PROVINCIA DI PISTOIA 2^ AREA Servizi Economico Finanziari Servizio Personale- Servizi Scolastici

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1 COMUNE DI SAN MARCELLO PISTOIESE PROVINCIA DI PISTOIA 2^ AREA Servizi Economico Finanziari Servizio Personale- Servizi Scolastici DETERMINAZIONE N 23 DEL OGGETTO: SISTEMA INFORMATICO COMUNALE IMPEGNO DI SPESA PER ACQUISTO NUOVO SOFTWARE INTEGRATO TRAMITE MERCATO ELETTRONICO. LA RESPONSABILE DEL SERVIZIO - Richiamato il Decreto del Sindaco n. 29 del con il quale sono stati attribuiti gli incarichi di direzione delle aree delle posizioni organizzative dal ; - Richiamato il decreto del Ministero dell Interno del pubblicato sulla G.U. 301 del che stabilisce il differimento del termine per la deliberazione del Bilancio di previsione 2015 al 31 marzo 2015 per gli Enti locali ; - Richiamata la deliberazione C.C. n 21 in data con la quale è stato approvato il Bilancio annuale 2014 e pluriennale ; - Richiamato l art. 163, III comma, del D.Lgs. 267/2000 il quale disciplina le modalità di gestione durante l esercizio provvisorio; - Preso atto che: o l attuale sistema informatico comunale è basato sull utilizzo di vari applicativi gestionali forniti da software house diverse,i quali hanno caratteristiche tecniche non omogenee e quindi non sono interagibili fra loro; o la predetta struttura comporta peraltro elevati costi di assistenza annua legati alla manutenzione e all aggiornamento degli applicativi; o i software in uso agli uffici, oggetto di analisi della presente determinazione, sono i seguenti: Contabilità finanziaria e fiscale Patrimonio e inventario Gestione fatture e contabilità uffici Economato e agenti contabili Tributi Mensa e Trasporti scolastici e illuminazione votiva Protocollo Gestione atti amministrativi Anagrafe e stato civile Gestione del personale compresa la rilevazione automatizzata delle presenze o sulla base dei contratti di assistenza sottoscritti nell anno 2014, con l attuale modello organizzativo, l Ente dovrebbe sostenere nel corrente esercizio un costo complessivo annuo per l assistenza e la manutenzione dei predetti software calcolato in via presuntiva in ,00; - Tenuto conto che: 1) alcuni dei suddetti programmi, pur essendo utilizzabili dagli uffici, devono essere adeguati alle normative vigenti oppure hanno numerose carenze integrative, tali da non soddisfare pienamente le esigenze degli uffici comunali; 2) i software per la gestione dei Servizi Demografici e degli atti amministrativi (delibere e determine) non sono mantenuti a norma da parte di nessuna software house o azienda che ne abbia le conoscenze e le capacità, è quindi diventato urgente e prioritario provvedere al più presto alla loro sostituzione;

2 3) l applicativo in uso all ufficio protocollo deve essere obbligatoriamete implementato per adempiere ai nuovi obblighi di fatturazione in forma elettronica vigenti a partire dal prossimo 31 marzo; l attuale sistema informativo non consente la conservazione del documento digitale a norma inoltre l attuale software house non risulta essere iscritta all albo dei conservatori accreditati; 4) si rende indispensabile pertanto intraprendere un percorso di adeguamento dei sistemi informatici, orientandosi verso altri applicativi integrabili e interagibili che possano garantire completamente le prestazioni richieste ed al contempo comportino una riduzione delle spese di gestione generali; 5) è obiettivo più ampio dell amministrazione comunale adeguare i software in dotazione agli uffici con una maggiore possibilità di interrelazione con l utenza, anche attraverso l utilizzo di strumenti informatici innovativi; - Ritenuto che un cambiamento qualitativo dell attuale sistema informativo comunale possa comportare una reale razionalizzazione dei processi informativi, in termini di risorse umane e finanziarie, ottenibile grazie a maggiori automatismi informatici rispetto a quelli fin ora esistenti; - Valutato che la scelta ottimale per l ente sia quella di acquisire un unica soluzione software, che comprenda tutti gli applicativi descritti sopra descritti, per la gestione dall alto dell'intero sistema informativo comunale, riassunto nelle seguenti aree principali: Area Contabilità, Area Tributi, Area Protocollo, Area Affari Generali, Area Servizi Demografici, Area Servizi a Domanda individuale, Area gestione del Personale. - Preso atto che: a) si sono svolti alcuni incontri nell ambito delle strutture interessate e sono stati attivati contatti con alcune aziende del settore volti all identificazione di soluzioni gestionali alternative; b) il software URBI della PA Digitale spa, peraltro già utilizzato presso questo ente con piena soddisfazione ed efficacia nella gestione del personale, fra quelli esaminati è risultato quello che garantisce nella maniera più soddisfacente le prestazioni richieste oltre a comportare una significativa riduzione delle spese di gestione generali; c) il sistema proposto dalla PA Digitale spa ha le seguenti caratteristiche che si ritengono migliorative ed efficienti: 1) utilizzo di un sistema in Cloud ASP tale da permetterne l'utilizzo anche tramite sistemi mobile come Tablet e Smartphone; 2) gestione e attivazione di specifici servizi on line attraverso il sito istituzionale del comune; 3) miglioramento della comunicazione con il cittadino attraverso una serie di servizi on line (es. pagamenti, controllo situazione, iscrizioni on line); possibilità di consultazione della situazione tributaria personale dell utente sempre attraverso specifici servizi on line erogati mediante il portale istituzionale dell'ente; 4) sviluppo di forme di comunicazione innovative con l utenze attraverso sms, posta elettronica accesso Web; 5) maggiore controllo generale sul servizio attraverso la sua completa informatizzazione; 6) tecnologia ASP Cloud Computing in ambito software; 7) manutenzione e aggiornamento automatico delle procedure; 8) maggiori garanzie sulla sicurezza dei dati; 9) dematerializzazione delle pratiche e atti in formato cartaceo; 10) maggiore controllo delle procedure da parte degli amministratori e funzionari attraverso appositi cruscotti di monitoraggio ; 11) maggiore parametrizzazione delle procedure in modo da essere costruite sulle peculiari esigenze dell ente; 12) realizzazione a favore degli uffici di corsi gratuiti e periodici in videoconferenza; - Dato atto altresì che il sistema proposto permette l ottenimento dei seguenti vantaggi tecnici: Vantaggi tecnici: accesso illimitato alle procedure da una località qualsiasi; basta disporre di un PC, Tablet o IPad ed un Browser per la navigazione; report e statistiche dei servizi erogati. miglioramento dell organizzazione e della gestione amministrativo-contabile dei vari servizi; monitoraggio puntuale dell'andamento della macchina comunale intesa come insieme dei processi e procedimenti amministrativi; report e statistiche dei servizi erogati; possibilità di gestire con un unico software tutti i servizi dell'ente; superamento della "barriera" organizzativa e logistica degli uffici comunali migliorando le prestazioni operative del personale; monitoraggio analitico e tempestivo grazie al Cruscotto Amministratori, uno strumento di Business

3 Intelligence che rende disponibili, in tempo reale, dati e statistiche sull andamento dei servizi così da proporre azioni correttive; gestione automatizzata di adeguamenti normativi al software, sistema delle copie e disaster recovery; possibilità di usufruire del servizio di conservazione a norma del documento digitale; - Verificato che l offerta formulata dall Azienda P.A. digitale s.p.a. risulta vantaggiosa anche dal punto economico in quanto: a) per il primo anno di passaggio al nuovo sistema integrato (2015) il prezzo proposto ammonta complessivamente a ,00 IVA inclusa - comprensivo della spesa di conversione dei dati; b) dal secondo anno il canone di assistenza annua proposto, per quanto sopra riportato, ammonta a ,00 IVA inclusa quindi ampiamente inferiore ai costi sostenuti fino ad oggi; c) la nuova architettura permetterà inoltre una riduzione dei costi di gestione (amministrativi e di erogazione dei servizi); - Tenuto conto che sulla base delle considerazioni soprarichiamate è possibile individuare come idonea l offerta per i servizi sopra riportati della ditta PA DIGITALE Spa di Pieve Fissiraga (LO) Piva- C.F denominata URBI, presente sul Mepa ed aggiudicabile ai sensi dell'articolo 1, comma 450, della legge 296/2006 e s.m.i.; - Dato atto che, secondo il combinato disposto dell art. 33, comma 3-bis, del D.Lgs. n. 163/2006 e dell art.23-ter, del D.L. n. 90/2014 convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 114/2014, i comuni non capoluogo di provincia (a prescindere dal fatto se abbiano o meno una popolazione superiore a abitanti) possono acquisire, anche dopo la data del 1 gennaio 2015, beni e servizi attraverso gli strumenti elettronici di acquisto gestiti da Consip S.p.A. o da altro soggetto aggregatore di riferimento - Ritenuto pertanto di dover provvedere in merito, con l assunzione di formale impegno di spesa; - Richiamati: a) l articolo 125 commi da 10 a 14 del D.Lgs. 163/2006 il quale fissa la disciplina dei servizi acquistabili in economia, ed in particolare il comma 11 che prevede, laddove il valore del contratto sia inferiore ad ,00, come nel caso in esame, la possibilità di individuare il fornitore con modalità semplificate rispetto ad una procedura ad evidenza pubblica; b) il vigente Regolamento comunale per i lavori, le forniture e i servizi in economia approvato dal Consiglio Comunale con delibera n 32 del 12 aprile 2012 ed in particolare l articolo 4 punto 6, che consente di procedere l affidamento diretto in caso di forniture di beni elettronici ed informatici; - Rilevato che: 1. in generale tutti i contratti pubblici soggetti all applicazione del codice dei contratti, ivi compresi quelli in economia o negoziati, l ufficio competente deve richiedere all Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici il Codice Identificativo Gare e provvedere a pagare la relativa tassa; 2. che tuttavia per i contratti relativi a lavori, servizi e forniture di importo inferiore ad ,00 non vi è la necessità di pagare la relativa tassa; - Considerata la disponibilità finanziaria di complessivi ,00 IVA inclusa come segue: di servizio del Bilancio 2015 in corso di predisposizione; - Visti: il Testo unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali. D.Lgs 18 agosto 2000 n 267; il Regolamento comunale di contabilità; - Accertato che il presente atto è soggetto alle disposizioni sulla tracciabilità dei flussi finanziari di cui alla Legge n 136/2010 Piano straordinario contro le mafie, così come modificata dal D.L. n 187/2010 e s.m.i. e ritenuto di evidenziare gli obblighi previsti da detta normativa; DETERMINA

4 1) Per le ragioni indicate nelle premesse, di acquisire un nuovo software integrato in sostituzione degli applicativi informatici attualmente in uso presso le Aree Contabilità, Servizi Demografici, Affari Generali e Protocollo, Area Personale, Area Servizi a domanda individuale, lampade votive, Area Tributi - affidando alla ditta PA DIGITALE Spa di Pieve Fissiraga (LO) Piva- C.F la fornitura della procedura denominata URBI; 2) Di dare atto che l affidamento viene effettuato nel rispetto delle seguenti normative: - articolo 125 comma 11 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i.; - articolo 1, comma 450, della legge 296/2006 e s.m.i.; - art. 33, comma 3-bis, del D.Lgs. n. 163/2006 e dell art.23-ter, del D.L. n. 90/2014 convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 114/2014; - vigente Regolamento comunale per i lavori, le forniture e i servizi in economia approvato dal Consiglio Comunale con delibera n 32 del 12 aprile articolo 4 punto 6; 3) Di impegnare a tal fine la somma di ,00 IVA inclusa a favore della ditta PA DIGITALE Spa di Pieve Fissiraga (LO) Piva- C.F con la seguente imputazione: di servizio del Bilancio 2015 in corso di predisposizione; dando atto che trattasi di spesa da sostenersi in via anticipata e quindi non frazionabile in dodicesimi. 4) Di dare atto che per le finalità di cui alla legge 136/2010 e s.m.i. il codice C.I.G. è il seguente: ZDB1311F34 5) Di impegnare il contraente, pena nullità assoluta del presente atto, ad osservare ed assumere gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari previsti dalla L. 136/2010 e s.m.i, per tutte le attività conseguenti al presente atto; 6) Di prevedere che i pagamenti eseguiti in dipendenza della presente determina saranno effettuati con strumenti di pagamento idonei a consentire la piena tracciabilità sulla base dei dati appositamente comunicati dal contraente, secondo le prescrizioni della sopra indicata normativa; 7) Di provvedere alla liquidazione delle spese secondo quanto previsto dal vigente Regolamento di Contabilità Comunale; 8) Di trasmettere copia della presente determina : - all'albo on line per la pubblicazione. San Marcello P.se, lì F.to LA RESPONSABILE DEL SERVIZIO Barbara Cecchini

5 2^ AREA Servizi Economico Finanziari Servizio Personale- Servizi Scolastici Con il presente visto di regolarità contabile reso ai sensi e per gli effetti previsti dall art. 151 comma 4 D.Lgs. 18 Agosto 2000 n. 267; SI ATTESTA La copertura finanziaria della spesa prevista nella sopra indicata determinazione così come di seguito specificato: di servizio del Bilancio 2015 in corso di predisposizione imp. n 258/2015. San Marcello P.se F.to LA RESPONSABILE DEL SERVIZIO Barbara Cecchini

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