SISTEMA AUTOMATICO INTEGRATO VIGILANZA INCARICHI DI CONTROLLO E AMMINISTRAZIONE (S.A.I.V.I.C.)

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1 SISTEMA AUTOMATICO INTEGRATO VIGILANZA INCARICHI DI CONTROLLO E AMMINISTRAZIONE (S.A.I.V.I.C.) PROCEDURA TELEMATICA DI RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI Versione 3.1

2 PAG. 2 DI 68 Indice AVVERTENZE IMPORTANTI Premessa Accesso e Autenticazione Consegna dei dati di identificazione per l'accesso al Sistema Disconnessione dal Sistema Dati Personali e Accesso alle Funzionalità Situazione Incarichi Gestione Dichiarazione Incarichi Modifica di un Incarico Segnalazione di un Nuovo Incarico Comunicazione della chiusura di un incarico Invio della Dichiarazione in CONSOB Comunicazione Superamento Gestione dei dati delle Società Inserimento nuova società Consultazione informazioni presenti a Sistema Ricerca dichiarazioni Ricerca comunicazioni di superamento Ricerca incarichi nelle società Risoluzione problematiche Guida Sintetica...61 PRIMA DI PROCEDERE CON L UTILIZZO DEL SISTEMA O PRIMA DI CONTATTARE L HELPDESK, LEGGERE LE AVVERTENZE IMPORTANTI E LA GUIDA SINTETICA.

3 PAG. 3 DI 68 AVVERTENZE IMPORTANTI DATI SOCIETA I dati dimensionali devono essere indicati per tutte le società, ivi compresi gli Emittenti e quelle Di Interesse Pubblico o di Cartolarizzazione. Se l Utente non specifica i dati dimensionali, le società diverse dagli Emittenti, da quelle Di Interesse Pubblico e da quelle di Cartolarizzazione sono considerate come Grandi. Ai fini della determinazione della corretta categoria dimensionale delle società rilevanti per il calcolo del cumulo, sono da considerarsi: 1) "grandi" se, in media, durante l esercizio occupano più di 250 dipendenti, a prescindere dalle altre voci di bilancio; 2) "grandi", a prescindere dal numero di dipendenti occupati, se presentano, contemporaneamente, ricavi superiori a 50 milioni di euro e un attivo dello stato patrimoniale superiore a 43 milioni di euro; 3) "piccole", nei casi in cui impiegano meno di 250 dipendenti e non superano due dei tre parametri previsti dall art bis del C.C.; 4) "medie" negli altri casi. Qualora la società rediga il bilancio consolidato, purchè tenuta ai sensi di legge, devono essere utilizzati i dati di quest ultimo. Ai fini della determinazione della categoria dimensionale di appartenenza, si ricorda, che qualora la società rediga un bilancio consolidato i parametri dimensionali da considerare sono, obbligatoriamente, quelli desumibili da quest ultimo. Per le società neo costituite (newco), fino all approvazione del 1 bilancio, si consiglia di inserire i seguenti dati dimensionali: 1) dipendenti: 0; 2) ricavi : 0; 3) attivo stato patrimoniale : 1; 4) la data di bilancio coincide con la data di costituzione della società. E necessario inserire i dati corretti non appena possibile. Nel caso in cui la newco derivi da un operazione straordinaria ( i.e. fusione, scissione, ), qualora redatto, devono essere utilizzati i dati del bilancio proforma. Il rapporto di controllo deve essere indicato solo se: - l Utente riveste carica analoga nella controllata e nella capogruppo; - la capogruppo redige, ovvero ne è esonerata ai sensi di legge, il bilancio consolidato. Una società può essere indicata come controllante perché inserita da altro soggetto; in questo caso la controllante risulterà visibile nell elenco società di tutti coloro che rivestono incarichi nella

4 PAG. 4 DI 68 controllata. Tuttavia in assenza delle condizioni sopra elencate il Sistema non provvederà all attribuzione dello sconto sul peso del cumulo della controllata. Se per una società nella cui capogruppo non si riveste analoga carica è indicata la capogruppo, questa non influisce sulla dichiarazione in quanto non viene applicato lo sconto. Nella maschera Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12) alcune cariche non pesano ai fini della determinazione del cumulo. Queste possono essere riferite: a. a tipologie societarie non ricomprese nel perimetro di applicazione della norma (ad esempio fondazioni, società semplici, cooperative ); b. a incarichi doppi : il Sistema può riportare nel caso di un Presidente di Collegio Sindacale di una società sia la carica di Presidente che quella di membro del Collegio Sindacale. Il Sistema però attribuisce un peso solo alla carica di rango superiore (quella di Presidente); c. a società di nuova costituzione per le quali ancora non sono disponibili i dati di bilancio e che pertanto hanno peso nullo. Gli incarichi in Società di Interesse Pubblico autorizzate ma non operative hanno peso nullo. Per attribuire il corretto peso a queste società gli Utenti devono contattare la CONSOB attraverso il numero di help-desk dedicato (06/ , cfr. 9). Il dato del peso del cumulo presente nella maschera Situazione Incarichi (cfr. Figura 6) è quello riferito all ultima dichiarazione inviata. Tale dato può differire dalla situazione reale dell Utente in quanto in assenza della corretta specificazione degli elementi dimensionali delle società, di eventuali rapporti di controllo e degli attributi della carica ( Membro Comitato Esecutivo, Deleghe Gestionali e Incarico Controllo Contabile ) il Sistema attribuisce il massimo peso alla carica. A seguito degli interventi dell Utente, il Sistema ricalcola correttamente il peso del cumulo che verrà mostrato, con riferimento allo stato della dichiarazione in corso, in alto a destra della maschera Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 11) sotto la dicitura Previsione Cumulo. Terminati gli aggiornamenti l Utente invierà la dichiarazione in CONSOB. Il Sistema presenterà, nella maschera Situazione Incarichi, il nuovo peso del cumulo relativo alla nuova dichiarazione inviata. Se l Utente non specifica gli attributi della carica ( Membro Comitato Esecutivo, Deleghe Gestionali e Incarico Controllo Contabile ) il Sistema attribuisce all incarico il peso come se a tali attributi fosse stato assegnato Si. Gli attributi devono essere sempre indicati per ogni carica valorizzando, a seconda dei casi, il campo Si o, alternativamente, quello No presente nella maschera Dettaglio Incarico (cfr. Figura 15). L indicazione degli attributi è obbligatoria per tutti gli incarichi rilevanti ai fini del calcolo del cumulo. Nel caso in cui la carica sia amministratore unico o amministratore delegato il campo deleghe gestionali deve essere sempre valorizzato a Si Nel caso in cui i dati anagrafici delle imprese (sede legale e denominazione) presentati dal Sistema non fossero corretti, l Utente deve comunque procedere ad effettuare la comunicazione. I disallineamenti devono essere comunicati esclusivamente alla CONSOB (e non alle Camere di Commercio o al registro delle Imprese) con una all indirizzo di posta cumuloincarichi@consob.it. Perché la dichiarazione sia validamente compilata è sufficiente che il codice fiscale sia corretto.

5 PAG. 5 DI 68 INCARICHI Qualora nell'elenco degli incarichi in essere non fossero presenti tutti gli incarichi rilevanti ai fini della dichiarazione, l Utente deve inserire gli incarichi mancanti (cfr. 5.2). Il sindaco supplente che subentra al membro effettivo dimissionario non è tenuto a comunicare l incarico sino alla data della delibera dell Assemblea che provvede alla nomina ai sensi dell art del C.C.. A partire da quella data decorrono i 90 giorni per effettuare la dichiarazione degli incarichi in essere. L Utente è sempre tenuto a fornire la data di cessazione di un incarico (entro 5 gg. dalla cessazione), anche quando questa è già stata segnalata dal Registro delle Imprese. Di seguito alcuni casi particolari: 1) impresa cessata prima della data presa a riferimento per la dichiarazione. In questo caso la data di chiusura della carica è quella di cessazione dell impresa; 2) impresa ammessa a procedura concorsuale prima della data presa a riferimento per la dichiarazione. In questo caso la data di chiusura della carica è quella di avvio della procedura concorsuale; 3) dimissioni avvenute di recente, ma comunque prima della data presa a riferimento per la dichiarazione. In questo caso la data di chiusura della carica è quella di presentazione delle dimissioni. Se alla carica da chiudere (ad es. Presidente del Collegio Sindacale) sono associate cariche di rango inferiore (ad es. membro del Collegio Sindacale), e si vogliono chiudere anche queste, occorre validare il campo Chiudi anche incarichi annessi della maschera Dettaglio Incarico (cfr. Figura 15). NOTA: Il Sistema è normalmente utilizzabile 24 ore al giorno. Tuttavia, è possibile che la domenica si verifichino problemi di collegamento a causa di interventi di manutenzione sui server.

6 PAG. 6 DI Premessa Il presente Manuale fornisce le informazioni necessarie all'utilizzo della procedura informatica realizzata dalla CONSOB e messa a disposizione degli Utenti per ottemperare agli obblighi di comunicazione previsti dall'art. 148-bis del d.lgs. n. 58/1998 che sono stati successivamente disciplinati dal Regolamento Emittenti agli articoli 144-duodecies e seguenti e dall'allegato 5-bis di tale Regolamento. Per la gestione degli adempimenti informativi relativi alla comunicazione in parola, la CONSOB ha provveduto a sviluppare un nuovo sistema (1) denominato S.A.I.V.I.C. (Sistema Automatico Integrato Vigilanza Incarichi di Controllo e Amministrazione). Il Sistema deve essere utilizzato dai soggetti tenuti ad effettuare le comunicazioni in base alle previsioni regolamentari di cui all'art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti. Il Sistema può essere utilizzato tramite qualunque computer connesso ad Internet e fornisce tutte le funzionalità necessarie, oltre che per la comunicazione degli incarichi in essere e delle loro successive variazioni, anche per comunicare le eventuali modifiche dei dati personali del dichiarante (di seguito anche Utente) e di quelli delle società nelle quali tali soggetti rivestono incarichi di controllo e/o amministrazione. Per fare riferimento ad elementi (campi, pulsanti, etc.) presenti sulle varie finestre che compongono l'applicazione viene usato il font Verdana. 2. Accesso e Autenticazione Dopo aver attivato il browser del proprio computer è necessario visualizzare la pagina Web per l'avvio della sessione. I browser che consentono la corretta visualizzazione delle schermate del Sistema sono, ad esempio, Firefox (versione 1.x e 2.x) o Internet Explorer (versione 6 e 7); possono essere utilizzati anche altri browser o versioni diverse dei browser, sebbene in tal caso possano verificarsi problemi nella corretta visualizzazione di alcune schermate. La schermata di accesso al Sistema può esser raggiunta digitando direttamente il corrispondente indirizzo (URL) oppure accedendo al sito della CONSOB ( entrando nella sezione Soggetti Vigilati del sito, selezionando la sezione Per gli Organi di Controllo, poi la sotto sezione Cumulo degli Incarichi e cliccando sul link S.A.I.V.I.C.. Il Sistema, a seguito di una delle due formulazioni di accesso, propone all'utente la maschera per l'introduzione dei dati identificativi di quest'ultimo (cfr. Figura 1): 1 Di seguito denominato anche il Sistema.

7 PAG. 7 DI 68 Figura 1 Autenticazione Per poter effettuare l accesso al Sistema, ogni dichiarante deve essere già in possesso di username e password che vengono forniti dalla CONSOB (cfr. 2.1). L'Utente deve inserire username e password nei campi denominati rispettivamente Login e Password e premere il pulsante LOGIN. Se i dati di autenticazione sono stati erroneamente digitati, il Sistema non riconoscerà l'utente, negherà l'accesso e visualizzerà la pagina di errore mostrata in Figura 2.

8 PAG. 8 DI 68 Figura 2 Errore di autenticazione Se i dati di autenticazione sono corretti, il Sistema aprirà una connessione sicura (2) fra il server della CONSOB ed il computer dell'utente permettendo a quest'ultimo di accedere alle funzioni disponibili. 2.1 Consegna dei dati di identificazione per l'accesso al Sistema Per poter utilizzare il Sistema è necessario che l'utente abbia username e password personali. Tali credenziali vengono rilasciate dalla CONSOB al dichiarante o ad un suo delegato secondo le modalità indicate nella Procedura per il ritiro delle credenziali presente sul sito della CONSOB ( sezione Soggetti Vigilati Per gli Organi di Controllo Cumulo degli Incarichi all indirizzo web: ali.html. 2 Il Sistema utilizza il cosiddetto criptaggio https.

9 PAG. 9 DI Disconnessione dal Sistema L'Utente, in qualsiasi momento, può disconnettersi dal Sistema mediante il pulsante Logout, posizionato in alto a destra e presente in tutte le maschere dell applicazione (eccetto quella di autenticazione, cfr. Figura 1). Una volta effettuata la disconnessione, il sistema ritornerà l apposito messaggio (cfr. Figura 3). Figura 3 Disconnessione dal sistema effettuata con successo È possibile disconnettersi dal Sistema prima di aver effettuato l Invio in CONSOB della dichiarazione senza alcuna perdita dei dati finora introdotti. Infatti i dati, anche parziali, introdotti fino a quel momento e salvati attraverso l utilizzo della funzione Conferma, verranno ripresentati all Utente al successivo collegamento. 3. Dati Personali e Accesso alle Funzionalità Dopo l accesso e l autenticazione, sarà visualizzata una maschera contenente i dati anagrafici dell'utente che si è connesso (cfr. Figura 4), affinché questi possa effettuare una verifica delle informazioni presenti ed apportare, se del caso, le eventuali modifiche. In alto nella maschera è presente poi una sezione pulsanti che consente di accedere alle funzioni messe a disposizione dal Sistema: Situazione Incarichi, Gestione Dichiarazione, Gestione Società e Ricerca; attraverso tali pulsanti è possibile accedere rispettivamente agli incarichi in essere (cfr. 4), alla gestione delle dichiarazioni in corso (cfr. 5), all aggiornamento dei dati inerenti le società (cfr. 7) e alle precedenti dichiarazioni e altre informazioni (cfr. 8). In sede di prima dichiarazione, gli incarichi in essere sono quelli pre-caricati nel Sistema dalla CONSOB. Tali dati rappresentano la dichiarazione corrente sino all invio in CONSOB della prima dichiarazione da parte dell Utente.

10 PAG. 10 DI 68 Figura 4 Dati Personali e Accesso alle Funzionalità Le informazioni relative al cognome e nome, al luogo e data di nascita e al codice fiscale, contenute in alto nella sezione Dati Personali, non sono modificabili. Qualora fossero riscontrati errori in questa tipologia di informazioni, l Utente deve effettuare una comunicazione alla CONSOB, attraverso l apposito indirizzo di posta elettronica (cumuloincarichi@consob.it), e alla competente Camera di Commercio, secondo le modalità indicate nel 9. A seguito di questi interventi l informazione corretta sarà visibile sul Sistema. L'Utente può modificare i dati presenti nelle sezioni Residenza e Recapiti, qualora non fossero validi a causa di un errore materiale o a seguito di variazioni degli stessi, oppure inserire quelli mancanti. Per effettuare le modifiche è necessario posizionarsi sul campo da modificare o da inserire e sovrascrivere il valore visualizzato ovvero inserirlo nel caso non fosse presente. Per la compilazione del campo Località è disponibile il pulsante di ricerca. Inserendo nel campo le prime lettere della località e premendo il pulsante, il Sistema visualizza l elenco di tutte le località le cui prime lettere corrispondono con quelle digitate (cfr. Figura 5). E compito dell Utente curare l aggiornamento del proprio recapito telefonico e dell indirizzo di posta elettronica presso il quale riceverà eventuali comunicazioni che il sistema produrrà in automatico.

11 PAG. 11 DI 68 Figura 5 Inserimento della località a partire dall elenco presente nel Sistema Per inserire la località corretta occorre evidenziare il pulsante posto sulla sinistra della località e premere Conferma. Premendo Annulla l operazione viene interrotta. Dopo aver effettuato le modifiche è necessario inserire la Data di Validità (nel formato gg/mm/aaaa), ovvero la data a partire dalla quale i nuovi dati sono da ritenersi validi (è possibile specificare una data antecedente alla data nella quale si opera per inserire i nuovi dati nel Sistema ma tale data deve essere successiva a quella dell ultima modifica introdotta) e premere il pulsante Modifica che memorizza le informazioni negli archivi centralizzati del Sistema. Qualora sia necessario annullare le modifiche inserite senza procedere al salvataggio è possibile premere il tasto Annulla Modifiche ottenendo così il ripristino delle informazioni presenti prima delle modifiche. L'Utente può disconnettersi dal Sistema mediante il pulsante Logout (cfr. 2.2) oppure procedere con l accesso alle funzioni Situazione Incarichi (cfr. 4), Gestione Dichiarazione (cfr. 5), aggiornamento dei dati delle Società (cfr. 7) e visualizzazione di precedenti dichiarazioni tramite la funzione Ricerca (cfr. 8).

12 PAG. 12 DI Situazione Incarichi Attraverso il pulsante Situazione Incarichi presente in alto a sinistra nella schermata illustrata in Figura 4, si accede alla maschera dedicata alla situazione degli incarichi in essere (cfr. Figura 6) suddivisa in due aree: nella prima area, Incarichi Attuali, è visualizzata la lista degli incarichi attivi del dichiarante, come risulta dalle dichiarazioni effettuate in precedenza e formalmente inviate alla CONSOB 3. Tale lista non muta sino all invio in CONSOB di una successiva dichiarazione; in altri termini, le modifiche effettuate dall Utente non vengono visualizzate in quest area fino al successivo invio in CONSOB e, allo stesso modo, il valore del cumulo riportato non riflette il reale valore del cumulo della situazione oggetto di una dichiarazione in corso; nella seconda area, Dettaglio Incarico, sono visualizzabili le informazioni di dettaglio riguardanti ogni singolo incarico, che può essere selezionato premendo il pulsante Vedi a sinistra di ciascun incarico nell area Incarichi Attuali. Figura 6 Situazione incarichi in essere 3 In sede di prima dichiarazione, il Sistema propone le cariche di amministrazione e controllo così come risultano dal Registro delle Imprese le quali potrebbero, dunque, necessitare di integrazioni. Il Sistema segnala tale necessità e, qualora i disallineamenti tra le cariche riportate e la situazione reale non fossero risolubili con i meccanismi messi a disposizione dal Sistema, i componenti dovranno contattare le competenti Camere di Commercio agli indirizzi riportati nel paragrafo 8.

13 PAG. 13 DI 68 La schermata propone i dati relativi agli incarichi in sola visualizzazione. Al fine di procedere con la modifica dei dati visualizzati occorre accedere alla funzione di Gestione Dichiarazione (cfr. 5) o alla funzione Gestione Società (cfr. 7) attivabili dalla prima schermata (cfr. Figura 4). Il numero totale di incarichi presenti a Sistema è indicato accanto al campo Incarichi Attuali, in alto a sinistra nella schermata (alcuni incarichi che concorrono alla creazione del numero totale possono non essere rilevanti ai fini del calcolo del cumulo cfr. 5). Ogni riga della tabella degli Incarichi Attuali (cfr. Figura 6) rappresenta un incarico ricoperto dall Utente e in essa sono visualizzate le principali informazioni attinenti all incarico, ovvero: il numero identificativo dell incarico, la tipologia di Carica ricoperta, la data di inizio dell incarico (colonna Inizio) e le informazioni relative alla presenza di deleghe gestionali (D.G.), alla presenza di un incarico di controllo contabile (I.C.C.), all eventualità di essere anche membro del comitato esecutivo (M.C.E.). Il numero identificativo posto prima della carica (ID ) identifica univocamente l incarico nel Sistema. Qualora sia visualizzato un messaggio di errore che richiede la correzione di un incarico, questo numero è utilizzato per evidenziare a quale incarico è riferito l errore (cfr. Figura 29). Per ciascun incarico il Sistema visualizza, inoltre, la società presso la quale l incarico è assunto, la categoria di appartenenza di quest ultima e l eventuale presenza di una società capogruppo che deve essere presa in considerazione ai fini della determinazione dello sconto da applicare al peso attribuito alla carica così come previsto nell Allegato 5-bis al Regolamento Emittenti 4. La Società capogruppo deve essere indicata dall Utente, qualora non risulti presente tra i dati a Sistema (cfr. 7). È necessario inserire tale informazione solo nel caso in cui l Utente rivesta analogo incarico nella società controllante e nella società controllata. Infine, la colonna Peso indica il peso del singolo incarico presente in ciascuna riga della tabella e la colonna Considerato se l incarico viene considerato ai fini del calcolo del cumulo oppure no (valore si oppure no). Premendo sul tasto accanto alle colonne Carica, Società e Categoria, è possibile impostare una delle tre colonne come prima colonna di ordinamento. Ovvero, il Sistema ordinerà i dati contenuti nella colonna selezionata in ordine crescente (A - Z, 0-9), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante o decrescente (Z - A, 9-0), indicando l avvenuto 4 Ai fini della dichiarazione in esame, per società controllate si intendono quelle di cui alla lettera i) del comma 1 dell'art. 144-duodecies del Regolamento Emittenti. Sono, altresì, considerate controllate le società nelle quali il componente dell'organo di controllo riveste analoga carica nella sub-holding controllante ovvero nella capogruppo che non redige il bilancio consolidato in quanto soggetta, ai sensi di legge, ad esonero o esclusione. Quanto sopra, anche se tra le due società, nella catena di controllo, sono frapposte altre entità nelle quali il componente non dovesse avere analoghi incarichi. Il Sistema opererà in automatico la riduzione dei pesi da attribuire agli incarichi solo nell ipotesi in cui un soggetto rivesta analoga carica in una società controllata e in una controllante. La determinazione di società controllante avviene sulla base delle specificazioni indicate dal componente all'atto della dichiarazione. Nel caso in cui sia possibile individuare un rapporto di controllo, per l esatta determinazione dei parametri quantitativi, si rinvia a quanto chiarito nella sezione Risposte frequenti del sito della Consob ( Nel presente manuale, ci si riferisce alla società capogruppo anche come alla società controllante.

14 PAG. 14 DI 68 ordinamento tramite il pulsante. A questo punto, accanto alle altre colonne che possono essere oggetto di ordinamento compare il pulsante. Premendolo il Sistema consente di includere anche questa seconda colonna nel tipo di ordinamento prescelto (crescente o decrescente), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante. In questo modo, ad esempio, è possibile ordinare gli incarichi in ordine alfabetico prima per categoria di società e poi per tipologia di carica. Premendo, infine, il pulsante posto accanto alla terza colonna, non ancora inclusa nell ordinamento, il Sistema consente di includere anche questa terza colonna nel tipo di ordinamento prescelto (crescente o decrescente), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante. Per annullare l ordinamento degli incarichi occorre premere il pulsante Indietro. Il Sistema ripropone la schermata iniziale (cfr. Figura 4) dalla quale si può tornare alla situazione degli incarichi in essere attraverso il pulsante Situazione Incarichi. L Utente può verificare i dati presenti nel Sistema riguardo a queste informazioni visualizzando le informazioni di dettaglio relative ad un incarico tra quelli presenti in tabella, tramite il pulsante Vedi a sinistra di ciascun incarico. Il Sistema visualizza le informazioni relative all incarico selezionato compilando i relativi campi nell area Dettaglio Incarico (cfr. Figura 7). Figura 7 Visualizzazione del dettaglio degli incarichi in essere Nel caso in cui le informazioni circa la carica rivestita risultino incomplete o non corrette,

15 PAG. 15 DI 68 l'utente dovrà provvedere ad indicare le informazioni mancanti oppure correggere eventuali informazioni errate attraverso la funzione di Gestione Dichiarazione (cfr. 5) attivabile dalla prima schermata (cfr. Figura 4). Inoltre, sempre utilizzando la funzione Gestione Dichiarazione, l Utente potrà provvedere a inserire eventuali incarichi in essere non presenti nel Sistema. Nel caso in cui le informazioni circa la società presso la quale l'incarico è assunto debbano essere modificate o debba essere inserita una nuova società, occorre avviare la funzione Gestione Società (cfr. 7) attivabile dalla prima schermata (cfr. Figura 4). Tra l altro, il Sistema indica, con l apposito pulsante colorato in basso a sinistra nell area Dati della Società, se i dati di dettaglio relativi alla società siano: 1) validi (i dati sono completi e validi); 2) da validare (la CONSOB deve completare la verifica dei dati inseriti o completare l aggiornamento di alcune informazioni); 3) da completare (l Utente deve completare l inserimento di alcuni dati relativamente alla Società). Fino a quando non verrà completato l inserimento dei dati e fino a quando la CONSOB non avrà terminato la verifica, il calcolo del cumulo degli incarichi non potrà essere considerato definitivo. In alto a destra è presente, inoltre, la sezione Superamento dedicata alle informazioni sul peso complessivo degli incarichi in essere e l'indicazione dell eventuale superamento o meno del limite al cumulo previsto dalla normativa vigente. Si possono osservare (da sinistra verso destra): l indicazione di superamento del limite al cumulo degli incarichi; il tipo di limite eventualmente superato (emittente cioè si hanno più di cinque incarichi in società emittenti, valore cioè la somma complessiva dei pesi degli incarichi è superiore a 6, o entrambi); il peso complessivo attribuito al cumulo degli incarichi (5) ; l indicazione della presenza di dati da verificare da parte della CONSOB. Si ricorda che in quest ultimo caso i dati precedenti non devono essere considerati definitivi in quanto la valutazione effettuata dalla CONSOB potrebbe modificare il peso di un incarico (cfr. 5). Attraverso la funzione Stampa essere (cfr. Figura 8). è possibile stampare la situazione incarichi in 5 Oltre ai meccanismi di previsione del superamento del cumulo illustrati nel paragrafo 5, nel sito della Consob (sezione Operatori Per gli Organi di controllo, link Simulatore per il calcolo del cumulo degli incarichi di Amministrazione e Controllo ) è presente un simulatore con il quale, indicando le tipologie degli incarichi rivestiti (così come specificato nel punto 2 dello Schema 1 dell Allegato 5-bis) e delle società nella quali si hanno tali incarichi (secondo le tipologie individuate ex art. 144-duodecies, comma 1. lett. e), f), g) e h) del Regolamento), gli Utenti potranno simulare i cambiamenti che si produrrebbero nel calcolo del loro cumulo apportando delle variazioni agli incarichi rivestiti (dimissioni da incarichi in essere e/o assunzione di nuovi incarichi).

16 PAG. 16 DI 68 Figura 8 Stampa della situazione incarichi in essere (1/2) Premendo il pulsante Stampa si seleziona la stampante sulla quale effettuare la stampa (cfr. Figura 9) e si procede con la funzione di stampa.

17 PAG. 17 DI 68 Figura 9 Stampa della situazione incarichi in essere (2/2) Infine, la schermata propone la funzione Comunicazione Superamento, in alto a destra, da utilizzare per effettuare il previsto adempimento di legge relativo alla comunicazione di superamento del limite al cumulo previsto dalla normativa vigente (cfr. 6). Il pulsante risulta attivo solo qualora sia presente il superamento del cumulo. Altrimenti la funzione è visibile, ma risulta non selezionabile. In qualsiasi momento, l Utente può, tramite il pulsante Indietro, tornare alla schermata iniziale (cfr. Figura 4) per accedere, in sola visualizzazione, alle precedenti dichiarazioni inviate e altre informazioni tramite la funzione Ricerca (cfr. 8) oppure per avviare le altre funzionalità del Sistema. E da notare che, per un corretto utilizzo del Sistema, nel corso della navigazione, occorre utilizzare esclusivamente i pulsanti messi a disposizione dall applicazione e non quelli del browser (cfr. Figura 10).

18 PAG. 18 DI 68 NO SI Figura 10 Utilizzo dei pulsanti di navigazione del Sistema 5. Gestione Dichiarazione Incarichi Qualora l Utente debba comunicare variazioni relative agli incarichi deve, preventivamente, aprire una nuova dichiarazione e, al termine delle operazioni, procedere con l invio in Consob. La maschera di Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 11), alla quale si accede attraverso il pulsante Gestione Dichiarazione presente sulla schermata iniziale (cfr. Figura 4), permette all Utente di aprire una nuova dichiarazione ovvero di continuare l inserimento di una dichiarazione già avviata. Qualora l Utente non abbia avviato la fase di dichiarazione, il sistema visualizza la schermata vuota con il pulsante Nuova Dichiarazione attivo (cfr. Figura 11).

19 PAG. 19 DI 68 Figura 11 Inserimento Nuova Dichiarazione Selezionando tale pulsante, il Sistema crea una nuova dichiarazione contenente tutti gli incarichi rilevanti in essere dell Utente come forniti dal Registro delle Imprese e dalle dichiarazioni rilasciate in precedenza dall Utente stesso (cfr. Figura 12). Il Sistema permette all Utente di: di dichiarare le variazioni intervenute su incarichi in essere (cfr. 5.1), di introdurre le informazioni mancanti relative all assunzione di un nuovo incarico (cfr. 5.2), di comunicare le dimissioni da un incarico (cfr. 5.3), di inviare la dichiarazione in CONSOB, assolvendo così agli obblighi di legge (cfr. 5.4). Qualsiasi dichiarazione viene effettuata a partire dalla situazione dei propri incarichi, così come questa risulta dagli archivi del Registro delle Imprese e dalle dichiarazioni rilasciate in precedenza dall Utente. Tuttavia, è bene tener presente che possono trascorrere alcuni giorni dal momento in cui l incarico risulta visibile da una visura del Registro delle Imprese e il momento nel quale lo stesso risulta visibile sul Sistema. Il numero totale di incarichi presenti a Sistema è indicato accanto al campo Tot. Incarichi, in alto a sinistra nella schermata; al di sotto, è indicato il numero di incarichi rilevanti ovvero che concorrono al calcolo del cumulo (numero accanto al campo Rilevanti) e, ancora sotto, il numero di nuovi incarichi (numero accanto al campo Nuovi) introdotti dall Utente nella compilazione di questa dichiarazione. Gli incarichi che non concorrono al calcolo del cumulo sono quelli riferiti a: tipologie societarie non ricompresse nel perimetro di applicazione della norma (ad esempio fondazioni, società semplici, cooperative, ); incarichi doppi : il Sistema può riportare nel caso di un Presidente di Collegio Sindacale di una società sia la carica di Presidente che quella di membro del Collegio Sindacale. Il Sistema però attribuisce un peso solo alla carica di rango superiore (quella di Presidente);

20 PAG. 20 DI 68 società di nuova costituzione per le quali ancora non sono disponibili i dati di bilancio e che pertanto hanno peso nullo; società sottoposte a procedure concorsuali o a intermediari non operativi. La schermata presenta, oltre alla tabella contenente la lista degli incarichi in essere, due sezioni informative: la sezione Completezza Dati in alto al centro, nella quale è visualizzata l informazione relativa alla completezza o meno dei dati relativi a Società e agli Incarichi e la conseguente possibilità o meno di poter procedere con l invio della dichiarazione, fornita dal campo Inviabile (indicatori di stato Si/No); la sezione Previsione Cumulo in alto a destra, nella quale è visualizzato il valore di previsione per il cumulo degli incarichi e l indicazione, Si/No, nel caso o meno di superamento di tale limite. Nel caso di modifiche nei dati degli incarichi il valore del cumulo viene aggiornato di conseguenza man mano che la dichiarazione in corso viene completata. Figura 12 Gestione Dichiarazione Dettaglio incarichi Nella tabella sottostante, ogni riga rappresenta un incarico ricoperto dall Utente e in essa sono presenti, in sola visualizzazione, le principali informazioni attinenti all incarico. Oltre al numero identificativo dell incarico, alla Carica e alle date di validità (colonne Inizio e Fine), il Sistema visualizza le informazioni relative: alla presenza di deleghe gestionali (D.G.) 6, di un incarico di controllo contabile (I.C.C.) 7, all eventualità di essere anche membro del comitato 6 L Utente deve indicare questi valori per ogni incarico. Ovviamente, nel caso di incarichi di controllo, il campo D.G. dovrà obbligatoriamente essere valorizzato No. 7 L Utente deve indicare questi valori per ogni incarico. Ovviamente, nel caso di incarichi di amministrazione, il campo I.C.C. dovrà obbligatoriamente essere valorizzato No.

21 PAG. 21 DI 68 esecutivo (M.C.E.) 8, la società presso la quale l incarico è assunto, la sua categoria di appartenenza e l eventuale società controllante. E da evidenziare che il numero identificativo accanto alla carica (ID ) identifica univocamente l incarico nel Sistema. Il Sistema, qualora visualizzi un messaggio di errore che richiede la correzione di un incarico, utilizza questo numero per evidenziare a quale incarico è riferito l errore visualizzato (cfr. Figura 29). Inoltre, nella colonna Completare viene indicato (attraverso il testo si oppure no) se per ciascun incarico le informazioni aggiornabili relativamente alla carica (cfr. 5.1) risultano incomplete e, quindi, necessitano di un intervento di aggiornamento da parte dell Utente. Le informazioni che risultano da completare sono quelle corrispondenti ai campi vuoti nella tabella. L Utente non può procedere all invio della dichiarazione sino a quando nella colonna Completare non appaiono tutti no. Nella colonna Modificato viene indicato se nel comporre la dichiarazione in fieri l Utente ha effettuato modifiche su questo incarico rispetto alle informazioni prelevate direttamente dal Registro delle Imprese informatizzato o comunicate con l ultima dichiarazione inviata in CONSOB. Nella colonna Peso è indicato il peso del singolo incarico presente in ciascuna riga della tabella, così come viene calcolato sulla base dei parametri presenti a Sistema (sia di quelli inviati dal registro delle Imprese che di quelli inseriti dall Utente). Premendo sul tasto accanto alle colonne Carica, Società e Categoria, è possibile impostare una delle tre colonne come prima colonna di ordinamento. Ovvero, il Sistema ordinerà i dati contenuti nella colonna selezionata in ordine crescente (A - Z, 0-9), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante ordinamento tramite il pulsante. o decrescente (Z - A, 9-0), indicando l avvenuto Il pulsante Vedi a sinistra di ciascun incarico, se selezionato, consente di accedere in modifica alle informazioni complete del singolo incarico cui si riferisce e di operare gli opportuni aggiornamenti (cfr. 5.1). In qualsiasi momento, l Utente può tornare alla schermata iniziale (cfr. Figura 4) tramite il pulsante Indietro. Per un corretto utilizzo del Sistema, nel corso della navigazione, occorre utilizzare esclusivamente i pulsanti messi a disposizione dall applicazione e non quelli del browser (cfr. Figura 10). Qualora sia necessario cancellare le modifiche introdotte, è possibile ricorrere alla funzione Annulla Dichiarazione, attivabile tramite l omonimo pulsante in basso nella schermata, che permette di annullare tutte le modifiche effettuate (inclusa l eventuale chiusura di 8 L Utente deve indicare questi valori per ogni incarico. Ovviamente, nel caso di incarichi di controllo, il campo M.C.E. dovrà obbligatoriamente essere valorizzato No.

22 PAG. 22 DI 68 un incarico), anche in più sessioni di lavoro, e di ripristinare i dati aggiornati all ultima dichiarazione inviata alla CONSOB. Qualora, invece, risultasse mancante nell elenco in tabella un incarico ricoperto è possibile attivare la funzione Nuovo Incarico in basso nella schermata, che consente di inserire tutte le informazioni utili alla registrazione a sistema dell incarico mancante (cfr. 5.2). Il Sistema mette, inoltre, a disposizione dell Utente la funzione Stampa, attivabile tramite l omonimo pulsante in alto al centro della schermata, che permette di stampare tutte le informazioni relative alla Dichiarazione anche prima di aver effettuato l invio definitivo (cfr. Figura 13). Figura 13 Stampa della Dichiarazione da inviare (1/2) Premendo il pulsante Stampa è possibile selezionare la stampante sulla quale effettuare la stampa (cfr. Figura 14) e procedere con la funzione di stampa.

23 PAG. 23 DI 68 Figura 14 - Stampa della Dichiarazione da inviare (2/2) Qualora si sia terminato l inserimento della dichiarazione, è possibile procedere con l invio in CONSOB attraverso l omonimo pulsante (cfr. 5.4). Una volta terminate le operazioni è possibile disconnettersi dal Sistema effettuando il Logout, tramite l omonimo pulsante. 5.1 Modifica di un Incarico Questa funzione è utilizzabile solo se, preventivamente, l Utente ha aperto una nuova dichiarazione (cfr 5). Selezionando il pulsante Vedi a sinistra di ciascun incarico, si accede alla maschera di dettaglio (cfr. Figura 15), che permette di inserire o modificare solo alcuni dati relativi alla carica rivestita nella società. Si rammenta che i dati relativi alla società sono modificabili attraverso la funzione Gestione Società cui si accede dalla schermata iniziale (cfr. 7).

24 PAG. 24 DI 68 Figura 15 Dettaglio Incarico Nella sezione Dati della Società sono contenute le informazioni anagrafiche della società presso la quale si riveste l incarico (Codice Fiscale, Denominazione, Categoria e se si tratta di società controllata). Nelle sezioni Dati della Carica e Modificatori della Carica sono contenute le informazioni relative all incarico. Le informazioni relative alla tipologia di carica e alla data di assunzione dell incarico possono essere modificate solo attraverso una comunicazione alla competente Camera di Commercio (cfr. 9), a valle della quale l informazione corretta verrà inviata automaticamente alla CONSOB e sarà visibile sul Sistema. Le informazioni modificabili relativamente ad un incarico sono: la data di fine incarico, l indicazione Chiudere anche Incarichi annessi la presenza di eventuali Deleghe Gestionali, l'eventuale associazione con un Incarico di Controllo Contabile, l eventualità di essere Membro del Comitato Esecutivo. Il Sistema individua gli ultimi tre elementi con il nome di Modificatori. L'Utente, relativamente all incarico selezionato, deve fornire le necessarie indicazioni selezionando l'opzione posta a fianco degli omonimi (9) campi e specificare la Data di Validità delle informazioni sui modificatori. Nel caso l Utente debba inserire le dimissioni da un incarico, anche a seguito di superamento del limite previsto per il cumulo, dovrà valorizzare il campo Fine Incarico con la data effettiva delle 9 Va osservato che alcune opzioni possono essere selezionate solo in riferimento a particolari tipi di carica; il Sistema effettua questo controllo di congruità durante le fasi di immissione e modifica.

25 PAG. 25 DI 68 dimissioni (cfr. 5.3). Nel caso di chiusura dell incarico (ad es. Presidente del Collegio Sindacale) se sono associati incarichi di rango inferiore (ad es. membro del Collegio Sindacale), e si vogliono chiudere anche questi, occorre validare il campo Chiudi anche incarichi annessi. Occorre evidenziare che è possibile utilizzare il campo Data Validità e l opzione Errata Corrige per correggere la data a partire dalla quale è valido un aggiornamento, nel caso fosse stata inserita una data non corretta nel corso di una precedente operazione di modifica dei dati. Nel caso l Utente debba aggiornare le informazioni relative alla presenza di deleghe gestionali o di un incarico di controllo contabile o all eventualità di essere anche membro del comitato esecutivo deve selezionare coerentemente il pulsante Si oppure No posto accanto al tipo di informazione. Tali dati sono obbligatori, è dunque sempre necessario che uno dei due pulsanti sia valorizzato al fine di procedere con l aggiornamento dell incarico. Prima di confermare le operazioni effettuate è necessario indicare se la modifica riguarda una correzione o un aggiornamento del dato a sistema: se le modifiche servono a correggere un errore presente nei dati, l Utente deve selezionare l'opzione Errata Corrige per apportare le modifiche del caso; se la modifica è scaturita da una variazione dei dati, sempre relativi alla carica, occorre selezionare l'opzione Aggiornamento e deve essere indicata anche la data a partire dalla quale i nuovi dati sono da ritenersi validi (è possibile specificare una data antecedente alla data nella quale vengono inserite le modifiche nel Sistema). Premendo il pulsante Conferma posto in basso nella schermata, una volta terminate le operazioni di aggiornamento, le modifiche effettuate vengono salvate. Il Sistema torna alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12). Non è necessario, infatti, completare una dichiarazione in un'unica sessione di lavoro; il Sistema provvede a salvare le informazioni eventualmente introdotte sugli archivi centralizzati ad ogni pressione del pulsante Conferma. E possibile, quindi, disconnettersi dal Sistema (Logout ) prima di aver effettuato l invio in CONSOB della dichiarazione, in quanto l utilizzo della funzione Conferma permette di memorizzare negli archivi del Sistema i dati introdotti fino a quel momento, che verranno ripresentati all Utente al successivo collegamento (cfr. 2.2). Qualora le informazioni inserite in fase di aggiornamento non risultino complete, ovvero non siano stati valorizzati tutti i campi obbligatori (oltre alle informazioni relative alla carica, sono obbligatori i campi Data Validità e, alternativamente, quelli di Errata Corrige e Aggiornamento), al momento dell avvio della funzione di Conferma il Sistema fornisce un messaggio di errore che contiene le istruzioni utili al corretto completamento della fase di modifica (cfr. Figura 16).

26 PAG. 26 DI 68 Figura 16 Messaggio di errore nell aggiornamento dell incarico La funzione Ripristina, attivabile tramite l omonimo pulsante, permette di annullare le modifiche effettuate e confermate e di ripristinare i dati dell incarico eventualmente modificati riportandoli a quelli inviati in CONSOB con l ultima dichiarazione. Anche in questo caso, il Sistema torna alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 11). Si ricorda che: - la funzione Ripristina agisce solo sui dati inseriti nella dichiarazione in fieri e ancora non inviata; - attraverso la funzione Annulla Dichiarazione, attivabile tramite l omonimo pulsante, è possibile annullare tutte le modifiche effettuate (inclusa l eventuale chiusura di un incarico) nella dichiarazione in fieri riportando la situazione a quella precedente all apertura della dichiarazione stessa. In qualsiasi momento, l Utente può tornare alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 11) tramite il pulsante Indietro. Per un corretto utilizzo del Sistema, nel corso della navigazione, occorre utilizzare esclusivamente i pulsanti messi a disposizione dall applicazione e non quelli del browser (cfr. Figura 10). Infine, il Sistema mette a disposizione la funzione Elimina, che elimina un incarico inserito dall Utente. Tale funzione è valida solo per questa tipologia di incarico (ovvero non è possibile cancellare un incarico caricato sul Sistema da Infocamere) ed è attiva solo fino a quando non viene inviata la dichiarazione. 5.2 Segnalazione di un Nuovo Incarico Qualora nell elenco degli incarichi in essere non fossero presenti tutti gli incarichi da prendere a riferimento ai fini della dichiarazione, vuol dire che gli stessi non sono ancora stati riportati nel Registro delle Imprese. L Utente deve, ai fini di effettuare la dichiarazione completa di tutti gli incarichi in essere, utilizzare il tasto Nuovo Incarico presente sulla schermata Gestione Dichiarazione e integrare così la situazione presentata dal Sistema (cfr. Figura 17).

27 PAG. 27 DI 68 Figura 17 Inserimento nuovo incarico Al fine di inserire i dati di un incarico mancante occorre valorizzare le informazioni relative alla società presso la quale l incarico è ricoperto e successivamente quelle relative alla carica. Nella sezione Dati della Società, inserendo nel campo Cod. Fiscale il codice fiscale della società e selezionando il pulsante di ricerca, posto accanto al campo stesso, il Sistema valorizza i dati anagrafici della società e propone, nel sottostante campo Carica, la prima tipologia di carica, presente nell elenco delle possibili cariche, in ordine alfabetico (cfr. Figura 18).

28 PAG. 28 DI 68 Figura 18 Inserimento carica dall elenco Qualora la società presso la quale l incarico è ricoperto non risultasse presente a Sistema occorre, preventivamente, procedere al suo inserimento tramite il pulsante Nuova Società presente nella funzionalità Gestione Società cui si accede dalla schermata iniziale (cfr. 7.1). Nella sezione Dati della Carica, occorre inserire le informazioni relative all incarico valorizzando i campi relativi a: la tipologia di carica (selezionando tra quelle che compaiono nell elenco visualizzato cliccando sul simbolo accanto al campo Carica), la data di inizio incarico e di fine incarico (qualora questo sia rilevante ai fini della dichiarazione, ma risulti già cessato), la presenza di eventuali Deleghe Gestionali, l'eventuale associazione con un Incarico di Controllo Contabile, l eventualità di essere Membro del Comitato Esecutivo, la data di validità dei valori sopra specificati relativamente al nuovo incarico. Una volta completato l inserimento dell incarico, occorre premere il pulsante Conferma posto in basso nella schermata, e le informazioni vengono salvate. Il Sistema torna alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12). Si ricorda che non è necessario completare una dichiarazione in un'unica sessione di lavoro; il Sistema provvede a salvare le informazioni eventualmente introdotte sugli archivi centralizzati ad

29 PAG. 29 DI 68 ogni pressione del pulsante Conferma. E possibile, quindi, disconnettersi dal Sistema (Logout ) prima di aver effettuato l invio in CONSOB della dichiarazione, in quanto l utilizzo della funzione Conferma permette di memorizzare negli archivi del Sistema i dati introdotti fino a quel momento, che verranno ripresentati all Utente al successivo collegamento (cfr. 2.2). È compito dell Utente assicurarsi che incarichi mancanti così comunicati alla Consob vengano inseriti anche nel Registro delle Imprese. Figura 19 Messaggio di errore nell inserimento di un nuovo incarico Qualora le informazioni del nuovo incarico non risultino complete o coerenti con altri incarichi ricoperti dal dichiarante, al momento dell avvio della funzione di Conferma il Sistema fornisce un messaggio di errore che contiene le istruzioni utili al corretto completamento della fase di inserimento (cfr. Figura 19). 5.3 Comunicazione della chiusura di un incarico La comunicazione della chiusura di un incarico (per dimissioni, cessazione naturale della carica o per estinzione della società) rientra nell ambito delle funzionalità di modifica di un incarico, disponibile sulla schermata di Gestione Dichiarazione. E possibile utilizzare questa funzione del Sistema anche qualora questo presenti ancora in visualizzazione un incarico dimesso da tempo, ma ancora presente nel Registro delle Imprese per errore o in quanto non è stata debitamente comunicata la cessazione dallo stesso (ad es. in caso di assoggettamento della Società ad una procedura concorsuale). In questo caso l Utente deve anche informare la competente Camera di Commercio.

30 PAG. 30 DI 68 Selezionando il pulsante Vedi a sinistra di ciascun incarico sulla tabelle degli incarichi (cfr. Figura 12), si accede alla maschera di dettaglio (cfr. Figura 20), attraverso la quale è possibile inserire la data di chiusura dell incarico all interno del campo Fine Incarico. Figura 20 Chiusura incarico È possibile indicare, selezionando il flag Chiudere anche incarichi annessi, il caso in cui la chiusura dell incarico comporta anche la chiusura degli incarichi con questo connessi (ad es. dimissioni da Presidente del Collegio Sindacale e anche da componente del medesimo Collegio Sindacale). Il flag Da Chiudere diviene attivo (in automatico) nel caso che il Registro delle Imprese abbia comunicato a CONSOB la chiusura dell incarico. Se l informazione risulta corretta, l Utente dovrà valorizzare il campo Fine Incarico con la data effettiva delle dimissioni. Nel caso in cui il flag risultasse attivo a seguito di un errore nei dati del Registro delle Imprese, l Utente dovrà segnalare l evenienza alla CONSOB e alla competente Camera di Commercio (cfr. 9). Dopo aver selezionato il flag Aggiornamento, premere il pulsante Conferma posto in basso a sinistra nella schermata, per salvare le modifiche effettuate. Non è necessario, infatti, completare una dichiarazione in un'unica sessione di lavoro; il Sistema provvede a salvare le informazioni eventualmente introdotte sugli archivi centralizzati ad ogni pressione del pulsante Conferma. Il Sistema torna alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12). Alternativamente, è possibile attivare la funzione Annulla, tramite l omonimo pulsante, che permette di

31 PAG. 31 DI 68 annullare le modifiche effettuate sulla maschera e non ancora confermate. Accanto al pulsante Conferma, è presente il pulsante Ripristina che permette di annullare le modifiche effettuate e confermate e di ripristinare i dati dell incarico eventualmente modificati riportandoli a quelli inviati in CONSOB con l ultima dichiarazione. Anche in questo caso, il Sistema torna alla schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12). Nel caso di chiusura di un incarico, il Sistema presenta nella schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 21) in tabella la colonna Fine valorizzata con la data di chiusura dell incarico cessato. Figura 21 Aggiornamento situazione incarichi Si ricorda che, secondo quanto previsto dallo Schema 3 dell'allegato 5-bis, l Utente ha cessato uno o più incarichi, deve comunicare, nei termini previsti dal comma 3 dell'art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti, la cessazione da tali incarichi. Tale comunicazione deve essere effettuata mediante una nuova dichiarazione, secondo quanto descritto nel presente manuale, che aggiorni la propria posizione con l indicazione di tutte le variazioni intervenute dall'ultima dichiarazione resa ed effettuandone l invio alla CONSOB (cfr. 5.4, cfr. Figura 12). Coloro che già hanno effettuato una comunicazione, essendo componenti effettivi dell'organo di controllo di un "emittente", nel periodo che intercorre sino al momento in cui sorge l'obbligo della nuova comunicazione (1-15 luglio dell'anno successivo), anche se assumono nuove cariche, non hanno, a stretto rigor di norma, alcun obbligo di effettuare ulteriori comunicazioni. Tuttavia, tenuto conto della loro necessità di monitorare l'eventuale raggiungimento del limite al cumulo degli incarichi di amministrazione e controllo, in relazione alla nuova carica assunta, per evitare il rischio di incorrere nelle sanzioni derivanti dal superamento del cumulo e per ridurre i loro oneri informativi all'atto dell'effettuazione della nuova dichiarazione annuale, la Consob consiglia a questi soggetti di aggiornare la loro posizione provvedendo ad aggiungere i nuovi incarichi man mano che tali eventi si dovessero verificare.

32 PAG. 32 DI Invio della Dichiarazione in CONSOB Quando le informazioni relative agli incarichi presenti nella dichiarazione sono complete e non si intende effettuare ulteriori modifiche, l'utente può effettuarne l invio alla CONSOB (10) utilizzando il pulsante Invia In Consob (cfr. Figura 12). Si ricorda che solo con l invio viene ottemperato l'obbligo di comunicazione. Il Sistema visualizza un messaggio di conferma dell operazione di invio. Premendo il pulsante OK, si procede con l operazione, mentre il pulsante Annulla interrompe l operazione di invio (cfr. Figura 22). Figura 22 Invio della Dichiarazione: operazione di conferma Qualora il Sistema rilevi un errore nell aggiornamento dei dati inseriti propone un messaggio di errore (cfr. Figura 23), che evidenzia una o più incongruenze relative ai modificatori ovvero ad alcuni attributi della carica: Membro del Comitato Esecutivo, Deleghe Gestionali, Incarico di Controllo Contabile (cfr. 5.1). 10 L'operazione di Invio può essere effettuata nella medesima sessione nella quale si sono apportate le modifiche e/o integrazioni degli incarichi in essere ovvero in una sessione successiva.

33 PAG. 33 DI 68 Figura 23 Invio della Dichiarazione: messaggio di errore Qualora non risultino incongruenze negli aggiornamenti effettuati, il Sistema propone una schermata di riepilogo delle informazioni inviate e consente di visualizzare il numero di protocollo assegnato alla dichiarazione inviata (cfr. Figura 24). Le informazioni possono essere stampate tramite il pulsante Stampa posto in alto al centro della schermata. Nella stampa viene riportato il numero di protocollo assegnato alla dichiarazione dalla CONSOB. Figura 24 - Riepilogo delle informazioni inoltrate alla CONSOB con la dichiarazione appena inviata

34 PAG. 34 DI 68 Attraverso l attivazione della funzione di stampa il Sistema propone la schermata di accesso alla stampa (cfr. Figura 25). Figura 25 - Stampa dichiarazioni appena inviate (1/2) Premendo il pulsante Stampa è possibile selezionare la stampante sulla quale effettuare la stampa (cfr. Figura 26) e procedere con la funzione di stampa.

35 PAG. 35 DI 68 Figura 26 - Stampa dichiarazioni appena inviate (2/2) Dopo l invio della dichiarazione in CONSOB, al fine di visualizzare le dichiarazioni inviate occorre utilizzare la funzione Ricerca (cfr. 8) situata sulla schermata iniziale che appare una volta effettuato l accesso al Sistema (cfr. Figura 4). All'atto dell'invio alla CONSOB il Sistema verifica che le informazioni fornite siano formalmente corrette, applicando alcune regole (ad esempio non si possono avere due incarichi della stessa natura con la stessa società), ed elabora le informazioni inserite dall Utente costruendo la nuova situazione degli incarichi attualmente ricoperti dall Utente rilevanti ai fini del cumulo: ogni incarico già presente per il quale è stata valorizzata la data di fine (dimissioni) viene eliminato dalla lista degli incarichi in essere; ogni incarico per il quale sono stati modificati gli altri valori viene aggiornato. Il peso assegnato ad un incarico e, di conseguenza, il calcolo del cumulo degli incarichi e, infine, la determinazione del momento in cui si verifica l eventuale superamento del limite al cumulo, si basano sulla corretta rilevazione delle date di inizio, fine e aggiornamento degli incarichi e della data di aggiornamento dei dati dimensionali delle società (11) e della data di inizio e fine dell eventuale rapporto di controllo. La dichiarazione effettuata viene protocollata ed inserita fra i documenti ufficialmente ricevuti dalla CONSOB. Qualora il Sistema rilevasse problemi di congruità fra i dati relativi a società inseriti dall Utente, pur assumendo questi validi ed utilizzandoli ai fini del calcolo del cumulo e dell eventuale superamento, provvederà a segnalare le incoerenze riscontrate all'ufficio CONSOB competente, 11 Cfr. il campo Data Validità della Figura 15 e il campo Data Bilancio della Figura 36.

36 PAG. 36 DI 68 che, verificata la natura del problema, provvederà a contattare gli interessati per la risoluzione dell incongruenza. Solo dopo che le eventuali incongruenze saranno state risolte, il Sistema procederà al calcolo ufficialmente valido del cumulo degli incarichi in essere del dichiarante, al fine di verificare l'eventuale superamento del limite previsto dalla normativa vigente. In ogni caso, i valori relativi al cumulo sono visualizzati nella maschera Situazione Incarichi nella sezione Superamento, con l indicazione circa l eventuale Verifica Necessaria (cfr. Figura 27). Il pulsante evidenziato sarà quello del Si qualora sussistano dati con problemi di congruità ancora oggetto di validazione da parte della CONSOB; sarà evidenziato il pulsante del No qualora i dati siano già validi. I valori relativi al cumulo sono immediatamente validi se non vi sono problemi di congruità. Figura 27 Verifica Necessaria Qualora a seguito di variazioni intervenute, per cause indipendenti dalla volontà del dichiarante, tra due successive dichiarazioni annuali rese ai sensi del comma 1 dell art. 144-quaterdecies del Regolamento Emittenti, il Sistema evidenziasse il superamento del limite al cumulo, l Utente dovrà effettuare la prevista comunicazione (cfr. 6). La situazione di superamento del cumulo non deve verificarsi in occasione delle periodiche dichiarazioni annuali. Infatti, la normativa (art. 144-terdecies, commi 1 e 2 del regolamento emittenti) prescrive di non assumere nuovi incarichi tali da comportare il superamento del limite. Una volta terminate le operazioni è possibile disconnettersi dal Sistema effettuando il Logout,

37 PAG. 37 DI 68 tramite l omonimo pulsante. 6. Comunicazione Superamento Si ricorda che, fermo restando il divieto, per i componenti degli organi di controllo degli emittenti, di superare i limiti al cumulo, se, per cause indipendenti dalla loro volontà, ciò dovesse avvenire, gli stessi hanno, ai sensi del comma 2 dell art. art.144-quaterdecies del Regolamento Emittenti, 90 giorni di tempo per rientrare in tale limite. Il decorrere del termine avviene dal momento in cui il componente dovesse venire a conoscenza dell avvenuto superamento. Inoltre, dallo stesso momento (l avvenuta conoscenza del superamento), sempre in base a quanto disposto dell art. art.144-quaterdecies del Regolamento Emittenti, il componente deve comunicare, entro 10 giorni, i motivi dell avvenuto superamento, a prescindere dalla modalità con la quale ne è venuto a conoscenza. Tale comunicazione deve essere effettuata utilizzando l apposita maschera (cfr. Figura 28), cui si accede attraverso il pulsante Comunica Superamento nella schermata Situazione Incarichi (cfr. Figura 6), nella quale deve essere indicata la data in cui si è appreso il superamento stesso e devono essere illustrate le motivazioni che hanno portato al superamento del cumulo (come richiesto dallo Schema 2 dell'allegato 5-bis). Nell indicazione sintetica dei motivi che hanno portato al superamento occorre indicare la società (o le società) interessate da tali motivi. Figura 28 Comunicazione Superamento Dopo aver inserito tali informazioni è necessario premere il pulsante Invia inviare ufficialmente la comunicazione di superamento in CONSOB. per Qualora le informazioni relative agli incarichi in essere non risultino complete non è possibile effettuare la comunicazione di superamento del limite al cumulo e il Sistema presenta un messaggio di errore (cfr. Figura 29).

38 PAG. 38 DI 68 Figura 29 Errore nell inoltro di una Comunicazione In questo caso occorre interrompere la comunicazione e procedere preventivamente con l inserimento delle informazioni mancanti visualizzabili nella schermata Gestione Dichiarazione (cfr. Figura 12). Il messaggio di errore, viene generato quando la colonna Completare della tabella degli incarichi presenta delle righe con il testo si. Qualora le informazioni risultino complete, il Sistema provvederà a protocollare tale comunicazione e saranno quindi valorizzati i campi Data Protocollo e Numero Protocollo (cfr. Figura 30). Figura 30 Comunicazione Superamento protocollata Il pulsante Stampa, attivato a seguito dell invio, potrà essere utilizzato per stampare la comunicazione inviata alla CONSOB (cfr. Figura 31).

39 PAG. 39 DI 68 Figura 31 Stampa della Comunicazione di Superamento protocollata (1/2) Premendo il pulsante Stampa si seleziona la stampante sulla quale effettuare la stampa (cfr. Figura 32) e si procede con la funzione di stampa. Figura 32 Stampa della Comunicazione di Superamento protocollata (2/2) Il pulsante Indietro, se premuto prima dell Invio in CONSOB, riporta il Sistema nella maschera Situazione Incarichi (cfr. Figura 6) senza memorizzare alcuna informazione. Per un corretto utilizzo del Sistema, nel corso della navigazione, occorre utilizzare esclusivamente i

40 PAG. 40 DI 68 pulsanti messi a disposizione dall applicazione e non quelli del browser (cfr. Figura 10). Fino a quando l'utente non provvederà a chiudere uno o più incarichi inserendo la data fine incarico in tutti quegli incarichi da cui è necessario che dia le dimissioni al fine di rientrare nei limiti posti al cumulo (attraverso le procedure illustrate nel 5.3), anche nel caso di avvenuta comunicazione tramite il pulsante Invia, il Sistema continuerà a segnalare la presenza del superamento del limite nella maschera degli incarichi in essere (cfr. Figura 6). 7. Gestione dei dati delle Società La visualizzazione e la modifica delle informazioni relative ad una società sono accessibili tramite il pulsante Gestione Società presente in alto al centro sulla schermata iniziale (cfr. Figura 4). Il Sistema propone, all interno della sezione Gestione Società (cfr. Figura 33), una tabella con l elenco delle società presso le quali il dichiarante riveste un incarico presente nel Sistema. Nell elenco possono comparire anche società facenti parte della catena di controllo che non sono però presenti negli Incarichi Attuali o nella Gestione Dichiarazione e che non concorrono ai fini del calcolo. Per ciascuna società sono presenti: informazioni di tipo anagrafico : codice, codice fiscale e denominazione; informazioni di categoria : identificano il tipo di società, così come definite dall'articolo 144-duodecies del Regolamento Emittenti; informazioni relative al controllo : specificano se la società sia o meno controllata da un'altra società; informazioni di stato relative alla condizione in cui si trovano i dati inseriti a Sistema per quella società. Figura 33 Visualizzazione e modifica dei dati relativi alle società Premendo sul tasto accanto alle colonne Codice, Cod. Fiscale, Denominazione, Categoria, Controllo e Stato è possibile impostare una delle colonne come prima colonna di ordinamento.

41 PAG. 41 DI 68 Ovvero, il Sistema ordinerà i dati contenuti nella colonna selezionata in ordine crescente (A - Z, 0-9), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante o decrescente (Z - A, 9-0), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante. A questo punto, accanto alle altre colonne che possono essere oggetto di ordinamento compare il pulsante. Premendolo il Sistema consente di includere anche questa seconda colonna nel tipo di ordinamento prescelto (crescente o decrescente), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante. In questo modo, ad esempio, è possibile ordinare le società in ordine alfabetico, prima per categoria di società e poi per tipologia di controllo. Premendo, infine, il pulsante posto accanto ad una colonna, non ancora inclusa nell ordinamento, il Sistema consente di includere anche questa colonna nel tipo di ordinamento prescelto (crescente o decrescente), indicando l avvenuto ordinamento tramite il pulsante. Per annullare l ordinamento delle società occorre premere il pulsante Indietro. Il Sistema ripropone la schermata iniziale (cfr. Figura 4) dalla quale si può tornare alla gestione dei dati delle società attraverso il pulsante Gestione Società. Tramite i pulsanti presenti nel riquadro è possibile scorrere le pagine della tabella, qualora il numero delle società sia tale da richiedere una visualizzazione su più pagine (sono visualizzabile un massimo di 8 società per pagina). Il Sistema visualizza nel riquadro la pagina che si sta visualizzando e il numero totale di pagine. Inserendo nel campo il numero di pagina cui si intende accedere e premendo il tasto, il Sistema visualizza la pagina richiesta. Ricorrendo alla freccia in avanti si passa alla pagina successiva; ricorrendo alla freccia si passa direttamente all ultima pagina. Ricorrendo alla freccia indietro si passa alla pagina precedente; ricorrendo alla freccia si torna direttamente alla prima pagina. Il Sistema mette a disposizione dell Utente la funzione Stampa, attivabile tramite l omonimo pulsante posto come secondo tasto a sinistra, in basso della schermata, che permette di stampare l elenco delle società presenti a Sistema in relazione all Utente (cfr. Figura 33).

42 PAG. 42 DI 68 Figura 34 Stampa dell elenco delle società (1/2) Premendo il pulsante Stampa si seleziona la stampante sulla quale effettuare la stampa (cfr. Figura 35) e si procede con la funzione di stampa. Figura 35 Stampa dell elenco delle società (2/2)

43 PAG. 43 DI 68 L Utente può verificare e modificare i dati presenti nel Sistema riguardo alle società visualizzando le informazioni di dettaglio relative ad una società tra quelle presenti in tabella tramite il pulsante Modifica a sinistra di ciascuna società. Il Sistema visualizza le informazioni relative alla società selezionata nella schermata Dettaglio Società (cfr. Figura 36). Figura 36 Visualizzazione e modifica dei dati relativi alle società Le informazioni di tipo anagrafico sono già presenti nel Sistema e non possono essere modificate dall Utente 12 ; tra queste sono presenti il Codice Fiscale, la Denominazione, la Data di Costituzione, la Forma Giuridica, i dati sulla Sede Legale (Via, Comune, Località, Cap e Provincia) e un pulsante riferito allo stato della società, ovvero se sia Non operativa, Operativa o In Liquidazione. Anche le informazioni relative alla categoria sono in sola visualizzazione e indicano (attraverso la colorazione del corrispondente pulsante) se si tratta di una Società di interesse pubblico, di una società Emittente, di una società di Cartolarizzazione o di una società appartenente alla categoria residuale Altro; le società di quest ultima categoria sono a loro volta suddivise, ai fini dell assegnazione del corrispondente punteggio per la determinazione del cumulo degli incarichi, 12 In caso di presenza di errori nei dati anagrafici delle società (sede legale e denominazione), gli utenti sono tenuti a segnalare l evenienza esclusivamente alla CONSOB, utilizzando l indirizzo di posta elettronica cumuloincarichi@consob.it (tali errori non devono essere segnalati alle Camere di Commercio o al Registro delle Imprese). Ai fini della dichiarazione è sufficiente che sia esatto il Codice Fiscale della Società.

44 PAG. 44 DI 68 in Grandi, Medie e Piccole. I dati di Bilancio, sezione Dati Ultimo Bilancio, sono modificabili dall Utente e devono essere indicati per tutte le tipologie di Società (compresi gli Emittenti e le Società di Interesse Pubblico) utilizzando i dati del Bilancio consolidato, se redatto. Per le società neo costituite (newco), fino all approvazione del 1 bilancio, si consiglia di inserire i seguenti dati dimensionali: 1) dipendenti: 0; 2) ricavi : 0; 3) attivo stato patrimoniale : 1; 4) la data di bilancio coincide con la data di costituzione della società. E necessario inserire i dati corretti non appena possibile. Nel caso in cui la newco derivi da un operazione straordinaria ( i.e. fusione, scissione, ), qualora redatto, devono essere utilizzati i dati del bilancio proforma. L Utente può modificare le informazioni valorizzando i campi contenenti l informazione relativa: al numero dipendenti (Dipendenti), all importo relativo allo stato patrimoniale della società (Attivo Stato Patr.) e all importo relativo ai ricavi, alle rendite e alle prestazioni (Ricavi). Si precisa che i dati riferiti alle voci di bilancio sopra menzionate devono essere inseriti in Euro (i.e. non in migliaia o milioni o altro), senza l indicazione dei decimali (solo numeri interi arrotondati per prossimità) e senza l utilizzo di punti o virgole per separare le migliaia; specificando, attraverso l apposito pulsante, se la società è tenuta, ai sensi di legge, a redigere il Bilancio Consolidato che nel caso è quello che deve essere preso a riferimento per determinare la misura degli indicatori dimensionali sopra riportati o il Bilancio di Esercizio; indicando la data di approvazione dell ultimo bilancio (Data Bilancio): in caso di bilancio civilistico la data corrisponde a quella di approvazione da parte dell Assemblea, in caso di bilancio consolidato la data corrisponde a quella di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. L Utente deve indicare se la modifica riguarda una correzione di un errore presente a sistema, selezionando l'opzione Errata Corrige oppure se si tratta di un aggiornamento delle informazioni, selezionando Aggiornamento (cfr. Figura 36). Dopo aver terminato le operazioni di modifica, premendo il pulsante Conferma le modifiche effettuate vengono salavate e il Sistema torna automaticamente alla schermata Gestione Società (cfr. Figura 33). Qualora le informazioni inserite non siano complete, ovvero risultino non compilati uno o più campi obbligatori il sistema fornisce un messaggio di errore (cfr. Figura 37).

45 PAG. 45 DI 68 Figura 37 Messaggio di errore per compilazione campi obbligatori Il Sistema, infine, mette a disposizione le informazioni relative al controllo nella sezione Catena di controllo, visualizzando una tabella con le società inserite nel Sistema come componenti della catena di controllo della società il cui dettaglio si sta visualizzando. Si ricorda che inserire un eventuale società controllante, qualora questa non risultasse già presente tra i dati mostrati dal Sistema, è utile ai fini del calcolo del peso dell incarico solo nel caso in cui l Utente rivesta analogo incarico sia nella società controllante che nella società controllata (nel qual caso lo sconto sul peso dell incarico nella controllata verrà sempre applicato per intero, anche in caso di controllo congiunto). Di conseguenza anche se esiste un rapporto di controllo fra due società, perché l Utente possa beneficiare dello sconto sul peso del cumulo della controllata, occorre che siano contemporaneamente soddisfatte le seguenti condizioni: - che l Utente rivesta carica analoga nella controllata e nella capogruppo; - che la capogruppo rediga, ovvero ne sia esonerata ai sensi di legge, il bilancio consolidato. L eventuale compresenza di più società controllanti per la stessa società dipende sia dalla presenza di un controllo congiunto ovvero dal fatto che le varie società controllanti fanno parte di una catena di controllo. Nella tabella per ciascuna delle società controllanti viene visualizzata la denominazione e la data di inizio e fine del controllo. Accanto a ciascuna riga della tabella delle controllanti è presente, inoltre, il pulsante

46 PAG. 46 DI 68 attraverso il quale è possibile visualizzare, nel riquadro sottostante, la valorizzazione delle informazioni di dettaglio della società controllante così selezionata (cfr. Figura 38). Figura 38 Visualizzazione dei dati di dettaglio di una società presente nella catena di controllo In questo riquadro è possibile inserire la data fine relativa alla cessazione della relazione di controllo con la società selezionata. In tal caso, per salvare l inserimento occorre premere il pulsante Accetta posto accanto al campo di Denominazione. Qualora non si desideri effettuare alcuna modifica o si intenda annullare la modifica inserita è possibile selezionare il pulsante Reset. Il Sistema svuota i campi del riquadro e consente la selezione di un altra società. Le informazioni sul controllo (utili solo nel caso in cui l Utente rivesta analoga carica sia nella Società controllante sia in quella controllata) sono essenziali per il corretto computo dei pesi da attribuire ai diversi incarichi. Per poter procedere al loro inserimento è necessario che nel Sistema siano già presenti i dati relativi alla società controllante. Qualora tali dati non fossero presenti, l'utente dovrà procedere con le operazioni di inserimento di una nuova società selezionando l omonimo pulsante sulla schermata Gestione Società (cfr. 7.1). Qualora si intenda inserire una nuova società controllante, infatti, l Utente deve digitare il codice fiscale della società nell omonimo campo e premere il pulsante di ricerca ; il Sistema provvederà a ricercare la società corrispondente e a visualizzarla nel campo Denominazione.

47 PAG. 47 DI 68 Per completare l aggiornamento occorre inserire la data a partire dalla quale il rapporto di controllo si è stabilito (campo Data Inizio). Per salvare l inserimento occorre premere il pulsante Accetta posto accanto al campo di Denominazione. Qualora non si desideri effettuare alcuna modifica o si intenda annullare la modifica inserita è possibile selezionare il pulsante Reset. Il Sistema svuota i campi del riquadro e consente la selezione di un altra società. Dopo aver terminato tutte le operazioni di aggiornamento, è necessario premere il pulsante Conferma posto in fondo a sinistra nella schermata per salvare le modifiche effettuate. Il Sistema, effettuato il salvataggio, torna alla schermata Gestione Società (cfr. Figura 33). 7.1 Inserimento nuova società Nel caso una società non risulti presente a Sistema, occorre procedere al suo inserimento al fine di poterla successivamente utilizzare per inserire un nuovo incarico (cfr. 5.2) o al fine di poterla inserire in una catena di controllo (cfr. 7). A questo scopo, occorre selezionare il pulsante Nuova Società in basso a sinistra sulla schermata Gestione Società (cfr. Figura 33), in modo da accedere alla relativa schermata (cfr. Figura 39). Figura 39 Inserimento nuova società La compilazione di tutti i campi presenti nella schermata consente la registrazione di una società

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