Manuale d uso. e domande frequenti. Una gravidanza è un'opportunità!

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1 Giugno 2015 Manuale d uso e domande frequenti mamagenda.ch è uno strumento digitale conviviale, a disposizione gratuitamente su internet. Lo strumento di lavoro sostiene concretamente superiori gerarchici nell'accompagnamento della collaboratrice durante le fasi della gravidanza, del congedo maternità, e al momento del rientro all'attività lavorativa. Una gravidanza è un'opportunità! La maternità implica dei cambiamenti sul luogo di lavoro, tanto per la collaboratrice che per il datore di lavoro. I cambiamenti generano spesso delle tensioni. Il periodo della gravidanza costituisce una formidabile opportunità per discutere delle problematiche e trovare delle soluzioni accettabili per tutte le parti. mamagenda.ch è appunto concepito per agevolare questa fase. L'originilità di mamagenda.ch sta nel fatto che invita la collaboratrice e il suo superiore a utlizzare uno strumento digitale insieme. La prima persona che si registra invita l'altra a connettersi al conto creato, sia che sia quello della collaboratrice o quello del superiore. mamagenda.ch concretizza lo spirito del dialogo tra la collaboratrice e il datore di lavoro. Temi Configurazione richiesta... 2 I primi passi Capo e incinta! Utilizzare mamagenda in due... 3 Utilizzare mamagenda da soli...4 Visione d'insieme sulle leggi... 4 Fissare dei colloqui... 4 Sopprimere un conto... 4 Abbonarsi alle info Collaboratrice e divento capo!.. 4 Nessun computer al lavoro... 5 mamagenda migliora Domande frequenti Per i superiori L'Ufficio federale per l'uguaglianza tra donna e uomo ha sostenuto «mamagenda» attraverso gli aiuti finanziari previsti dalla Legge federale sulla parità dei sessi Per le collaboratrici... 8

2 I primi passi con mamagenda.ch I superiori e le collaboratrici si registrano entrambi come utenti, ma con una funzione diversa. In seguito, si possono invitare a vicenda. 1. Registrarsi Superiri e collaboratrici creano ciasuno un conto personale inserendo il loro indirizzo di posta elettronica e, per la collaboratrice, la data prevista per il parto. Ciasuno sceglie una password personale. È possibile modificare in seguito l'indirizzo. La lingua è scelta automaticamente secondo le impostazioni del browser. In alternativa la si può scegliere manualmente dall'apposito menu di navigazione. Data del parto: alla creazione del conto, la data prevista del parto è inserita dalla collaboratrice o dal superiore. Questa data può essere modificata in seguito ad ogni momento. Utile : il sistema accetta una data del parto fino a due anni nel passato e due anni nel futuro (è un controllo che evita date sbagliate inserite per errore). mamagenda.ch è utlizzato dai superiori e dalle collaboratrici. Insieme o individualmente. Sempre a titolo gratuito. Configurazione richiesta Affinché mamagenda.ch possa funzionare senza problemi, il vostro computer necessita almeno della versione 8.0 di Internet Explorer, della versione 4.0 di Firefox o di Safari o Chrome. 2. Invitare Per utilizzare mamagenda.ch insieme (la collaboratrice con il suo superiore ), bisogna accedere alla funzione "invitare" che permette di inviare un messaggio di posta elettronica con un link. Appena il superiore accetta l'invito di una collaboratrice, riceve i diritti di organizzare gli appuntamenti. Il conto è attivo e funzionante. Appena la collaboratrice accetta l'invito del superiore, il conto è attivo e funzionante. mamagenda.ch propone automaticamente un calendario organizzato con delle date per degli incontri e altre informazioni utili relative alle diverse fasi durante e dopo la gravidanza. 2

3 Utilizzare mamagenda individualmentre Non sempre è possibile invitare il superiore per utilizzare insieme mamagenda.ch. Una collaboratrice (senza superiore gerarchico annunciato) può comunque utilizzare mamagenda.ch. Detiene in questo caso tutti i diritti di modifica delle date e degli incontri (anche se non ha comunque molto senso). mamagenda.ch facilita la conciliazione tra lavoro e maternità Utilizzare mamagenda in due Cosa possono fare la collaboratrice ed il superiore con un account in comune? A) Una volta che il conto utente è creato e legato tra due utilizzatori, sia i superiori che le collaboratrici hanno i diritti di modifica del calendario. Questo significa che entrambi possono: fissare le date degli incontri comuni pianificati (rettangoli azzurri) modificare le date degli incontri o annullarli introdurre nuovi incontri prolungare o accorciare il periodo di congedo parentale concesso Modificare la data prevista per il parto. Attenzione : così facendo le date degli incontri fissati (rombi rossi) non si aggiornano automaticamente (bisogna accettarle manualmente e spostarle in seguito). Solo le date proposte e non ancora confermate (rettangoli azzurri) seguono automaticamente la modifica del calendario. Introdurre degli appuntamenti/incontri privati. Un rombo rosso apparirà sull'agenda, senza però che il superiore (se l'appuntamento privato è stato inserito dalla collaboratrice) o la collaboratrice (se l'appuntamento privato è stato inserito dal superiore) ne possa leggere i contenuti. Sono superiore e sono incinta! Nessun problema! Se una donna è sia collaboratrice che superiore - e gestisce delle collaboratrici - dovrà creare un nuovo calendario dal tab "creare un nuovo mamagenda" specificando il suo nuovo ruolo di collaboratrice (vistando l'apposita casella) ed invitando in seguito per il suo superiore. 3

4 Abbonarsi alle informazioni di mamagenda.ch Spesso è utile ricevere dei promemoria. mamagenda.ch offre la possibilità di abbonarsi a delle informazioni regolari, che si ricevono automaticamente e ad intervalli regolari. Ci si abbona direttamente una volta collegati, sia indicando l'indirizzo , sia scegliendo un tipo di calendario elettronico (Outlook, windows calender, ical, Google calendar) Quando si gestiscono più collaboratrici nello stesso momento, è uno strumento molto utile per non dimenticarsi di nulla! Collaboratrice e..divento capo! Se da collaboratrice si assume un nuovo ruolo all'interno dell'azienda e si diventa responsabili a propria volta di altre collaboratrici, basta inviare una mail a per cambiare il ruolo nel sistema ed avere così la possibilità di aggiungere nuovi calendari delle proprie collaboratrici. Il calendario esistente in qualità di collaboratrice resta invariato. 4 Visione d'insieme sulle leggi mamagenda.ch accompagna i superiori attraverso numerose disposizioni e regolamentazioni legali relative al periodo prima e dopo la nascita. mamagenda.ch permette ai superiori di avere una vista d'insieme settimana dopo settimana per tutte le collaboratrici registrate. I superiori gestiscono i calendari delle loro collaboratrici. Buono a sapersi: Le settimane del calendario non corrispondono per forza di cosa alle settimane di gravidanza, in quanto la settimana Fissare degli incontri comincia sepre al lunedì nel calendario. mamagenda.ch fa automaticamente concordare i due sistemi temporali. mamagenda.ch facilita la vita! mamagenda.ch aiuta tutti a pensare a tutto, permettendo così una pianificazione ottimale. mamagenda.ch permette d'inserire delle date per degli incontri comuni, di modificarle ed eliminarle. Info: tutti gli appuntamenti devono venir confermati dai partecipanti (superiore e collaboratrice). Un appuntamento non confermato da una delle parti risulterà grigio (rombo grigio), mentre un appuntamento confermato diventerà rosso. Nuovi appuntamenti e modifiche ad appuntamenti esistenti vengono sempre notificate per e devono essere approvate dalle parti. Si possono anche inserire delle date per degli incontri "personali" (privati). Nell'agenda apparirà l'appuntamento (rombo rosso) senza però che il superiore (se l'appuntamento privato è stato inserito dalla collaboratrice) o la collaboratrice (se l'appuntamento privato è stato inserito dal superiore) ne possa leggere i contenuti. Sopprimere un agenda o un conto utente Le vecchie agende sono automaticamentre cancellate due anni dopo la data del parto. Ogni agenda è legata ad un conto utente. Il superiore può legare al suo conto utente più agende delle sue collaboratrici. Se una donna è sia collaboratrice che superiore potrà creare un nuovo calendario per se stessa specificando il suo nuovo ruolo di collaboratrice (vistando l'apposita casella) ed invitando in seguito per il suo superiore. Due anni dopo la data del parto, l'agenda viene disattivata mentre il conto utente rimane attivo. I superiori possono far cancellare le agende di una collaboratrice inviado una mail a (indicando il nome del conto utente). Allo stesso modo può pure far cancellare il proprio conto utente (indicando l'indirizzo di posta elettronica registrato). Le collaboratrici possono chiedere di sopprimere il loro conto individuale e la loro agenda (all'indirizzo

5 Nessun computer al lavoro? mamagenda.ch mette a disposizione delle schede informative sulle assenze, il dirizzo al salario, i modelli di organizzaione del lavoro o la condotta di team nei momenti di tensione, e altro ancora. Se la collaboratrice non dispone di un accesso ad internet al suo domicilio o al lavoro, il superiore è invitato a stamapre le schede informative che la riguardano così come quelle destinate al partner e consegnargliele per prepararsi ai colloqui. mamagenda.ch incoraggia un dialogo costruttivo e lo scambio tra il superiore e la collaboratrice. Diverse schede informative s'indirizzano ai papà. L'impiegata è invitata a condividere l'accesso alla sua agenda con il partner. L'organizzazione del lavoro e della famiglia riguarda entrambi i genitori e le soluzioni scelte riguardano sia la futura mamma che il futuro papà. «Con una donazione, anche minima, aiutate mamagenda.ch a restare gratuita ed aggiornata!» mamagenda.ch si migliora...grazie a voi! Alla fine dell'utilizzo, vi invitiamo a dare il vostro avviso sull'esperienza con mamagenda.ch. Si tratta di una valutazione da riempire online al seguente indirizzo: In italiano : Seguite mamagenda su facebook! Per seguire l'attualità: ultime notizie, cambiamenti di legge, adattamenti del programma. d/1bwh9txdiciktqagcdhn4t36e3i Q_uGf5VuUam3A8IEY/viewform Non esistete ad inviarci i vostri commenti! 5

6 Diventare partner Sostenete mamagenda.ch diventando partner! La vostra azienda apprezza mamagenda.ch? Le vostre attività sono in relazione con la maternità e/ o la conciliazione lavorofamiglia? Allora forse siete il nostro partner ideale. Ad un prezzo modico, è possibile far apparire il vostro logo sulla pagina "i nostri partner/sponsor" con il collegamento al vostro sito Web ed un breve testo descrittivo (300 caratteri, spazi compresi). Potete contattarci scrivendo a: Domande frequenti da parte dei superiori 1. Di quali informazioni ho bisogno per utilizzare Per registrarsi su mamagenda.ch, è necessario indicare: un indirizzo valido Una volta creato il conto utentre, potete invitare la vostra collaboratrice ad utilizzare mamagenda.ch inserendo il suo indirizzo di posta elettronica. La collaboratrice confermerà cliccando sul link che riceverà e dovrà registrarsi con un indirizzo di posta elettronica e una password (se invece è già iscritta verrà accettato automaticamente l'invito). La stessa cosa vale per voi. 2. Posso utilizzare mamagenda.ch se la mia collaboratrice non ha accesso ad un computer? Sì. Potete utilizzare mamagenda.ch da soli in qualità di superiori. Tuttavia, ad ogni incontro, sarà utile stampare le schede informative indirizzate alla collaboratrice ed al suo partner. 3. A quale punto di parla si rientro al lavoro in Il rientro al lavoro è affrontato durante il secondo colloquio, due settimane dopo che la collaboratrice ha ufficialmente annunciato la sua gravidanza (al primo incontro). Delle schede informative sono a disposizione per fare il punto della situazione e sulle diverse modalità di proseguire l'attività professionale. Al terzo incontro, circa 8 settimane prima della data prevista per il parto, il punto viene ridiscusso concretamente. Un formulario permette di facilitare la discussione ed avere a disposizione un documento scritto con le scelte prese. 4. In questo momento, ho 5 collaboratrici incinta, o in congedo maternità. Può mamagenda.ch aiutarmi a gestire questa situazione? Sì. Una volta iscritti, potete invitare quante collaboratrici avete necessità di invitare. Per ogni collaboratrice viene creata un agenda individuale e avete anche la possibilità di avere una visione d'insieme di tutte le agende. 5. La mia collaboratrice è già al 7imo mese di gravidanza. Posso ancora utiliizzare Sì. mamagenda.ch permette di gestire tutte le fase della maternità al lavoro, non solo quelle dall'inizio della gravidanza. Ci si può iscrivere in qualsiasi momento, l'ideale è chiaramente dall'inizio della gravidanza (o dell'annuncio ufficiale della stessa) che avviene generalmente attorno al 3 mese di gravidanza. Se ci si iscrive durante il congedo maternità, vale la pena verificare i contenuti del calendario passato per verificare di non aver tralasciato aspetti importanti. 6. La mia azienda ha adottato delle prestazioni particolari per le collaboratrici incinta, come un congedo maternità prolungato di 18 settimane pagato al 100%. mamagenda.ch ne terrà conto? Sì. Al primo incontro, siete invitati a presentare le prestazioni dell'azienda (esistenza di un asilo nido, congedi parentali, durata congedo maternità, ecc.) 6

7 La durata del congedo, denominata "congedo maternità concordato", può essere accorciata (mai al di sotto delle 8 settimane) e prolungata, per esempio se il congedo maternità pagato è più lungo di quello previsto dal minimo legale di 14 settimane, perché l'azienda lo prevede, perché vi sono delle vacanze o perché è previsto congedo non pagato in aggiunta. 7. L'azienda ha un contratto collettivo di lavoro (CCL). mamagenda.ch ne tiene conto? Non in maniera specifica. mamagenda.ch è stato creato per essere utlizzato da tutte le imprese, e non è stato programmato con i punti specifici dei diversi CCL esistenti. Tuttavia, queste disposizioni fanno parte dell'offerta di prestazioni dell'azienda che sono presentate nel corso del primo incontro. 8. Ho bisogno di prendere delle note per ognuna della mia collaboratrici. mamagenda.ch mi permette di farlo? Sì. Le vostre note saranno visibili solo a voi. La collaboratrice non ne ha accesso. La stessa possibiità esiste per la vostra collaboratrice : non avete la possibilità di accedere alle sue note personali. L'esportazione di note personali non è prevista. 9. Sono proposti tre incontri durante la fase della gravidanza, ma penso che ne avremo bisogno almeno 5 per definire tutti gli aspetti. Posso aggiungere degli incontri supplementari a quelli previsti? Sì. Gli incontri proposti da mamagenda.ch rappresentano un minimo consigliato. Potete aggiungerne quanti ne volete (aggiungerli, sopprimerli, modificarli). 10. Utilizzo già un calendario per gestire tutti gli altri miei appuntamenti di lavoro. mamagenda.ch può inviare gli incontri fissati in questo calendario? Sì. Potete indicare il sistema che utilizzate (online come Google o offline come Outlook, p. es.) per sincronizzare gli incontri. Potete anche abbonarvi alle piccole informazioni che regolarmente mamagenda.ch vi invierà per posta elettronica o sul vostro calendario. 11. Posso cambiare la data del parto di una collaboratrice? Sì, senza problemi. 12. Posso modificare la la durata del congedo maternità concordato (congedo maternità, prolungato da eventuali vacanze, ore supplementari, congedo non pagato, ecc.)?, Sì, senza problemi. Altri dubbi o domande di tipo tecnico? invia una mail a Altri dubbi o domande di carattere generale? invia una mail a 7

8 Perché fare una donazione? Sostente mamagenda.ch con una donazione! L'utilizzo di mamagenda.ch è gratuito da quando è stato creato. E vogliamo che resti così! Travail.Suisse e OCST donna-lavoro assicurano l'aggiornamento delle informazioni, lo spazio sui server, la manutenzione tecnica e gli aggiornamenti del sito. Questi compiti sono invisibili, ma hanno un costo. Con una donazione, anche di un piccolo importo, contribuite all'esistenza del progetto e del servizio offerto da mamagenda. GRAZIE! 8 Domande frequenti delle collaboratrici 1. Di quali informazioni ho bisogno per utilizzare Per registrarsi su mamagenda.ch, dovete indicare: un indirizzo valido, accessibile anche dal vostro domicilio la data presunta del parto (modificabile in seguito) Una volta creato il conto utente, invitate il vostro superiore ad utilizzare mamagenda.ch indicando il suo indirizzo . Il superiore potrà così confermare la sua partecipazione cliccando sul link nell' ricevuto e registrandosi (se no lo è già) su mamagenda.ch. 2. Se il mio responsabile non desidera utilizzare mamagenda.ch cosa posso fare? Potete utilizzare mamagenda.ch da sole o con il vostro partner da casa, in quanto le schede informative sono accessibili a tutti, anche alle persone non registrate. Per aiutarvi nelle vostre riflessioni a due, è utile iscrivervi e seguire la pianificazione proposta. Un consiglio: parlate del vostro desiderio di utilizzare mamagenda.ch al vostro superiore prima di invitarlo per Quali sono i primi passi da fare in mamagenda.ch, come cominciare? Guardate i video di presentazione, in particolare quello intitolato "come funziona mamagenda". Una volta creato il conto utente, leggete le checklist destinate alle collaboratrici (Menu "Checklist e strumenti). In seguito, andate sul vostro calendario (Menu "Calendario") e cliccate sul primo incontro proposto. È durante questo incontro che annunciate ufficalmente di essere incinta. Diverse schede informative così come i collegamenti al sito InfoMaternità sono disponibili e proposti. 4. Quando si affronta il tema del rientro al lavoro in Il tema del rientro al lavoro è trattato nel corso del secondo incontro, ossia due settimane dopo che la gravidanza è stata ufficalmente annunciata. Delle schede informative sono a disposizione per fare il punto della situazione e sulle diverse modalità per proseguire l'attività professionale. Al terzo incontro, circa 8 settimane prima della data prevista per il parto, il punto viene ridiscusso concretamente. Un formulario permette di facilitare la discussione ed avere a disposizione un documento scritto con le scelte prese. 5. Ho dimenticato la mia password. Come posso recuperarla? È molto semplice: quando volete collegarvi, nella schermata che appare cliccate su "password dimenticata". Riceverete sull' utilizzato per registrarvi un link che vi permetterà di registrare una nuova password, che potrete sempre modificare in seguito (sotto "il mio conto"). 6. Sono già al settimo mese di gravidanza. Posso ancora utilizzare Sì. mamagenda.ch permette di gestire tutte le fasi della maternità al lavoro, non solo quelle dall'inizio della gravidanza. Ci si può iscrivere in qualsiasi momento, l'ideale è chiaramente dall'inizio della gravidanza (o dell'annuncio ufficiale della stessa) che avviene generalmente attorno al 3 mese.

9 Se ci si iscrive durante il congedo maternità, vale la pena verificare i contenuti del calendario passato per verificare di non aver tralasciato aspetti importanti. 7. Voglio far valere delle vacanze per prolungare il mio congedo maternità. Posso farlo e verrà indicato in mamagenda.ch? Sì. La durata del congedo, chiamata "congedo maternità concordato" può essere accorciata (mai meno di 8 settimane) e prolungata. Tuttavia, prima di modificarlo concordatelo con il vostro superiore - normalmente nel corso del terzo incontro (circa 8 settimane prima del parto). 8. L'azienda dove lavoro dispone di un contratto collettivo (CCL). mamagenda.ch ne tiene conto? Non direttamente. mamagenda.ch è stato creato per essere utlizzato da tutte le imprese, e non è stato programmato con i punti specifici dei diversi CCL esistenti. Tuttavia, queste disposizioni fanno parte dell'offerta di prestazioni dell'azienda che potete chiedere vi vengano presentate nel corso del primo incontro. Se avete delle domande ulteriori sul vostro CCL, potete sempre anche prendere contatto con il vostro sindacato o l'associazione del personale. In seguito invitate il vostro nuovo superiore per . Ricordatevi d'informarlo anticipatamente, così che sappia di cosa si tratta quando riceverà l'invito a collegarsi a mamagenda.ch. 10. Posso aggiungere degli incontri supplementari a quelli proposti dal mio superiore? Sì, anche degli incontri privati (per es. una visita medica) vistando l'apposita casella. Il vostro superiore può vederli, ma senza poterne leggere il dettaglio. Una rombo rosso apparirà sul calendario del superiore, ma senza l'oggetto dell'incontro. 11. Posso cambiare la data del parto? Sì. Attenzione però, così facendo le date degli incontri fissati (rombi rossi) non si aggiornano automaticamente (bisogna accettarle manualmente e spostarle in seguito). Solo le date proposte e non ancora confermate (rettangoli azzurri) seguono automaticamente la modifica del calendario. 12. Posso modificare la durata del congedo maternità concordato (congedo maternità prolungato da evenutali vacanze, ore supplementari, congedo non pagati, ecc.?) 9. Ho cambiato ruolo all'interno dell'azienda: ho un nuovo superiore. Posso fare questo cambiamento anche in Sì, ricordatevi però che questo congedo va concordato anticipatamente con il datore di lavoro. Sì, ma dovete chiedere di disattivare il collegamento con il vostro colendario inviando una mail a specificando la data del parto e l' del superiore da togliere dal collegamento. Altri dubbi o domande di tipo tecnico? invia una mail a Altri dubbi o domande di carattere generale? invia una mail a 9

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