LINEE GUIDA BANDO EAC/S30/2013

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1 Sostegno a SVILUPPO SINGOLI PROGETTI & SLATE FUNDING LINEE GUIDA BANDO EAC/S30/2013 N.B. Questo documento è una traduzione a cura di Europa Creativa Desk Italia (uffici MEDIA di Roma e Torino ) delle linee guida permanenti relative al bando per proposte di sostegno a Sviluppo Singoli Progetti & Slate Funding pubblicate in lingua inglese dalla EACEA per conto della Commissione Europea. In caso di interpretazione controversa, prevarranno sempre le versioni originali sulla traduzione italiana, che ha esclusivamente un valore informativo e di diffusione tra i professionisti italiani del Programma Europa Creativa/Sottoprogramma MEDIA.

2 INTRODUZIONE OBIETTIVI E PRIORITA' TABELLA DEI CONTENUTI 2.1. Obiettivi e priorità Progetti target 4 CALENDARIO 4 BUDGET DISPONIBILE CRITERI DI ELEGGIBILITA' 5.1. Criteri formali Paesi eleggibili Candidati eleggibili Attività eleggibili CRITERI DI ESCLUSIONE Esclusione dalla partecipazione Esclusione dall assegnazione Documenti di supporto CRITERI DI SELEZIONE Capacità operativa Capacità finanziaria 11 CRITERI DI ASSEGNAZIONE 12 CONDIZIONI FINANZIARIE 9.1. Disposizioni contrattuali e procedura di pagamento Garanzia Doppio finanziamento Metodo di finanziamento SUB-CONTRAENTE ED ASSEGNAZIONE DI CONTRATTI D APPALTO PUBBLICITA', COMUNICAZIONE E DIVULGAZIONE Pubblicità Comunicazione e divulgazione 21 PROTEZIONE DATI 22 PROCEDURA DI PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE Pubblicazione Registrazione al Portale Partecipanti Presentazione della domanda di candidatura Procedura di valutazione Decisione di assegnazione Regole applicabili Contatti Allegati: Tutti gli allegati sono disponibili sul sito EACEA/MEDIA: 2 di 25

3 1 INTRODUZIONE Le presenti linee guida si basano sul Regolamento No 1295/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 11 Dicembre 2013 relativo all attuazione di un programma di sostegno per il settore creativo e culturale Europeo (EUROPA CREATIVA). 1 La Commissione Europea è responsabile della realizzazione del Programma Europa Creativa e della decisione di assegnare contributi individuali dell Unione Europea. L Agenzia Esecutiva Istruzione, Audiovisivo e Cultura (d ora in poi denominata L Agenzia) gestisce il sottoprogramma MEDIA e il sottoprogramma Cultura per conto e sotto il controllo della Commissione Europea. Informazioni generali sul Programma Europa Creativa sono disponibili al seguente link: 2 OBIETTIVI E PRIORITA' 2.1 Obiettivi e priorità Nell ambito del rafforzamento delle capacità del settore dell audiovisivo di operare a livello transazionale e internazionale, una delle priorità del Sottoprogramma MEDIA è quella di: aumentare la capacità degli operatori del settore dell audiovisivo di sviluppare opere audiovisive europee che abbiano le potenzialità per circolare entro e al di fuori dell Unione Europea e di facilitare le coproduzioni europee e internazionali, anche con emittenti televisive. Il Sottoprogramma MEDIA sostiene: lo sviluppo di opere audiovisive Europee in particolare film e opere per la televisione come opere di finzione, documentari, film di animazione e per i bambini, così come opere interattive quali videogiochi e opere multimediali con maggiori potenzialità di circolazione transnazionale. attività finalizzate a sostenere le società europee di produzione audiovisiva, in particolare società di produzione indipendenti, con la prospettiva di facilitare le coproduzioni europee e internazionali di opere audiovisive incluse le opere per la televisione. Sotto questo schema di sostegno, il candidato presenta la sua domanda con l obiettivo di sviluppare un progetto singolo (Single Project) o un catalogo di progetti composto da 3 a 5 progetti (Slate Funding) destinati principalmente all uscita cinematografica, la diffusione televisiva o lo sfruttamento commerciale su piattaforme digitali nelle seguenti categorie: opere di animazione, documentari creativi e opere di finzione. 1 Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea L347/221 del 20/12/ di 25

4 2.2 Progetti Target: Il Sottoprogramma MEDIA sostiene le società di produzione europee con comprovata esperienza nello sviluppo di un Singolo Progetto o di uno Slate composto da 3 a 5 progetti che presentino: Elevato valore creativo/artistico e diversità culturale Ampio potenziale transnazionale al fine di poter raggiungere un pubblico a livelli europei e internazionali Una maggiore cooperazione tra operatori provenienti da differenti Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA Allargamento del pubblico attraverso strategie di marketing e distribuzione previste sin dalla fase dello sviluppo In caso di Slate Funding, la proposta dovrà: rafforzare la posizione delle società sia nei mercati europei che internazionali oltre alla propria capacità finanziaria ampliare le attività e la capacità d innovazione delle società al fine di esplorare nuovi settori e mercati. 3 CALENDARIO Il calendario indicativo è il seguente: Fasi Data/periodo indicativo a) Pubblicazione del Bando Dicembre 2013 b) Scadenza della presentazione della domanda 1 a Scadenza Single Project 28 febbraio 2014 ore 12:00 (mezzogiorno, orario di Bruxelles) c) Periodo di valutazione marzo-maggio a Scadenza Single Project 6 giugno 2014 ore 12:00 (mezzogiorno, orario di Bruxelles) giugno-settembre 2014 Scadenza unica Slate Funding 28 marzo 2014 ore 12:00 (mezzogiorno, orario di Bruxelles) aprile -giugno 2014 d) Comunicazione ai candidati giugno 2014 ottobre 2014 luglio 2014 e) Firma del contratto di finanziamento o notifica della decisione di finanziamento f) Data d inizio dell azione data di candidatura g) Massima durata dell azione/periodo di eleggibilità luglio 2014 novembre 2014 agosto 2014 fino a 30 mesi dalla data di candidatura data di candidatura fino a 30 mesi dalla data di candidatura data di candidatura fino a 30 mesi dalla data di candidatura 4 di 25

5 I candidati possono presentare solo una domanda per il sostegno allo Sviluppo nell ambito dello stesso Bando per Proposte. Essi devono scegliere se candidarsi al Single Project o allo Slate Funding e ad una delle due scadenze per il Single Project. 4 BUDGET DISPONIBILE Il budget totale disponibile per il co-finanziamento dei Single Projects e Slate Funding è stimato in 17,5 milioni di euro. Il contributo finanziario dell Unione non può superare il 50% del totale dei costi eleggibili dell azione. Il contributo per azione sotto queste Linee Guida è il seguente: - Per Single Project: * una somma forfettaria di euro, in caso di animazione * una somma forfettaria di euro, in caso di documentario creativo * una somma forfettaria di euro, in caso di opere di finzione se il budget di produzione preventivo sia uguale o superiore a 1,5 milioni di euro ed una somma forfettaria di euro, se il budget di produzione preventivo sia inferiore a 1,5 milioni di euro. - Per Slate Funding (da 3 a 5 progetti): tra e euro. In caso di un catalogo che includa esclusivamente progetti di documentari l importo è limitato a euro. Ogni progetto dello slate può ricevere tra e euro, purché l importo non ecceda il 50% dei costi eleggibili del progetto. L Agenzia si riserva il diritto di non assegnare tutti i fondi disponibili. 5 CRITERI DI ELEGGIBILITÀ Solo le domande di candidatura che siano conformi ai seguenti criteri di eleggibilità saranno oggetto di una valutazione approfondita. 5.1 Criteri formali Al fine di presentare la propria candidatura, i candidati devono inserire nella domanda il proprio Codice di Identificazione Partecipante (Participant Identification Code PIC). Tale codice è disponibile previa registrazione dell organizzazione nell Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal 2. 2 L organizzazione deve registrarsi nell Unique Registration Facility (URF) che si trova nell Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal. Unique Registration Facilty è uno strumento condiviso da altri servizi della Commissione Europea. Se la vostra organizzazione è già in possesso del PIC, utilizzato per altri programmi (ad esempio per il Programma di Ricerca), lo stesso può essere usato per il presente bando per proposte. 5 di 25

6 Il Portale Partecipanti (Participant Portal) permette ai candidati di caricare o aggiornare le informazioni relative al proprio status legale e allegare i documenti legali e finanziari richiesti. Vedi la sezione su Registrazione nel Portale Partecipanti per maggiori informazioni. Saranno prese in considerazione solo le domande di candidatura presentate in una delle lingue ufficiali dell Unione, usando il formulario di candidatura ufficiale, debitamente compilato, firmato (firme originali o equivalenti) e ricevuto entro la scadenza specificata. Per lo Slate Funding il formulario di candidatura deve essere accompagnato da tutti i documenti richiesti in tale formulario. I candidati devono presentare un budget che sia in pareggio in termini di costi e ricavi e che rispetti il tetto massimo di co-finanziamento dell Unione Europea fissato al 50%. 5.2 Paesi eleggibili Le candidature provenienti da personalità giuridiche con sede in uno dei seguenti Paesi sono eleggibili fintanto che tutte le condizioni, relative all Articolo 8 del Regolamento che istituisce il Programma Europa Creativa, siano soddisfatte e che la fase di negoziazione tra la Commissione e il Paese sia stata avviata: Stati Membri dell UE; Paesi aderenti, Paesi candidati effettivi e potenziali che beneficiano di una strategia di preadesione, conformemente ai principi generali e alle condizioni generali per la partecipazione di tali Paesi nei programmi dell Unione istituiti a norma dei rispettivi Accordi Quadro, nelle Decisioni dei Consigli di Associazione o accordi similari; Paesi EFTA Membri dello Spazio Economico Europeo, secondo le disposizioni dell Accordo SEE; La Confederazione Svizzera, sulla base di un accordo bilaterale da concludere con tale Paese; Paesi dello spazio europeo di vicinato, secondo le procedure definite con tali Paesi in base agli accordi quadro che prevedono la loro partecipazione ai programmi dell Unione Europea. L Agenzia può selezionare proposte provenienti da candidati non appartenenti a Paesi UE, a condizione che, alla data di decisione dell assegnazione, siano stati firmati gli accordi che definiscono i parametri per la partecipazione di tali Paesi nel programma, istituito dal Regolamento di cui sopra. (L elenco aggiornato dei Paesi che soddisfano le condizioni di cui all Articolo 8 del Regolamento e con cui la Commissione ha avviato i negoziati è disponibile al seguente link: Candidati eleggibili 6 di 25

7 Il sostegno allo Sviluppo è rivolto alle società di produzione indipendenti europee aventi quale attività principale la produzione audiovisiva e che siano legalmente costituite da almeno 12 mesi (per il Single Project) e 36 mesi (per lo Slate Funding) e che possano dimostrare comprovata esperienza precedente. Una società europea è una società registrata in uno dei Paesi partecipanti al Sottoprogramma MEDIA e che sia di proprietà, sia direttamente sia attraverso partecipazione maggioritaria, di cittadini di tali Paesi. Una società indipendente è una società che NON abbia un controllo maggioritario da parte di una emittente televisiva, sia in termini di azionariato che in termini commerciali. E considerato controllo maggioritario quando più del 25% delle quote del capitale sociale di un impresa di produzione è detenuto da un unica emittente televisiva (50% qualora siano coinvolte più emittenti televisive). Una società di produzione audiovisiva è una società il cui principale oggetto sociale e attività sia la produzione audiovisiva. Una comprovata esperienza rispetta quanto segue: Per il Single project: Il candidato deve fornire prova della produzione di una precedente opera eleggibile che sia stata ufficialmente distribuita o trasmessa durante i due anni precedenti alla pubblicazione del Bando per Proposte. Per lo Slate Funding: Il candidato deve fornire prova che nei 5 anni precedenti la presentazione della domanda di candidatura abbia prodotto una precedente opera eleggibile che sia stata ufficialmente distribuita o trasmessa in almeno 3 Paesi altri da quello del candidato durante i due anni precedenti la pubblicazione del Bando per Proposte. Le società registrate in Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito devono fornire prova di aver prodotto due precedenti opere eleggibili alle stesse condizioni. In riferimento alla produzione di una precedente opera eleggibile, la società candidata deve fornire prova: che essa sia stata l unica società di produzione dell opera; o che sia stata, nel caso di una coproduzione con un altra società di produzione, il coproduttore maggioritario nel piano finanziario o il produttore delegato; o che il suo Amministratore Delegato o uno dei suoi azionisti figuri nei credits come produttore o produttore delegato. La data presa in considerazione per verificare che la distribuzione abbia avuto luogo durante il periodo di riferimento è la data in cui la distribuzione ha avuto luogo (la data ufficiale dell uscita cinematografica o televisiva). La distribuzione commerciale on line e la distribuzione da parte degli agenti di vendita internazionali saranno accettate solo se debitamente documentate da un rapporto sui ricavi relativo al periodo di riferimento. 7 di 25

8 La società candidata deve anche dimostrare di detenere la maggioranza dei diritti relativi al progetto(i). Non più tardi della data di candidatura, la società candidata deve dimostrare di detenere la maggioranza dei diritti relativi ad ogni progetto per il quale si richiede il sostegno. A tal proposito è necessario fornire un contratto che copra i diritti del materiale artistico incluso nella candidatura. Ciò deve includere almeno: il concept, il soggetto, il trattamento, la sceneggiatura o la bibbia. Il contratto 3 deve essere debitamente datato e firmato dall autore(i). Qualora il progetto sia un adattamento di un opera originale preesistente (romanzo, biografia, ecc.), la società candidata deve ugualmente dimostrare di detenere la maggioranza dei diritti relativi ai diritti di adattamento di tale opera attraverso un contratto di opzione o di cessione di tali diritti debitamente datato e firmato. I seguenti soggetti non sono considerati eleggibili: Fondazioni, Istituti, Università, associazioni e altri soggetti giuridici che operano nell interesse pubblico; Candidature di raggruppamenti di società; Persone fisiche. 5.4 Attività eleggibili Solo le attività di Sviluppo per i seguenti progetti sono eleggibili: - Opere di lungometraggio, di animazione e documentari creativi con una lunghezza minima di 60 minuti destinati principalmente alla distribuzione cinematografica. - Opere di finzione (singole o serie) con una durata totale non inferiore a 90 minuti, opere di animazione (progetto singolo o serie) con una durata complessiva non inferiore a 24 minuti e documentari creativi (singoli o serie) con una durata minima di 50 minuti (in caso di una serie la lunghezza minima per episodio è di 25 minuti) destinati principalmente alla trasmissione televisiva o su piattaforme digitali. Il primo giorno di riprese 4 (o equivalente) del progetto candidato non deve avvenire prima di 8 mesi dalla data di candidatura. Nessun importo sarà assegnato retroattivamente per azioni già completate. 3 I seguenti contratti saranno accettati: - un contratto d opzione riguardante la cessione dei diritti tra l autore e la società candidata, di una durata adeguata a coprire l intero calendario di sviluppo e che specifichi chiaramente le condizioni dell esercizio della suddetta opzione; oppure - un contratto di cessione dei diritti tra l autore e la società candidata. Il contratto di opzione o di cessione può essere sostituito da: - una dichiarazione unilaterale di trasferimento dei diritti alla società candidata qualora l autore sia il produttore, un azionista o un dipendente della società; - un contratto di coproduzione o di co-sviluppo debitamente datato e firmato dalle parti e che dimostri chiaramente che la società candidata detiene la maggioranza dei diritti d autore al più tardi entro la data di presentazione della candidatura. 4 Per i documentari creativi si intende primo giorno di riprese, il giorno di inizio del film, con lo staff tecnico assunto presente sul set/location, all interno dell accordo quadro di un periodo d impiego stabilito, come dichiarato e confermato negli accordi scritti. Sono consentite le attività finalizzate all acquisizione di filmati e alle riprese preliminari. 8 di 25

9 Il periodo di eleggibilità terminerà 30 mesi dopo la scadenza per la candidatura. Se il progetto dovesse entrare in produzione prima del termine di tale periodo, il periodo di eleggibilità dei costi terminerà alla data di entrata in produzione del progetto. Tuttavia, se dopo la firma della Decisione del finanziamento divenisse impossibile per il beneficiario, per ragioni del tutto giustificate e fuori dal suo controllo, completare l azione nel periodo preventivato, potrà essere concessa un estensione del periodo di eleggibilità. Una proroga di massimo 6 mesi potrà essere concessa, se richiesta prima della data di chiusura dell azione. La durata massima dell azione sarà, quindi, di 36 mesi successivi alla scadenza delle domande di candidatura. Le richieste di contributo finanziario inferiori a euro non sono eleggibili per lo Slate Funding. I seguenti progetti non sono eleggibili: registrazioni dal vivo, giochi televisivi, talk show, reality show o educational, programmi didattici e di apprendimento; documentari che promuovano il turismo, "making-of", reportage, reportage su animali, programmi d informazione e docu-soap; progetti che facciano l apologia della violenza e/o del razzismo e/o a contenuto pornografico; opere a carattere pubblicitario; produzioni istituzionali che mirino alla promozione di un istituzione e/o della sua attività. 6 CRITERI DI ESCLUSIONE 6.1. Esclusione dalla partecipazione Sono esclusi dalla partecipazione al presente Bando per Proposte i candidati che si trovino in una delle situazioni seguenti: (a) (b) (c) (d) che siano in fase o che siano oggetto di una procedura di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione di attività, o che si trovino in situazioni analoghe risultanti da procedure della stessa natura esistenti nelle legislazioni e nei regolamenti nazionali; essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna relativa alla propria condotta, decretata da un autorità competente di uno Stato Membro e passata in giudicato; siano stati riconosciuti colpevoli di grave condotta professionale scorretta, dimostrata con tutti i mezzi che l autorità giudiziaria possa ammettere, comprese le decisioni della BEI e delle organizzazioni internazionali; non abbiano rispettato i propri obblighi relativi al pagamento dei contributi sociali o al pagamento delle imposte secondo le disposizioni legali del Paese di appartenenza o a quelle del Paese mandatario del servizio o ancora a quelle del Paese dove il progetto viene realizzato; 9 di 25

10 (e) essi o le persone aventi il potere di rappresentanza, di decisione o controllo siano stati oggetto di una condanna passata in giudicato per frode, corruzione, partecipazione ad organizzazioni criminali, riciclaggio di denaro o ad altre attività illegali che arrechino danno agli interessi finanziari dell Unione Europea; (f) siano attualmente soggetti a una sanzione amministrativa ex Articolo 109, paragrafo 1 del Regolamento Finanziario. 6.2 Esclusione dall assegnazione I candidati non potranno ricevere alcun contributo finanziario qualora nel corso della procedura di assegnazione: a) si trovino in una situazione di conflitto di interessi; b) si siano resi colpevoli di false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste dall Agenzia quale condizione di partecipazione nella procedura di assegnazione del finanziamento o che non abbiano fornito tali informazioni. c) si trovino in una delle situazioni di esclusione come descritto nella sezione 6.1. Multe amministrative e finanziarie possono essere comminate a candidati che si siano resi colpevoli di false dichiarazioni o che abbiano seriamente non adempiuto alle proprie obbligazioni contrattuali nel corso di un precedente contratto. 6.3 Documenti di supporto Al fine di rispettare questi criteri, i candidati ad una sovvenzione superiore a euro devono firmare una dichiarazione sull onore attestando di non trovarsi in alcuna delle situazioni riportate nelle sezioni di cui sopra (sezione 6.1 e 6.2), compilando il relativo formulario allegato a quello della candidatura e disponibile al seguente link: 7 CRITERI DI SELEZIONE Il candidato deve disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti a sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nel corso dell esercizio sovvenzionato e per partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e delle qualifiche professionali richieste per portare a buon fine l azione proposta. I candidati devono presentare una dichiarazione sull onore, completa e firmata, che attesti il loro status di ente legalmente riconosciuto e la loro capacità finanziaria e operativa per portare a termine le attività proposte Capacità operativa Al fine di permettere la valutazione della capacità operativa, le organizzazioni candidate per una sovvenzione superiore a euro devono presentare, insieme alla loro candidatura: i dettagli dell esperienza dei membri del team della società candidata direttamente coinvolti nello sviluppo dell azione proposta; 10 di 25

11 un elenco delle opere già prodotte dalla società candidata Capacità finanziaria I candidati devono disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti a sostenere la propria attività nel periodo di realizzazione dell azione o nel corso dell esercizio sovvenzionato e per partecipare al suo finanziamento. La capacità finanziaria dell organizzazione candidata sarà valutata sulla base dei seguenti documenti di supporto da allegare insieme alla domanda di candidatura: a) Sovvenzioni inferiori o uguali a : una dichiarazione sull onore. b) Sovvenzioni superiori a euro: una dichiarazione sull onore; il rendiconto completo certificato degli ultimi 2 esercizi finanziari (ovvero bilancio, conto profitti e perdite e allegati) per i quali i conti sono stati chiusi. il formulario relativo alla capacità finanziaria presente nel formulario di candidatura, compilato con i dati contabili pertinenti, in modo da calcolare gli indici aziendali così come descritto nel formulario. Se, sulla base dei documenti presentati, l Agenzia ritenesse che la capacità finanziaria non sia soddisfacente, essa può: richiedere informazioni supplementari; proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento; proporre un contratto di finanziamento senza versare alcun pre-finanziamento ma un pagamento intermedio basato sulle spese già affrontate; proporre un contratto di finanziamento con un pre-finanziamento coperto da una Garanzia Bancaria (vedi sezione 9.2); respingere la domanda. 11 di 25

12 8 CRITERI DI ASSEGNAZIONE Le candidature eleggibili saranno valutate sulla base dei seguenti criteri: Per i Singoli progetti: Criteri Definizioni Punteggio massimo 1 Rilevanza e valore aggiunto europeo Qualità del progetto e potenziale di distribuzione europea Qualità dei contenuti e delle attività Divulgazione dei risultati dei progetti Qualità del team del progetto Qualità della strategia di sviluppo 10 Qualità della strategia di distribuzione e di marketing a livello europeo e internazionale 20 Esperienza, potenziale e idoneità del team creativo 10 5 Impatto e sostenibilità Qualità della strategia di finanziamento e potenziale di fattibilità del progetto 10 Criteri di assegnazione automatici Descrizione Punteggio extra Una società candidata registrata in un Paese a bassa capacità di produzione 10 audiovisiva 5 Un progetto rivolto al pubblico giovane 6 10 Un progetto destinato alla coproduzione con una società registrata in un Paese partecipante che non ha una lingua ufficiale comune 5 5 Tutti i Paesi MEDIA ad eccezione di Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito. 6 Per pubblico giovane si intende la fascia di età fino a 16 anni. 12 di 25

13 Per lo Slate Funding: Criteri Definizioni Punteggio massimo 1 Rilevanza e valore aggiunto europeo 2 Qualità dei contenuti e delle attività 3 Divulgazione dei risultati dei progetti, 4 Qualità del team dei progetti 5 Impatto e sostenibilità 6 Carattere innovativo Capacità della società di sviluppare e produrre a livello europeo e internazionale un pacchetto da 3 a 5 progetti Qualità del pacchetto di progetti, qualità della strategia di sviluppo, qualità della strategia di finanziamento e la sua dimensione europea Qualità della strategia di distribuzione e di marketing a livello europeo e internazionale Esperienza, adeguatezza e diversità dei team 10 creativi. Potenziale di fattibilità del pacchetto di progetti 10 Capacità della società di essere innovativa nelle 20 sue attività Punteggio automatico Descrizione Punteggio extra Una società candidata registrata in un Paese a bassa capacità di 10 produzione audiovisiva 8 7 Questo criterio valuta come il pacchetto di progetti mostri l abilità della società candidata di sapersi adattare ad un panorama del settore dell audiovisivo competitivo e in costante cambiamento e di migliorare la sua posizione sul mercato. 8 Tutti i Paesi MEDIA ad eccezione di Francia, Germania, Italia, Spagna e Regno Unito. 13 di 25

14 9 CONDIZIONI FINANZIARIE La sovvenzione dell Unione Europea è un incentivo alla realizzazione di azioni che non potrebbero essere realizzate senza il sostegno comunitario e si basa sul principio del cofinanziamento. Il contributo dell Unione Europea completa l investimento finanziario del candidato e/o qualsiasi sostegno nazionale, regionale o privato ottenuto da altre fonti. L accettazione di una domanda di candidatura da parte dell Agenzia non costituisce un impegno a concedere un sostegno finanziario pari all importo richiesto dal beneficiario. In nessun caso il contributo assegnato potrà superare il sostegno richiesto. La concessione di una sovvenzione non conferisce alcun diritto per gli anni successivi. 9.1 Disposizioni contrattuali e procedura di pagamento In caso di approvazione definitiva da parte dell Agenzia, sarà inviata al beneficiario una decisione di sovvenzione o un contratto di sovvenzione, redatti in euro e che specifichi le condizioni della sovvenzione e il livello di finanziamento concesso. Se la società beneficiaria è registrata in un Paese al di fuori dell Unione Europea: 2 copie dell originale del Contratto di finanziamento dovranno essere firmate e inviate immediatamente all Agenzia. L Agenzia firmerà per ultima. Se la società beneficiaria è registrata in uno Stato Membro dell Unione Europea: la decisione di finanziamento non deve ritornare all Agenzia. Le condizioni generali applicabili alla decisione sono disponibili nel Documents register del sito dell Agenzia (Calls for proposals II.a) bution_en.pdf Relativamente alla Decisione, i beneficiari devono sapere che: L invio di una richiesta di sovvenzione implica l accettazione delle presenti Condizioni Generali. Tali Condizioni Generali vincolano il beneficiario e costituiscono un allegato alla Decisione di Sovvenzione (Grant Decision). Un pre-finanziamento del 70% dell importo sarà versato al beneficiario entro 30 giorni dalla: notifica delle decisioni di finanziamento data della firma del contratto da parte dell ultima delle due parti (per i Contratti) e quando l Agenzia abbia ricevuto tutte le garanzie. ll pre-finanziamento è destinato a fornire al beneficiario un fondo di liquidità. L Agenzia stabilirà l ammontare del pagamento finale da versare al beneficiario sulla base dei rendiconti finali. Nel caso in cui le spese eleggibili reali sostenute dal beneficiario nello svolgimento dell azione siano inferiori alle spese previste, l Agenzia applicherà la percentuale di finanziamento alle spese effettivamente sostenute, e il beneficiario sarà tenuto, qualora necessario, a rimborsare le somme eccedenti già versate dall Agenzia all atto 14 di 25

15 del pre-finanziamento. 9.2 Garanzia Nel caso in cui la capacità finanziaria non sia soddisfacente, potrà essere richiesta una garanzia sul pre-finanziamento fino a copertura dello stesso importo del prefinanziamento, al fine di limitare i rischi finanziari legati al versamento del prefinanziamento. La garanzia finanziaria, in euro, dovrà essere fornita da una banca o da un istituto finanziario con sede in uno degli Stati Membri dell Unione Europea. Se il beneficiario ha sede in un Paese terzo, l autorità competente può accettare che un istituto bancario o finanziario con sede in tale Paese terzo fornisca la garanzia qualora ritenga che la banca o l istituto finanziario offra assicurazioni e caratteristiche equivalenti a quelle offerte da una banca o istituto finanziario con sede in uno degli Stato membri. Somme bloccate nei conti bancari non possono essere accettate come garanzie finanziarie. La garanzia può essere sostituita da una garanzia in solido da terze parti o da una garanzia in solido dei beneficiari di un azione che sono parti dello stesso contratto di finanziamento. La garanzia sarà restituita una volta che il pre-finanziamento sia stato gradualmente liquidato a fronte di pagamenti intermedi o saldo del beneficiario, secondo le condizioni stabilite nell accordo di sovvenzione. 9.3 Doppio finanziamento I candidati possono ricevere solo una sovvenzione per azione per la stessa domanda di candidatura dal budget dell Unione Europea. Per garantire ciò, i candidati devono indicare dettagliatamente nel proprio formulario di candidatura le richieste di sovvenzione effettuate o da presentare alle Istituzioni Europee specificando in entrambi i casi, l anno finanziario, le voci di costo, il programma dell Unione Europea e l importo richiesto. 9.4 Metodo di finanziamento Sovvenzione forfettaria applicabile a Single Project Disposizioni generali Secondo questo sistema, approvato dalla Decisione della Commissione, la sovvenzione sarà calcolata sulla base di dati statistici in riferimento ai costi definitivi eleggibili. Calcolo della sovvenzione La sovvenzione sarà calcolata sulla base della seguente tabella: 15 di 25

16 CATEGORIA SOMMA FORFETTARIA Singoli Progetti ANIMAZIONE Singoli Progetti DOCUMENTARIO CREATIVO Singoli Progetti OPERE DI FINZIONE (budget di produzione < 1,5M) (budget di produzione > 1,5M) Il calcolo della sovvenzione indica l importo massimo della somma che può essere richiesto. L importo indicato corrisponde al potenziale tetto massimo di sovvenzione che può essere richiesto dopo che siano state applicate le regole che disciplinano l importo massimo del finanziamento e le altre condizioni. Il calcolo della sovvenzione indica importi in euro. Calcolo del pagamento finale documenti da presentare per il finanziamento a somme forfettarie: Elenco dei documenti richiesti con la richiesta del pagamento finale: Un rapporto finale sulla realizzazione dell azione e la relativa documentazione (inclusi: la descrizione degli effetti del sostegno allo sviluppo e pianificazione della produzione fino alla consegna; l ultima versione della sceneggiatura; il cast tecnico principale confermato; il lavoro di ricerca svolto e il materiale visivo; il budget di produzione definitivo dettagliato e il piano finanziario finale; descrizione delle attività B2B e B2C supportate dal materiale di marketing). In caso di mancata esecuzione o di un esecuzione chiaramente inadeguata di un attività pianificata nella domanda di candidatura allegata all accordo di finanziamento, la sovvenzione finale sarà ridotta di conseguenza e, ove necessario, sarà richiesto al beneficiario di rimborsare ogni somma in eccesso corrisposta dall Agenzia nella forma di pre-finanziamento Finanziamento basato sul budget applicabile allo Slate Funding Disposizioni generali I finanziamenti basati sul budget vengono calcolati sulla base di un budget preventivo dettagliato. Il budget allegato alla domanda di candidatura deve essere compilato e in pareggio, ossia, le spese totali stimate devono essere uguali alle entrate totali, inclusa la domanda di finanziamento all Agenzia Esecutiva. Il budget deve indicare chiaramente i costi che sono eleggibili per il finanziamento dell UE. Il finanziamento UE è limitato a una percentuale massima di co-finanziamento del 50% dei costi eleggibili. Il budget deve essere redatto in Euro. Le società candidate provenienti dai Paesi non appartenenti alla zona euro ( Unione Monetaria Europea ) devono usare il tasso di 16 di 25

17 cambio applicabile al mese precedente la domanda di candidatura, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea e che è disponibile presso i Creative Europe Desk e sul sito web della Commissione: Parte delle spese eleggibili stimate deve essere finanziata da fonti altre dal finanziamento dell Unione. I candidati devono indicare le fonti e gli importi di ogni altro finanziamento ricevuto o per cui hanno fatto domanda per lo stesso anno finanziario per la realizzazione dell azione o del programma di lavoro relativo. L ammontare delle proprie risorse indicato nel piano finaziario del budget preventivo è considerato garantito e l importo deve necessarimente essere inserito nel rendiconto finale. Il beneficiario deve fornire prova del co-finanziamento fornito, se richiesto. 17 di 25

18 L importo allocato non può superare la somma richiesta. In nessun caso la sovvenzione da parte dell Unione potrà avere lo scopo o l effetto di generare un profitto per il beneficiario. Si definisce profitto un surplus di entrate rispetto ai costi eleggibili sostenuti dal beneficiario, al momento della richiesta del saldo del contributo. In caso di profitto sarà applicata una riduzione proporzionale del contributo finale concesso. 9 Costi eleggibili I costi eleggibili dell azione sono i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario, che rispettano i seguenti criteri: - essere stati affrontati durante il periodo dell azione come definito nel contratto di sovvenzione, ad eccezione dei costi relativi ai rendiconti finali e alla certificazione sul rapporto finanziario e contabile dell azione/programma di lavoro. Il periodo di eleggibilità inizierà alla data di presentazione della domanda. In nessun caso il periodo di eleggibilità potrà iniziare prima della data di presentazione della candidatura. Solo i costi relativi all acquisizione dei diritti d autore saranno considerati eleggibili retroattivamente per un periodo di 12 mesi precedente la data di candidatura. - essere collegati all oggetto del contratto ed essere indicati nel budget preventivo generale dell azione/programma di lavoro; - essere necessari alla realizzazione dell azione/programma di lavoro che è oggetto del finanziamento; - essere identificabili e verificabili, in particolare, essere registrati negli archivi contabili del beneficiario e determinati in conformità agli standard contabili applicabili del Paese dove il beneficiario ha sede e secondo le pratiche di contabilità usuali del beneficiario; - essere conformi ai requisiti per quanto riguarda le leggi fiscali e sociali applicabili; - essere ragionevoli, giustificati e conformi ai requisiti relativi a una buona gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda il rapporto costo/efficacia. Le procedure di contabilità e di controllo interne del beneficiario dovranno permettere una riconciliazione diretta dei costi e delle entrate dichiarati in relazione all azione con i corrispondenti rendiconti contabili e i documenti giustificativi. Costi eleggibili diretti: Sono costi diretti eleggibili per l azione quelli che, nel rispetto delle condizioni generali di eleggibilità fissate nel precedente paragrafo, sono identificabili e specifici per la realizzazione dell azione e possono essere direttamente attribuiti a essa. In particolare i seguenti costi diretti sono eleggibili qualora rispettino i criteri indicati nel precedente paragrafo: 9 Questa disposizione non si applica a sovvenzioni minori o uguali a di 25

19 acquisizione dei diritti d autore; attività di ricerca; sceneggiatura, incluso il trattamento, fino alla stesura definitiva; ricerca e identificazione del cast tecnico e artistico; preparazione del budget di produzione e piano finanziario; ricerca e identificazione dei partner industriali, co-produttori e finanziatori; la preparazione del piano di produzione fino al termine della produzione; le strategie di marketing e di vendita (mercati e buyer target, uscite previste, presentazione a festival e/o mercati, ecc ); produzione di un video treatment o di un pilota. Costi eleggibili indiretti (administrative costs): - Un importo forfettario, che non può superare il 7% dei costi diretti eleggibili dell azione, è eleggibile sotto la voce costi indiretti, relativi alle spese generali di amministrazione del beneficiario che possano essere imputate all azione. I costi indiretti non possono includere costi riportati sotto un altra voce del budget. I costi indiretti non sono più eleggibili sotto specifiche azioni qualora il beneficiario abbia già ricevuto una sovvenzione operativa. Costi ineleggibili Non sono considerati eleggibili i seguenti costi: Redditi sul capitale; Debiti e costi di indebitamento; Accantonamenti per perdite o eventuali passività future; Interessi pagati; Debiti incerti; Perdite di cambio; Costi di bonifico bancario da parte dell Agenzia addebitati dalla banca del beneficiario. Costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un altra azione sovvenzionata dell Unione Europea; Contributi in natura ( in kind ); Spese troppo elevate o superflue; Costi di produzione. Calcolo dell importo finale L Agenzia Esecutiva stabilirà l importo finale del finanziamento sulla base dei seguenti documenti: Un report finale dettagliato riguardo la realizzazione e i risultati dell azione; Una rendicontazione dei costi effettivamente sostenuti. L Autorità Competente richiederà al beneficiario di presentare, a supporto del pagamento finale, una Report di risultanze fattuali sulla relazione finanziaria finale 19 di 25

20 Type I/Report of Factual Findings on the Final Financial Report Type I redatto da un revisore accreditato o, nel caso di enti pubblici, da un funzionario pubblico competente e indipendente. La procedura e il formato che il revisore o il funzionario pubblico devono seguire è disponibile nella sezione Guidance Notes al seguente indirizzo: È obbligatorio utilizzare questo specifico formulario. Il calcolo dell importo finale del finanziamento da parte dell Agenzia si basa sul rapporto finanziario finale dettagliato del beneficiario, accompagnato da una documentazione di sostegno per le spese sostenute. Se i costi eleggibili sostenuti dal beneficiario fossero inferiori a quelli preventivati, l Agenzia applicherà alle spese realmente sostenute la percentuale di co-finanziamento fissata nel contratto. L Agenzia si riserva anche il diritto di ridurre l ammontare della sovvenzione se l organizzazione non abbia pienamente realizzato l azione/programma di lavoro concordato. Laddove applicabile al beneficiario verrà richiesto di rimborsare ogni cifra in eccesso emessa dall Agenzia nella forma di pre-finanziamento. 10 SUB-CONTRAENTE ED ASSEGNAZIONE DI CONTRATTI D APPALTO Qualora la realizzazione dell azione o del programma di lavoro richieda l assegnazione di contratti di appalto (contratti d attuazione), il beneficiario deve assegnare il contratto all'offerta con il miglior rapporto qualità-prezzo o con il prezzo più basso (a seconda dei casi), prestando attenzione affinché siano evitati conflitti d interesse e conservare la documentazione in caso di un controllo. Il sub-appalto, ossia l esternalizzazione di specifici compiti o attività che fanno parte dell azione/programma di lavoro come descritto nel bando e che non possono essere realizzati dal beneficiario stesso, deve soddisfare le condizioni applicabili ad ogni contratto d attuazione (come sopra specificato) e, inoltre, alle seguenti condizioni: Può coprire solamente la realizzazione di una parte limitata dell azione; Deve essere giustificato riguardo alla natura dell azione e a cosa sia necessario per la sua realizzazione; Deve essere chiaramente indicato nella proposta o deve essere ottenuto previa autorizzazione scritta dall Agenzia. 20 di 25

21 11 PUBBLICITA', COMUNICAZIONE E DIVULGAZIONE 11.1 Pubblicità Tutte le sovvenzioni assegnate nel corso di ciascun esercizio finanziario, devono essere pubblicate sul sito internet delle Istituzioni dell Unione Europea nel corso dei primi sei mesi dell anno successivo alla chiusura dell esercizio fiscale, nell ambito del quale sono state concesse. Tali informazioni possono inoltre essere pubblicate su qualsiasi altro mezzo appropriato, ad esempio, nella Gazzetta Ufficiale dell Unione Europea. Il beneficiario autorizza l Agenzia a pubblicare le seguente informazioni in qualsiasi forma e mezzo, compreso Internet: - il nome e l indirizzo del beneficiario; - l importo assegnato; - la natura e lo scopo del finanziamento. Qualora il beneficiario ne faccia richiesta ragionevole e debitamente provata, l Agenzia potrà rinunciare a tale pubblicità, nel caso in cui la divulgazione delle informazioni indicate sopra minacciano la sicurezza dei beneficiari o danneggiano gli interessi finanziari. I beneficiari devono fare chiaramente riferimento al contributo dell Unione Europea in tutte le pubblicazioni o in occasione di attività per le quali viene utilizzato il contributo. Inoltre, i beneficiari devono disporre, in modo chiaro, il nome e il logo della Commissione Europea su tutte le pubblicazioni, manifesti, programmi e altri prodotti realizzati per l azione co-finanziata. Il logo del Programma Europa Creativa può essere scaricato dal seguente indirizzo: Comunicazione e divulgazione Per aumentare l impatto, i progetti devono avere una chiara e forte strategia di comunicazione e divulgazione delle proprie attività e dei risultati. I candidati devono dedicare tempo e risorse sufficienti per comunicare e interagire adeguatamente con colleghi, pubblico e comunità locali, a seconda dei casi. La Commissione insieme con l Agenzia potrà identificare le good pratices e preparare il relativo materiale di divulgazione da condividere all interno e tra i Paesi partecipanti ed al di là. I dati e i risultati dei progetti saranno resi liberamente disponibili per essere usati dagli stakeholders, policy maker ed altri in un ampio range di modi. Ai beneficiari potrà essere richiesto di partecipare a eventi organizzati dalla Commissione Europea o dall Agenzia per condividere la propria esperienza con gli altri partecipanti e/o policy maker. 21 di 25

22 12 PROTEZIONE DATI Tutti i dati personali (nomi, indirizzi, CV, ecc.) saranno trattati nel rispetto del Regolamento CE n. 45/2001 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2000 sulla protezione degli individui relativa al trattamento dei dati personali da parte di enti ed istituzioni comunitarie e sulla libera circolazione di tali dati. 10 A meno che siano indicate come opzionali, le risposte date dal candidato alle domande presenti nel formulario di candidatura sono necessarie per valutare e trattare la domanda di sovvenzione in accordo con le specifiche del bando per proposte. I dati personali verranno trattati unicamente a tale proposito dal dipartimento o Unità responsabile per la sovvenzione dell Unione relativa al programma inerente (entità preposta al controllo dei dati). I dati personali potranno essere trasmessi a terzi incaricati della valutazione delle candidature solo a fronte di una necessità inderogabile o nella procedura di gestione del finanziamento, fatta salva la trasmissione agli organi incaricati del monitoraggio e con compiti di controllo secondo il diritto dell Unione Europea. Il candidato ha il diritto di accedere ai dati che lo/a riguardano e di rettificarli. Per qualunque domanda relativa a tali dati si prega di contattare l ente preposto al controllo. I candidati hanno il diritto di fare ricorso al Supervisore Europeo per la protezione dei dati (European Data Protection Supervisor) in ogni momento. Un informativa dettagliata sul trattamento dei dati personali, incluse le informazioni di contatto, è disponibile sul sito EACEA: cy_statement.pdf I candidati e, se sono soggetti giuridici, le persone che hanno il potere di rappresentanza, di prendere decisioni o il controllo su di esse, devono essere informate che, qualora si trovino in una delle situazioni menzionate: nella Decisione della Commissione del sul Sistema di Prima Allerta (EWS Early Warning System) per l utilizzo da parte di funzionari autorizzati della Commissione ed agenzie esecutive (G.U., L. 344, , p.125), oppure nel Regolamento della Commissione del sul CED Central Exclusion Database (G.U., L. 344, , p.12), le proprie coordinate personali (nome e cognome se persona fisica; indirizzo/sede legale, ragione sociale e nome e cognome delle persone che hanno il potere di rappresentanza, di prendere decisioni o il controllo su di esse, se persona giuridica) possono essere registrate nel Sistema di Prima Allerta (EWS Early Warning System) e nel CED, e comunicate alle persone ed entità indicate nella suddetta Decisione e Regolamento, in relazione all assegnazione o esecuzione di un contratto d appalto o accordo di sovvenzione o decisione. 10 Gazzetta Ufficiale L 8, di 25

23 13 PROCEDURA PER LA SELEZIONE DELLE PROPOSTE 13.1 Pubblicazione In seguito all adozione dei Programmi di Lavoro Annuale, il presente Bando per Proposte è pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell'unione Europea ed è accessibile dal seguente indirizzo internet del Sottoprogramma MEDIA: Registrazione nel Portale Partecipanti Prima di procedere alla candidatura on line, i candidati dovranno registrare la propria organizzazione in Education, Audiovisual, Culture, Citizenship and Volunteering Participant Portal e ricevere un Participant Identification Code (PIC). Il PIC verrà richiesto nel formulario di candidatura. Il Portale Partecipanti è uno strumento dove vengono gestite tutte le informazioni finanziarie e legali delle organizzazioni. Si possono trovare informazioni sulle modalità di registrazione al portale attraverso il seguente indirizzo: Inoltre, questo strumento permette ai candidati di caricare diversi documenti relativi alla propria organizzazione. Tali documenti devono essere caricati solo una volta e non verranno richiesti nuovamente per una successiva candidatura della stessa organizzazione. Informazioni sui documenti di supporto da caricare sul portale sono disponibili al seguente link: Presentazione della domanda di candidatura Il presente schema prevede un sistema di candidatura on line. Le candidature devono essere redatte in una delle lingue ufficiali dell Unione Europea, usando l eform (il formulario on line). Per facilitare la valutazione delle candidature, può essere presentata anche una traduzione in inglese o francese della documentazione rilevante ai fini alla valutazione. È possibile scaricare l eform dal seguente link: Le proposte devono essere presentante entro la scadenza citata nel bando per proposte e nella Sezione 3 Calendario delle presenti Linee Guida prima delle ore 12:00 CET/CEST (Mezzogiorno, Orario di Bruxelles), usando il formulario di candidatura on line. Non saranno accettate altre tipologie di candidatura. Domande presentate in altre modalità saranno automaticamente rifiutate. Nessuna eccezione sarà fatta. 23 di 25

24 Si invitano i candidati ad assicurarsi di avere inoltrato ufficialmente il formulario di candidatura elettronico e di aver ricevuto un di conferma di ricezione della propria candidatura insieme ad un numero di riferimento. I candidati dovranno garantire che tutti i documenti richiesti e citati nell eform saranno forniti elettronicamente. Nessun cambiamento al dossier può essere accettato dopo la scadenza dell invio delle domande. Tuttavia, se sarà necessario chiarire alcuni aspetti l Agenzia potrà contattare il candidato a tal proposito. Solo le domande di candidatura che rispettano tutti i criteri di eleggibilità saranno considerate eleggibili per una sovvenzione. In caso di ineleggibilità di una candidatura, sarà inviata una lettera al richiedente con le relative motivazioni Procedura di valutazione Le domande eleggibili saranno classificate secondo i criteri d assegnazione definiti e ponderati nella sezione 8 delle presenti Linee Guida. Nei limiti del budget disponibile, saranno selezionate le azioni che hanno ottenuto il punteggio più alto. La valutazione è effettuata esclusivamente sulla base dei documenti inviati entro la relativa scadenza. Tuttavia, l Agenzia si riserva il diritto di richiedere al candidato ulteriori informazioni 13.5 Decisione di assegnazione Solo in seguito al completamento della procedura fin qui descritta, sarà portato a termine il processo di selezione e sarà emessa la Decisione di assegnazione dall Agenzia. I candidati saranno informati dei risultati della selezione entro 2 settimane dalla data di adozione della decisione di assegnazione. Ai candidati respinti sarà inviata una lettera in cui verranno spiegate le ragioni di nonselezione. Una volta che i candidati siano stati informati, verrà pubblicato l elenco delle proposte selezionate sul sito internet della Commissione/Agenzia: Regole applicabili Regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio (EU, Euratom) n.966/2012 del 25 ottobre 2012 relativo al Regolamento Finanziario applicabile al bilancio generale dell Unione Europea (G.U. L 298, , p.1). Regolamento della Commissione Delegata (EU) n. 1268/2012 sulle regole di attuazione del Regolamento (EU) n. 966/2012 del Parlamento Europeo e del Consiglio 25/10/2012 relativo alle regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell Unione (G.U. L 362, , p.1). Regolamento (EU, Euratom) No 1295/2013 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 11 Dicembre 2013 che istituisce il Programma Europa Creativa ( ) riguardo l attuazione di un Programma di sostegno al settore creativo Europeo (Europa Creativa) (G.U. L XXX, XX. Mese.2013, p.x). 24 di 25