SISTEMA QUALITA. Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato. ITIS Magistri Cumacini LABORATORIO PROVE MATERIALI

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1 Pagina 1 di 12. CONTROLLO DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITA 1 08/04/2011 Rev. Data Descrizione revisione Redatto Verificato Approvato

2 Pagina 2 di 12 INDICE 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 2. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 3. DEFINIZIONI 4. RESPONSABILITA 4.1. REQUISITI DELLA DOCUMENTAZIONE 4.2. DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA 4.3. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA 4.4. DOCUMENTI IN FORMA ELETTRONICA 5. GESTIONE DEI DOCUMENTI DI PIANIFICAZIONE GENERALE 6. MODALITA OPERATIVE DI GESTIONE DEI DATI 7. INDICI GENERALI DEI DOCUMENTI 8. ARCHIVIAZIONE 9. ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA 10. ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA 11. ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE

3 Pagina 3 di SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo della presente procedura è di descrivere le modalità operative e gestionali che regolano le attività del LPM della Magistri Cumacini : ricevimento, registrazione e distribuzione dei documenti di origine esterna; elaborazione, approvazione e distribuzione dei documenti di origine interna; archiviazione dei documenti; gestione del Sistema Informatico presente nell Istituto, di cui LPM è parte integrante. 2. DEFINIZIONI Il significato della terminologia usata nel presente documento è coerente con le definizioni date nella Norma UNI EN ISO 9000 e UNI EN ISO unitamente alla seguente: Documenti del Sistema Qualità: sono tutti quei documenti utilizzati per definire il modus operandi della Magistri Cumacini nei confronti della qualità del servizio erogato da LPM e per la registrazione e la gestione di dati utili al mantenimento e al miglioramento della qualità. 3. NORME E DOCUMENTI DI RIFERIMENTO NORMA UNI EN ISO 9001:2008 MANUALE DELLA QUALITÀ Procedura di Sistema PS Sistemi di gestione per la qualità. Requisiti. Revisione vigente. Controllo delle registrazioni della qualità.

4 Pagina 4 di RESPONSABILITA RGQ è responsabile della gestione della documentazione della Qualità, della sua emissione e della sua verifica ed è inoltre responsabile della sua distribuzione e della sua archiviazione. Ciascuna funzione è responsabile della compilazione della modulistica relativa alle procedure di propria competenza secondo quanto stabilito nella. 4.1 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE I documenti del Sistema Gestione Qualità (SGQ) possono essere di origine interna e di origine esterna, sia in forma cartacea che in forma elettronica e si compongono degli elementi di seguito elencati: Tipologia Descrizione Riferimenti Sono i documenti che Politica della Qualità Carta dei definiscono gli impegni della MQ Cap. 5 Cap.8 servizi Piano di miglioramento direzione nello sviluppo e nel miglioramento del SGQ Manuale della qualità È il documento che definisce scopo, campo di applicazione MQ Procedure ed Istruzioni Documenti di pianificazione operativa Documenti di elaborazione esterna Documenti di registrazione della qualità ed attività del SGQ Sono i documenti che definiscono le modalità di pianificazione generale ed il controllo dei processi nel LPM e nell Istituto. Sono i documenti necessari alla corretta operatività e al controllo dei processi nell Istituto e in LPM Sono i documenti elaborati da committenti e fornitori, normative nazionali, norme tecniche Sono i documenti che consentono di rintracciare le evidenze della conformità ai requisiti della norma e dello stato del SGQ PO 1-45 PG 1-5 PS Moduli SQ Moduli PG PO 4.2.4

5 Pagina 5 di DOCUMENTI DI ORIGINE INTERNA Le fasi organizzative del processo di controllo dei documenti di origine interna sono: 1) emissione (redazione,modifica,verifica, approvazione); 2) gestione (riproduzione, distribuzione,archiviazione); Nel modulo SQ 01 è riportato lo schema di attribuzione delle responsabilità per le suddette fasi, in funzione della famiglia e/o tipologia dei documenti. EMISSIONE L'emissione dei documenti del Sistema Qualità deve comprendere le seguenti fasi: redazione; verifica; approvazione. La redazione deve essere affidata alle diverse funzioni del Laboratorio seguendo il criterio generale della competenza sull'argomento come indicato nel mansionario e nei Cap 5. e 6 del MQ. Di seguito vengono descritte le modalità di emissione di bozze di documenti, di approvazione e di preparazione dell indice generale con lo stato di revisione e l aggiornamento. In considerazione della pubblicazione del DM 14/1/08, della CM 617 del 2/2/09 e della CM 7617 del 08/11/2010 nella revisione globale del Sistema Qualità si decide di assegnare a Manuale Qualità, Procedure Gestionali, Procedure Operative, Procedure Sistema e Mansionario il titolo di del 08/04/011. Allo scopo di esemplificare o comunque di facilitare la comprensione dei contenuti del documento, possono essere introdotti in forma di allegato altri documenti o loro parti. Gli allegati devono essere introdotti all interno delle pagine del documento. Il risultato della redazione è la bozza e deve essere identificato con la dicitura bozza, o con la sigla b. La verifica delle bozze dei documenti deve essere eseguita dalle funzioni del Laboratorio competenti per tipologia di documento e di attività, allo scopo di controllare: correttezza; completezza; applicabilità. Se l'esito della verifica non è pienamente positivo, la funzione incaricata della redazione ha il compito di provvedere alla sua correzione. Le bozze corrette devono in ogni caso essere verificate nuovamente.

6 Pagina 6 di 12 Quando l'esito della verifica è positivo, il documento deve essere sottoposto alle funzioni competenti per l approvazione, ovvero alle funzioni che hanno l autorità di autorizzarne l'applicazione. Quando il documento é disponibile anche in forma software, la data di emissione e i nomi delle persone responsabili per redazione, verifica e approvazione devono essere introdotti nel file. In questa fase tutte le bozze, comprese quelle in forma software, devono essere distrutte o segregate a cura della funzione responsabile della distribuzione. La data di emissione corrisponde alla data di approvazione e deve essere riportata sul documento. L aggiornamento dell'indice GENERALE presente sul frontespizio di ogni documento del SGQ, è affidato alla funzione responsabile della distribuzione e dell archiviazione di ciascuna tipologia di documenti. L Indice Generale deve contenere almeno i seguenti paragrafi: Stato di Revisione (Rev); Descrizione Aggiornamento; Data Nel paragrafo STATO DI REVISIONE, deve essere riportata la numerazione progressiva della revisione e la data di emissione dell'ultima modifica di ciascun documento del gruppo. Nello STATO DI REVISIONE deve inoltre essere indicato il numero di versione e la data di emissione dell'intero gruppo di documenti. Nel paragrafo DESCRIZIONE DELLE REVISIONI, deve essere indicata sinteticamente la modifica tutte le modifiche relative all'ultima revisione del gruppo di documenti. La modifica di un documento del sistema qualità può generalmente rendersi necessaria per: inadeguatezza rispetto a requisiti; inadeguatezza rispetto alla realtà organizzativa ed operativa; necessità di miglioramento. Ogni cinque modifiche di un documento del sistema qualità deve essere effettuata l'emissione di una nuova edizione del documento. In occasione dell emissione di una nuova edizione, il responsabile dell archiviazione ha il compito di riportare la dicitura superato sull originale della precedente versione e di spostare il documento nell archivio dei documenti superati. Nel caso di modifiche integrali o comunque che comportano la rinumerazione dei paragrafi, all'inizio del documento deve essere introdotta la dicitura REVISIONE COMPLETA. Nel caso di modifiche parziali del documento, ovvero la modifica di un numero limitato di paragrafi, l'aggiornamento deve essere segnalato nell'indice del documento introducendo il carattere con una numerazione progressiva in corrispondenza dei paragrafi modificati. Le modifiche ai documenti devono inoltre essere segnalate anche nella descrizione delle modifiche, in allegato ad ogni documento della qualità. Le modifiche degli allegati sono

7 Pagina 7 di 12 gestite nei documenti di origine. Le modifiche agli allegati devono comportare la modifica del documento solo se il cambiamento ha influenza sui contenuti del documento stesso. GESTIONE La riproduzione dei documenti del Sistema Qualità può essere effettuata solo sotto il controllo della funzione responsabile per la distribuzione, fotocopiando l'originale e se necessario con autorizzazione esplicita del Direttore del LPM. La distribuzione cartacea interna delle copie dei documenti avviene in forma controllata. Quando un documento è distribuito in forma controllata, il responsabile della distribuzione deve garantirne l'aggiornamento in caso di modifica. La distribuzione interna deve avvenire sempre in forma controllata. La distribuzione deve essere in ogni caso registrata. LISTA DI COMPETENZA DEI DOCUMENTI DEL SISTEMA QUALITA Manuale Qualità (MQ) DS RGQ DIR DSGA SP-LPM AMM Procedure Operative RGQ DIR SP-LPM Procedure Gestionali DS RGQ DIR DSGA SP-LPM AMM Procedure di sitema DS RGQ DIR DSGA Mansionari (o parte di esso) DS RGQ DIR DSGA SP-LPM AMM La consultazione dei documenti del Sistema Qualità può essere effettuata presso uno dei destinatari della distribuzione. La documentazione sistema qualità è disponibile sulla rete di LPM. La consultazione è consentita a tutte le funzioni di LPM, che hanno accesso attraverso password dedicate. I file disponibili in rete sono protetti da scrittura e non possono essere modificati dagli utenti ad eccezione del Responsabile Qualità o delle figure individuate dalla Tavola dei poteri dei documenti interni SQ1. I documenti, disponibili in rete, se stampati devono riportare su ogni pagina la dicitura COPIA NON CONTROLLATA e la data di ultima stampa a cura della Funzione di LPM che ha avuto accesso al file. Le attività di controllo della documentazione disponibile è documentata attraverso back-up mensili registrati su supporto esterno. Il responsabile della distribuzione ha il compito di archiviare le copie originali di tutti i documenti di propria competenza, comprese quelle di documenti superati, nonché tutti i documenti di registrazione della loro distribuzione, modulo SQ2. Il periodo minimo di archiviazione delle copie originali dei documenti del Sistema Qualità è di 3 anni a partire dalla data in cui risultano superati.

8 Pagina 8 di DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA I documenti di origine esterna non richiedono nessuna verifica e approvazione ad eccezione dei casi in cui si tratti di documenti contrattuali. Tale documentazione viene registrata come indicato nella relativa procedura gestionale al suo ricevimento, dall ufficio accettazione prima del suo inoltro ai destinatari. La registrazione si applica ad ogni documento cartaceo mediante timbratura recante numero di verbale di accettazione/protocollo e data di ricevimento. Cataloghi e riviste non vengono protocollati, ma consegnati al responsabile di funzione per valutarne l eventuale archiviazione. I file ricevuti via e mail vengono archiviati su disco fisso locale. 4.4 DOCUMENTI IN FORMA ELETTRONICA All interno della Magistri Cumacini vengono creati e conservati i documenti in forma cartacea ed elettronica. I programmi applicativi utilizzati per la creazione, elaborazione o conservazione di documenti e dati informatici sono riepilogati nel modulo SQ 03 Elenco delle applicazioni / documenti informatici. Il LPM dell istituto è provvisto di reti informatiche che collegano tra loro le apparecchiature di laboratori e uffici. Per garantire la riservatezza, l integrità e la disponibilità del contenuto dei documenti e dei dati informatici, l accesso e i livelli di accesso alle banche dati o ai supporti elettronici vengono controllati e forniti solo a coloro che ne hanno necessità. La responsabilità di gestione degli accessi è assegnata al DSGA. Per evitare eventuali perdite dei dati immagazzinati sui supporti elettronici, dovuta a un eventuale guasto (rottura dell hard disk, ecc.), a eventi catastrofici (incendi, ecc.) o indisponibilità del sistema (cadute di tensione, ecc.), vengono effettuate delle copie di back-up. La frequenza o gli intervalli dei salvataggi, le modalità operative ed i luoghi di conservazione dei dati sono stabiliti dai responsabili di funzione sulla base del rischio massimo ammissibile di perdita dei dati e sono definiti nel DPS del laboratorio. 5.0 GESTIONE DEI DOCUMENTI DI PIANIFICAZIONE GENERALE Vengono definiti documenti di pianificazione generale quelli di seguito elencati: manuale della qualità; procedure di Sistema; istruzioni operative o di macchina.

9 Pagina 9 di 12 Il Manuale della Qualità è suddiviso in capitoli, ognuno dei quali è preceduto da una matrice delle revisioni. Le Procedure della Qualità e le Istruzioni Operative sono elaborate su due stampati unificati, uno per la prima pagina e l altro per le pagine successive. Le informazioni riportate sulla copertina sono: titolo del documento; codice del documento; data di emissione; firma di chi ha elaborato il documento; firma di chi ha verificato il documento; firma di chi ha approvato il documento; numero delle pagine; revisione vigente; descrizione dell eventuale revisione. Le informazioni riportate sui fogli successivi sono: titolo del documento; codice del documento; numero di pagina; data di emissione; revisione vigente. I documenti di pianificazione generale sono identificati univocamente da un numero di documento, secondo uno schema basato su due livelli: 1 2 Il primo livello (1) identifica il tipo di documento: PS : Procedura di Sistema per la Qualità IO : Istruzione Operativa MQ : Manuale della Qualità Il secondo livello (2) identifica il numero progressivo del documento o del capitolo, relativamente al Manuale, iniziando da 01. Tutti i moduli (documenti di pianificazione operativa) riportano un codice alfanumerico indicante l area di utilizzo (es.: SQ: Sistema Qualità; ACQ: Acquisti; ecc.), il numero progressivo del modulo e l indice di revisione vigente (es.: ACQ 01/ Rev.0).

10 Pagina 10 di 12 I moduli sono riepilogati nell apposito indice dei documenti di pianificazione operativa (modulo SQ 05) dove viene riportato: il codice del modulo; il titolo; l indice di revisione; procedura di riferimento. La distribuzione del Manuale della Qualità può essere sia controllata che non controllata; invece le Procedure e le Istruzioni Operative vengono distribuite solo in forma controllata. Le copie controllate vengono distribuite attraverso una lista di distribuzione (modulo SQ 02) che, per singolo documento, riporta il numero della copia distribuita (solo per il Manuale della Qualità), la funzione ricevente, la firma del ricevente e la data del ricevimento. La distribuzione in forma controllata dei documenti all esterno è effettuata utilizzando modalità che consentano di dimostrare l avvenuto ricevimento da parte dei destinatari (es.: raccomandata con ricevuta di ritorno, lettera di accompagnamento che il ricevente restituisce all istituto controfirmata, ecc.). 6.0 MODALITA OPERATIVE DI GESTIONE DEI DATI Per la raccolta, l utilizzazione e l archiviazione dei dati vengono utilizzati appositi moduli, che sono previsti per singola procedura o istruzione operativa, in cui vengono descritte le modalità operative per la loro gestione, le relative responsabilità ed i sistemi di archiviazione. 7.0 INDICI GENERALI DEI DOCUMENTI Si ritiene necessario gestire i seguenti indici generali dei documenti: a) L indice dei documenti di pianificazione generale (modulo SQ 04); b) L indice dei documenti di pianificazione operativa (modulo SQ 05); c) Per l elenco generale delle norme/leggi si fa riferimento alla documentazione UNI periodicamente aggiornata e pubblicata e alle CM del Servizio Tecnico Centrale. 8.0 ARCHIVIAZIONE Il Responsabile Gestione Qualità (RGQ) ha il compito di archiviare tutti i documenti di pianificazione generale.

11 Pagina 11 di ELENCO DEI MODULI CITATI IN PROCEDURA SQ 01: Tavola dei poteri per i documenti interni SQ 02: Elenco distribuzione copie SQ 03: Elenco delle applicazioni / documenti informatici SQ 04: Indice dei documenti e moduli di pianificazione gestionale/sistema SQ 05: Indice dei documenti e moduli di pianificazione operativa 10.0 ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI UTILIZZATE IN PROCEDURA Direttore Amministrativo Responsabile Gestione Qualità Direttore del Laboratorio Dirigente Scolastico DSGA RGQ DIR DS

12 Pagina 12 di ALLEGATO DESCRIZIONE DELLE MODIFICHE DATA REV. PR PAR DESCRIZIONE HOLD DESCRIZIONE NEW