Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione Emissione fatture e creazione dei file XML

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1 Guida VisualGest Fatture elettroniche Pubblica Amministrazione Vers.1.1 del 15/2/15 Fatture Elettroniche per la Pubblica Amministrazione Emissione fatture e creazione dei file XML 1

2 SOMMARIO INSERIMENTO AUTOMATISMI AUTOMATISMI RELATIVI ALL ANAGRAFICA DITTA AUTOMATISMI RELATIVI AI CODICI ESENZIONE IVA AUTOMATISMI RELATIVI ALL ANAGRAFICA DEI CLIENTI INTEGRAZIONI RELATIVI AI PAGAMENTI COME TROVARE IL CODICE UNIVOCO UFFICIO NUMERAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE CREAZIONE DELLE NUOVE CAUSALI CONTABILI AUTOMATISMI FATTURAZIONE EMISSIONE DELLA FATTURA STAMPA REGISTRI IVA (SOLO PER CHI USA IL PROGRAMMA CONTABILITÀ) INDICAZIONI PER LA CORRETTA EMISSIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA ALLA PA DATI GENERALI DATI RELATIVI AI BENI E/O SERVIZI NOTE DI ACCREDITO CREAZIONE DEL FILE XML TABELLA RIASSUNTIVA CON TUTTI I CODICI JOLLY UTILIZZABILI NEL PROCESSO 13 2

3 Per procedere alla creazione dei file XML da inviare al Sistema di Interscambio sono necessarie alcune integrazioni da operare sull Anagrafica ditta, sulle eventuali Esenzione e sull Anagrafica dei Clienti INSERIMENTO AUTOMATISMI Automatismi relativi all Anagrafica Ditta Dal Menu principale scegliere Utilità Anagrafica Ditta Nella parte inferiore della maschera è stato predisposto un nuovo campo relativo al Regime fiscale di chi emette la fattura. Avvalendosi dell eventuale consulenza del commercialista, inserire uno dei 18 codici relativi al Regime fiscale della vostra attività presenti nella casella di riepilogo e riportati anche nella tabella sottostante e Confermare Codice Tipo Regime Fiscale RF01 Ordinario RF02 Contribuenti minimi (art.1, c , L. 244/07 RF03 Nuove iniziative produttive (art.13, L. 388/00) RF04 Agricoltura e attività connesse e pesca (artt.34 e 34-bis, DPR 633/72) RF05 Vendita sali e tabacchi (art.74, c.1, DPR. 633/72) RF06 Commercio fiammiferi (art.74, c.1, DPR 633/72) RF07 Editoria (art.74, c.1, DPR 633/72) RF08 Gestione servizi telefonia pubblica (art.74, c.1, DPR 633/72) RF09 Rivendita documenti di trasporto pubblico e di sosta (art.74, c.1, DPR 633/72) RF10 Intrattenimenti, giochi e altre attività di cui alla tariffa allegata al DPR 640/72 (art.74, c.6, DPR 633/72) RF11 Agenzie viaggi e turismo (art.74-ter, DPR 633/72) RF12 Agriturismo (art.5, c.2, L. 413/91) RF13 Vendite a domicilio (art.25-bis, c.6, DPR 600/73) RF14 Rivendita beni usati, oggetti d arte, d antiquariato o da collezione (art.36, DL 41/95) RF15 Agenzie di vendite all asta di oggetti d arte, antiquariato o da collezione (art.40-bis, DL 41/95) RF16 IVA per cassa P.A. (art.6, c.5, DPR 633/72) RF17 IVA per cassa soggetti con vol. d affari inferiore ad euro (art.7, DL 185/2008) RF18 Altro RF19 Forfettario (art.1, c , L. 190/2014) 3

4 1.2 - Automatismi relativi ai Codici Esenzione IVA Nell eventualità che vengano effettuate nei confronti della PA operazioni Esenti o Non Imponibili o Fuori Campo IVA, avvalendosi dell eventuale consulenza del commercialista, è necessario integrare queste informazioni nei codici in uso. Dal Menu principale scegliere Archivi Generali Esenzioni IVA In corrispondenza a ognuno dei 40 codici è stata predisposta una nuova casella nella quale indicare la Natura del codice come indicato nella casella di riepilogo. Al termine Confermare Automatismi relativi all Anagrafica dei Clienti L ultima integrazione riguarda l Anagrafica del Cliente. Dalla scheda Automatismi è necessario spuntare la nuova casella Pubblica Amministrazione e indicare nella nuova casella Cod. ufficio amministrazione il Codice Univoco Ufficio come comunicato dai clienti stessi o desunto dal sito Internet (vedi punto seguente). La maschera potrebbe presentarsi con un layout leggermente diverso per chi non utilizza la Contabilità. 4

5 1.4 - Integrazioni relativi ai Pagamenti Per la corrispondenza dei pagamenti VisualGest con quelli governativi è necessario indicare nei nuovi campi nei Pagamenti (dal Menu gestionale scegliere Archivi Fatturazione Pagamenti) E stata predisposta una nuova sezione nella quale indicare la modalità di pagamento (vedi tabella seguente), un eventuale beneficiario diverso da chi emette la fattura e il codice IBAN del C/C sul quale verrà effettuato l eventuale Bonifico 1 contanti 11 RID veloce 2 assegno 12 Riba 3 assegno circolare 13 MAV 4 contanti presso Tesoreria 14 quietanza erario stato 5 bonifico 15 giroconto su conti di contabilità speciale 6 vaglia cambiario 16 domiciliazione bancaria 7 bollettino bancario 17 domiciliazione postale 8 carta di pagamento 18 bollettino di c/c postale 9 RID 19 SEPA Direct Debit 10 RID utenze 20 SEPA Direct Debit CORE 21 SEPA Direct Debit B2B 4 5

6 2.0 - COME TROVARE IL CODICE UNIVOCO UFFICIO Dal sito è possibile ricercare l ufficio richiesto indicandone le generalità anche parziali nell apposita casella Cerca Cliccando sul collegamento che si riferisce alla sezione riservata alla fatturazione elettronica (simbolo ) appare la maschera dalla quale si possono conoscere il Codice Univoco ufficio e verificare la effettiva data di avvio del servizio. 6

7 3.0 - Numerazione delle Fatture Elettroniche Per la numerazione specifica delle Fatture Elettroniche sono necessarie azioni diverse a seconda che con VisualGest si utilizzino: soltanto la Fatturazione; anche la Contabilità; e/o il Magazzino. Nel caso si utilizzi soltanto il programma Fatturazione passare direttamente al punto (3.2) della presente guida. Se si utilizza anche la Contabilità è necessario l inserimento di nuovi codici causali per la Fattura Elettronica stessa e per l eventuale Nota d Accredito Elettronica Creazione delle nuove causali contabili La creazione delle nuove causali contabili si ottiene da Archivi Contabilità Causali Automatizzare la causale nella scheda Collegamenti IVA e nell eventuale Scadenzario con gli stessi parametri della Fattura Clienti tradizionale In previsione dell emissione di Note di Accredito Elettroniche (in caso di rettifiche per resi, errori o contestazioni), automatizzare anche una causale per questa eventualità con gli stessi parametri della Nota di Accredito cartacea Utilizzando il programma Fatturazione per l emissione delle fatture ed eventuali note di accredito, non sono necessari automatismi nelle schede Collegamenti causali e Collegamenti n. documento. 7

8 3.2 - Automatismi fatturazione Le impostazioni vanno inserite da Utilità Automatismi Fatture/note d accredito Nella scheda Generali nella prima riga libera inserire nella casella più a sinistra in corrispondenza della colonna Tipo una nuova lettera identificativa della nuova numerazione (per Es. E ) Utilizzando il programma di Magazzino, nel caso di Fatture accompagnatorie, si inserisca nelle caselle relative alle Causale magazzino il codice della causale di magazzino deputata alla vendita (con Fattura) e all eventuale reso (con nota di accredito) Nel caso si utilizzi anche il programma Contabilità, passare alla scheda Contabilità. Indicare nelle caselle corrispondenti alla nuova numerazione e alle colonne Causale x fatture e Causale x note accredito le nuove causali create come al punto (3.1) della presente guida. 8

9 3.3 - Emissione della fattura L emissione della fattura con la nuova numerazione si ottiene indicando la lettera scelta per questa numerazione nella casella Tipo. La maschera varia a seconda di utilizzo del solo programma di Fatturazione oppure anche della Contabilità e Magazzino STAMPA REGISTRI IVA (solo per chi usa il programma Contabilità) Per stampare il Registro IVA relativo alla nuova causale ( da Stampe Contabilità Registri IVA) è necessario filtrare le operazioni indicando la specifica causale nella relativa casella Cod. causale. 9

10 4.0 - INDICAZIONI PER LA CORRETTA EMISSIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA ALLA PA 4.1 Dati Generali La filosofia del procedimento non contempla logicamente la lettura umana delle informazioni e la struttura del sistema obbliga a integrare l attuale modalità per riportare alcune informazioni relative, per esempio, al numero e alla data del documento di trasporto (D.d.T) nel caso di fattura differita, oppure al numero e alla data dell Ordine di acquisto, al Codice Identificativo Gara, ecc. La valorizzazione di questi dati è necessaria al fine di consentire un collegamento con il processo di approvvigionamento e, di conseguenza, la possibile dematerializzazione del ciclo passivo; tali informazioni non sono obbligatorie per la validità formale della fattura elettronica ma la loro definizione nel rapporto contrattuale è fortemente consigliata in quanto la loro valorizzazione è propedeutica alla dematerializzazione del ciclo passivo delle amministrazioni oppure è richiesta dall obbligo di tracciabilità dei flussi finanziari. 1 Per indicare la causale del documento bisogna utilizzare il codice Jolly di magazzino CAU e nella descrizione indicare per il numero di caratteri consentiti dalla riga (massimo 60) la descrizione della causale del documento. Nel caso di fattura differita, per quanto riguarda i riferimenti del D.d.T., il programma ne intercetta automaticamente il n. e la data, dal DdT stesso. Tuttavia, in caso di mancanza del D.d.T., in alternativa, si può utilizzare il codice Jolly di magazzino DDT nella descrizione del quale va indicato il numero e la data del DdT separati da una virgola. Per esempio, per indicare il DdT n. 125 del 6 giugno 2014 compilare la prima riga della fattura nel seguente modo: 125,06/06/2014 Con la tecnica dei codici jolly di magazzino devono essere valorizzati anche tutti gli altri dati relativi a eventuali ulteriori <blocchi di dati> come dalla seguente tabella: Blocco di Dati Oggetto Codice Jolly <DatiOrdineAcquisto> Dati relativi all ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. DOA <DatiContratto> Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura DCT <DatiConvenzione> Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura DCV <DatiRicezione> Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. DRC <DatiFattureCollegate> Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto DFC Per ogni <blocco di dati> deve essere utilizzata una riga della fattura con il codice jolly relativo al blocco stesso indicandone nella descrizione il numero e la data separati da virgola. Sulle righe immediatamente successive a quella relativa al particolare tipo di <blocco di dati> possono essere indicati gli eventuali dati relativi ai codici CIG (Codice Identificativo Gara), CUP (Codice Unitario Progetto) o CCC (Codice della Commessa o della Convenzione) come schematizzato nella seguente tabella: Blocco di Dati <DatiOrdineAcquisto> <DatiContratto> <DatiConvenzione> <DatiRicezione> <DatiFattureCollegate> Tipo Informazione Codice Identificativo Gara Codice Unitario Progetto Codice della Commessa o della Convenzione Codice Jolly CIG CUP CCC 1 (Art. 3 e 6 della Legge 13 agosto 2010, n. 136 e art. 6 della Legge 17 dicembre 2010, n. 217 di conversione, con modificazioni, del decreto-legge 12 novembre 2010, n. 187.) 10

11 Nota bene: i riferimenti relativi ai codici Jolly CIG,CUP e CCC vanno obbligatoriamente indicati dopo la riga con il codice Jolly del <blocco di dati> (DOA,DCT, ecc.) a cui i riferiscono. Per esempio, per indicare i dati relativi all ordine n C del 31 maggio 2014 al quale è stato assegnato il Codice Identificativo Gara Z5C0BF8D73 vanno utilizzate 2 righe all inizio della fattura come nella seguente immagine: 14025C,31/05/2014 Z5C0BF8D73 Un altro codice Jolly è relativo ai Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori <DatiSAL>. Per indicare i riferimenti a questi dati utilizzare una riga all inizio della fattura con il codice Jolly SAL e i riferimenti dello stato di avanzamento lavori nella Descrizione. Blocco di Dati <DatiSAL> Tipo Informazione Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori (Numero della fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce) Codice Jolly SAL 4.2 Dati relativi ai beni e/o servizi Per quanto riguarda i beni e i servizi indicati nei dettagli della nuova fattura, devono essere obbligatoriamente indicati per ogni riga (a eccezione di quelle con i Codici Articoli Jolly) Unità di Misura Quantità Prezzo Un. La mancanza di queste informazioni genererà un messaggio di errore in fase di creazione del file (punto 4.0). 4.3 Note di accredito La corretta emissione di eventuali Note di Accredito deve essere fatta esclusivamente con la specifica scelta del menu Operatività: Per indicare i riferimenti della fattura a cui si riferisce l accredito bisogna utilizzare il codice Jolly DFC <DatiFattureCollegate> nella descrizione del quale va indicato il numero e la data della fattura separati da una virgola. 11

12 5.0 - CREAZIONE DEL FILE XML Alla nuova finestra per la creazione del file XML si accede Dal Menu gestionale scelta Stampe Fatturazione Invio fatture pubblica amministrazione Indicando gli intervalli relativi alla numerazione o alla data oppure il Codice anagrafica del Cliente, confermando la maschera, verranno creati i file all interno della cartella destinata al contenimento dei file (es.: C:\Gestione\FatturePA\). In questa fase vengono eseguiti dei controlli sulla presenza dei dati obbligatori e in caso di incongruenza verranno visualizzate delle maschere relative all errore riscontrato nel qual caso si dovrà richiamare la fattura o l anagrafica del Cliente o altri automatismi per correggere quanto segnalato. Il file viene generato con un nome strutturato nel seguente modo: IT-PartitaIVA-NumeroUnivoco.XML ( Es: IT _00001.xml) Al seguente link è disponibile un servizio di controllo online sulla coerenza formale del file: Al seguente file è invece possibile visualizzare e stampare il contenuto del file: I file creati in precedenza, vanno firmati e allegati a un messaggio di Posta Elettronica Certificata da inviare al Sistema di Interscambio all indirizzo di PEC: Attenzione!!! La maggior parte dei programmi di Firma digitale aggiunge un suffisso al nome del file (es. p7m); il file da inviare non è l XML originale generato da VisualGest ma il file (es:.xml.p7m) generato dal programma di Firma digitale. 12

13 6.0 - TABELLA RIASSUNTIVA CON TUTTI I CODICI JOLLY UTILIZZABILI NEL PROCESSO Blocco di Dati Oggetto Codice Jolly <Causale> Descrizione della causale del documento CAU <DatiOrdineAcquisto> <DatiContratto> <DatiConvenzione> <DatiRicezione> Dati relativi all ordine di acquisto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura. Dati relativi al contratto dal quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura Dati relativi alla convenzione dalla quale scaturisce la cessione/prestazione oggetto del documento fattura Dati relativi alla ricezione dei beni/servizi oggetto del documento fattura. DOA DCT DCV DRC Descrizione Tutta la descrizione Num, Data Num, Data Num, Data Num, Data <DatiFattureCollegate> Dati relativi alla fattura alla quale si collega il documento in oggetto DFC Num, Data <DatiOrdineAcquisto> Max. 15 Codice Identificativo Gara CIG <DatiContratto> caratteri <DatiConvenzione> Max. 15 Codice Unitario Progetto CUP <DatiRicezione> caratteri <DatiFattureCollegate> Tutta la Codice della Commessa o della Convenzione CCC descrizione <DatiSAL> Dati relativi ai casi di fattura per stato di avanzamento lavori. Numero SAL Num della Fase dello stato di avanzamento cui il documento si riferisce <DatiDDT> Dati relativi al DdT se gestito manualmente DDT Num, Data Redatto da Roberto Cattelan per Computer Help ( tutti i diritti riservati A cura di: Solutions for Information & Communication Technology 13

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