici derivanti dall appartenenza al Gruppo medesimo. Gli amministratori accettano la carica quando ritengono di poter dedicare allo svolgimento diligente dei loro compiti il tempo necessario, anche tenendo conto del numero di cariche di amministratore o sindaco da essi ricoperte in altre società quotate in mercati regolamentati (anche esteri), in società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni. Il Consiglio, sulla base delle informazioni ricevute dagli amministratori, rileva annualmente e rende note nella relazione sul governo societario e gli assetti proprietari le cariche di amministratore o sindaco ricoperte dai consiglieri nelle predette società. Il Consiglio di Amministrazione ha stabilito i requisiti che gli Amministratori di UniCredit devono possedere, in aggiunta a quelli previsti dalle vigenti disposizioni normative e regolamentari, per assicurare il buon funzionamento dell Organo Amministrativo ed il numero degli incarichi di amministrazione, direzione e controllo che possono essere ricoperti dagli Amministratori di UniCredit (i) in società esterne al Gruppo nonché (ii) il procedimento da seguire in caso di nomina e superamento di tali limiti, come illustrato nei documenti allegati sub A) Il profilo degli Amministratori di UniCredit e sub B) Limiti al cumulo di incarichi ricoperti dagli Amministratori di UniCredit che formano parte integrante del Regolamento. Tutti gli amministratori sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento dei loro compiti ed a rispettare le procedure adottate da UniCredit per la gestione interna e la comunicazione all esterno di tali documenti ed informazioni. All interno del Consiglio sono attribuiti ad alcuni consiglieri particolari compiti relativamente a specifici temi. Nella designazione di tali consiglieri, che si riuniscono in appositi comitati con funzioni consultive e propositive, un ruolo significativo è attribuito agli amministratori non 4

5 esecutivi e/o indipendenti, identificati come tali anche formalmente dal Consiglio sulla base delle previsioni contenute nello Statuto e nei Criteri Applicativi del Codice di Autodisciplina delle Società Quotate. 3. FUNZIONAMENTO DEL CONSIGLIO Il Consiglio, che si organizza ed opera in modo da garantire un efficace svolgimento delle proprie funzioni, si riunisce presso la sede sociale o altrove, in Italia o all estero, di regola con cadenza almeno trimestrale nonché tutte le volte che il Presidente lo ritenga necessario, o quando la convocazione sia a quest ultimo richiesta dall Amministratore Delegato o da almeno tre amministratori. Il Consiglio può, altresì, essere convocato su iniziativa di un sindaco. La comunicazione della convocazione deve essere inoltrata con ragionevole anticipo, salvi i casi di urgenza, a tutti gli amministratori e ai sindaci effettivi. Al fine di consentire una partecipazione meditata e consapevole deve contenere, salvo ostino particolari ragioni di riservatezza, l ordine del giorno dei punti in discussione. Di norma, viene inoltre messa a disposizione dei Consiglieri, almeno 48 ore prima della riunione consiliare, l opportuna documentazione propositiva di supporto e le informazioni necessarie per consentire ai medesimi di esprimersi con consapevolezza sulle materie oggetto di deliberazione. La programmazione dei lavori del Consiglio, posti di volta in volta all ordine del giorno, spetta al Presidente, su proposta dell Amministratore Delegato. Qualora il Presidente lo reputi opportuno, le riunioni del Consiglio di Amministrazione possono tenersi mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che ciascuno dei partecipanti possa essere identificato da tutti gli altri e che ciascuno dei partecipanti sia in grado di intervenire in tempo reale durante la trattazione degli argomenti esaminati nonché di ricevere, trasmettere e visionare documenti. Alle adunanze del Consiglio possono essere invitati a partecipare gli appartenenti al Personale del Gruppo, anche al fine di riferire, se richiesti, su particolari argomenti. In particolare, il preposto alla funzione di Internal Audit, direttamente o per il tramite del Comitato per i Controlli Interni & Rischi, è chiamato a riferire di norma con cadenza semestrale e, in ogni caso di particolare rilevanza, alla prima riunione utile. Le comunicazioni effettuate nella riunione e le deliberazioni prese dal Consiglio sono constatate in verbali trascritti in apposito libro, sottoscritti dal Presidente della riunione e dal segretario. Tali verbali sono sottoposti all approvazione del primo utile Consiglio successivo e rimangono disponibili per la consultazione a richiesta di ciascuno dei Consiglieri o dei Sindaci. Laddove previsto dalla normativa vigente, copia del verbale recante le deliberazioni assunte dal Consiglio è trasmessa all Autorità di Vigilanza. 4. COMPETENZE DEL CONSIGLIO Il Consiglio è investito di tutti i poteri di amministrazione ad eccezione di quanto riservato dalla legge all assemblea dei soci, da esercitarsi nell ambito delle previsioni, dei doveri e delle 5

6 competenze fissate dalle previsioni normative e regolamentari vigenti, dallo Statuto sociale nonché delle regole generali indicate dal Codice di Autodisciplina delle Società Quotate. Nell ambito dei predetti poteri il Consiglio delibera con competenza esclusiva in merito a: A) determinazione dei criteri per il coordinamento e la direzione delle Società del Gruppo nonché per l'esecuzione delle istruzioni della Banca d Italia, nell ambito dell esercizio del potere riconosciuto alla Capogruppo dalle previsioni legislative e regolamentari, di dare disposizione ai componenti del Gruppo ai fini di cui sopra, nonché di verificarne l effettivo adempimento. Compete quindi al Consiglio: A.1) A.2) A.3) A.4) A.5) A.6) la determinazione degli indirizzi generali di gestione delle politiche di sviluppo del Gruppo propedeutici alla redazione di piani strategici, industriali e finanziari pluriennali e di budget d esercizio della Società e del Gruppo nonché il riesame periodico dei predetti indirizzi, in relazione all evoluzione dell attività aziendale e del contesto esterno, l adozione e la modifica dei piani stessi e la verifica della loro corretta attuazione; l esame e l approvazione del sistema di governo societario di UniCredit, della struttura societaria e dei modelli/linee guida di governance del Gruppo; l esame e l approvazione delle operazioni della Società e delle società del Gruppo aventi un significativo rilievo strategico, economico, patrimoniale e finanziario; a tal fine il Consiglio definisce criteri generali per l individuazione delle operazioni di significativo rilievo e di quelle da sottoporre al vaglio preventivo della funzione di controllo dei rischi, con riferimento particolare alle situazioni in cui uno o più amministratori siano portatori di un interesse per conto proprio o di terzi e, più in generale, alle operazioni con parti correlate; l assunzione e cessione di partecipazioni, aziende e/o rami d aziende comportanti investimenti o disinvestimenti che superino il 5% del patrimonio netto, risultante dall ultimo bilancio approvato della Società, e comunque l assunzione e la cessione di partecipazioni che modificano la composizione del gruppo bancario e non rientrano nei piani industriali, strategici e finanziari già approvati dal Consiglio, fermo quanto stabilito dall art. 2361, secondo comma, del Codice Civile; la formalizzazione delle politiche per il governo dei rischi cui il Gruppo può essere esposto, nonché gli obiettivi di rischio e le soglie di tolleranza, il loro riesame periodico al fine di assicurarne l efficacia nel tempo e la vigilanza sul concreto funzionamento dei processi di gestione e controllo dei rischi nel rispetto delle previsioni normative e regolamentari vigenti. In particolare, nell ambito di queste competenze, approva le politiche di gestione del rischio di non conformità; la valutazione dell adeguatezza dell assetto organizzativo, amministrativo e contabile generale di UniCredit e delle Società Principali (come individuate dal Consiglio di Amministrazione) predisposto dagli amministratori delegati, con particolare riferimento al sistema di controllo interno e alla gestione dei conflitti di interesse, assicurando che la struttura della Banca sia coerente con l attività svolta e con il modello di business adottato, nonché evitando la creazione di strutture complesse non giustificate da finalità operative; 6

7 A.7) A.8) l approvazione del modello di business avendo consapevolezza dei rischi cui tale modello espone la Banca e comprensione delle modalità attraverso le quali i rischi sono rilevati e valutati; la definizione delle linee di indirizzo del sistema di controllo interno nonché la verifica almeno annuale dell adeguatezza, dell efficacia e dell effettivo funzionamento del sistema di controllo interno medesimo, in coerenza con gli indirizzi strategici e la propensione al rischio stabiliti, assicurandosi che i principali rischi aziendali siano correttamente identificati nonché misurati, gestiti e monitorati in modo adeguato anche tenuto conto della loro evoluzione e interazione, determinando, inoltre, criteri di compatibilità di tali rischi con una sana e corretta gestione della Società. A tal fine: - approva il processo di gestione del rischio e ne valuta la compatibilità con gli indirizzi strategici e le politiche di governo dei rischi; - approva la costituzione delle funzioni aziendali di controllo, i relativi compiti e responsabilità, le modalità di coordinamento e collaborazione, i flussi informativi tra queste e gli organi aziendali; - approva le linee guida dell attività di audit, vigilando affinché la funzione di audit attui gli indirizzi definiti in materia di svolgimento dei controlli di terzo livello; inoltre, con cadenza almeno annuale, approva il programma di attività, compresi i piani di audit (annuale e pluriennale) predisposti dalla funzione di revisione interna; - valuta, almeno una volta all anno, sentito il Collegio Sindacale, avvalendosi a tal fine del supporto tecnico del Comitato per i Controlli Interni & Rischi, l adeguatezza della struttura organizzativa e della qualità e quantità delle risorse della funzione di conformità alle norme e della funzione di controllo dei rischi; - definisce gli eventuali adeguamenti organizzativi e del personale della funzione di audit, previo parere non vincolante dell Amministratore Delegato; - analizza le relazioni periodiche sull adeguatezza dei sistemi di controllo e sulla gestione del rischio predisposte dalle funzioni aziendali di controllo per quanto di rispettiva competenza; valuta i meccanismi di controllo dei risultati aziendali e di Gruppo nonché la loro rappresentazione contabile; - approva, sentito il Collegio Sindacale, la nomina e la revoca (motivandone le ragioni) del Responsabile della funzione di conformità alle norme ( Compliance ), del Responsabile della funzione di revisione interna e del Responsabile della funzione di controllo dei rischi; - garantisce che le funzioni aziendali di controllo siano stabili ed indipendenti e che possano accedere a tutte le attività della Banca e delle Società del Gruppo nonché a qualsiasi informazione rilevante per lo svolgimento dei rispettivi compiti; - riceve ed esamina informazioni su eventuali violazioni rilevanti delle funzioni aziendali di controllo; 7

8 A.9) la verifica che il sistema dei controlli interni e l organizzazione aziendale siano costantemente uniformati ai principi indicati dalle normative tempo per tempo vigenti; nel caso emergano carenze o anomalie, promuove con tempestività l adozione di idonee misure correttive e ne valuta l efficacia A.10) la verifica che l attuazione del Risk Appetite Framework (RAF) sia coerente con gli obiettivi di rischio e le soglie di tolleranza approvati; valuta periodicamente l adeguatezza e l efficacia del RAF e la compatibilità tra il rischio effettivo e gli obiettivi di rischio; A.11) la verifica che il piano strategico, il RAF, l ICAAP, il budget e il sistema dei controlli interni siano coerenti, avuta anche presente l evoluzione delle condizioni interne ed esterne in cui opera la banca; A.12) la verifica che la quantità e l allocazione del capitale e della liquidità detenuti siano coerenti con la propensione al rischio, le politiche di governo dei rischi e il processo di gestione dei rischi; A.13) l approvazione delle politiche e dei processi di valutazione delle attività aziendali, e, in particolare, degli strumenti finanziari, verificandone la costante adeguatezza; la determinazione dei limiti massimi all esposizione della banca verso strumenti o prodotti finanziari di incerta o difficile valutazione; A.14) l approvazione del processo per l approvazione di nuovi prodotti e servizi, l avvio di nuove attività, l inserimento in nuovi mercati; A.15) l approvazione del processo per lo sviluppo e la convalida dei sistemi interni di misurazione dei rischi non utilizzati a fini regolamentari, valutandone periodicamente il corretto funzionamento; A.16) la valutazione dei rischi operativi - in particolare di natura legale, reputazionale e finanziaria - nel caso di operatività in giurisdizioni poco trasparenti o attraverso strutture particolarmente complesse, individuando i presidi per attenuarli e per assicurarne il controllo effettivo; A.17) con riferimento al processo ICAAP, la definizione e l approvazione delle linee generali del processo, assicurandone la coerenza con il RAF e l adeguamento tempestivo in relazione a modifiche significative delle linee strategiche, dell assetto organizzativo, del contesto operativo di riferimento; la promozione del pieno utilizzo delle risultanze dell ICAAP a fini strategici e nelle decisioni d impresa; A.18) riguardo ai rischi di credito e di controparte, l approvazione delle linee generali del sistema di gestione delle tecniche di attenuazione del rischio che presiede all intero processo di acquisizione, valutazione, controllo e realizzo degli strumenti di attenuazione del rischio utilizzati; A.19) l approvazione dell adozione di sistemi interni di misurazione dei rischi per la determinazione dei requisiti patrimoniali e la verifica periodicamente che le scelte effettuate mantengano nel tempo la loro validità, nonché il controllo sull effettivo utilizzo dei predetti sistemi a fini gestionali e sulla loro rispondenza agli altri requisiti previsti dalla normativa; 8

9 A.20) dopo aver esaminato i riferimenti forniti dalla funzione di convalida, l assunzione - con cadenza almeno annuale e col parere dell organo con funzione di controllo di formale delibera con la quale attesta il rispetto dei requisiti previsti per l utilizzo dei sistemi interni di misurazione dei rischi; A.21) l approvazione del documento per la definizione dei compiti e delle responsabilità dei vari organi e funzioni di controllo, dei flussi informativi tra le diverse funzioni/organi e tra queste/i e gli organi aziendali, nonché delle rispettive modalità di coordinamento e di collaborazione; A.22) l approvazione del documento di coordinamento dei controlli nell ambito del Gruppo; A.23) l approvazione della politica aziendale in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali; A.24) l approvazione delle strategie di sviluppo del sistema informativo, in considerazione dell evoluzione del settore di riferimento e in coerenza con l articolazione in essere e a tendere dei settori di operatività, dei processi e dell organizzazione aziendale; in tale contesto l approvazione del modello di riferimento per l architettura del sistema informativo e l approvazione del relativo documento di indirizzo strategico; A.25) l approvazione della policy di sicurezza informatica; A.26) l approvazione delle linee di indirizzo in materia di selezione del personale con funzioni tecniche e di acquisizione di sistemi, software e servizi, incluso il ricorso a fornitori esterni; l approvazione dell organigramma della funzione ICT; A.27) lo sviluppo, la condivisione e l aggiornamento di conoscenze in materia di ICT all interno dell azienda; A.28) l esame, con cadenza almeno annuale, dell informativa sull adeguatezza dei servizi erogati e sul supporto di tali servizi all evoluzione dell operatività aziendale, in rapporto ai costi sostenuti; è informato tempestivamente in caso di gravi problemi per l attività aziendale derivanti da incidenti e malfunzionamenti del sistema informativo; A.29) l approvazione del quadro di riferimento organizzativo e metodologico per l analisi del rischio informatico, promuovendo l opportuna valorizzazione dell informazione sul rischio tecnologico all interno della funzione ICT e l integrazione con i sistemi di misurazione e gestione dei rischi (in particolare quelli operativi, reputazionali e strategici); l approvazione del documento di metodologia di analisi del rischio informatico; A.30) l approvazione della propensione al rischio informatico, avuto riguardo ai servizi interni e a quelli offerti alla clientela, in conformità con gli obiettivi di rischio e il quadro di riferimento per la determinazione della propensione al rischio definiti a livello aziendale; l esame, con cadenza almeno annuale, dell informativa sulla situazione di rischio informatico rispetto alla propensione al rischio; 9

10 A.31) l approvazione dei rapporti sintetici sull adeguatezza e sui costi dell ICT, nonché sulla situazione del rischio informatico; A.32) l approvazione del rapporto dell internal audit e delle altre funzioni responsabili della valutazione della sicurezza; A.33) la definizione degli obiettivi e le strategie di continuità operativa del servizio; A.34) l assegnazione di risorse umane, tecnologiche e finanziarie adeguate per il conseguimento degli obiettivi fissati; A.35) l approvazione del piano di continuità operativa e delle successive modifiche a seguito di adeguamenti tecnologici ed organizzativi, accettando i rischi residui non gestiti dal piano di continuità operativa; l esame, con frequenza almeno annuale, dell informativa sugli esiti dei controlli sull adeguatezza del piano nonché delle verifiche delle misure di continuità operativa; A.36) la nomina del responsabile del piano di continuità operativa; A.37) l approvazione dei principi relativi alla definizione del sistema di prezzi per il trasferimento interno dei fondi, nel rispetto dei criteri previsti dalla normativa; A.38) la definizione di procedure per la gestione interna e la comunicazione all esterno di documenti ed informazioni riguardanti la Società, anche con riferimento alle informazioni price sensitive; A.39) la definizione di policy concernenti la nomina di amministratori di UniCredit nonché la valutazione del Consiglio; la nomina di amministratori in caso di cooptazione nonché l individuazione di candidati alla carica di amministratore indipendente da sottoporre all assemblea di UniCredit, tenendo conto di eventuali segnalazioni pervenute dagli azionisti; A.40) l effettuazione, almeno una volta all anno, della valutazione sulla dimensione, sulla composizione e sul funzionamento del Consiglio stesso e dei suoi comitati; A.41) la definizione di policy per la nomina degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board delle Società del Gruppo); A.42) la nomina e la revoca dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale, dei Vice Direttori Generali e degli altri Dirigenti con responsabilità strategiche, dei Senior Executive Vice President, nonché degli altri Responsabili di Direzione in diretto riporto all Amministratore Delegato; A.43) la definizione di policy aventi ad oggetto la nomina ed il piano di successione dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale, dei Vice Direttori Generali e degli altri Dirigenti con responsabilità strategiche, nonché dei Senior Executive Vice President; A.44) la remunerazione degli amministratori di UniCredit aventi specifici incarichi - esaminata la proposta dell'apposito comitato e sentito il Collegio Sindacale - con particolare riguardo alla remunerazione dell Amministratore Delegato e l approvazione dei piani di incentivazione di Gruppo basati su strumenti finanziari; 10

11 A.45) la nomina e revoca, previo parere obbligatorio del Collegio Sindacale, del Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, stabilendone poteri, mezzi e compenso. Il Consiglio vigila affinché il medesimo disponga di adeguati poteri e mezzi per l esercizio dei compiti a lui attribuiti dalla normativa vigente, nonché sul rispetto effettivo delle procedure amministrative e contabili; A.46) la determinazione della parte variabile della remunerazione dei Responsabili delle funzioni aziendali di controllo, sulla base di criteri e parametri svincolati dalle performance della banca; B) controllo sul generale andamento della gestione, con particolare attenzione alle situazioni di conflitto di interessi: a tal fine, il Consiglio tiene in considerazione le informazioni ricevute dagli organi delegati e dai Comitati Consiliari, confrontando periodicamente i risultati conseguiti con quelli programmati; C) adeguamenti dello Statuto a disposizioni normative; D) fusione per incorporazione di società nei casi previsti dagli articoli 2505 e 2505 bis del Codice Civile; E) scissione di società nei casi previsti dall art ter del Codice Civile; F) riduzione del capitale in caso di recesso del socio; G) indicazione di quali amministratori, oltre quelli indicati nello Statuto, hanno la rappresentanza della società; H) decisioni concernenti le strutture organizzative della Società ed i relativi regolamenti che, secondo i criteri determinati per regolamento dal Consiglio, rivestono carattere di rilevanza. Rientra tra questi ultimi, relativamente alla prestazione dei servizi di investimento, l approvazione della struttura organizzativa e dell attribuzione dei compiti e responsabilità della Capogruppo anche in relazione a quelli delle Società del Gruppo; I) costituzione di comitati interni agli organi aziendali; J) istituzione e soppressione di sedi secondarie, succursali, comunque denominate, e rappresentanze. Oltre alle materie sopra elencate riservate alla sua esclusiva competenza, il Consiglio di Amministrazione delibera, altresì, in merito a: a. la determinazione della capital allocation annuale di Gruppo; b. l approvazione delle policy e dei processi relativi alla prestazione dei servizi di investimento, la verifica periodica della loro adeguatezza nonché la valutazione delle procedure definite per assicurare l esecuzione degli stessi; sempre nell ambito della prestazione dei servizi di investimento, la verifica periodica, con cadenza almeno annuale, della struttura organizzativa e dell attribuzione di compiti e responsabilità della Capogruppo anche in relazione a quelli delle Società del Gruppo; c. la designazione degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board) nelle Società Principali; 11

12 d. la definizione di policy aventi ad oggetto la nomina ed il piano di successione dei membri del Group Management Team (Executive Vice President) e del Leadership Team (Senior Vice President); e. la definizione della struttura retributiva dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale e dei Vice Direttori Generali; la policy di remunerazione dei Senior Executive Vice President, del Group Management Team (Executive Vice President), del Leadership Team (Senior Vice President), dei Responsabili di Direzione in diretto riporto all Amministratore Delegato, nonché la policy di remunerazione (emolumenti) degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board delle società del Gruppo). E, infine, compito, in via esclusiva, del Consiglio riferire agli azionisti in assemblea. Il Consiglio può attribuire, modificare e revocare deleghe, definendone i limiti e le modalità di esercizio, nonché la periodicità con la quale gli organi delegati devono riferire al Consiglio circa l'attività svolta nell'esercizio delle deleghe loro conferite. 5. MAGGIORANZE COSTITUTIVE E DELIBERATIVE Per la validità delle deliberazioni del Consiglio è necessaria la presenza della maggioranza dei membri in carica. Ciascun consigliere deve dare notizia di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbia nell operazione oggetto di deliberazione, fornendo informativa ai sensi delle vigenti disposizioni normative. Ogni membro del Consiglio di Amministrazione ha diritto che del suo voto contrario e della sua astensione, e delle relative motivazioni, sia dato atto nel verbale. Le deliberazioni del Consiglio sono assunte a maggioranza di voti dei votanti, esclusi gli astenuti, e in caso di parità prevale il voto di chi presiede. Le decisioni adottate dal Consiglio di Amministrazione in merito agli indirizzi di gestione ed alle principali iniziative strategiche del Gruppo, vengono illustrate, da parte dell'amministratore Delegato, nell'ambito delle riunioni dei Comitati Gestionali, all'uopo previsti, con funzioni informative e consultive, nel Regolamento di Gruppo. 6. COMITATI DEL CONSIGLIO Al fine di favorire un efficiente sistema di informazione e consultazione che permetta al Consiglio una migliore valutazione di taluni argomenti di sua competenza, sono costituiti cinque comitati aventi finalità consultive e propositive, a struttura ristretta, diversificati per settore di competenza. Tali Comitati possono operare secondo le modalità ritenute opportune, anche articolandosi in Sotto-Comitati. I Comitati si riuniscono con le periodicità stabilite e ogni qualvolta particolari esigenze lo richiedano; per la validità delle riunioni di ciascun Comitato deve essere presente la maggioranza dei suoi componenti. Qualora il Presidente di ciascun Comitato lo reputi 12

13 opportuno, le riunioni del medesimo possono tenersi mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che ciascuno dei partecipanti possa essere identificato da tutti gli altri e che ciascuno dei partecipanti sia in grado di intervenire in tempo reale durante la trattazione degli argomenti esaminati nonché di ricevere, trasmettere e visionare i documenti. Di tutte le decisioni assunte dai Comitati viene effettuata a cura del Segretario, designato anche al di fuori dei componenti del Comitato ovvero, in caso di sua assenza o impedimento, di colui che sia stato designato in sostituzione da chi presiede la seduta, una sintetica verbalizzazione nella quale tra l altro si dà atto dei motivi dell eventuale dissenso espresso dai componenti del Comitato. I verbali sono conservati a cura del Segretario per eventuali esigenze di consultazione dei membri dei Comitati eventualmente assenti, nonché dei Consiglieri e dei Sindaci. Ciascuno dei Comitati può predisporre autonomamente, in relazione alle specifiche esigenze, un regolamento operativo. Possono essere chiamati a partecipare alle riunioni dei Comitati - avuto riguardo a specifiche questioni - esponenti del Personale Direttivo del Gruppo. I Comitati, inoltre, dispongono di budget che, in casi di particolari necessità, potranno essere oggetto di integrazione. A) Comitato Permanente Strategico Il Comitato è composto da 9 membri, la maggioranza dei quali non esecutivi. I membri del Comitato assicureranno che eventuali altre cariche sociali da loro assunte in altre Società risultino compatibili con l impegno e la disponibilità loro richiesta dall incarico. Sono membri di diritto il Presidente del Consiglio di Amministrazione e l Amministratore Delegato. Gli altri membri devono essere scelti secondo le migliori competenze e disponibilità ad espletare l'incarico. Il Presidente del Comitato è il Presidente del Consiglio. La frequenza delle riunioni del Comitato Permanente Strategico è, generalmente, mensile (di regola una settimana prima della riunione del Consiglio di Amministrazione) ovvero ogni volta che sia necessario discutere argomenti rientranti nella sua sfera di competenza. La convocazione delle riunioni del Comitato avviene normalmente ad opera del Presidente salvo che ne facciano richiesta almeno 2 suoi membri o 2 Sindaci. In tale ultimo caso, tutti i Sindaci possono partecipare. Il Comitato opera con funzioni consultive e propositive. In particolare il Comitato Permanente Strategico fornisce pareri al Consiglio - in ordine alla proposte formulate dall Amministratore Delegato al Consiglio medesimo - riguardanti: a) la predisposizione del Piano Triennale di Gruppo; b) la determinazione del Budget di Gruppo annuale; c) la determinazione della Capital allocation annuale di Gruppo; d) l individuazione della strategia annuale di Gruppo riguardante le operazioni su partecipazioni (M&A/riorganizzazioni); 13

14 e) l approvazione di operazioni su partecipazioni oltre determinati limiti di valore (300 milioni per le operazioni in paesi ad alto rischio e 500 milioni per le operazioni in paesi a basso rischio); f) operazioni straordinarie sul capitale del Gruppo e politica dei dividendi, sia della Capogruppo che delle Società del Gruppo, qualora questa non sia già ricompresa negli indirizzi generali della Capital Allocation annuale di cui al punto c); g) altre operazioni/iniziative di rilevante contenuto strategico per il Gruppo quali, ad esempio: valutazioni d ingresso in nuovi mercati, sia geografici che di business, jointventures di alto profilo con Gruppi industriali e/o finanziari. B) Comitato per i Controlli Interni & Rischi Il Comitato è composto da 9 amministratori non esecutivi, la maggioranza dei quali indipendenti. Sono membri di diritto del Comitato per i Controlli Interni & Rischi il Presidente e il Vice Presidente Vicario del Consiglio di Amministrazione. Almeno 1 componente del Comitato deve essere scelto fra quelli designati in liste di minoranza se presentate al fine di assicurare una maggiore trasparenza, responsabilità e partecipazione delle diverse componenti della compagine societaria. I membri del Comitato devono essere scelti secondo le migliori competenze e disponibilità ad espletare l'incarico; essi devono assicurare che eventuali altre cariche sociali da loro assunte in altre Società risultino compatibili con l impegno e la disponibilità loro richiesta dall incarico. Tra i membri diversi da quelli che partecipano di diritto è eletto il Presidente del Comitato per i Controlli Interni & Rischi. Il Comitato, che opera con funzioni consultive e propositive, svolge i propri compiti in seduta plenaria ovvero a composizione ristretta nell ambito di: (i) Sotto-Comitato per i Controlli Interni e (ii) Sotto-Comitato per i Rischi. Il Sotto-Comitato per i Controlli Interni e il Sotto-Comitato per i Rischi sono composti ciascuno da 6 membri e sono presieduti dal Presidente del Comitato per i Controlli Interni & Rischi, che è membro di diritto di ciascuno dei due Sotto-Comitati unitamente al Presidente e al Vice Presidente Vicario del Consiglio di Amministrazione. Le riunioni del Comitato per i Controlli Interni & Rischi sono convocate di norma una volta al mese: in seduta plenaria almeno due volte all anno e in composizione ristretta nell ambito dei 2 Sotto-Comitati per i Controlli Interni e per i Rischi, di norma, a mesi alterni. In ogni caso le riunioni sono indette ogni volta che sia necessario per discutere argomenti rientranti nelle rispettive sfere di competenza. La convocazione delle riunioni del Comitato in seduta plenaria ovvero in composizione ristretta nell ambito dei 2 Sotto-Comitati per i Controlli Interni e per i Rischi avviene normalmente ad opera del Presidente del Comitato per i Controlli Interni & Rischi, salvo che ne facciano richiesta almeno 2 suoi membri o 2 Sindaci. In tale ultimo caso possono partecipare tutti i Sindaci. 14

15 Per lo svolgimento dei propri compiti il Comitato per i Controlli Interni & Rischi dispone di adeguati strumenti e flussi informativi anche di dettaglio, assicurati dalle funzioni competenti, tali da consentire al Comitato, in tutte le sue articolazioni, la formulazione delle rispettive valutazioni. Ai lavori del Comitato per i Controlli Interni & Rischi in seduta plenaria ovvero in composizione ristretta nell ambito dei 2 Sotto-Comitati per i Controlli Interni e per i Rischi, partecipa il Presidente del Collegio Sindacale o altro Sindaco designato dal Presidente del Collegio Sindacale medesimo. Possono essere altresì invitati a partecipare gli altri Sindaci, nonché esponenti della Società di Revisione. Alle riunioni del Comitato in seduta plenaria ovvero in composizione ristretta nell ambito dei 2 Sotto-Comitati per i Controlli Interni e per i Rischi, partecipano, in qualità di invitati permanenti, l Amministratore Delegato, i Responsabili della funzione Internal Audit e della funzione Compliance, il Chief Risk Officer e il Chief Financial Officer. Il Comitato cura l instaurazione di opportuni collegamenti funzionali con il Collegio Sindacale per lo svolgimento delle attività ritenute comuni ai due Organi, nel rispetto delle specifiche competenze. Di seguito, sono esposte le tematiche di competenza delle riunioni del Comitato in seduta plenaria ovvero in composizione ristretta nell ambito rispettivamente del Sotto-Comitato per i Controlli Interni e del Sotto-Comitato per i Rischi. II Presidente del Comitato per i Controlli Interni & Rischi, valutata la rilevanza o l urgenza di un argomento può, comunque, decidere il suo inserimento nell ordine del giorno della prima riunione utile del Comitato sia essa plenaria o a composizione ristretta nell ambito dei 2 Sotto-Comitati Controlli Interni e Rischi. Le attribuzioni del Comitato per i Controlli Interni & Rischi si estendono, in ogni caso, a tutte le materie di competenza del Consiglio di Amministrazione in materia di rischi e controlli. 1. RUOLO DEL COMITATO IN SEDUTA PLENARIA Il Comitato per i Controlli Interni & Rischi, in seduta plenaria: a) assiste il Consiglio nella definizione delle linee di indirizzo del sistema di controllo interno, nonché nella verifica almeno semestrale dell adeguatezza, dell efficacia e dell effettivo funzionamento del sistema di controllo interno medesimo, assicurando che i principali rischi aziendali siano correttamente identificati nonché misurati, gestiti e monitorati in modo adeguato; b) esamina il bilancio semestrale, nonché il bilancio annuale (individuale e consolidato), sulla base delle relazioni del Dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, anche in merito al corretto utilizzo dei principi contabili e la loro omogeneità ai fini della redazione del bilancio consolidato; c) esamina le linee guida per la redazione del budget annuale predisposte dalla competente funzione; d) assiste il Consiglio nella determinazione dei criteri di compatibilità dei rischi aziendali con una sana e corretta gestione della Società (risk appetite); 15

16 e) assiste il Consiglio nella formalizzazione delle politiche per il governo dei rischi, nel loro riesame periodico al fine di assicurarne l efficacia nel tempo; f) effettua l analisi delle relazioni periodiche predisposte dalle funzioni di controllo ai sensi di obblighi normativi o regolamentari; g) valuta il lavoro svolto dalla società di revisione ovvero dalle società di revisione del Gruppo ed i risultati esposti nella/e relazione/i e nella/e eventuale/i lettera/e di suggerimenti; h) effettua l analisi delle relazioni sulle attività dei Comitati Manageriali di coordinamento Controlli; i) instaura collegamenti funzionali con gli analoghi Comitati costituiti all interno del Gruppo. Il Comitato per i Controlli Interni & Rischi riferisce al Consiglio di Amministrazione, successivamente ad ogni riunione, sull attività svolta e almeno semestralmente, in occasione dell approvazione del bilancio e della relazione semestrale, sull adeguatezza del sistema dei controlli interni. 2.1 RUOLO DEL SOTTO-COMITATO PER I CONTROLLI INTERNI (INTERNAL CONTROLS SUB- COMMITTEE) Il Sotto-Comitato per i Controlli Interni presidia le tematiche relative ai controlli; in particolare: j) vigila affinché la funzione di Compliance applichi le politiche di gestione del rischio di non conformità definite dal Consiglio e la funzione di Internal Audit attui gli indirizzi del Consiglio in materia di svolgimento dei controlli di terzo livello; k) valuta gli eventuali rilievi che emergessero dai rapporti delle funzioni di Internal Audit e di Compliance, ovvero dai Collegi Sindacali delle Società del Gruppo o da indagini e/o esami di terzi; l) analizza le linee guida di Gruppo per le attività di Audit, valuta l adeguatezza del piano annuale dei controlli preparato dal Responsabile della funzione di Internal Audit e può richiedere l effettuazione di specifici interventi di audit; m) analizza le linee guida di Gruppo rientranti nelle materie di competenza della funzione di Compliance e ne monitora il loro recepimento e la loro implementazione; n) effettua l analisi delle relazioni periodiche predisposte dalle funzioni di controllo (Internal Audit e Compliance) non ai sensi di obblighi normativi o regolamentari; o) esamina l adeguatezza, sotto il profilo quali/quantitativo, delle strutture organizzative delle funzioni di Compliance e di Internal Audit, sollecitando relativamente alle proposte riguardanti la funzione di Internal Audit la formulazione, a cura del preposto alla funzione, di eventuali proposte per l adeguamento della stessa che dovranno essere corredate da un parere non vincolante dell Amministratore Delegato; p) si esprime sulla proposta avanzata dal Presidente del Consiglio di Amministrazione in merito alla nomina o alla sostituzione dei preposti alla funzione di Internal Audit e di Compliance, nonché in merito alla parte variabile della remunerazione degli stessi; 16

17 q) esamina le situazioni trimestrali. 2.2 RUOLO DEL SOTTO-COMITATO PER I RISCHI (RISKS SUB-COMMITTEE) Il Sotto-Comitato per i Rischi presidia le tematiche relative ai rischi; in particolare: r) esamina l assessment in tema di rischi a livello di Gruppo; s) assiste il Consiglio nella vigilanza sul concreto funzionamento dei processi di gestione e controllo dei rischi (credito, mercato, liquidità e operativo) nel rispetto delle previsioni normative e regolamentari vigenti. Con particolare riguardo al rischio creditizio supporta il Consiglio di Amministrazione nel monitoraggio del rischio di concentrazione per settore e singoli nominativi; t) effettua l analisi delle relazioni periodiche predisposte dalla funzione di Risk Management non ai sensi di obblighi normativi o regolamentari. C) Comitato Parti Correlate ed Investimenti in Equity Il Comitato Parti Correlate ed Investimenti in Equity è composto da 3 membri aventi i requisiti di indipendenza previsti dal Codice di Autodisciplina delle Società Quotate, tra i quali viene designato un Presidente. La convocazione delle riunioni del Comitato Parti Correlate ed Investimenti in Equity avviene ad opera del suo Presidente, ogni qualvolta sia necessario. Il Comitato opera con funzioni consultive e propositive. Il Comitato presidia le tematiche relative alle operazioni con parti correlate di cui al Regolamento CONSOB n /2010 e alle operazioni con soggetti collegati di cui alla Circolare Banca d Italia 263/2006 (Titolo V, Capitolo 5), nonché la materia degli investimenti in partecipazioni non finanziarie ai sensi di detta Circolare (Titolo V, Capitolo IV), nei limiti del ruolo attribuito agli Amministratori indipendenti dalle citate disposizioni. Per quanto riguarda le operazioni con parti correlate e con soggetti collegati, il Comitato: - formula pareri preventivi (ove del caso, vincolanti) sulle procedure che disciplinano l individuazione e la gestione delle operazioni con parti correlate e/o con soggetti collegati poste in essere da UniCredit e/o dalle Società del Gruppo, nonché sulle relative modifiche; - formula pareri preventivi e motivati, nei casi espressamente previsti, anche sull interesse al compimento dell operazione con parti correlate e/o con soggetti collegati posta in essere da UniCredit e/o dalle Società del Gruppo nonché sulla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni; - nel caso di operazioni di maggiore rilevanza con parti correlate e/o soggetti collegati, il Comitato è coinvolto - se ritenuto dallo stesso, per il tramite di uno o più componenti delegati - nella fase delle trattative e nella fase istruttoria attraverso la ricezione di un flusso informativo completo e tempestivo, con la facoltà di richiedere informazioni e di 17

18 formulare osservazioni agli organi delegati e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria. Al Comitato deve essere assicurato il costante monitoraggio delle operazioni previste dalle procedure per l individuazione e la gestione delle operazioni con parti correlate e/o con soggetti collegati anche al fine di consentire allo stesso di proporre eventuali interventi correttivi. Per quanto riguarda gli investimenti in partecipazioni non finanziarie, il Comitato svolge un ruolo di valutazione, supporto e proposta in materia di organizzazione e svolgimento dei controlli interni sulla complessiva attività di assunzione e gestione di partecipazioni in imprese non finanziarie, nonché per la generale verifica di coerenza dell attività svolta nel comparto di tali partecipazioni con gli indirizzi strategici e gestionali. a) Sostituzione temporanea in caso di conflitto d interessi Con riferimento ad ogni singola operazione, i componenti del Comitato devono essere diversi dalla controparte, dalle sue parti correlate e/o dai soggetti ad essa connessi. Nel caso in cui un componente del Comitato sia controparte dell operazione (oppure sia correlato/connesso alla controparte) deve darne tempestiva comunicazione al Presidente del Consiglio di Amministrazione e al Presidente del Comitato, astenendosi dal partecipare agli ulteriori lavori del Comitato con riguardo all operazione cui si riferisce la correlazione. In questo caso, il Presidente del Consiglio di Amministrazione, sentito il Presidente del Comitato, provvederà immediatamente alla sostituzione del componente in stato di conflitto indicando, dopo averlo contattato, un altro membro del Consiglio di Amministrazione avente i requisiti di indipendenza di cui al Codice di Autodisciplina delle Società Quotate, in modo da ripristinare nel Comitato la presenza di 3 Amministratori indipendenti non correlati né connessi. b) Sostituzione temporanea per indisponibilità dei membri in caso di operazioni urgenti Nel caso di operazioni il cui perfezionamento ha carattere di urgenza e per le quali occorre l intervento del Comitato Parti Correlate ed Investimenti in Equity nelle fasi delle trattative e dell istruttoria e/o nella fase di rilascio del parere, il Presidente del Comitato preso atto dell urgenza e rilevata l indisponibilità della maggioranza ovvero della totalità dei membri a riunirsi o comunque a svolgere l attività richiesta in tempo utile per la conclusione dell operazione - tempestivamente comunica detta indisponibilità al Presidente del Consiglio di Amministrazione. In ogni caso la comunicazione deve essere resa entro e non oltre il giorno successivo a quello in cui il Presidente del Comitato ha ricevuto notizia della indisponibilità della maggioranza ovvero della totalità dei membri. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione, sentito l Amministratore Delegato per la valutazione sull improrogabilità dell operazione, provvede con immediatezza a ricostituire la presenza nel Comitato di tre Amministratori indipendenti seguendo lo stesso iter previsto per la sostituzione temporanea in caso di conflitto d interessi

19 Con riferimento ai precedenti paragrafi a) e b) si precisa che: - i sostituti devono ricevere tutte le informazioni disponibili in tempo utile per la riunione nel corso della quale il Comitato deve esprimere il proprio parere sull operazione; - i sostituti svolgono i compiti assegnati loro sino alla conclusione della fase deliberativa dell operazione sulla quale sono stati coinvolti e agli stessi sono ascrivibili le decisioni prese nell ambito del Comitato. D) Comitato Corporate Governance, HR and Nomination Il Comitato è composto da 9 membri, la maggioranza dei quali non esecutivi e indipendenti. I membri del Comitato assicureranno che eventuali altre cariche sociali da loro assunte in altre Società risultino compatibili con l impegno e la disponibilità loro richiesta dall incarico. Sono membri di diritto il Presidente del Consiglio di Amministrazione e l Amministratore Delegato. Gli altri membri devono essere scelti secondo le migliori competenze e disponibilità ad espletare l'incarico. Il Presidente del Comitato è il Presidente del Consiglio. La frequenza delle riunioni del Comitato è, generalmente, mensile (di regola una settimana prima della riunione del Consiglio) ovvero ogni volta che sia necessario discutere argomenti rientranti nella sua sfera di competenza. La convocazione delle riunioni del Comitato avviene ad opera del Presidente. Il Comitato ha funzioni propositive e consultive. In particolare, il Comitato fornisce pareri al Consiglio - in ordine alle proposte formulate dal Presidente/dall Amministratore Delegato al Consiglio medesimo - riguardanti: a) la definizione del sistema di governo societario di UniCredit, della struttura societaria e dei modelli/linee guida di governance del Gruppo; b) la definizione di policy nella nomina degli amministratori di UniCredit nonché di policy per la valutazione del Consiglio; c) la nomina dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale, dei Vice Direttori Generali e degli altri Dirigenti con responsabilità strategiche, dei Senior Executive Vice President, nonché degli altri Responsabili di Direzione in diretto riporto all Amministratore Delegato; d) la definizione delle policy aventi ad oggetto la nomina ed il piano di successione dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale, dei Vice Direttori Generali e degli altri Dirigenti con responsabilità strategiche, dei Senior Executive Vice President, del Group Management Team (Executive Vice President) e del Leadership Team (Senior Vice President); e) la definizione di policy per la nomina degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board delle Società del Gruppo); f) la designazione degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board) nelle Società Principali; g) l individuazione di candidati alla carica di amministratore di UniCredit in caso di cooptazione e quella di candidati alla carica di amministratore indipendente da sottoporre 19

20 all assemblea di UniCredit, tenendo conto di eventuali segnalazioni pervenute dagli azionisti; h) le nomine di membri dei Comitati Consiliari di UniCredit, su proposta del Presidente. E) Comitato Remunerazione Il Comitato è composto da 5 membri non esecutivi, la maggioranza dei quali indipendenti. I membri del Comitato assicureranno che eventuali altre cariche sociali da loro assunte in altre Società risultino compatibili con l impegno e la disponibilità loro richiesta dall incarico. Sono membri di diritto il Presidente ed il Vice Presidente Vicario del Consiglio di Amministrazione. Gli altri membri devono essere scelti secondo le migliori competenze e disponibilità ad espletare l'incarico. Il Presidente del Comitato è il Presidente del Consiglio. La frequenza delle riunioni del Comitato è, generalmente, quadrimestrale ovvero ogni volta che sia necessario discutere argomenti rientranti nella sua sfera di competenza. La convocazione delle riunioni del Comitato avviene ad opera del Presidente. Tale Comitato ha funzioni propositive e consultive. In particolare, il Comitato Remunerazione fornisce pareri al Consiglio - in ordine alle proposte formulate dall Amministratore Delegato al Consiglio medesimo - riguardanti: a) la remunerazione degli amministratori di UniCredit aventi specifici incarichi, con particolare riguardo alla remunerazione dell Amministratore Delegato; b) la remunerazione del Direttore Generale di UniCredit, nel caso in cui questi sia anche Amministratore Delegato; c) la struttura retributiva dell Amministratore Delegato, del Direttore Generale e dei Vice Direttori Generali; d) la policy di remunerazione dei Senior Executive Vice President, del Group Management Team (Executive Vice President), del Leadership Team (Senior Vice President) e dei Responsabili di Direzione in diretto riporto all Amministratore Delegato; e) l approvazione dei piani di incentivazione di Gruppo basati su strumenti finanziari; f) la policy di remunerazione degli esponenti aziendali (membri dei Consigli di Amministrazione, dei Collegi Sindacali e dei Supervisory Board delle Società del Gruppo). Nei casi previsti alle lettere a), b) e c) le proposte sulle quali il Comitato sarà chiamato ad esprimersi verranno formulate dal Presidente. I membri del Comitato per i quali quest ultimo sia chiamato ad esprimersi sulla remunerazione spettante in forza dei loro specifici incarichi non parteciperanno alle riunioni riguardanti la determinazione della proposta riguardante detta remunerazione. 20

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