COMUNE DI CAGLIARI REFERENTI CONTATTATI

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1 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna Comune di Cagliari Unione Europea Fondo Sociale Europeo Regione Autonoma della Sardegna Lavoro, formazione professionale, cooperazione e sicurezza sociale

2 2006 Consorzio MIPA Via Cesare Balbo, Roma tel , fax sito: Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna Comune di Cagliari A cura di Rosa Giolitti e Sabrina Salvatore La rilevazione che precede le schede di caso è stata effettuata da Mauro Salvatore e Mariangela de Magistris, che hanno redatto le schede medesime. Un particolare ringraziamento va a Vincenzo Esposito, Margherita Burgarella e Giuseppina Sola, che hanno fornito un utile lavoro di supporto. Realizzazione di una banca dati per il monitoraggio del fabbisogno formativo Misura 3.5 P.O.R. SARDEGNA - Progetto n

3 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 1 COMUNE DI CAGLIARI REFERENTI CONTATTATI Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane Nome e Cognome: dott. Aldo Serrau Settore di appartenenza: servizio sviluppo organizzativo e gestione del personale Ruolo e qualifica: dirigente del servizio sviluppo organizzativo e gestione del personale Indirizzo: Via Roma 145, Cagliari Recapiti (telefono, fax e ): tel , Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane Nome e Cognome: dott.sa Valeria Scarpa Settore di appartenenza: servizio sviluppo organizzativo e gestione del personale Ruolo e qualifica: responsabile dell ufficio formazione Indirizzo: Via Roma 145, Cagliari Recapiti (telefono, fax e ): Nome e Cognome: Gianfranco Quartu Settore di appartenenza: Gabinetto del Sindaco Ruolo e qualifica: responsabile Ufficio stampa Indirizzo: Via Roma 145, Cagliari Recapiti (telefono, fax e ): tel. 070/ OBIETTIVI STRATEGICI DELL AMMINISTRAZIONE IN RELAZIONE AI DUE AMBITI DI RICERCA In tema di sviluppo e gestione delle risorse umane l aspetto che negli ultimi anni è stato al centro dell attenzione in seno all amministrazione comunale di Cagliari è stata la qualificazione formativa del personale. A spingere in questa direzione è stata anche oltre alla necessità di ottemperare il dettato normativo la necessità di adeguare l organico alle trasformazioni organizzative che hanno interessato l amministrazione. Infatti, la pianta organica non si è tempestivamente adeguata alle trasformazioni funzionali dell ente: determinati uffici hanno ancora un organico che, se un tempo poteva apparire adeguato ora non lo è più visti la diminuzione dei compiti di tali uffici; in altre occasioni, per il fenomeno inverso, si verifica una situazione di sottodimensionamento. Nella formazione, quindi, si è visto uno strumento utile ad una migliore allocazione delle risorse. In quest ottica si è proceduto a sistematizzare la funzione, attraverso l istituzione di un ufficio formazione, che ha provveduto, per la prima volta nel Comune di Cagliari, a redigere un piano di formazione che comprende tutti i dipendenti comunali. Altro obiettivo di fondo è quello di razionalizzare il costo del lavoro: il Comune di Cagliari, infatti, per numero di dipendenti (ca. 1700) è l amministrazione pubblica più grande della Sardegna, e l incidenza sul bilancio di questa voce di spesa è particolarmente forte. Infine, vi è l intenzione di valorizzare i nuovi istituiti che dovrebbero caratterizzare il lavoro pubblico (valutazione, progressione orizzontale, incentivi retributivi ecc.) che sin ora hanno avuto attuazione solo parziale. In materia di comunicazione pubblica il primo obiettivo perseguito è quello di creare maggiore intrescambio e collaborazione tra le strutture che si occupano di comunicazione: Urp e Ufficio stampa, potenziando inoltre la comunicazione on-line (sia interna, che esterna).

4 2 Consorzio Mipa Sul piano organizzativo è stata creata una struttura (unità di progetto), facente capo alla direzione generale, deputata alla gestione del piano comunicativo che si intende adottare. È una struttura reticolare denominata Unità operativa complessa con funzioni di indirizzo delle funzioni di comunicazione che dovrà creare una sinergia tra Urp, Ufficio stampa, Ced e l Ufficico per l applicazione del programma del Sindaco. Al fine di centrare questi obiettivi e in generale di rendere sempre più efficiente la comunicazione si intende far leva (come del resto è gia stato fatto) anche sulla formazione. In particolare, sono previste iniziative formative sulle potenzialità comunicative delle nuove tecnologie. ORGANIGRAMMA DELL AMMINISTRAZIONE La struttura organizzativa dell amministrazione comunale di Cagliari è articolata, oltre alle strutture politiche e relativi staff, in un 5 Aree amministrative. Le Aree, dirette da dirigenti generali, a loro volta sono ripartite in unità interne denominate Servizi, anch essi retti da dirigenti. Interne ai servizi vi sono le Posizioni organizzative, affidate alla direzione di funzionari amministrativi di categoria C. infine all intero delle varie Posizioni organizzative vi è l unità di ultimo livello costituita dagli uffici. La tabella 1 illustra la struttura dell organigramma comunale. Figura 1: Organigramma del Comune di Cagliari Ufficio Gabinetto Sindaco URP Ufficio Satmpa Direzione Generale Segretario Generale Area economico finanziaria e patrimoniale Area risorse intrene Area gestione territorio Area servizi al cittadino Area servizi tecnici Bilancio Sviluppo organizzativo e personale Pianificazione del territorio Servizio demografico ed elettorale Edilizia pubblica I Program. Politiche UE e del lavoro Affari generali e decentramento Ambiente ed ecologia Attività produttive Edilizia pubblica II Gestione contabilità Edilizia privata Mercati Urbanizzazione e mobilità Informatica e statistica Patrimonio ed espropriazioni Servizi tecnologici e protezione civile Cultura e spettacolo Servizio Idrico Provveditorato Tributi Sport e turismo Politiche giovanili e istruzione Servizi socioassistenziali

5 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 3 DESCRIZIONE DEI PROCESSI E DELLE ATTIVITÀ CONSIDERATE E RELATIVI FABBISOGNI DI COMPETENZE Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane La strutture che attendono alla gestione delle risorse umane, e in particolare all espletamento dei processi oggetto della presente rilevazione (infra) è costituita dal Servizio Sviluppo Organizzativo e Gestione del personale (che appartiene all Area risorse interne). Il Servizio è articolato in quattro posizioni organizzative, di ognuna delle quali si indica la suddivisione in uffici interni e la dotazione organica: 1. Posizione Organizzativa Gestione Amministrativa: 1 Cat. D, titolare della P.o. Ufficio Gestione amministrativa: 1 Cat. D; 5 Cat. C; 3 Cat. B 2. Gestione Contabilità: 1 Cat. D, titolare della P.o. Ufficio Stipendi: 5 Cat. C; 2 Cat. B Ufficio Competenze Accessorie: 5 Cat. C; 3 Cat. B 3. Posizione Organizzativa Concorsi e Assunzioni: 1 Cat D, titolare della P.o. Ufficio Concorsi e Assunzioni: 2 Cat. C; 2 Cat. B 4. Posizione organizzativa Formazione, Ispettivo e Gestione Previdenziale, 1 Cat. D, tit. P.o. Ufficio Formazione: 2 Cat. C; 2 Cat. B Ufficio Ispettivo: 1 Cat. C; 1 Cat. B Ufficio Gestione Previdenziale: 3 Cat. C; 2 Cat. B Figura 2: Organigramma del Settore personale Dirigente del Servizio Gestione amministrativa Gestione Contabilità Concorsi e assunzioni Formazione, Ispettivo e Previdenziale Gestione amministrativa Stipendi Concorsi e assunzioni Formazione Competenze accessorie Ispettivo Gestione previdenza La dimensione organica di queste strutture e pianamente esaustiva allo svolgimento dei compiti di spettanza e probabilmente, in vista di alcune modifiche gestionali che si intende realizzare (si veda l ultima parte delle scheda) potrà rivelarsi in esubero.

6 4 Consorzio Mipa PROCESSO 1: GESTIONE GIURIDICO-AMMINISTRATIVA (giuridico economica previdenziale disciplinare) Attività che caratterizzano il processo: Trattamento economico Contabilità, certificazioni e adempimenti fiscali - rendicontazione Gestione del rapporto d impiego e degli aspetti amministrativi legati ai vari istituti contrattuali Gestione e consulenza previdenziale, pensioni Monitoraggio delle controversie di lavoro, gestione del contenzioso e partecipazione alle vertenze Gestione dei procedimenti disciplinari Nell espletamento del processo 1 sono coinvolte le Posizioni Organizzative Gestione Amministrativa la Posizione Organizzativa Gestione contabilità. Ognuna delle quali ha delle articolazioni interne (Uffici). Oltre alle Posizioni Organizzative citate, con le loro ripartizioni interne, partecipa alla gestione del processo (per la parte di competenza) l ufficio gestione previdenziale, che transitoriamente, in attesa di un più razionale riassetto organizzativo, fa parte della P.o. Formazione e Ispettivo. Le risorse che espletano il processo 1, appartenenti a queste unità, sono in totale 29 così ripartiti tra le varie strutture amministrative.: Posizione Organizzativa gestione amministrativa e sanitario 1 D Po Ufficio gestione amministrativa (1 D - 5 C - 3 B) Posizione Organizzativa Gestione Contabilità 1 D (posizione organizzativa) Unità Stipendi 5 C 2 B Competenze accessorie 5 C 1 B Ufficio Gestione Previdenziale 3 C 2B Le risorse impiegate da queste strutture secondo i ruoli definiti sono: Ruoli Numero Coordinatore 2 Esperto 1 (informatico per la contabilità, procedura paghe) Operatore 26 In relazione a ciascuna di questa tipologia di ruoli, a seguire è riportato il gap di competenze da soddisfare per dimensione numerica e il relativo intervallo temporale Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Coordinatore Tecniche di negoziazione per il contenzioso 1 B Tecniche economico contabili 2 B Capacità di problem solving 2 B Capacità di leadership 2 M Tecniche di costruzione di reti relazionali 2 M Tecniche statistiche 2 M Esperto Non sono rilevati fabbisogni formativi Operativo Tecniche di negoziazione per il contenzioso 2 B Gestione Stipendi 1 B Conoscenze delle normative e dei procedimenti del 2 M settore e dell organizzazione Tecniche economico/contabili 4 B Tecniche di manpower planning 7 (soprattutto istruttori M Tecniche di catalogazione delle informazioni e gestione/implementazione banche dati Cat. C) 21 (tutti, eccetto l ufficio previdenziale) B/M

7 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 5 PROCESSO 2:POLITICHE DI GESTIONE E SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE: programmazione, reclutamento, formazione, incentivazione, clima organizzativo, pari opportunità Attività che caratterizzano il processo Definizione delle politiche retributive, di pianificazione e sviluppo del personale Pianificazione delle r. u. Gestione delle assunzioni Gestione della mobilità interna ed esterna Percorsi di carriera Sistemi di valutazione Formazione: rilevazione fabbisogni, programmazione, progettazione, attuazione, valutazione Analisi e interventi per il benessere organizzativo Gestione delle problematiche connesse con le pari opportunità Le attività incluse nel processo 2 sono espletate dalle seguenti strutture del servizio personale: Posizione Organizzativa gestione amministrativa:1 D Po Ufficio gestione amministrativa (1 D 5 C 3 B) Posizione organizzativa Concorsi e Assunzioni; 1 D Ufficio Concorsi e Assunzioni 2 C 2 B Posizione Organizzativa Formazione e Ispettivo: 1 D Po Ufficio Formazione 2 C 2 B Ufficio Ispettivo 1 C 1 B Sono complessivamente impiegante all espletamento del processo 22 persone. Le risorse impiegate secondo i ruoli definiti sono: Ruoli Numero Coordinatore 3 Esperto 1 Operatore 18 In relazione a ciascuna di questa tipologia di ruoli, a seguire è riportato il gap di competenze da soddisfare per dimensione numerica e il relativo intervallo temporale Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Coordinatore Conoscenze delle normative e dei procedimenti del settore 3 B e dell organizzazione Capacità di lavorare in gruppo 3 Tecniche della formazione 1 (Po Form) Tecniche statistiche 1 (Po Form) Tecniche di valutazione del personale 3 Tecniche di Project Management 3 Esperto Capacità di lavoro in gruppo 1 M Operativo Conoscenze delle normative e dei procedimenti del settore 4 B e dell organizzazione Discipline giuridiche 9 M Capacità di lavorare in gruppo 18 M Tecniche di catalogazione informazioni e 18 B/M gestione/implementazione banche dati Tecniche statistiche 4 M

8 6 Consorzio Mipa PROCESSO 3: RELAZIONI SINDACALI Attività che caratterizzano il processo Definizione delle politiche Contrattazione integrativa, concertazione, consultazione La gestione del Processo 3 fa capo direttamente al Capo dell Area Risorse interne (l Area in cui è compreso il Servizio Personale). Il Sistema delle relazioni sindacali all interno del Comune di Cagliari è oggetto di uno specifico accordo sindacale sottoscritto nel giugno Tale accordo, demanda lo svolgimento delle attività di contrattazione e concertazione (per l Amministrazione) a delle delegazioni trattanti o ai singoli dirigenti per le attività di interesse di in un singolo servizio. Il Servizio personale svolge un ruolo di supporto alle delegazioni citate, sia in sede di trattativa contrattuale che di concertazione. In particolare il Servizio garantisce supporto informativo ed organizzativo per le attività suddette. Questo ruolo di supporto è effettuato da due risorse del Servizio personale (un funzionario amministrativo di cat. D e due istruttori di cat. C) che svolgono queste attività in aggiunta a quelle proprie e ordinarie degli uffici d appartenenza (quindi non sono dedicati a tempo pieno alle attività del Processo 3). Le risorse impiegate secondo i ruoli definiti sono: Ruoli Numero Coordinatore 1 Operativi 2 Ruoli Competenze Numerosità Breve/medio periodo Coordinatore Contrattualistica 1 B Tecniche di negoziazione 1 B Operativi Capacità di problem solving 2 M Tecniche di costruzione di reti relazionali 2 M Ambito di ricerca: Comunicazione istituzionale e comunicazione interna Le strutture che espletano la funzione di comunicazione sono, secondo le rispettive competenze, l ufficio stampa e l Urp. Entrambi uffici di staff al Sindaco. Del primo fanno parte il Capo ufficio stampa, il portavoce, un addetto stampa e 4 operatori. L Urp è composto da un responsabile e 4 operatori (2 cat. C e cat. B). L organico è ritenuto sottodimensionato, ravvisandosi la necessità di inserire almeno un altro addetto (e preferibilmente due) sia nell Ufficio stampa che nell Urp. In entrambi i casi i profili necessari sono di professionalità medio-alta, da inserire nelle strutture con un ruolo da esperti. PROCESSO 1: INFORMAZIONE AI MASS MEDIA Attività che caratterizzano il processo: Attività del portavoce Pubbliche Relazioni (Ufficio Stampa) relazioni con organi di informazione, gestione implementazione diretta di canali di informazione istituzionali cartacei e televisivi Gestione implementazione e sviluppo della comunicazione istituzionale telematica sito web La struttura coinvolta nell espletamento delle attività ricomprese nel processo 1 è l ufficio stampa, composto da un Capo ufficio stampa, un portavoce, un addetto stampa e quattro operatori.

9 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 7 I profili menzionati sono suddivisibili in questi ruoli Ruoli Numero Coordinatore 1 Esperto 2 Operatori 4 In relazione a ciascuna di questa tipologia di ruoli, a seguire è riportato il gap di competenze da soddisfare per dimensione numerica e il relativo intervallo temporale. Ruoli Competenze Numerosità Breve/Medio periodo Coordinatore Capacità di problem solving 1 B/M Scienze della comunicazione 1 M Tecniche di comunicazione verbale e scritta 1 B/M Lingue straniere 1 B Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e intranet 1 B/M Esperto Tecniche di comunicazione verbale e scritta 2 B/M Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e intranet 2 B/M Scienze della comunicazione 2 B/M Tecniche di customer care 2 M Operatori Tecniche Grafiche 4 B Tecniche di comunicazione verbale e scritta 4 B Tecniche di catalogazione e implementazione dati e informazioni 4 B Conoscenze informatiche per l uso di strumenti e software 4 B PROCESSO 2: COMUNICAZIONE AL CITTADINO Attività che caratterizzano il processo: Relazioni con il pubblico Gestione front office sportelli/gestione back office Contrattazione integrativa, concertazione, consultazione Sviluppo sistemi di qualità per la comunicazione: Customer satisfaction, Customer care La struttura coinvolta nell espletamento delle attività ricomprese nel processo 2 è L Urp che è composto da un responsabile Urp e 4 operatori. Le risorse impiegate secondo i ruoli definiti sono: Le competenza da sviluppare, per ciascun ruolo, sono: Ruoli Numero Coordinatore 1 Operatori 4 Ruoli Competenze Numerosità Coordinatore Conoscenze delle normative e dei procedimenti del settore e dell organizzazione. Breve/Medio periodo 1 B/M Capacità di lavoro in gruppo 1 M Tecniche di costruzione di reti relazionali 1 B/M Tecniche di comunicazione pubblica. 1 B Tecniche di customer care e customer satisfaction 1 B Operatori Capacità di lavoro in gruppo 4 B Tecniche di comunicazione pubblica 4 B Conoscenze delle normative e dei procedimenti del settore e dell organizzazione. 4 B/M

10 8 Consorzio Mipa PROCESSO 3: PIANI DI COMUNICAZIONE, COMUNICAZIONE INTERNA E INTERISTITUZIONALE Attività che caratterizzano il processo: Pianificazione, progettazione e direzione della comunicazione istituzionale, interna e interistituzionale Gestione della comunicazione interna e riorganizzazione dei processi Per quanto riguarda il piano di comunicazione è stata di recente istituita una struttura (unità di progetto), alle dipendenze della direzione generale, che ha il compito di individuare gli obiettivi generali del piano stesso. Allo stato attuale è stato prodotto un primo documento, che per l appunto individua tali obiettivi e si è in attesa della redazione di un vero e proprio piano che successivamente sarà approvato dalla Giunta. Data la natura di questa struttura e lo stadio ancora iniziale delle attività ad essa pertinenti non è ancora possibile individuare concerti fabbisogni formativi. Per quanto riguarda le altre attività del processo 3 (comunicazione interna e comunicazione interistituzionale), esse sono svolte trasversalmente dall Urp e dall Ufficio stampa. Gli addetti a queste due strutture sono così distinguibili per ruolo: Ruoli Numero Coordinatore 2 Esperti 2 Operatori 8 In relazione al ruolo e alle risorse considerate sussistono i seguenti fabbisogni. Ruoli Competenze Numerosità Breve/Medio periodo Coordinatore Tecniche di comunicazione verbale e scritta 2 B/M Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e intranet 2 M Capacità di lavoro in gruppo 2 B/M Lavoro per obiettivi 2 M Esperto Tecniche di comunicazione verbale e scritta 2 B/M Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e 2 B/M intranet Capacità di lavoro in gruppo 2 B/M Lavoro per obiettivi 2 B/m Operatori Capacità di lavoro in gruppo 8 B/M Conoscenze informatiche per l uso di strumenti web internet e intranet 8 B/M FABBISOGNI PROFESSIONALI Ambito di ricerca: Gestione e sviluppo delle risorse umane Il dimensionamento organico delle strutture che attendono ai processi oggetto della rilevazione risulta essere adeguato se non addirittura in esubero. Ne consegue che l amministrazione del comune di Cagliari, per ciò che attiene questi processi, non esprime alcun fabbisogno di nuovo personale, né tramite assunzioni, né tramite processi di mobilità interna o esterna. Semmai emerge la necessità di snellire il numero di addetti al servizio personale, soprattutto in vista di modifiche organizzative e gestionali che, nel rendere più efficiente l attività degli uffici, richiederanno una diversa e più razionale allocazione delle risorse. In particolare, questa considerazione scaturisce dal fatto che,

11 Analisi di caso per la rilevazione dei fabbisogni formativi nei settori gestione e sviluppo delle risorse umane e comunicazione istituzionale e interna 9 allo stato attuale, vi è una ricorrente duplicazione delle attività tra diversi uffici relativamente al trattamento di dati sulla gestione del personale. L implementazione di un nuovo sistema di gestione dei flussi informativi che il Comune di Cagliari intende portare a compimento nel prossimo biennio renderà superflui molti degli adempimenti ora effettuati, con la necessità di trovare, previa riqualificazione professionale, una nuova collocazione ad alcune unità attualmente impegnate nel Servizio Personale. Ambito di ricerca: Comunicazione istituzionale e comunicazione interna Entrambe le strutture coinvolte dai processi di comunicazione necessiterebbero di un incremento di personale quantificabile in minimo due unità (una per ufficio), anche se una dimensione ottimale sarebbe un incremento di due addetti per ufficio. Quindi si individua un fabbisogno che va da due a quattro addetti. Sia per l Ufficio stampa che per l Urp il fabbisogno è relativo a profili di professionalità elevata (nel primo caso sarebbe opportuno il possesso della qualifica di giornalista, nel secondo, il possesso di formazione specialistica in tema di comunicazione pubblica, ad es. la laurea in scienze della comunicazione). Tuttavia, dati i vincoli di bilancio, non appaino realistiche, nemmeno nel medio periodo, nuove assunzioni e, allo stato, l unica possibilità di colmare il fabbisogno emergente sarebbe quella di avvalersi di professionalità interne da acquisire tramite procedimenti di mobilità interna (che al momento non sono in vista).

12 Finito di stampare nel mese di Giugno 2006

13

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