Linee guida per il prestito interbibliotecario e lo scambio di riproduzioni. (ILL: Interlibrary Loan - DD: Document Delivery)

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1 Linee guida per il prestito interbibliotecario e lo scambio di riproduzioni (ILL: Interlibrary Loan - DD: Document Delivery)

2 Sommario Linee guida per il prestito interbibliotecario e lo scambio di riproduzioni, Principi generali, Il servizio, Prestito interbibliotecario provinciale, Durata del prestito, Numero di richieste di interprestito e prenotazioni, Tipologia delle pubblicazioni non ammesse all interprestito, Riproduzioni e fornitura di copie, Stato di conservazione dei documenti e penali, Avvisi per restituzioni e penali, Prestito interbibliotecario nazionale e internazionale, Statistiche, Informazione, 4 i

3 Linee guida per il prestito interbibliotecario e lo scambio di riproduzioni 1 - Principi generali Il servizio di prestito interbibliotecario è attivato dalla Provincia di Belluno per rendere possibile la circolazione tra le biblioteche partner dei documenti da queste posseduti e ammessi al prestito, allo scopo di soddisfare la richiesta degli utenti di accedere ai documenti anche non presenti presso la biblioteca del proprio comune di residenza. Lo scambio reciproco di materiale documentario (o della sua riproduzione in copia) è infatti operazione rispondente alla funzione istituzionale delle biblioteche pubbliche e di rilevanza sociale. Il prestito interbibliotecario è dunque un servizio pubblico e come tale deve essere accessibile ai cittadini in ogni biblioteca. Esso si caratterizza per: rispondere alle necessità degli utenti e delle singole biblioteche; consentire un maggiore accesso al patrimonio documentario bellunese; valorizzare la funzione del catalogo collettivo provinciale. Il prestito interbibliotecario deve essere perciò considerato sullo stesso piano dei servizi che la biblioteca eroga ai propri utenti e ad esso vanno destinate le risorse necessarie. Si ispira al principio di reciprocità e solidarietà fra le biblioteche partecipanti: può quindi attuarsi solamente fra quegli istituti che accettino i vantaggi e gli oneri di questa reciprocità e si attengano alle raccomandazioni di seguito riportate. 2 - Il servizio La Provincia, quale soggetto di coordinamento della cooperazione bibliote- caria, ha avviato e promuove il servizio, assumendone gli oneri organizzativi e finanziari. Il servizio si attua tra le biblioteche. I singoli utenti vi accedono tramite una qualsiasi biblioteca aderente: il cittadino che vuole usufruirne deve essere registrato e in possesso della tessera in corso di validità. Le biblioteche aderenti assicurano la reciprocità del prestito del materiale documentario in loro possesso e normalmente ammesso al prestito locale, nonché la fornitura di riproduzioni dei documenti, tenendo conto dei principi e linee guida per le procedure suggeriti dall IFLA. Per le biblioteche cooperanti e per gli utenti il prestito in ambito provinciale è gratuito. Per usufruire del prestito interbibliotecario è necessario collegarsi al catalogo collettivo provinciale: per effettuare la ricerca e localizzare i documenti il personale della biblioteca si attiverà in modo da rendere l utente il più possibile autonomo nelle richieste dei servizi. La circolazione dei documenti a livello provinciale, nazionale e internazionale è gestita normalmente attraverso il servizio pubblico postale. 3 - Prestito interbibliotecario provinciale Per ogni documento deve essere inoltrata una richiesta d interprestito, che viene effettuata dall utente o dal responsabile della biblioteca destinataria. Quest ultimo è sempre garante della circolazione e del corretto uso dei documenti, così come della loro restituzione. La biblioteca proprietaria si impegna a mettere immediatamente a disposizione il documento e a inviarlo entro il primo giorno utile di apertura del servizio dalla data in cui è pervenuta la richiesta. Il Responsabile della biblioteca proprietaria di un documento concesso in interprestito ma consultabile esclusivamente in sede dovrà specificarlo. La biblioteca ricevente è tenuta ad avvisare l utente dell arrivo del docu- 1

4 mento entro le 24 ore successive. Ogni documento deve essere accompagnato, durante tutto l iter del prestito, dal proprio modulo con i dati necessari all identificazione della richiesta. Eventuali periodi prolungati di sospensione del servizio dovranno essere comunicati in tempo utile al Servizio e a tutte le biblioteche partner Durata del prestito Il prestito ha la durata massima di 45 giorni, comprensivi del tempo necessario per l invio e la restituzione del documento, a partire dalla data di spedizione dalla biblioteca proprietaria. Dal momento in cui viene avvisato, l utente può trattenere il documento per 30 giorni. Se non ritirato entro una settimana dall avviso, il documento viene restituito alla biblioteca proprietaria. Il prestito può essere prorogato una sola volta, su richiesta dell utente prima della scadenza dei 30 giorni, solo in mancanza di prenotazione di altro utente. L utente è tenuto a restituire il documento esclusivamente alla biblioteca richiedente. Una volta reso dall utente, il documento deve essere fatto pervenire alla biblioteca proprietaria nel più breve tempo possibile Numero di richieste di interprestito e prenotazioni La biblioteca richiedente non ha limite di numero di richieste a un altra biblioteca della rete. All interno del sistema bibliotecario l utente può avere dal prestito interbibliotecario fino a cinque documenti complessivamente. E possibile riservare la prenotazione di documenti in prestito Tipologia delle pubblicazioni non ammesse all interprestito E escluso dal prestito interbibliotecario quanto è escluso dal prestito locale, come da regolamento delle singole biblioteche. Sono di norma esclusi dal prestito i documenti che costituiscono il patrimonio di base: opere di consultazione generale (enciclopedie, dizionari, atlanti), periodici, successi editoriali correnti (ultimo anno di pubblicazione), documenti rari e di pregio e libri in cattivo stato di conservazione Riproduzioni e fornitura di copie E favorito lo scambio di riproduzioni di parti di documenti tra le biblioteche. Per tutte le tipologie di documenti può essere richiesto l invio di parti degli stessi in altro formato (fotocopie, stampa di voci da cd-rom, scannerizzazione e fornitura in copia digitale), secondo i tempi e le modalità stabilite dalla biblioteca proprietaria. La riproduzione e l uso delle copie deve avvenire nel rispetto delle norme vigenti sul diritto d autore. I costi di riproduzione saranno a carico dell utente, secondo le tariffe stabilite dal regolamento della biblioteca proprietaria Stato di conservazione dei documenti e penali Il Responsabile della biblioteca ricevente è garante dello stato di conservazione e dell integrità di tutti i documenti delle altre biblioteche. Deve aver cura di confezionare adeguatamente il materiale per le spedizioni, in modo che non si deteriori. Al momento del ricevimento la biblioteca verifica lo stato fisico del documento. Eventuali danni non segnalati vanno subito resi noti alla biblioteca proprietaria. E interesse del lettore controllare a sua volta, al momento della consegna del documento, il suo stato di conservazione (sottolineature, pagine mancanti, legature precarie) e comunicare le proprie osservazioni al bibliotecario, al fine di evitare l addebito per il danneggiamento del documento. In caso di smarrimento o danneggiamento dei documenti ricevuti in prestito è obbligo della biblioteca richiedente risarcire la biblioteca prestante. La biblioteca richiedente può successivamente rivalersi sull utente responsabile del danno. L utente può provvedere al reintegro del documento con un altro esemplare della 2

5 stessa edizione, con un esemplare di edizione diversa purché della stessa completezza e di analoga veste tipografica o, se fuori commercio, al versamento di una somma pari al doppio del valore commerciale aggiornato del documento stesso. Eventuali danni o smarrimenti durante il trasporto saranno rimborsati dalla Provincia, secondo le modalità ritenute più opportune Avvisi per restituzioni e penali Ogni biblioteca si impegna a segnalare al Servizio Provinciale Biblioteche inadempienze rispetto alle regole del prestito collegialmente definite. Compete alla biblioteca richiedente sollecitare i propri utenti per il rientro dei prestiti interbibliotecari scaduti. In caso di prolungato ritardo da parte dell utente nella restituzione di un documento, è buona norma avvisare la biblioteca proprietaria. Compete alla biblioteca proprietaria avvisare la biblioteca richiedente in caso di sollecito per la restituzione. Penali per la biblioteca: la biblioteca che non restituisce nei termini i documenti ricevuti, non si cura della loro integrità o utilizza altrimenti in modo improprio il servizio può essere sottoposta a richiamo scritto da parte del Servizio Provinciale Biblioteche, sospesa o, nel caso di ripetute violazioni, esclusa dal prestito interbibliotecario. La durata della sospensione o l esclusione vengono decise dal Servizio Provinciale Biblioteche, dietro segnalazioni scritte e documentate, sentita la biblioteca ritenuta inadempiente. Il provvedimento viene comunicato a tutte le biblioteche. Penali per l utente: l utente che non rispetta i termini di scadenza per la restituzione, che danneggia i documenti avuti in prestito o che comunque utilizza in modo improprio il servizio può essere sospeso o, nel caso di ripetute violazioni, escluso dal prestito interbibliotecario. La durata della sospensione (da un minimo di tre fino a un massimo di sei mesi) o l esclusione possono essere determinate dalla biblioteca del comune di residenza, sempre con comunicazione scritta all utente interessato, e attuate all interno di tutto il Servizio Provinciale. Se il documento viene restituito oltre il termine massimo previsto di 45 giorni, all utente può essere applicata da parte della biblioteca proprietaria una penale di 2,50 Euro, aumentata di 0,50 Euro per ogni successivo giorno di attesa. Gli importi saranno aggiornati periodicamente e saranno versato nei modi previsti dai regolamenti della singola biblioteca. La sospensione del servizio è prevista anche nel caso di mancato pagamento di una penale attribuita ad un utente. 4 - Prestito interbibliotecario nazionale e internazionale Le biblioteche che sono disponibili a effettuare e accogliere richieste di prestito interbibliotecario e di fornitura di copie a livello nazionale e internazionale si iscrivono ad una apposita lista, esposta in tutte le biblioteche del Servizio. Le biblioteche che effettuano questi servizi devono farne pubblicità e dichiarare le tariffe a carico dell utente. Il prestito deve seguire le modalità necessarie e può essere inoltrato tramite software SBN-ILL, , fax o con l uso dei moduli IFLA. Le biblioteche che non effettuano questi servizi sono tenute a informare e indirizzare gli utenti alla biblioteca più vicina che li offra. 5 - Statistiche Ogni biblioteca è tenuta a effettuare un esatta rilevazione mensile dei documenti inviati e ricevuti in prestito interbibliotecario, al fine di fornire un servizio di monitoraggio del flusso dei prestiti. L elenco, redatto su apposito modulo, deve essere fornito al Servizio Provinciale Biblioteche, distinguendo tra prestiti provinciali, nazionali, internazionali e fornitura di copie. Il Servizio si impegna alla distribuzione annuale delle statistiche in tutte le 3

6 biblioteche. 6 - Informazione Il presente regolamento deve essere applicato ed esposto in ogni biblioteca. L utente che intende usufruire del servizio di prestito interbibliotecario viene messo a conoscenza del presente regolamento per l accettazione. 4

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