Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva. N 5 LUGLIO/AGOSTO 2007 Una storia di successo

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1 Da piccola azienda a leader di mercato A colloquio con Pier Luigi Zaffagnini , Top Consult opera da vent anni nel mercato della Gestione Elettronica dei Documenti. Vent anni non sono molti per un azienda nuova, ancora giovane e dinamica, ma sono anche moltissimi se si pensa ai cambiamenti di un settore come l informatica passata nel frattempo attraverso almeno tre ere tecnologiche. Per Top Consult sono stati due decenni densi di attività e di successi che l hanno fatta diventare da piccolissima struttura di poche persone leader riconosciuto del mercato documentale italiano, protagonista in particolare di quella conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti (fiscali e non) che oggi costituisce un fattore rivoluzionario per l efficienza delle imprese. >> Di questo periodo e del percorso di crescita della società parliamo con IN QUESTO NUMERO >> Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la conservazione sostitutiva AVANTI VELOCE N 5 LUGLIO/AGOSTO 2007 Una storia di successo Due decenni Top Consult compie 20 anni, tutti all insegna dell innovazione Pier Luigi Zaffagnini, fondatore e amministratore di Top Consult. In sintesi, qual è il bilancio di questi vent anni? Quando siamo partiti, la gestione elettronica dei documenti muoveva i primi passi: fra i primi in Italia ne abbiamo segue a pag. 8 L evoluzione del software Top Consult Dal client/server alla SOA Pagina 2 Tecnologia che opera sul campo Soluzioni applicative per tutti Pagina 3 Lavazza: Top Media al profumo. di caffè Cics o Sap, il documento appare con un click! Pagina Nasce a Torino Top Consult Srl, fondatore Pier Luigi Zaffagnini. Si occupa di consulenza nel settore dell office automation : i primi clienti sono Italgas e Banca Sella Spinta dai clienti, Top Consult sperimenta i prodotti già esistenti sul mercato: il software della francese Accentor per la soluzione di gestione documenti in ambiente Windows e dell italiana Nexo per gli ambienti Dos Top Consult decide di sviluppare un proprio software per la gestione elettronica dei documenti: viene creato il Laboratorio di Sviluppo Software, parte lo sviluppo di Top Media, il prototipo è presentato a Smau 92, il rilascio della Versione 1 avviene a fine 93. I dipendenti sono diventati 10. segue a pag. 6 in sintesi Speciale 20anni Top Consult 1

2 2 L evoluzione del software Top Media Dal client/server alla SOA Il primo software Top Consult per la gestione elettronica dei documenti nacque nei primissimi anni 90, quando la società decise di diventare anche software house per poter fornire ai clienti un proprio prodotto documentale capace di integrarsi direttamente con l ambiente gestionale. I dati contenuti nei database strutturati non erano infatti in grado di fornire a impiegati e manager le informazioni rilevanti presenti nei documenti non strutturati, cartacei e digitali, e necessarie per lo svolgimento dei processi lavorativi. Il nuovo software Top Media venne lanciato sul mercato alla fine del 93. Era un prodotto client/server, la novità tecnologica di allora, e attraverso l integrazione fra archivi di dati e archivi di documenti dava vita in azienda ad un sistema informativo veramente completo. Top Media era nato sull idea fondante dell integrazione fra schermate mainframe e documenti abbinati ai dati, in modo automatico dice Marco Dardanello, Responsabile Divisione Software e Tecnologie di Top Consult. Poter consultare facilmente, appaiati sullo schermo, sia i dati che i documenti relativi mantenendo le stesse modalità di lavoro e senza spostarsi dall abituale ambiente gestionale era una precisa esigenza del mercato. Allora nelle medie imprese l attore principale era il sistema As/400, e infatti l integrazione con l As/400 fu uno dei primi cavalli di battaglia del nuovo prodotto. Alla versione 1 di Top Media seguirono ben presto nuove versioni, più potenti ed estese. Ma fin dall inizio erano già presenti molte delle caratteristiche distintive della piattaforma documentale Top Consult: un sistema progettato intorno all utente finale (interfaccia semplice e forte capacità di personalizzazione); la possibilità di consultare i documenti fra loro correlati; le viste o selezioni di dati in base a certi criteri e classi di utenti; la sicurezza dei documenti archiviati mediante il controllo degli accessi e di chi può vedere cosa. Top Media continuava intanto ad evolvere, diventando sempre più stabile e consolidato; la filosofia portante è sempre quella dell integrazione a 360 con tutti gli altri mondi che stanno intorno al sistema documentale, dai gestionali come Sap alla posta elettronica, dagli scanner alla firma digitale. Al giro di boa dell anno 2000, sono già presenti fra gli altri il modulo per la consultazione via Web, i Top Tools (una specie di cassetta degli attrezzi per i programmatori dei clienti, che anticipa quello che oggi è il Software Development Kit o SDK), il Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge. Nel 2003 viene messa in cantiere la versione 4, il nuovo software Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, con il salto dal client/server ad un architettura a 3 livelli (con un application server di ultima generazione dove risiede la logica, che viene usata da client più leggeri richiedendo i servizi documentali). Presentato sul mercato due anni dopo aggiunge Dardanello - Top Media NED è un software avanzato progettato per il Web e per il nuovo mondo della SOA-Service Oriented Architecture, si integra con i sistemi gestionali, i programmi office, l , i portali. Sviluppato sulla piattaforma aperta Microsoft.Net, si adatta a qualsiasi ambiente applicativo compresi Linux, Unix e Java attraverso XML Web Service. Il cuore della sua alta interoperabilità aziendale e online è il modulo SDK, l interfaccia di programmazione a disposizione degli sviluppatori per creare facilmente soluzioni su misura, integrazioni e personalizzazioni. Progettare un software complesso come Top Media NED è molto impegnativo, ma impegnativa è anche la capacità di controllarne il ciclo di vita. Per questo Top Consult usa uno speciale software che ne traccia accuratamente tutte le fasi, da analisi, sviluppo e test, fino al rilascio, numerazione versione e distribuzione/installazione. Le ultime fasi in particolare, dal rilascio all installazione, oggi sono molto sveltite dalla tecnologia, che ha sostituito la vecchia spedizione di floppy disk e CD con l invio diretto ed immediato al cliente via Internet-FTP. Nuove funzionalità: driver è il cliente Top Consult non fa prodotti su misura, il prodotto è unico e uguale per tutti. Ma si evolve ed arricchisce in continuazione attraverso nuove funzioni che danno concreta risposta applicativa alle esigenze più sentite dai clienti. Non appena un cliente deve risolvere sul campo un problema nuovo, l esigenza viene raccolta, analizzata dal Laboratorio Sviluppo Software, che sviluppa una nuova funzionalità e la testa assieme al cliente stesso: inserita in Top Media NED, questa diventa subito disponibile per tutti. Così è nato ad esempio il modulo Capture Barcode, sviluppato per un azienda che doveva gestire tutte le versioni dei documenti di trasporto del ciclo attivo, dall emissione al ritorno firmato o timbrato dal cliente. Fra le ultime funzionalità rilasciate, ci sono il modulo QSender, che esegue in modo automatico la spedizione massiva via o fax di documenti archiviati in Top Media NED (soluzione ideale per spedire cedolini stipendio ai dipendenti o fatture ai clienti nell ambito ad esempio del processo di fatturazione elettronica); il Connect per Office, che rende più flessibile per l utente la gestione delle operazioni di collegamento fra mondo office e mondo Top Media NED. A questi si aggiungono l integrazione diretta con il CRM Microsoft e il potenziamento del modulo UserWeb, che può spedire via documenti archiviati allegando non il file ma il link allo stesso. Molte altre nuovi funzioni rendono più facile e integrato l uso in azienda della gestione documentale: ad esempio l Help in linea; la versione inglese disponibile su tutti i moduli (utile per imprese con filiali all estero); la numerazione automatica dei documenti in fase di archiviazione; il versioning, che aggiunge automaticamente una nuova versione alle precedenti, sapendo sempre qual è l ultima; la possibilità di limitare l uso del mouse per sveltire le operazioni di indicizzazione documenti. Altre importanti funzioni sono in fase di rilascio. Come Capture Pdf, che archivierà automaticamente nel sistema documentale un documento Pdf, estrapolando dallo stesso le chiavi di archiviazione. Come Connect per Sap, che consentirà di aumentare ancor più l efficienza complessiva del sistema gestionale.

3 Tecnologia che opera sul campo Soluzioni applicative per tutti Consulenza su quella che allora veniva chiamata Office Automation : così partì Top Consult nel Ma subito si cominciò a pensare ad un prodotto che potesse semplificare la vita d ufficio e l archiviazione delle pratiche. E così afferma Viviana Belluco, Responsabile Divisione Progetti e Clienti di Top Consult - nacque il primo software messo a punto per una Cassa Rurale piemontese con sede in un castello medioevale in quel di Cuneo. Questa sperimentazione si può considerare il prototipo di quello che poi divenne il prodotto vero e proprio, il software Top Media per la gestione elettronica dei documenti diffuso sul mercato alla fine del 93: primi clienti la Lavazza e la Dea di Moncalieri (produttore di sistemi di misura e controllo industriale). Allora in Top Consult le persone si potevano contare sulle dita di una mano o poco più, ma con questo prodotto parte la evangelizzazione del mercato, la proposta di soluzioni documentali, argomento ancora sconosciuto ai più. Le aziende erano allora interessate ai sistemi e ai mainframe, al rinnovo del parco hardware, la gestione documenti era una novità per tutti e Top Consult era fra i pochi a parlarne. L obiettivo di Top Consult non era l automazione degli archivi, bensì l inserimento dei documenti archiviati nel flusso vivo della gestione aziendale. L idea era semplice: legare ai dati gestionali sulle schermate dei mainframe, degli As/400, della contabilità tradizionale (allora tipicamente a fosfori verdi) le immagini rese elettroniche delle fatture e degli altri documenti associati. In modo che gli impiegati potessero consultare i documenti dal gestionale, senza doversi alzare per cercarli nei raccoglitori e negli armadi. Anziché usare la pinzatrice si pinzavano assieme elettronicamente i documenti correlati, il metodo di lavoro era lo stesso. L idea si fa strada per la sua praticità, il software Top Media fa bene il suo lavoro e le soluzioni Top Consult si diffondono rapidamente soprattutto nelle aziende più innovative con grossi reparti amministrativi e negli uffici di direzione. Belluco ricorda ancora di quegli anni pionieristici i corsi di formazione sui nuovi sistemi, fatti presso i clienti, dove impiegate non più giovanissime abituate a lavorare al terminale venivano con preoccupazione a contatto con la gestione documentale sul PC (allora ancora una novità in molti reparti) e scoppiavano magari a piangere per il timore di non sapersi adeguare al nuovo modo di lavorare. Ricorda anche i vecchi juke-box, come venivano chiamate le unità grosse e costose usate allora per la memorizzazione su dischi ottici di alti volumi di documenti-immagini. E le notti passate presso i clienti, da sistemista applicativo, per aggiornare il software senza disturbare il lavoro diurno degli impiegati. Il raggio d azione della società si estende rapidamente dal Piemonte a tutta l Italia e poi anche all estero: a Losanna, nel quartier generale europeo della multinazionale Philip Morris, Top Consult viene messo a confronto con il gotha della consulenza organizzativa mondiale e realizza in breve tempo un progetto complesso di gestione del ciclo passivo, integrato con Sap 2 su mainframe-cics e con Lotus Notes per il workflow di approvazione fatture. Intanto dal progetto sperimentale congiunto con il Comune di Pesaro per la realizzazione di un archivo sostitutivo dell anagrafe nascono le soluzioni e servizi Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge, un settore di grande attualità dove Top Consult si muove da protagonista soprattutto dal 2004 in poi con riferimento ai documenti fiscali. Contemporaneamente il software Top Media continua ad arricchirsi con le stesse idee di base in nuove versioni e va sul mercato Top Media NED, una piattaforma documentale avanzata e altamente integrabile, adatta al mondo del Web e della SOA. Ma la tecnologia è sempre proposta ai clienti (questa è un altra caratteristica peculiare di Top Consult) come motore di soluzioni applicative concrete: per l ufficio amministrativo, per la direzione commerciale, per la produzione e gli uffici tecnici, segue a pag. 7 In alto, uno dei primi esempi di integrazione fra dati e documenti associati sulla schermata di un applicazione gestionale As/400. Oggi Top Media NED è il motore di soluzioni presenti in tutti i settori aziendali: in Bennet gestisce i documenti dei cicli attivo e passivo (un milione di pagine all anno per le sole fatture); nella PMI veronese Datacol (a sinistra) è integrato con il portale aziendale, dove i documenti sono consultati via Web da agenti e venditori. 3

4 Top Media al profumo Cics o Sap, in Lavazza il documento a 4 Lavazza è il primo cliente che ha installato il software Top Media di Top Consult, nel gennaio 94. La nostra esigenza in quel momento dice Claudio Bertin, Responsabile Sistemi Informativi di Lavazza era di trovare un prodotto per l archiviazione e gestione dei documenti del ciclo passivo che fosse direttamente e facilmente integrabile con le nostre applicazioni per gli acquisti e la contabilità. Le applicazioni, scritte internamente in Mvs-Cics, giravano su grandi sistemi mainframe Ibm: l obiettivo era quello di visualizzare direttamente sulle loro schermate non solo la registrazione di un ordine d acquisto o di una fattura fornitore, ma anche i relativi documenti archiviati, evitando di andarli a cercare negli armadi, di farseli mandare da un altro ufficio, di trovarli e fotocopiarli. Fu fatta una software selection fra diversi fornitori, italiani e internazionali, e fu scelta Top Consult: le funzionalità del suo prodotto erano ottime, la sua soluzione era meno costosa, soprattutto fattore per noi determinante a differenza degli altri qui l integrazione con i nostri sistemi e le applicazioni gestionali non richiedeva alcun lavoro di programmazione, non solo era facile, era già pronta. L integrazione diretta fra gestionale e documentale E così, nel nuovo sistema integrato, con un semplice click si potevano consultare in linea tutti i documenti correlati (dall ordine di acquisto alla bolla consegna, alla fattura passiva) raggruppati in cartelle elettroniche aggregate per numero e tipologia di ordine. Nel 2000 Lavazza decide di passare a Sap R/3, abbandonando le vecchie applicazioni proprietarie su mainframe. L archivio documentale Top Media viene integrato con il nuovo sistema gestionale e fornisce agli utenti le stesse modalità applicative precedenti: sullo schermo ora appare da una parte la registrazione Sap, dall altra il corrispondente documento. L integrazione fra i sistemi documentale e gestionale, prima con il mainframe e poi con Sap, ha permesso di snellire e rendere più efficienti i processi amministrativi del ciclo passivo, che coinvolgono nelle diverse aree aziendali migliaia di fornitori italiani e stranieri, grandi e piccoli, per beni e servizi estesi dalle matite ai computer. I documenti passivi archiviati nel sistema Top Media sono circa : la maggior parte provenienti in forma cartacea e trasformati via scanner in elettronici, gli altri arrivati mediante flussi informatici già in formato digitale. Vengono ripescati e consultati dagli impiegati amministrativi, da quelli dei servizi generali, dalla logistica e da chiunque in azienda faccia un ordine di acquisto registrato da Sap. Anche le aree commerciali italiane possono accedere ai documenti via Web, visualizzando sia le fatture passive, sia le note di accredito da riconoscere ai clienti (pure archiviate nel sistema) che vengono verificate e approvate dai responsabili di filiale prima dell inoltro. Il risultato di tutto ciò è un grande risparmio di tempo che si accompagna alla razionalizzazione del lavoro conferma Bertin. Non dobbiamo più cercare documenti fisici, chiederli in contabilità o Il marchio del saper vivere italiano Lavazza, il marchio più rappresentativo del caffè e del saper vivere italiano, conta oltre cento anni di storia iniziati con la piccola drogheria aperta a Torino da Luigi Lavazza nel Oggi il Gruppo Lavazza è una delle maggiori aziende di torrefazione e vendita di caffè al mondo, con un fatturato totale che nel 2006 ha raggiunto i 930 milioni di euro, con oltre duemila dipendenti. La capogruppo, Luigi Lavazza Spa, ha sede centrale a Torino, otto consociate in Europa e negli Usa, distributori in 80 Paesi del mondo. Gli stabilimenti produttivi sono tutti ubicati in Italia (due in Piemonte, uno in Valle d Aosta e uno in Molise): il maggiore è a Settimo Torinese, la più grande torrefazione d Europa. Lavazza è la marca di caffè scelta da gran parte delle famiglie italiane, mentre nel mondo sono 14 miliardi le tazzine di caffè Lavazza bevute all anno. Recentemente la società è sbarcata anche sul mercato indiano, dove ha rilevato due aziende che producono e distribuiscono caffè. San Tommaso 10. Nel centro di Torino, dove nacque nel 1895 la prima drogheria di Luigi Lavazza, oggi c è il locale che mixa tradizione, storia e futuro del caffè.

5 di caffè ppare con un click in direzione acquisti, che magari dovevano a loro volta rivolgersi all archivio centrale, con tempi lunghi, il rischio di perdere qualche documento nei vari giri, l impossibilità di tracciarne i passaggi. Anziché in uno o due giorni, ora il documento viene trovato e consultato in pochi secondi: è un vantaggio rilevantissimo, che elimina la carta, sveltisce il lavoro, consente al personale di svolgere compiti a più alto valore. Senza dimenticare che l autorizzazione al pagamento delle fatture può essere fatta a video molto rapidamente, aumentando la soddisfazione dei fornitori, che vengono pagati senza ritardi nei tempi previsti. Sulla Senna un duplicato La gestione integrata del ciclo passivo interessa la capogruppo Luigi Lavazza e anche la più grossa delle consociate, quella francese. A Parigi infatti è stato installato un secondo Top Media che replica l integrazione italiana con il sistema Sap per gestire in forma autonoma il ciclo passivo locale. Oltre che per le applicazioni amministrative, in Italia il sistema documentale è impiegato anche in altri settori. Nella Direzione del Personale è integrato con l applicazione paghe e stipendi e archivia tutti i cedolini stipendio del personale (società e consociate italiane), i cartellini, i Cud e i vari documenti che vanno a costituire la cartella elettronica del dipendente, e in più le comunicazioni organizzative, i curriculum vitae, la corrispondenza e la documentazione di segreteria. La Direzione Affari Legali archivia invece le pratiche societarie e quelle legate al contenzioso con i clienti. Nel sistema trovano posto anche i contratti con i pubblici esercizi, i contratti pubblicitari, l archivio fotografico sui rivenditori. Complessivamente, in Lavazza, sono circa 200 gli utenti del sistema Top Consult, mentre i documenti archiviati e gestiti sono per un totale di qualche milione di pagine. Recentemente ha fatto il suo ingresso in Lavazza l ultima versione del software Top Consult, Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, sul quale sono già state migrate le applicazioni riguardanti le direzioni personale e legale; seguirà a breve anche l allineamento con Sap. Un rapporto di fiducia duraturo Abbiamo scelto Top Consult e acquisito per primi il suo nuovo software 13 anni fa, quando era ancora una piccolissima azienda al suo esordio. Abbiamo avuto fiducia nella sua serietà, scelta rivelatasi corretta, e l abbiamo via via confermata sostiene Bertin. Fin dall inizio abbiamo apprezzato la facilità di integrazione del suo software (mantenuta anche al variare delle nostre scelte IT) e la facilità di utilizzo da parte degli utenti finali, chiave essenziale per una diffusione di successo in azienda. Top Consult ci ha sempre garantito con precisione e puntualità servizi sistemistici per risolvere qualsiasi problema e servizi applicativi per affrontare La sede centrale del Gruppo Lavazza a Torino, in Corso Novara. A sinistra, la grande area di stoccaggio dello stabilimento di Settimo Torinese. nuove esigenze di archiviazione e nuove tipologie di documenti. Le persone, sempre disponibili, sono dotate di grande competenza e conoscono a fondo le varie problematiche connesse, anche perché Top Consult è nata per la gestione elettronica dei documenti e continua ad essere completamente focalizzata su un unico settore e un unico prodotto. Il nostro rapporto continua quindi in termini molto positivi. Ormai in Lavazza la gestione elettronica documenti ha assunto un ruolo centrale: utenti e direzione ne sono consapevoli. Quando abbiamo iniziato molte grandi aziende non erano ancora dotate di sistemi documentali ed eravamo un po dei precursori. Oggi il panorama è cambiato e la gestione documenti si sta diffondendo rapidamente. In Lavazza è diventata uno strumento che si dà per scontato, uno strumento di lavoro al pari di Word o di Excel. Si sta ora pensando agli sviluppi futuri, c è un progetto in corso di valutazione per estendere la gestione documentale anche al ciclo attivo e adottare la conservazione sostitutiva a norma di legge in ambito fiscale. 5

6 segue da pag. 1 Due decenni in sintesi Una storia di successo 2005 I dipendenti sono 30. Cinquanta aziende partono con le soluzioni Lex. Viene rilasciato il nuovo software Top Media NED: sviluppato su architettura aperta Microsoft.Net, è pensato per il Web e per il nuovo mondo SOA. Altamente interoperabile, il suo modulo chiave è il Software Development Kit-SDK che consente agli sviluppatori di personalizzare e integrare applicazioni. I primi clienti Top Media NED sono RINA-Registro Italiano Navale, Lavazza e Luxottica Iniziano le installazioni del nuovo Top Media: primi clienti Lavazza e Dea Nascono le prime leggi su documento informatico, firma digitale e archiviazione sostitutiva, la Tremonti 1 consente il principio della conservazione di scritture contabili su supporti di immagini; viene costituita l AIPA (Autorità per l Informatica nella PA). Top Consult partecipa alle prime commissioni ministeriali in ambito AIPA sugli archivi digitali I clienti Top Consult sono diventati più di 50, fra questi Philip Morris Europe, Boero Vernici, Eni International Bank, Maia Caterpiller, Paglieri. Arrivano i primi partner: Ecole&Co di Bologna e Ankon-SH di Ascoli Piceno Parte il progetto sperimentale con il Comune di Pesaro per la conservazione sostitutiva dei documenti dell Anagrafe. Due anni dopo l archivio sostitutivo è realizzato, l innovativo progetto viene premiato a ForumPa Qui nasce il modulo Lex di Top Media per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge Top Consult organizza a Milano e Roma i primi seminari sui nuovi temi della conservazione. I dipendenti sono diventati venti. Viene rilasciato Top Media Versione 3 a 32 bit: comprende nuovi moduli come TopDocWeb, Lex, TopMail, Connect per Sap R/3, è disponibile anche in inglese e francese. Si diffonde la soluzione Lex in ambito Smau Top Consult presenta il prototipo Top Media pubblico; il nuovo Marketplace Consip usa Top Media per l archiviazione sostitutiva degli ordini d acquisto online Parte il progetto di rifacimento globale di Top Media; viene impostato Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, scegliendo la nuova architettura.net di Microsoft. Il team di ricerca & sviluppo comprende anche consulenti esterni ed esperti di architetture Escono il decreto del Ministero dell Economia e Finanze sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e la legge sulla fatturazione elettronica e Iva. Top Consult è già pronta con le soluzioni Lex, corredate dai servizi ConLex; un roadshow in tutta Italia spiega al mercato le nuove leggi e le soluzioni operative. Parte con la conservazione sostitutiva fiscale il primo cliente privato, Prada La rete dei partner si allarga a venti società. Top Consult diventa Microsoft Gold Certified Partner. Viene annunciato il servizio ManLex per il mantenimento a norma negli anni degli archivi sostitutivi realizzati; altri cinquanta clienti adottano la conservazione sostitutiva, il centesimo cliente Lex è Elica, leader mondiale della cappe da cucina Top Consult compie vent anni. Viene lanciata la soluzione integrata Top Media NED-CRM Microsoft. I clienti sono oltre 400 fra imprese ed enti pubblici di ogni dimensione: fra i grandi clienti, anche L Orèal, Merloni Termosanitari, Total, Acque San Benedetto, Bennet, Coop Adriatica, Tirrenia, Gucci, Mercantile Leasing.

7 Pesaro, dove nacque la leadership Lex Conservazione sostitutiva, scommessa vinta D al 94 al 97 prende forma in Italia il quadro normativo della nuova rivoluzione digitale. Nascono le prime leggi sulla validità del documento informatico, la conservazione su supporti di immagini, la firma digitale; l AIPA (Autorità per l Informatica nella PA), appena costituita, detta le sue regole tecniche. Ma tutto rimane ancora teoria, tutti aspettano di vedere come si svilupperà, nessuno si fida a scendere sul piano concreto delle applicazioni. Top Consult, che fin dal 94 aveva partecipato con pochissimi altri alle riunioni ministeriali presso l Aipa sui nuovi archivi digitali, intuisce la portata rivoluzionaria della nuova legislazione: scommette sul futuro e decide di scendere in campo. Nel 98 si mette d accordo con un Comune innovativo, quello di Pesaro, che vuole liberarsi dalla carta, e parte un progetto sperimentale: nel 2000 è realizzato l archivio sostitutivo dei documenti Soluzioni applicative per tutti segue da pag. 3 per l ufficio del personale e così via. E oggi l interlocutore in azienda che fa la scelta non è più soltanto il responsabile sistemi informativi, ma soprattutto l utente diretto dell applicazione, come ad esempio il direttore amministrativo e finanziario nella gestione dei ciclo attivo e passivo e nella conservazione sostitutiva dei documenti fiscali. Il mercato di riferimento di Top Consult è diventato più maturo, non occorre più spiegare cos è la gestione elettronica documenti (tema molto dibattuto sulla stampa specializzata) e gli stessi utenti finali adesso usano a casa scanner e PC. Ci si misura oggi più sulle prestazioni del software, sulla ricchezza di funzionalità presenti, sulla capacità di offrire una soluzione integrabile e rapidamente usabile, sull esperienza e le referenze. Peraltro tutti punti di forza di Top Consult e del suo software (che si è evoluto incessantemente con nuove funzioni nate per risolvere esigenze precise dei clienti). E infatti, assieme al gran numero di nuovi clienti, contiamo un ampio zoccolo duro di aziende fedeli che, pur cambiate molto negli anni, continuano a credere in Top Consult e a utilizzare le nostre soluzioni. In alto, il convegno promosso nel 2000 dal Comune di Pesaro (sotto, lo stemma) assieme a Top Consult, Ankon-SH e Telecom Italia, imperniato sulla presentazione dell archivio ottico sostitutivo dei documenti dell Anagrafe realizzato presso il Comune stesso. dell Anagrafe, oltre fra cartellini individuali, fogli di famiglia, cartellini delle carte di identità. La novità spaventa qualcuno, ma AIPA e Ministero degli Interni approvano il nuovo archivio e il Comune può distruggere tutti gli originali. Con il progetto Pesaro (un atto di coraggio e di intervento innovativo) Top Consult mette a punto le soluzioni Lex per la conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge, le correda con l aiuto di un team di professionisti di una metodologia organizzativa e legale, inventa i servizi a supporto del Responsabile aziendale della conservazione per tutti gli obbligi di legge. Le soluzioni Lex sono prima impiegate in diversi comuni italiani; poi nel 2004 si sblocca anche il tema fiscale: escono il decreto del Ministero dell Economia e Finanze sulla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, la legge su fatturazione elettronica e Iva e nel 2005 la Circolare dell Agenzia delle Entrate con le norme attuative. La materia è di interesse generale ed esplode la domanda di soluzioni specializzate (con l arrivo sul mercato anche di molti fornitori poco preparati). Top Consult è pronta da tempo, nel giro di due anni sono oltre 120 i clienti pubblici e privati che hanno realizzato con lei archivi sostitutivi su ogni tipologia di documenti, da fatture e libri contabili ai contratti finanziari, dai cedolini del personale alle cartelle cliniche, eliminando gli archivi cartacei. La leadership Top Consult in questo settore nasce quindi dall impegno pionieristico, dalla conoscenza approfondita e aggiornata della materia, dal numero record di referenze, dalla capacità di inquadrare gli archivi sostitutivi in un progetto di sviluppo della gestione documentale in azienda. Le soluzioni Lex, semplici e pacchettizzate, rendono il cliente operativo con la conservazione sostitutiva in sole tre settimane; sono modulari, pensate sia per chi usa già in azienda la gestione elettronica documenti (con Top Consult o con altri sistemi) sia per chi affronta per la prima volta gestione documentale e conservazione sostitutiva. I servizi a corredo tranquillizzano i manager coinvolti e facilitano l introduzione della conservazione: c è il Manuale delle procedure adottate, c è il corso preliminare presso il cliente tenuto da un legale sulla normativa, c è il mantenimento a norma nel tempo degli archivi sostitutivi realizzati. Ma al di là del recupero di costi e spazi fisici, la conservazione sostitutiva dei documenti non è altro che il naturale completamento della loro archiviazione e gestione elettronica per lo svolgimento dei processi lavorativi. Una volta resi digitali i documenti, i vantaggi più rilevanti per l azienda sono ottenuti proprio su questo piano: eliminazione delle lentezze manuali, consultazione immediata dei documenti archiviati, maggiore produttività delle persone, processi più snelli e controllati. Tutto questo utilizzando Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti, motore delle soluzioni Top Consult, integrato con i sistemi gestionali, i programmi office, le , i portali e gli applicativi aziendali. 7

8 8 Da piccola azienda a leader di mercato Top Consult compie 20 anni segue da pag. 1 Dalla rivista bimestrale ICT Professional, maggio-giugno intuito le forti potenzialità, oggi evidenti a tutti con un mercato che cresce a tassi annui di due cifre. La nostra filosofia è sempre stata quella di integrare fra loro dati e documenti, database e archivi documentali, per rendere più completo il sistema informativo aziendale e consentire a impiegati e manager di usare anche le informazioni presenti nei documenti all interno dei processi lavorativi, rendendoli più snelli e produttivi. Abbiamo così deciso nel 90 di sviluppare un nostro software potente e semplice da usare, Top Media, capace di integrarsi con i sistemi gestionali, gli strumenti office, l e gli applicativi, che è stato via via arricchito e potenziato per adattarlo all evoluzione dell informatica. Oggi Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti è una vera e propria piattaforma documentale ad alta interoperabilità, costruita per il Web, per il mondo dei portali, per i nuovi scenari della Service Oriented Architecture (SOA). Abbiamo proposto non solo tecnologia ma anche soluzioni concrete per i diversi settori aziendali, e creato una rete di partner sul territorio, con i quali costruire soluzioni di gestione documenti facilmente integrabili nell ambiente applicativo dei clienti. All inizio si è dovuto naturalmente evangelizzare il mercato sui benefici della gestione documentale e quantificare i vantaggi concreti in base ai dati statistici da noi raccolti in centinaia di progetti sul campo. E poi abbiamo cercato sempre di tener fede al nostro motto Avanti veloce : prontezza di risposta alle esigenze del cliente e rapidità di progetto e realizzazione. Il mercato ha premiato il nostro impegno e ora contiamo oltre 400 clienti di tutte le dimensioni, imprese ed enti pubblici. Fra loro, ci sono colossi come L Orèal, Merloni Termosanitari, Lavazza, Luxottica, Total, Acque San Benedetto, Prada, che fanno affidamento sulle nostre soluzioni per migliorare gestione del business e competitività. E mi sento di dire che i risultati di questi primi vent anni sono in gran parte dovuti a tutte le persone Top Consult, che hanno lavorato con competenza, impegno e passione. Come si evolvono prodotti e offerta? La nostra offerta, orientata alle soluzioni applicative, vuol dare risposta alle esigenze concrete dei clienti e rendere sempre più facile e integrato l uso della gestione documentale in azienda. Secondo la filosofia che ci ha sempre ispirato, l evoluzione del software Top Media NED, motore di tutte le soluzioni, è in gran parte guidata dai clienti: non appena uno di loro esprime un esigenza nuova o deve risolvere un problema applicativo specifico, Top Consult introduce nel prodotto nuove funzionalità che diventano subito disponibili per tutti. Ricerca e innovazione si trasformano così in applicazione concreta, in vantaggio concreto per il cliente nei suoi processi lavorativi. Conservazione sostitutiva, come è diventata il cavallo di battaglia? Credo che il ruolo che ci siamo conquistati in quest area esemplifichi bene lo spirito innovativo e la curiosità per il nuovo che da sempre animano Top Consult. Il nostro impegno pionieristico risale infatti agli albori della legislazione su questi temi: fin dal 94 abbiamo partecipato alle prime commissioni congiunte con l AIPA (l Autorità per l Informatica nella PA) sui nuovi archivi digitali; nel 99 un progetto sperimentale realizzava per il Comune di Pesaro l archivio sostitutivo dei documenti dell Anagrafe. Già allora abbiamo messo a punto le soluzioni specifiche Lex, semplici e pacchettizzate, che rendono le imprese operative con la conservazione a norma di legge in sole tre settimane. E, soprattutto, fin dall inizio, abbiamo inventato dei servizi legali e organizzativi che affiancano il responsabile aziendale della conservazione in tutti gli obblighi di legge. Così nel 2004, il via libera del Fisco alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali e la conseguente esplosione della domanda di soluzioni specializzate ci hanno trovato perfettamente preparati. In mezzo a una miriade di fornitori improvvisati, oggi possiamo vantare profonda esperienza della materia, aggiornamento continuo sulle normative e un numero record di referenze: oltre 120 clienti pubblici e privati già operativi con archivi sostitutivi a norma per documenti di ogni tipo. Come si svilupperà ora l attività? L impegno è di continuare la crescita in modo stabile e consolidato, rimanendo focalizzati sulla gestione elettronica dei documenti. Continueremo ad esplorare nuovi mercati e a sviluppare nuove soluzioni che facilitino il lavoro dei clienti, clienti che desidero ringraziare per la fiducia che ci hanno sempre accordato continuando a seguirci in questi anni. Gli ultimi rilasci hanno già visto la connessione diretta con il CRM, l integrazione più spinta con gli strumenti Office, i più usati dagli utenti finali, e con il mondo Sap per aumentarne l efficienza complessiva. Come sempre il nostro obiettivo è il collegamento dati-documenti in tutte le sue forme. E come sempre il filo conduttore del nostro impegno sarà la propensione all innovazione unita alla passione ; da buoni torinesi, abituati a raggiungere senza clamori risultati concreti, ci riconosciamo infatti nello slogan che ha accompagnato il successo delle Olimpiadi invernali 2006: Passion lives here! AVANTI VELOCE - Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Luglio/Agosto 2007 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione, Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Print Editor Srl Grugliasco TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel

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