LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE: PREPARAZIONE, PARTECIPAZIONE E OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI

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1 Centrale Nazionale di Simulazione Istituto Don Calabria - Ferrara Istituto Tecnico Commerciale L.B.Alberti San Donà di Piave (VE) LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE: PREPARAZIONE, PARTECIPAZIONE E OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI Al fine di agevolare la preparazione e la partecipazione alla fiera elenchiamo di seguito alcuni elementi fondamentali per l ottimizzazione del lavoro. I principali obiettivi pedagogici della partecipazione alle fiere delle Imprese simulate: migliorare le competenze imprenditoriali dei discenti; fornire conoscenze sulla partecipazione alle fiere; acquisire esperienza nella preparazione di stand per espositori; sviluppare competenze commerciali e di marketing; promuovere la collaborazione reciproca nella Imprese simulate e lo sviluppo del commercio virtuale, la presentazione al pubblico dell esperienza e delle prospettive di collaborazione tra il commercio virtuale e quello reale; incoraggiare la creazione di nuove relazioni; promuovere l incontro tra i rappresentanti di aziende provenienti da regioni diverse del Paese e i futuri specialisti del settore; rafforzare la cooperazione tra gli istituti di istruzione e i partner sociali: imprese commerciali, rappresentanti di organizzazioni; Per raggiungere tali obiettivi, il formatore della Imprese simulate deve dare importanza al coinvolgimento dei dipendenti della Imprese simulate in tutte le fasi della pianificazione e organizzazione della fiera, ossia nelle fasi di scelta della fiera, preparazione, partecipazione e riepilogo dei risultati. Requisiti di partecipazione a una fiera Tariffa di partecipazione Iscrizione Solitamente viene indicato il costo di uno stand standard (ad es. 3x2 mq) e delle attrezzature di base ( ad es. 1 tavolo, 2 sedie, un insegna davanti allo stand, e 1 presa elettrica). È necessaria la pre-iscrizione. Nella maggior parte dei casi i moduli di iscrizione, firmati e timbrati, devono essere inviati via fax o posta elettronica. Per alcune fiere esistono dei moduli distinti per la partecipazione a concorsi, per l organizzazione di eventi di intrattenimento

2 o presentazioni elettroniche. Orario della Fiera Martedì 14/04/2015 dalle alle Allestimento degli stand Mercoledì 15/04/2015 dalle alle Fiera Giovedì 16/04/2015 dalle alle Fiera Rimozione degli stand Iscrizione in loco Scarico dei beni da esibire Smantellamento degli stand Allestimento In ogni fiera è presente uno stand informativo dove, all arrivo, è necessario registrarsi e ottenere ulteriori informazioni. I beni che verranno esposti durante la fiera potranno essere scaricati Martedì 14/04/2015 dalle alle e il trasporto di tali beni deve essere organizzato dagli espositori. Gli organizzatori chiedono sempre che non si smontino gli stand prima del termine della fiera. L orario in cui è consentito iniziare lo smantellamento dello stand è solitamente indicato nelle istruzioni iniziali della fiera. Sugli stand compaiono i nomi delle imprese simulate. Si precisa che è assolutamente vietato piantare chiodi, puntine, forare le pareti degli stand, è possibile utilizzare ganci a "S" per attaccare poster, quadri, ecc. L'espositore è responsabile dei danni causati agli oggetti noleggiati. Il materiale danneggiato (pareti, frontale) dovrà essere pagato dall'espositore. Pulizia Sicurezza Materiali da portare in fiera: E responsabilità dei partecipanti alla fiera di occuparsi della pulizia dello stand prima dell apertura giornaliera. In alcune fiere vengono impiegati degli addetti alle pulizie per gli spazi comuni Il controllo di sicurezza dell area espositiva è solitamente fornito dagli organizzatori, ma questi ultimi non sono responsabili per danni causati dalla merce esposta o per furti. La sicurezza dei prodotti esposti durante la fiera nel periodo di installazione o smantellamento dello stand è responsabilità degli espositori stessi. In alcune fiere, dopo aver compilato appositi documenti, è possibile richiedere un assicurazione aggiuntiva per la merce esposta. I partecipanti devono rispettare i requisiti antincendio. prodotti dell azienda madrina da esporre nello stand ciabatte ed adattatori per la presa di corrente nastro biadesivo oppure ganci a forma di S provvisti di catenelle per Page 2

3 appendere eventuali poster cataloghi, volantini dell impresa simulata (tutti contenenti i loghi Programma Simulimpresa ED Europen-PEN International) timbristica, materiale di cancelleria, carta carbone e calcolatrice (si ricorda che in fiera non è disponibile il fotocopiatore) modulistica: ordini d acquisto, fatture, eventualmente documenti di trasporto, distinte di versamento per acquisti tra imprese simulate espositrici i mezzi di pagamento disponibili saranno: carta di credito Europen-PEN International, bonifico bancario oppure assegno bancario del conto aziendale (TRA IMPRESE ITALIANE) biglietti da visita contenenti il nome degli studenti e dell impresa simulata sarà possibile utilizzare il conto corrente dei clienti privati per acquisti individuali presso gli altri stand PREPARAZIONE Stabilire gli obiettivi della partecipazione e i compiti Prendendo in considerazione la situazione della Imprese simulate, occorre stabilire i propri obiettivi: cercare nuovi mercati; aumentare il numero di clienti; introdurre sul mercato nuovi prodotti o servizi; valutare la concorrenza per i prodotti o i servizi; prevedere la domanda dei nuovi prodotti o servizi; aderire a determinati contratti (ad es. per la fornitura o la vendita di merci); creare un immagine positiva dell impresa sul mercato specifico; intensificare la promozione di nuovi prodotti o servizi ; organizzare la fornitura diretta dei prodotti ai consumatori. Essendo consapevole degli obiettivi principali della partecipazione alla fiera, l impresa può fissare obiettivi concreti, ad es.: ottenere un determinato numero di contatti utili per l attività futura; ottenere un determinato numero di accordi per ulteriori incontri con potenziali clienti; Page 3

4 prendere nota dei desideri dei consumatori, sondare la loro opinione su un certo prodotto o servizio (ad es. in base a criteri specifici di valutazione, quali prezzo, colore, dimensione, imballaggio, gusto ecc.); stabilire relazioni con aziende di trasporti per la spedizione della merce; distribuire un determinato numero di volantini pubblicitari tra i clienti potenziali; acquistare scorte di beni. Lavoro di preparazione della fiera 1. Formare un gruppo Chiedere ai dipendenti quali compiti desiderano svolgere. Ciò aiuterà a scegliere gli incarichi in modo più preciso; inoltre, i dipendenti saranno soddisfatti quando saranno in grado di svolgere il lavoro a cui sono interessati. È necessario unire le persone in un gruppo responsabile della preparazione per la fiera, della partecipazione alla stessa e della rendicontazione dei risultati. Il leader del gruppo deve essere eletto e i membri devono spartirsi i vari compiti specifici. Deve anche essere preparato un accurato programma di lavoro. 2. Mostrare interesse per i materiali visivi preparati da altri gruppi per la partecipazione alla fiera. Se non è la prima volta che la Imprese simulate partecipa alla fiera, dovrebbero esistere già delle fotografie o dei materiali pubblicitari per la stessa fiera (cataloghi, offerte, modelli di stand ecc.). Guardare anche i materiali video, se esistenti. 3. Consultare gli sponsor relativamente ai prodotti che si desidera esporre nello stand. Chiedere necessariamente in che modo effettuare le dimostrazioni dei prodotti. Occorre essere consapevoli del fatto che il vantaggio ottenuto dalla dimostrazione presso le fiere è indiscutibile. 4. Preparare i materiali pubblicitari stampati da presentare in fiera Predisporre in modo attraente i quattro elementi fondamentali della pubblicità, ossia la grafica, il titolo, il testo e lo slogan: La grafica deve essere interessante, distinta e visibile, cioè deve attrarre l attenzione in modo inconscio. A tale scopo, occorre utilizzare almeno uno tra gli elementi della pubblicità, quali colori vivaci, caratteri di forma o dimensione inusuali, una grande foto a colori, un testo o persino uno spazio vuoto che appare assai inusuale all occhio abituato a pagine piene di contenuti. Page 4

5 Il titolo è l elemento in base a cui il consumatore è in grado di capire l argomento della pubblicità e se egli desidera leggerne il testo o meno. Il titolo aiuta ad attrarre il pubblico destinatario. Occorre cercare già nel titolo di specificare il tipo di prodotto, ad esempio Nuove attrezzature per ufficio. Le parole principali del titolo dovrebbero essere nuovo, finalmente, per la prima volta e così via. Quando si crea un titolo, occorre cercare di esprimere l importanza del consumatore: Acquistando questo prodotto rivelerai le tue capacità, il tuo coraggio, il tuo talento e la tua fiducia in te stesso, ecc. Lo scopo del testo pubblicitario è conquistare il cliente. Il testo deve esprimere i benefici offerti dai prodotti o servizi. Occorre fornire le informazioni con frasi brevi, descrivendo i vantaggi dei prodotti o servizi o raccontando una storia in modo semplice e chiaro. Occorre fornire le informazioni utili per il consumatore. È anche importante la scelta del carattere e il testo può includere il nome, l indirizzo, gli orari lavorativi, il numero di telefono e altre informazioni di contatto dell impresa. Lo slogan è la frase utilizzata per favorire la memorizzazione della pubblicità e aiuta il consumatore a identificare un prodotto o servizio e a generalizzare l idea dell iniziativa di promozione. Anche il formato della pubblicità è importante. Tutti gli elementi di una pubblicità (titolo, grafica, slogan e testo) devono essere facilmente comprensibili e organizzati in modo gradevole da un punto di vista estetico e attraente. È stato dimostrato che la maggior parte dei lettori osserva la pubblicità dall alto verso il basso e da sinistra verso destra, quindi gli elementi di base della pubblicità riconosciuti come efficaci devono essere situati su una linea diagonale. I formati pubblicitari hanno quasi sempre un elemento predominante, solitamente un immagine. La pubblicità peggiore è quella in cui tutto il testo è sottolineato, dove nulla è in realtà enfatizzato. 5. Preparare l elemento pubblicitario cartaceo più importante per la Imprese simulate, ossia il catalogo dei prodotti o servizi. I requisiti minimi per coloro che elaborano il catalogo: specificare il codice di ogni articolo; specificare le caratteristiche più importanti dei prodotti: nome, dimensioni, colore, composizione del materiale ecc.; inserire le foto dei prodotti; indicare il prezzo (senza dimenticare di specificare se includono l IVA); specificare i termini e le condizioni di pagamento e consegna; indicare eventuali sconti; numerare le pagine; ideare la copertina e l ultima pagina. La copertina deve contenere il nome del catalogo, l anno di pubblicazione, il marchio, il nome dell azienda, l indirizzo, il numero di telefono e di fax, l indirizzo e il sito web. Poiché alla fine del catalogo è solitamente incluso anche il listino, è possibile consegnare ai visitatori anche un modulo d ordine. 6. Scegliere supporti pubblicitari acustici o audiovisivi Page 5

6 In alcune fiere è possibile preparare moderne e interessanti pubblicità su supporti elettronici o tramite radio. Sarà possibile utilizzare la presentazione elettronica dell azienda anche in seguito diffondendo informazioni sulla Imprese simulate in occasione di eventi diversi. Occorre cercare di preparare la presentazione in modo tale che si possano aggiungervi nuove informazioni. Nella preparazione di una pubblicità radiofonica, occorre tenere presente i seguenti aspetti: La pubblicità radiofonica consiste principalmente in un annuncio parlato di un annunciatore. Il testo deve essere prossimo al linguaggio parlato e non deve contenere termini complessi. L espressività della lettura del testo ricopre un ruolo importante. È possibile utilizzare dialoghi e diversi effetti sonori. Occorre parlare di argomenti che il consumatore apprezza e che lo renderanno felice e a proprio agio, ma non degli argomenti che desidera l autore (uno dei classici esempi riguarda la pubblicità del dentifricio: Denti puliti con il nostro dentifricio: i tuoi denti saranno bianchi e splendenti e troverai facilmente nuovi amici! al posto di Denti puliti con il nostro dentifricio perché è fatto con gli ingredienti migliori! ). Occorre ricordare che, per rendere efficace l annuncio sonoro, esso deve catturare l attenzione, far sorgere interesse, essere convincente (acquista!) e contenere qualcosa che obblighi ad agire immediatamente. Tutti e quattro questi elementi devono susseguirsi in questa particolare sequenza. Se un elemento manca, la pubblicità non sarà efficace. Le parole tu/voi e tuo/vostro devono essere pronunciate entro le prime nove parole. Inoltre: tu/voi e tuo/vostro devono essere pronunciate il più spesso possibile. Evitare parole come noi e nostro, poiché il consumatore non è interessato a ciò che accadrà all impresa. Egli è interessato ai propri vantaggi. Specificare solamente un recapito nella pubblicità sonora: il numero di telefono oppure l indirizzo o il sito web. L introduzione è la parte più importante della pubblicità sonora. Da essa dipende il fatto che l ascoltatore continui o meno ad ascoltare l annuncio. Ad esempio, Hai l anima del cowboy e non sai come farla uscire? L introduzione deve obbligare le persone a prestare attenzione. Solo dopo di essa si può informare su ciò che si offre e vende. 7. Creare dei gadget che corrispondano allo spirito della Imprese simulate per i clienti, i partner e i visitatori della fiera. Offrendo i gadget, sarà possibile migliorare l immagine della Imprese simulate. Non ritardare troppo la decisione e la scelta dei gadget, poiché gli ordini urgenti sono più costosi e a volte persino impossibili da soddisfare. 8. Stabilire la politica dei prezzi Prendere in considerazione i seguenti elementi: prezzi speciali, sconti per pagamenti immediati in contanti durante la fiera, sconti per quantità, uso di coupon scontati, sistema di sconto per determinati prodotti o altri tipi di sconto. Page 6

7 9. Contattare le imprese per programmare in anticipo la visita in fiera Contattare telefonicamente o tramite tutti i partecipanti: Imprese simulate e partner sociali. Se possibile, confermare per iscritto l appuntamento per un incontro in fiera. 10. Creare un modello standard Verificare in ufficio la fattibilità del modello. Verificare che esprima il VANTAGGIO offerto dai prodotti o servizi. Progettando lo stand, prevedere la posizione del titolo principale a livello dello sguardo. Deve essere convincente. Pianificarne la sistemazione all entrata o davanti allo stand. Cercare di disporre i prodotti in esposizione all interno dello stand. Utilizzare colori efficaci. Colori contrastanti e abbinati sono perfetti per creare uno stand attraente. Gli stand che risultano peggiori sono quelli caratterizzati da un elevata diversità di colori o da un sovraccarico degli stessi. 11. Imparare ad essere compratori e venditori Non dimenticare che vendere è l obiettivo principale in fiera. Occorre fare in modo che i potenziali clienti non debbano attendere o vengano ignorati, poiché potrebbero andarsene dallo stand. Prendere nota in modo semplice delle informazioni relative agli incontri con i clienti. Prima della fiera, occorre simulare le situazioni che possono verificarsi durante la fiera e prepararsi in modo professionale: incontrare i visitatori, rivolgersi a loro in modo cordiale, comunicare in modo gentile e creare un atmosfera favorevole, iniziare la conversazione di affari passando alle negoziazioni relative alla vendita, simulare il comportamento da tenere nel momento in cui gli interessi dell impresa corrispondono a pieno con quelli dei visitatori e non corrispondono affatto, orientare i visitatori e fornire loro informazioni. 12. Pensare a una frase introduttiva per un nuovo cliente COME, CHE COSA, PERCHÉ, QUANDO e DOVE? 13. Preparare informazioni sui prodotti Assicurarsi che tutti coloro che lavoreranno nello stand sappiano giudicare al meglio i prodotti adatti alla vendita e siano in grado di illustrare l attività svolta dalla Imprese Page 7

8 simulate, che conoscano la gamma di prodotti, oltre ai loro particolari, alla loro affidabilità, ai tempi di produzione e consegna e che siano consapevoli non soltanto delle qualità dei prodotti, ma in grado di soddisfare le esigenze dei compratori. Il personale presente nello stand deve conoscere bene i vantaggi dei propri prodotti rispetto a quelli offerti dalla concorrenza, oltre ai loro svantaggi. È in grado di identificare i compratori in base al tipo di comportamento e di adattarsi agli stessi. Riesce a dimostrare che il prodotto è buono e che è ciò che serve al compratore. È in grado di dimostrare che il prodotto vale il prezzo stabilito e di convincere il compratore che il prodotto è ciò che fa attualmente al caso suo. 14. Informarsi su eventuali conferenze o presentazioni speciali in programma durante la fiera Quali eventi si svolgeranno durante la fiera? Chi vi parteciperà? Quando e dove si svolgeranno? A quali eventi parteciperanno i membri del gruppo? Quali membri parteciperanno? È possibile attirare l attenzione tramite una presentazione non tradizionale. Può trattarsi di uno spettacolo, un balletto, una canzone o qualsiasi forma di intrattenimento, durante la quale i dipendenti della Imprese simulate, sfruttando le loro abilità artistiche, illustreranno informazioni relative all azienda, ai servizi e prodotti a cui sono interessati i partecipanti e i visitatori della fiera. 15. Stabilire chi farà che cosa e quando Quello che segue è un esempio di come possono essere suddivise le responsabilità tra gli impiegati che partecipano alla fiera: Cosa bisogna fare (mansioni) Invitare le persone a visitare lo stand Fare conoscenza con nuovi clienti Fare pubblicità e vendere nello stand Compilare eventuali documenti Consegnare i documenti necessari ai clienti Inserire dati nel computer Chi lo deve fare (dipendenti incaricati) Quando bisogna farlo (in quale giorno della fiera, al mattino, al pomeriggio o sempre) Page 8

9 Visitare altri stand: raccogliere listini prezzi e offerte, effettuare acquisti Prendere nota (per iscritto) degli incontri con clienti e fornitori Fare fotografie o video Altro 16. Programmare il viaggio di andata e ritorno per la fiera e la sistemazione per le notti Trasporto dei prodotti da esporre e delle attrezzature e materiali per lo stand. Viaggi del personale di andata e ritorno per la fiera. Prenotazione dell hotel. 17. Spedire inviti per visitare lo stand un mese prima della fiera. Ad altre Imprese simulate, ai partner sociali e agli sponsor 18. Distribuire buoni sconto ad altre aziende La Imprese simulate può inviare ai partecipanti alla fiera, in anticipo assieme agli inviti o distribuendoli all inizio della fiera, informazioni sui propri buoni sconto o altri tipi di promozioni che saranno validi durante la fiera relativamente a un determinato prodotto o servizio. 19. Preparare i documenti Preparazione di fatture, ordini, contratti, registri o altri moduli. I documenti devono essere preparati nella lingua di comunicazione specificata dagli organizzatori della fiera. Assicurarsi che i moduli contengano tutte le colonne necessarie. 20. Ricordare che il sondaggio svolto tra i partecipanti durante la fiera può produrre risultati affidabili Presentando un questionario breve e semplice, è possibile scoprire l opinione delle altre Imprese simulate riguardo ai propri prodotti, ai relativi prezzi, interventi pubblicitari, alle vendite e ai compratori. Successivamente, dopo aver analizzato i dati, si avranno a Page 9

10 disposizione materiali eccellenti per il miglioramento delle campagne di marketing. 21. Munirsi di scorte sufficienti di prodotti destinati alla vendita durante la fiera Ordinare presso il fornitore una quantità sufficiente di prodotti 22. Creare i biglietti da visita e altri segni identificativi Solitamente occorre preparare i biglietti da visita dell azienda e del formatore della Imprese simulate. Indicare il nome dell istituto d istruzione, il nome della Imprese simulate, il marchio e il nome del dipendente. 23. Pensare agli elementi dell abbigliamento del personale I clienti formano la propria opinione dell impresa e dei suoi dipendenti entro i primi tre o quattro secondi di comunicazione, quindi è importante avere un aspetto professionale e attraente. 24. Scegliere i campioni per la fiera Preventivare il proprio budget. Prendere in affitto, in prestito, acquistare ecc. 25. Preparare lo stand dell azienda e la disposizione finale dei prodotti esposti Chiedere agli organizzatori di inviare la pianta del quartiere espositivo con l area adibita allo stand. Individuare in che modo e da quale direzione proverrà il flusso principale di visitatori. Disporre i prodotti esposti nello stand in modo tale che siano distintamente visibili a distanza. Il personale che lavora nello stand non deve impedirne la visione. Lo stand deve essere diviso in tre parti: una zona per il pubblico (la parte principale dello stand, dove si trovano i prodotti in esposizione, dove avviene la comunicazione con i visitatori e dove lavora il personale); una zona di lavoro (l area dedicata alle negoziazioni, alle conversazioni importanti e alla compilazione dei documenti); una zona d uso da parte del personale (locali ausiliari dove vengono riposte le scorte di prodotti e i materiali pubblicitari). 26. Preparare il budget per la partecipazione alla fiera Page 10

11 N. Spese previste Note 1. Tariffa di esposizione Solitamente questa tariffa e i servizi in essa inclusi sono indicati nel modulo di registrazione o nelle informazioni generali della fiera. 2. Attrezzature e servizi aggiuntivi È possibile richiedere agli organizzatori di inviare informazioni su servizi e attrezzature disponibili e relativi prezzi. 3. Trasporto Spese di andata e ritorno dal luogo della fiera e dalla fiera all hotel. 4. Progettazione dello stand Per preventivare queste spese occorre riflettere sul progetto dello stand e creare un modello preliminare. 5. Pubblicità Catalogo, brochure pubblicitarie, estrazioni a premi ecc. 6. Spese di rappresentanza Dolci, caffè, tè, gadget ecc. 7. Personale Il personale dello stand, un autista, i servizi di hotel, l indennità giornaliera, lo stipendio 8. Altro Ad esempio l assicurazione sui prodotti in esposizione 27. Familiarizzare con i documenti finanziari utilizzati alla fiera Assegni fieristici, carte di credito di cosa si tratta? Sono annunciati nelle informazioni fornite dagli organizzatori della fiera. Occorre imparare a compilare i documenti in modo appropriato. È sempre possibile saldare i conti delle fiere nel modo consueto, ossia raccogliendo le fatture durante la fiera e pagarle al ritorno. 28. Familiarizzare con i criteri di valutazione dei partecipanti alla fiera indicati nelle informazioni fornite dagli organizzatori della fiera Le fiere per Imprese simulate fanno parte del processo di formazione; di conseguenza, in alcuni Paesi viene organizzata una valutazione dei partecipanti alla fiera. Occorre ricordare ai discenti che il risultato più importante è l esperienza acquisita! 29. Mostrare interesse nei confronti degli estratti conti bancari, i cui importi sono gestiti dai dipendenti della Imprese simulate (per acquisti personali) Page 11

12 Occorre essere compratori attivi durante la fiera! 30. Stabilire chi è responsabile del corretto imballaggio e trasporto di tutti i prodotti e documenti della fiera Creare la seguente lista e verificare che venga rispettata: Biglietti da visita dell azienda, materiali audiovisivi e pubblicitari; Gadget per i clienti; Moduli e documenti; Una custodia per i biglietti da visita dei visitatori; Un blocco note per la registrazione dei visitatori; Una cartellina in cui conservare i documenti; Una cartellina in cui conservare le brochure degli altri espositori della fiera; La cancelleria più necessaria: graffette, cucitrice, forbici, nastro adesivo ecc. Il catalogo dei prodotti e servizi offerti in fiera insieme al listino prezzi; Attrezzature domestiche: una prolunga elettrica, una presa multipla, piatti e tovaglioli usa e getta ecc.; Una calcolatrice Un computer portatile; Una stampante; Caffè, zucchero, dolci, bevande; I medicinali più necessari; Il timbro dell azienda; Una macchina fotografica o una videocamera; Vestiti e accessori per l abbigliamento speciale del personale; Altro. LA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA All arrivo alla fiera, informare gli organizzatori ed effettuare la registrazione. Allestire lo stand. Al momento dell apertura della fiera inizia il lavoro più duro. Il personale dello stand deve: prendersi costantemente cura dello stand; annunciare eventi, estrazioni a premi in base al programma delle azioni pubblicitarie, partecipare alle presentazioni ecc.; dedicare attenzione a ciascun cliente ed essere attivo, visibile ecc. Il lavoro del personale sarà efficiente se: il numero di persone impiegate nello stand è scelto adeguatamente, tenendo presente che la durata di lavoro efficiente durante la giornata è tra le cinque e le sei ore; l illuminazione dello stand è sistemata in modo adeguato; ci si prende cura del kit di primo soccorso; Page 12

13 gli effetti e i documenti personali vengono tenuti al sicuro; ci sono caffè, tè e snack; le calzature indossate sono comode, poiché solitamente si trascorre la giornata in piedi. Lavorare con i visitatori della fiera Le fiere sono visitate da numerose persone interessate all azienda, alla sua attività e ai suoi prodotti. I discenti devono sapere: come presentare l impresa, i prodotti e servizi, l istituto d istruzione e la rete di Imprese simulate; come presentare l idea alla base dello stand; come instaurare relazioni iniziali con i visitatori e i clienti, come registrare i visitatori interessati all attività dell azienda (contatti necessari: nome dell impresa, , indirizzo, numero di telefono e se possibile nome e cognome); come soddisfare un cliente speciale (ad es. un potenziale partner sociale) servendo il caffè od offrendo un gadget; come compilare i contratti, le fatture, gli ordini ecc.; Occorre incoraggiare il personale a comunicare con tutti i visitatori in modo attivo e cortese (parlare con loro, invitarli, presentarsi ecc.). Lavorare con altre Imprese simulate Durante la fiera il personale dello stand deve: registrare le Imprese simulate che sono interessate ai prodotti dell azienda (potenziali clienti). Dettagli indispensabili: nome dell azienda, , indirizzo, numero di telefono e nome del visitatore; porre speciale attenzione (offrendo il caffè o un gadget) alle Imprese simulate che hanno prenotato anticipatamente un incontro, con le quali è stata concordata una collaborazione o con le quali vengono sottoscritti dei contratti durante la fiera ecc.; accettare ordini da altre aziende ed evaderli in modo efficace; organizzare negoziazioni (se necessario, organizzare un incontro con i dirigenti dell impresa); prendere nota di informazioni relative alle aziende concorrenti e ai loro prodotti; essere pronti a compilare contratti, fatture, documenti di pagamento, fare ordini personali presso altre Imprese simulate ecc.; occuparsi delle vendite e degli acquisti durante la fiera, cioè registrare, estrarre e riporre con cura i documenti al fine di presentare un resoconto alla fine della fiera. Al termine della fiera, controllare quanto segue: che tutto sia imballato; che tutto venga portato presso i relativi mezzi di trasporto; Page 13

14 che tutto venga caricato sul mezzo e che tutte le persone siano presenti. FARE UN RESOCONTO DEI RISULTATI Ciascuna Imprese simulate deve stabilire gli argomenti di valutazione in base ai propri obiettivi e alle proprie esigenze. Tuttavia, è necessario prendere in considerazione il numero di visitatori (quante brochure pubblicitarie sono state distribuite, quanti biglietti da visita sono stati raccolti), il numero di contatti dopo la fiera, il numero di contratti sottoscritti durante e dopo la fiera ecc. Nell analizzare e riassumere i risultati ottenuti in fiera, occorre stabilire se gli obiettivi della partecipazione sono stati raggiunti. La Imprese simulate deve revisionare i dati oggettivi (reali), valutare l efficienza delle spese di partecipazione e individuare gli errori che devono essere presi in considerazione in futuro. Si raccomanda di seguire l esempio sottostante per la presentazione del resoconto dei risultati ottenuti in fiera: INFORMAZIONI RELATIVE AI RISULTATI DELLA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA 1. Gli obiettivi della partecipazione alla fiera sono stati raggiunti? 2. La preparazione preliminare alla fiera (l attività pubblicitaria precedente alla fiera, gli inviti per i visitatori, il materiale informativo ecc.) è stata sufficiente affinché la partecipazione alla fiera fosse efficace? 3. Quanti contatti sono stati stabiliti tramite la partecipazione alla fiera? Fino a 10 Tra 10 e 25 Tra 25 e 50 Tra 50 e 100 Tra 100 e 200 Più di Tra i contatti ottenuti, ve ne sono di particolarmente importanti per la Imprese simulate (che potrebbero creare le condizioni per una collaborazione a lungo termine con Imprese simulate nazionali o internazionali e che consentirebbero di aumentare le vendite di prodotti sul mercato)? 5. Sono già stati sottoscritti nuovi contratti con Imprese simulate nazionali e internazionali, sono stati ricevuti ordini di prodotti esposti in fiera tramite le relazioni stabilite in fiera? Se sì, qual è l importo totale di tali contratti (ordini)? Fino a Euro Da Euro a Euro Da a Euro Più di Euro 6. Quali altri obiettivi sono stati raggiunti tramite la partecipazione alla fiera? Page 14

15 7. La fiera ha soddisfatto le aspettative (considerando la dimensione e l importanza della fiera, l attrattività per espositori, visitatori, specialisti ecc.)? 8. I prodotti sono stati esposti in modo appropriato in fiera? Commentare. 9. La partecipazione alla fiera (i prodotti esposti e in particolare le dimensioni della presentazione) hanno offerto dei vantaggi rispetto alla partecipazione delle aziende concorrenti? 10. Quale vantaggio si è ottenuto dai concorrenti che hanno partecipato alla fiera? 11. Che cosa dovrebbe essere fatto in modo differente in caso di partecipazione futura a un altra fiera? 12. Note e suggerimenti aggiuntivi. Stesura di un elenco delle persone interessate ai prodotti dell azienda ed instaurazione delle relazioni Uno degli elementi che indica il raggiungimento dei risultati legati alla partecipazione alla fiera consiste nel numero di visitatori interessati ai prodotti esposti dall azienda. Il successo della fiera si riflette nella quantità di denaro speso per la partecipazione e nel numero di nuovi clienti acquisiti. Dopo la fiera, è necessario stilare un elenco avente lo scopo di instaurare nuove relazioni con i clienti potenziali. Successivamente alla fiera, occorre inviare loro informazioni, cercare di scoprire la loro opinione riguardo alla fiera, chiedere loro se hanno deciso di acquistare, inviare i listini prezzi od offrire ulteriore collaborazione. È possibile invitare i clienti (Imprese simulate) provenienti dalla stessa città per un incontro. Analisi della concorrenza Uno dei possibili obiettivi della partecipazione alla fiera consiste nella comparazione con altri. Le imprese che desiderano rimanere sul mercato devono costantemente osservare i prezzi dei prodotti o servizi offerti dalla concorrenza, i punti di forza e di debolezza della loro attività aziendale, l organizzazione della pubblicità, la gamma di prodotti, la qualità ecc. Di conseguenza, si consiglia all azienda di preparare un modulo tramite il quale sia possibile operare un confronto tra le qualità dei prodotti e i benefici forniti all azienda e le stesse caratteristiche delle aziende concorrenti. Calcolo delle entrate e delle uscite È importante stimare l efficienza delle spese di partecipazione. È quindi necessario: Page 15

16 ricalcolare le spese effettive sostenute per la partecipazione alla fiera e confrontarle con il budget totale previsto; calcolare le entrate ottenute durante la fiera. A tale scopo, dopo la fiera occorre redigere un riepilogo dei contratti di vendita; confrontare le entrate ottenute durante la fiera con le spese effettive sostenute per la partecipazione e analizzare quali spese hanno offerto un beneficio e quali non hanno portato gli effetti sperati e perché. Incentivare il personale I formatori della Imprese simulate non devono dimenticare un premio molto semplice ma altrettanto efficace che non costa nulla: il ringraziamento. Un messaggio sincero di ringraziamento inviato in tempo (sia verbalmente che per iscritto, privatamente o in pubblico) è la garanzia della motivazione. I dipendenti devono sempre essere incentivati per il buon lavoro svolto o per i risultati eccellenti ottenuti alla fiera, almeno con dei certificati d onore. Devono essere presentati pubblicamente alla comunità scolastica, l amministrazione della scuola deve essere interpellata per offrire incentivi finanziari e i dipendenti devono anche ricevere dei bonus per l attività virtuale dell azienda. Page 16