ISTRUZIONE OPERATIVA 09 Inserimento dati in EM.Ma WEB da parte di operatori autorizzati delle postazioni territoriali MSA/MSI/MSB
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- Alice Campana
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1 ISTRUZIONE OPERATIVA 09 Inserimento dati in EM.Ma WEB da parte di operatori autorizzati delle postazioni territoriali MSA/MSI/MSB 1. Premessa La presente Istruzione Operativa definisce le modalità di inserimento di dati in EM.Ma WEB da parte di operatori autorizzati nell ambito delle postazioni territoriali MSA/MSI/MSB della provincia di Brescia. EmmaWeb è un applicazione web, o webapp. Si tratta di una espressione impiegata nell'ambito del software engineering, che descrive un'applicazione accessibile via web per mezzo di un network (es. una rete intranet) o attraverso la rete internet. Essa rappresenta l evoluzione delle prime postazioni remote di tipo client - server e deve la sua efficacia alla possibilità, per un client generico, di accedere a funzioni applicative utilizzando come terminale normali web browser. L applicazione riproduce le funzioni di una postazione operatore di Centrale Operativa (COEU) (client) e permette all operatore web, in base ai privilegi di accesso: di inserire dati e informazioni relativi agli eventi, alle missioni e ai pazienti di accedere alla gestione degli enti, dei mezzi e delle risorse del territorio 2. Documenti di riferimento Documento 12 Utilizzo del sistema informatico per la gestione degli eventi Procedura 09 Gestione della documentazione sanitaria Istruzione operativa 07 Istruzioni per la compilazione della Scheda Paziente di EMMA - STROKE, SCA e ACC/DP. 3. Responsabilità L Istruzione Operativa dovrà essere applicata da: Operatore di COEU L operatore della Centrale è responsabile della verifica e del controllo sul corretto inserimento dei dati nel sistema informatico della Centrale Operativa 118 di Brescia e della conseguente informazione in merito all utilizzo dei mezzi di soccorso presenti sul territorio. Infermiere e/o soccorritore autorizzato all accesso L infermiere e/o il soccorritore autorizzati all accesso sono responsabili del corretto inserimento dei dati nel sistema informatico della Centrale Operativa 118 di Brescia. Ad ogni inizio turno dovranno provvedere ad attivare il mezzo e inserire l equipaggio e l eventuale cambio di convenzione. IO 09 Inserimento dati in EMMA Web da parte di operatori autorizzati delle postazioni territoriali MSA/MSI/MSB Rev. 02 del 20/04/2013 Pagina 1 di 16 Redazione: A Poinelli Verifica: R. Rizzini Approvazione: C. Mare
2 4. Definizioni e abbreviazioni Inserire tutte le definizioni e le abbreviazioni utilizzate nella procedura. AREU DA = Azienda Regionale Emergenza Urgenza = Direzione Aziendale CO 118 = Centrale Operativa 118 MSA MSI MSB VLV = Mezzo di Soccorso Avanzato = Mezzo di Soccorso Intermedio = Mezzo di Soccorso di Base = Veicolo Leggero Veloce (MSA, MSI, MSB con nfermiere) 5. Istruzione Operativa Indice a) Premessa b) Sequenza Operativa c) Compilazione scheda missione d) Compilazione scheda paziente a) Premessa Lo scopo della Procedura Operativa consiste nell inserimento di dati nel sistema informatico della Centrale Operativa. Per questo motivo il mezzo di soccorso, l equipaggio e l eventuale cambio di convenzione dovranno essere inseriti ad ogni inizio turno. La postazione di lavoro, costituita da un personal computer, deve essere collocata in un locale accessibile e presidiato, adiacente ai telefoni dedicati alla COEU. Il computer deve essere sempre acceso e l applicazione EM.Ma WEB attiva e collegata tramite l utenza di postazione assegnata. Lo spegnimento della postazione per manutenzione o per guasto deve essere comunicato tempestivamente alla COEU. Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 2 di 16
3 FASI AZIONI RESPONSABILITA 1. Inizio turno 2. Inizio turno 3. Inizio turno 4. Verifica e gestione 1. Apertura connessione a EMMA WEB 2. attivazione mezzo stato LIBERO e verifica stazionamento e inserimento equipaggio 3.verifica stato e inserimento convenzione del mezzo che prende servizio. 4. Infermiere in turno in centrale operativa controlla periodicamente i mezzi nel data base 1. Stazionamento mezzi 2. Stazionamento mezzi 3. Stazionamento mezzi 4.Infermiere Centrale Operativa 118 Brescia I criteri di acceso al sistema sono regolati da login e password, che definiscono il gruppo di appartenenza, il ruolo assegnato e le funzioni utilizzabili dall utenza specifica. Figura 1 - Esempio di criteri di accesso. Attualmente per la provincia di Brescia non è attiva la Centrale della Continuità Assistenziale. Il gruppo definisce l area di appartenenza: EM.Ma Web può coesistere con aree di attività diverse che afferiscono alla stessa base dati, un esempio è l interazione tra 118 e Continuità Assistenziale. In previsione dell afferenza di più AAT a un'unica COEU/SOREU, il gruppo deve obbligatoriamente definire la AAT di appartenenza. Dal gruppo viene definito il ruolo, ovvero la posizione funzionale rispetto al gruppo. Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 3 di 16
4 Figura 2 - Ruoli per AAT Infine, vengono definite le funzioni dei ruoli, cioè cosa può o non può fare o vedere l utente finale. Ciò in base alla sua identificazione nel sistema (login) a cui sono associati specifici privilegi. Le opzioni sono essenzialmente: poter vedere e modificare (lettura e scrittura) poter vedere e non modificare (sola lettura) non poter vedere Queste opzioni possono essere applicate, per esempio: alla modalità di accesso (l utente vede solo gli eventi assegnati all ente di appartenenza o agli stazionamenti abilitati) ad intere sezioni (l utente non ha la possibilità di vedere le note evento o la scheda evento) ad aree della sezione (l utente non ha la possibilità di vedere una sezione specifica) della scheda paziente (es. il folder MSA all utenza MSB) ai singoli campi (l utente non ha la possibilità di vedere il numero del chiamante) ad intere funzioni (l utente non ha la possibilità di accedere alle missioni chiuse da oltre 24 ore) Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 4 di 16
5 b) Sequenza Operativa Si prosegue ciccando su continuare con sito WEB N.B. La password deve essere custodita e non accessibile ai soggetti non autorizzati. Il sistema co9ntiene dati sensibili. Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 5 di 16
6 il personale, ad ogni inizio turno (per evitare la disconnessione automatica), deve effettuare l accesso alla postazione inserendo login e password di postazione e lasciare attivo emma WEB con la connessione attiva. Il personale, ad ogni fine turno, deve disconnettere l accesso alla postazione L applicazione corretta della procedura permette di evitare i periodici blocchi delle postazioni (scadenza delle credenziali internet ogni 12 ore). Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 6 di 16
7 LO STATO DEL MEZZO DEVE ESSERE LIBERO QUANDO IL MEZZO E OPERATIVO IN SEDE (DIVERSAMENTE LA CO 118 NON POTRA ATTIVARE IL MEZZO, PERCHE NON VISIBILE (freccia gialla). Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 7 di 16
8 SE IL MEZZO NON E OPERATIVO E NECESSARIO CAMBIARNE LO STATO CON INDISPONIBILE Cliccando su questo campo( freccia VERDE) si modifica la CONVENZIONE, quindi salvare con tasto apposito VERIFICARE CHE LO STAZIONAMENTO CHE SIA QUELLO DOVE CI SI TROVA (freccia rossa). Se non fosse così chiamare la Centrale Operativa inserire l EQUIPAGGIO con la qualifica e tipo di dipendenza dall ente TUTTI I CALENDARI DEGLI STAZIONAMENTI VERRANNO CANCELLATI DALLA DATA CONCORDATA, E L UNICA MODALITA DI SEGNALARE ALLA C.O. 118 BRESCIA LA VOSTRA OPERATIVITA SARA REGISTRARLA VIA WEB. ATTENZIONE CHE IL MEZZO SIA LIBERO IN SEDE. CONVENZIONI CHE DURANTE LA GIORNATA SUBISCONO MODIFICHE vanno effettuate AL MOMENTO DEL CAMBIO EFFETTIVO E NON DOPO. IN BASE AL TURNO INSERIRE LA CONVENZIONE DELLO STAZIONAMENTO H24 AED mezzo di base in convenzione continuative con 3 soccorritori H12 AED_2 mezzo di base in convenzione continuative con 2 soccorritori H12 AED_2# mezzo di base in convenzione continuative con 2 soccorritori con 3 soccorritori certificati per tutto il turno di servizio. GET_AED mezzo in convenzione a gettone con DAE. GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione SUPPLEMENTARE della CO118 Pur mantenendo le caratteristiche economiche ed operative di un mezzo a gettone, l E/O/A titolare di convenzione continuativa non H24 fornisce un mezzo nella restante fascia oraria per cui non e convenzionata GET_AGGIUNTIVO mezzo in convenzione a gettone con DAE richiesto per esigenze dalla CO 118 GET_REPERIBILE mezzo in convenzione a gettone con DAE con personale reperibile Mezzo convenzionato a gettone con equipaggio reperibile. Le modalità operative di allertamento possono essere differenti (radio, cicalini, telefoni) H12 AED mezzo di base in convenzione continuativa H12 GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione della CO118 H12 GET_DISPOSIZIONE mezzo in convenzione a gettone con DAE a disposizione della CO118 ALS_H24 mezzo ALS in convenzione continuativa con a bordo med. Inf. e autista (sia ambulanza che automobile) ALS_H12 mezzo ALS in convenzione continuativa con a bordo med. Inf. e autista (sia ambulanza che automobile) H12_IP mezzo con a bordo infermiere in convenzione h12 non abilitato MSI (sia Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 8 di 16
9 ambulanza che automobile) H24 IP mezzo con a bordo infermiere in convenzione h 12 non abilitato MSI (sia ambulanza che automobile) MSI_H12 mezzo con a bordo infermiere con abilitazione MSI livello A h 12 MSI_H24 mezzo con a bordo infermiere con abilitazione MSI livello A h 24 ELISOCCORSO elisoccorso CNSAS convenzione Corpo Nazionale Soccorso Alpino ALTRO 118 Mezzo di altro 118 convenzionato con la CO di competenza territoriale $-SPECIALE situazioni particolari che non rientrano nelle convenzioni sopra citate Una volta terminata la missione, l operatore EmmaWeb è tenuto a effettuare la chiusura della missione. c) Compilazione della Scheda missione Questa attività, comune per tutti le tipologie di mezzo di soccorso (MSB, MSA, MSI), è obbligatoria. Dovranno essere effettuate le seguenti attività: controllo della correttezza e della completezza degli orari pervenuti tramite il sistema radio(se inviati correttamente da non modificare) inserimento degli orari se il mezzo non è dotato di apparato radio(da inserire) controllo della correttezza dell ospedale di destinazione1(se discordante tel centrale operativa 118) controllo della correttezza del codice di trasporto( se discordante tel co 118) controllo della correttezza dell esito missione ( se discordante tel co 118) inserimento del numero di chilometri percorsi compilazione della sezione relativa all equipaggio, riportando qualifica, rapporto amministrativo con l ente di appartenenza (dipendente, volontario), cognome e nome d) Compilazione della Scheda paziente Compilazione prevista per l utente soccorritore Il compilatore della Relazione di soccorso MSB è responsabile dell inserimento, all interno di EmmaWeb, dei dati e delle informazioni riportati nella stessa. 1 Criticità Scheda missione Orari: non vengono rilevati manualmente Tratte: rimozione delle tratte per le missioni che non esitano ospedale, attualmente funzione non abilitata (responsabilità della COEU/SOREU) Destinazione: se non corretta non hanno la possibilità di modificarla (responsabilità della COEU/SOREU) Esito missione: se non corretta non hanno la possibilità di modificarla (responsabilità della COEU/SOREU) Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 9 di 16
10 Dati anagrafici Per i MSB è prevista la compilazione della sezione anagrafica (folder Paziente), se non già compilata: cognome, nome data di nascita (se non nota, inserire solo l età) sesso residenza abitazione e/o residenza se diverse (se coincidenti può essere utilizzata la funzione di compilazione automatica) Se il dato non è noto, dovrà essere inserito il termine sconosciuto. In caso di discordanza tra i dati presenti nella Scheda paziente e quelli acquisiti dall equipaggio del MSB e inseriti nella Relazione di soccorso MSB sono questi da inserire. In caso di dubbi l equipaggio dovrà contattare la COEU/SOREU al fine di confrontarsi rispetto alla correttezza dei dati raccolti. La compilazione di questi campi è obbligatoria. Informazione di carattere sanitario I dati e le informazioni contenuti nella Relazione di soccorso MSB devono essere riportati nelle seguenti sezioni: Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 10 di 16
11 Associazione Trauma associazione Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 11 di 16
12 I campi contenuti nelle sezioni sopra citate sono coincidenti con quelli della Relazione di soccorso MSB regionale. Le sezioni sono visibili solo nella versione EmmaWeb e non in EmMa I dati e le informazioni inseriti vengono memorizzati nel database e sono resi disponibili alla COEU/SOREU tramite un allegato.pdf che viene generato nel momento in cui viene salvata la sezione Tale modalità operativa presenta due vantaggi: il formato e la logica di compilazione ricalcano quelli previsti per la Relazione cartacea e non richiedono impegno formativo la compilazione di sezioni distinte rispetto a quanto compilato dalla COEU/SOREU annulla verosimilmente il rischio di modifica dei dati già inseriti, distinguendo esplicitamente gli ambiti Resta la compilazione del folder ACC-DP Campi da compilare a carico di tutti gli equipaggi senza distinzione di qualifica: evento presunto si intende il tipo di evento, finestra già preimpostata evento testimoniato, (si ricorda che solo se presente personale di soccorso viene Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 12 di 16
13 classificato come testimoniato) finestra preimpostata RCP in atto, si intende all arrivo dei soccorritori PAD: SI solo se è stato posizionato un defibrillatore nelle (esempio: IVECO, campi tennis castello palestra virgin ecc) MSB data ora registrazione si intende la data in cui il personale in centrale operativa viene messa cliccando al momento della prima comunicazione tra MSB e centrale operativa operatore al termine delle operazioni andrà segnalato nome e cognome dell abilitato DAE iniziata RCP si-no nei casi previsti dalla legge può essere no va registrato nel campo non sottoposto RCP il motivo effettivo esito 1 analisi-shock (indicato non indicato) se ha scaricato o no ( sono 4 in base al protocollo scelto dalla centrale operativa) numero scariche potrebbe essere che il defibrillatore effettua più analisi in attesa MSA o protocolli differenti e viene registrato n effettivo di scariche TEMPI Campi comuni a tutti gli equipaggi anche quando la defibrillazione viene effettuata in modalità manuale: è fondamentale cercare di avere dei riferimenti precisi sulla tempistica gli stati del mezzo inviati via radio, se inviati correttamente, possono essere di aiuto, è auspicabile la sincronizzazione degli orologi sull orario preso T1 tempo collasso: la sua compilazione è possibile solo se nell intervista fatta agli astanti si chiede da quanto tempo è avvenuto l evento, con riferimento al tempo rispetto la chiamata di soccorso (dopo quanto tempo) qualora non fosse possibile risalire al tempo lasciare il campo in bianco T2 arrivo sul paziente, con particolare riferimento allo stop dell ambulanza (invio di stato dal sistema radio+ minuti. Esempio 3 minuti riferiti da personale ambulanza) T3 inizio RCP/ACLS orario dato dal mezzo rispetto all arrivo in posto T4 viene inserito l orario fornito dai soccorritori T5 viene inserito l orario fornito dai soccorritori T6 primo shock effettuato con orario T7 spegnimento del DAE rifacendosi all orario effettivo T8 fine RCP/ACLS può coincidere con ora di constatazione, oppure alla consegna del pz in pronto soccorso Compilazione prevista per il personale sanitario del MSA/MSI Il compilatore della Relazione di soccorso MSA/MSI è responsabile dell inserimento, all interno di EmmaWeb, dei dati e delle informazioni riportati nella stessa. Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 13 di 16
14 Dati anagrafici Per gli MSA/MSI è prevista la compilazione della sezione anagrafica (folder Paziente), se non già compilata: cognome, nome data di nascita (se non nota, inserire solo l età) sesso residenza abitazione e/o residenza se diverse (se coincidenti può essere utilizzata la funzione di compilazione automatica) Se il dato non è noto, dovrà essere inserito il termine sconosciuto. In caso di discordanza tra i dati presenti nella Scheda paziente e quelli acquisiti dall equipaggio del MSA/MSI e inseriti nella Relazione di soccorso MSA/MSI, lo stesso equipaggio dovrà contattare la COEU/SOREU al fine di confrontarsi rispetto alla correttezza dei dati raccolti. La compilazione di questi campi è obbligatoria. Patologia prevalente e diagnosi presunta I criteri di compilazione dei campi relativi alla patologia prevalente e alla diagnosi presunta sono descritti nella nota del Direttore Sanitario AREU, Prot. 820, del , che riprende la IOP 07 Istruzioni per la compilazione della Scheda Paziente di EmMa STROKE, SCA e ACC-DP 2. La COEU/SOREU è responsabile dell assegnazione della patologia prevalente per tutti i soggetti soccorsi e dell identificazione della diagnosi presunta nelle situazioni seguenti: il Paziente è stato assistito da un MSA/MSI si riscontra la presenza di una delle patologie indicate dalla IOP 07 (ACC, ANGINA PECTORIS, STEMI, NSTEMI, TIA, ICTUS) è presente una evidenza clinica Il personale sanitario del MSA/MSI deve, quindi, inserire la diagnosi presunta ove non presente o rettificarla, in base a quanto riportato nella Relazione di soccorso. Informazioni di carattere sanitario 2 Rif. Compilare sempre il campo Patologia prevalente, inserendo la voce Sintomi, segni e stati morbosi mal definiti ove non possibile indicare una classe di patologia (in questo caso esplicitare i segni e i sintomi all'interno del campo "Segni e sintomi"). Compilare il campo Diagnosi presunta ove possibile e comunque sempre quando: - il Paziente è stato assistito da un MSA/MSI - si riscontra la presenza di una delle patologie indicate dalla IOP 07 (ACC, ANGINA PECTORIS, STEMI, NSTEMI, TIA, ICTUS) - è presente una evidenza clinica. Compilare il campo Segni e sintomi ove possibile, inserendo nello stesso le informazioni acquisite attraverso l 'intervista telefonica, la richiamata all utente (se effettuata) e il contatto con l équipe di soccorso sul posto (se avvenuto). Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 14 di 16
15 Sezione MSA parametri vitali (frequenza respiratoria, qualità del respiro, saturazione, frequenza cardiaca, caratteristiche della frequenza cardiaca, pressione sistolica e diastolica, temperatura corporea, glicemia) GCS RTS RTS pediatrica indice Apgar Sezione Trauma Lesioni traumatiche: sede e tipo di lesione Sezione prestazioni prestazioni effettuate Sezione farmaci e liquidi farmaci somministrati (farmaco, dosaggio, dose, via di somministrazione) liquidi somministrati (tipo soluzione, dose) Sezione ECG tipo rilevazione tipo ritmo tipo lesione (eventuale) esecutore ora di esecuzione La compilazione di questi campi, se trascritti nella Relazione MSA/MSI, è obbligatoria PER QUANTO RIGUARDA LA CHIUSURA DELLA SCHEDA DEL PAZIENTE TRAUMATIZZATO MSA-MSI VA COMPILATA ANCHE LA PARTE PRESENTAZIONE DELLO STESSO Vedi TAB TRAUMA PARTE SUPERIORE DELLA SCHEDA Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 15 di 16
16 1) COLLEGARSI A EMMA WEB OPERAZIONI A INIZIO TURNO L EQUIPAGGIO MONTANTE IN SERVIZIO DEVE : 2) ANDARE SUL CAMPO ANAGRAFICA MEZZI EQUIPAGGI 3) DARE LO STATO LIBERO AL MEZZO CHE ENTRA IN SERVIZIO E INSERIRE IL PERSONALE IN EQUIPAGGIO e LA CONVENZIONE DEL MEZZO EFFETTIVA 4) VERIFICARE IN : DISPONIBILITA MEZZI PER ENTE CHE LO STAZIONAMENTO SIA QUELLO DI USCITA DEL MEZZO. OPERAZIONI A FINE TURNO EQUIPAGGIO SMONTANTE : 5) PERSONALE DEL MEZZO CHE FINISCE IL TURNO SI COLLEGA A EMMA WEB 6) ANDARE SUL CAMPO ANAGRAFICA MEZZI ED EQUIPAGGI: DALLO STATO LIBERO DEL MEZZO RENDERLO INDISPONIBILE (SE NON PIU OPERATIVO OPPURE SE CAMBIA IL MEZZO OPERATIVO ATTIVARE L ALTRO) NB: Il personale della COEU lascia gli stazionamenti sempre attivi. E fondamentale attenersi a quanto indicato per evitare errori di attivazione o non attivazione. Rev. 2 del 20/04/2013 Pagina 16 di 16
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