NOTE OPERATIVE del 28/11/2016
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- Norma Pastore
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1 INFOSCHOOL, Gruppo SPAGGIARI Segreteria Digitale e Registro Unico Fatture: Fatture elettroniche: Protocollazione, tenuta del Registro, Conservazione sostitutiva NOTE OPERATIVE del 28/11/2016 SOMMARIO 1. FINALITÀ E PRESUPPOSTI PROTOCOLLAZIONE Caricamento MANUALE delle Fatture su Segreteria Digitale Caricamento AUTOMATICO delle Fatture su SDG TENUTA DEL REGISTRO SU REGISTRO UNICO FATTURE Impostazione dei parametri per l'import da SDG Import delle fatture caricate su SDG INVIO IN CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Export file XML/P7M a Segreteria Digitale Invio a SDG dei dati di registrazione delle Fatture...12 RUF SDG Note operative del 28/11/2016
2 1. Finalità e presupposti Le note operative di seguito riportate descrivono il processo di protocollazione su Segreteria Digitale (SDG) delle fatture elettroniche scaricate da SIDI, della registrazione delle stesse sul programma INFOSCHOOL Registro Unico Fatture (RUF), dell invio dei dati di registrazione a Segreteria Digitale per la conservazione sostitutiva.
3 2. Protocollazione 2.1 Caricamento MANUALE delle Fatture su Segreteria Digitale Salvare le fatture in formato xml.p7m/.zip sulla su una cartella qualsiasi a piacimento. Entrare su Segreteria Digitale, sul menu Documenti in Entrata / Fatture, premere il pulsante + Inserisci e caricare uno ad uno i file scaricati da SIDI. Sul campo Tipo documento impostare il tipo Fattura elettronica. Spuntare l'opzione "usa sempre questo tipo documento per le fatture", cliccare su Carica fattura. Procedere quindi con la protocollazione, per le modalità operative si rimanda alle FAQ online di Segreteria Digitale. In alternativa al Tipo documento Fattura elettronica, è possibile indicare un qualsiasi altro Tipo documento definito dalla scuola (menu Organizza /Tipi documento) a condizione che abbia Classe/Unità di conservazione Fatturazione elettronica passiva.
4 2.2 Caricamento AUTOMATICO delle Fatture su SDG N.B. Per abilitare la modalità automatica è necessario aver importato almeno una fattura in modalità manuale. Salvare le fatture in formato xml.p7m/.zip sulla cartella SegreteriaDigitale\Fatture del GREENSERVER. Le fatture vengono caricate automaticamente su Segreteria Digitale e risultano disponibili su Documenti in Entrata / Fatture. Procedere quindi con la protocollazione, per le modalità operative si rimanda alle FAQ online di Segreteria Digitale.
5 3. Tenuta del REGISTRO su Registro Unico Fatture 3.1 Impostazione dei parametri per l'import da SDG Entrare nel programma Registro Unico Fatture e impostare i parametri nel menu Segreteria Digitale / Parametri. Parametri: Codice SPAGGIARI: codice scuola di acceso a Segreteria Digitale. Account (Username e Password) sono registrati nella Scheda Cliente cartacea consegnata alla scuola dal personale SPAGGIARI incaricato dell'installazione del GREENSERVER (server di Segreteria Digitale). In particolare va riportata la login e password dell'account Robot come evidenziato nell'immagine seguente.
6 Oppure sulla Scheda Cliente. Compilare il campo Indirizzo internet web server premendo il pulsante Indirizzo di default.
7 3.2 Import delle fatture caricate su SDG Import Fatture da SDG visualizza e chiede conferma per l'importazione delle fatture disponibili su SDG. Propone tutte le fatture di SDG non ancora registrate sul Registro Unico Fatture, sia che siano già state protocollate che non (siano quindi ancora in Documenti in Entrata, Fatture). E' possibile visualizzare la fattura.
8 Premere OK per avviare la procedura di importazione delle fatture in elenco (nell'esempio 14 fatture). Di seguito il programma propone una ad una le fatture da importare con la solita maschera di importazione che visualizza/ chiede l'inserimento di Fornitore, CIG, CUP. Compilare i campi e confermare con OK oppure premere Annulla per non importare la fattura e passare alla fattura successiva.
9 Se le fatture importate sono già protocollate su SDG, nei dati del Registro compare anche il numero di protocollo. Se le fatture importate non sono ancora protocollate, dopo la protocollazione su Segreteria Digitale, entrare nel programma Registro Unico Fatture. All'avvio il programma importa automaticamente il numero di protocollo delle fatture registrate. E' possibile forzare l'importazione del numero di protocollo registrato su Segreteria Digitale lanciando la funzione Scarica Num Protocollo da SDG.
10 4. Invio in conservazione sostitutiva 4.1 Export file XML/P7M a Segreteria Digitale Con questa funzione è possibile passare a Segreteria Digitale eventuali fatture caricate su Registro Unico Fatture, file XML firmati digitalmente (P7M), non presenti su Segreteria Digitale. Selezionare l'anno di interesse, premere il pulsante OK. Salvare i file sulla cartella Fatture del GREEN- SERVER (\\Greenserver\SegreteriaDigitale\Fatture). Così facendo le fatture vengono caricate automaticamente in Segreteria Digitale. Le fatture sono disponibili su Documenti in Entrata / Fatture. Per poter essere inviate in conservazione devono essere completate con una serie di dati che possono essere recuperati da Registro Unico Fatture mediante la funzione Completa dati in SDG, come descritto nel paragrafo successivo.
11 4.2 Invio a SDG dei dati di registrazione delle Fatture Completa dati in SDG passa a Segreteria Digitale i dati di registrazione della fattura necessari per l invio in conservazione sostitutiva delle fatture. In particolare vengono inviati i seguenti dati a corredo della fattura: Numero registro, Data registro, Numero protocollo, Data protocollo, Registro a 4 mesi (se si tratta di un Registro a 4 mesi) dati obbligatori ai fine della conservazione. Pagata, Data di pagamento, Estremi impegno dati facoltativi ai fini della conservazione. Selezionare il periodo di interesse, indicare il codice fiscale dell'istituto quindi premere OK per confermare l'invio dei dati a Segreteria Digitale. Accedere quindi a Segreteria Digitale con l'operatore abilitato al completamento delle fatture:
12 Andare su I miei archivi / archiviazione digitale / in alto a destra su Documenti / in alto a destra su Completa fatture. Nella sezione Completate appare l'elenco delle fatture che hanno tutti i dati richiesti per l'invio in conservazione. Per queste fatture si può quindi procedere con l'invio in conservazione sostitutiva operando sul menu I miei archivi / Archiviazione digitale / Documenti. Per le modalità operative si rimanda alle FAQ online di Segreteria Digitale.
13 Nella sezione Da Completare, appare l'elenco delle fatture incomplete. Premere su Imposta operatore e titolario per assegnare a tutte le fatture della sezione la stessa classificazione e lo stesso operatore (nome e cognome di chi ha protocollato). Premere sul pulsante Completa per inserire/modificare i dati a corredo della fattura.
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