COMUNE DI CARBONIA OBIETTIVI STRATEGICI DELL AMMINISTRAZIONE IN RELAZIONE AI DUE AMBITI DI RICERCA

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1 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna Comune di Carbonia Unione Europea Fondo Sociale Europeo Regione Autonoma della Sardegna Lavoro, formazione professionale, cooperazione e sicurezza sociale

2 2006 Consorzio MIPA Via Cesare Balbo, Roma tel , fax sito: mipa@consorziomipa.it Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna Comune di Carbonia A cura di Rosa Giolitti e Sabrina Salvatore La rilevazione che precede le schede di caso è stata effettuata da Mauro Salvatore e Mariangela de Magistris, che hanno redatto le schede medesime. Un particolare ringraziamento va a Vincenzo Esposito, Margherita Burgarella e Giuseppina Sola, che hanno fornito un utile lavoro di supporto. Realizzazione di una banca dati per il monitoraggio del fabbisogno formativo Misura 3.5 P.O.R. SARDEGNA - Progetto n

3 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 1 COMUNE DI CARBONIA REFERENTI CONTATTATI Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane Nome e Cognome: dott. Giorgio Desogus Settore di appartenenza: AA.GG Ruolo e qualifica: dirigente del servizio 1 (Affari Generali e Personale) Indirizzo: Piazza Roma 1, Carbonia Recapiti (telefono, fax e ): tel. 0781/ comcarbonia@comune.carbonia.ca.it Ambito di ricerca: Comunicazione istituzionale e comunicazione interna Nome e Cognome: sig. Antonio Piano Settore di appartenenza: Ufficio Protocollo Ruolo e qualifica: responsabile del Ufficio relazioni con il pubblico Indirizzo: Piazza Roma 1, Carbonia Recapiti (telefono, fax e ): 0781/ comcarbonia@comune.carbonia.ca.it OBIETTIVI STRATEGICI DELL AMMINISTRAZIONE IN RELAZIONE AI DUE AMBITI DI RICERCA Il principale obiettivo che sta impegnando l amministrazione comunale di Carbonia è quello di ottemperare a tutte le condizioni previste per l ottenimento dei Fondi europei Obiettivo 1 (anche in considerazione del fatto che la Sardegna si approssima ad uscire dal novero delle regioni Obiettivo 1 e che pertanto non godrà in futuro dei relativi finanziamenti). Anche le politiche di gestione del personale sono dirette a contribuire verso questo risultato. In particolare, si è proceduto a potenziare gli organici di quei settori dell amministrazione più coinvolti dai processi finanziabili con i fondi europei, così come si è agito per evitare qualsiasi conflittualità sindacale che potesse ostacolare l efficacia dell azione di questi settori. Altro aspetto di rilievo è quello di potenziare la flessibilità del personale, strumento ancora poco utilizzato, che l amministrazione vorrebbe sfruttare meglio sia al fine di una maggiore efficienza, sia per il contenimento dei costi. Infine, anche la formazione, con l adozione di un piano di formazione dell intero personale, è stato un altro dei principali punti d attenzione in tema personale. In tema di comunicazione l amministrazione comunale ha individuato alcuni obiettivi abbastanza ambiziosi definiti nel piani intergrato del cambiamento: il principio di fondo è quello di procedere ad una complessiva reingegnerizzazione dei processi attraverso l istituzione di uno sportello polifunzionale che dovrebbe essere il principale titolare della funzione comunicativa, sia interna che esterna. Tuttavia, la realizzazione di questo progetto non appare prossima, non essendovi al momento le risorse necessarie. A fronte di questo progetto di la da venire, la situazione attuale invece è caratterizzata da una strutturazione ancora larvale degli uffici. Non vi è un ufficio stampa, ma solo un addetto stampa in staff al sindaco e né può dirsi che esista un vero e proprio Urp. A quest ultimo riguardo le funzioni proprie dell Urp si riducono alla sola ricezione delle richieste di accesso agli atti, funzione che è curata da un dipendente comunale addetto al protocollo informatico.

4 2 Consorzio Mipa ORGANIGRAMMA DELL AMMINISTRAZIONE La struttura organizzativa dell amministrazione comunale di Carbonia prevede una direzione generale e 5 macro aree, che al proprio interno si articolano in settori Figura 1: Organigramma del Comune di Carbonia Sindaco Direttore Generale Segretario Generale 1 Servizio Servizi Generali 2 Servizio Area tecnica 3 Servizio Ragioneria 4 Servizio Pubblica istruzione. Cultura e Sport 5 Servizio Polizia Municipale Bilancio C.E.D. Ufficio Tecnico Bilancio e contabilità Pubblica istruzione Servizio sociali Segreteria Protocollo Gestione impianti Tributi Cultura Politiche della casa Anagrafe Stato Civile Ambiente Commercio Espropri e Ptraiomono Appalti e contratti Personale Urbanistica Artigianato Sport Servizio Elettorale Circoscrizioni Programmazione e direzione lavori Economato Manutenzione e lavori pubblici I.C.I.

5 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 3 DESCRIZIONE DEI PROCESSI E DELLE ATTIVITÀ CONSIDERATE E RELATIVI FABBISOGNI DI COMPETENZE Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane Il Servizio del personale fa capo all Area affari generali e si articola in due unità interne: un ufficio sviluppo risorse e gestione del rapporto di lavoro e un ufficio contabile e gestione stipendi. Figura 2: Organigramma del Servizio Personale S ervizio P ersonale Sviluppo risorse e gestione rapporto di la v o ro Ufficio Contabilità e gestione stipendi Le due strutture hanno il seguente organico: 1. Ufficio sviluppo risorse e gestione del rapporto di lavoro: 3 persone con queste qualifiche: D3, C, B 2. Ufficio Contabile: 2 persone: D e C Complessivamente, le strutture competenti in materia di personale impegnano stabilmente 5 persone. Queste si avvolgano, talora, della collaborazione di altre figure (es. lavoratori socialmente utili, ecc.), ma si tratta di persone la cui presenza negli uffici contemplati è limitata nel tempo e si espleta in compiti meramente esecutivi (es. disbrigo corrispondenza e simili). Per queste ragioni tali figure non sono state contemplate nella rilevazione. L organico è ritenuto insufficiente per l efficiente espletamento dei compiti. PROCESSO 1: GESTIONE GIURIDICO-AMMINISTRATIVA (giuridico economica previdenziale disciplinare) Attività che caratterizzano il processo: Trattamento economico Contabilità, certificazioni e adempimenti fiscali - rendicontazione Gestione del rapporto d impiego e degli aspetti amministrativi legati ai vari istituti contrattuali Gestione e consulenza previdenziale, pensioni Monitoraggio delle controversie di lavoro, gestione del contenzioso e partecipazione alle vertenze Gestione dei procedimenti disciplinari

6 4 Consorzio Mipa Partecipano all espletamento delle attività del processo entrambe le strutture del servizio personale: del trattamento economico contabile e previdenziale si occupa l ufficio contabile e gestione stipendi, delle restanti attività l ufficio sviluppo risorse e gestione del rapporto. Sono impegnate in totale 5 persone, così distinguibili per ruoli: Ruoli Numero Coordinatore 2 Operatore 3 In relazione a ciascuna di questa tipologia di ruoli, a seguire è riportato il gap di competenze da soddisfare per dimensione numerica e il relativo intervallo temporale Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Coordinatore Conoscenze delle normative e dei 1 B procedimenti del settore e dell organizzazione Capacità di problem solving 1 B Tecniche statistiche 1 M Diritto amministrativo 1 B Capacità di motivazione 1 B Operativo Conoscenze delle normative e dei 2 B procedimenti del settore e dell organizzazione Tecniche di catalogazione delle informazioni 2 M e gestione/implementazione banche dati Capacità di lavoro per obiettivi 1 M PROCESSO 2:POLITICHE DI GESTIONE E SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE: programmazione, reclutamento, formazione, incentivazione, clima organizzativo, pari opportunità Attività che caratterizzano il processo Definizione delle politiche retributive, di pianificazione e sviluppo del personale Pianificazione delle r. u. Gestione delle assunzioni Gestione della mobilità interna ed esterna Percorsi di carriera Sistemi di valutazione Formazione: rilevazione fabbisogni, programmazione, progettazione, attuazione, valutazione Analisi e interventi per il benessere organizzativo Gestione delle problematiche connesse con le pari opportunità Le attività incluse nel processo 2 sono espletate dal ufficio l ufficio sviluppo risorse e gestione del rapporto. Gli addetti a quest ufficio sono così distribuiti: Ruoli Numero Coordinatore 1 Operatore 2

7 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 5 Queste sono le competenze che si ritiene necessitino di essere sviluppate: Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Coordinatore Capacità di leadership, motivazione e 1 B teambuilding Capacità di problem solving 1 B Tecniche di costruzione di reti relazionali 1 B/M Operativo Non emergono fabbisogni (le attività di questo processo vengono gestite in pratica dal solo coord. salvo compiti meramente esecutivi, cui attendono gli operativi e in ordine ai quali non emergono fabbisogni di rilevo) PROCESSO 3: RELAZIONI SINDACALI Attività che caratterizzano il processo Definizione delle politiche Contrattazione integrativa, concertazione, consultazione Del terzo processo si occupa il solo responsabile dell ufficio sviluppo risorse e gestione del rapporto (salvo compiti meramente eseguiti che non fanno registrare fabbisogni di rilievo) Ruoli Numero Coordinatore 1 Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Esperto Costruzione reti relazionali 1 B Tecniche economico contabili 1 B Ambito di ricerca: Comunicazione istituzionale e comunicazione interna Le strutture che espletano le funzioni di comunicazione sono molto limitate: vi è un addetto stampa in staff al Sindaco (pubblicista esterno all amministrazione), mentre per quanto riguarda l Urp, le funzioni effettivamente svolte si limitano alla ricezione delle richieste d accesso agli atti (a svolgere quest attività è una sola persona, che vi si dedica a tempo parziale) PROCESSO 1: INFORMAZIONE AI MASS MEDIA Attività che caratterizzano il processo: Attività del portavoce Pubbliche Relazioni (Ufficio Stampa) relazioni con organi di informazione, gestione implementazione diretta di canali di informazione istituzionali cartacei e televisivi Gestione implementazione e sviluppo della comunicazione istituzionale telematica sito web

8 6 Consorzio Mipa Le attività di questo processo sono curate dall addetto stampa, professionista esterno in staff al Sindaco. I profili menzionati sono suddivisibili in questi ruoli Ruoli Numero Esperto 1 In relazione a ciascuna di questa tipologia di ruoli, a seguire è riportato il gap di competenze da soddisfare per dimensione numerica e il relativo intervallo temporale. Ruoli Competenze Numerosità Esperto Breve/Medio periodo Capacità di problem solving 1 B/M Tecniche di comunicazione verbale e scritta 1 B/M Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e intranet 1 B/M PROCESSO 2: COMUNICAZIONE AL CITTADINO Attività che caratterizzano il processo: Relazioni con il pubblico Gestione front office sportelli/gestione back office Contrattazione integrativa, concertazione, consultazione Sviluppo sistemi di qualità per la comunicazione: Customer satisfaction, Customer care L unica attività di fatto esercita è la ricezione delle richieste di accesso agli atti, cui provvede un dipendente comunale nominato responsabile dell Urp, che di fatto però non esiste come ufficio autonomo e strutturato (il dipendente resp. Urp è un addetto al protocollo che dedica parte della propria attività alla predetta mansione) Il fabbisogno espresso da quest addetto è il seguente: Ruoli Numero Coordinatore 1 In relazione al ruolo e alla risorsa considerata, non si segnala un gap di competenze da soddisfare. Ruoli Competenze Numerosità Breve/Medio periodo Coordinatore Diritto amministrativo 1 B/M Tecniche di comunicazione verbale e scritta.

9 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 7 PROCESSO 3: PIANI DI COMUNICAZIONE, COMUNICAZIONE INTERNA E INTERISTITUZIONALE Attività che caratterizzano il processo: Pianificazione, progettazione e direzione della comunicazione istituzionale, interna e interistituzionale Gestione della comunicazione interna e riorganizzazione dei processi Le attività di questo processo non ricevono ancora esecuzione, se non limitatamente alla comunicazione interna, che tuttavia è esercitata in modo informale e non strutturato dai diversi responsabili degli uffici. Manca una struttura di raccordo e programmazione della funzione. Non è pertanto rilevabile un fabbisogno formativo. Fabbisogni professionali Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane L organico del servizio personale è ritenuto sottodimensionato: necessaria sarebbe l acquisizione di almeno un esperto delle tematiche più innovative in materia di svolgimento del rapporto di lavoro pubblico (es. valutazione, percorsi di carriera ecc.), ed utile (anche se non strettamente indispensabile) l introduzione di un altro profilo operativo che alleggerirebbe il carico di lavoro delle persone attualmente impegnate. Non appare realistico però pensare a nuove assunzioni e anche un processo di mobilità interna è al momento di difficile realizzazione posto che, per quanto detto nella prima parte sugli obiettivi, l amministrazione sta privilegiando le necessità d organico di altri settori, in questa fase ritenuti strategici (lavori pubblici, urbanistica ecc.). Ambito di ricerca: Comunicazione istituzionale e comunicazione interna Si è detto che le strutture sono assai limitate: vi è un addetto stampa in staff al Sindaco (funzione ricoperta da un esterno all amministrazione con qualifica di pubblicista) e un Urp virtuale. Vale a dire che l organigramma del Comune prevede l esistenza dell Urp, ma l ufficio di fatto non esiste. Un dipendente comunale, addetto al protocollo, è stato nominato provvisoriamente responsabile dell Urp, ma le attività svolte a questo titolo si limitano alla sola ricezione delle richieste di accesso agli atti. Più che di sottodimensionamento dell organico, pertanto, è più appropriato paralare di carenze strutturali, che in effetti l amministrazione ha manifestato l intenzione di colmare. Tuttavia, si tratta ancora di un progetto assolutamente generico che non consente di quantificare in modo realistico e concreto né tempi di questa innovazione, né il numero e i profili delle persone che potrebbero esserne coinvolte.

10 Finito di stampare nel mese di Giugno 2006

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