ASCENSORI. Gestione Aziende Ascensoriste. Release 5.20 Manuale Operativo

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1 Release 5.20 Manuale Operativo ASCENSORI Gestione Aziende Ascensoriste La GESTIONE ASCENSORISTI è pensata per soddisfare le esigenze delle aziende che gestiscono Contratti di manutenzione su impianti di ascensori (che si rinnovano annualmente) e i relativi interventi tecnici di manutenzione. Eredita tutte le funzionalità del modulo applicativo standard di Contabilità Analitica, Assistenze e Controllo Di Gestione, ed integra diverse specificità.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 GESTIONE ASCENSORISTI Le attività del settore ascensorista: Flussi Nuove vendite Grandi Riparazioni Contratti di Manutenzione Interventi a pagamento (e Piccole riparazioni) Giri di Manutenzione IMPOSTAZIONE DEGLI ARCHIVI Riclassificazione Piano dei Conti (Centro di Costo) Parametri della procedura Tabelle Tabella Assistenza: Tabella amministratori Tabella Assistenza: Tabella Supervisori Tabella Enti Certificatori Tabella Marca Impianto Tabella Tipologia Impianto Tabella Tipo Servizi Assistenze Tabella Servizi per fatturazione Tabella Assistenza: Gruppi per Aumento Contab. Analitica: Commesse Anagrafica Clienti Intestazione dei documenti a soggetti diversi dal cliente Scheda Impianti (Anagrafica Articoli) CONTABILITÀ ANALITICA Collegamento alla contabilità generale Gestione del Budget: il Menù Commesse Voci consuntivo commessa (Struttura comparativo di vendita) Budget per commessa (Inserimento comparativo di vendita) Stampa Situazione Commesse Chiusura Impianti Stampa Estratto Conto per Amministratore MENÙ VENDITE Ordini clienti Inserimento del budget per commessa Fatturazione dell ordine Fatturazione manuale dell ordine Fatturazione tramite inserimento del Piano di fatturazione dall ordine Stampa del piano di fatturazione Emissione fatture da commesse Parametri della procedura Gestione ordini Fatturazione Chiusura ordine Bolle di intervento Generazione automatica della fatture di vendita Fatture di vendita... 56

3 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Note Credito e Fatture di vendita manuali su contratto Contabilizzazione delle Fatture di vendita Stampa delle Fatture di vendita Destinazione per amministratore/ destinatario diverso MENÙ ASSISTENZA Gestione contratti di assistenza Fatturazione automatica contratti Contratti per Codice zona Contratti con dettaglio dei servizi inclusi Manutenzione contratti Aggiornamento Canoni Contratto Aggiornamento dei canoni e servizi Aggiornamento canoni da file Manutenzione dei canoni da file Aggiornamento contratti con dettaglio servizi di fatturazione Aggiornamento canoni/servizi con scadenze già calcolate Rinnovo contratti Registrazioni interventi e chiamate sugli impianti Variazione di un intervento Intervento dell Ente certificatore Consultazione visite enti Scadenziario visite Enti Elaborazione crediti Stampa Impianti per Amministratore Stampa scadenzario per amministratore Stampa documenti di addebito da fatturare MENÙ GESTIONE DIPENDENTI Gestione calendario manuale Tabelle per la gestione dipendenti Gestione voci di retribuzione GIRI DI MANUTENZIONE Tabelle e impostazione dei Giri di manutenzione Attivazione gestione Tabelle MENÙ Manutenzione Programmata Creazione del piano di manutenzione Anagrafica contratti Anagrafica impianti Anagrafica cliente Anagrafica amministratore Aggiornamento Massivo Rinnovo Piano Manutenzione Variazione Piano di Manutenzione Manutenzione giri Piano di manutenzione per Giro Stampa ordini di servizio del mese Disdetta e rinegoziazione dei contratti Chiusura dei servizi dalla compilazione del Foglio di manodopera Ricerca per Supervisore Calcolo Piano di Lavoro Stampa riepilogo servizi generale

4 4 Manuale Operativo Stampa dettaglio servizi per tipologia Stampa controllo servizi Stampa situazione servizi provvisori Chiusura Servizi Manuali Chiusura servizi effettuati Manutenzione giri MENÙ CHIUSURA PERIODO Movimenti contabili chiusura mese Generazione movimenti di chiusura mese Ripartizione centri di costo contabilità analitica Stampa Dati di Fine Periodo Gestione Dati di fine periodo Controllo chiusura fine mese Voci e stampa del controllo di gestione

5 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste GESTIONE ASCENSORISTI La GESTIONE ASCENSORISTI è pensata per soddisfare le esigenze delle aziende che gestiscono Contratti di manutenzione su impianti di ascensori (che si rinnovano annualmente) e i relativi interventi tecnici di manutenzione. Eredita tutte le funzionalità del modulo applicativo standard di Contabilità Analitica, Assistenze e Controllo Di Gestione, ed integra diverse specificità. INFORMAZIONI ANAGRAFICHE La procedura si integra di alcune funzionalità necessarie a codificare, e successivamente gestire, in modo adeguato le specifiche del settore: E richiesta la codifica degli Amministratori nell omonima tabella: quindi, ad ogni cliente\contratto sarà possibile attribuire un amministratore (modificabile nel tempo) sia per la stampa dei documenti fiscali, sia per l elaborazione delle stampe di controllo di estratto conto e di impianto per amministratore Nell Anagrafica Clienti sono richiesti i dati per il calcolo della ritenuta 4% e per l indicazione del codice amministratore di riferimento L Anagrafica Articoli permette di caricare due tipologie (Categorie Merceologiche) di prodotti, tra le quali in particolare: o Gli articoli di categoria MAT = Materiale per riparazione o Gli articoli di categoria IMP = Impianti A queste 2 categorie sono associate delle liste personalizzate, ed alcuni automatismi; è ovviamente possibile creare anche altre categorie (se necessario). Per la seconda categoria di articoli è disponibile una funzione di inserimento dati specifica chiamata Scheda Impianti che visualizza dei campi specifici: tra questi, in particolare, il campo Commessa richiede l inserimento di un codice commessa (codificato nella Tabella Commesse di Analitica) che generalmente coincidente con il numero dell impianto (in quanto va sempre considerato che 1 impianto = 1 commessa). La commessa andrà modificata quando l impianto (a seguito di ultimazione ed inserita in un contratto di manutenzione) diventerà oggetto di una grande riparazione a commessa. Piano dei conti: a livello di singolo conto contabile, è possibile impostare i dati di analitica (utilizzabili nelle successiva fase del controllo di gestione) e i collegamenti alla matrice di riclassificazione necessaria per la stampa del rapporto di gestione. ORDINI CLIENTI La procedura presenta diverse funzionalità che si adattano ai flussi informativi tipici del settore ascensorista: negli ordini vengono così gestiti gli impianti a loro volta collegati alle commesse di analitica. Direttamente in fase di inserimento dell ordine cliente, per ogni commessa (impianto) può essere compilato il budget degli acquisti, con la possibilità di essere successivamente modificato, memorizzandone le revisioni così da ottenere la storia della commessa.

6 6 Manuale Operativo CONTRATTI La gestione contratti ascensoristi permette di configurare il contratto del cliente, avendo a disposizione la possibilità di associare gli impianti che sono stati codificati, includendo tutte le specifiche tecniche del settore. La fatturazione automatica del contratto permette poi di ottenere fatture riepilogative che per cliente, oppure per singolo contratto o ancora per singolo impianto. INTERVENTI La gestione interventi ascensoristi permette di rilevare le diverse chiamate dei clienti, identificandole direttamente tramite l impianto. CONTROLLO DI GESTIONE Il budget (inserito per ogni ordine) può essere strutturato in modo dinamico definendo le macro voci che compongono l area di analisi. Per ogni impianto vengono registrate le date di consegna dei materiali, la data di consegna dell impianto e la data di chiusura contabile della commessa che permette di attualizzare il consuntivo e chiudere definitivamente l ordine. Per una completa gestione della redditività del settore ascensorista, la procedura include aspetti tipici che vanno dal centro di costo al controllo di chiusura mensile, oltre alla possibilità di stampare il rapporto di gestione includendo il 13 mese. 1.1 Le attività del settore ascensorista: Flussi Il settore ascensorista è caratterizzato da alcune attività principali, alle quali corrispondono dei flussi informativi specifici: Nuove vendite (Installazione nuovi ascensori) Grandi Riparazioni Contratti di Manutenzione Interventi a pagamento (e Piccole riparazioni) Giri di Manutenzione Vediamo nelle seguiti pagine i flussi informativi legati alle suddette gestioni.

7 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Nuove vendite Si classificano in questa categoria tutti i nuovi impianti; il flusso informativo è così strutturato: 1. Creazione Impianto: Inserimento Impianto con attribuzione Codice Commessa Scheda Impianti tabella Commesse di Analitica 2. Inserimento Ordine Cliente: Inserimento Ordine con attribuzione Budget dei Costi Caricamento Ordini 3. Fatturazione: Inserimento Fattura con attribuzione Commessa (Impianto) Caricamento Fatture (manuale) oppure Generazione Fattura previo inserimento del Piano Fatturazione Caricamento Ordini (automatico) Chiusura Ordine Stato Evaso (2) oppure Chiuso (3) perché annullato 4. Rilevazione Ore: Compilazione Foglio Manodopera (con associazione a commesse) 5. Consuntivi e controlli: Stampe di Consuntivo : Fatture attive Fatture passive registrate in Prima Nota Costi interni da Foglio Manodopera Stampa Dati di Fine periodo

8 8 Manuale Operativo Grandi Riparazioni Si classificano in questa categoria tutte le attività di riparazioni, che riguardano attività di riparazione piuttosto importanti: per questo, seguono lo stesso flusso visto per le Nuove vendite ovvero partono con l inserimento di un ordine e di una commessa. Nota: per gestire una grande riparazione su un impianto già presente, si partirà dalla fase 2 dello schema precedente Contratti di Manutenzione Si classificano in questa categoria i contratti di manutenzione ed assistenza su impianti: gli impianti, in questo caso, possono essere gli stessi già creati in precedenza in occasione di Nuove vendite oppure possono essere acquisiti dalla concorrenza. In quest ultima ipotesi vanno quindi creati, codificandoli opportunamente. Il flusso informativo è così strutturato: 1. Creazione Impianto: (se non già inserito in precedenza) Inserimento Impianto con attribuzione Codice Commessa Scheda Impianti tabella Commesse di Analitica 2. Inserimento Contratto: Inserimento contratto Anagrafica Contratti con specifica del Tipo di acquisizione voce 3. Fatturazione, rinnovi : Fatturazione Automatica Rinnovo Contratti Aggiornamento Canoni Contratto

9 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Interventi a pagamento (e Piccole riparazioni) Si classificano in questa categoria gli interventi a pagamento e le piccole riparazioni, che vengono fatte solitamente su chiamata. Il flusso informativo è così strutturato: 1. Inserimento Chiamata: Inserimento Intervento Richieste Interventi con specifica del tipo d intervento 2. Addebito Automatico: Generazione documenti Bolla Fattura Fattura Accompagnatoria 3. Consultazione Storico: Consultazione Storico interventi Giri di Manutenzione Si classificano in questa categoria gli interventi includi nel contratto di manutenzione di un impianto, che generano dei giri per zone omogenee. Ogni contratto avrà quindi un certo numero di interventi inclusi a scadenza, da un minimo di 2 all anno (le così dette 2 visite semestrali legali, in quanto obbligatorie) ad un numero maggiore definito nel contratto, sulla base degli accordi e\o della stagionalità. L obiettivo della funzione è quindi la stampa del giro di manutenzione, generato per zona: per ottimizzare questa gestione, sono disponibili delle funzioni di collegamento a google per il GPS. il giro viene così consegnato al tecnico, che andrà ad effettuare gli interventi programmati, ed alla fine del mese consegnerà il resoconto della sua attività. I Giri di manutenzione generati potranno così essere chiusi manualmente, oppure compilando direttamente il Foglio Manodopera del tecnico. Il controllo delle attività può quindi essere realizzato tramite una serie di stampe che analizzano i tempi medi.

10 10 Manuale Operativo 2 IMPOSTAZIONE DEGLI ARCHIVI 2.1 Riclassificazione Piano dei Conti (Centro di Costo) Impostato il Piano Dei Conti aziendale, è necessario attribuire ad ogni conto contabile le modalità di attribuzione del centro di costo ai fini della contabilità analitica. Per fare ciò, la funzione in esame permette la compilazione di una tabella di riclassificazione, dove si definisce per ogni conto l eventuale legame con le commesse o le paghe, le percentuali di ripartizione fra i centri di costo e la riga di raggruppamento per la stampa del rapporto di gestione. Le tipologie di Centro di Costo 1 (cdc) applicabili possono essere scelte tra: V1 VB VA RI V5 per i nuovi impianti per le grandi riparazioni (a commessa) per la manutenzione assistenza ed interventi per spese e costi generali da ripartire in base alla tabella di riclassificazione per il supporto amministrativo Si accede alla funzione dal menù Archivi Riclassificazione Piano dei Conti Per definire come il centro di costo debba essere attribuito ai singoli movimenti contabili, operare sulle seguenti colonne: Man. Il cdc deve essere inserito manualmente sul movimento contabile Com. il cdc viene ricavato dalla Commessa Pag. il cdc viene ricavato dall inserimento del Cedolino Centro Costo il cdc viene attribuito in modo fisso sul conto (sempre prioritario) Rip. Il cdc fisso viene ripartito in percentuale 2 1 La relativa tabella dei Centri di Costo conterrà quindi questi elementi 2 La logica di ripartizione è la stessa applicabile dalla funzione Anagrafica Piano dei Conti

11 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Parametri della procedura Molti degli automatismi della procedura dipendono dai parametri e dalle funzionalità attivate nei Parametri della procedura. Si accede dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze: I primi campi permettono di impostare le causali e i conti utilizzati anche dal modulo Controllo di gestione (per i cui dettagli si rimanda all apposito manuale): Causale distribuzione ore, Conto distribuzione ore, Causale retribuzioni. I seguenti campi sono invece legati alla gestione delle Assistenze avanzate: Causale movimenti contabili (extracontabili) di chiusura mese: causali con le quali saranno generati i movimenti contabili (extracontabili) dalla funzione Generazione movimenti di chiusura mese Conto fornitori (clienti) intercompany: conto di collegamento, per distinguere sulle stampe di fine periodo (si veda Stampa Dati di Fine Periodo) i fornitori (clienti) intercompany 3, escludendoli così dalle valutazioni sui debiti/crediti. 3 Codifiche che rappresentano l azienda stessa, altre società affiliate o dello stesso gruppo.

12 12 Manuale Operativo Gestione reperibilità 24 ore: per poter retribuire alla singola risorsa un importo per la reperibilità nelle 24 ore più le eventuali ore di servizio effettivamente svolto 4. Cartella per documenti impianto: per impostare per ogni impianto una cartella di salvataggio dei documenti collegati allo stesso. Richiamando l impianto per il quale è presente la cartella dei documenti, si attiva il pulsante Documenti in modo da segnalare all utente che sono presenti dei file collegati (se non ci sono documenti il pulsante non è selezionabile): Premendo il pulsante, si attiva una maschera di visualizzazione dei documenti presenti nella cartella dell impianto: Per aprire i documenti è sufficiente applicare un doppio click nella riga corrispondente. In fondo alla maschera dei Documenti allegati agli impianti sono presenti i seguenti pulsanti: Stampa lista : per stampare l elenco dei documenti 4 Il parametro permette di inserire per una risorsa più di 24 ore di attività in un giorno. Quando viene riconosciuto, infatti, una retribuzione fissa per le 24 ore di reperibilità + una retribuzione per eventuali ore effettuate, a livello di sistema è come se una risorsa lavorasse per più di 24 in un giorno, in quanto per ogni Causale di manodopera viene rilevato un tempo (in ore) di riferimento.

13 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 13 Esporta in Excel : per esportare la griglia in un foglio MS Excel Aggiorna lista : per eseguire un refresh della cartella per visualizzare eventuali documenti che sono stati inseriti nella cartella dopo l apertura della maschera per l impianto. Dettaglio servizi nei contratti: per gestire i Contratti con dettaglio dei servizi inclusi Zona su contratto: per gestire i Contratti per Codice zona Definizione Piano di fatturazione: per gestire la Fatturazione tramite inserimento del Piano di fatturazione dall ordine I seguenti parametri permettono di gestire i giri di manutenzione, che è una funzione attualmente in fase di sviluppo: Gestione giro di manutenzione: per attivare la gestione Gestione servizi provvisori: per forzare momentaneamente l inserimento delle ore, senza specificare l impianto sul quale è effettivamente stata fatta la manutenzione Gestione durata servizi: per rendere obbligatorio l inserimento del tempo di durata di ogni intervento N. Mesi per chiusura automatica del servizio: attivando questo parametro, il sistema chiude automaticamente tutti gli interventi previsti ma non effettuati, dopo un certo periodo (numero di mesi indicati). Anche i campi in fondo a destra sono riferiti a: Filiale (e campi successivi): funzione attualmente in fase di sviluppo.

14 14 Manuale Operativo 2.3 Tabelle Le tabelle di sistema contengono i dati ed alcune impostazioni per la corretta esecuzione dei programmi. Tra le varie informazioni contenute nelle tabelle, evidenziamo: di tipo Anagrafico: Agenti Amministratori Nostre Banche Spedizionieri Commesse di analitica Tecnici (tutti i dipendenti e collaboratori) di tipo dati Specifico: Dislocazione cespiti Unità di misura Depositi Note precaricate Testi per estratti conto Fasce scadenziario Valute Zone Nazioni Listini Formule per ricalcolo listini Enti certificatori (tabella utente) Tipologia assistenza (tabella utente) Tipologia impianti (tabella utente) Marca impianti (tabella utente) di tipo dati di Controllo sulla cui base la procedura effettua automatismi particolari: Causali contabili Categorie cespiti Categorie merceologiche (per distinguere gli articoli dagli impianti) Settori (per distinguere gli articoli dagli impianti) Causali di magazzino Centri di Costo Codici IVA Imposte Ritenute Imposte e conti Condizioni di Pagamento Documenti (tipi di documenti contabili) Qualifiche del personale Causali di manodopera Macrovoci paghe Tipologia trasferte Tipologia anagrafica (clienti) Tipologia contratti Esclusione periodi Si evidenziamo ai fini della gestione ascensorista - le seguenti tabelle

15 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Tabella Assistenza: Tabella amministratori Gli amministratori condominiali agiscono per nome e per conto del condomini, e sono i destinatari delle fatture relative agli interventi effettuati: per questo, vanno codificati e inseriti in un apposita tabella di tipo anagrafico. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Tabella Amministratori: Sono richiesti tutti i dati anagrafici dell amministratore (il significato dei campi è immediato).

16 16 Manuale Operativo Tabella Assistenza: Tabella Supervisori I Supervisori hanno il compito di pianificare e coordinare il lavoro dei gruppi di tecnici, vanno codificati ed inseriti in un apposita tabella di tipo anagrafico. E collegata alla gestione dei Giri di Manutenzione. Si accede dal Menù Archivi Assistenza : Tabelle Supervisori Sono richiesti tutti i dati anagrafici del supervisore (il significato dei campi è immediato) Tabella Enti Certificatori Per codificare gli Enti notificati che certificano che l impianto rispetti la normativa tecnica in vigore con il rilascio di un attestato di conformità. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Enti Certificatori La tabella sopra descritta è utile nella compilazione dei dati relativi alla scheda impianto, nella finestra Dati Operativi

17 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Tabella Marca Impianto Contiene la marca dell impianto, solitamente corrispondente al nome dell azienda costruttrice. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Marca Impianto Tabella Tipologia Impianto E la classificazione tecnica dell impianto in funzione della destinazione d uso, ad esempio ascensore idraulico residenziale, elettrico pubblico, montacarichi etc. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Tipologia Impianti Tabella Tipo Servizi Assistenze Indica la tipologia di intervento. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Tipo Servizi Assistenze Oltre ai campi di base (Codice e Descrizione) il flag Ente certificatore permette di indicare se il servizio è relativo all assistenza che il tecnico presta all ente certificatore; l attivazione del parametro determinerà la richiesta, in fase di Registrazioni interventi e chiamate sugli impianti dei dati dell ente certificatore.

18 18 Manuale Operativo Tabella Servizi per fatturazione Per indicare le tipologie di servizio da associare alle voci di contratto. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Assistenza: Servizi per fatturazione dalla quale è possibile specificare opzionalmente per ogni codice servizio i campi: Conto ricavo: ripreso dal piano dei conti; Codice IVA: da tabella iva, da attribuire eventualmente in fase di fatturazione. Esempio Se non si specifica nessuno dei due campi o se ne imposta solo uno, i campi mancanti in fase di fatturazione verranno prelevati dal codice articolo.

19 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Tabella Assistenza: Gruppi per Aumento Per definire i gruppi di raggruppamento dei contratti nella funzione di Aggiornamento Canoni, applicando modalità di aumento differenti o nessun aggiornamento (se non vengono selezionati). I gruppi possono essere impostati dal menù Archivi Tabelle Società, tabella Assistenza: Gruppi per Aumento Nella maschera dei contratti si può specificare il codice del gruppo di aumento nell apposito campo: Nella funzione di Aggiornamento Canoni è quindi possibile estrarre tramite multilista i contratti che appartengono ai gruppi di aumento selezionati.

20 20 Manuale Operativo Esempio Dati i seguenti contratti Si decide di estrarre quelli appartenenti al gruppo G1 Vengono estratti i soli contratti che hanno il gruppo di aumento richiesto

21 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Contab. Analitica: Commesse Le commesse fanno riferimento a un nuovo impianto o a una grande riparazione. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società tabella Contab. Analitica: Commesse: Per Contratto/Ordine di vendita, è necessario aprire una nuova commessa di analitica per il controllo e il raggruppamento dei costi e ricavi; i casi saranno che richiedono l apertura di una nuova commessa saranno quindi: Per ogni nuovo impianto In questa situazione, per comodità è possibile scegliere di indicare come Codice commessa lo stesso numero attribuito al nuovo impianto (a condizione che la codifica degli impianti sia limitata a 6 caratteri). Per ogni grossa riparazione per impianto Per ogni montaggio per impianto venduto Andrà compilato inoltre (obbligatoriamente) il relativo Centro di Costo.

22 22 Manuale Operativo 2.4 Anagrafica Clienti Per la codifica dei clienti Condomini, è necessario considerare i seguenti aspetti: Ritenuta 4% Le fatture emesse ai clienti di tipo Condominio devono necessariamente avere l indicazione della ritenuta d acconto pari al 4% del pagamento dei corrispettivi sulle prestazioni relative ad appalti di opere o servizi da parte di imprese. E necessario pertanto effettuare le impostazioni necessarie ad attivare il meccanismo (i cui dettagli sono descritti nella sezione del manuale dedicata alle Ritenute d acconto). Codice Amministratore Per indicare il codice dell amministratore condominiale (se unico per cliente): Nel caso in cui vi siano più amministratori per lo stesso cliente, sarà possibile attribuire un diverso amministratore direttamente in fase di inserimento del contratto. Diverso Destinatario E possibile indicare tra i Diversi Destinatari Cliente un destinatario ci spedire le fatture oppure gli estratti

23 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Intestazione dei documenti a soggetti diversi dal cliente Spesso, i documenti contabili emessi ai clienti (come fatture oppure di estratti conti) vanno intestati e spediti presso altri indirizzi: è perciò possibile impostare il sistema in modo differente a seconda dei casi e delle necessità, codificando opportunamente il destinatario di riferimento. In base alle casistiche, è quindi possibile scegliere di intestare i documenti contabili a: Un Amministratore (codificato in Tabella Assistenza: Tabella amministratori ) Per attribuire un amministratore ad un cliente, ed ottenere l automatica intestazione dei documenti contabili a questi emessi, è possibile operare in due modi: 1.1 Attribuire un Codice Amministratore nell Anagrafica clienti, nell omonimo campo 1.2 Attribuire un Codice Amministratore nel Contratto, nell omonimo campo, attivando l opzione sul contratto di inviare la documentazione all amministratore indicato In generale, l opzione 1.2 è prioritaria sulla 1.1: in alte parole, se è presente un contratto collegato ad un amministratore, questi sarò considerato sempre prioritariamente. Considerando che nel tempo l amministratore potrebbe cambiare, le stampe e le elaborazioni di controllo prenderanno sempre in considerazione il codice associato al ciente\contratto, mentre il codice assegnato al singolo documento assume così una valenza temporanea (per l invio fattura). Un Destinatario di riferimento diverso dall amministratore (che può essere - ad esempio il cliente stesso, oppure quando deve essere effettuata una spedizione presso uno studio commercialista oppure notarile che non è l amministratore regolarmente nominato) Per attribuire un destinatario diverso, è sufficiente codificare innanzitutto lo stesso nell apposita funzione Diversi Destinatari Clienti (nell Anagrafica clienti), quindi: 2.1 Attribuire il diverso destinatario nel Contratto cliente La scelta su quale metodologia adottare può essere differente per ogni cliente: in ogni caso, le opzioni 1.2 e 2.1 sono prioritarie rispetto alla 1.1 e tra loro alternative (ovvero devo scegliere se impostare la modalità 1.2 oppure 2.1).

24 24 Manuale Operativo 2.5 Scheda Impianti (Anagrafica Articoli) I materiali di magazzino e gli impianti si possono definire genericamente Articoli, cioè elementi di un ordine (d acquisto o di vendita) o di un contratto oppure elementi in attesa di essere associati ad un contratto (ad esempio i Lifs). Nell anagrafica degli articoli è possibile indicare il settore di riferimento che consente di individuare se l articolo deve essere considerato come materiale oppure come impianto. Riportiamo qui di seguito un esempio di codifica dei settori: se è un codice materiale = MAT se è un codice d impianto = IMP Si accede alla funzione dal Menù Archivi Scheda Impianti: A differenza dell anagrafica articoli, la funzione Scheda impianti consente di richiamare i dati del contratto e/o dell ordine di vendita cui appartiene l impianto stesso. Sono richiesti i campi: Commessa: attribuire opzionalmente il codice di riferimento, dalla Tabella Commesse. Per ogni Impianto possono essere aperte più commesse: tuttavia la commessa in lavorazione è sempre una, pertanto in questa sede potrebbe essere comodo indicare il codice della commessa attualmente in attuazione. Ad esempio: creo il nuovo impianto A1, legato alla commessa A100 per Nuove vendite : nella Scheda Impianti associo ad A1 la commessa A100. Terminata la realizzazione dell impianto, la commessa A100 viene chiusa. Successivamente, è necessario effettuare una Grande riparazione sullo stesso impianto A1: creo allora una nuova commessa A101 per la riparazione in attivo, e nella Scheda Impianti associo ad A1 la commessa A101. L attribuzione della commessa in questa sede è tuttavia facoltativa, in quanto sarà possibile comunque attribuire in modo manuale la commessa direttamente nella fase d inserimento dell ordine cliente. L inserimento in questa sede ha come risultato la comodità di ottenere la proposta Automatica del codice commessa in attivo sia sull ordine che sulla successiva fatturazione.

25 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 25 L impianto può riferirsi ad un ordine in corso per nuove vendite, un impianto in manutenzione gratuita o comunque in attesa di essere convertito in manutenzione, oppure può essere inserito in un nuovo contratto di assistenza. In fondo alla maschera sono visibili i pulsanti: Ordine : solo se è compilato il campo Commessa, apre direttamente dalla funzione di Caricamento dell Ordine Cliente (per le Nuove Vendite) l ordine collegato all impianto (in variazione) Contratto : per richiamare il Contratto di assistenza che contiene l impianto stesso. Conto Ricavi: utilizzato automaticamente in fase di fatturazione. Indicare il conto relativo alla vendita oppure ai contratti di assistenza: generalmente, per le grandi riparazioni a commessa, il conto relativo all impianto coincide quello di manutenzione; in sede di fatturazione si andrà ad indicare il conto corretto indicando quello delle Grandi Riparazioni. IVA acquisti e vendite: il codice iva associato all impianto è fondamentale, per ottenere nelle fasi successive di emissione dei documenti di vendita l applicazione della aliquota corretta (che sarà prelevata in automatico sia nelle vendite che nell assistenza). Nella funzione sono attivate schede utili per i dati dell impianto: Dati Gest.: consente di indicare i dati gestionali relativi all impianto (esempio se non convertito c/data evento, inserito in Lifs c/data evento) La fase successiva alla realizzazione di un nuovo impianto (da Nuova Vendita) è la conversione dello stesso in contratto di manutenzione. A tal fine, sull Anagrafica Contratti saranno disponibili dei parametri per indicare questo stato. Nel caso in cui un cliente decida di non aprire un contratto di manutenzione per un impianto appena realizzato, considererà tale impianto come Non Convertito : i campi di seguito proposti permettono quindi di definire tale proprietà. Non convertito (flag): per indicare che per l impianto (da Nuove Vendite) non sarà aperto un contratto di manutenzione Data: nella quale il cliente comunica la volontà di stipulare il contratto. Nome Concorrente (testo): per indicare il nome del concorrente con il quale il cliente ha stipulato il contratto.

26 26 Manuale Operativo Un impianto potrebbe essere in stato di LIFS, ovvero potrebbe essere in manutenzione gratuita senza contratto di manutenzione. Nella fattispecie concreta, si può trattare di un nuovo impianto (da Nuova Vendita) appena ultimato ma non ancora sotto contratto di manutenzione, oppure possono essere impianti ereditati dalla concorrenza in manutenzione gratuita. Quando l impianto è in Lifs può non essere collegato né ad un Ordine né ad un Contratto. Lifs (flag): per indicare che per l impianto è in manutenzione gratuita Data: dalla quale è entrato in lifs Dati Operativi: consente di indicare i dati tecnici operativi relativi all impianto (esempio ente, tecnico, cap, numero Sap, giro manutentivo, data ultima e prossima visita, Sim bidirezionale) Ente: riferimento dell ente certificatore (ripreso dalla Tabella Enti Certificatori) Tecnico: riferimento del tecnico cui è assegnato l impianto (ripreso dalla Tabella Tecnici), in base alla zona di riferimento Numero Sap: Numero con il quale l impianto è riconosciuto dal call center (che utilizza una codifica diversa) Data collaudo: quando è conclusa la fase di collaudo Giro Manutenzione: Codice del giro di manutenzione (ripreso dalla Tabella Giri Manutenzione) Data ult. Semestrale (automatico): valore aggiornato dai giri di manutenzione. Ogni impianto in contratto di manutenzione prevede un certo numero di visite (in base alla periodicità definita) tuttavia sono obbligatorie 2 visite all anno (semestrali). Questo campo viene valorizzato con la data dell ultima visita effettuata. Ultima Visita (valore manuale): Ultima visita dell ente certificatore Prossima Visita (automatico): viene calcolata la data della prossima visita, in base al valore del campo precedente aumentato di 2 anni. Ogni impianto in contratto di manutenzione prevede un controllo da parte dell ente certificatore ogni 2 anni. Sim Bidirezionale: per indicare il numero di telefono (Sim) legato all impianto (montato nell ascensore) collegato alla centrale interventi.

27 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 27 Dati Tecnici consente di indicare i dati tecnici relativi all impianto (esempio marca, tipo, assistenza, matricola, ecc) Marca: dell impianto (ripreso dalla tabella Tabella Marca Impianto ) Anno messa in funzione: dell impianto Tipo: di impianto (ripreso dalla tabella Tabella Tipologia Impianto ) Portata Kg: di riferimento Assistenza: tipologia di assistenza (ripreso dalla tabella Tabella Tipo Servizi Assistenze ) Fermate: numero di piani gestiti Matricola ISPESL: codici di riferimento dell ente ISPESL Servizi: riferimento del servizio Nr. disegno/fabbrica: riferimento del disegno Ingressi: numero di ingressi Il pulsante Piano M visualizza il piano di manutenzione associato all impianto, legato ai Giri di Manutenzione. Per ottenere una stampa completa e dettagliata di tutto l archivio impianti (in corso) occorre stampare l ultimo report RU5 dalla funzione Stampa Dati di Fine Periodo In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Conferma, Pulisci, Esci, Sospendi.

28 28 Manuale Operativo 3 CONTABILITÀ ANALITICA La procedura permette l associazione dei Centri di Costo e delle Commesse direttamente in Prima Nota Iva e Prima Nota Diversi a diversi: ad ogni singola riga di movimento contabile è possibile attribuire più centri di costo e/o più di una commessa. 3.1 Collegamento alla contabilità generale Le funzioni di Prima Nota possono essere impostate per richiedere obbligatoriamente l indicazione della commessa sulle righe di costi e ricavi che movimentano la commessa stessa. Tale attribuzione consentirà quindi l elaborazione di una reportistica finalizzata ad analizzare costi e ricavi per ogni commessa e\o per ogni centro di costo. L associazione tra il dato contabile e l analitica può essere controllata e manutenuta oltre che dalla Prima Nota contabile anche da altre funzioni di gestione, di seguito elencate brevemente. Gestione movimenti analitica (da Menù Contabilità Contabilità Analitica) Tramite la funzione Gestione movimenti di analitica è possibile, per ogni riga di registrazione contabile, visualizzare, modificare ed inserire i centri di costo e le commesse di riferimento. Permette (in alternativa alla rettifica da Prima Nota) anche di correggere i costi ed i ricavi relativi ad un errata imputazione della commessa (ad esempio lo spostamento di ore e costo lavoro fra commesse diverse), trasferendo gli importi da una commessa ad un'altra. E presente anche il pulsante Modifica Conto che consente di modificare il conto e le note anche per le registrazioni IVA, che normalmente non sono modificabili dopo aver confermato la liquidazione dell IVA. Consultazione Mastrini e Partitari (Menù contabilità) Visualizzando tutti i movimenti per conto, è possibile consultare i dettagli dell analitica partendo direttamente dalla singola riga di movimento contabile, premendo il pulsante Analitica una volta posizionati sulla riga del movimento: verrà aperta la funzione di Gestione Movimenti di Analitica, direttamente posizionata sulla riga di costo\ricavo selezionata. Esempio di Visualizzazione dei dati per conti legati ai Materiali Cliccando sul pulsante Analitica viene verrà aperta la funzione di Gestione Movimenti di Analitica, direttamente posizionata sulla riga di costo\ricavo selezionata.

29 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 29 Esempio di Visualizzazione dei dati per conti legati alle Ore Cliccando sul pulsante Analitica viene verrà aperta la funzione di Gestione Movimenti di Analitica, direttamente posizionata sulla riga di costo\ricavo selezionata: da questa funzione è possibile consultare nel campo Dettaglio il numero di ore effettuato dalla risorsa selezionata (nell esempio le ore di ROSSI MARIO) Visualizzazione movimenti di analitica (da Menù Contabilità Contabilità Analitica) La funzione permette di visualizzare i movimenti di contabilità analitica sui centri di costo e sulle commesse (visualizzazione e/o stampa). Esempi di videate:

30 30 Manuale Operativo E presente un menù ad albero dove sono indicate le diverse commesse: selezionando le varie commesse vengono visualizzati i relativi dettagli. 3.2 Gestione del Budget: il Menù Commesse Il Menù Commesse raggruppa diverse funzionalità utili all elaborazione del comparativo di vendita per commessa, in unione con i dati contabili gestiti nel modulo di Contabilità Analitica di base.

31 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Voci consuntivo commessa (Struttura comparativo di vendita) La funzione consente di definire la struttura delle voci che andranno a comporre il BUDGET DELLE COMMESSE, per elaborare successivamente il COMPARATIVO DI VENDITA. Nella definizione delle voci è quindi possibile indicare i conti contabili che appartengono alla voce stessa, per ottenere quindi un trattamento specifico ed automatico nella fase di calcolo del consuntivo. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Controllo di Gestione Voci Budget per commessa (oppure dal Menù Commesse Voci Consuntivo commessa): Riportiamo degli esempi di struttura Esempio di caricamento dati: Struttura dei Gruppi

32 32 Manuale Operativo Esempio di caricamento dati: Struttura delle voci collegate al Gruppo 01 - Materiali Esempio di caricamento dati: Struttura delle voci collegate al Gruppo 02 Trasporto Esempio di caricamento dati: Struttura delle voci collegate al Gruppo 03 Montaggio Esempio di caricamento dati: Struttura delle voci collegate al Gruppo 04 Provvigioni Esempio di caricamento dati: Struttura delle voci collegate al Gruppo 05 Spese Varie

33 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Budget per commessa (Inserimento comparativo di vendita) Sulla base della struttura parametrizzata in Voci consuntivo commessa (Struttura comparativo di vendita), questa funzione permette di inserire i costi previsti ed effettuare una prima valutazione a consuntivo della commessa. Per ogni gruppo di spesa vengono calcolati i totali delle voci e la percentuale di incidenza del gruppo sul totale: è prevista anche la gestione delle revisioni del budget al fine di conservare la storia delle variazioni apportate, conservando la situazione storica. Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di Gestione Budget per commessa (oppure dal Menù Commesse Comparativo di vendita commessa): La maschera consente di: Caricare i dati di budget (importi ed ore) e visualizzare i dati consuntivi Applicare le stesse impostazioni su un altra commessa Richiamare la scheda impianti cui fa riferimento la commessa, tramite Dati Impianto Elaborare la contabilità del consuntivo per riga alla data Visualizzare i dettagli delle registrazioni contabili Visualizzare il totale del fatturato e calcolo del margine Ricordiamo che una commessa viene creata e poi aggiornata sulla base di un ordine di vendita in corso e di impianti definiti nella griglia dell ordine, anch essi aperti e definiti nell archivio articoli-impianti. Il comparativo di vendita di commessa deve essere inserito o variato direttamente dalla maschera di inserimento dell ordine di vendita (o del contratto): posizionati sul campo commessa premere il tasto F8.

34 34 Manuale Operativo La data di registrazione coincide con la data di inserimento dell ordine di vendita e non deve essere modificata, così anche per il prezzo di vendita. Nella maschera i campi da compilare sono evidenziati in colore giallo; il margine di vendita è calcolato automaticamente dal sistema. La procedura consente di elaborare un report comparativo tra Previsionale e Consuntivo di una singola commessa oppure di un gruppo di commesse definite dall utente: i dati di Consuntivo sono visualizzati premendo il pulsante Elabora Consuntivo. Per elaborare il report su un gruppo di commesse, calcolando i totali delle voci e i margini di tutte le commesse estratte. La stampa può essere prodotta sia premendo il pulsante Stampa dal Budget per commessa (Inserimento comparativo di vendita) sia accedendo alla funzione da Commesse Stampa comparativo del budget per commessa: Sul report saranno visualizzati gli stessi dati elaborati nel Budget per commessa (Inserimento comparativo di vendita) : pertanto, i dati consuntivi saranno visualizza solamente se è stata effettuata la relativa elaborazione (tramite il pulsante Elabora Consuntivo ), mentre in alternativa la stampa agevola il controllo dell impostazione iniziale del budget. Per analizzare tutti i costi imputati alle commesse direttamente dalla contabilità (inclusi nel consuntivo eventualmente elaborato) premere il pulsante Visualizza Dettagli : si apre una maschera che visualizza tutti i movimenti esistenti sulla commessa (registrati in Prima Nota).

35 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa Situazione Commesse Per analizzare la situazione generale delle commesse: viene prodotto lo stesso report elaborabile anche dalla funzione Ripartizione Movimenti di Analitica in modalità per commessa, con la possibilità di selezionare in modo più agevolato l intervallo di commesse da considerare in stampa. Si accede alla funzione dal menù Commesse Stampa Situazione Commesse È possibile selezionare: Da A Commessa: per selezionare le commesse da processare in stampa Da A Data Inserimento commessa: per selezionare commesse da processare in stampa, considerando la data d inserimento Tipo di Stampa: per scegliere di estrarre le commesse in base allo stato di chiusra; propone la scelta tra Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

36 36 Manuale Operativo 3.6 Chiusura Impianti Come descritto nella sezione dedicata a Le attività del settore ascensorista: Flussi relativamente alle attività di: Nuove vendite Grandi Riparazioni Il flusso informativo prevede l apertura della commessa, l inserimento di un ordine cliente (collegato alla commessa stessa) e la gestione della fatturazione in modalità manuale: l ordine originale non verrà infatti evaso con le funzioni automatiche, ma la fattura sarà inserita manualmente, e anch essa collegata alla commessa di riferimento. La fatturazione avviene quindi sulla base dell avanzamento dei lavori, e viene effettuata a valore: ai fini di una corretta gestione, è importante che il valore complessivo del fatturato sia a conclusione lavori uguale al valore complessivo dell ordinato di riferimento per la commessa in esame. Una volta fatturato (e contabilizzato) l intero valore presente nell ordine di origine (collegato alla commessa) la stessa s intenderà chiusa: per concludere il flusso, è stata predisposta un apposita funzione. Si accede alla funzione dal menù Commesse Chiusura Impianti Oltre allo stato di chiusura della commessa, è possibile inserire le date degli eventi gestionali relativi alle commesse. A tal fine, è disponibile il campo selezione Numero ordine per richiamare l ordine di riferimento: fatta la selezione, nei campi successivi vengono estratti (in solo visualizzazione) i valori di Data, Contratto e Cliente collegati all ordine di partenza. Selezionato l ordine, nella griglia sono estratti: Impianto - Descrizione - Commessa (in sola visualizzazione) Importo (solo visualizzazione): valore complessivo ripreso dell ordine cliente

37 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 37 Fatturato (solo visualizzazione): valore complessivo delle fatture di vendita emesse e contabilizzate, collegate alla stessa commessa. Data prevista (solo visualizzazione):data di prevista consegna, indicata sull ordine. Data Annullamento: per inserire una data di annullamento. L inserimento della data può avvenire nel caso in cui la riga in esame non sia stata fatturata: implica l automatica chiusura della corrispondente riga d ordine. La funzione consente di annullare una commessa nel caso in cui, per ragioni operative, non sia stato possibile portare a termine il completamento del lavoro sull impianto. Lo stato di annullamento consente di determinare, a fine mese, il totale degli impianti (numero e valore) annullati nel mese. Il report RU1 riporta il venduto mensile (e cumulato) della società al netto degli ordini annullati. Data Materiali: data di consegna dei materiale (dato informativo) Data Consegna: data di fine lavoro (dato informativo) Data Chiusura: campo editabile solo quando il valore dei campi precedenti corrispondono (Importo = Fatturato) La data di chiusura consente di definire che i lavori sull impianto sono stati completati: quando tutte le commesse di un ordine cliente sono state chiuse contabilmente, si chiude automaticamente anche l ordine. A partire dalla fine del mese relativo alla data di chiusura, le commesse non saranno più presenti nel report RU3 (lavori in corso - WIP), ma nel report RU4 (commesse chiuse). Per salvare le modifiche, cliccare su Conferma.

38 38 Manuale Operativo 3.7 Stampa Estratto Conto per Amministratore La funzione consente di stampare l estratto conto per i clienti aventi il medesimo amministratore. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Stampe Contabili Stampa Estratto Conto per Amministratore E possibile selezionare tramite multi lista i vari amministratori da includere nella stampa oppure effettuare una stampa completa (in questo caso è necessario lasciare il campo Da Amministratore non compilato. Infine, è possibile effettuare il salto pagina per Cliente utilizzando l apposito flag Salto pagina per Cliente.

39 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste MENÙ VENDITE 4.1 Ordini clienti Come descritto nella sezione dedicata a Le attività del settore ascensorista: Flussi relativamente alle attività di Nuove vendite e Grandi Riparazioni, il flusso informativo prevede l apertura della commessa e l inserimento di un ordine cliente: sull ordine originale andrà quindi inserito il budget dei costi, e la successiva fatturazione dovrà avvenire manualmente oppure tramite la funzione di Piano fatturazione. Come per gli ordini standard, per conoscere lo stato di evasione degli ordini, è possibile utilizzare la funzione Consultazione Ordini (sempre presente nel menù Ordini Clienti) che consente di visualizzare la situazione generale di tutti gli ordini e indica se l ordine è chiuso oppure inevaso Inserimento del budget per commessa Dalla funzione Caricamento Ordini Clienti, dopo aver inserito il codice della commessa, premendo il tasto F8, viene aperto il Budget per commessa (Inserimento comparativo di vendita) su cui si può vedere la situazione della commessa:

40 40 Manuale Operativo Fatturazione dell ordine Date le particolari caratteristiche del settore, Le aziende di manutenzione (che operano su impianti), che richiedono la fatturazione delle righe di ordine per valore e non per quantità (in base agli accordi contrattuali): questo significa che, per ogni riga dell ordine cliente, spesso è necessario procedere con una fatturazione diretta dell importo concordato, in più rate. Considerando che la funzione standard di Evasione ordini clienti prevede la fatturazione parziale dell ordine per quantità, nel caso in cui un ordine debba essere fatturato parzialmente per valore è possibile operare in due modi (di seguito descritti) Fatturazione manuale dell ordine Inserito un ordine, è possibile procedere all inserimento manuale della fattura direttamente dalla funzione Caricamento Fatture: la fattura inserita dovrà essere collegata alla commessa di riferimento (tramite il campo Commessa in testata) e potrà essere inserita sulla base delle specifiche esigenze di addebito. Una volta fatturato (e contabilizzato) l intero valore presente nell ordine di origine (anch esso collegato alla stessa commessa) si potrà procedere alla chiusura dell ordine tramite la funzione Chiusura Impianti che conclude il flusso gestionale legato alla produzione della commessa, chiudendo contestualmente l ordine di origine Fatturazione tramite inserimento del Piano di fatturazione dall ordine E possibile definire il piano di fatturazione a livello di singolo ordine, per poi procedere all emissione delle fatture in modo diretto dalla maschera di Caricamento Ordini. Il flusso prevede: L attivazione di questa modalità di fatturazione L inserimento del piano di fatturazione per ogni ordine L emissione della fattura direttamente dal piano di fatturazione attribuito La chiusura manuale delle righe di ordine interamente fatturate Più in dettaglio: Dal Menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, abilitare il flag Definizione piano di fatturazione 5 5 La funzione è disponibile solo con il modulo GESTCONTR2 in licenza.

41 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 41 Poiché dalla funzione ordini è possibile emettere tre tipologie di ordini, è possibile impostare opzionalmente il sottoconto di ricavo da riportare in fattura in alternativa al conto di ricavo presente nell anagrafica dell articolo, compilando i successivi campi Conto. Dal Menù Ordini Clienti Caricamento Ordini Clienti (attivato il flag nei Parametri della procedura) viene abilitato il pulsante Piano Fatturazione, per specificare il piano di fatturazione prima di procedere alla conferma dell ordine Nelle righe dell ordine vengono inseriti gli articoli corrispondenti agli impianti sui cui deve essere effettuato il lavoro (in questo esempio è un ordine di nuova vendita) con quantità uguale ad 1 e nella colonna Prezzo l importo totale della fornitura. Qualora l utente confermi l ordine senza aver definito il piano, viene segnalato un messaggio si avviso che richiede la compilazione del piano. Premendo il pulsante Piano Fatturazione, si apre maschera:

42 42 Manuale Operativo Per l inserimento delle righe si può scegliere se: - impostare manualmente i codici degli impianti con la data di prevista fatturazione, l importo da fatturare e la descrizione che deve essere riportata in fattura; - premere il tasto Inserimento automatico righe per caricare una riga per ogni impianto (già indicato nel dettaglio dell ordine) riportandone la data di prevista consegna: L utente a questo punto potrà definire intervenire sulle righe, specificandone: la Data prevista di fatturazione (non obbligatorio, può essere specificato successivamente se non si è a conoscenza subito del dato) l Impianto e la relativa descrizione l Importo di ogni fattura la Motivazione che sarà riportata come descrizione in fattura Esempio di definizione del piano di fatturazione Nell esempio, la fatturazione è stata definita in tre fasi (acconto all ordine, primo saldo e saldo finale). Per dividere le righe è possibile utilizzare il tasto Sdoppia riga, posizionandosi sulla riga interessata e creando una nuova riga con la stessa data e lo stesso impianto, ma con importo a zero: si potrà quindi modificare l importo della prima riga e impostare quello della nuova, al fine di quadrare il totale delle righe scomposte con quello della riga in ordine: Per cancellare delle righe premere la combinazione di tasti SHIFT CANC. L importo di euro della prima riga è stato suddiviso in euro. Lo sdoppiamento può essere fatto più volte, così da specificare sulla prima riga l importo che si deve fatturare, e lasciare il residuo su una nuova riga per distribuirlo in seguito. Nel piede della maschera viene riportato in tempo reale l importo assegnato e quello residuo: è possibile confermare il piano quando il valore Residuo è pari a zero.

43 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 43 Premendo il pulsante Stampa piano presente nel piede della maschera viene stampato il contenuto della griglia Sempre dal Menù Ordini Clienti Caricamento Ordini Clienti dalla stessa maschera per l inserimento del Piano Fatturazione è possibile procedere alla fatturazione diretta delle righe inserite. Per procedere, selezionare le righe attivando il flag nella colonna Sel e cliccare sul tasto Fatturazione Si apre una nuova maschera che richiede i seguenti dati: Doc. da generare: indicare il codice del documento (di tipo FT) da emettere; Data fattura: data del documento in cui emettere la fattura; Assegnazione Manuale Protocolli: per recuperare dei protocolli prenotati;

44 44 Manuale Operativo Soggetto a Ritenuta: il flag viene abilitato nel caso nell anagrafica del cliente sia attivata la gestione della ritenuta cliente; l utente potrà confermare il flag oppure toglierlo nel caso in cui (in base alla natura della fattura) la stessa deve essere emessa senza ritenuta. Per le fatture con ritenuta, viene proposto il Codice tributo nel campo successivo, impostato nell anagrafica del cliente. Premendo il pulsante Conferma viene generata la fattura: nell ultima colonna vengono aggiornati i riferimenti delle fatture emesse, mentre nel piede della maschera viene aggiornato l importo totale del fatturato e del residuo da fatturare: Esempio di fatturazione in seguito a definizione del piano Le righe di dettaglio della fattura emessa non sono più modificabili: la fattura può essere solo cancellata interamente, ed in questa ipotesi vengono automaticamente riaperte le righe collegate nel piano di fatturazione (per essere di nuovo fatturate successivamente). Esempio di fattura dopo l impostazione del piano di fatturazione In questo esempio è stata calcolata anche la ritenuta cliente, pertanto nella colonna del Codice Tributo viene riportato il tributo indicato nella maschera di fatturazione.

45 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 45 Il dettaglio della fattura è generato con la seguente logica: Nella prima riga viene riportata la nota Ns. Rif. Contratto seguito dal numero di contratto indicato nell ordine. Per ogni riga di impianto fatturato vengono stampate due righe: - una nota con la Motivazione della fatturazione (indicata nel piano di fatturazione); - il codice articolo relativo all impianto e il relativo l importo pianificato. Il codice iva viene prelevato dall articolo, mentre il conto di ricavo viene prelevato dai parametri oppure, se qui non presente, dalla contropartita dell articolo. Se nella riga dell ordine è indicato il codice della commessa viene riportato automaticamente in fattura; se la commessa è legata al centro di costo viene riportato in fattura anche il centro di costo. Dopo la fatturazione completa dell importo in riga di ordine, è necessario chiudere la riga attraverso l apposita funzione di Chiusura Impianti nella quale si imposta la data di chiusura contabile, che conclude COSì il flusso gestionale legato alla produzione della commessa, chiudendo contestualmente l ordine di origine Stampa del piano di fatturazione Utilizzando la Fatturazione tramite inserimento del Piano di fatturazione dall ordine è possibile effettuare una stampa delle scadenze di fatturazione previste. Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti Stampa Piano di Fatturazione:

46 46 Manuale Operativo È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Da / A data prevista: per impostare l intervallo previsto di fatturazione; Da / A data ordine: per impostare l intervallo dell ordine; Includi scadenze non pianificate: (flag) per includere anche le scadenze non pianificate, cioè quelle che non hanno la data di prevista fatturazione; Includi scadenze fatturate: (flag) per includere anche le scadenze già fatturate; Cliente: per selezionare da multilista uno o più codici cliente; Tipo ordine: per selezionare tutti gli ordini oppure una determinata tipologia, a scelta tra le seguenti opzioni: 1 - Nuove vendite 2 - Montaggio Intercompany 3 - Grandi riparazioni. La stampa è organizzata per codice cliente e per data di prevista fatturazione. Esempio di stampa delle scadenze pianificate Esempio di stampa con l inclusione delle scadenze fatturate Esempio di stampa con l inclusione delle scadenze non pianificate. Le scadenze non pianificate vengono stampate in coda a quelle di cui è prevista la fatturazione.

47 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Emissione fatture da commesse È possibile emettere le fatture direttamente nella maschera degli ordini in base ad un piano di fatturazione per gli impianti per i quali viene definito dall utente secondo gli accordi contrattuali, al fine di evitare di inserire manualmente le fatture Parametri della procedura Per attivare la funzione accedere al menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, e attivare il campo Definizione piano di fatturazione (flag): 6 se attivo, è possibile impostare opzionalmente il sottoconto di ricavo da riportare in fattura in alternativa all utilizzo del conto di ricavo presente nell articolo. La compilazione del campo Conto Montaggio intercompany è facoltativa. 6 Il flag è attivabile solo in presenza del modulo GESTCONTR2 in licenza.

48 48 Manuale Operativo Gestione ordini Abilitando l opzione, nel piede della maschera degli Ordini Clienti viene quindi attivato il pulsante Piano Fatturazione. Nelle righe dell ordine vengono inseriti gli articoli corrispondenti agli impianti sui cui deve essere effettuato il lavoro (in questo esempio è un ordine di nuova vendita), con Quantità uguale ad 1 e nel Prezzo l importo totale della fornitura. A questo punto si deve specificare il piano di fatturazione attraverso la maschera che si apre con il pulsante Piano Fatturazione. Viene visualizzata la seguente maschera

49 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 49 Se si salva l ordine senza aver definito il piano, viene segnalato un messaggio come il seguente per ogni riga incompleta È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Data prevista: (campo facoltativo) data di prevista fatturazione Impianto Desc. impianto Importo: (campo facoltativo) importo da fatturare Motivazione: descrizione da riportare in fattura Fattura La Data prevista non è un dato obbligatorio in quanto se non si è a conoscenza del dato, è possibile specificarlo successivamente; anche l Importo non è obbligatorio, in quanto si può specificare il primo importo che si deve fatturare e lasciare il residuo su una nuova riga e poi distribuirlo in futuro.

50 50 Manuale Operativo In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma : per confermare l elaborazione; Inserimento automatico righe : viene caricata una riga per ogni impianto riportando la Data prevista In questo esempio la fatturazione è stata definita in tre fasi. Dopo aver inserito tutte le righe, l utente potrà definire il piano di fatturazione completo, specificando la data di fatturazione, l importo e la singola motivazione. Sdoppia riga : per dividere le righe; viene creata una nuova riga con gli stessi dati di quella selezionata, ma con l Importo a zero. L utente dovrà quindi modificare l importo della prima riga e impostare quello della nuova, poichè l importo totale delle righe scomposte deve quadrare con quello della riga in Ordine. Nel piede della maschera viene riportato in tempo reale l importo assegnato e quello residuo: Fatturazione : per procedere con la Fatturazione; Stampa piano : per stampare il contenuto della Esci : per abbandonare la funzione. Per cancellare delle righe è possibile premere la combinazione di tasti SHIFT + CANC.

51 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Fatturazione Per procedere con la fatturazione si devono selezionare le righe attivando il flag nella colonna Sel e premere il pulsante Fatturazione nella maschera di Definizione piano di fatturazione Si apre una nuova maschera che richiede i seguenti dati: Codice del documento da generare: indicare il codice del documento con cui emettere la fattura (si tratta di un documento del tipo FT); il codice selezionato verrà riproposto successivamente in quanto salvato nelle esperienze; Data fattura: data di emissione della fattura Assegnazione manuale protocolli (flag): se attivo, consente di recuperare protocolli; Soggetto a Ritenuta (flag): può essere abilitato solo con anagrafica di cliente soggetto a ritenuta; se attivo, l utente conferma l assoggettabilità a ritenuta. Il flag deve essere disattivato nel caso in cui la fattura debba essere emessa senza ritenuta; Codice Tributo: viene proposto il codice del tributo impostato nell anagrafica del cliente per le fatture con ritenuta. Premendo il pulsante Conferma viene generata la fattura: nell ultima colonna vengono riportati i riferimenti delle fatture emesse e nel piede viene aggiornato l importo totale del fatturato e del residuo da fatturare:

52 52 Manuale Operativo Le righe a questo punto non saranno più modificabili. Le righe di dettaglio della fattura emessa vengono generate con la seguente logica: nella prima riga, viene riportata l annotazione Ns. Rif. Contratto seguito dal numero di contratto indicato nell ordine; per ogni riga di impianto fatturato vengono stampate le seguenti righe: - una riga di note che contiene la motivazione della fatturazione, indicata prima nel piano di fatturazione; - una riga con il codice articolo relativo all impianto e con l importo pianificato. Il codice IVA viene prelevato dall articolo, mentre il conto di ricavo viene prelevato dai Parametri (vedi precedente definizione) oppure, se non presente, dalla contropartita dell articolo. Se nella riga dell ordine è indicato il codice della commessa in automatico viene riportato in fattura. Se la commessa è legata al centro di costo viene riportato in fattura anche il centro di costo. Se viene calcolata la ritenuta cliente, nella colonna del tributo viene riportato il tributo indicato nella maschera di fatturazione. Se la fattura viene cancellata, in automatico vengono riaperte le righe collegate nel piano di fatturazione per cui potranno essere fatturate ancora in seguito.

53 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Chiusura ordine La fatturazione completa dell importo in riga di ordine non effettua l evasione della riga, in quanto, per considerarla evasa, è necessario utilizzare l apposita funzione di Chiusura Ordini. Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti Chiusura Ordini Selezionare il Numero ordine e impostare la data di chiusura contabile.

54 54 Manuale Operativo 4.2 Bolle di intervento I DDT si creano automaticamente registrando gli interventi sugli impianti: il caricamento deve essere effettuato tramite la funzione Registrazione Interventi presente nel menù Assistenza. La gestione delle bolle d intervento/ddt non riguarda i documenti di trasporto merci, ma viene utilizzata dal sistema per fatturare gli interventi: infatti non è possibile emettere direttamente fatture dalla funzione di registrazione interventi, in quanto tali fatture possono essere generate solamente dai DDT. Le funzioni a menù di Caricamento Ddt, Generazione fatture e le altre Stampe DDT sono utilizzate per la fatturazione dei bollettini di intervento. Utilizzando il pulsante Genera Addebito nella scheda Dettaglio Intervento vengono creati automaticamente dei documenti interni denominati Bolle/DDT (BOLCLI) che vengono utilizzati per la generazione delle fatture clienti per l intervento (ricordiamo che il pulsante Genera Addebito non deve essere utilizzato quando il bollettino di intervento non deve essere fatturato). Caratteristiche del DDT: il flag DDT sospeso sospende la fatturazione della bolla nel testo della bolla compare il numero di intervento proveniente dalla gestione delle assistenze i pulsanti toolbar consentono di gestire la banca del cliente e vedere la bolla in anteprima il pulsante consente di conoscere il numero di fattura nel caso in cui la bolla sia già stata fatturata È possibile inserire del testo libero e delle note precaricate da tabella premendo il tasto F8 Il pulsante Elimina si attiva solo nel caso in cui la bolla sia eliminabile (quindi non fatturata): l eliminazione della bolla non elimina il relativo intervento, ma lo riapre rendendolo nuovamente additabile.

55 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Generazione automatica della fatture di vendita La funzione consente di generare le fatture relative ai DDT degli interventi effettuati. Si accede alla funzione dal menù Vendite Generazione Fatture E possibile effettuare l estrazione in modalità Automatica, che estrae tutti i DDT ancora da fatturare, oppure manuale: quest ultima modalità di estrazione estrae solo la bolla indicata nell apposito campo che si attiva dopo aver premuto il pulsante Manuale. Se sulla scheda anagrafica del cliente (in dati contabili) è attivato il flag Raggruppa Ddt in Fattura, avviene il raggruppamento automatico in un unica fattura di tutti i DDT del cliente. Il flag Assegnazione Manuale Protocolli IVA consente di recuperare un protocollo di una fattura precedentemente emessa, ma eliminata.

56 56 Manuale Operativo 4.3 Fatture di vendita La funzione di Caricamento Fatture consente il richiamo di una fattura precedentemente emessa, relativa ad interventi di manutenzione e\o contratti la gestione della fatturazione manuale: la fatturazione delle commesse su ordine cliente, le fatture eccezionali non a contratto (o ordini) e le note di accredito Si accede alla funzione dal menù Vendite Caricamento Fatture In fase di caricamento della fattura è possibile inserire nuove righe di dettaglio utilizzando i tasti Shift + Ins oppure inserire delle note utilizzando il tasto F8 : si apre una finestra in cui è possibile inserire liberamente del testo oppure richiamare da tabelle delle note precaricate ed inoltre è possibile creare in stampa delle righe di subtotale nel caso di più righe di dettaglio.

57 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 57 Durante la compilazione di una fattura manuale, posizionati su un campo, è possibile aprire la funzione relativa alla Calcolatrice utilizzando il tasto F11 : utilizzando il tasto F10 si riporta l importo calcolato in griglia, mentre per uscire dalla calcolatrice premere Esc. Si può creare un nuovo documento richiamandone uno esistente e premendo il pulsante Duplica L emissione di note di credito è manuale ed analoga all emissione di una fattura, cambia solamente il tipo documento che diventa NOTCLI. Dopo aver effettuato la contabilizzazione della nota credito, tale documento può essere pagato o girocontato in PN DD su un altra fattura dello stesso cliente. La funzione di Caricamento Fatture consente inoltre di definire le scadenze, di variare o eliminare le fatture prima della contabilizzazione. Le fatture e le note di credito generate nel modulo vendite dopo la contabilizzazione sono consultabili anche della prima nota IVA, ma non modificabili. Le funzioni di Stampa Fatture e Stampa Riepilogo Fatture vengono utilizzate per stampare (o ristampare se attivo il flag già stampati sì ), le fatture da spedire ai clienti (fatture manuali, dei canoni di assistenza e degli interventi) Note Credito e Fatture di vendita manuali su contratto Per le fatture e le note credito emesse eccezionalmente manualmente su un contratto di assistenza (e solo in quel caso) si deve indicare il numero di contratto nell apposto campo. Tale esigenza consente di determinare esattamente il ricavo diviso per contratto di assistenza e calcolare correttamente il report di fine periodo RU Contabilizzazione delle Fatture di vendita Una volta effettuata l emissione della fattura è necessario effettuarne la contabilizzazione: con questa funzione il sistema provvede a trasferire in contabilità le fatture e le note di credito emesse: una volta contabilizzati, tali movimenti non possono essere variati dalla funzione di prima nota IVA, si potranno richiamare e consultare dalla funzione di Caricamento Fatture. Si accede alla funzione dal menù Vendite Contabilizzazione Fatture Per variare delle fatture contabilizzate occorre prima decontabilizzarle, effettuare le variazioni e successivamente ricontabilizzarle.

58 58 Manuale Operativo Stampa delle Fatture di vendita La stampa della fattura può essere effettuata direttamente dalla funzione di Caricamento Fatture oppure in odo massimo dall apposita funzione Stampa Fatture Si accede alla funzione dal menù Vendite Stampa Fatture Destinazione per amministratore/ destinatario diverso Sono disponibili delle funzioni per la stampa di fatture da inviare ai condomini o ad indirizzi diversi: F STAMDenom Denominazione Destinatario Diverso 266 F STAMInd Indirizzo Destinatario Diverso 267 F STAMCAP CAP Destinatario Diverso 268 F STAMLoc Località Destinatario Diverso 269 F STAMProv Provincia Destinatario Diverso 270 F STAMCodAmm Codice Amministratore 271 Per i clienti del tipo condominio, infatti la fattura viene generalmente inviata all amministratore, per cui il modulo della stessa prevede di intestare la fattura al cliente e di stampare come destinatario l amministratore; per le altre tipologie di clienti invece viene gestito il destinatario diverso, che generalmente coincide con il cliente. In questo modo è possibile stampare sia i dati relativi all amministratore e quelli del destinatario. Predisponendo il modulo di stampa con le funzioni sopra elencate e specificando nella fattura l amministratore, verranno stampati i dati di quest ultimo: Esempio di fattura intestata all amministratore In questo esempio è stato indicato l indirizzo dell amministratore.

59 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 59 Se invece per il cliente è inserito anche il destinatario diverso e lo stesso è presente in fattura, verrà stampato l indirizzo del diverso destinatario e non verrà considerato quello dell amministratore: In questo esempio, essendo stato impostato l indirizzo del diverso destinatario, sulla fattura viene stampato questo e non viene quindi considerato l indirizzo dell amministratore.

60 60 Manuale Operativo 5 MENÙ ASSISTENZA Il modulo GESTIONE ASSISTENZA per consentire l inserimento dei contratti e dei relativi interventi, nonché di gestire la fatturazione ed il rinnovo dei contratti di manutenzione elaborando delle situazioni riepilogative sulle attività effettuate per conto del cliente. 5.1 Gestione contratti di assistenza La funzione consente di inserire e variare i dati di un contratto di assistenza: un contratto potrebbe includere uno o più contratti. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Anagrafica contratti Assistenza: Al contratto si associano gli impianti sotto assistenza, il loro stato (con data di inizio) e il canone annuo: tali dati sono presenti sulla scheda del contratto. In essa ci sono anche i dati utili alla fatturazione periodica, quali la durata, lo storico dei movimenti effettuati, il rinnovo automatico o manuale, il canone attuale principale e per servizi accessori (l importo totale del contratto compare in alto a destra).

61 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 61 Nella maschera è possibile definire: Tipo contratto: consente di definire i contratti in tipologie differenti (es. contratti condomini e contratti altri clienti) Nr. contratto: è il numero del contratto (campo manuale) Fattura per singola voce: attivabile sul contratto, determina che per quel contratto anziché emettere una fattura unica (con il riporto del dettaglio per impianto), saranno emesse fatture separate per singolo impianto. Il piano di fatturazione viene calcolato generando le scadenze in base alla rata e alla voce: il flag può essere selezionato solo se non sono state ancora emesse fatture Manutenzione gratuita: indica che il contratto è di tipo manutenzione gratuita cioè senza canone: il contratto non sarà addebitato e il valore totale sarà quindi 0 (come gli impianti in Lifs ed ancora esclusi dal parco impianti sotto assistenza) Stato (attivo, disdetto, sospeso) Impianti Sospesi: la sospensione può essere inserita per tutti gli impianti di un contratto e sui singoli impianti all interno del contratto. Il contratto è sospeso quando viene momentaneamente interrotta la manutenzione (per es. per fermo dell impianto) in base a accordi scritti con il cliente solo temporaneamente e senza interrompere la validità del contratto in essere che comunque ripartirà alla fine della sospensione. Un contratto/impianto sospeso interrompe la fatturazione automatica per il periodo specificato, per questo è obbligatorio indicare sempre il periodo di sospensione. Date (data di disdetta, data di chiusura) Importo: coincide con l importo totale del contratto Licenza: indica un riferimento univoco interno relativo al codice della licenza Codice Pagamento e Banca: indica il codice di pagamento e la banca Data stipulazione: data della stipulazione del contratto firmato Data inserimento: data da cui gli impianti risulteranno inseriti nel parco impianti Data di decorrenza: per la partenza dei canoni e importo separato per canone e accessori Durata e rinnovo automatico: la data di scadenza è ricalcolata ad ogni rinnovo Per ottenere sul documento la stampa dei dati di destinazione del documento, è possibile definire (secondo la logica decritta nel paragrafo Intestazione dei documenti a soggetti diversi dal cliente) se gestire : Amministratore su contratto (flag): se i documenti contabili emessi al cliente dal contratto vanno inviati ad un amministratore diverso da quello eventualmente già indicato in Anagrafica Cliente; selezionando questo campo, verrà visualizzato un campo di testo nel quale inserire il codice dell amministratore. Diverso destinatario: per indicare un destinatario diverso dall amministratore, cui inviare il documento. L impostazione di questo campo è alternativa all indicazione del Codice Amministratore su contratto; nel caso in cui l indirizzo di spedizione del documento coincida con il cliente stesso, lo stesso cliente andrà codificato anche come diverso destinatario.

62 62 Manuale Operativo Sono presenti le seguenti schede: Voci del Contratto (impianti): per indicare in griglia le singole voci che compongono il contratto stesso, indicandone gli estremi ed il relativo importo da fatturare Movimenti Contratto: visualizza gli estremi delle scadenze generate in fase di inserimento contratto e definizione dei Canoni contratto, oppure nelle successive fasi di rinnovo; per le scadenze fatturate vengono visualizzati gli estremi dei documenti Canoni Contratto: consente di impostare il piano di fatturazione annuale rinnovabile di anno in anno. È possibile definire quindi in quante rate dovrà essere fatturato un contratto; ad ogni rata è possibile associare un periodo di fatturazione (pari ad un numero di mesi) cui corrisponderà una fattura, la quale sarà emessa in modalità anticipata (ovvero, all inizio del periodo di fatturazione) o posticipata Note: scheda per annotazioni libere di promemoria Fatturazione Manuale: vengono riportati gli estremi delle note di credito o fatture integrative che sono state emesse dalla procedura standard di fatturazione nella quale è presente la possibilità di collegare il codice del contratto È possibile eliminare solo i contratti che non hanno movimenti già fatturati utilizzando il pulsante Elimina ; è possibile effettuare la stampa del contratto utilizzando il pulsante Stampa. Sui contratti inseriti è quindi possibile effettuare

63 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Fatturazione automatica contratti Con questa funzione si possono generare automaticamente le fatture per i contratti sotto assistenza. Si può scegliere che le fatture siano di soli canoni oppure assieme agli interventi. Una volta effettuata la generazione, sarà possibile procedere con la stampa dei documenti e con la loro contabilizzazione utilizzando le apposite funzioni del menù Vendite: la contabilizzazione delle fatture concorre a formare il saldo dei conti di ricavo sul rapporto di gestione e sul bilancio. Per raggruppare assieme tutti i contratti di un determinato cliente, abilitare il flag Raggruppa contratti in fattura presente nell anagrafica del cliente. Se la scheda del contratto di assistenza ha il flag fattura per singola voce, verrà creata una fattura per ogni impianto del contratto. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Fatturazione automatica contratti: Una volta selezionati i canoni da fatturare ed avendo indicato gli eventuali filtri di estrazione, premendo il pulsante Estrai vengono visualizzati in griglia gli estremi dei contratti che rispondono ai filtri impostati, in ordine d amministratore: compare l ultimo numero di protocollo usato e viene proposta la data di fatturazione (modificabile). Le note inserite sui contratti compaiono nel campo note. Le fatture generate con questa funzione automatica sono comunque stampabili, visualizzabili e modificabili usando le funzioni del menù vendite. Le fatture sono generate in ordine di codice amministratore, così da agevolare il lavoro di spedizione delle fatture stesse. Se non si indica alcun Amministratore, verranno estratte tutte le scadenze del periodo richiesto, in base ad altri eventuali filtri impostati. Le note di credito si emettono solo manualmente dal menù vendite (per i canoni è obbligatorio indicare il numero di contratto).

64 64 Manuale Operativo Contratti per Codice zona E possibile specificare il codice della zona del cliente sul contratto di assistenza ed estrarre i dati nella reportistica contabile dell elaborazione dei crediti e dello scadenziario per amministratore. In questo modo, è possibile specificare la zona esatta del contratto/impianto, nel caso in cui un cliente sia intestatario di più contratti relativi ad impianti dislocati in differenti zone (per questo, il codice della zona sul contratto può essere differente da quello indicato nell anagrafica del cliente). Per utilizzare la funzione: Dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, cartella Gestione Assistenze, abilitare il flag Zona su contratto Dalla anagrafica Contratti se è stato abilitato il flag nei Parametri della procedura, viene visualizzato il campo Zona Nota Bene: attivando il parametro della zona in un secondo momento, sarà necessario inserire il dato per gli eventuali singoli contratti già inseriti. La suddivisone dei contratti per zona, sarà di conseguenza utilizzata nella funzione di Elaborazione crediti per distinguere le scadenze dei clienti per zona di competenza.

65 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Contratti con dettaglio dei servizi inclusi È possibile specificare il dettaglio dei servizi inseriti nei contratti di assistenza, al fine di consentirne il riporto automatico nella fattura, singolarmente con il relativo importo. Per utilizzare la funzione: Dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, cartella Gestione Assistenze, attivare il flag Dettaglio servizi nei contratti Dal menù Archivi Tabelle tabella Assistenze: Servizi per fatturazione inserire le tipologie di servizio da associare ai dettagli delle voci, oltre al conto ed al codice iva da utilizzare in fase di fatturazione. E necessario creare delle tipologie di servizio: se a queste non si associa un conto e/o un codice iva, i dati mancanti in fase di fatturazione verranno prelevati dal codice articolo associato alla voce di contratto. Dalla anagrafica Contratti se è stato abilitato il flag nei Parametri della procedura, sarà necessario specificare il dettaglio dei singoli servizi in corrispondenza della colonna Servizi Accessori, la quale non sarà più editabile, ma l importo finale della colonna sarà calcolato come sommatoria dei dati inseriti nella finestra che si apre con un doppio click nel campo stesso: Se l attivazione del dettaglio dei servizi viene effettuata in un secondo momento, viene comunque mantenuta e garantita la compatibilità con i contratti precedentemente caricati, in quanto la procedura di fatturazione gestirà sia contratti con il solo totale dei servizi sia contratti con il dettaglio degli stessi, trattandoli in modo differente. Nel momento in cui sarà necessario modificare l importo dei servizi l utente dovrà specificare i singoli servizi, in quanto il campo non è digitabile.

66 66 Manuale Operativo Inserendo i dati dei singoli servizi alla conferma della maschera verrà riportato il totale nella relativa colonna Dalla funzione di Fatturazione Contratti gestisce automaticamente la modalità del dettaglio che prevede l esposizione dei singoli servizi. In particolare, la fattura verrà generata in modo che il canone viene attribuito alla riga relativa all articolo della voce del contratto, mentre successivamente vengono riportate tante righe con codice asterisco (*) quanti sono i servizi per la voce con i relativi importi. Esempio di generazione fattura con dettaglio servizi Il codice del ricavo e il codice iva vengono prelevati dal servizio se impostati oppure dal codice articolo della voce contratto. In questo caso il servizio 02 non ha dati impostati, per cui segue le impostazioni dell articolo; per il servizio 01 invece, che ha i dati impostati, vengono riportati il codice iva 20 e la contropartita

67 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Manutenzione contratti Alcune operazioni che possono essere effettuate sui contratti inseriti. Modifica di contratti: il contratto è modificabile in tutti i suoi elementi tranne che per i movimenti già fatturati; modificando un contratto si modifica la situazione impianti nel parco assistenze sul report RU5. Modifica movimenti da fatturare: consente di modificare i movimenti da fatturare (spesso prima di annullare o sospendere impianti nel contratto occorre intervenire a mano sui movimenti da fatturare modificando l importo e/o il periodo). Annullamento fatture: consente l annullamento di fatture in archivio, ma non ancora pagate o con effetti in banca.. Se la fattura da annullare è contabilizzata, va decontabilizzata prima dell annullamento.

68 68 Manuale Operativo Aggiornamento Canoni Contratto La funzione permette di effettuare in modo automatico l aggiornamento dei prezzi dei contratti sia in aumento sia in diminuzione in base ad una percentuale oppure in base ai prezzi in vigore. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Aggiornamento Canoni Contratti: E necessario specificare: la percentuale (o un importo fisso) da utilizzare per la variazione il tipo di arrotondamento da eseguire quali contratti aggiornare (attivi, sospesi, ) se aggiornare il canone di assistenza e quello dei servizi accessori (abilitando gli appositi flag) se effettuare la storicizzazione, cioè l archiviazione del canone vecchio prima di sovrascrivere quello aggiornato. Una volta impostati i filtri desiderati e le modalità di calcolo, premere sul pulsante Estrai per avviare l elaborazione (è possibile deselezionare i contratti che non devono essere aggiornati disabilitando il flag presente nella colonna Sel.). I nuovi prezzi verranno considerati nel prossimo rinnovo dei contratti in quanto gli attuali canoni da fatturare non vengono modificati: è quindi importante effettuare l operazione di aggiornamento dei canoni prima di effettuare i rinnovi.

69 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 69 Inoltre, la funzione consente di: inserire una nuova modalità di aumento che prevede l assegnazione manuale dei canoni modificare in automatico, in modo opzionale, eventuali canoni su rinnovi già effettuati. Aggiornamento Manuale: per i contratti estratti vengono inizialmente caricate le colonne con i valori originali dei canoni e dei servizi. Le colonne sono editabili dall utente che potrà quindi modificarne i valori in modo manuale. Esempio: In questo caso il contratto 1 viene aumentato di 100 (colonna dei canoni) e il contratto 2 viene diminuito di 100 (colonna dei canoni). Alla Conferma 7, è possibile aggiornare le rate dei contratti che hanno già un piano di fatturazione attivo per i periodi uguali o successivi alla data di lavoro in cui viene eseguita la funzione di aggiornamento. 7 se presente la licenza avanzata dei contratti GESTCONTR2

70 70 Manuale Operativo Vengono proposte in griglia le scadenze dei singoli contratti indicando il periodo di fatturazione, l importo iniziale della scadenza e quello aggiornato in base ai parametri definiti nella prima maschera. Le scadenze presenti nella maschera sono selezionate in automatico: l utente potrà avviare la procedura di l aggiornamento delle scadenze (lasciando attivato il flag Sel) utilizzando il pulsante Conferma. Se l utente, invece, vuole conservare l aggiornamento dei canoni del contratto senza ricalcolare le scadenze, occorre deselezionare il flag Sel, quindi premere Conferma. E possibile inoltre (prima di confermare l aggiornamento) effettuare la stampa del contenuto della griglia o esportarlo in Excel in modo tale di conservare la situazione proposta dal sistema. Dopo aver confermato l aggiornamento, appare un messaggio in cui è indicato il buon esito dell operazione.

71 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Aggiornamento dei canoni e servizi La funzione dia aggiornamento dei canoni permette di gestire anche l aumento dei singoli servizi per i contratti in cui sono stati specificati. In fase di aggiornamento di un contratto il contratto viene rettificato con i nuovi valori di canone e servizio Per consultare lo storico delle variazioni, è sufficiente un doppio click nella colonna del canone (non nella colonna dei servizi, altrimenti si apre la maschera dei servizi). La maschera è suddivisa in due sezioni: a sinistra vengono riportati i valori di canone e servizi precedenti; a destra invece sono elencati i singoli valori dei servizi:

72 72 Manuale Operativo Aggiornamento canoni da file Manutenzione dei canoni da file È possibile esportare in un file Excel gli importi dei canoni dei contratti in modo da poter modificarli e quindi reimportarli per calcolare le nuove scadenze in fase di rinnovo dei contratti. La funzione può essere utilizzata quindi in alternativa alla già presente funzione di Aggiornamento dei canoni contratti. La funzione deve essere estratta con la personalizzazione del menù:

73 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 73 La funzione d esportazione è suddivisa in 3 fasi: 1. esportazione dei dati dei canoni nel foglio Excel 2. elaborazione ed eventuale modifica dei dati nel foglio Excel per aggiornare gli importi (a cura dell utente) 3. importazione del foglio Excel con aggiornamento dei dati nei contratti. È possibile selezionare i contratti da esportare utilizzando i seguenti filtri: Tipologia cliente: tipologia di cliente, seleziondola tra quelle caricate nella Tabella Tipologie Anagrafiche Gruppo aumento: gruppo di aumento per il contratto, seleziondolo tra quelli caricati nella tabella Assistenza: Gruppi per Aumento Zona: codice zona del cliente o del contratto (in base alle impostazioni), selezionandola dalla Tabella Zone Cliente: codice del cliente intestatario dei contratti Contratto: codice del contratto Amministratore: amministratrore del cliente o del contratto. I dati estratti vengono quindi estratti in base ai filtri selezionati e sono visualizzati in griglia. Per ogni contratto vengono esposte le singole voci, per la gestione degli importi: Per quanto riguarda i servizi la griglia è condizionata dal tipo di gestione che è effettuata, in quanto se sono abilitati i dettagli dei servizi per la fatturazione verranno create nella griglia le colonne per i singoli servizi. Nel nostro esempio sopra non è impostata la modalità del dettaglio dei servizi, per cui viene esposta solo la colonna del totale. Selezionare le voci del contratto da esportare; tramite il pulsante Sel. tutto si possono selezionate tutte le righe:

74 74 Manuale Operativo Per avviare la procedura di esportazione premere sul pulsante Conferma esportazione, attribuire il nome al file e impostare il relativo percorso di salvataggio: L utente potrà quindi modificare i valori presenti nel file Excel: Esempio: Il primo contratto non viene variato Per il secondo cambiano i canoni e non cambiano i servizi Per il terzo contratto cambia il canone e i servizi non sono presenti Per il terzo contratto cambiano sia i canoni che i servizi Al termine dell aggiornamento dei dati del file Excel, per poter reimportare i dati variati occorre attivare il flag Importa canoni impianti da Excel, selezionando il file nel percorso precedentemente indicato in fase di salvataggio:

75 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 75 Premere sul pulsante Carica per visualizzare le righe in griglia: Selezionare le righe che si desidera importare oppure premere il pulsante Seleziona tutto per selezionare le righe dell intera griglia: Quindi premere sul pulsante Conferma importazione : al termine dell elaborazione, richiamando i contratti, si noterà che vengono aggiornati i canoni/servizi e gli importi delle rate. Esempio Per il primo contratto non ci sono variazioni in quanto l importo non è stato cambiato

76 76 Manuale Operativo Per il secondo sono state applicate le variazioni Per il terzo sono state applicate le variazioni

77 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Aggiornamento contratti con dettaglio servizi di fatturazione Nel caso di gestione del Dettaglio servizi nei contratti 8, nella funzione di Manutenzione canoni da file sono presenti le colonne relative ai singoli servizi presenti nei contratti estratti: Viene quindi prodotto il file Excel contenenete anche le colonne relative al dettaglio dei servizi: Possono essere quindi apportate delle modifiche agli importi: In riferimento all esempio precedente, per il primo contratto vengono aumentati sia i canoni sia i servizi, mentre per il secondo solo i servizi. Si procede con il caricamento del file e si conferma l importazione: 8 Flag attivabile nei Parametri della procedura, nella tabella Gestione Assistenze.

78 78 Manuale Operativo Richiamando i contratti, si noterà che le modifiche sono state applicate sia negli importi di canoni/servizi sia nelle rate: Esempio: Contratto 4 Esempio: Contratto 4

79 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Aggiornamento canoni/servizi con scadenze già calcolate Nel caso in cui durante la fase di aggiornamento dei contratti vengono riscontrate delle scadenze di fatturazione aperte con periodo uguale o successivo alla data dell importazione, l utente viene informato della loro presenza e viene richiesto se si devono aggiornare le stesse con i nuovi importi. Si tratta della stessa funzionalità già presente nella funzione di Aggiornamento dei canoni. Le scadenze vengono in automatico già selezionate e quindi è sufficiente premere il pulsante Conferma agg. scadenze per effettuare l aggiornamento delle stesse. Se non si desidera eseguire l aggiornamento delle scadenze, occorre deselezionarle (singolarmente oppure tramite il pulsante Desel. tutto )

80 80 Manuale Operativo Rinnovo contratti La funzione permette di generare le scadenze per i rinnovi dei contratti al fine di procedere con le successive fatturazioni: genera infatti i movimenti (sui contratti estratti) che dovranno essere fatturati (il rinnovo del contratto si basa sulle scadenze già presenti nel periodo precedente). Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Rinnovo contratti: I contratti non automaticamente rinnovabili vanno rinnovati singolarmente abilitando il flag Estrazione Rinnovo Manuale. E necessario indicare il Mese / Anno per il quale si desidera effettuare il rinnovo. Es. per i contratti con decorrenza 1/1/2009 e scadenza 31/12/2009 si deve impostare 1/2010 in quanto la ricerca viene effettuata in base alla data di decorrenza dell anno precedente a quello richiesto. Premere Estrai per avviare la ricerca, selezionare i contratti (in modo manuale oppure in modo globale con il pulsante Sel. Tutto ), quindi premere su Conferma per avviare la procedura di rinnovo: tale operazione genera le nuove scadenze ed aggiorna nella testata del contratto le date di decorrenza e scadenza.

81 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Registrazioni interventi e chiamate sugli impianti La procedura permette di gestire interamente le fasi di un intervento tecnico (interventi e\o piccole riparazioni sugli impianti in contratto di assistenza) partendo dalla registrazione della chiamata fino alla fatturazione dei servizi prestati e dei materiali utilizzati. Si accede alla funzione da Assistenza Registrazione Interventi: I dati richiesti sono: Impianto: codice dell impianto su cui è stato effettuato l intervento Cliente: se indicato il codice dell impianto, la procedura compila automaticamente il campo Cliente, viceversa occorre indicare il codice del cliente prelevandolo dalla lista. Selezionando un cliente che ha attivo un contratto di assistenza, in automatico viene caricato il numero del contratto e quindi vengono resi subito disponibili gli oggetti in manutenzione presenti nel contratto. Nel caso in cui si voglia inserire un intervento non coperto dal contratto, è necessario pulire il campo numero contratto. Diverso destinatario: se per il cliente selezionato sono state codificate diverse destinazioni viene abilitato il campo che permette di specificare la effettiva destinazione nella quale si deve effettuare l intervento. Se infine il cliente infine risulta possessore di un contratto di assistenza allora viene richiesto un ulteriore campo che permette di specificare il contratto per la combinazione di cliente / destinatario diverso. Il numero del contratto non è obbligatorio in quanto l intervento potrebbe essere effettuato su oggetti non coperti dal contratto. Per la fatturazione di questi interventi è necessario utilizzare le funzioni previste nel menù vendite relativamente alla gestione di bolle/ddt e alla conseguente generazione fatture. Nella maschera di registrazione dell intervento viene richiesto obbligatoriamente l oggetto sul quale deve essere effettuato l intervento stesso: prima di attivare l inserimento di un nuovo intervento, è necessario che siano presenti oggetti di manutenzione collegati al contratto o al cliente. Se non sono presenti oggetti, il pulsante Nuovo non si attiva.

82 82 Manuale Operativo Ricordiamo che ogni intervento è relativo ad un determinato impianto. La maschera di registrazione presenta 3 schede: Elenco Interventi: per gli interventi sull impianto, effettuati o da completare Ogg. di manutenzione: consente di inserire gli oggetti in manutenzione (impianti) del cliente, non collegati ai contratti. Voci Contratto: visualizza tutti gli impianti del contratto Gli interventi risultano da completare quando sulla scheda di registrazione dell intervento lo stato risulta aperto. In tutti gli altri stati l intervento risulta effettuato. La gestione di un intervento può essere suddivisa in due fasi differenti: Inserimento chiamata: dove si specificano i dati necessari per stampare il modulo di intervento in modo tale di documentare la richiesta. Completamento dell intervento: dove vengono indicati i dati rilevati dal tecnico che ha effettuato l intervento procedendo alla sola registrazione in archivio oppure alla fatturazione dei servizi o dei pezzi di ricambio utilizzati (che devono essere inseriti precedentemente come articoli di magazzino) La procedura consente inoltre di indicare un articolo per addebito per indicare l importo globale dell intervento, associandolo quindi ad un articolo generico, precedentemente codificato nell anagrafica Articoli. Gli interventi già inseriti sono visualizzabili e selezionabili sia dalla maschera di registrazione interventi sia da quella di consultazione interventi. Prima di effettuare la generazione dei documenti relativi agli interventi, occorre definire alcuni parametri di base relativi alle diciture che verranno riportate in fase di fatturazione. Se l intervento è fatturabile premere il pulsante Genera Addebito (comparirà il nr. di BOLCLI creata) e premere il pulsante Conferma per confermare l inserimento dei dati in archivio.

83 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Variazione di un intervento La procedura consente di variare un intervento che è già stato contabilizzato. Richiamare l intervento nella maschera di Registrazioni Intervento e premere sul pulsante Varia Nella videata è possibile visualizzare i dettagli del DDT relativo all intervento: è possibile apportare delle variazioni ai dati presenti nella maschera. Se non viene variata la data di registrazione, premendo sul pulsante Genera Addebito appare un messaggio in cui viene specificato che esiste già un documento DDT: tale documento verrà eliminato e ne verrà generato uno nuovo con lo stesso numero e data del precedente. Se per il DDT è già stata emessa la fattura, appare un avviso che non è possibile effettuare in automatico la cancellazione: per cui sarà necessario procedere prima alla decontabilizzazione della fattura stessa.

84 84 Manuale Operativo Intervento dell Ente certificatore La gestione degli interventi tecnici è stata implementata per l affiancamento dell ente certificatore che con frequenza periodica (generalmente biennale) deve verificare gli impianti. La funzionalità si integra con la normale gestione degli interventi, offrendo una serie di consultazioni e tabulati che consentono di pianificare l intero processo. Per attivare le funzionalità, è necessario attivare nella Tabella Tipo Servizi Assistenze il flag Ente certificatore in corrispondenza delle tipologie di assistenze che il tecnico presta all ente certificatore. Definite le tipologie di assistenza, in fase di Inserimento Interventi, dopo avere impostato il codice del tipo visita (in questo esempio "VI ) si apre in automatico una maschera per gestire l impostazione di dati aggiuntivi, per gli interventi legati all ente certificatore: Sono richiesti i seguenti dati: Ente: campo in cui viene riportato il codice dell ente certificatore che ha effettuato la verifica periodica dell impianto (viene proposto il codice dell ente impostato nella scheda impianti); Tipo visita: per indicare il tipo della visita; i valori ammessi sono: Esito della visita: per indicare l esito della visita; i valori ammessi sono:

85 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 85 Offerta emessa: se abilitato, il flag indica se è stata inviata al cliente un offerta per l adeguamento dell impianto, in seguito alla verifica dell ente certificatore. Il dato potrà essere impostato anche successivamente richiamando l intervento; Lavori eseguiti: se abilitato, il flag indica se sono stati eseguiti i lavori previsti dalle prescrizioni dell ente certificatore. Il dato potrà essere impostato anche successivamente richiamando l intervento; Note: per indicare delle note particolari relative alle prescrizioni dell ente certificatore. I dati della maschera dell ente certificatore sono richiamabili anche dal pulsante Enti nel piede della maschera che viene visualizzato se il tipo di intervento prevede l ente certificatore: Nella scheda impianto, se è stato indicato il numero di mesi per la visita, con la chiusura dell intervento vengono automaticamente aggiornati i seguenti campi: Data ultima visita: coincide con la data dell intervento; Prossima visita: calcolata in base al numero di mesi.

86 86 Manuale Operativo Per consultare o modificare in fase successiva si potrà quindi richiamare l intervento da questa maschera oppure dalla consultazione degli interventi, dove si possono estrarre in griglia gli interventi ed accedere alla maschera con un doppio click del mouse. Attraverso il pulsante Enti potremo quindi modificare i dati. Esempio Richiamando un intervento, clicchiamo sul tasto Enti

87 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 87 e indichiamo che i lavori sono stati eseguiti con la relativa descrizione degli stessi Sono disponibili le nuove funzioni di Consultazione visite enti e Scadenze visite enti, alle quali si accede dal menù Assistenza.

88 88 Manuale Operativo Consultazione visite enti La funzione permette di estrarre la situazione delle visite in base ad una serie di parametri. Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Consultazione visite enti: I parametri richiesti sono i seguenti: Da data/ A data: per indicare gli estremi del periodo dell intervento; Impianto: per selezionare attraverso multilista uno o più impianti; Ente: per selezionare attraverso multilista uno o più enti; Cliente: per selezionare attraverso multilista uno o più clienti; Giro di manutenzione: per selezionare da multilista uno o più giri di manutenzione; Tipo visita: per selezionare il tipo di visita oppure per indicare che non viene applicato alcun filtro selezionando l opzione TUTTI; Esito della visita: per selezionare l esito della visita oppure per indicare che non viene applicato alcun filtro selezionando l opzione TUTTI; Offerta emessa: sono possibili le seguenti opzioni: Lavori eseguiti: sono possibili le seguenti opzioni: Visualizza denominazioni: per indicare se oltre ai codici dei campi si devono riportare anche le relative descrizioni, al fine di ridurre le dimensioni della griglia di visualizzazione

89 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 89 Premendo il pulsante Estrai vengono caricati in griglia gli interventi in base ai filtri impostati Con il pulsante Stampa viene stampato il contenuto della griglia. Con il pulsante Esporta in Excel invece viene generato un foglio MS Excel con il contenuto della griglia.

90 90 Manuale Operativo Scadenziario visite Enti La funzione permette di ottenere uno scadenziario per le visite che sono state previste in un periodo al fine di verificare il carico del lavoro dei tecnici, per informare i clienti della scadenza e per coordinare il lavoro con l ente certificatore: Si accede alla funzione dal Menù Assistenza Scadenzario visite enti: E possibile impostare i seguenti parametri di filtro: Da data/ A data: estremi del periodo previsto di intervento (si veda il campo Prossima visita nella scheda impianti); Impianto: per selezionare attraverso multilista uno o più impianti; Ente: per selezionare attraverso multilista uno o più enti; Cliente: per selezionare attraverso multilista uno o più clienti; Giro di manutenzione: per selezionare da multilista uno o più giri di manutenzione; Ordina per ente: per estrarre i dati in base ad un ordinamento per codice ente e poi per data (normalmente le visite vengono estratte in ordine di data). Anche in questa funzione è stato previsto di specificare se estrarre le colonne descrittive delle tabelle, attraverso l impostazione dei seguenti flag Esempio: Se impostiamo come filtro la data pianificata per l impianto dell esempio precedente (mettendo Da Data 27/10/2012 A Data 27/12/2012) vediamo che viene estratta la riga Con il pulsante Stampa viene stampato il contenuto della griglia. Con il pulsante Esporta in Excel invece viene generato un foglio MS Excel con il contenuto della griglia.

91 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Elaborazione crediti La funzione consente di gestire anche l estrazione del campo zona dal contratto oppure dal cliente, in base attivazione o meno nei Parametri della procedura. Per i movimenti di ripresa iniziale non collegati al contratto verrà considerata la zona del cliente.

92 92 Manuale Operativo 5.4 Stampa Impianti per Amministratore La funzione permette la stampa degli impianti/contratti per amministratore. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Stampa Impianti per Amministratore 5.5 Stampa scadenzario per amministratore La funzione consente anche di gestire l estrazione del campo zona dal contratto oppure dal cliente in base attivazione o meno nei Parametri della procedura. Per i movimenti di ripresa iniziale non collegati al contratto verrà considerata la zona del cliente.

93 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa documenti di addebito da fatturare Per stampare il dettaglio dei documenti di addebito degli interventi ancora da fatturare. I documenti di addebito sono gestiti tramite Ddt: pertanto, è possibile ottenere lo stesso elenco anche con la Stampa Elenco DDT da fatturare, che però ha filtri di selezione generici e nei dettagli ommette gli articoli asterisco e le note. Queste informazioni, necessarie per analizzare i dati di un intervento, vengono quindi esposte in modo più mirato con la funzione descritta di seguito. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Stampa Documenti di addebito da Fatturare: E possibile impostare i seguenti parametri : Codice documento (multilista): per selezionare uno o più codici documenti (nel caso siano stati definiti più codici documenti per i ddt clienti). Da\A Data: per impostare l intervallo di date da considerare, in base alla data del documento. Agente (multilista): per selezionare uno o più codici di agente. Zona (multilista): per selezionare uno o più codici di zona. Cliente (multilista): per selezionare uno o più codici di cliente. Ordinamento: per ordinare i documenti estratti in base a Stato documento: per filtrare i documenti da estrarre in base a Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo.

94 94 Manuale Operativo Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

95 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste MENÙ GESTIONE DIPENDENTI Il modulo prevede sia la rilevazione delle attività svolte dal personale aziendale (tramite l utilizzo del time sheet) sia la possibilità di inserire i dati del cedolino paghe cui associare i dettagli delle commesse e dei centri di costo. L output previsto dalla gestione riguarda quindi sia il foglio presenze per l ufficio paghe, sia la generazione automatica dei movimenti contabili ripartiti in modo analitico. 6.1 Gestione calendario manuale La funzione permette di caricare il calendario dell anno per la gestione delle ore di presenza dei dipendenti-tecnici. All apertura di ogni anno, la prima volta che si accede alla funzione del calendario viene richiesto se si desidera importare le festività dell anno precedente nell esercizio in corso. Rispondendo Sì verrà quindi effettuata la copia delle festività dell anno precedente: al termine occorrerà impostare manualmente le festività variabili per ogni anno (Pasqua e Sant Angelo). I sabati e le domeniche sono evidenziati, ma per considerarli anch essi festivi occorre premere il pulsante Seleziona Sab/Dom. Questa operazione va eseguita all apertura di ogni anno per aggiungere sabati e domeniche assieme alle festività dell anno. Si accede alla funzione da Gestione Dipendenti Calendario Assistenze:

96 96 Manuale Operativo 6.2 Tabelle per la gestione dipendenti Per il funzionamento della gestione delle ore delle paghe e degli stipendi dei dipendenti esistono una serie di tabelle contenenti i codici di controllo previsti dalla procedura. Tabella Commesse di Analitica: è presente il campo Centro di Costo che permette di attribuire un centro di costo di riferimento per i movimenti contabili associati ad una commessa ma a nessun centro di costo Tabella Qualifiche del personale: utilizzata per codificare le tipologie di personale, che potranno essere assegnate alle risorse nella tabella Tecnici Tabella Tipologie Trasferte: utilizzata per codificare le tipologie di trasferta riconoscibili ad ogni tecnico Tabella Macrovoci Paghe: utilizzata per codificare le macrovoci paghe (ad esempio la Liquidazione Mensile, la Gratifica natalizia, ecc.) Tabella Tecnici: utilizzata per codificare i nominativi dei tecnici; possono essere caricati anche i subappaltatori esterni che hanno in manutenzione degli impianti: per questi tecnici occorre attivare il flag di esclusione dalla gestione delle paghe (il codice del tecnico è valido solo per i dati tecnici sulla scheda impianto. E inoltre possibile codificare i lavoratori atipici, quando nell elaborazione delle paghe sono inclusi l amministratore o i lavoratori a progetto Tabella Causali di manodopera: utilizzata per codificare le causali di manodopera e per la stampa del foglio presenza mensile

97 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Gestione voci di retribuzione La funzione consente di definire le voci di retribuzione generalmente in uso presso i consulenti esterni che elaborano le paghe e gli stipendi (quando si richiede anche la gestione mensile degli oneri differiti). Si accede alla funzione da Contabilità Controllo di gestione Voci Retribuzioni: La tabella deve contenere tutti i codici di paga utili all imputazione a costi mensile delle retribuzioni sulla base dei dati forniti mensilmente dal consulente esterno. Le uscite di banca per i pagamenti mensili (per buste paga o cedolini e per F24) sono registrate diversamente con PN DD (come tutti gli altri pagamenti) e non sono oggetto delle voci di retribuzione. Questa tabella consente quindi di inserire velocemente i dati che il consulente ci fornisce. Il codice paga locale permette di inserire il riferimento/codice usato dal consulente esterno per identificare la voce di paga: il riferimento comparirà sulla griglia di inserimento dati. Il campo tipo identifica il tipo di dato retributivo oggetto della voce retributiva: in griglia di inserimento dati compare su colonne diverse. Le voci di retribuzione sono separate per operai, impiegati, impiegati tecnici, amministratore e co.co.pro.

98 98 Manuale Operativo 7 GIRI DI MANUTENZIONE Il modulo Manutenzione Programmata è integrato alla gestione dei contratti di assistenza e permette di gestire i giri di manutenzione, assegnando in modo parametrico le caratteristiche delle visite legate ai singoli impianti che fanno parte del contratto. L attivazione del modulo richiede la predisposizione di una serie di tabelle di base e il completamento di alcuni dati negli impianti e nei contratti in modo da generare gli automatismi integrati nella procedura. 7.1 Tabelle e impostazione dei Giri di manutenzione Attivazione gestione La gestione dei Giri di Manutenzione si attiva dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze dove devono essere impostati i seguenti campi: Gestione giro manutenzione (flag): per abilitare la gestione dei giri di manutenzione; Gestione servizi provvisori (flag): per identificare in modo preciso un servizio inserito in modo provvisorio (per evitare errate registrazioni); la chiusura dei servizi può essere effettuata in due modalità: - all interno della funzione di Compilazione del foglio di manodopera: in questo caso, dopo aver inserito nel foglio di manodopera una causale di lavoro che richiede la manutenzione, diventa obbligatorio inserire almeno un servizio; - utilizzando la funzione specifica di Chiusura dei servizi, effettuati in base alla specifica scelta aziendale;

99 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 99 N. Mesi per chiusura automatica servizi: se impostato, il sistema chiude automaticamente tutti gli interventi previsti ma non effettuati il numero di mesi indicati. Questa funzionalità si avvia in automatico durante la stampa degli ordini di servizio del mese; Gestione durata servizi (flag): se attivo, in fase di chiusura del servizio verrà richiesto obbligatoriamente il tempo impiegato. Le stampe di riepilogo dei servizi permettono infatti di confrontare il tempo previsto per effettuare i servizi con quello effettivamente dichiarato dal tecnico Tabelle Assistenza: Tabella Supervisori I Supervisori hanno il compito di pianificare e coordinare il lavoro dei gruppi di tecnici. Devono essere codificati ed inseriti in questa tabella di tipo anagrafico. Si accede dal Menù Archivi Tabelle Società, tabella Assistenza: Tabella Supervisori

100 100 Manuale Operativo È richiesta la compilazione di tutti i dati anagrafici del supervisore: Codice, Denominazione, Cap, Località, Provincia, Telefono, Fax, , Cellulare ed eventuali Note; Unità operativa: per indicare l unità operativa di riferimento, scegliendo tra quelle inserite nella.tabella Unità Operative, nel caso di gestione di più filiali nella stessa società. Il codice deve essere obbligatoriamente di 3 caratteri alfanumerici e verrà usato per comporre il codice giro di manutenzione. Assistenza: Giri di Manutenzione Per caricare i codici completi dei giri di manutenzione creati. Il campo ha una lunghezza di 8 caratteri: - i primi 4 caratteri sono alfanumerici ed identificano il giro in maniera generica (si potrebbe utilizzare per identificare le filiali, piuttosto che la zona o altro, a scelta dell utente); - i successivi 3 caratteri identificano il Supervisore precedentemente creato nell' apposita tabella; - l'ultimo carattere, anch esso a scelta dell utente, deve essere univoco per Supervisore e rappresenta il riferimento al tecnico a cui è assegnato il giro.

101 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Tabella Tecnici Nella Tabella dei tecnici è presente il campo Codice Tecnico per Giro per assegnare obbligatoriamente il supervisore ed il giro di riferimento (univoco per tecnico). Nell'esempio in figura il codice abbinato al tecnico è 001A dove, 001 è il supervisore presente nell'apposita Tabella vista precedentemente mentre A è un carattere a scelta alfanumerico che identifica il singolo tecnico abbinato al giro. I campi sono 2 per gestire il caso in cui per un tecnico siano stati assegnati 2 giri. Viene eseguito il controllo in modo da non assegnare a più tecnici lo stesso codice tecnico per giro.

102 102 Manuale Operativo Scheda Impianti Nella cartella Dati Operativi" della Scheda Impianti sono presenti i seguenti campi: Tecnico: riferimento del tecnico cui è assegnato l impianto (ripreso dalla Tabella Tecnici); Codice Giro: codice del giro di manutenzione (ripreso dalla Tabella Giri Manutenzione); Data ultima semestrale: data dell ultima visita semestrale effettuata per l'impianto (il campo viene valorizzato in automatico quando si chiude un servizio e in caso di prima attivazione sarà possibile utilizzarlo come data di partenza per la creazione del piano di manutenzione). Se sono attivati i giri di manutenzione, è sufficiente inserire il Codice Giro e in automatico viene fissato il codice del Tecnico o viceversa. Se non sono gestiti i giri di manutenzione, sarà presente solo il campo del codice Tecnico che verrà utilizzato nella gestione degli interventi, in modo da proporre il tecnico abituale. Se dalla Scheda Impianto si cambia il Giro di Manutenzione, viene riassegnato il Tecnico e, se esistono dei servizi aperti per il giro, viene richiesto all'utente se assegnarli al nuovo tecnico, attraverso il seguente messaggio:

103 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Periodicità delle visite Prima di procedere con la generazione dei piani di manutenzione, è necessario impostare la tipologia delle visite e la loro periodicità, nell apposita tabella. Le tipologie delle visite devono essere identificate da una sigla alfanumerica di massimo 4 caratteri e rappresentano il tipo di lavoro che deve effettuare il tecnico presso l impianto. In base alla caratteristica dei servizi, si definiscono le tipologie necessarie, considerando che le visite legali devono iniziare obbligatoriamente con la stringa VL (anche seguita da altri caratteri) in modo da essere riconoscibili dalle altre che hanno una codifica libera. Nel caso in cui si voglia registrare la durata dei servizi, si deve abbinare alla tabella delle tipologie anche la durata standard espressa in centesimi di ore, in modo da poter ottenere in una specifica elaborazione gli scostamenti rispetto ai tempi standard. Questi dati vengono inseriti nella Tabella TabTipoVisite del database al momento dell'attivazione, come nell esempio di configurazione seguente: Dopo aver definito il tipo di visite, si deve assegnare lo schema con cui devono essere effettuate nel corso di un anno in base alla periodicità che è stata definita nel contratto con il cliente. Sono definite di base una serie di periodicità che l'utente potrà assegnare all'impianto nella maschera dei contratti: la periodicità minima è quindicinale e quella massima semestrale, che coincide con il periodo delle visite legali. Sono poi presenti altre tipologie quali Invernale, Estivo e Guardia Fissa, che permettono di gestire le altre casistiche particolari di contratto. In sede di installazione, dopo avere definito il tipo di visite, bisogna impostare il piano di base per ogni periodicità gestita in una tabella del database a cura del tecnico installatore. Attraverso la funzione Assistenza Manutenzione programmata Visualizza Periodicità, sarà possibile visualizzare la struttura Nell esempio, vediamo che ogni mese è ripetuto 2 volte, in quanto nel caso di periodicità quindicinale sono previste 2 visite (ad esempio, Gennaio 1 e Gennaio 2). Per le altre periodicità si deve impostare per convenzione la seconda visita del mese.

104 104 Manuale Operativo 7.2 MENÙ Manutenzione Programmata Il sottomenù Manutenzione Programmata presente nel menù Assistenza contiene tutte le funzioni relative ai giri di manutenzione Creazione del piano di manutenzione Il piano di manutenzione generalmente viene creato nel momento in cui si inserisce un nuovo contratto, definendo per ogni impianto i dati necessari per pianificare i servizi. Nel caso in cui si attivino i giri di manutenzione in un archivio dove sono già presenti i contratti, è possibile procedere alla creazione dei servizi in modo massivo attraverso l apposita funzione. I servizi possono essere creati dalla maschera dei contratti. Il piano può essere visualizzato oltre che nella maschera dei contratti nelle funzioni: Anagrafica Impianti Anagrafica Cliente Anagrafica Amministratore Anagrafica contratti Nella maschera del contratto, con l'attivazione dei giri di manutenzione, vengono attivati i seguenti campi: Data Decorrenza Manutenzione: la data di decorrenza della manutenzione dovrebbe coincidere con la data di decorrenza del contratto, poiché in fase di acquisizione del contratto, generalmente viene eseguita subito la visita legale; in questo campo è possibile inserire una data diversa. Il campo è utile anche in caso di attivazione successiva dei giri, in modo da specificare la data dell'ultima visita semestrale (in alternativa è possibile specificare la data ultima visita semestrale nell impianto e prendere questa come data di decorrenza della prima manutenzione). Nota bene: se la data di decorrenza non coincide con il primo giorno del mese la prima visita verrà creata nel mese successivo.

105 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Periodicità: per ogni impianto si deve inserire la periodicità che rappresenta la frequenza delle visite. Oltre ai tipi di periodicità visti nella funzione di visualizzazione periodicità sono gestite le seguenti voci: N = Manutenzione in subappalto. nel caso in cui la manutenzione sia stata subappaltata ad un'altra società. In queste condizioni non vengono generati i servizi; X = Non Gestita. per gli impianti che per loro natura non necessitano di manutenzione programmata. Piano sospeso: per indicare se le manutenzioni sono sospese; in queste condizioni i servizi legati all'impianto verranno segnalati nella stampa degli ordini di servizio del mese. Alla conferma del contratto viene generato il piano di manutenzione per l'anno in corso In questo esempio vediamo che essendo la periodicità trimestrale sono state create 4 visite. Il tipo di visita corrisponde allo schema definito nella tabella della periodicità; la prima visita è VL (visita legale) la seconda MV (modulo vano), la terza è la seconda VL (visita legale) e la quarta è MQ (modulo quadro). Fino a quando non si chiude un servizio è possibile modificare la periodicità o la data di decorrenza e il piano viene ricreato; con la chiusura del primo servizio, se si devono effettuare modifiche per ridefinire la periodicità, è necessario utilizzare l'apposita funzione Variazione del piano di manutenzione. Le visite vengono evidenziate con un colore che ne rappresenta lo stato: Giallo: visita da effettuare e non ancora scaduta in base alla data di lavoro Verde: visita effettuata Rosso: visita da effettuare e scaduta in base alla data di lavoro Grigio: visita chiusa in modo forzato (quindi non effettuata).

106 106 Manuale Operativo Anagrafica impianti Nella Scheda Impianti il pulsante Piano M visualizza il piano di manutenzione associato all impianto per l'anno corrente con la possibilità di vedere anche i precedenti, scegliendo tra gli Anni Presenti Oltre che nella Scheda Impianto, il Piano di Manutenzione si può vedere a livello di Cliente e a livello di Amministratore selezionando i pulsanti Cliente o Amministratore ; per tornare a visualizzare i dati dell impianto premere il tasto Impianto

107 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Anagrafica cliente Nel caso di cliente verranno visualizzati i piani degli impianti legati al cliente

108 108 Manuale Operativo Posizionando il cursore nella cella dell impianto viene visualizzato l indirizzo completo Anagrafica amministratore Nel caso di amministratore vengono visualizzati tutti gli impianti legati all amministratore. È necessario innanzitutto definire gli amministratori dal menù Archivi Tabelle Società, tabella Assistenza: Tabella Amministratori

109 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Aggiornamento Massivo La funzione di aggiornamento massivo permette di inserire in maniera rapida le informazioni abbinate al contratto e all'impianto che ci permetteranno di creare i piani di manutenzione per tutti gli impianti estratti. Questa funzione può essere usata quando i giri di manutenzione vengono attivati in un archivio dove sono già presenti gli impianti ed i contratti. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Aggiornamento massivo È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Tipol. Contratto: (campo obbligatorio) per indicare la tipologia del contratto, nel caso vengano gestiti più tipi (altrimenti viene proposto il tipo presente) Anno Registrazione: (campo obbligatorio) per indicare l anno per la creazione del primo piano Da/A Cliente: per selezionare dei clienti in particolare Da/A Contratto: per selezionare dei contratti in particolare Periodicità: periodicità di manutenzione per l'impianto, a scelta tra le seguenti opzioni

110 110 Manuale Operativo Possono essere impostate inoltre le seguenti opzioni: Estrai data decorrenza manutenzione dall'impianto (flag): per effettuare l'estrazione in base alla Data ultima semestrale impostata nella Scheda Impianti, se precedentemente valorizzata; se non attivo, viene utilizzata la Data Decorrenza Manutenzione impostata nel contratto; Estrai anche Impianti con periodicità senza piano (flag): per effettuare l'estrazione anche degli impianti che hanno già una Periodicità impostata sul contratto, ma che non hanno già un Piano creato; questa opzione è utile nel caso in cui la Periodicità e la Data Decorrenza Manutenzione vengono assegnate nei contratti in modo massivo attraverso un query di aggiornamento nel database da parte del servizio di assistenza, evitando quindi il lavoro manuale dell utente per il singolo contratto; Estrai solo Data Decorrenza Manut. anno registrazione (flag): per effettuare un'estrazione in base all'anno impostato in testata della stessa maschera di estrazione; si deve utilizzare questa opzione nel caso in cui le date di decorrenza assegnate nei contratti o negli impianti non sono dello stesso anno, per cui in tal caso bisognerà procedere alla generazione dei distinti piani per anno. Se non si imposta il flag, tutti i piani verranno generati per l anno di registrazione definito nella maschera. Se non sono stati preventivamente impostati i campi necessari per la creazione dei piani negli impianti e nei contratti, è possibile definirli in questa maschera, compilando i campi nella griglia che riporta tutti gli impianti in base alla selezione effettuata. I campi compilati e compilabili sono i seguenti: N. contratto: riferimento del contratto di manutenzione; Data Decorrenza: data di decorrenza del contratto; Dec. Manutenzione: data di decorrenza della manutenzione; Periodicità: periodicità di manutenzione per l'impianto, a scelta tra le seguenti opzioni Giro Manutenzione: associa ad ogni impianto il Giro di Manutenzione precedentemente creato nell'apposita tabella, nel caso in cui non sia stato ancora definito nell'impianto; Tecnico: associa ai vari impianti il tecnico di riferimento legato strettamente al giro inserito nel campo precedente, se non era ancora stato definito nell'impianto.

111 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Nel piede della maschera di estrazione sono presenti i pulsanti In particolare: Forza Periodicità per estendere a tutti gli impianti estratti la Periodicità impostata nella testata della maschera; Forza Dec. Manutenzione per estendere a tutti gli impianti estratti la Data Decorrenza Manutenzione impostata nella prima riga della griglia; Seleziona Tutto per selezionare tutte le righe della griglia, compilate in modo corretto, che corrispondono agli impianti per i quali generare i piani di manutenzione. In alternativa, per generare i piani di manutenzione in modo definitivo, selezionare le righe che in modo manuale. Conferma per creare definitivamente i servizi.

112 112 Manuale Operativo Rinnovo Piano Manutenzione Quando si inserisce un nuovo contratto oppure, dalla funzione di Aggiornamento Massivo, viene creato il piano per il primo anno in base alla periodicità definita per l impianto. Per creare il piano negli anni successivi è necessario attivare il rinnovo dello stesso attraverso l apposita funzione di impostazione delle visite per i contratti attivi. È necessario eseguire la funzione prima di stampare gli ordini di servizio del primo mese dell anno, in modo che vengano pianificate le visite necessarie. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Rinnovo Piano Manutenzione È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Tipol. Contratto: (campo obbligatorio) per indicare la tipologia del contratto, nel caso vengano gestiti più tipi (altrimenti viene proposto il tipo presente) Anno: (campo obbligatorio) per indicare l anno del piano da rinnovare Da/A Cliente: per selezionare dei clienti in particolare Da/A Contratto: per selezionare dei contratti in particolare In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Estrai per visualizzare i contratti che soddisfano la richiesta

113 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Nelle ultime 3 colonne verrà indicato: - se il piano è già presente per l'anno scelto - se il piano per l anno precedente è assente, ovvero se si tratta del primo rinnovo - qual è l'anno precedente rinnovato. Nel caso in cui per un impianto è già presente l anno da rinnovare, la riga viene visualizzata con sfondo rosso e con il flag Anno già presente attivo La segnalazione è solo a titolo informativo per cui l impianto non sarà soggetto a rinnovo per l anno indicato. Pulisci per effettuare una nuova elaborazione senza uscire dalla maschera; Conferma per generare il piano prendendo come base le visite programmate nell anno precedente; Sel. Tutto per selezionare in modo massivo tutti i piani estratti in griglia; Excel per esportare la griglia in Excel, al fine di effettuare eventuali controlli prima di confermare il rinnovo; Conferma per abbandonare la funzione.

114 114 Manuale Operativo Variazione Piano di Manutenzione Permette di variare la periodicità delle manutenzioni nel caso in cui, in seguito a variazioni contrattuali, si stabilisce una nuova periodicità oppure si decide di eseguire qualsiasi tipo di modifica nel piano. Nella maschera dei contratti infatti è possibile eseguire la variazione solo se non sono stati chiusi i servizi; in tutti gli altri casi è necessario utilizzare questa funzione. È possibile effettuare la modifica anche se non è ancora stato concluso l anno della manutenzione. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Variazione Piano di Manutenzione Per eseguire la variazione impostare i seguenti campi: Contratto: per inserire il codice del contratto. Verranno estratti nella griglia tutti gli impianti attivi del contratto selezionato Impostando il campo, vengono compilati automaticamente i campi abbinati al contratto Rag. Sociale Cliente e Data decorrenza piano di manutenzione.

115 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Impianto: per inserire il codice impianto (in alternativa al precedente); in questo caso, per effettuare la variazione sull impianto eseguire un doppio click sulla riga interessata; si apre la seguente maschera di Variazione Piano di Manutenzione Anno elaborazione: di default viene riportato l anno della data di elaborazione; l utente dovrà eventualmente modificarlo per effettuare le variazioni negli anni precedenti. Premere quindi il pulsante Estrai. Viene visualizzato il piano dell anno corrente, quello dell anno precedente e dell anno successivo. Se la periodicità è quindicinale nella colonna Periodo vengono visualizzate 24 righe, altrimenti negli altri casi le 12 righe che corrispondono ai mesi. Per ogni visita è specificata la colonna dell anno/mese in cui è pianificata e la colonna dell anno di decorrenza (Anno Dec.). I piani di manutenzione devono essere rinnovati ogni anno in modo da creare le visite solo per i contratti attivi, per cui ogni ciclo di visite annuali sarà legato all anno di decorrenza che, nel caso di piani a cavallo dell anno solare, sarà per alcune visite diverso dall anno di effettuazione. Ad esempio, nel caso di contratto trimestrale con decorrenza manutenzione novembre 2012, la prima visita sarà creata nel 2012 e le successive nel 2013 ma tutte saranno legate dall anno di decorrenza 2012.

116 116 Manuale Operativo La funzione di rinnovo conferma il piano, copiando la situazione dell anno precedente; pertanto nel caso in cui vengono eseguite modifiche al piano, questa funzione crea già il piano dell anno successivo in modo che la funzione di rinnovo, trovando il piano creato, non esegua nessuna operazione. Nel caso in cui non sono ancora stati effettuati servizi per l anno di elaborazione, non sussistono vincoli per il rinnovo del piano. Nella maschera di Variazione Piano di Manutenzione sono presenti i campi: Data decorrenza piano di manutenzione: viene ripresa in automatico la data di inizio manutenzione, impostata nel contratto; Nuova Data decorrenza: per modificare la data di inizio manutenzione dalla quale partiranno tutti gli Ordini di servizio per l anno successivo; impostando il campo, viene visualizzato il seguente messaggio di conferma

117 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste In fondo alla maschera sono presenti i campi: Periodicità: viene ripresa in automatico la periodicità delle manutenzioni, impostata nel contratto; Nuova Periodicità: per ridefinire la periodicità, soprattutto dopo l eliminazione di un piano successivo. Il cambio di periodicità può essere effettuato anche nel corso dell anno, ma in questo caso è necessario fare particolare attenzione, in quanto si devono sistemare manualmente le visite e, se è stata effettuata più di una visita, si deve creare anche il piano dell anno successivo in modo che non venga applicato il rinnovo. In fondo alla maschera sono presenti inoltre i pulsanti: Conferma, per confermare l elaborazione visualizzata; Excel, per esportare in Excel i dati visualizzati nella maschera; Stampa, per stampare il piano di manutenzione; Elimina Succ., per eliminare una modifica apportata; in questo modo vengono cancellate le visite appena create. L eliminazione del piano successivo potrebbe servire inoltre quando è già stato effettuato il rinnovo per il nuovo anno, ma è necessario ridefinire la periodicità: eliminare quindi il piano in modo da variare la periodicità e crearne uno nuovo. Piano Succ., per visualizzare le visite dell anno successivo a quello in elaborazione; Forza Piano, per confermare l eventuale cambio di periodicità; Esci, per abbandonare la funzione. Seguono alcuni esempi per una migliore comprensione della funzione di rinnovo del piano di manutenzione.

118 118 Manuale Operativo Esempio 1 Caso in cui non sono stati ancora effettuati servizi per l anno di elaborazione Si supponga di avere la situazione seguente: Impostiamo la Nuova Data decorrenza e premiamo il pulsante Piano Succ. : vediamo che vengono create le visite partendo da febbraio

119 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Prendiamo per esempio l'impianto6 con periodicità Trimestrale, che si vuole modificare per il 2012 in Semestrale. Si richiama il piano (sono già state effettuate 3 visite) e si imposta come Nuova Periodicità l'opzione Semestrale Premere quindi il pulsante Forza Piano. Vediamo che per l'anno 2012 sono state create le due visite semestrali

120 120 Manuale Operativo Nel caso in cui si voglia invece eliminare la modifica apportata si preme il pulsante su Elimina Succ., vengono cancellate le visite appena create e il piano tornerà come prima. Ad esempio in questo caso la periodicità è trimestrale e a gennaio è già stata effettuata una visita. Si imposta la nuova periodicità in Bimestrale Si cancella la visita di aprile con il tasto Canc e la si inserisce a marzo

121 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste e di conseguenza si sistemano tutte quelle successive In questo caso non è necessario creare il piano successivo in quanto verrà creato nello stesso modo con il rinnovo. Esempio 2 Caso con servizi chiusi per l anno di elaborazione Riprendendo l esempio precedente, se invece era stata chiusa più di una visita, si impostano le visite rimanenti per l anno di decorrenza

122 122 Manuale Operativo Premere quindi il pulsante Piano Succ. in modo tale che venga creato il piano del 2012 completo

123 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Manutenzione giri Per gestire in modo rapido i casi in cui - il giro di manutenzione venga assegnato ad un altro tecnico - una parte di impianti venga spostata in un altro giro di manutenzione. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Manutenzione giri All ingresso della funzione viene caricata la lista dei tecnici attivi con il codice del giro assegnato. Nelle colonne Giro 1 e Giro 2 vengono riportati solo gli ultimi quattro caratteri del giro, come avviene nella tabella dei tecnici Sono disponibili i seguenti pulsanti: Cambio tecnico per giro : per spostare un giro da un tecnico ad un altro. Nella maschera visualizzata, impostare i seguenti campi:

124 124 Manuale Operativo Codice giro di partenza Tecnico attuale assegnato, visualizzato in automatico dopo aver impostato il Codice giro Nuovo tecnico a cui assegnare il giro di manutenzione Giri attuali Giro da assegnare: specificare se il giro da assegnare deve essere quello Principale o quello Secondario Premendo il pulsante Conferma vengono aggiornate tutte le tabelle (compresi i servizi aperti) in modo da assegnare il giro al nuovo tecnico. Nel nostro esempio, nella maschera iniziale, al termine del cambio, il giro si sarà spostato sul TECNICO 03, mentre per il TECNICO 01 non è più impostato quel giro: Spostamento di singoli impianti in un altro giro : con questa opzione è possibile spostare gli impianti da un giro ad un altro nel caso in cui deve essere spostata solo una parte di impianti:

125 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Impostare quindi i seguenti campi: Codice giro: giro di partenza NUOVO Codice giro: giro di arrivo. Con il pulsante Estrai vengono visualizzati tutti gli impianti legati al giro di partenza: L utente potrà quindi selezionare i singoli impianti che devono essere trasferiti al nuovo giro: Premendo su Conferma vengono aggiornati la tabella degli impianti e i servizi ancora aperti Nell esempio, al giro iniziale rimarrà quindi allocato un singolo impianto.

126 126 Manuale Operativo Questa operazione può essere eseguita anche tramite il pulsante Carica da Excel fornendo al programma un file che contenga l'elenco degli Impianti per i quali si debba cambiare il Giro (il file Excel contiene una sola colonna con i codici degli impianti)

127 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Piano di manutenzione per Giro Per visualizzare gli Ordini di Servizio di tutti gli Impianti appartenenti ad un giro, in modo da mantenere sotto controllo la situazione del mese attuale oppure di verificare quella prevista per il mese successivo. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Piano di manutenzione per Giro Dopo aver inserito il Codice giro, vengono estratte in automatico le visite legate al giro per l anno della data di lavoro. Considerando che per una buona visione dell intero anno è richiesto diverso spazio, è possibile attivare le seguenti opzioni: Visualizza descrizione impianto (flag): se attivo, viene visualizzata in griglia anche la colonna relativa alla descrizione dell Impianto: Visualizza nome cliente (flag): se attivo, viene visualizzata in griglia anche la colonna relativa alla denominazione del cliente

128 128 Manuale Operativo Se la visita è stata effettuata, viene evidenziata in verde e viene riportata la data di esecuzione: Nell esempio, la visita è stata effettuata il 13/01/2012. Se nella Scheda Impianti è stato abilitato il flag per la Translazione visite (cioè se è ammesso lo spostamento dei servizi nei mesi successivi, ad eccezione delle visite legali che devono essere effettuate con cadenza obbligatoria) dopo il tipo della visita viene visualizzato il carattere asterisco ( * ). In fondo alla maschera sono presenti: il pulsante Excel per esportare in un foglio Excel i dati della griglia il campo Anni Presenti: per scegliere se visualizzare - tutti gli altri anni presenti singolarmente, - solo l anno corrente - l anno corrente e il successivo In questi casi, per ogni impianto verranno visualizzate tante righe quanti sono gli anni estratti e ogni riga sarà preceduta dall anno.

129 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa ordini di servizio del mese Per stampare tutti gli ordini di servizio del mese per tutti i giri oppure per alcuni giri, selezionati singolarmente impostando il codice o in modo massivo da multilista (che si attiva impostando il flag Selez. multipla) per il mese indicato nella maschera. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Stampa ordini di servizio del mese Sono presenti i seguenti campi: Mese: per scegliere il mese per il quale si vogliono stampare gli ordini; Giro di manutenzione: per stampare eventualmente gli ordini relativi ad un determinato giro di manutenzione; Selez. Multipla (flag): per selezionare più giri di manutenzione insieme, attraverso multilista che si attiva in corrispondenza del campo Giro di manutenzione; Estrai solo mesi precedenti (flag): per estrarre tutti i servizi, ancora aperti, precedenti al mese impostato in maschera, in modo che i tecnici possano procedere al completamento delle visite. Sulla maschera sono inoltre presenti i pulsanti: Estrai, per estrarre i dati in base ai filtri impostati: le visite vengono estratte nella griglia in prima battuta in ordine di codice giro e supervisore; Excel, per esportare i dati in un foglio Excel; Stampa, per stampare la griglia; Esci, per abbandonare la funzione. All interno di questo gruppo inoltre possono essere visualizzate in ordine di sequenza, se è stata impostata nella Scheda Impianti, oppure in alternativa per CAP, città e via:

130 130 Manuale Operativo La sequenza corrisponde all ordine con cui l impianto deve essere raggiunto all interno del giro, in modo da ottimizzare gli spostamenti del tecnico. Se nei Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, sono stati impostati i tipi di servizio per stampa ordini di servizio, cioè sono state indicate le tipologie di intervento che corrispondono agli interventi di riparazione straordinaria, allora nella stampa degli ordini di servizio vengono indicati il numero di chiamate negli ultimi 6 mesi (Ch 6 me) e negli ultimi 12 mesi (Ch 12 me) In questo modo il tecnico è informato su eventuali anomalie dell impianto, in modo da impostare correttamente la visita di manutenzione. Se nei Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, è stato indicato il numero di mesi per la chiusura automatica dei servizi ancora aperti, con questa stampa il programma farà un controllo in base al mese che si sta stampando e se troverà dei servizi ancora aperti N mesi prima della data scelta per l'estrazione, li chiuderà in maniera automatica. I servizi assumeranno lo stato di chiusura forzata e nelle note riporteranno la dicitura Chiuso da sistema. Se il programma trova degli ordini di servizio legati ad un contratto/impianto disdetto viene evidenziato il seguente messaggio che informa della situazione in modo che bisognerà verificare se deve essere effettuato o meno il servizio:

131 e le righe verranno evidenziate in rosso ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste - 131

132 132 Manuale Operativo Disdetta e rinegoziazione dei contratti Nel caso in cui venga disdetto un contratto o uno o più impianti presenti in esso, gli eventuali servizi aperti con mese superiore alla data di disdetta vengono chiusi in automatico alla conferma del contratto. Se invece esiste un servizio nel mese di disdetta, viene chiesto all utente se chiudere il servizio, in base agli accordi contrattuali Esempio Dato un contratto dove è attivo ancora un impianto Se procediamo con la disdetta con chiusura anticipata al mese di luglio anche del secondo impianto alla conferma viene segnalato il messaggio di conferma: Se si risponde di Sì verrà chiuso anche il servizio di luglio oltre a quello di ottobre.

133 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste I servizi chiusi vengono evidenziati in grigio: In riferimento all esempio precedente, vengono evidenziati in grigio i servizi di luglio e ottobre. Nel caso di Rinegoziazione del contratto, il piano di manutenzione può essere ripreso nel nuovo contratto e reso disponibile per continuarne la gestione (solo se la periodicità non è cambiata). Quando si conferma l inserimento del nuovo contratto rinegoziato viene visualizzato il seguente messaggio: Se si risponde Sì il piano di manutenzione legato al contratto disdettato viene assegnato al nuovo contratto, riaprendo le eventuali visite che erano state chiuse in modo forzato. La situazione diventa la seguente cioè uguale a quella prima della disdetta: Se si risponde di No invece viene creato un nuovo piano di manutenzione, in base alla periodicità e alla data di decorrenza manutenzione inserita nel nuovo contratto.

134 134 Manuale Operativo Chiusura dei servizi dalla compilazione del Foglio di manodopera La chiusura dei servizi può essere effettuata contestualmente alla compilazione del foglio di manodopera, indicando gli estremi dei servizi effettuati. Si abilita la richiesta dei servizi dal menù Archivi Tabelle Società, tabella Controllo Gestione: Causali Manodopera, attivando il campo Manutenzione Programmata (flag): se attivo, in fase di inserimento della causale di manodopera e delle ore relative alla giornata di lavoro del tecnico, è possibile inserire anche uno o più servizi effettuati nel giorno. Si accede alla funzione dal menù Dipendenti Compilazione foglio di manodopera, premendo il tasto Dati giornalieri

135 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Con l abilitazione dei giri di manutenzione nella maschera del foglio di manodopera vengono abilitate le seguenti colonne: Multi Impianto Servizio Durata Se si deve impostare un solo servizio (oppure si preferisce impostare tante righe quanti sono i servizi) e si conosce il numero, si può impostarlo nella colonna Servizio: Se il servizio è relativo ad un periodo differente in quanto ad esempio anticipato o posticipato viene segnalato il seguente messaggio L utente risponde Sì per confermare che si tratta di un operazione corretta No per impostare il servizio corretto. In alternativa all impostazione del servizio, è possibile impostare il codice dell impianto nella colonna Impianto; in automatico viene proposto il numero di Servizio previsto nel mese per quell impianto (i servizi vengono creati utilizzando una numerazione progressiva partendo dal numero 1):

136 136 Manuale Operativo Nel caso in cui per l impianto sono ancora presenti dei servizi aperti nei mesi precedenti viene visualizzato il seguente messaggio Si apre in automatico la lista nella quale vengono visualizzati i servizi aperti per l impianto fino al mese della compilazione: Se è attivo il flag per l impostazione della durata dei servizi, si deve impostare il tempo dedicato espresso in centesimi (ad esempio, 1 ora e 30 minuti si imposta come 1,5). Se invece per la stessa riga si vogliono chiudere più servizi, si può attivare il flag Multi

137 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Si aprirà una maschera nella quale sarà possibile richiamare l'impianto o impostare il numero di servizio con le stesse modalità viste per la singola riga: Al Conferma la maschera si chiude e si torna nella maschera precedente dove il flag Multi risulta compilato e il primo servizio impostato: Se è attivo il flag per l impostazione della durata dei servizi, si deve impostare il tempo dedicato, considerando che la somma deve essere uguale a quanto indicato nella riga delle ore. Se nei Parametri della procedura è stata abilitata la gestione dei servizi provvisori, è possibile impostare le ore dedicate alla manutenzione senza specificare il servizio, attivando il flag nella colonna Provv.

138 138 Manuale Operativo Questa situazione si può verificare nel caso in cui non sia possibile conoscere con certezza i riferimenti dei servizi che sono stati effettuati nel giorno e si ha la necessità di chiudere l inserimento delle ore per completare le operazioni di chiusura mensile: In questo modo sarà possibile completare l inserimento delle ore del mese e lasciare in sospeso l impostazione del servizio. Successivamente sarà possibile richiamare il giorno e indicare il servizio effettivo in modo da chiudere la manutenzione.

139 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Ricerca per Supervisore Per visualizzare gli impianti in manutenzione legati ad un supervisore oppure ad un Giro di Manutenzione. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Ricerca per Supervisore Selezionare il Supervisore oppure il Giro manutenzione e premere il tasto Estrai Premendo il doppio click sulla riga si aprirà la Scheda Impianti. In fondo alla maschera sono presenti inoltre i pulsanti Pulisci - Stampa Excel - Esci.

140 140 Manuale Operativo Calcolo Piano di Lavoro Per verificare mese per mese il carico di lavoro pianificato suddiviso per giro di manutenzione. Si accede alla funzione Assistenza Manutenzione Programmata Calcolo Piano di Lavoro Selezionare il Mese e premere Estrai Nella griglia vengono esposte tante colonne quanti sono i tipi di visita gestiti e, in base al mese selezionato, il totale dei servizi programmati. In fondo alla maschera sono presenti inoltre i pulsanti Pulisci - Stampa Excel - Esci.

141 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa riepilogo servizi generale Per ottenere una situazione completa delle visite, evidenziando il numero delle visite pianificate e di quelle effettuate. Se è stata gestita la durata delle visite vengono inoltre esposte le righe con il numero di ore pianificate (in base ai valori standard per i tipi di servizi) e le reali ore effettuate. Vengono quindi calcolati: - la durata media delle visite, - la percentuale delle visite eseguite - l indice MTE, che equivale alla divisione tra la durata media delle visite effettuate e la durata media prevista. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Stampa riepilogo servizi generale È possibile impostare i campi presenti nella testata della maschera: Tipo riepilogo: a scelta tra - Generale

142 142 Manuale Operativo - Per supervisore - Per giro manutenzione Selezione generale/supervisore/giro di manutenzione: per effettuare selezioni specifiche in base al Tipo riepilogo impostato. In testata, sono presenti i pulsanti: Estrai per estrarre i dati in griglia; selezionando solo la cartella Semestrali viene visualizzata la situazione di tutte le visite legali:

143 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste In questo prospetto vengono evidenziate anche le visite che sono state anticipate, posticipate e quelle chiuse in modo forzato. Si calcola il totale delle visite chiuse e di quelle forzate, e quindi la percentuale delle visite effettuate. Excel per esportare i dati visualizzati in un foglio Excel; Stampa per stampare i dati visualizzati in griglia; Esci per abbandonare la funzione.

144 144 Manuale Operativo Stampa dettaglio servizi per tipologia Per estrarre ed estrapolare i servizi presenti in archivio, impostando diversi filtri, tra cui quello per tipologia di visita. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Stampa dettaglio servizi per tipologia Possono essere impostati i seguenti campi: Stato del servizio: a scelta tra: - Tutti - Aperto - Chiuso - Annullato Tipologia visita

145 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Codice supervisore Codice amministratore Codice cliente Giro manutenzione Impianto Estrarre solo servizi con note (flag): per i quali sono state impostate delle Note Ordinamento: per decidere l ordinamento con cui devono essere visualizzati i servizi nella griglia, scegliendo tra le seguenti opzioni: - Progressivo - Giro manut. - Tipo visita Da/ A mese Anno Al fine di ottimizzare l esposizione dei dati in griglia, nella sezione Visualizza denominazioni è possibile decidere di visualizzare o meno le informazioni relative a: In testata infine sono presenti i seguenti pulsanti: Estrai per estrarre i dati, in base ai filtri impostati; Excel per esportare i dati visualizzati in un foglio Excel; Stampa per stampare i dati visualizzati in griglia; Esci per abbandonare la funzione.

146 146 Manuale Operativo Esempio di Stampa dettaglio servizi per tipologia

147 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa controllo servizi Per estrarre tutti i servizi ancora aperti che, in base ad una Data di riferimento, risultano essere in ritardo rispetto all'originaria programmazione. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Stampa controllo servizi Possono essere impostati i seguenti campi: Data di riferimento in base alla quale si considera il servizio aperto o meno; Tipologia visita Codice supervisore Codice amministratore Codice cliente Giro manutenzione Impianto Calcolo ritardo su visita recente (flag): se attivo, il ritarto viene calcolato in base alla visita più recente; altrimenti, verrà calcolato sulla prima visita non effettuata. Questo perché si potrebbe veriricare il caso che una visita non è stata effettuata mentre è stata effettuata quella successiva. Al fine di ottimizzare l esposizione dei dati in griglia, nella sezione Visualizza denominazioni è possibile decidere di visualizzare o meno le informazioni relative a: In testata infine sono presenti i seguenti pulsanti: Estrai per estrarre i dati dei servizi, in base ai filtri impostati. Nella colonna Ritardo vengono calcolati i mesi di ritardo rispetto alla data di riferimento:

148 148 Manuale Operativo Excel per esportare i dati visualizzati in un foglio Excel; Stampa per stampare i dati visualizzati in griglia; Esci per abbandonare la funzione.

149 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa situazione servizi provvisori Per conoscere la situazione dei servizi provvisori ancora presenti nel foglio di manodopera. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Stampa situazione servizi provvisori In testata sono presenti i pulsanti Estrazione per tecnico per ordinare i dati per tecnico Estrazione per supervisore per ordinare i dati per supervisore. Inoltre sono presenti i campi: Tecnico/ Supervisore, in base al tipo di estrazione scelto, per selezionare dei nominativi in particolare; Selez. Multipla, per selezionare più servizi contemporaneamente. In testata infine sono presenti i seguenti pulsanti: Estrai per estrarre i dati, in base ai filtri impostati. Vengono riportati i riferimenti dei tecnici e dei giorni per i quali è stato impostato il servizio provvisorio Excel per esportare i dati visualizzati in un foglio Excel; Stampa per stampare i dati visualizzati in griglia; Esci per abbandonare la funzione.

150 150 Manuale Operativo Chiusura Servizi Manuali Per forzare la chiusura dei servizi nel caso in cui non devono essere effettuati. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Chiusura Servizi Manuali In testata sono presenti i campi: Codice impianto: per selezionare l impianto per il quale chiudere i servizi; Data chiusura: per impostare la data di chiusura dei servizi. In griglia bisognerà quindi selezionare i servizi da chiudere alla data impostata, indicandone il motivo nelle Note. In alternativa alla chiusura dei servizi legati ad un particolare impianto, nella sezione Chiusura automatica è possibile impostare che i servizi vengano chiusi in automatico, compilando i campi: fino alla data: per indicare fino a quale data considerare i servizi da chiudere in modo massivo; Note: (campo obbligatorio) per indicare il motivo per cui è si esegue l operazione. Impostati i filtri, premere il tasto Estrai per caricare i servizi aperti in griglia:

151 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste In fondo alla maschera sono presenti inoltre i pulsanti: Conferma per eseguire l aggiornamento; Seleziona tutto per selezionare tutti i servizi in modo massivo (altrimenti attivare il flag in corrispondenza della colonna Sel.); Pulisci per annullare l elaborazione senza uscire dalla maschera; Esci per abbandonare la funzione. I servizi chiusi in modo forzato verranno visualizzati su sfondo grigio nel Piano di manutenzione e, passando con il cursore del mouse sulla cella, viene evidenziato il motivo della chiusura, precedentemente indicato nelle Note

152 152 Manuale Operativo Chiusura servizi effettuati Per chiudere i servizi di un mese, per un determinato giro, in modo rapido e indipendente, in alternativa alla chiusura dalla funzione di compilazione del foglio di manodopera. Si accede alla funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Chiusura servizi effettuati In testata sono presenti i campi: Mese per impostare il mese per il quale si vogliono chiudere i servizi Lavora con anno precedente (2012) (flag): il flag è attivabile solo se si imposta il Mese di Dicembre Flag attivo: è possibile continuare a lavorare con l anno di lavoro attuale ma indicare che i servizi solo quelli di dicembre dell anno precedente cosi si evita di dover cambiare la data per chiudere i servizi;

153 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Flag disattivo: la funzione lavora (come di default) sul mese dell anno della data di elaborazione. Estrai anche servizi aperti di mesi precedenti (flag): se attivo, vengono estratti anche i servizi dei mesi precedenti ancora aperti, oltre a quelli previsti nel mese; Codice Giro: per selezionare un Giro in particolare; Codice Impianto: per selezionare un Impianto in particolare; Data Chiusura: per impostare la data di chiusura in modo da trasportarla automaticamente nelle righe della griglia, selezionandole con un doppio click del mouse. Impostando il campo, è sufficiente selezionare le righe che devono essere chiuse e in modo automatico viene compilata la data chiusura e selezionata la riga In alternativa, è possibile impostare la data nelle singole righe. Se i servizi non sono del tipo visita legale (cioè se non iniziano con VL), non è possibile indicare una data con un mese diverso da quello previsto; se si tenta di impostare una data diversa, viene visualizzato il messaggio seguente Le Visite Legali invece possono essere anticipate fino a 2 mesi prima; viene quindi anticipato tutto il piano successivo in modo che le visite legali restino distanziante di 6 mesi. Quando si anticipano visite semestrali, oltre alla sistemazione delle visite per l anno di decorrenza in corso, viene sempre creato l anno di decorrenza successivo; questo avviene perché la funzione di Rinnovo Piano Manutenzione si basa sempre sull anno precedente che, in casi come questo, verrebbe alterato nella frequenza a causa dell anticipo si otterrebbe una situazione non corretta. In questo modo essendo già effettuato il rinnovo, l impianto non verrà considerato nella funzione di rinnovo annuale.

154 154 Manuale Operativo Esempio Consideriamo l mpianto seguente (dalla funzione di Variazione piano di manutenzione). Supponiamo che la visita di luglio sia stata anticipata a giugno. Quando impostiamo la Data Chiusura, il programma ci avverte, attraverso il seguente messaggio, che si tratta di un periodo precedente e che quindi dovrà essere ridefinito il piano successivo Richiamando quindi l impianto dalla funzione di Variazione piano di manutenzione, vediamo che la situazione è stata aggiornata: L ultima visita dell anno è stata spostata pertanto da ottobre a settembre. È stato creato in automatico un rinnovo per l anno di decorrenza 2013, fissando come prima visita dicembre 2012 e poi quelle successive, scadenziate dalla periodicità prevista per l impianto (in questo caso trimestrale).

155 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Se il mese della Data Chiusura coincide con quello inserito nel campo Mese si può digitare solo il numero del giorno e, premendo Invio, viene compilata automaticamente la data completa Ordinamento: per definire la modalità con cui vengono ordinati gli impianti estratti in griglia, scegliendo tra le seguenti opzioni: Esempio di estrazione con Ordinamento per Codice impianto In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma : per confermare l elaborazione visualizzata: i servizi verranno chiusi in base alle date inserite; Pulisci : per annullare l elaborazione senza uscire dalla maschera; Estrai : per estrarre i dati in base ai filtri impostati; Sel. Tutto : per selezionare tutte le righe visualizzate in griglia. Il pulsante deve essere utilizzato, in particolare, nel caso in cui non sia stato attivato il flag Data Chiusura: in tal caso, dopo aver impostato le date nei singoli servizi, premere il tasto per selezionare tutte le righe; Esci : per abbandonare la funzione. Se viene gestita la Durata dei servizi, si dovrà impostare il tempo dedicato. Si possono indicareopzionalmente delle Note Chiusura, al fine di ricordare alcune particolarità del servizio che potranno essere utili in futuro

156 156 Manuale Operativo Manutenzione giri Per gestire in modo rapido i casi un cui il giro di manutenzione viene spostato ad un altro tecnico oppure i casi in cui una parte di impianti viene spostata in un altro giro di manutenzione. Si accede alla nuova funzione dal menù Assistenza Manutenzione Programmata Manutenzione giri All ingresso della funzione viene caricata la lista dei tecnici attivi con il codice del giro assegnato. Nelle colonne Giro 1 e Giro 2 vengono riportati solo gli ultimi quattro caratteri del giro, poichè i primi 4 non sono significativi per convenzione. Sono disponibili i seguenti pulsanti: - Cambio tecnico per giro : per spostare un giro da un tecnico ad un altro

157 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Si imposta il Codice giro di partenza e viene visualizzato il Tecnico attuale assegnato. Si imposta quindi il Nuovo tecnico e vengono visualizzati i due possibili giri assegnati. Si specifica infine se il giro da assegnare deve essere quello Principale o quello Secondario Premendo il tasto Conferma vengono aggiornate tutte le tabelle (compresi i servizi aperti) in modo da assegnare il giro al nuovo tecnico. Nella maschera iniziale, al termine del cambio, il giro si sarà spostato sul TECNICO 03, mentre per il TECNICO 01 non è più impostato quel giro. - Spostamento di singoli impianti in un altro giro : con questa opzione è possibile spostare gli impianti da un giro ad un altro nel caso in cui deve essere spostata solo una parte di impianti.

158 158 Manuale Operativo Si deve impostare il giro di partenza nel campo Codice giro e quello di arrivo nel campo NUOVO Codice giro. Con il pulsante Estrai vengono visualizzati tutti gli impianti legati al giro di partenza: L utente potrà quindi selezionare i singoli impianti che devono essere trasferiti al nuovo giro. Premendo su Conferma vengono aggiornati la tabella degli impianti e i servizi ancora aperti. Nell esempio, al giro iniziale rimarrà quindi allocato un singolo impianto.

159 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste MENÙ CHIUSURA PERIODO L esigenza di redigere dei bilanci e delle situazioni contabili a livello mensile, richiede la registrazione di movimenti extracontabili mese per mese quali ad esempio la rilevazione dei ratei e riscontri sui contratti di manutenzione che normalmente vengono fatturati anticipatamente.

160 160 Manuale Operativo 8.1 Movimenti contabili chiusura mese La funzione gestisce e definisce la prima nota extracontabile da imputare alla fine di ogni mese prima di chiudere il periodo. Ricordiamo che la chiusura dell esercizio non può contenere PN extracontabili. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Voci Movimenti Contabili chiusura periodo Maschera per la definizione delle PN La maschera consente di definire la struttura delle registrazioni, indicando quindi i conti contabili ed il relativo segno (Dare/Avere) e la fonte dalla quale prelevare gli importi contabili scegliendo tra: Flag Apertura per leggere i dati dai movimenti del bilancio di apertura. Formula per leggere i dati generati dai reports RU di fine periodo (nel relativo campo del report). Il dato deve essere selezionato tra i valori presenti in lista.

161 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Generazione movimenti di chiusura mese La funzione permette di visualizzare e poi registrare le PN extracontabili automatiche previste dalla procedura prima di chiudere il periodo. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Generazione movimenti contabili chiusura periodo L opzione Registrazione Definitiva è attiva solo per il mese di fine esercizio. Eventuali altre PN extracontabili di chiusura possono essere inserite nel menù Contabilità Scritture Extracontabili e richiamabili per la duplica ad ogni fine mese. Per poter registrare delle nuove operazioni contabili, è possibile utilizzare la funzione di duplicazione: entrare nella funzione di prima nota, premere sul pulsante Duplica, selezionare il movimento da duplicare, quindi premere il tasto Invio per inserire la nuova data; compilare la griglia della registrazione e confermare.

162 162 Manuale Operativo 8.3 Ripartizione centri di costo contabilità analitica La funzione consente di ripartire le registrazioni contabili (che sono state effettuate nel mese sempre sul centro di costo generico da ripartire) attribuendo i valori ai vari centri di costo effettivi: 1. nuovi impianti 2. grandi riparazioni 3. manutenzione e interventi La ripartizione è basata sulle percentuali indicate nella tabella Riclassificazione del piano dei conti nel menù Archivi. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Ripartizione centri di costo contabilità analitica La ripartizione va eseguita prima della chiusura del periodo per ottenere la corretta ripartizione fra i centri di costo sul rapporto di gestione.

163 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Stampa Dati di Fine Periodo La funzione Stampa Dati di Fine Periodo consente di elaborare i Report previsti per ogni fine periodo: è possibile in tutto o in parte effettuare l elaborazione senza eseguire la stampa, oppure elaborare tutto ed eseguire la stampa (su file Pdf o Excel o su carta). Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Stampa Dati di Fine Periodo L elaborazione è necessaria per determinare gli importi da estrarre per la successiva gestione del fine periodo. Anche se alcuni report sono stampabili solamente per periodi parziali (da a ), per la gestione dei dati rush di fine mese i dati sono comunque calcolati sempre a fine mese (come da colonna periodo considerato ). Nel caso di modifiche, è necessario rielaborare i report di fine periodo al fine di visualizzare le modifiche apportate sia sul rapporto di gestione sia nelle PN automatiche extracontabili. Il pulsante Ristampa permette la ristampa dei report di periodi precedenti già chiusi senza rielaborare i dati. La ristampa estrae il report senza rielaborare i dati anche quando il periodo è aperto. Tutte le registrazioni contabili che avvengono con data 31 dicembre dopo la chiusura del periodo 12, ai fini del rapporto di gestione, sono effettuate in gennaio retrodatate sul bilancio civilistico dell anno precedente. L insieme di tutte queste registrazioni, che vanno avanti fino alla chiusura definitiva del bilancio civilistico (per es. in Aprile), viene convenzionalmente denominato 13 periodo dell esercizio in chiusura. Tale periodo agli effetti del rapporto di gestione dovrà essere considerato assieme al primo periodo del nuovo anno. I report possono essere utilizzati assieme al rapporto di gestione per avere la situazione completa dei dati sensibili caricati nel sistema. Il rapporto di gestione fornisce i dati relativi al bilancio di verifica completo della società in forma analitica o sintetica.

164 164 Manuale Operativo I report esaminano per gruppi i dati gestionali più importanti: Inoltre: Ordini clienti e commesse: report RU1, RU2, RU3, RU4 Parco contratti e impianti in manutenzioni: RU5, RU6 Gestione Ore e Personale: RU7 Analisi clienti e fornitori: RU8, RU9, RU10 RU3: calcola i lavori in corso e il conto anticipi clienti utili per la chiusura di bilancio RU5 può essere elaborato con i canoni aggiornati oppure ad una data precedente RU5 nell ultima pagina compare la situazione degli impianti in Lifs alla data RU6: calcola i ratei e risconti di manutenzione utili per il bilancio RU6 le fatture non contabilizzate non rilevano agli effetti del calcolo del ricavo sul report 8.5 Gestione Dati di fine periodo La funzione (denominata gestione dati di rush) consente di visualizzare ed eventualmente modificare i dati estratti dai report di fine mese. A seguito della conferma, i dati confluiscono sul rapporto di gestione a fine mese, che è il risultato finale delle procedure di chiusura del periodo. Dopo la chiusura del mese i dati non sono più modificabili; i report, quindi sono solo ristampabili, ma non ricalcolabili. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Gestione dati di fine periodo La funzione consente eventualmente di modificare i valori calcolati automaticamente abilitando il flag Manuale.

165 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Controllo chiusura fine mese La funzione permette di ottenere un report di controllo da esaminare prima di chiudere il mese per verificare la completezza dei dati inseriti e la corretta gestione di tutte le elaborazioni previste prima di chiudere il periodo. Anche se il calendario di chiusura può essere diverso ad ogni fine mese, le elaborazioni da fare e la completezza dei dati inseriti è fondamentale per l attendibilità del rapporto di gestione che si ottiene solo dopo la chiusura del periodo. L attivazione del flag Chiusa indica che l operazione è stata controllata. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Controllo Chiusura Mese In dettaglio: 1. Fatturazione dei lavori e delle consegne: verifica che tutti gli interventi fatturabili siano stati fatturati e contabilizzati. Ovvero che nel sistema tutti gli interventi fatturabili inseriti alla data siano stati trasformati in DDT e fatturati. Che tutti i canoni di manutenzioni siano stati fatturati, che le commesse fatturate al 100% siano in chiusura, che le commesse inserite siano fatturate in acconto ed infine che tutte le fatture emesse siano state imputate in contabilità. 2. Registrazione movimenti banca: verifica che tutte le distinte effetti siano state confermate e presentate in banca. 3. Ricevimento merci in attesa di fattura: verifica che per tutti gli ordini fornitori in corso per le merci o i servizi ricevuti alla data (con DDT), sia stata contabilizzata la corrispondente fattura passiva. Per ottenere risultati attendibili occorre gestire i fornitori utilizzando la funzione degli ordini d acquisto e del ricevimento merci. 4. Registrazione ordini acquisiti: il controllo è manuale. 5. Inserimento delle ore del mese in chiusura: controlla e visualizza se le ore dirette dei fogli di presenza del mese siano state contabilizzate e valorizzate, con la tariffa oraria inserita per ciascun tecnico (dipendente) della società. E che i fogli di presenza siano stati inviati al consulente delle paghe. 6. Inserimento delle paghe e stipendi del mese precedente: controlla e fa vedere se i dati di cedolino relativi al mese precedente sono stati inseriti e contabilizzati. 7. Inserimento delle date di chiusura delle commesse: il controllo è manuale.

166 166 Manuale Operativo 8. Controllo di congruità Budget per le commesse in chiusura nel mese, o già chiuse nei mesi precedenti. 9. Calcolo IVA fine mese: che il calcolo sia stato fatto per il mese in chiusura (fa eccezione dicembre che sposta la chiusura IVA al 13 mese) 10. Registrazione PN extracontabili: stampa il bilancino per conto delle PN extracontabili confermate e imputate per ultime 11. Ripartizione RIP a centri di costo e Centri di costo mancanti: verifica se sono presenti movimenti ancora da ripartire o con centri di costo mancanti. 12. Chiusura e stampa dei libri IVA di fine mese precedente 13. Controllo coerenza dei conti ricavi nelle fatture attive: controlla che i conti ricavo siano corretti se nuove vendite, grandi riparazioni, canoni di assistenza, interventi o piccole riparazioni. 14. Invio in sede dei rapporti di gestione e dei database aggiornati (utilizzata solo in caso di installazioni di database periferici) 15. Rilevazione Servizi provvisori per i giri di manutenzione In fondo alla maschera è presente il pulsante Chiusura mese contabile che consente di effettuare la chiusura del periodo contabile di riferimento: tale pulsante è attivo solamente nel caso in cui tutti i punti di controllo ed il libro IVA hanno attivato il flag Chiusa e che siano stati generati i movimenti extracontabili di fine periodo.

167 ASCENSORI: Gestione Aziende Ascensoriste Voci e stampa del controllo di gestione La funzione consente di creare, variare, eliminare le righe del rapporto di gestione. Per ogni voce inserita è possibile indicare delle macrovoci di ulteriore dettaglio relativi alla voce cui fanno riferimento. Ogni riga fa riferimento a una sezione particolare del rapporto di gestione con un proprio totale. Ciascuna voce/riga del rapporto di gestione raggruppa il saldo di uno o più conti del piano dei conti (mediante la tabella di riclassificazione PdC), oppure fa riferimento a un dato di rush ricavato dai report di fine periodo. Si accede alla funzione dal menù Chiusura Periodo Voci Rapporto di Gestione La Stampa rapporto di gestione consente di ottenere un prospetto relativo all andamento aziendale contenente i dati di bilancio validi per il periodo (di esercizio o infrannuali), più i dati statistici relativi all attività in corso (dati di rush). I dati sono aggiornati alla chiusura del mese di riferimento.